BAB 4 CAATT UNTUK AUDIT CAKUPAN LEBIH LUAS
4.4 Audit dan Pembandingan
empat tahun terakhir. Pada departemen yang belum mencapai tujuan atau standar, analisis lebih lanjut dilakukan untuk memeriksa data terkait berdasarkan kategori dan level pekerjaan (supervisor/nonsupervisory). Ini menyoroti klasifikasi pekerjaan tertentu di mana kemajuan menuju praktik promosi yang adil berada di bawah standar perusahaan. Dalam kasus ini, tindak lanjut dilakukan di tempat dengan bagian kepegawaian untuk meninjau alasan yang mendasarinya. Selanjutnya, semua perekrutan diperiksa menggunakan jenis analisis yang sama.
Analisis yang dilakukan oleh auditor memungkinkan mereka untuk memusatkan perhatian mereka pada bagian audit manual yang lebih memakan waktu di departemen berisiko tinggi. Hal ini juga memungkinkan auditor untuk memberikan gambaran kepada manajemen tentang kemajuan hingga saat ini dan melakukan analisis tren untuk masa depan.
Penggunaan komputer secara signifikan mengurangi waktu yang terlibat dan menyederhanakan proses audit, sambil mempertahankan atau meningkatkan hasil.
Tekanan pada organisasi untuk lebih efektif juga akan berdampak pada jenis kegiatan yang dilakukan oleh audit. Manajemen senior akan mengharapkan audit untuk berkontribusi dengan menilai program perusahaan yang penting. Hal ini pada gilirannya akan menyebabkan audit mengevaluasi metode, alat, dan tekniknya saat ini. Dalam banyak kasus, CAATTs akan memainkan peran penting dalam membantu audit untuk melaksanakan tugasnya dan dalam memberikan kontribusi untuk pengetahuan manajerial.
Tahap pertama dalam benchmarking adalah identifikasi pemain kunci, persyaratan mereka, dan definisi proses yang akan dijadikan benchmark. Benchmarking dapat bersifat internal organisasi, di dalam industri yang kompetitif, atau bersifat fungsional/generik dan di luar sektor industri secara keseluruhan. Benchmarking juga sering melibatkan mitra dari organisasi eksternal. Sebaliknya, klien audit internal adalah manajemen senior perusahaan dan tidak termasuk organisasi eksternal. Perbedaan penting lainnya adalah bahwa persyaratan klien dapat mendorong jadwal benchmarking, ruang lingkup kegiatan, format pelaporan, dan sebagainya. Independensi auditor dari jenis pengaruh ini tetap menjadi aspek kunci dari audit internal.
Tahap kedua dalam benchmarking adalah pembentukan tim benchmarking, yang biasanya mencakup manajer proyek, fasilitator benchmarking, dan anggota operasi klien. Tim audit internal mungkin juga memiliki pemimpin proyek dan pakar materi pelajaran, tetapi mereka tidak selalu berisi individu dari operasi klien. Karena semakin banyak departemen audit yang menganut gagasan audit kolaboratif, staf dari area klien menjadi lebih terlibat dalam proses audit. Namun, kadang-kadang, masalah independensi audit dapat mengesampingkan keinginan untuk melibatkan orang-orang dari area klien. Tahap ketiga adalah identifikasi mitra benchmarking. Ini dapat mencakup pakar luar, peneliti, konsultan, dan organisasi lain seperti pesaing, universitas, lembaga penelitian, dan pemerintah. Tim mencari praktik terbaik di dalam perusahaan, di sektor industri, atau bahkan di seluruh dunia.
Sementara banyak auditor internal dapat melakukan langkah serupa ketika meneliti standar kinerja, audit biasanya hanya mempertimbangkan norma berbasis industri atau perusahaan.
Tahap selanjutnya dalam proses benchmarking adalah analisis informasi. Kegiatan pengumpulan informasi dapat mencakup panggilan telepon, pertemuan, wawancara, survei, publikasi dan pencarian media, serta pengumpulan dan analisis data. Latihan benchmarking yang berhasil akan mencakup analisis menyeluruh terhadap kondisi saat ini dan identifikasi kesenjangan kinerja, perbedaan antara kinerja organisasi saat ini dan tingkat kinerja mitra benchmarking. Dalam banyak hal, aktivitas yang dilakukan oleh audit internal konsisten dengan aktivitas benchmarking ini. Keterampilan auditor dalam melakukan tinjauan analitis dan penilaian kerangka kerja kontrol dan teknik (seperti Pereto, Sebab-Akibat, dan Fishbone) bisa sangat berguna untuk tim benchmarking.
Tahap akhir benchmarking adalah penulisan laporan benchmarking, komunikasi temuan, dan identifikasi rekomendasi. Hasil utama serupa dengan fase pelaporan audit internal, kecuali bahwa laporan benchmarking sering dibagikan dengan mitra benchmarking, bahkan ketika mitra berada di luar organisasi. Di beberapa organisasi, audit internal menggunakan laporan audit yang mengidentifikasi operasi yang efisien dan efektif sebagai standar atau model untuk area klien lainnya. Beberapa organisasi audit internal juga menggunakan konsep mitra, praktik terbaik, dan penelitian umum selama audit operasional.
Di organisasi lain, audit internal merupakan bagian integral dari tim benchmarking, berpartisipasi penuh dalam semua tahap proses. Apakah benchmarking hanyalah kata kunci manajemen terbaru — nama baru untuk ide lama — atau alat manajemen baru dan berguna untuk membuat perbaikan yang signifikan, audit internal harus memahami dasar-dasar benchmarking untuk mengaudit dan berpartisipasi secara efektif dalam aktivitas benchmarking. Audit internal dapat mengambil pendekatan proaktif untuk benchmarking
untuk kepentingan perusahaan. Ingat, tidak ada jalan tunggal menuju sukses, tetapi Anda juga tidak akan sampai di sana dengan duduk diam!
Studi Kasus 33: Audit versus Tolok Ukur
Manajemen senior di ABC Corporation tidak senang, meskipun karyawan tampak senang. Tingkat kesalahan sistem penagihan telah meningkat meskipun menghabiskan ribuan dolar untuk terminal warna baru, furnitur ergonomis, dan tata letak kantor yang baru dirancang untuk bagian entri data. Presiden memutuskan jawabannya terletak pada benchmarking dengan perusahaan utilitas lokal, salah satu pemimpin dunia dalam entri data.
Sebuah tim benchmarking dibentuk, dengan perwakilan dari kelompok IS dan staf entri data.
Setelah beberapa minggu melakukan tinjauan internal aplikasi penagihan, termasuk meninjau dokumen sumber, jenis data yang akan dimasukkan, tata letak layar, dan penggunaan warna untuk menyorot bidang utama, tim benchmarking merasa siap untuk mendekati perusahaan utilitas. Di akhir studi mereka, tim benchmarking menentukan bahwa peningkatan kinerja perusahaan utilitas dicapai melalui pengenalan teknologi baru dan pengembangan program pelatihan karyawan. Karena ABC Corp. telah meningkatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputernya, tim benchmarking merasa bahwa pelatihan adalah unsur yang hilang.
Petugas pelatihan perusahaan meyakinkan mereka bahwa program pelatihan yang berkualitas telah dikembangkan dan semua operator entri data telah berpartisipasi. Namun, program pelatihan ulang telah dimulai, dan semua operator entri data menerima pelatihan tambahan selama dua hari. Semua orang yakin bahwa proyek itu sukses; namun, statistik untuk bulan berikutnya menunjukkan bahwa tingkat kesalahan masih setinggi sebelum pelatihan ulang. Latihan benchmarking dinyatakan gagal. Beberapa waktu kemudian, audit rutin dilakukan di bagian billing. Tentu saja, auditor segera menyadari bahwa tingkat kesalahan secara signifikan lebih tinggi dari tahun lalu. Saat menanyai kepala bagian input, auditor mengetahui bahwa terminal komputer dan perabot kantor baru telah dibeli. Bahkan, seluruh ruang kerja telah ditata ulang, dengan masukan dari karyawan. Hasilnya, semua orang jauh lebih bahagia dengan kondisi kerja dan motivasi yang tinggi.
