RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI JURUSAN SISTEM INFORMASI

(1)

PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380

PRESENTASI TUGAS AKHIR CF 1380

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

Penyusun Tugas Akhir :

y

g

Janunharmedy Eka M

(NRP : 5205.100.031)

Dosen Pembimbing 1:

Ir. Achmad Holil Noor Ali,M.Kom

Dosen Pembimbing 2:g

Amalia Utamima,S.Kom

(2)

: Latar Belakang :

• Selama ini pengarsipan di tata usaha dilakukan secara manual yaitu

.: Latar Belakang :.

hanya dengan menyimpan data surat keputusan berupa arsip data yang beresiko hilangnya data dan sulitnya pencarian

• Pencatatan agenda pengarsipan masih mengandalkan buku catatan berbentuk fisik yang besar.

• Sehingga perlu dibuat sistem penyimpanan yang update.

• Oleh karena itu dibangun suatu sistem informasi pengarsipan yangg p g p y g mampu menyimpan data arsip dan bisa memberikan informasi tentang status surat yang diajukan oleh mahasiswa, dosen atau karyawan JSI.

(3)

: Permasalahan(1):

• Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada

.: Permasalahan(1):.

g

y g

j

p

permasalahan sebagai berikut:

– Bagaimana proses pengarsipan pada Sistem Informasi Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang digunakan Jurusan Sistem Informasi?

– Bagaimana spesifikasi kebutuhan perangkat lunak Sistem

Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian pengarsipan?

– Bagaimana desain aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi diawal?

– Bagaimana Aplikasi tersebut dapat efisien dan tepat digunakan di li k Si t I f i?

(4)

: T j an:

• Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah rancang

.: Tujuan:.

j

p

g

bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen untuk tata

usaha bagian pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi ITS

dan memudahkan memberikan informasi tentang surat

yang masuk dan keluar di lingkungan JSI.

(5)

: Manfaat:

• Manfaat langsung yang dapat diperoleh dari tugas akhir

.: Manfaat:.

g

g y g

p

g

ini, diantaranya adalah :

₋ Memudahkan Tata usaha bagian arsip dalam pengelolaan pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkan pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkan aplikasi ini.

₋ Memudahkan Karyawan, Dosen dan Mahasiswa dalam melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem Informasi.

₋ Sarana dalam meningkatkan kemampuan

mengimplementasikan desain sistem informasi mengimplementasikan desain sistem informasi

(6)

: Batasan Permasalahan:

Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka

.: Batasan Permasalahan:.

p

y g

,

batasan‐batasan dalam tugas akhir ini adalah:

• Batasan aplikasi ini hanya sebatas pengarsipan dokumen seperti surat masuk umum SK arsip kemahasiswaan arsip akademik dan surat masuk umum, SK, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, dan surat permohonan.

• Hasil akhir hanya berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi Sistem

Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan.

• Aplikasi ini mengacu pada Database Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data

Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data kepegawaian Sistem informasi sebagai pendukung.

(7)

: Batasan Permasalahan(2):

• Aplikasi ini mengambil database dari Sistem Informasi Pengelolaan

.: Batasan Permasalahan(2):.

Surat Keputusan hanya untuk mengambil data informasi arsip tentang Surat Keputusan. • Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini dibuat dengan PHP (Personal Home Page) karena estimasi waktu dan memudahkan pihak pengembang untuk customisasi. • Software yang digunakan antara lain : – Dokumentasi : Microsoft Word – Desain dan Programming : Power Designer, Microsoft Office Visio 2003, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL 5.0 dan , , y VORDtool

(8)

: Metodologi:

Pengumpulan Data

.: Metodologi:.

• Tahap ini dilakukan sebagai upaya untuk mengumpulkan data‐ data yang akan digunakan dalam pengerjaan tugas akhir ini. Beberapa metode yang digunakan untuk dalam tahap pengumpulan data ini antara lain sebagai berikut: 1. Review dokumen terdiri dari dua macam dokumen, pertama review dokumen proses pengarsipan untuk mendapatkan informasi tentang li k b t h d k d d k t t l t k analisa kebutuhan pengguna, dan yang kedua dokumen tata letak catatan pengarsipan sebagai ide awal desain aplikasi Pengarsipan. 2. Wawancara dilakukan sebagai upaya mengidentifikasi permasalahan

dari aplikasi yang akan dibuat kepada user Wawancara merupakan hal dari aplikasi yang akan dibuat kepada user. Wawancara merupakan hal yang penting dalam tahap pengumpulan data. Apabila saat wawancara ditemukan data yang kurang lengkap atau tidak sesuai dengan

kebutuhan pengguna, maka harus segera ada upaya perbaikan terhadap data yang telah dikumpulkan sebelumnya.

(9)

: Metodologi(2):

Analisa Kebutuhan Pengguna

.: Metodologi(2):.

