BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Analisis dan Perancangan Sistem 2.1.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999, p129), Analisis Sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2.1.2 Langkah-langkah Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999, p130), didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari system yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
2.1.3 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Joyiyanto (1999, p197), Perancangan Sistem dapat diartikan sebagai berikut: Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem; pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional; persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk; yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi; termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
2.1.4 Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Jogiyanto (1999, p197), Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.1.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Turban, Rainer dan Potter (2003, p461), Pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membangun
sebuah solusi sistem informasi untuk sebuah masalah atau kesempatan bisnis.
Menurut Turban et al. (2003, p463), Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS) adalah kerangka kerja terstruktur, terdiri dari proses yang berurutan yang mana sistem informasi tersebut dibangun.
Berdasarkan Turban et al. (2003, p464), Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS), dibagi menjadi 8 tahapan, yaitu:
1. Investigasi sistem. 2. Analisa sistem. 3. Desain sistem. 4. Pemrograman sistem. 5. Pengujian sistem. 6. Implementasi sistem. 7. Operasi sistem. 8. Maintenance.
2.1.6 Identifikasi Resiko dan Kontrol dalam Proses Bisnis
Menurut Jones dan Rama (2003, 127), Resiko dan kesalahan-kesalahan yang potensial terjadi dalam siklus pendapatan:
1. Eksekusi, terbagi menjadi dua: a. Delivering barang atau jasa:
i. Persetujuan transaksi penjualan barang atau jasa yang tidak terotorisasi.
ii. Pengotorisasian penjualan barang atau jasa yang tidak terjadi, atau terduplikasi.
iii. Kesalahan tipe barang dan jasa.
iv. Kesalahan kuantitas, kualitas atau harga v. Kesalahan data konsumen.
b Menerima kas:
i. Kas tidak diterima atau terlambat diterima. ii. Kas diterima dalam jumlah yang salah. 2. Sistem Informasi
a Recording Risk
i. Event yang terekam tidak pernah terjadi.
ii. Event tidak terekam, direkam terlambat, atau terekam lebih dari sekali.
iii. Merekam tipe barang atau jasa. iv. Merekam jumlah barang yang salah.
v. Salah merekam eksternal atau internal agent. b Updating Risk
i. Update master record terduplikasi.
ii. Update master record terjadi pada saat yang salah. iii. Kesalahan dalam record master.
iv. Meng-update master record yang salah. 3. Proteksi aset
Fokus utama kita terletak pada pencapaian tujuan eksekusi dan sistem informasi. Tapi pencapaian pengamanan aset juga menjadi perhatian bagi akuntan.
4. Kinerja
Tujuan kinerja terfokus pada pencapaian kinerja yang baik dari organisasi, orang, departemen, barang dan jasa. Mengarah pada penggunaan proseur operasi yang tepat pada kegiatan akuntansi.
Menurut Jones dan Rama (2003, 146), Tipe-tipe dari aktivitas kontrol:
1. Kontrol Workflow a Pembagian tugas
b Penggunaan informasi dari event sebelumnya untuk mengontrol aktivitas
c Kebutuhan event yang berurutan d Follow up atas event
e Pre-numbered document
f Merekam agen internal yang memproses event g Batasan akses atas aset dan informasi.
h Rekonsiliasi record dengan eset fisik. 2. Kontrol Input
a Drop-down dan look-up menu b Record checking
c Konfirmasi data dengan menampilkan data yang berhubungan dengan data yang dimasukkan user.
d Referential integrity control untuk memastikan event record terhubung dengan master record yang tepat.
e Aturan validasi untuk membatasi data yang bisa dimasukkan pada nilai tertentu.
f Penggunaan defaults sebelum data dimasukkan. g Computer generated value
h Batch control total sebelum data entry di bandingkan dengan print out setelah data entry.
i Review report yang diedit sebelum diposting.
j Exception report dimana mendaftar kasus dimana default diganti dengan nilai yang tidak biasa.
3. Kontrol Umum
a Perencanaan sistem informasi b Pengorganisasian fungsi IT
c Mengidentifikasi dan membangun solusi IT
d Mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem akuntansi 4. Review Kinerja
a Mereview anggaran, peremalan masa depan, standar, atau hasil sebelumnya melalui file maintenance.
b Menggunakan report untuk membandingkan dengan hasil dari anggaran, peramalan masa depan, standard dan hasil sebelumnya
c Aksi pengoreksian, jika diperlukan untuk meningkatkan kinerja atau mengubah tabel master.
2.2 Alat-alat Yang Digunakan Dalam Analisis dan Perancangan Sistem 2.2.1 Analisis Sistem
2.2.1.1 Rich Picture
Menurut Mathiassen (2000, p26) Rich picture adalah gambar yang mempresentasikan situasi tampilan user dari suatu sistem. Berikut ini komponen-komponen yang ada pada Rich picture:
Simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan orang atau sesuatu barang
Simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan struktur dan proses.
Tabel 1. Komponen Rich Picture
2.2.1.2 Cluster
Menurut Mathiassen (2000, p74), Cluster adalah koleksi atau gabungan dari clases yang saling berhubungan dengan tujuan untuk mengelompokkan class dan memberikan kejelasan kelompok class yang lebih baik.
Berikut ini adalah bentuk dari cluster:
Cluster; untuk mengelompokkan kelas
Tabel 2. Cluster
2.2.1.3 Structure
Menurut Mathiassen (2000, p69), structure adalah hubungan antara classes dan object di dalam problem domain. Structure dibagi menjadi 4, yaitu generalization dan cluster yang merupakan structure class serta aggregation dan association yang merupakan structure object.
Berikut ini penjelasan mengenai pembagian structure: 1. Generalization
Menurut Mathiassen (2000, p72), generalization adalan class generalisation atau super class yang mendeskripsikan property umum dari class spesialisasi atau sub class. Super class ini sendiri adalah sebuah objek dimana instance-nya menyimpan atribut yang sama ke dalam satu atau lebih sub class dari object, sedangkan subclass adalah suatu objek dimana instance-nya mewariskan beberapa atribut yang sama dari suatu super class.
class (generalization)
class (specialization). class (specialization)
generalization
Gambar 1. Generalization
2. Aggregation
Menurut Mathiassen (2000, p76), aggregation adalah object keseluruhan yang terdiri dari atau meliputi sejumlah object bagiannya
Berikut ini adalah bentuk dari aggregation:
Class (the whole)
Class1 (part) Class2 (part)
aggregation
Gambar 2. Aggregation
3. Association
Menurut Mathiassen (2000, p76), Association adalah relasi atau hubungan antara sejumlah object.
Class1 Class2
0..* 0..1
association
Gambar 3. Association
2.2.1.4 Classes
Menurut Mathiassen (2000, p53), classes adalah gabungan dari class-class yang terdiri dari koleksi object yang terdiri dari structure, behavior pattern dan attribute-atribute.
Sedangkan menurut Whitten (2001, p649), class adalah sekumpulan object-object yang mempunyai atribut dan behavior yang sama.
Cara menentukan candidate untuk class yaitu yang merupakan kata benda di dalam keterangan, literature teknis dalam problem domain dan daftar dari tipikal object.
Class dapat digambarkan dengan bentuk empat persegi panjang dimana didalamnya terdapat nama class, atribut dan operasinya. Berikut ini adalah bentuk dari class:
+operation1() -operation2() #operation3() -attribute1 -attribute2 Class Gambar 4. Class
keterangan: + artinya public - artinya private
# artinya protected
2.2.1.5 UML Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p206), 4 Langkah dasar dalam pembuatan UML Class diagram:
Langkah pertama: Tempatkan tabel transaksi pada UML class diagram dengan tahap-tahap berikut:
a Identifikasi event dalam proses bisnis atau prosedur.
b Tentukan event mana yang membutuhkan tabel transaksi. Kecuali event yang tidak perlu direkam dalam sistem komputer dan query, laporan, dan maintenance event.
c Mulai UML class diagram dengan menggambar kotak event yang memerlukan tabel transaksi. Dalam tiap box beri nama event. Atur letak kotak secara berurutan sesuai dengan keadaan normal event muncul.
Langkah kedua: Tempatkan tabel master pada UML class diagram dengan tahap-tahap seperti berikut:
a Pada tiap event di UML class diagram (dari langkah ke1), tentukan barang, jasa, atau agen yang berhubungan
c Pertimbangkan untuk menggunakan tabel master untuk melacak lokasi kas dan yang berpengaruh dalam nilai balance jurnal umum.
d Gambarkan semua tabel master yang diperlukan dalam UML class diagram, gambarkan garis penghubung yang tepat antara tabel master dengan tabel transaksi.
Langkah ketiga: Tentukan hubungan antara tabel-tabel dengan tahap seperti berikut:
a Untuk tiap garis penghubung, tentukan kardinalitas antar tabel seperti: (1..1, 1..*, *..1, *..*)
b Tuliskan kardinalitas disamping garis penghubung.
c Jika ada hubungan many to many, jadikan menjadi 1 to many dengan menambahkan junction table, junction table harus mencakup primary key dari kedua tabel tersebut.
Langkah keempat: Menentukan atribut dengan melakukan tahap dibawah ini:
a Tentukan primary key dari tiap tabel, lalu tuliskan primary key dalam tiap kotak untuk tiap entitas.
2.2.1.6 Use Case Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p19), use case diagram adalah suatu pola interaksi antara sistem dan actor dalam application domain.
Menurut Whitten (2001, p665), use case Diagram adalah serangkaian langkah-langkah yang saling berhubungan baik secara
otomatis ataupun manual, dengan tujuan untuk menyelesaikan suatu kegiatan bisnis tunggal.
Use case dibuat berdasarkan kebutuhan dan kondisi dalam application domain, tetapi use case dengan sendirinya mengekspresikan sebuah solusi.
Berikut ini adalah komponen-komponen dari use case diagram: System Boundary; menggambarkan batasan antar use case dan actor
Menggambarkan sistem use case
Menggambarkan actor yang berinteraksi dengan sistem untuk bertukar informasi
Menggambarkan hubungan antara use case dengan actor
Tabel 3. Komponen Use Case Diagam
2.2.2 Perancangan Sistem 2.2.2.1 User Interface
Menurut Mathiassen (2000, p151), User Interface adalah interface yang dibuat untuk user. Biasanya User Interface dibuat
dalah bentuk dialog yang saling berhubungan antara menu, tombol, layar (Navigation Diagram).
Berikut ini adalah komponen-komponen dari navigation diagram:
Enter title here
Layar menu; window; untuk menampung menu-menu dan tombol.
Label (text box) (list/combo box) Option1 (radio button) Check 1 (check button) Menu-menu < Back Tombol
Penghubung antara layar menu atau window yang berguna sebagai alur interface
2.2.2.2Rancangan Database
Menurut Jones dan Rama (2003, p241), Database Management System adalah koleksi program yang memungkinkan anda untuk memasukkan, mengorganisasikan dan memilih informasi dari sebuah database.
Menurut Jogiyanto (1999, p217), Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
Menurut jogiyanto (1999, p218), database dibentuk dari kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, diantaranya yaitu sebagai berikut ini:
1. File induk (master file)
Di dalam aplikasi, file ini merupaka file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dapat dibedakan menjadi:
a File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Contoh dari file ini adalah file daftar gaji, file daftar mata kuliah;
b File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimuktahirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi. Contoh file ini adalah file induk persediaan, file induk langganan. 2. File transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama file input (input file). File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. Misalnya nilai unit suatu barang dapat diketahui dari file induk persediaan. File induk ini hanya menunjukkan status unit akhir dari barang yang dimaksud. Sedang unit akhir ini berasal dari transaksi-transaksi yang pernah terjadi. Untuk melihat transaksi-transaksi-transaksi-transaksi yang mempengaruhi nilai di file induk, maka dapat dilihat pada file transaksinya. Contoh file transaksi yang lain adalah file transaksi penjualan yang berisi data tentang transaksi penjualan yang terjadi. Biasanya file transaksi memuat rekaman tanggal dari transaksinya yang menunjukkan kapan transaksi tersebut terjadi.
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan file output (output file), yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan oleh proses yang lain. 4. File sejarah (history file)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip (archival file), yaitu file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File pelindung (backup file)
File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file database yang aktif rusak atau hilang.
6. File kerja (working file)
File kerja disebut juga dengan nama file sementara (temporary file) atau scratch file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.
2.2.2.3 Rancangan Formulir
Menurut Jones dan Rama (2003, p316), Ada 3 macam input form, yaitu: 1. Single Record Entry Form
2. Tabular Entry Form 3. Multi Table Entry Form
Menurut Jones dan Rama (2003, p319), Data bisa dimasukkan ke dalam form melalui 4 cara:
1. Seorang internal agent mengetik data
2. Seorang internal agent memilih data yang ingin dimasukkan dengan menggunakan look-up table, radio button atau check box. 3. Seorang internal agent melakukan scan barcode dari sebuah
produk kartu identifikasi konsumen.
4. Seorang user memasukkan data dengan menggunakan form pada website perusahaan.
2.2.2.4 Rancangan Layar
Menurut Jogiyanto (1999, p391), Desain dialog layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.
Terdapat beberapa pedoman dalam mendesain dialog layar terminal sebagai berikut:
1. Pemakai sistem harus dibuat sadar tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya. Sistem harus menyediakan instruksi-instruksi apa yang harus dikerjakan oleh user.
2. Layar dialog harus dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti. Dengan cara ini user akan dapat dengan mudah mencari informasi yang diinginkan.Untuk maksud ini, layar komputer dapat dibagi-bagi dalam bentuk jendela (window). Pembagian jendela ini dapat terdiri dari bermacam-macam jendela menurut kegunaannya, yaitu:
a. Jendela judul (title window).
Jendela judul menjelaskan isi dari informasi atau tampilan di layar.
Jendela instruksi umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan instruksi-instruksi kepada user bagaimana memasukkan input.
c. Jendela tubuh (body window).
Jendela tubuh merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendela ini merupakan daerah dimana user memasukkan data dan output ditampilkan oleh komputer. Jendela ini juga dapat digunakan untuk menampilkan berita atau bantuan yang cukup panjang.
d. Jendela escape (escape window).
Jendela escape digunakan untuk menampilkan keterangan tentang bagaimana user mengakhiri sistem. Pembagian letak dari jendela ini di layar bebas dan umumnya diatur seperti berikut ini.
Jendela judul
Jendela instruksi
Jendela tubuh
Jendela escape
3. Di dalam jendela tubuh, dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame-nya. Sebagai misalnya jendea seharusnya hanya menampilkan sebuah menu saja atau sebuah input atau sebuah laporan atau sebuah respon dari query.
4. Paging dan scrolling dapat digunakan untuk menampilkan informasi di jendela tubuh. Pemakaian paging dan scrolling tergantung dari informasi yang akan ditampilkan di jendela. Jika informasi yang akan ditampilkan sifatnya menerus semacam laporan-laporan yang panjang yang tidak muat dalam satu layar, maka scrolling dapat digunakan. Jika informasi yang akan ditampilkan harus dipandang sebagai satu record pada saat tertentu atau harus dalam bentuk suatu fomulir, maka paging lebih tepat digunakan.
5. Berita, instruksi atau informasi yang ditampilkan di layar harus tetap ditampilkan dalam waktu yang cukup lama, sehingga user mempunyai waktu untuk membacanya. Informasi jangan terlalu cepat bergulir atau berganti halaman (paging). Tampilan dari layar harus dapat dipertahankan dan user dapat menekan tombol tertentu jika telah selesai membacanya. Setelah ditekan tombol tertentu, maka layar dapat dilanjutkan untuk bergulir kembali (scroll) atau diganti dengan tampilan layar berikutnya.
6. Gunakanlah kalimat yang sederhana dan mudah dimengerti untuk dialog dan hindari penggunaan istilah-istilah.
8. Hindari penggunaan simbol-simbol yang dapat membingungkan user.
9. Gunakanlah kata yang konsisten, misalnya menggunakan kata KOREKSI, RUBAH atau EDIT bergantian yang mempunyai fungsi sama akan membingungkan user.
2.2.2.5 Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2003, p38), Laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
Menurut Jones dan Rama (2003, p254), tipe-tipe laporan terdiri dari: 1. Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokan.
2. Grouped Event Detail Reports
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokan atas produk, layanan, ataupun agent.
3. Grouped Event Summary Reports
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya: bulan, kode barang.
4. Single Event Reports
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya: laporan kwitansi.
2.3 Teori Khusus
2.3.1 Definisi Sekolah
Menurut Ananda Santoso dan S. Priyanto (1996, p311), Sekolah merupakan rumah tempat murid belajar. Pendidikan di Indonesia mengenal tiga jenjang pendidikan, yaitu pendidikan dasar (SD/MI/Paket A dan SLTP/MTs/Paket B), pendidikan menengah (SMU, SMK), dan pendidikan tinggi. Meski tidak termasuk dalam jenjang pendidikan, terdapat pula pendidikan anak usia dini, pendidikan yang diberikan sebelum memasuki pendidikan dasar.
2.3.2 Klasifikasi Sekolah
Menurut Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dikelompokkan menjadi tiga jalur, masing-masing adalah:
a Pendidikan Formal
Terdiri atas Taman Kanak-kanak dan Raudhatul Atfal. Taman Kanak-kanak dan Raudhatul Atfal dapat diikuti anak usia lima tahun keatas. Termasuk disini adalah Bustanul Atfal.
