BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Analisis Faktor Machine Penyebab Terjadinya Misfile
Responden 2
“ belum pernah mbak”
Responden 3
“ belum pernah ikut mbak”
Responden 4 Hasil identifikasi penelitian menujukkan bahwa pelatihan menjadi penyebab terjadinya misfile unit rekam medis di Puskesmas Kasiyan karena petugas belum pernah mengikuti sarana peningkatan keterampilan untuk bekerja dan meningkatkan komptensi kerjanya. Sehingga, dalam pelaksanannya hanya berdasarkan teori yang dipahami dan belum mengikuti praktek. Hal ini dapat menyebabkan petugas kesulitan dalam mengelola rekam medis, sehingga terkadang terdapat berkas yang tercecer, lupa untuk dikembalikan, dan berkas tidak disimpan sesuai tempatnya. Pelaksanaan ini belum sesuai dengan Depkes RI (2007) yang menyatakan bahwa pelaksanaan pelatihan bagi petugas rekam medis dapat meningkatkan pengetahuan dan kemamuan professional, pengetahuan, kemampuan profesi melalui penerapan ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
4.2 Analisis Faktor Machine Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling
ekspedisi untuk mencatat proses keluar masuk berkas rekam medis yang dipinjam.
Pengisian buku ekspedisi cukup baik dan membantu dalam proses pelayanan sehingga dapat diketahui unit mana yang meminjam berkas rekam medis dan apakah sudah dikembalikan atau tidak. Berikut ini hasil wawancara dengan responden terkait penggunaan buku ekspedisi.
“ buku ekspedisi ada dan diisi oleh petugas ruang kalau ada yang pinjam “
Responden 3
“ buku ekspedisinya diisi untuk pengembalian berkas ke ruangan “
Responden 4 Hasil wawancara tersebut menjelaskan bahwa penggunana buku ekspedisi di Puskesmas Kasiyan sudah cukup baik dan digunakan dengan optimal untuk mencatat peminjaman dan pengembalian berkas oleh petugas ruangan. Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa buku ekspedisi yang digunakan di Puskesmas Kasiyan sudah digunakan untuk pencatatan dan pengendalian. Penelitian Mutiara (2018) menyatakan bahwa penggunaan buku ekspedisi secara optimal akan mengurangi kesalahan letak karena keberadaan rekam medis dapat ditelusuri.
Berdasarkan hasil identifikasi, dapat disimpulkan bahwa buku ekspedisi tidak menjadi penyebab adanya terjadinya misfile di Puskesmas Kasiyan. Penggunaan buku ekspedisi di Puskesmas Kasiyan dapat dilakukan secara optimal, sehingga pencatatan peminjaman dan pengembalian rekam medis menjadi terstruktur. Penggunaan buku ekspedisi bermanfaat untuk mencegah terjadinya misfile karena pencatatan yang dilakukan secara optimal akan menghasilkan informasi yang akurat mengenai data peminjaman dan pengembalian rekam medis, sehingga dapat diketahui kapan berkas rekam medis itu dikembalikan. Hal ini juga didukung oleh penelitian dari Fitri (2018) yang menyatakan bahwa buku ekspedisi dapat memudahkan petugas untuk melihat
rekam medis yang sedang dipinjam, sehingga pencatatan peminjaman dan pengembalian dapat tersusun dengan baik dan memudahkan petugas dalam melacak rekam medis yang sedang dipinjam.
b. Tracer
Tracer merupakan alat bantu yang digunakan untuk melacak keberadaan berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Puskesmas Kasiyan sudah memiliki tracer. Namun, dalam penerapannya tracer tidak digunakan pada proses penyimpanan. Petugas juga beranggapan bahwa penggunaan tracer ini tidak terlalu penting apalagi jika pasien yang datang untuk pelayanan sedang banyak sehingga diperlakukan kecepatan dan ketapatan dalam pelayanan kepada pasien. Hal ini juga dibuktikan oleh hasil wawancara kepada petugas seperti berikut.
“ Tracer nya ada tapi belum dipakai karena kalau pakai tracer biasanya lama masih harus mengganti posisi rekam medis yang keluar sedangkan pelayanan harus cepat dan tepat “
Responden 2
“ penggunaan tracer ini bisa membantu meminimalisir kesalahan letak, karena kita tau mana yang sudah kembali atau tidak kalau ada tracernya, tapi jarang dipakai“
Responden 4 Hasil wawancara tersebut menjelaskan bahwa Puskesmas Kasiyan sudah memiliki tracer sebagai petunjuk bahwa rekam medis sedang keluar dari rak atau dipinjam oleh pelayanan. Namun, dalam penerapannya tracer yang ada tidak dipakai karena penggunaannya dapat memperlama proses pelayanan. Hal ini menyebabkan rak penyimpanan menjadi tidak rapi karena petugas mengambil berkas sesuai dengan kebutuhannya tanpa memperhatikan kembali urutan nomor rekam medis yang akan disimpan.
Gambar 4. 1 Keadaan Rak Penyimpana Rekam Medis tanpa penggunaan tracer
Beberapa petugas berpikir bahwa penggunaan tracer ini dapat memperlambat proses pelayanan karena harus mengganti dan mengisi ruang kosong di rak penyimpanan tempat berkas rekam medis keluar. Hal ini menyebabkan penggunaan tracer di Puskesmas jarang digunakan. Selain itu, penggunaan tracer dalam penyimpanan ini belum mendapatkan sosialiasi sehingga petugas merasa terbebani ketika menggunakan tracer. Tracer yang tidak digunakan ini tidak sejalan dengan adanya pengisian yang baik pada buku ekspedisi. Hal ini tidak sesuai dengan Huffman (1994) yang menyatakan bahwa jenis petunjuk keluar atau tracer memuat nama pasien, nomor rekam medis, tanggal keluar, dan peminjam serta selanjutnya petugas meletakkan petunjuk keluar di tempat rekam medis yang dikeluarkan untuk mengganti berkas yang dikeluarkan dari rak penyimpanan.
Berdasarkan hasil identifikasi, dapat disimpulkan bahwa tidak digunakannya tracer menjadi penyebab terjadinya misfile unit filling di Puskesmas Kasiyan. Tracer yang tidak digunakan akan menyebabkan petugas kesulitas dalam melihat keberadaan rekam medis, sehingga perlu mengecek satu persatu. Padahal jika menggunakan tracer dalam proses pelayanan, maka keberdaan rekam medis akan yang keluar dari rak penyimpanan akan mudah ditelusuri. Hal ini sesuai dengan penelitian dari Fitri (2018) yang menyatakan bahwa tracer yang digunakan sebagai petunjuk keluar atau
pengganti berkas rekam medis di rak filling dapat mempermudah menelusuri keberadaan rekam medis sehingga mengurangi kesalahan letak. Ketersediaan sarana dan prasana penunjang seperti tracer harus bisa digunakan secara optimal karena memiliki banyak manfaat salah satunya meminimalisir salah letak dan kehilangan rekam medis (Mutiara, 2018).
4.3 Analisis Faktor Method Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling