BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Faktor Man Penyebab Terjadinya Misfile
42
“ Kalau penyimpanannya kita langsung simpan sesuai SOPnya saja. Jadi kalau peminjaman atau ada peminjaman dicari seperti bisa, lalu nanti dikembalikan.
Penyimpannya berfungsi untuk melindungi berkas rekam medis dari keruasakan, kerahasiaan, dan keamanan.”
Responden 3
“ Penyimpannya disimpan di rak menjadi 1 supaya berkasnya bisa terjaga dan aman”
Responden 4
Sistem penyimpanan rekam medis yang bersifat penting sudah dipahami oleh petugas, sehingga dalam pengelolaannya petugas memahami bagaimana cara mereka bekerja dengan baik dan teratur. Hal ini sejalan dengan penelitian dari Simanjuntak &
Shella, (2020) yang menyatakan pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis penting dilakukan di fasilitas pelayanan kesehatan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis di rak penyimpanan untuk kebutuhan pelayanan dan melindungi berkas dari kerusakan dan bahaya. Menurut pengetahuan petugas, sistem sentralisasi yang dipakai di Puskesmas Kasiyan memudahkan dalam melakukan pengelolaan seperti pengambilan, pencarian, dan pengembalian rekam medis ke rak penyimpanan. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang menyatakan bahwa sentralisasi lebih baik digunakan untuk penyimpanan di fasilitas pelayanan kesehatan tergantung dengan situasi dan kondisi terbatasnya tenaga terampil di unit rekam medis itu sendiri (Simanjuntak & Shella, 2020).
Pengetahuan petugas mengenai sistem penjajaran belum cukup baik. Petugas belum memahami istilah yang digunakan dalam sistem penjajaran rekam medis di Puskesmas Kasiyan. Hal ini dapat dibuktikan dengan hasil wawancara sebagai berikut.
“ Kalau sistem penyimpannya nomor kode rekam medis jadi itu kayak disatukan per 3 nomor awal jadi misalkan 100 langsung”
Responden 1
“ kalau penyimpannya jadi satu saja diurutkan di satu rak”
Responden 4 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat disimpulkan bahwa penggunanaan sistem penjajaran di Puskesmas Kasiyan adalah Straight Numerical Filling (SNF) atau penjajaran secara langsung berdasarkan nomor urutnya. Hasil wawancara tersebut menunjukkan pengetahuan petugas mengenai sitem penjajaran kurang baik karena belum bisa menjelasakan secara rinci bagaimana sistem penjajaran yang sesuai di Puskesmas Kasiyan. Penelitian Dewi (2022) menyatakan bahwa pengetahuan petugas berhubungan dengan proses penyimpanan rekam medis sehingga harus memperhatikan angka-angka pertama dari nomor rekam medis yang tersusun pada rak agar mudah memasukkan ke dalam rak penyimpanan.
Pengetahuan petugas di Puskesmas Kasiyan mengenai waktu pengembalian rekam medis sudah baik. Hal ini juga dibuktikan dengan hasil wawancara kepada responden sebagai berikut.
“ Kalau untuk pengembaliannya kita cek setiap kali ada pengembalian saja.
Pada faktanya, kadang kita tidak bisa langsung mengemablikan dan membutuhkan waktu dua hari untuk kembali ke rak. Jadi kita cek dulu berapa yang dipinjam dari poli baru kalau benar di cek dimasukkan rak. Tapi kadang lupa untuk dikembalikan jadi menghubungi peminjam untuk segara mengembalikan”
Responden 2
“ Kalau pengembalian harus tepat waktu tapi kadang kita lupa, jadi nanti akan dihubungi ketika pengecekan”
Responden 3 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, menunjukkan bahwa petugas memahami dan mengetahui waktu pengembalian rekam medis harus tepat waktu setelah pelayanan selesai. Namun, dalam pelaksanannya, petugas terkadang lupa dan membutuhkan waktu dalam pengecekan sehingga perlu waktu tambahan untuk berkas
dapat kembali ke rak penyimpanan. Hal ini belum sesuai dengan pernyataan yang menyatakan berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan harus dikembalikan ke unit rekam medis setelah pasien pulang karena akan mempengaruhi pelayanan jika terjadi keterlambatan (Dewi, 2022).
Berdasarkan hasil identifikasi, dapat disimpulkan bahwa faktor pengetahuan menjadi penyebab adanya kejadian misfile di ruang rekam medis. Pengetahuan petugas terkait sistem penyimpanan dan pengembalian rekam medis sudah cukup baik, namun dalam pelaksanannya masih belum sesuai dengan teori yang sudah dipahami. Selain itu, tidak sedikit responden yang belum memahami mengenai sistem penjajaran rekam medis untuk memudahkan dalam penyimpanan. Hal ini dapat menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam meletakkan berkas dan berkas menjadi salah letak. Penyimpanan rekam medis yang baik menjadi salah satu kunci keberhasilan pelayanan kesehatan yang didukung oleh pengetahuan sumber daya manusia, kinerja yang bermutu, tata kerja yang baik, serta fasilitas penyimpanan yang memadai (Ritonga et al., 2020)(Simanjuntak & Shella, 2020). Pengetahuan petugas terhadap sistem penyimpanan, penjajaran, dan pengembalian rekam medis yang baik akan menyebabkan pengelolan rekam medis menjadi bermutu sehingga mengurangi dampak kesalahan letak yang dapat menyebabkan keterlambatan pelayanan kepada pasien karena dokumen yang dibutuhkan ketika pelayanan belum tersedia tepat waktu (Dewi, 2022).
b. Pendidikan
Pendidikan merupakan suatu usaha untuk mengembangkan kepribadian dan kemampuan di dalam dan di luar sekolah dan berlangsung seumur hidup. Dengan pendidikan yang tinggi, maka seseorang cenderung untuk mendapatkan informasi dengan baik dari orang lain maupun dari media lain. Pendidikan dalam penelitian ini adalah pendidikan terakhir dari petugas yang berkaitan dengan penyimpanan rekam medis di unit filling. Hasil penelitian untuk tingkat pendidikan responden yang secara langsung terlibat dalam penyimpanan rekam medis dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4. 1 Data Pendidikan Terakhir Petugas
No Informan Pendidikan Terakhir
1 Responden 1 Profesi Dokter
P Responden 2 D3 Keperawatan
3 Responden 3 SMA
4 Responden 4 SMA
Berdasarkan tabel 4.1 diperoleh bahwa tiga dari empat responden yang berkaitan dengan sistem penyimpanan rekam medis memiliki tingkat pendidikan yang rendah.
Kegiatan penyimpanan rekam medis dan pendaftaran pasien dilaksanakan oleh petugas dengan kualifikasi pendidikan lulusan SMA/SMK/Sederajat. Hal ini juga dibuktikan dengan hasil wawancara kepada responden.
“Profesi Dokter”
Responden 1
“ SMA ”
Responden 2
“ belum ada yang lulusan rekam medis, kalau saya SMA”
Responden 3 dan 4 Hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa rata-rata pendidikan terakhir petugas rekam medis adalah SMA atau sederajat. Hal ini tidak sejalan dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis yang menjelaskan bahwa Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah lulus pendidikan RMIK sesuai peraturan perundang-undangan. Pendidikan RMIK di Indonesia saat ini Diploma III (tiga) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Diploma IV (empat) dan Sarjana I (satu) Manajemen Informasi Kesehatan (Kemenkes RI, 2020). Hasil penelitian ini belum sesuai standar yang ditetapkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 tentang kualifikasi pendidikan standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan yang menyatakan bahwa pendidikan
perekam medis dikualifikasikan minimal standar kelulusan Diploma tiga (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 6 (enam) semester, dengar gelar Ahli madya.
Berdasarkan hasil identifikasi, dapat disimpulkan bahwa pendidikan petugas menjadi penyebab terjadinya misfile unit filling di Puskesmas Kasiyan. Tingkat pendidikan petugas di Puskesmas Kasiyan belum sesuai dengan penelitian dari Mutiara (2018) yang menyatakan tenaga kesehatan di puskesmas memiliki peran sebagai pelaksana kesehatan yang diharapkan mampu melakukan tugas pokok dan fungsi tenaga kesehatan sesuai dengan pendidikan dan keterampilan yang dimiliki.
Perekam medis dan Informasi kesehatan adalah seseorang yang sudah lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan (Permenkes RI, 2022).
c. Jumlah petugas
Jumlah kebutuhan petugas berkaitan dengan jumlah sumber daya manusia yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan atau proses manajemen lainnya seperti strategi perencanaan, pengembangan manajemen dan pengembangan organisasi (Maulyan, 2019). Sumber Daya Manusia Kesehatan yang selanjutnya disingkat SDMK adalah seseorang yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan, baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan (Permenkes RI, 2015). Pada penelitian ini SDMK berkaitan dengan jumlah petugas dalam melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya terhadap penyimpanan rekam medis. Berdasarkan hasil penelitian, jumlah petugas di unit filling berjumlah dua orang. Menurut petugas di unit filling, jumlah petugas ini sudah mencukupi kebutuhan pelayanan rekam medis di unit filling Puskesmas Kasiyan. Pekerjaan yang dilimpahkan kepada petugas dapat terselesaikan dengan waktu yang disediakan apabila tidak terjadi beberapa faktor penghambat seperti petugas yang izin sakit. Kecukupan jumlah petugas dibuktikan dengan hasil wawancara yang menyatakan bahwa jumlah petugas yang
ada saat ini dapat menghandel pekerjaan dengan baik. Sehingga hal ini sejalan dengan penelitian yang menyatakan bahwa beban kerja yang cukup dan sesuai dapat mengurangi dampak adanya stress kerja, karena pekerjaan disesuaikan dengan jobdesk nya masing-masing dan hasil yang dikerjakan dapat optimal, sehingga mengurangi adanya kelelahan fisik (Fitri, 2018).
“ kalau untuk pekerjaannya bisa diselesaikan, kita masih bisa menghandel asal masuk semua”
Responden 2
“ sudah mampu menyelesaikan yang diberikan jadi sudah cukup”
Responden 1 d. Pelatihan
Pelatihan merupakan keseluruhan kegiatan untuk memberikan, memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan keterampilan, produktivitas, disiplin, sikap kerja, dan etos kerja pada tingkat keterampilan tertentu yang pelaksanaannya lebih mengutamakan praktek. Pada penelitian ini, pelatihan yang dimaksud adalah pelatihan petugas terkait pengelolaan penyimpanan rekam medis. Petugas rekam medis di Puskesmas Kasiyan belum pernah mengikuti pelatihan terkait dengan pengelolaan rekam medis. Sejalan dengan penelitian yang menyatakan bahwa pengetahuan petugas akan mengalami peningkatan dengan adanya pelatihan dan latihan bagi petugas rekam medis sehingga mendukung kompetensi professional perekam medis (Fitri, 2018). Keadaan yang ditampilkan oleh petugas adalah sebagai berikut.
“ belum pernah, tapi surat pengajuannya untuk permintaan pelatihan tenaga medis sudah ada tapi belum pernah ikut”
Responden 1
“ sudah diajukan pelatihan tapi belum pernah ikut ”
Responden 2
“ belum pernah mbak”
Responden 3
“ belum pernah ikut mbak”
Responden 4 Hasil identifikasi penelitian menujukkan bahwa pelatihan menjadi penyebab terjadinya misfile unit rekam medis di Puskesmas Kasiyan karena petugas belum pernah mengikuti sarana peningkatan keterampilan untuk bekerja dan meningkatkan komptensi kerjanya. Sehingga, dalam pelaksanannya hanya berdasarkan teori yang dipahami dan belum mengikuti praktek. Hal ini dapat menyebabkan petugas kesulitan dalam mengelola rekam medis, sehingga terkadang terdapat berkas yang tercecer, lupa untuk dikembalikan, dan berkas tidak disimpan sesuai tempatnya. Pelaksanaan ini belum sesuai dengan Depkes RI (2007) yang menyatakan bahwa pelaksanaan pelatihan bagi petugas rekam medis dapat meningkatkan pengetahuan dan kemamuan professional, pengetahuan, kemampuan profesi melalui penerapan ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
4.2 Analisis Faktor Machine Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling