BAB 4 CAATT UNTUK AUDIT CAKUPAN LEBIH LUAS
4.3 Audit dan Rekayasa Ulang
Audit dapat dilibatkan dalam evaluasi inisiatif rekayasa ulang atas permintaan manajemen senior. Kondisi ekonomi baru-baru ini telah memaksa banyak perusahaan untuk mempertimbangkan menutup bagian dari organisasi. Dalam banyak kasus, seperti yang diilustrasikan dalam Studi Kasus 30, audit berperan dalam meninjau hasil penutupan.
Studi Kasus 30: Penutupan Toko
Audit memeriksa pengendalian atas aktivitas yang terkait dengan penutupan gerai ritel. Tim audit ingin menentukan apakah persediaan barang telah dijaga dengan baik selama penutupan untuk mencegah pencurian atau kerugian dan bahwa persediaan dan peralatan kantor dijual dengan harga yang sesuai.
Selama fase perencanaan, tim audit mengekstrak informasi dari sistem inventaris untuk toko ritel yang ditutup. Tim audit menggunakan data untuk melakukan tiga analisis awal. Pertama, jumlah total dan nilai dolar dari persediaan dan peralatan di toko dihitung.
Selanjutnya, tiga daftar transaksi rinci diproduksi. Untuk analisis awal pertama, kriteria yang ditentukan auditor digunakan untuk mengidentifikasi peralatan yang dianggap memiliki risiko pencurian yang tinggi. Ini termasuk dolar tinggi, teknologi baru dan barang -barang portabel seperti komputer dan mesin kasir, yang mungkin menarik bagi pencuri. Laporan kedua mencantumkan sampel acak item inventaris, dan laporan ketiga mengidentifikasi semua item yang telah terjual kurang dari nilai pasar.
Perangkat lunak analisis data memungkinkan tim audit untuk melakukan analisis awal yang diperlukan untuk mengidentifikasi populasi audit dan memilih sampel transaksi untuk ditinjau. Hasilnya, pekerjaan di tempat lebih efektif dan efisien, mengurangi gangguan pada klien. Tidak mengherankan, analisis mengidentifikasi beberapa kelemahan kontrol sistemik dalam proses penutupan toko.Program perangkat lunak audit yang dikembangkan untuk audit penutupan toko berhasil digunakan kembali untuk audit penutupan toko lainnya, mengurangi fase perencanaan untuk penutupan berikutnya lebih dari 50 persen dan berkontribusi pada pengamanan aset perusahaan yang berharga. Mengingat banyaknya item dalam inventaris (1.033.000 plus), penggunaan komputer sangat penting untuk audit.
Di lain waktu, masa depan keuangan perusahaan bergantung pada keberhasilan implementasi inisiatif pengurangan atau perampingan. Meskipun seringkali di luar cakupan audit tradisional, audit dapat berkontribusi pada keberhasilan program. Sekali lagi, CAATT dapat digunakan untuk mendukung audit program pengurangan, seperti yang ditunjukkan dalam Studi Kasus 31.
Studi Kasus 31: Tinjauan Program Perampingan
Perusahaan membuat program perampingan untuk mengefisienkan jumlah karyawan dengan menawarkan insentif tunai kepada mereka yang bersedia pensiun dini atau diberhentikan. Audit meninjau keseluruhan efisiensi dan efektivitas program ini. Pencarian database temuan mengungkapkan bahwa kantor cabang telah melakukan audit program pengurangan divisi. Beberapa baris pertanyaan diekstraksi dari program audit dan digunakan sebagai bagian dari audit di seluruh perusahaan. Informasi yang diperlukan untuk menentukan apakah program perampingan perusahaan telah mencapai tujuannya terkandung dalam beberapa sistem informasi yang berbeda. Secara khusus, auditor harus mengekstrak informasi dari sistem pelacakan perampingan, sistem informasi personalia, dan sistem penggajian. Kombinasi data dari sistem ini digunakan untuk memperoleh gambaran lengkap dari semua aspek program reduksi.
Sistem pelacakan perampingan digunakan untuk mengidentifikasi populasi audit (yaitu, semua karyawan yang berpartisipasi dalam program pengurangan dengan menerima insentif tunai dan meninggalkan perusahaan). Nomor karyawan dari individu-individu ini digunakan untuk mengekstrak informasi dari sistem informasi kepegawaian, seperti:
• Klasifikasi dan level pekerjaan
• Gaji
• Jumlah tahun kerja
• Departemen
Data dari sistem informasi kepegawaian kemudian digunakan untuk menganalisis dampak program perampingan. Auditor mengidentifikasi berdasarkan departemen jumlah karyawan sebelum, dan setelah, implementasi program perampingan dan membandingkan angka-angka ini dengan jumlah total karyawan di setiap departemen yang keluar dari program. Ini dengan cepat menyoroti departemen di mana telah ada aktivitas perekrutan selama program ini berlaku. Misalnya, auditor menemukan satu departemen yang dimulai dengan 200 karyawan, mengakhiri tahun dengan 180 karyawan, tetapi memiliki 35 karyawan yang menerima pembayaran tunai. Ini berarti bahwa departemen mempekerjakan 15 orang selama periode yang sama ketika perusahaan berusaha mengurangi jumlah keseluruhannya.