Auditor memperoleh data kesalahan terperinci dan mulai menganalisis informasi tersebut. Masalah pertama yang menonjol adalah bahwa 87 persen kesalahan disebabkan oleh 12 persen operator. Ketika manajemen mendengar ini, mereka siap memecat semua operator yang terlibat, tetapi direktur audit meminta mereka untuk menunggu sampai audit selesai, dan perpanjangan tiga hari diberikan. Auditor meninjau nilai tes dari kursus pelatihan dan memeriksa transaksi terperinci dari hari sebelumnya. Dua panitera memiliki tingkat kesalahan yang tinggi secara konsisten, dan sisanya menunjukkan peningkatan di sore hari.
Auditor menghabiskan sore berikutnya di bagian pemrosesan faktur dan masih tidak tahu apa yang menyebabkan kesalahan meningkat. Operator bekerja sekeras pagi hari, konsentrasi mereka tidak berkurang, dan bahkan waktu rata-rata untuk memproses tagihan sebanding.
Pada Rabu pagi, meskipun hari itu hujan lagi, auditor tetap optimis. Menariknya, data dari Selasa memiliki sedikit kesalahan. Tingkat kesalahan keseluruhan untuk juru tulis yang bersangkutan tidak berbeda secara signifikan dengan tingkat kesalahan untuk operator lain, tetapi auditor tetap tidak mengetahui penyebab perubahan tersebut. Tingkat kesalahan yang terkait dengan data hari Rabu tidak lebih tinggi dari operator lain. Setelah jalan-jalan yang
menyenangkan saat makan siang, auditor kembali ke bagian pemrosesan faktur, dengan hanya setengah hari tersisa untuk sampai pada penjelasan sebelum operator ini dipecat.
Auditor turun ke lantai tepat setelah pukul satu dan tiba-tiba tahu jawabannya. Perpanjangan satu hari lagi diminta untuk memeriksa beberapa angka dan menyiapkan laporan akhir.
Seperti yang diharapkan, tingkat kesalahan dalam data hari Kamis lebih tinggi dari standar perusahaan. Namun, sebagai hasil audit, tidak ada operator yang dipecat, dan tingkat kesalahan diturunkan ke titik terendah baru. Total biayanya adalah Rp 7.500.000 agar para penggerak datang dan mengatur ulang perabotan sehingga matahari sore tidak terpantul dari layar. Perubahan kecil lainnya pada program penagihan membantu kedua operator buta warna mengurangi tingkat kesalahan mereka pada bidang utama yang telah disorot menggunakan huruf merah atau hijau.
Dalam Studi Kasus 33, mengapa benchmarking gagal ketika audit berhasil? Tim benchmarking terlalu cemas untuk menemukan jawaban di luar perusahaan. Akibatnya, mereka gagal untuk sepenuhnya menganalisis data internal untuk sebab dan akibat. Auditor, di sisi lain, fokus pada data internal, menggunakan alat analisis dan keterampilan kritis, dan juga sedikit beruntung dengan pengamatannya. Contoh fiktif ini tidak dimaksudkan untuk menyajikan pembandingan secara buruk, tetapi untuk menekankan pentingnya melakukan analisis menyeluruh terhadap kondisi saat ini. Analisis ini didukung oleh perangkat lunak audit, dan seringkali auditor internal memiliki banyak keahlian dan dapat memberikan kontri busi yang berharga untuk kegiatan benchmarking.