157
BAB IV
RENCANA IMPLEMENTASI
Menurut Carpenter & Sanders (2009: 388) faktor yang menentukan keberhasilan penerapan implementasi strategi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Keberhasilan manajemen dalam menghadapai rintangan baik itu dari internal maupun dari eksternal perusahaan.
2. Pengaruh kultur perusahaan. Kultur sebuah perusahaan sangat berpengaruh pada proses penerapan strategi, hal ini dikarenakan dalam penerapan strategi, akan ada hal yang harus berubah dari keadaan sebelumnya. Hal ini membutuhkan sebuah kultur perusahaan yang dinamis dan mampu menerima perubahan.
3. Mismatch antara strategi dan strategic leadership action.
Carpenter & Sanders (2009: 390) juga menjelaskan bahwa terdapat dua hal yang menentukan implementasi sebuah strategi, yaitu implementation lever dan Strategic Leadership.
Gambar 4.1 Aspek Penentu Keberhasilan Implementasi Strategi Intended Strategy Realized Strategies Implementation Levers • Organizational structure • Systems and process
• People and rewards
Strategic Leadership
• Lever and resources allocations decisions • Support among stakeholders
158 4.1 Implementation Lever
Faktor ini sangat penting bagi kesuksesan penerapan strategi perusahaan. Faktor ini dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian lainnya, antara lain:
A. Struktur Organisasi.
Struktur organisasi di dalamnya mencakup kontrol dan koordinasi. Baik itu koordinasi informasi, keputusan dan aktivitas yang dilakukan oleh semua karyawan pada setiap tingkatan (level). Struktur sebaiknya konsisten dengan strategi yang dihasilkan. Semakin terdiversifikasi suatu perusahaan, maka organisasi pun harus sedemikian terstruktur agar mempermudah koordinasi. Struktur organisasi Saung Angklung Udjo saat ini masih menitik beratkan pada beberapa orang pengambil keputusan stratejik, yaitu Presiden Direktur dan Direktur Operational dan dibantu dengan dua orang Assistant Director. Kultur perusahaan yang masih didominasi kultur family business, menciptakan halangan dalam proses pendelegasian kekuasaan (power delegation) pada pihak eksternal keluarga (dalam hal ini pihak manajemen perusahaan). Selain itu sumber daya manusia untuk top-level management Saung Angklung Udjo masih sedikit. Oleh sebab itu perlu dilakukan sebuah percepatan dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas atau melakukan proses recruitment untuk posisi/jabatan penting serta melakukan komunikasi/pendekatan (approach) yang intens dengan pihak keluarga dalam menyamakan visi pencapaian pertumbuhan perusahaan.
Saat ini struktur organisasi yang digunakan oleh Saung Angklung Udjo merupakan struktur organisasi peralihan dari struktur fungsional menjadi struktur divisional. Sehingga struktur organisasi saat ini pun masih perlu pengujian dan proses adaptasi menuju pembentukan struktur organisasi divisional. Proses yang dimaksud adalah proses penyiapan sumber daya
159 dengan level manajer, sehingga nantinya diharapkan dapat memimpin masing-masing strategic business unit yang dimiliki perusahaan.
Oleh sebab itu disarankan untuk diadakan sebuah kajian khusus yang dapat menganalisis bentuk struktur organisasi yang tepat bagi Saung Angklung Udjo. Dengan struktur organisasi yang baik dan sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang baik, maka proses power delegation antara pihak keluarga kepada manajemen menjadi lebih fleksibel, hal ini dikarenakan meningkatnya kepercayaan dari pihak keluarga terhadap manajemen perusahaan yang bukan merupakan bagian dari anggota keluarga. Menurut Wheelen & Hunger (2006: 115), struktur organisasi yang cocok untuk perusahaan yang memiliki lini produk yang banyak dan saling berhubungan antara satu produk dengan produk lainnya adalah struktur divisional. Lini produk yang saat ini dimiliki Saung Angklung Udjo saat ini diharapkan ke depannya dapat berkembang sesuai dengan industri masing-masing produk. Berikut adalah gambaran struktur organisasi divisional:
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisional Sumber : Wheelen & Hunger (2006: 15)
160 Dengan menggunakan struktur organisasi divisional, maka masing-masing unit bisnis Saung Angklung Udjo dapat berdiri sendiri dan bertanggung jawab terhadap kinerja mereka masing-masing. Dalam struktur seperti ini, maka proses pengambilan keputusan harus terdesentralisasi. Oleh sebab itu, dibutuhkan sumber daya manajerial yang mampu memimpin masing-masing unit bisnis yang dimiliki oleh Saung Angklung Udjo.