Salah satu tujuan audit adalah untuk menentukan apakah program perampingan telah dikelola dan dipantau dengan benar. Tujuan lain menilai apakah program tersebut menimbulkan masalah atau tidak, seperti kekurangan karyawan dengan jenis keterampilan tertentu, atau apakah program tersebut berdampak negatif pada inisiatif kesetaraan kerja dengan melepaskan lebih banyak karyawan wanita. Untuk menjawab tujuan tersebut, auditor mengidentifikasi semua karyawan yang telah meninggalkan perusahaan dan mengkategorikannya berdasarkan usia, jenis kelamin, klasifikasi pekerjaan, dan kategori lainnya. Dengan meninjau data dalam format agregat, auditor memperoleh gambaran keseluruhan tentang dampak program. Secara khusus, mereka mencatat bahwa ada banyak insinyur tingkat pemula dan senior, tetapi sangat sedikit insinyur tingkat menengah—masalah potensial dalam jangka pendek.
Auditor juga menggunakan nomor identifikasi karyawan untuk mengekstrak jumlah setiap pembayaran tunai dan total biaya semua pembayaran tunai dari sistem penggajian.
Bidang utama seperti masa kerja/pekerjaan dan data usia dari sistem informasi kepegawaian dan jumlah gaji tahunan dari sistem pembayaran digunakan oleh auditor untuk melakukan verifikasi 100 persen dari perhitungan penyelesaian tunai dan hak yang dibayarkan kepada setiap karyawan di bawah pengurangan program. Contoh kelebihan pembayaran mudah diidentifikasi dan tindakan pemulihan diambil. Selain itu, auditor mengidentifikasi karyawan yang dibayar rendah dan memastikan bahwa cek dikirim kepada mereka. Audit berhasil memberikan penilaian kepada manajemen senior tentang dampak dan efektivitas program perampingan, serta total biaya program. Untuk menggabungkan dan menganalisis data dari tiga sistem tidak akan praktis tanpa menggunakan alat dan teknik otomatis.
Dalam kasus rekayasa ulang lainnya, manajemen mungkin khawatir tentang persyaratan hukum dan kebijakan perusahaan tentang isu-isu seperti kesetaraan pekerjaan dan praktik perekrutan yang adil. Seperti dalam Studi Kasus 32, audit mungkin diminta untuk meninjau kemajuan menuju tujuan dari jenis program ini.
Studi Kasus 32: Program Praktik yang Adil
Audit mengevaluasi praktik promosi dan perekrutan organisasi untuk menentukan kemajuan yang dicapai menuju pencapaian tujuan kesetaraan pekerjaan (promosi yang adil dan praktik perekrutan). Auditor mencari direktori kebijakan dan prosedur perusahaan dan menemukan materi latar belakang yang sangat baik tentang tujuan perusahaan dari program praktik yang adil. Tujuan-tujuan ini dipotong-dan-ditempelkan ke dalam kertas kerja dan membentuk dasar dari program audit.
Auditor memperoleh data perekrutan dan promosi dari database personalia untuk tahun berjalan dan empat tahun sebelumnya. Dengan menggunakan data ini, mereka melakukan analisis terperinci tentang tren dalam perekrutan dan promosi karyawan. Selama fase analisis awal audit, jumlah total promosi dihitung untuk setiap departemen. Selanjutnya, jumlah dan persentase, dibandingkan dengan total kenaikan pangkat, dihitung berdasarkan suku, jenis kelamin, dan cacat fisik, untuk masing-masing empat tahun terakhir. Persentase keseluruhan dibandingkan dengan tingkat target yang dinyatakan dalam standar praktik yang adil untuk perusahaan.
Analisis tersebut memungkinkan auditor untuk memperoleh gambaran umum tentang kemajuan menuju praktik perekrutan yang adil yang dicapai oleh setiap departemen selama
empat tahun terakhir. Pada departemen yang belum mencapai tujuan atau standar, analisis lebih lanjut dilakukan untuk memeriksa data terkait berdasarkan kategori dan level pekerjaan (supervisor/nonsupervisory). Ini menyoroti klasifikasi pekerjaan tertentu di mana kemajuan menuju praktik promosi yang adil berada di bawah standar perusahaan. Dalam kasus ini, tindak lanjut dilakukan di tempat dengan bagian kepegawaian untuk meninjau alasan yang mendasarinya. Selanjutnya, semua perekrutan diperiksa menggunakan jenis analisis yang sama.
Analisis yang dilakukan oleh auditor memungkinkan mereka untuk memusatkan perhatian mereka pada bagian audit manual yang lebih memakan waktu di departemen berisiko tinggi. Hal ini juga memungkinkan auditor untuk memberikan gambaran kepada manajemen tentang kemajuan hingga saat ini dan melakukan analisis tren untuk masa depan.
Penggunaan komputer secara signifikan mengurangi waktu yang terlibat dan menyederhanakan proses audit, sambil mempertahankan atau meningkatkan hasil.
Tekanan pada organisasi untuk lebih efektif juga akan berdampak pada jenis kegiatan yang dilakukan oleh audit. Manajemen senior akan mengharapkan audit untuk berkontribusi dengan menilai program perusahaan yang penting. Hal ini pada gilirannya akan menyebabkan audit mengevaluasi metode, alat, dan tekniknya saat ini. Dalam banyak kasus, CAATTs akan memainkan peran penting dalam membantu audit untuk melaksanakan tugasnya dan dalam memberikan kontribusi untuk pengetahuan manajerial.