BAB 4 CAATT UNTUK AUDIT CAKUPAN LEBIH LUAS
4.1 Penggunaan CAATT yang Terintegrasi
Karena perangkat lunak CAATT dikembangkan dan diperkenalkan kepada auditor, diperlukan lebih banyak integrasi perangkat lunak ke dalam proses audit. Integrasi ini melibatkan penggunaan CAATT selama proses audit, mulai dari perencanaan hingga pelaporan dan bahkan hingga administrasi fungsi audit.
Secara terpisah, penggunaan CAATT dapat efektif dalam mengurangi tugas-tugas manual yang terkait dengan aspek-aspek tertentu dari audit. Namun, pendekatan yang lebih terintegrasi untuk penggunaan CAATT akan membantu memaksimalkan potensi manfaat mereka. Contoh sebelumnya di Bab 3 menjelaskan cara-cara di mana alat dan teknik otomatis mendukung proyek audit internal, menjadikannya lebih efisien dan efektif melalui penggunaan CAATT berbasis komputer mikro. Namun, untuk sebagian besar, penggunaan CAATT dalam Bab 3 berfokus pada persyaratan analisis data audit.
Studi Kasus 28 menunjukkan bagaimana sejumlah jenis perangkat lunak audit yang berbeda digunakan untuk mendukung audit. Teknik yang digunakan dalam audit ini termasuk pencarian teks, operasi cut-and-paste sederhana, sampling statistik dan terarah, dan
penggunaan telekomunikasi dan perangkat lunak lainnya. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bagaimana tim audit dapat menggabungkan semuanya dan membuat penggunaan yang lebih baik dari semua perangkat lunak tujuan umum dan khusus audit yang mereka miliki, bukan hanya perangkat lunak analisis data. Contoh ini menggambarkan bagaimana berbagai CAATT dapat digunakan selama proses audit, meningkatkan efisiensi dan efektivitas audit. Tujuannya adalah untuk mendorong auditor untuk mengadopsi pendekatan terpadu untuk penggunaan teknologi dalam mendukung seluruh proses audit.
Studi Kasus 28: Pengelolaan Komisi dan Bonus
Departemen audit diminta oleh manajemen senior untuk meninjau sistem kompensasi bagi staf penjualan—khususnya, pembayaran komisi dan bonus. Selama fase perencanaan, tim audit menggunakan perangkat lunak pencarian teks untuk meninjau laporan dan program audit sebelumnya untuk menentukan apakah masalah yang berkaitan dengan pengelolaan komisi dan bonus telah ditangani dalam penugasan audit sebelumnya. Tim juga menggunakan Internet untuk mencari dan mengambil salinan program audit relevan yang digunakan oleh auditor dari perusahaan lain. Beberapa situs yang berisi program audit gratis dikunjungi selain pencarian umum Google. Tim secara elektronik memotong dan menempelkan bagian yang dipilih dari program audit ini ke dalam program audit yang mereka kembangkan untuk audit.
Selanjutnya, mereka meninjau secara elektronik kebijakan personel perusahaan di intranet perusahaan untuk mengembangkan pemahaman tentang aturan dan peraturan yang berkaitan dengan persetujuan, dan tingkat kompensasi untuk, berbagai bonus dan komisi.
Bagian yang relevan dari kebijakan ini dipotong dan ditempelkan ke kertas kerja latar belakang audit, termasuk bagian tentang jadwal komisi dan prasyarat untuk bonus. Tim audit juga menggunakan perangkat lunak diagram alur untuk mencatat proses persetujuan dan kontrol atas pembayaran. Namun, selama tahap perencanaan, tim audit mengekstrak data dari sistem kompensasi untuk menentukan pola pembayaran komisi dan bonus perusahaan. Meninjau total pembayaran ini selama lima tahun terakhir, berdasarkan wilayah, memungkinkan auditor untuk mengidentifikasi tren berdasarkan jenis bonus dan bulan, dan untuk menentukan wilayah mana yang memiliki total pembayaran komisi dan bonus terbesar.
Tim juga menggunakan transaksi terperinci dari sistem kompensasi untuk memilih sampel statistik transaksi yang terkait dengan komisi dan bonus untuk tinjauan di tempat.
Metodologi sampling unit dolar digunakan untuk memilih sampel pembayaran, yang diunduh ke komputer mikro. Akhirnya, beberapa analisis dilakukan pada transaksi rinci untuk mengidentifikasi sampel penilaian (diarahkan) untuk tinjauan lebih lanjut. Secara khusus, dengan menggunakan kriteria yang ditetapkan oleh tim audit dan manajemen senior, satu analisis mengidentifikasi semua karyawan, berdasarkan wilayah geografis, yang telah menerima komisi atau bonus sebesar 20 persen atau lebih dari angka gaji reguler mereka.
Tabel 4.1 Staf Penjualan dengan Komisi dan Bonus 20% dari Gaji
Nama Area Bonus Gaji Persentase
Jones North 7,115.50 35,000.00 20.00
Black East 7,341.00 35,000.00 21.00
Smith West 10,445.25 35,000.00 30.00
Williams East 12,572.34 41,000.00 31.00
Cantel North 13,927.01 35,000.00 44.00 Coderre West 15,279.01 35,000.00 44.00 Bobins South 13,854.27 25,000.00 55.00
Total 80,534.37
Selanjutnya, auditor melakukan analisis untuk mengidentifikasi semua cabang dengan peningkatan signifikan dibandingkan anggaran tahun lalu untuk komisi dan bonus. Total berdasarkan cabang, berdasarkan area penjualan, dan kriteria lainnya diproduksi dan ditinjau.
Hasil analisis ini digunakan untuk memilih lebih banyak transaksi untuk sampel terarah. Untuk semua karyawan yang dipilih baik dalam sampel statistik atau penilaian, data batu nisan dasar diekstraksi dari sistem personalia, termasuk jabatan, klasifikasi pekerjaan, lokasi kerja, penyelia, dan tingkat gaji dasar. Sistem kompensasi juga digunakan untuk menentukan total komisi dan bonus yang dibayarkan kepada setiap karyawan dalam dua sampel, menurut tahun, dan selama tiga tahun terakhir. Sistem penjualan digunakan untuk mengidentifikasi volume penjualan tahunan untuk karyawan ini selama tiga tahun terakhir. Sebagai hasil dari penggunaan CAATT untuk mengekstrak dan menganalisis data dari berbagai sistem, tim audit memiliki gambaran lengkap dari setiap karyawan dalam dua sampel bahkan sebelum tim audit meninggalkan kantor. Penggunaan teknologi selama fase perencanaan juga membantu mereka mengembangkan program audit dengan cepat, meninjau kebijakan perusahaan terkait, dan memilih sampel statistik dan penilaian untuk ditinjau lebih lanjut.
Korporasi memiliki beberapa pabrik dan kantor cabang yang berlokasi di seluruh negeri. Karena fase pelaksanaan audit membutuhkan tinjauan file di tempat, tim audit dibagi menjadi empat tim: tiga akan melakukan perjalanan ke kantor jarak jauh dan satu akan melakukan tinjauan pembayaran kantor pusat dan mengoordinasikan agregasi hasil. Untuk membantu memastikan konsistensi di seluruh tim audit dan untuk memandu auditor melalui program dan kriteria audit yang kompleks terkait dengan pembayaran komisi dan bonus, program audit elektronik dikembangkan menggunakan Visual Basic. Informasi batu nisan untuk setiap karyawan yang dipilih dalam sampel statistik dan penilaian, seperti gaji tahunan, total komisi, total bonus, jabatan, supervisor, dan cabang, dibacakan ke dalam program audit elektronik. Satu layar komputer menyajikan informasi tersebut kepada auditor agar mudah ditinjau. Program audit juga memimpin auditor melalui serangkaian pertanyaan dan bercabang ke bagian yang berbeda dari program audit sesuai dengan jawaban yang disediakan auditor. Misalnya, program audit bercabang ke bagian yang berbeda berdasarkan jawaban atas pertanyaan “Apakah karyawan terlibat langsung dalam kegiatan penjualan langsung?”
Informasi tambahan diberikan kepada auditor dalam file bantuan, dan menu pull-down digunakan untuk menyederhanakan tugas menyelesaikan tanggapan untuk masing -masing bidang yang diperlukan. Program audit elektronik juga digunakan untuk menangkap informasi yang diperoleh dan kesimpulan yang ditarik selama tinjauan manual di tempat dari file.
Informasi yang diperoleh termasuk bukti tinjauan manajemen, alasan dan jenis komisi atau bonus, dan pendapat auditor tentang kewajaran pembayaran. Akhirnya, program audit elektronik menyimpan semua informasi dalam file data, yang dapat dianalisis menggunakan perangkat lunak analisis data.
Tiga tim audit on-the-road dilengkapi dengan laptop dengan koneksi internet. Setiap malam, file data untuk transaksi yang ditinjau hari itu dan catatan kertas kerja terkait dikirim melalui FTP ke kantor audit, di mana mereka dianalisis oleh pemimpin proyek. Pemimpin proyek meninjau kelengkapan setiap file, menggabungkan file data ke dalam file ringkasan, dan melakukan berbagai analisis pada file, seperti ringkasan per cabang, lintas cabang, area penjualan, dan menurut produk. File ringkasan juga memungkinkan perbandingan hasil yang diperoleh setiap tim dan analisis hasil keseluruhan, seperti total dolar komisi atau bonus yang dianggap tidak sesuai versus total pembayaran yang ditinjau. Pemimpin proyek juga menggunakan email untuk mengirim instruksi tambahan kepada tim audit. Dalam satu kasus, pemimpin proyek menggunakan FTP untuk mengirim tim modifikasi program audit elektronik untuk menangani situasi khusus di salah satu kantor cabang.
Selama fase pelaporan, perangkat lunak presentasi digunakan untuk mengembangkan slide untuk menggambarkan secara grafis temuan audit utama dan rekomendasi untuk wawancara keluar. Laporan akhir disiapkan menggunakan perangkat lunak pengolah kata, dan temuan disimpan dalam database temuan, yang dapat diakses oleh semua tim audit dalam organisasi. Rincian program audit juga ditempatkan di direktori terpusat untuk digunakan oleh tim audit lainnya.
Dalam Studi Kasus 28, CAATT digunakan selama proses audit mulai dari awal fase perencanaan (Internet, penelusuran elektronik, potong dan tempel, diagram alur, dan analisis tren) hingga fase pelaksanaan (analisis statistik, sampel penilaian, pencocokan file, email, transfer file, pemrograman, dan analisis data) hingga fase pelaporan (presentasi, grafik, pengolah kata, database). Baik alat dan teknik yang mahal/canggih, maupun kertas kerja otomatis yang lengkap tidak digunakan, namun audit masih dapat mencapai manfaat yang signifikan melalui penggunaan CAATT yang terintegrasi. Selain itu, konsistensi dipertahankan di seluruh tim audit dan data dianalisis dengan cepat dan efektif.
Mengotomatiskan bagian-bagian kecil dari proses audit dapat mencapai manfaat yang signifikan. Sorting, searching, dan sampling merupakan contoh fungsi analisis data yang sering menggunakan CAATT. Namun, alat dan teknik otomatis lainnya dapat membantu auditor dalam melakukan banyak tugas yang berbeda. Komunikasi, penelitian latar belakang, persiapan kertas kerja, dan banyak tugas audit lainnya juga dapat menggunakan teknologi.
Secara kolektif, penggunaan terpadu dari berbagai CAATT dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas seluruh proses audit sehingga keseluruhan lebih besar daripada jumlah bagian- bagiannya. Manajemen audit dan auditor harus memeriksa semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari audit. Banyak dari tugas-tugas ini dapat mengambil manfaat dari penerapan teknologi dengan biaya minimal. Manajemen audit juga harus memeriksa tugas administratif yang mereka lakukan untuk mengelola dan mengelola fungsi audit untuk menentukan cara terbaik untuk menerapkan CAATT di area ini.