B. Pengembangan Sistem dan Proses Perusahaan.
Sistem yang dimaksud adalah sistem yang menggerakkan kegiatan bisnis perusahaan, baik itu sistem informasi, sistem pengambilan keputusan, sistem
penyimpanan data perusahaan, dan sistem lainnya yang dapat
mengintegrasikan semua kegiatan bisnis perusahaan. Sedangkan proses adalah aktivitas operasional day-to-day perusahaan. Semua ini harus saling terintegrasi untuk memudahkan proses implementasi strategi.
C. People or Human Capital.
Yang dimaksud dengan people pada Saung Angklung Udjo adalah karyawan Saung Angklung Udjo, baik karyawan tetap maupun magang, dan juga mitra pengrajin Angklung maupun mitra pengrajin souvenir. Untuk meningkatkan kinerja people, maka perusahaan biasanya menggunakan sistem reward, dimana
reward sangat erat kaitannya dengan kinerja people. Komponen dalam sistem
reward ini terdiri dari dua hal, yaitu: a. Evaluasi Kinerja dan feedback
b. Kompensasi, bisa berupa jumlah gaji, bonus, promosi jabatan dan lain-lain. Dalam Proses implementasi strategi ini, Saung Angklung Udjo sebaiknya mulai menerapkan sistem reward baik pada karyawan maupun pada mitra pengrajin.
161 4.2 Strategic Leadership
Faktor Strategic Leadership berkaitan erat dengan tanggung jawab terhadap:
1. Membuat keputusan substantive implementation lever dan keputusan alokasi sumberdaya
2. Mengkomunikasikan strategi yang dilakukan kepada key stakeholders. Manajemen Saung Angklung Udjo dapat mengkomunikasikan strategi perusahaan dengan cara communicating downward (disebabkan oleh situasi SDM saat ini yang belum banyak yang memiliki kemampuan manajerial), atau dengan cara communicating across & Outward (mengkomunikasikan strategi dengan cara melibatkan kerjasama antar unit di perusahaan)
4.3 Align The Organization
Menurut Kaplan and Norton (2008: 126), setelah memiliki sebuah strategi map, maka hal yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah align the organization, antara lain dengan cara :
1. Align Business Unit. Saung Angklung Udjo memiliki strategi perusahaan: growth, oleh sebab itu, maka strategi bisnis pada masing-masing unit bisnis harus dapat mendukung strategi growth tersebut.
2. Align Support Unit. Saung Angklung Udjo memastikan bahwa setiap unit penunjang memiliki strategi yang juga dapat mendukung kinerja strategi perusahaan.
3. Align Employee. Saung Angklung Udjo harus dapat memotivasi karyawan untuk ikut berperan serta dalam pelaksanaan strategi yang telah disusun. Tujuan yang ingin dicapai adalah bahwa karyawan mengerti strategi perusahaan dan termotivasi untuk berperan aktif. Hal ini bisa dilakukan
162 dengan cara: strategy communication program, program insentif dan reward, atau bisa juga dengan program pengembangan kompetensi.
Untuk memotivasi karyawan data dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1) mengkomunikasikan den mengedukasikan strategi perusahaan kepada karyawan (small group meetings, poster atau bulletin, permanent frame posters/strategi perusahaan ditampilkan di tempat2 yang ramai dikunjungi karyawan maupun pengunjung, sehingga dapat meraih top of mind mereka setiap hari.
2) Menghubungkan employee personal objectives dan insentif mereka dengan strategi. Contoh :
Tabel 4. 1 Contoh hubungan employee personal objectives dengan strategi
"A" Bagian Pengiriman Barang Personal Objectives "A"
Perspektif Finansial Mengurangi biaya operasional Perspektif Pelanggan Pengiriman barang yang tepat waktu Perspektif Proses Bisnis Internal
Mengatur keluar masuk barang dari mitra ke pelanggan
Perspektif Pembelajaran dan
Pertumbuhan Memiliki sertifikasi
4.4 Improve Key Processes
Dalam rencana operasi perusahaan, maka hal yang harus dilakukan adalah :
1. Meningkatkan proses kunci perusahaan (improve key processes). Hal yang dapat dilakukan adalah dengan cara memilih proses apa yang paling penting untuk segera dilakukan perubahan menjadi lebih baik. Dalam hal ini dapat kembali melihat ke theme yang ada di strategy map. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa perubahan yang dibutuhkan dalam strategic theme,
163 diterjemahkan ke dalam proses operasional. Aktivitas yang dapat mendukung kegiatan ini adalah business process improvement atau key success factor.
