BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat disegala bidang memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap bisnis dan ekonomi. Penyajian informasi perusahaan yang dahulu dibuat secara manual kini dikerjakan dengan bantuan komputer. Dan ini memberikan dampak positif maupun negatif terhadap lingkungan perusahaan. Dampak positif yang dapat dilihat disini bahwa perusahaan tidak lagi harus menghabiskan banyak waktu hanya sekedar untuk membuat laporan keuangan. Dengan sistem informasi akuntansi yang sudah berkembang pesat penyajian laporan keuangan dapat dilakukan dengan sangat cepat ddengan minimnya resiko kesalahan penyajian yang immaterial. Namun dampak negatif yang terjadi pada perusahaan pun juga tidak sedikit. Perusahaan harus melakukan pengurangan sumber daya manusia untuk mengurangi pengeluaran yang sia-sia. Oleh karena itu perusahaan yang berkembang sekarang lebih mengutamakan sistem informasi akuntansi yang baik ketimbang memperbanyak sumber daya manusia.
Sistem informasi akuntansi dimaksudkan disini adalah metode atau prosedur untuk mengumpulkan,mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha. Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai pengendalian intenal terhadap aktiva dan melindungi aktiva dari penyalahgunaan, serta memastikan bahwa informasi yang dibuat akurat. Dengan demikian disarankan setiap perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang baik untuk menjaga aktiva yang dimilikinya.
Bisnis apotek dan Toko Obat dapat dibandingkan dengan skala ritel umum atau franchise Mart yang marak mengepung masyarakat. Secara teknis bisnis, apotek dan Toko Obat membutuhkan manajemen khusus karena diferensiasi serta spesifikasi produk yang kuat pada produknya, produk kesehatan, khususnya obat dan Perbenkes.
Apotek dan Toko Obat adalah bisnis, sedangkan profesi apoteker sebagai penanggungjawabnya adalah bentuk pelayanan kesehatan. Lalu, bagaimana mewujudkan sinergi yang baik dari segi bisnis dan pelayanan ? Ya, apotek dan Toko Obat harus menjadi tempat yang nyaman, leluasa, serta ramah dengan pasien atau konsumen. Ramah, leluasa, dan nyaman ini adalah sebuah personifikasi dari tata letak, pencahayaan, serta tata ruang apotek sehingga pengunjung- yang bisa saja bukan pasien atau konsumen, melainkan pengantar atau keluarga- menjadi betah dan merasa “diterima” dengan baik. Ini adalah kesan pertama yang menjadi sentuhan awal ( first touch) yang memberikan efek psikologis “lebih” dibandingkan dengan suasana yang terkesan kaku dan formal.
Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek. Sekecil napaun suatu apotek, sistem manajemennya akan terdiri atas setidaknya beberapa tipe manajemen, yaitu
2. Manajemen Persediaan Barang
3. Manajemen pembelian 4. Manajemen Pemasaran
5. Manajemen penjualan 6. Manajemen Khusus
Sebagaimana yang akan kami bahas adalah mengenai manajemen keuangan, dimana pada manajemen keuangan ini akan membahas tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan, keluar masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan farmako ekonominya. Selanjutnya adalah mengenai pencatatan dan pelaporan serta pembukuan yang merupakan bagian dari administrasi manajemen di apotek dan Toko Obat.
B. Tujuan
Adapun tujuan kami dalam pembuatan makalah Manajemen, Pengadaan dan Akutansi Farmasi yang membahas mengenai Pencatatan, Pelaporan dan Manajemen Keuangan Obat dan Perbenkes ini adalah.
1. Memenuhi tugas Manajemen Pengadaan dan Akutansi Farmasi yang merupakan salah satu
mata kuliah di Akademi Farmasi Al-Fatah Bengkulu.