• Setelah data‐data yang dikumpulkan pada tahap pengumpulan data terkumpul, analisa kebutuhan dapat mulai dilakukan. Metode yang digunakan untuk melakukan proses analisa kebutuhan adalah metode VORD. Metode VORD menggambarkan kebutuhan sistem sebagai suatu layanan yang diberikan oleh sistem terhadap viewpoint. Desain Sistem • Tahap ini menerjemahkan kebutuhan pengguna yang telah didefinisikan pada tahap analisa kebutuhan menjadi sebuah rancangan sistem. Desain sistem yang dibuat benar‐benar memperhatikan serta berpedoman pada dokumen spesifikasi kebutuhan.

(10)

: Metodologi(3):

.: Metodologi(3):.

Implementasi Sistem • Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan pengembangan aplikasi sesuai dengan dengan desain sistem yang ditetapkan pada tahap sebelumnya. Uji Coba dan Evaluasi • Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji oba terhadap aplikasi yang sudah dibuat. Proses uji coba dan evaluasi p y g j dibagi menjadi 4 tahap, antara lain : → Menentukan lingkungan uji coba → Menentukan tujuan uji coba

→ Menentukan tujuan uji coba → Menentukan skenario uji coba → Melakukan proses uji coba

(11)

: VORD:

.: VORD:.

(12)

: SOP BAUK:

.: SOP BAUK:.

(13)

: SOP JSI:

.: SOP JSI:.

(14)

: Proses Bisnis (4):

• Pengelolaan yang dibutuhkan:

.: Proses Bisnis (4):.

g

y g

– Pengelolaan Agenda – Pengelolaan Arsip masuk Pengelolaan Arsip keluar – Pengelolaan Arsip keluar – Pengelolaan Undangan

(15)

: Desain Tabel:

.: Desain Tabel:.

Relationship_2 berita id_berita judul_kel pengirim isi berita <pi> I VA100 VA25 TXT500 <M> user username password <pi> VA50 VA50 <M> agenda id_agenda tema isi_agenda tempat <pi> I VA100 VA100 VA100 <M> Identifier_1 <pi> isi_berita gambar_kel TXT500 VA100 Identifier_1 <pi> nama_lengkap NIP level VA100 VA100 VA50 Identifier_1 <pi> Relationship_1 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_7 status id_status nama_status <pi> I VA50 <M> Identifier_1 <pi> undangan id_undangan tema kepada tanggal jam kota <pi> I VA100 VA50 D T VA50 <M> jam_sekarang Relationship_6 Relationship_8 Relationship_9 Identifier_1 <pi> lihat_sk id_sk nomor_sk <pi> I VA25 <M> id_jam hari tanggal jam <pi> I VA25 D T <M> Identifier_1 <pi> Relationship_5 berita_kel id_berita_kel judul_kel pegirim penerima isi_berita_kel gambar_kel tanggal_pelaksanaan <pi> I VA100 VA25 VA25 TXT500 VA100 VA50 <M> Identifier 1 <pi> kategori id_kategori nama_kategori keterangan <pi> I VA50 VA100 <M> Identifier_1 <pi> jenis_sk nomor_usulan nama_penerima NIP_penerima perihal_sk tanggal_sk VA20 VA25 VA50 VA100 VA200 D Identifier_1 <pi> Entity Relationship Diagram Dari Desain Perangkat Lunak Identifier_1 <pi>

(16)

: Desain Tabel:

FK_BERITA_RELAT IONS_USER berita id_berita id_jam id_kategori username judul kel integer integer integer varchar(50) varchar(100) <pk> <fk3> <fk2> <fk1> user username password varchar(50) varchar(50) <pk>

.: Desain Tabel:.

agenda id_agenda id_jam tema isi_agenda tempat integer integer varchar(100) varchar(100) varchar(100) <pk> <fk> judul_kel pengirim isi_berita gambar_kel varchar(100) varchar(25) long varchar varchar(100) password nama_lengkap NIP level varchar(50) varchar(100) varchar(100) varchar(50) FK_AGENDA_RELAT IONS_JAM_SEKA

FK_BERIT A_RELAT IONS_KAT EGORI FK_BERIT A_RELAT IONS_JAM_SEKA

FK_BERIT A_K_RELATIONS_USER status id_status nama_status integer varchar(50) <pk> undangan id_undangan id_kategori tema kepada tanggal jam kota integer integer varchar(100) varchar(50) date time varchar(50) <pk> <fk> jam_sekarang id jam integer <pk>

FK_BERIT A_K_RELAT IONS_JAM_SEKA FK_BERITA_K_RELATIONS_ST AT US

FK_UNDANGAN_RELAT IONS_KAT EGORI berita_kel id_berita_kel username integer varchar(50) <pk> <fk3> lihat_sk id_sk nomor_sk jenis_sk nomor usulan integer varchar(25) varchar(20) varchar(25) <pk> _j hari tanggal jam g varchar(25) date time p