2. Membangun perencanaan kapasitas sumber daya yang dibutuhkan (develop the resources capacity plan). Tujuan yang ingin dicapai adalah memastikan bahwa kapasitas sumber daya dapat merefleksikan arah dan kebutuhan dari strategi yang akan diterapkan.
Dalam hal ini dapat dicontohkan pada keputusan untuk melakukan improvement pada theme perbaikan manajemen operasional perusahaan yang diasumsikan merupakan proses kunci yang harus segera dilakukan perbaikan. Untuk itu, maka perlu diberikan acuan terhadap critical success factor dari theme tersebut, sehingga pada akhirnya dapat dilakukan suatu pengukuran sejauh mana kinerja perbaikan theme tersebut.
Penggunaan metode ini dapat membantu perusahaan untuk fokus terhadap perbaikan yang harus dilakukan dengan melakukannya secara bertahap dimulai dari yang dianggap paling krusial untuk segera dilakukan perubahan, hingga kegiatan atau proses kegiatan perusahaan yang tidak membutuhkan perbaikan secara besar. Contoh pelaksanaan kegiatan improve key process ini adalah seperti yang digambarkan pada Gambar 4.3.
164
165 4.5 Action Plan
Rencana Implementasi Strategi Saung Angklung Udjo dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu :
1. Rencana Jangka Pendek (Rencana Tahunan) 2. Rencana Jangka Menengah (2-4 Tahun)
3. Rencana Jangka Panjang (Rencana jangka panjang ini merupakan rencana implementasi dalam jangka waktu hingga tahun 2017, hal ini disesuaikan dengan rencana pencapaian visi Saung Angklung Udjo)
Rencana jangka pendek merupakan rencana taktis yang dapat segera dilakukan oleh perusahaan dalam jangka satu tahun ke depan, rencana jangka menengah dapat dikatakan sebagai penerapan strategi pada masa setelah satu tahun hingga menjelang tercapainya rencana jangka panjang, sedangkan rencana jangka panjang merupakan sebuah rencana yang dapat menjadi panduan bagi perusahaan dalam menentukan rencana tahunan perusahaan.
Dalam penyusunan perencanaan implementasi strategi ini penulis tidak menganalisis kegiatan budgeting, dikarenakan informasi keuangan perusahaan perusahaan yang belum bisa dipublikasikan. Oleh sebab itu penulis hanya memberikan masukan mengenai rencana implementasi strategi, namun tidak memperhitungkan biaya dari kegiatan perencanaan implementasi strategi tersebut.
Rencana implementasi ini terdiri dari:
1. List of Activities. Berisikan daftar kegiatan yang akan dilakukan dalam
rangka mencapai strategi yang ingin dicapai
2. Human Resources. Sumber daya yang dibutuhkan. Pada bab 4 ini
166 belum adanya perencanaan jumlah sumber daya yang dibutuhkan memerlukan pengkajian yang lebih dalam lagi.
3. Schedules of Implementation. Merupakan rencana kapan pelaksanaan strategi
tersebut. Rencana pelaksanaan srategi ini dibagi ke dalam empat quarter per tahun.