2. Mengembangan pengetahuan mahasiswa mengenai Manajemen di Apotek dan Tokoh Obat,
khususnya mengenai Pencatatan, Pelaporan dan Manajemen Keuangan Obat dan perbenkes. C. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang timbul dalam pembuatan makalah Manajemen, Pengadaan dan Akutansi Farmasi yang membahas mengenai Pencatatan, Pelaporan dan Manajemen Keuangan Obat dan Perbenkes ini adalah, yang menjadi tujuan pencatatan dan pelaporan di Apotek dan Toko Obat, tujuan manajemen keuangan, system manajemen keuangan, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan, pelaporan dan manajemen keuangan, jenis-jenis buku yang diperlukan untuk pencatatan dan pelaporan, contoh pencatatan dan pelaporan di
Apotek serta analisis laporan keuangan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan Toko Obat merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obatan dan Perbenkes secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan lainnya.
1. Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/
penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
2. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat.
3. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
4. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
5. Sumber data untuk pembuatan laporan.
C. Tujuan Manajemen Keuangan
Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan pembagian tugas. Bendahara mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan dari administrasi piutang hasil tagihan piutang.
Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol tagihan piutang dan dari penjualan tunai harian, pengontrolan dapat menggunakan alat kas register. Mengadakan evaluasi hasil penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan efisien tetapi mudah, sederhana dan reliable terhadap masalah keuangan. Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa ada persetujuan dari atasan, tugasnya adalah menerima dan mencatat uang yang masuk.
Pengeluaran uang dapat berupa :
a. Pembayaran hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan control oleh
administrasi gudang.
b. Pebayaran biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta fiat oleh pimpinan.
Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran biaya yang lain berupa biaya rutin , seperti telepon, listrik dan lain-lain.
Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan mengeluarkan cheque. Sebaiknya bendahara tidak terlalu banyak menyimpan uang di brankas, tetapi lebih baik disimpan di bank.
Data keuangan tersebut diperlukan oleh pimpinan apotek untuk :
1. Merencanakan manajemen dan pengembangan apotek.
2. Mengetahui posisi keuangan.
3. Mengevaluasi perkembanan apotek.
D. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen
keuangan.
Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-jenis pelaporan di puskesmas dan di Apotek.
Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock opname setiap
sebulan sekali pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname setiap setahun sekali tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.
Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang telah disimpian melebihi jangka waktu penyimpanan dapat dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal ini tidak berlaku pada Toko Obat, karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat hanya menjual Obat bebas dan Obat bebas terbatas saja.
a. Format Laporan Narkotika
Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian obat narkotika yang berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.
Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:
1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2) Kepala Balai POM Bengkulu.
3) Arsip.
Contoh: format laporan terlampir. b. Format Laporan Psikotropika
Adalah suatu laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:
1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2) Kepala Balai POM Bengkulu.
3) Arsip.
Contoh: format laporan terlampir. c. Format Laporan Obat Generik
Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat dokter. Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan obat generik ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu dengan tembusan:
a) Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu.
b) Kepala Badan POM.
c) Arsip.
E. Jenis Buku yang Digunakan dalam Pencatatan dan Pelaporan
Pembukuan adalah salah satu rangkaian kegiatan pencatatan semua transaksi keuangan dalam suatu badan instansi, fungsinya mengetahui dan memperoleh dalam mengontrol jalannya
proses kegiatan agar sesuai dengan tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. Adapun buku-buku yang digunakan dalam pencatatan dan pelaporan adalah :
1. Buku kas
Buku Kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu penerimaan maupun pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah atau besar kecilnya pendapatan tiap bulannya. Pencatatan dilakukan setiap akhir bulan.
2. Buku Pencatatan Barang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang dikirim berdasarkan faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi buku ini ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang kemudian barang yang diterima harus dicek terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.
3. Buku Pencatatan resep
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang masuk ke apotek yang harus ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini juga berguna apabila ada kesalahan dalam menerima resep.
4. Buku Bank
Buku bank adalah buku pencatatan segala transaksi yang dilakukan melalui bank. Berfungsi untuk mencatat pemasukan atau keperluan lain dan yang dibayarkan melalui cek yang didasarkan bila ada rekening Apotek di Bank.
