BAB 6 MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN CAATT
6.2 Langkah-langkah dalam Mengembangkan Kemampuan CAATT
mengimplementasikan alat dan teknik otomatis. Di beberapa perusahaan besar, manajer diizinkan untuk menghabiskan hingga 25 persen dari sumber daya mereka untuk proyek mereka sendiri, tetapi diharapkan untuk memenuhi tenggat waktu dan kendala sumber daya untuk proyek formal. Meskipun hal ini tampaknya tidak menciptakan lingkungan kerja yang baik, hal ini memungkinkan orang memiliki fleksibilitas untuk mengejar proyek kesayangan tanpa harus menyembunyikan aktivitas tersebut dari manajemen senior. Dengan mengadopsi sikap toleransi yang serupa, Anda mungkin menemukan bahwa Anda memiliki auditor yang percaya pada CAATT dan bersedia menginvestasikan sebagian waktu dan energi mereka dalam proyek tersebut. Diberi kesempatan, orang baik selalu menemukan jalan.
Tetapkan Hasil Kerja
Penting untuk tetap mengendalikan ekspektasi manajemen, bahkan ketika upaya untuk mengotomatisasi audit dipandang sebagai hal yang inovatif dan baik. Banyak proyek yang dinyatakan sukses telah gagal karena tidak memenuhi harapan yang terlalu optimis dan bahkan mungkin tidak dapat dicapai. Pada awal proyek, hasil dan kerangka waktu yang terdefinisi dengan baik harus ditetapkan dan disepakati. Pastikan sumber daya apa (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dll.) yang akan diberikan kepada proyek. Karena otomatisasi fungsi audit kemungkinan besar tidak akan menjadi tugas utama dari sumber daya tersebut, Anda harus menentukan prioritas upaya yang akan diberikan dibandingkan dengan proyek lain oleh orang-orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut. Singkatnya, jawablah harapan manajemen dengan menyatakan semuanya dengan jelas, tertulis dan di muka. Secara khusus, aspek biaya/manfaat dari upaya tersebut akan menjadi faktor penting dalam keputusan manajemen untuk mengizinkan Anda mencobanya atau tidak.
Siapkan Percobaan
Mendapatkan komitmen manajemen dapat didekati dari sejumlah perspektif.
Mungkin rute termudah adalah mendapatkan izin untuk melakukan uji coba terbatas penerapan alat dan teknik otomatis untuk audit tertentu. Sidang harus menggunakan audit sebagai uji kasus untuk mengevaluasi baik penghematan waktu dan sumber daya. Karena CAATT dapat dikembangkan secara bertahap, mulailah dengan alat dan teknik sederhana untuk menjaga pengeluaran awal sumber daya seminimal mungkin. Banyak vendor perangkat keras dan perangkat lunak bersedia memasok produk dan dukungan mereka untuk evaluasi dengan sedikit atau tanpa biaya. Namun, beberapa dasar harus dilakukan untuk mempersiapkan jalannya, dan Anda harus mencoba menciptakan lingkungan di mana percobaan akan memiliki kemungkinan sukses yang tinggi.
Rencana untuk Sukses
Tidak ada yang merencanakan kegagalan, tetapi kita sering gagal merencanakan kesuksesan. Perencanaan yang tepat akan berusaha untuk menciptakan lingkungan di mana percobaan kemungkinan akan berhasil. Ini melibatkan pemilihan orang yang tepat, audit yang tepat, waktu yang tepat, dan alat serta teknik yang tepat.
Pastikan bahwa orang-orang di tim audit memiliki tingkat literasi komputer yang baik, pengalaman dengan perangkat lunak audit, dan berkomitmen untuk membuat teknologi berfungsi. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk menyewa konsultan dengan keahlian yang telah terbukti. Selanjutnya, pilih audit yang telah dilakukan sebelumnya dan telah diketahui biayanya. Sebaiknya, pilih audit yang mengharuskan auditor untuk melakukan
tugas yang lebih sesuai dengan otomatisasi. Tugas-tugas seperti menyortir, menjumlahkan, atau membandingkan dua atau lebih sumber informasi membutuhkan banyak tenaga jika dilakukan secara manual, tetapi idealnya cocok untuk komputer. Selain itu, penerapan CAATT membantu auditor dalam menganalisis data, mengubahnya menjadi informasi, dan membuat keputusan yang relevan berdasarkan analisis mereka.
Terakhir, pastikan data sudah tersedia dan dalam format yang dapat digunakan oleh perangkat lunak audit. Meskipun ini mungkin tampak seperti Anda menumpuk dek yang menguntungkan Anda, kasus percobaan bukanlah waktu untuk membuktikan bahwa CAATT dapat digunakan dalam situasi apapun. Jika uji coba berhasil, Anda dapat mengambil proyek yang lebih kompleks atau sulit secara teknis di kemudian hari. Selama uji coba, Anda harus berusaha untuk menciptakan kondisi yang ideal, karena organisasi dan anggota tim akan tetap berada di bagian terjal dalam kurva pembelajaran dan dapat menggunakan semua bantuan yang dapat Anda berikan.
