CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỐI TÁC TIN CẬY TOÀN CẦU
2.5. Cơ cấu tổ chức
2.5.1. Sơ đồ quản lý bộ máy của Công ty:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quản lý bộ máy của Công ty TNHH Đối Tác Tin Cậy Toàn Cầu
2.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng Phòng ban:
Giám đốc:
- Giám đốc: Là đại diện cho Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng quy định của Chính phủ, chịu trách nhiệm trƣớc Pháp luật, tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng.
- Quản lý bộ máy nhân sự của Công ty, đề ra những quyết định cho nhân viên của mình.
Phòng kinh doanh:
- Đây là phòng quan trọng nhất của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Tìm kiếm, giao dịch, ký kết và tổ chức thực hiện các đơn hàng, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng quen thuộc, tìm kiếm khách hàng mới.
- Lên chiến lƣợc kinh doanh, tìm kiếm khách hàng.
- Tìm kiếm, thƣơng lƣợng với hãng tàu, hãng hàng không để có giá tốt nhất.
32
- Thống kê, đánh giá hiệu quả, báo cáo tình hình kinh doanh và đề xuất phƣơng hƣớng kinh doanh cho thời gian tới, phù hợp với nhu cầu của thị trƣờng.
Phòng chứng từ:
- Tiếp nhận các chứng từ của khách hàng.
- Lập các chứng từ cần thiết cho lô hàng xuất nhập khẩu: khai hải quan, làm B/L, thủ tục liên quan đến giao nhận.
- Theo dõi thƣờng xuyên và liên tục trong quá trình cung cấp dịch vụ, thông báo và liên hệ với khách hàng khi có những thông tin cần thiết hay các vấn đề liên quan đến hàng hóa.
- Kiểm tra chứng từ hàng nhập.
- Làm thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O).
- Chịu trách nhiệm thông báo thời gian tàu đến ETA , tàu đi cho khách hàng ETD . - Giao chứng từ cho nhân viên giao nhận.
- Lƣu trữ các chứng từ và công văn.
Phòng logistics:
- Lập và thực hiện kế hoạch nhận hàng và xuất hàng đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng.
- Liên hệ trực tiếp để lấy thông tin về lô hàng cần làm dịch vụ.
- Tƣ vấn các vấn đề về thủ tục hải quan nhƣ mã số hàng hóa (HS Code), Luật Hải quan,... và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết nhƣ giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch,...
- Chuẩn bị hồ sơ khai thuê hải quan.
- Giải quyết mọi vấn đề phát sinh của lô hàng nhƣ với Hải quan. (OPS) - Trực tiếp làm hàng, xử lý các lô hàng tại cảng Cát Lái và Sân bay (OPS).
- Thuê xe vận chuyển đƣa hàng về kho cho khách hàng khi có yêu cầu.
Phòng chăm sóc khách hàng:
- Tiếp nhận những phản ánh và những vấn đề chung của khách hàng và hƣớng dẫn khách hàng gặp đƣợc ngƣời phụ trách.
- Chủ động, lập kế hoạch để thăm hỏi và tặng quà cho khách hàng lâu năm.
- Tiếp nhận mọi thông tin khiếu nại của khách hàng đƣa ra những phƣơng hƣớng xử lý nhanh nhất.
33
- Báo cáo cho quản lý và giám đốc để xin ý kiến và thảo luận trong các cuộc họp cuối tuần.
Phòng kế toán:
- Thực hiện các công tác kế toán và theo dõi các vấn đề thanh toán.
- Quản lý và giám sát mọi mặt về tình hình tài chính của Công ty nhƣ tiền mặt khoản thu chi, công nợ, thanh toán tiền hàng,...
- Lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh cho giám đốc.
2.5.3. Cơ cấu nguồn nhân lực:
(Thể hiện qua bảng thống kê)
34
Bảng 2.1: Bảng cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty TNHH Đối Tác Tin Cậy Toàn Cầu năm 2018 - 2019
Đơn vị: Người
STT Phòng ban Năm 2018 Năm 2019
Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ trọng (%) Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ trọng (%)
1 Giám đốc 1 6.25 1 4.55
Đại học 1 6.25 1 4.55
2
Phòng kinh doanh 4 25.00 6 27.27
Đại học 2 12.5 4 18.18
Cao đẳng 2 12.5 2 9.09
3
Phòng chứng từ 3 18.75 4 18.18
Đại học 1 6.25 2 9.09
Cao đẳng 2 12.5 2 9.09
4
Phòng Logistics 5 31.25 7 31.82
Đại học 3 18.75 4 18.18
Cao đẳng 2 12.5 3 13.64
5 Phòng chăm sóc khách hàng 1 6.25 2 9.09
Đại học 1 6.25 2 9.09
6
Phòng kế toán 2 12.5 2 9.09
Cao đẳng 2 12.5 2 9.09
Tổng 16 100.00 22 100.00
35
- Trình độ: Đại học – Cao đẳng (100%).
- Đa phần tất cả nhân viên trong Công ty đều đƣợc tuyển dụng một cách kỹ càng về kiến thức, kỹ năng cũng nhƣ thái độ và do chính Giám đốc trực tiếp tuyển dụng. Tất cả thành viên trong Công ty đều là những thành viên xuất thân từ các chuyên ngành liên quan nhƣ: Xuất nhập khẩu, ngoại thƣơng, kinh doanh quốc tế, logistics hay các ngành kinh tế có liên quan. Vì thế mà lực lƣợng nhân viên có đủ khả năng cũng nhƣ kiến thức để có thể hoàn thành tốt công việc và xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc.
- Nhân viên trong Công ty sẽ đƣợc đào tạo trƣớc khi nhận công việc chính thức để đảm bảo cho quá trình thực hiện công việc đƣợc diễn ra logic và không bị trì trệ trong suốt quá trình vận hành của Công ty. Môi trƣờng làm việc năng động, nguồn nhân lực trẻ có nhiều năng lƣợng càng chứng minh đƣợc nguồn nhân lực của Công ty hiện tại khá tốt.
- Tuy nhiên, để nâng cao tay nghề hay trình độ cùng với những kiến thức sâu rộng trong ngành. Công ty nên cho nhân viên đi học các lớp đào tạo và huấn luyện chuyên sâu, đồng thời tăng thêm các lợi ích để khuyến khích tinh thần làm việc và tạo động lực cho nhân viên của mình.