5. Buku blanko surat pemesanan barang
Adalah buku yang berisikan atas suatu barang atau obat yang telah habis atau persediaan obat sudah sangat sedikit.
6. Buku pencatatan hutang/buku faktur
Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek sehingga dapat memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang ditanggung Apotek dicatat Iangsung pada buku faktur yang telah dipindahkan sesuai dengan PBF masing-masing.
7. Buku Ekspedisi
Adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor surat penting yang akan dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan dalam mencatat pelaporan obat setiap bulannya.Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan diterima dan PBF, dapat juga digunakan untuk mengecek barang yang diterima.
8. Blanko Salinan Resep
Adalah salinan resep yang digunakan berupa salinan resep tertulis dari suatu resep atau nama lainnya “Apograph”.
9. Blanko Kwitansi
Adalah digunakan apabila pasien menginginkan bukti pembayaran atas resep yang telah dibelinya.
Buku ini digunakan untuk mencatat barang, baik kosmetilc maupun alat kesehatan yang telah dijual dan Apotek. Buku Penjualan Bebas, yang mencakup penjualan obat-obat bebas, bebas terbatas, obat wajib Apotek dan kosmetika.
11. Buku Penjualan Obat-obat melalui resep dokter.
12. Buku Pencatatan Resep Umum, Narkotika dan Psikotropika
1) Buku Pencatatan Resep Umum
Buku ini digunakan untuk mencatat pengeluaran obat melalui resep yang dicatat setiap harinya.
2) Buku Pencatatan Resep Narkotika dan Psikotropika Buku ini digunakan untuk mencatat
penggunaan atau pengeluaran obat Narkotika dan Psikotropika setiap han sesuai dengan resep dokter. Bukti ini ditutup setiap akhir bulan supaya diketahui jumlah pemakaian narkotika dan psikotropika setiap bulannya.
3) Blanko Pesanan Obat Surat Pesanan
Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat obatan atau perbekalan farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
Surat Pesanan ini terdiri dan:
a. Wama putih (asli) dikirim ke PBF.
b. Warna kuning (copy) sebagai arsip.
Apotek NITA melakukan pemesanan obat ke PBF yang ada di Propinsi Bengkulu dan ada beberapa di luar Propinsi.
Macam-macam blanko pesanan obat:
1. Blanko pesanan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras 1 (blanko)
Umumnya, Apotek NITA melakukan pemesanan obat melalui sales dan harus disertai dengan pemesanan.
Contoh pesanan obat bebas terlampir.
2. Blanko Pesanan Psikotropika
Blanko pemesanan ini terdiri dan 2 (dua) rangkap:
a) Warna putih (asli) dikirim ke PBF.
b) Warna putih (copy) sebagai arsip Apotek.
Jika pemesanan ditujukan kepada PBF yang berdomisihi di dalam wilayah Propinsi Bengkulu, maka Surat Pesanannya sama dengan surat pesanan obat keras dan surat pesanan tersebut tidak perlu dilegalisir oleh Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu, tetapi jika pesanan obat psikotropikanya ditujukan ke PBF yang berdomisili di luar wilayah Propinsi Bengkulu, maka Surat Pesanan tersebut sebelum dikirimkan kepada PBF yang dituju harus dilegahisir terlebih dahulu ke Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
Contoh blanko pemesanan obat Psikotropika terlampir.
Blanko ini ditujukan ke PBF Kimia Farma Bengkulu, karena PBF ini yang diberi izin dan wewenang untuk mendistribusikan that narkotika tersebut Surat pesanan ini ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, apabila Apotek mehakukan pemesanan narkotika pada PBF yang berdomisili di luar wilayah Propinsi Bengkulu maka surat pesanannya harus dilegalisir terlebih dahulu oleh Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu. Blanko pemesanan obat narkotika terdiri dan 4 rangkap:
a) Warna putih (asli) dikirim ke PBF.
b) Warna merah (copy) serahkan ke Dinkes Propinsi Bengkulu.
c) Warna kuning (copy) sebagai arsip Apotek.
d) Warna biru (copy) untuk arsip Apotek
Contoh blanko pemesanan obat narkotika terlampir.
5) Blanko kartu stock dan blanko persiapan barang
Blanko kartu stock adalah blanko yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya obat-obatan dalam gudang di luar gudang selain itu juga untuk mengetahui kadaluarsa dan obat.
6) Blanko Kwitansi dan Nota Penjualan
Kwitansi adalah tanda bukti yang diberikan, apabila pasien meminta tanda bukti atas pembelian, pembayaran. Sedangkan nota digunakan untuk mencatat pembelian obat, kosmetika maupun alat kesehatan yang akan dijual di Apotek.
Contoh blanko kwitansi terlampir.
7) Blanko Salinan Resep
Adalah blanko yang dibuat untuk menyalin kembali resep sesuai dengan resep aslinya. Hal ini dilakukan apabila pasien hanya dilayani sebagian dan resep aslinya, atas permintaan pasien itu sendiri dan tidak mengandung obat narkotika. Hal ini dilakukan guna menghindari penyalah gunaan obat narkotika.
contoh blanko salinan resep terlampir.
F. Analisis laporan keuangan
Laporan keuangan pada dasarnya adalah hasil proses akuntansi yang digunakan sebagai alat komunikasi data keuangan atau aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan keuangan guna memberikan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Laporan keuangan sebuah perusahaan menunjukkan kondisi kesehatan perusahaan dan kinerja perusahaan tersebut.
Menurut Penjelasan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan.
1. Unsur-unsur laporan keuangan
Unsur laporan keuangan dikelompokkan dalam 3 unsur yaitu
a. Aktiva
b. Kewajiban
Kewajiban menggambarkan transaksi dan peristiwa ekonomi yang mempengaruhi kinerja perusahaan dalan satu periode waktu tertentu
c. Ekuitas
Ekuitas menggambarkan jumlah modal perusahaan. Bentuk-Bentuk Laporan Keuangan
Bentuk laporan keuangan yang disajikan secara keseluran terdiri dari; laporan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan arus kas. Tapi disini penulis hanya akan membahas laporan laba rugi dan neraca saja.
1. Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi (Income Statement) merupakan laporan yang sistematis tentang pendapatan dan beban perusahaan untuk satu periode waktu tertentu. Laporan ini memuat informasi mengenai hasil perusahaan, yaitu laba atau rugi bersih, yang didapat dari hasil pendapatan dikurangi beban.
Unsur yang dilaporkan di dalam laporan rugi laba adalah : a. Penjualan (pendapatan dari penjualan)
b. Harga pokok penjualan
c. Laba kotor
d. Beban operasi
e. Laba operasi
f. Pendapatan lain - lain
g. Beban lain - lain
h. Laba bersih
a. Pendapatan dari penjualan (revenue from expense)
Adalah seluruh jumlah tagihan kepada langganan baik atas penjualan tunai maupun atas penjualan kredit. Untuk mendapatkan penjualan bersih maka retur dan pengurangan harga serta potongan penjualan dikurangi dari total penjualan :
Penjualan bersih = total penjualan – retur penjualan & pengurangan harga – potongan penjualan
b. Harga pokok penjualan ( Cost of good sold ) = HPP Unsur - unsur harga pokok penjualan :
1. Persediaan awal = P.Aw
2. Persediaan akhir = P.Ak
3. Pembelian = Pemb (pembelian tunai + kredit ) 4. Retur pembelian & pengurangan harga = RPPH 5. Potongan pembelian = Pot. Pemb
6. Beban angkut pembelian = B.Ang.Pemb HPP = P.Aw + Pemb - P.Ak
Pembelian = Total pembelian - (RPPH + Pot.Pemb) + B.Angk.Pemb
c. Laba kotor ( gross profit ) = LK
Adalah perbedaan antara penjualan dengan harga pokok. Laba kotor = Penjualan bersih - harga pokok penjualan
LK = Pen.sih – HPP
d.Beban operasi (operational expense) = BO
Beban operasi adalah semua beban yang dikeluarkan yang berhubungan langsung dengan kegiatan utama perusahaan. Secara garis besar terdiri dari :
1. Beban Penjualan (selving expences) contohnya gaji bagian penjualan , beban iklan, beban penyusutan peralatan gudang, beban asuransi penjualan, beban perlengkapan gudang dan beban penjualan rupa – rupa
2. Beban umum (general expences atau administration expences), contohnya beban bagian kantor, beban penerangan dan pemasaran, beban pajak, beban penyusutan gedung, beban penyusutan peralatan kantor, beban asuransi umum, beban perlengkapan kantor dan beban umum rupa - rupa
e. Laba dari operasi (income from operation)
Laba operasi adalah selisih antara Harga Pokok Penjualan dengan beban operasi. Jadi :
Laba operasi = HPP - Beban Operasi
f. Pendapatan lain - lain (other income) :
Adalah pendapatan yang diperoleh dari sumber lain diluar kegiatan utama perusahaan contohnya pendapatan bunga , pendapatan sewa, deviden dan laba dari penjualan aktiva tetap.
g.Beban lain - lain ( Other Expence )
Adalah beban yang tidak dapat dikaitkan dengan beban operasi atau beban yang bukan berasal dari kegiatan utama persahaan contohnya beban bunga, beban sewa dan beban kerugian atas penjualan aktiva teta
Adalah hasil yang terakhir yang diperoleh dari penjumlahan antara laba operasi dengan laba diluar operasi. Laba operasi diperoleh dari Harga Pokok dikurangi biaya operasi dan laba diluar operasi (hasil pengurangan antara pendapatan lain - lain dengan biaya lain – lain).
2. Laporan perubahan Modal
Untuk tahun yang berakhir 31 des
Modal (awal) Rp XXX Laba bersih Rp XXX Pengambilan pribadi Rp XXX Rp XXX (+/-) Modal (akhir) Rp XXX 3. Neraca
Neraca (Balance Sheet) adalah sebuah laporan yang sistematis tentang posisi aktiva, kewajiban dan modal perusahaan dalam periode waktu tertentu. Tujuan pembuatan neraca ini adalah untuk menggambarkan posisi keuangan perusahaan. Neraca dapat disajikan dalam:
a. Bentuk berbanjar atau horizontal (bentuk scontro)
b. Bentuk vertikal ke bawah (bentuk staffel)
4. Laporan arus kas dapat disusun dengan menggunakan dua cara:
a. Metode langsung (direct method)
Berdasarkan perubahan yang terjadi pada kas dari kativitas operasi , aktivitas investasi, dan aktivitas pendanaaan.
b. Metode tidak langsung (indirect method)
dimulai dari laba bersih dan dilanjutkan dengan melihat faktor-faktor penyesuaian terhadap kas :
1. Elemen bukan kas :depresiasi/penghapusan
2. Kenaikan atau penurunan aktiva lain-lain
3. Konversi aktiva usaha dari bisnis akrual terhadap basis kas
ii. Saran
Demikianlah hasil pembahasan dalam makalah mengenai Pencatatan dan Pelaporan serta Manajemen Keuangan Obat dan Perbenkes di Apotek dan Toko Obat, diharapkan pembaca sekalian dapat memaklumi apabilah masih terdapat kekurangan dalam pembuatan makalah ini. Pembaca sekalian yang menjadikan makalah ini sebagai panduan dalam membuat makalah selanjutnya, maka diharapkan dapat melengkapi referensi yang berkaitan dengan bahasan. Kritik dan saran dari pembacapun sangat kami harapkan, guna perbaikan dimasa mendatang. Akhir kata kami ucapkan terimakasih.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan R.I. 2004. Jilid III. Administrasi Farmasi. Jakarta : Depkes
leukimia.blogspot.com. laporan pkl apotek kimia farama 72.