Lacak Biaya dan Manfaat
Lacak semua biaya, tetapi cobalah untuk membedakan antara biaya yang secara langsung dapat diatribusikan pada audit tertentu yang dilakukan dan biaya yang menghasilkan hasil yang dapat digunakan oleh audit lain. Area stres di mana pengujian 100 persen dimungkinkan karena CAATT. Soroti area di mana penghematan substansial atas metode manual tercapai. Misalnya, penyusunan neraca saldo dapat memakan waktu tiga hari untuk menghitung secara manual tetapi hanya satu jam menggunakan komputer. Selain itu, catat area di mana upaya tersebut dapat ditingkatkan di waktu berikutnya. Misalnya, jika Anda mengembangkan rutinitas khusus yang dapat digunakan kembali oleh audit tahun depan, perhatikan potensi penghematan di masa depan.
Jika teknik tersebut siap diterapkan untuk audit lain, ini juga harus diperhitungkan dalam analisis biaya/manfaat. Pastikan untuk menyoroti area di mana audit lain dapat memperoleh manfaat dari pekerjaan yang diselesaikan dalam audit ini. Beberapa keluaran dari percobaan mungkin hanya valid atau berguna untuk audit tersebut; lain dapat menghasilkan penghematan dalam audit lainnya. Jika Anda harus mengakses dan menganalisis sistem keuangan perusahaan, sebagian biaya harus dibebankan pada audit percobaan, tetapi harus diakui secara formal bahwa setiap audit masa depan yang memerlukan akses ke informasi serupa akan mendapat manfaat dari pekerjaan yang telah dilakukan.
Pelajaran yang Dipetik
Di akhir masa percobaan, siapkan pernyataan sederhana tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil. Garis besar pelajaran yang dipetik, menyatakan di mana alat dan teknik otomatis dapat digunakan dan apa yang dapat ditingkatkan dan bagaimana. Jangan meremehkan masalah yang terjadi, tetapi fokus pada penyelesaiannya dan cara untuk memastikan bahwa kegiatan CAATT di masa depan dapat menghindari masalah yang sama.
Juga, soroti hal-hal yang bekerja dengan baik dan bernilai khusus. Pelajaran yang dipetik juga memberikan kesempatan untuk mendiskusikan manfaat lunak atau tidak berwujud, yang mungkin tidak tercermin dalam analisis biaya/manfaat yang sulit. Perhatikan bagaimana penggunaan CAATT memungkinkan auditor untuk melakukan audit secara lebih efisien dan efektif. Perhatikan juga area di mana tim audit dapat menyesuaikan program audit awal dan
membuat penilaian yang lebih baik daripada hanya mengikuti program audit manua l.
Akhirnya, garis besar bagaimana konsep CAATT cocok dengan tujuan dan sasaran departemen audit dan seluruh organisasi. Jika percobaan awal CAATT berhasil, manajemen audit harus tertarik untuk memperluas penggunaan komputer ke audit lainnya. Manajemen senior mungkin juga tertarik dengan kemampuan tersebut (lihat Studi Kasus 39).
Masalah berikutnya yang harus diatasi adalah kenyataan bahwa tidak semua auditor memiliki tingkat keakraban atau kompetensi yang sama dengan perangkat keras dan perangkat lunak komputer. Semua auditor juga tidak akan secara terbuka menyambut pengenalan teknologi informasi. Anda akan dihadapkan dengan jenis inersia yang berbeda dan, sampai tingkat tertentu, ketakutan. Seperti yang ditunjukkan dalam Bab 1, ada kontinum teknologi informasi, dan beberapa auditor akan berada pada tahap pengenalan sebagai pengguna baru yang ketakutan, sedangkan yang lain akan berada pada tahap lanjutan sebagai pengguna berpengalaman yang mengarahkan organisasi audit ke area baru otomatisasi.
Harapan dan persyaratan dari kedua jenis auditor ini harus dikelola.
Mengatur Kelompok Kerja
Filosofi yang mendasari di balik pendekatan yang disarankan untuk pengembangan alat dan teknik otomatis adalah penyediaan data, alat, dan dukungan untuk memungkinkan auditor melakukan analisis mereka sendiri. Auditor harus dapat mengajukan pertanyaan dan memperoleh jawaban serta harus dapat berinteraksi dengan data. Pendekatan ini membutuhkan langkah sadar dan disengaja dari operasi dukungan yang sangat terpusat di mana spesialis IS menerima permintaan informasi dari auditor, menulis kode yang diperlukan, dan menyerahkan laporan tercetak kepada mereka. Seseorang dapat melihat transisi ke pendekatan yang lebih praktis, dimulai dengan literasi komputer; pindah ke pengembangan CAATT standar, dengan kemampuan ekstraksi dan pengunduhan; dan terakhir, untuk analisis data dan alat otomatis serta dukungan untuk auditor. Idenya adalah agar CAATT mendukung dan meningkatkan proses berpikir auditor. Dengan demikian, auditor dapat mengembangkan jalur penyelidikan baru dengan cepat dan menggunakan komputer untuk mengevaluasi hasil.
Mereka dapat berinteraksi dengan data dan mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang informasi. Untuk mengelola proses ini dengan cara yang paling alami bagi orga nisasi yang terus belajar dan para anggotanya, pembentukan kelompok kerja telah terbukti membantu.