167 4.5.1 List of Activities
Tabel 4.2 Rencana Stratejik Saung Angklung Udjo
No Strategy Business Unit Strategic Planning Action Plan Measurement
1 Backward Integration Produksi Angklung Perencanaan Pembuatan Kebun Bambu Kerjasama dengan Departemen Perhutanan Ha
& Souvenir Pembukaan Lahan Perkebunan Bambu Sendiri
Penambahan Mitra Pengrajin Angklung Sistem Kerjasama/kompensasi bagi Mitra Jumlah mitra&Sistem kerjasama Pertunjukan Sebagai Laboratorium Kebudayaan Program Pertukaran antar Budaya
& Pelatihan Tradisional Sunda Program Magang bagi Mahasiswa Seni Jumlah Sumber daya manusia Program "Ngariung Sareng Budayawan " yang kreatif dan sumber daya Kegiatan Lomba "Angklung Inovatif" karya cipta Program Komunitas Pencinta Angklung
Banquet Program "Back to Nature " Program Pertanian Organik Jumlah item bahan baku yang
Program Peternakan Mandiri diproduksi sendiri Konsep Penataan Lingkungan SAU yang Alami Luas Penambahan Lahan 2 Market Penetration Semua Unit Bisnis Peningkatan Market Share Penambahan Jumlah sales person
Increasing Publicity Effort (cth : Aktif dalam Jumlah Pertumbuhan kegiatan kebudayaan, website perusahaan) Demand per tahun Online Ordering
Kegiatan Marketing yang Terintegrasi
(misalnya, pemesanan untuk angklung sedang Pertumbuhan emerging business banyak, sedangkan pelatihan sedikit, maka di unit dan future growth engine harapkan bagian marketing akan menawarkan
produk pelatihan atau produk lainnya untuk mengimbangi pesanan angklung)
Pembagian Area Geografis Penghitungan Perencanaan Kapasitas Produksi Jumlah Pemenuhan Permintaan Penentuan Target Pencapaian Pertumbuhan pada Masing-masing Area penjualan masing-masing area
3 Strategi Differensiasi Semua Unit Bisnis Created unique product or process that New Product Development Future growth engine business valued high enough by customer Best Total Solution Program Customer Data Record
168 Tabel 4.3 Rencana Implementasi Kegiatan Fungsional Saung Angklung Udjo
No Strategy Strategic Planning Action Plan Measurement
1 Operasi Outside-in Pelaksanaan program Know Your Customer Market requirement & Positioning Perusahaan Perumusan Performance Objective
- quality (6 siqma) Indikator Pencapaian Kinerja Perusahaan
- speed (capacity planning ) - cost (aggregate planning )
Inside-in Pengidentifikasian resources, capabilities dan processes Data core competencies perusahaan Pemetaan sudut pandang pasar dengan sumber Matrik Strategi Operasi
daya perusahaan
2 Marketing Skim Pricing Menaikkan Harga Jual dengan Meningkatkan Total Sales dan Net Profit Margin kualitas produk atau jasa
Penetration Pricing Kerjasama Skema Pembiayaan dengan Bank penyalur dana Bantuan Operasional Sekolah Dynamic Pricing Untuk jenis usaha pelatihan, souvenir & banquet
mulai dipetakan trend penjualan tahunan Online Order Tracking Menyiapkan sumberdaya manusia
Menyiapkan sumber daya teknologi informasi Persentase pencapaian Memperbaiki arus produksi barang dan jasa
Distribusi Barang Kerjasama dengan biro pengiriman barang Tingkat kecepatan pengiriman Kerjasama dengan pelanggan tetap dalam jumlah Jumlah distributor per region besar sebagai distributor produk dan jasa SAU
Advertising&Promotion Seminar Dalam setiap acara yang dilakukan
Workshop atau dihadiri, disebarkan brosur
Travel Agent dan angket yang dapat memberi
Berpartisipasi dalam kegiatan pemerintah informasi mengenai awareness Mengadakan seminar/workshop sendiri masyarakat terhadap perusahaan
3 Finansial Leverage BuyOut Pengajuan Kredit Ke Bank JABAR Debt to Equity Ratio
Debt to Assets
Interest Coverage Ratio 4 R&D Open Innovation Pemberdayaan masyarakat sekitar lokasi Data penelitian dan ide kreatif
perusahaan, khususnya para generasi muda Jumlah new potential products/services Pengadaan magang bagi mahasiswa dari berbagai
169 4.5.2 Sumber Daya
Penerapan rencana stratejik maupun fungsional haruslah didukung dengan sumber daya perusahaan. Oleh sebab itu, hal yang mendesak yang saat ini harus dilakukan oleh Saung Angklung Udjo dalam waktu dekat selain memperbaiki kondisi operasional perusahaan adalah :
a. Membentuk tim yang mengawasi jalannya perencanaan strategi perusahaan.