Terdiri atas Penitipan Anak, Kelompok Bermain dan Satuan PAUD Sejenis. Kelompok Bermain dapat diikuti anak usia dua tahun keatas, sedangkan Penitipan Anak dan Satuan PAUD Sejenis diikuti anak sejak lahir, atau usia tiga bulan. Pendidikan Non Formal paling banyak terdapat pada usia dini, serta pendidikan dasar, adalah TPA, atau Taman Pendidikan Al Quran,yang banyak terdapat di setiap mesjid dan Sekolah Minggu, yang terdapat di semua gereja.
Selain itu, ada juga berbagai kursus, diantaranya kursus musik, bimbingan belajar dan sebagainya.
c Pendidikan Informal
Terdiri atas pendidikan yang diselenggarakan di keluarga dan di lingkungan. Ini menunjukkan bahwa pemerintah melindungi hak anak untuk mendapatkan layanan pendidikan, meskipun mereka tidak masuk ke lembaga pendidikan anak usia dini, baik formal maupun nonformal.
Ada dua faktor yang mempengaruhi kualitas pendidikan -- khususnya di Indonesia -- yaitu:
1. Faktor Internal meliputi jajaran dunia pendidikan baik itu Depdiknas, Dinas Pendidikan Daerah dan juga sekolah yang berada di garis depan.
2. Faktor Eksternal adalah masyarakat pada umumnya.
www.wikipedia.com
2.3.3 Definisi Billing System
Dalam Bahasa Indonesia, Billing System berarti sistem penagihan. Billing System sekolah adalah sebuah sistem yang terintegrasi dengan database siswa, yang berfungsi membantu staf administrasi dalam menangani transaksi pembayaran uang sekolah dan uang pembelian perlengkapan sekolah. Billing System akan memudahkan dalam pengontrolan kegiatan administrasi keuangan sekolah.
Billing System juga berfungsi untuk membantu staf administrasi dalam menghasilkan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan daftar murid yang masih belum membayar (Piutang).
2.3.4 Manfaat menggunakan Billing System
1. Set Up Billing Codes
Nomor kwitansi yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem (autogenerate) sehingga mengurangi tingkat kecurangan. 2. Set Up Recurring Charge Schedules
Dengan menggunakan Billing System dapat dengan mudah melakukan perubahan pada jadwal penagihan iuran, seperti:
penagihan setiap bulan, setiap catur wulan, setiap semester ataupun setiap tahun.
3. Late-Fee Assessment
Prosedur ini digunakan untuk mengetahui dengan cepat siswa-siswa yang belum melunasi uang sekolah. Sehingga monitoring dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
4. Statements
Billing System akan mencetak beberapa jenis Billing Statement yang berisi rekapitulasi mengenai pembayaran yang lalu. Dengan ini Sekolah dapat mengurus penagihan uang sekolah sesuai dengan tahun ajaran serta penagihan uang kegiatan lainnya sesuai dengan tahun kalender.
5. Payment Method
Billing System mendukung metode akuntansi secara tunai dan Accrual (Di bayar dimuka).
www. Hunter Systems - The Market Leading Student Information System.htm.
2.3.5 Komponen-komponen Billing System 2.3.5.1 Tahapan Billing System
1. Perencanaan 2. Implementasi 3. Monitor 4. Evaluasi
2.3.5.2 Training untuk staf
Pembagian tugas sesuai dengan keahlian masing-masing staf, kemudian memberikan training untuk setiap peranan. Staf Billing yang terlatih dengan baik, akan dapat melakukan pembuatan laporan, pembuatan duplikasi dokumen, serta mengatur tagihan–tagihan dengan teratur .
3 jenis training yang harus dilakukan : a Training mengenai prosedur penagihan
b Peraturan dan tata cara untuk memperlakukan Customer c Keahlian teknis untuk menggunakan Billing System
2.3.5.3 Pengembangan Hubungan
Sangat penting untuk menjalin hubungan baik dengan para Staf entity yang mengendalikan Cash Flow .
2.3.5.4 Penggunaan Elektronik
dianjurkan untuk selalu melakukan perbandingan antara penggunaan elektronik dalam Billing System dengan Billing System manual. Seringkali Billing System manual terlihat jauh lebih murah bila dibandingkan dengan penggunaan elektronik, akan tetapi memakan biaya dan waktu yang dapat membawa kegiatan operasional menjadi tidak efisien.