FK_BERITA_K_RELAT IONS_KAT EGORI username id_kategori id_jam id_status judul_kel pegirim penerima isi_berita_kel gambar_kel tanggal_pelaksanaan varchar(50) integer integer integer varchar(100) varchar(25) varchar(25) long varchar varchar(100) varchar(50) <fk3> <fk1> <fk2> <fk4> kategori id_kategori nama_kategori keterangan integer varchar(50) varchar(100) <pk> nomor_usulan nama_penerima NIP_penerima perihal_sk tanggal_sk varchar(25) varchar(50) varchar(100) varchar(200) date Physical Data Model Dari Desain Perangkat Lunak

(17)

: Use Case Diagram:

.: Use Case Diagram:.

insert Delete include _include include include Mengelola Agenda update update3 include include include Staf bag Arsip

Mengelola arsip masuk

Mengelola arsip keluar

Login insert3 Delete3 include include include Staf bag.Arsip g p

Mengelola Undangan _insert2

update2

Delete2

include include include Melihat home staf arsip

insert4 _update4 Delete4

(18)

: Acti it Diagram:

.: Activity Diagram:.

(19)

: Seq ence Diagram:

.: Sequence Diagram:.

klik arsip masuk

find() staf bag.arsip <<Boundary>>

SIP <<Control>> Control_3 <<Entity>> arsip masuk <<Boundary>>

Halaman arsip masuk

<<Entity>>

data arsip masuk klik arsip masuk

find()

klik masukan data arsip show form

show halaman show halaman

new() klik masukan data arsip show form

show halaman show halaman

new()

show data _{show data} save

(20)

: Histogram Antarm ka:

.: Histogram Antarmuka:.

(21)

: Content Model:

.: Content Model:.

(22)

: Content Model:

.: Content Model:.

(23)

: Content Model:

.: Content Model:.

(24)

: Kesimp lan:

• Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas

khi i i d l h

b

i b ik

.: Kesimpulan:.

akhir ini adalah sebagai berikut:

– Berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan masalah utama pada saat analisa kebutuhan karena kebutuhan yang dibutuhkan kurang sempurna dikarenakan narasumber yang akan di analisa kebutuhan resign dari pekerjaannya sebagai staf arsip dan di tata usaha bagian pengarsipan belum memilik SOP, k l di b t l SOP t k i maka perlu di buat alur SOP untuk pengarsipan. – Hasil analisa kebutuhan diperoleh 7 fitur utama yang harus dirancang pada Sistem Informasi Pengarsipan, yaitu : ¾ ¾ Pengelolaan Agenda sebagai catatan aktifitas pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi. ¾ Pengelolaan Arsip masuk adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum SK kategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum, SK, akademik dan kemahasiswaan.

(25)

: Kesimp lan(2):

¾ Pengelolaan Arsip keluar adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip keluar umum.

.: Kesimpulan(2):.

kategorinya adalah arsip keluar umum. ¾ Pengelolaan undangan, adalah tempat arsip dan laporan undangan yang masuk di Jurusan Sistem Informasi agar dapat dilihat oleh kajur dan pengguna. ¾ Melihat SK dari database sistem lain yaitu Sistem Pengelolaan SK. ¾ Validasi Status surat keluar yang hanya dapat dilakukan oleh kajur dalam merubah status surat, karena kajur yang memegang hak d l k l dalam menyetujui surat keluar. ¾ Pengelolaan manajemen user yaitu mengelola data user yang hanya dapat dilakukan oleh administrator. D i i t l l A i k l t k t k – Desain sistem pengelolaan Arsip keluar sangat kompeten karena terhubung antara modul arsip keluar, pengajuan arsip keluar, validasi surat keluar dan view surat keluar di halaman pengguna terhubung dengan baik

(26)

: Kesimp lan(3):

.: Kesimpulan(3):.

- Pada tahap implementasi dan uji coba, dilakukan uji coba pada usecase‐usecase. Uji coba tersebut mengambil sampel 8 usecase dari 13 usecase yang sudah dibuat. Uji coba tersebut dilakukan baik itu untuk agenda, arsip masuk, arsip keluar maupun integrasi dengan d l l h l d b b kk modul lain. Secara umum hasil dari uji coba tersebut menunjukkan bahwa integrasi antar modul dalam SIP sudah berjalan.

(27)

: Saran:

• Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di

d

d l h

b

i b ik

.: Saran:.

masa mendatang adalah sebagai berikut:

– Kesulitan pada tahap perancangan database karena hampir tidak ditemukan data pendukung lain tidak boleh terjadi di akhir. – Pada saat tahap analisa kebutuhan terdapat ketidakpastian dan baru diketahui di akhir tidak boleh terulang kembali. – Fungsi pencarian atau search dapat dikembangkan lagi oleh pihak pengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi ke pengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi ke database yang lebih baik agar search atau pencarian bisa ditampilkan dengan baik. – Tampilan pada halaman pengguna tidak muncul tabel saat view isi dari arsip, di harapakan kepada pihak pengembang yang nantinya dapat memperbaiki kekurangan dari aplikasi SIP. – Integrasi database dengan Sistem pengelolaan SK hanya mengambil d t d i 1 t b l di h k k d ih k b ti data dari 1 tabel, di harapkan kepada pihak pengembang nantinya dapat menyempurnakannya.

(28)