b. Melakukan “Program Inisiasi Pengenalan Strategi Perusahaan” pada karyawan maupun pihak keluarga. Di dalam program inisiasi ini, setiap karyawan membentuk satu cross functional group, sehingga setiap karyawan dapat melakukan kegiatan transfer knowledge tentang bagian mereka (pekerjaan mereka) dengan karyawan dari bagian lain, dan diharapkan nantinya karyawan akan memahami tentang strategi perusahaan dan dapat memberikan kontribusi mengenai jalannya pelaksanaan strategi tersebut. c. Menambah jumlah karyawan (recruitment) sehingga tidak ada lagi
karyawan yang memiliki peranan ganda dalam pekerjaannya. Dapat dilihat dari struktur organisasi karyawan yang belum ada penanggung jawabnya. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan karyawan dalam mengeksplorasi tugas dan tanggung jawabnya dalam pekerjaan, dikarenakan karyawan dapat lebih fokus dengan bidangnya.
d. Melakukan program pelatihan untuk karyawan, baik itu program pelatihan kepemimpinan maupun program manajemen. Hal ini dikarenakan komposisi karyawan dengan kemampuan manajerial sangat sedikit di perusahaan, sehingga dalam pengambilan keputusan harus mengandalkan satu atau dua orang yang memiliki kemampuan manajerial yang baik. Diharapkan dengan semakin banyaknya karyawan yang memiliki
170 kemampuan manajerial yang baik, maka dalam dua tahun ke depan struktur organisasi karyawan dapat menjadi lebih ramping (lean structure). e. Partnership. Perbaikan sistem kemitraan yang ada. Dengan adanya
penelitian dari salah satu tim SBM-ITB mengenai alternatif penggunaan Six Siqma pada proses produksi angklung, diharapkan perusahaan dalam satu tahun ini telah memiliki standarisasi proses pembuatan angklung yang dapat diterapkan pada semua mitra
f. Penambahan jumlah mitra dan karyawan bagian QC. Hal ini sangat mendesak, dikarenakan jumlah permintaan yang datang ke perusahaan selalu meningkat setiap tahunnya, namun perusahaan masih belum mampu memenuhi semua permintaan yang datang.
171 4.5.3 Schedules of Implementation
Tabel 4.4 Schedules of Implementation
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Action Plan Q3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4
Perumusan Draft Program
Kerjasama dengan Departemen Kehutanan
(Perkebunan Bambu) Analisis Resiko Pembukaan
Lahan Sendiri Implementasi Sistem Kerjasama
dengan Mitra Program Pertukaran antar
Budaya Program Magang bagi
Mahasiswa Seni Program "Ngariung Sareng
Budayawan" Kegiatan Lomba "Angklung
Inovatif" Program Komunitas Pencinta
Angklung Program Pertanian Organik Program Peternakan Mandiri Sistem Penataan Lingkungan
SAU yang Alami Penambahan Jumlah sales person Increasing Publicity Effort (cth :
Aktif dalam kegiatan kebudayaan, website
perusahaan) Online Ordering Kegiatan Marketing yang
Terintegrasi Penghitungan Perencanaan Kapasitas
172
Penentuan Target Pencapaian
Pertumbuhan
Perencanaan New Product
Development
Best Total Solution Program
Pelaksanaan program Know Your
Customer Perumusan Performance Objective - quality (6 siqma) - speed (capacity planning) - cost (aggregate planning)
tahunan Pengidentifikasian resources,
capabilities dan processes Pemetaan sudut pandang pasar
dengan sumber daya perusahaan Menaikkan Harga Jual dengan
Meningkatkan kualitas produk atau jasa Kerjasama Skema Pembiayaan
dengan Bank penyalur dana Bantuan
Operasional Sekolah Untuk jenis usaha pelatihan,
souvenir & banquet mulai dipetakan trend
penjualan tahunan Menyiapkan sumberdaya
manusia Menyiapkan sumber daya
teknologi informasi Memperbaiki arus produksi
barang dan jasa Kerjasama dengan biro
pengiriman barang Kerjasama dengan pelanggan
173
besar sebagai distributor
produk dan jasa SAU Mengikuti seminar, workshop,
kegiatan pemerintah dan promosi melalui travel
agent Pengajuan Kredit Ke Bank
JABAR Pemberdayaan masyarakat
sekitar lokasi perusahaan, khususnya para
generasi muda Pengadaan magang bagi
mahasiswa dari berbagai disiplin ilmu
