1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Capaian aksi perubahan dalam jangka pendek adalah tersedianya Sistem Informasi Terintegrasi Satandarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat) sebagai upaya peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok terutama untuk program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.
Capaian pelaksanaan kegiatan aksi perubahan berdasarkan tahapan jangka pendek adalah 100 % (semua tercapai). Tahapan jangka pendek sebagai berikut:
A. Persiapan pelaksanaan Aksi perubahan 1) Koordinasi dan konsultasi dengan mentor;
Meminta arahan mentor terkait implementasi rancangan aksi perubahan dan menyampaikan draft Tim efektif.
Gambar 8. Koordinasi dan Konsultasi Mentor terkait Pembentukan Tim Efektif
2) Pembentukan tim efektif
Untuk menguatkan keterikatan tim yang akan mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan, maka diperlukan adanya Surat Perintah Tim Kerja Efektif yang akan diberdayakan dalam proses pelaksanaan aksi perubahan. Tim Kerja ini beranggotakan pejabat struktural/Fungsional, pada Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dimana dalam pembagian tugas yang jelas sesuai dengan kompetensi
maupun bidang tugasnya. Dalam aksi perubahan ini surat keputusan tim kerja ditetapkan oleh Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok pada tanggal 6 Juni 2022 dengan Nomor 60/SP/Dep.3.3/VI/2022.
Gambar 9. Surat Keputusan Tim Kerja B. Menyusun desain sistem aplikasi
1. Rapat koordinasi dengan tim efektif dan konsultan IT terkait penyusunan rancang bangun aplikasi e-Stanfikat.
Dalam rapat ini Project Leader memberikan penjelasan kepada anggota tim terkait rencana Aksi Perubahan, tujuan dan manfaat, serta tahapan-tahapan kerja.
Secara umum semua anggota tim menyatakan memberikan dukungan terhadap rencana aksi perubahan yang akan dilakukan. Koordinasi dan komunikasi tidak hanya dilakukan dalam rapat formal akan tetapi juga dapat melalui WA Group.
Gambar 10. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
Gambar 11. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
Gambar 12. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
2. Konsultan IT menyusun desain dan layout Sistem Informasi (e-Stanfikat) sesuai konsep proses bisnis (9 – 16 Juni 2022)
Gambar 13. Konsultan IT Sedang Membuat Rancangan Sistem
C. Pembuatan Sistem Aplikasi
1. Pembuatan aplikasi sesuai rancang bangun oleh Konsultan IT (17 Juni – 23 Juni 2022)
Setelah disepakati desain dan layout sistem informasi, konsultan IT mulai merancang sistem informasi e-Stanfikat.
Gambar 14. Tampilan Awal Aplikasi e-Stanfikat
2. Rapat koordinasi hasil pembuatan aplikasi sesuai konsep rancang bangun dengan tim efektif dan konsultan IT (24 Juni 2022)
Rapat ini membahas aplikasi yang sudah selesai dibuat oleh konsultan IT dan meminta masukan dari peserta rapat untuk penyempurnaan aplikasi e-Stanfikat.
Gambar 15. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
Gambar 16. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
Gambar 17. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
3. Upload Data dukung yang akan dimasukkan kedalam sistem aplikasi oleh Konsultan IT (25 Juni – 27 Juni 2022)
Konsultan IT mulai memasukan data pendukung ke dalam aplikasi/portal e- Stanfikat seperti detail isian form pendaftaran dan form monev.
Gambar 18. Upload Data Dukung Pada Aplikasi e-Stanfikat D. Pembuatan manual book untuk penggunaan sistem
1. Rapat penyusunan manual book untuk penggunaan sistem dengan Konsultan IT dan Tim Efektif (28 Juni 2022)
Rapat bertujuan untuk membahas manual book untuk memudahkan penggunaan aplikasi/portal e-Stanfikat. Rapat dihadiri oleh Mentor, Tim Efektif dan konsultan IT.
Berdasarkan hasil rapat dengan tim efektif dan konsultan IT sebaiknya manual book dimasukkan di dalam aplikasi saja agar lebih efektif dan efisien serta tidak dicetak dalam bentuk buku.
Gambar 19. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 20. Foto Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 21. Notulen Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 22. Manual Book Aplikasi e-Stanfikat
E. Ujicoba Sistem Aplikasi
1. Koordinasi dengan mentor terkait persiapan uji coba aplikasi e-Stanfikat (29 Juni 2022)
Dengan telah selesainya dibangun aplikasi/portal e-Stanfikat maka perlu ditentukan waktu untuk pelaksanaan ujicoba. Sesuai dengan arahan mentor, ujicoba perlu dilakukan dengan mengundang tim internal dari Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, perwakilan dari Bagian Sekretaris Deputi Bidang UKM, dan perwakilan dari Biro Komunikasi dan Teknologi Infomasi.
Gambar 23. Foto Koordinasi dengan Mentor Terkait Persiapan Ujicoba
2. Ujicoba aplikasi e-Stanfikat ( 1 Juli 2022)
Ujicoba dilakukan dengan melibatkan tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, perwakilan dari Biro Komunikasi dan Teknologi Informasi, perwakilan dari Sekretaris Deputi Bidang UKM, perwakilan dari Asisten Deputi Kemitraan dan Perluasan Pasar dan konsultan IT
Gambar 24. Undangan Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 25. Daftar Hadir dan Notulen Rapat Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 26. Foto Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
3. Perbaikan hasil ujicoba aplikasi e-Stanfikat ( 2 Juli – 8 Juli 2022)
Setelah dilakukan ujicoba pada tanggal 1 Juli 2022, konsultan IT memperbaiki aplikasi e-Stanfikat sesuai dengan masukan pada saat ujicoba. Masukan pada saat ujicoba antara lain penambahan menu, tampilan untuk front end, penambahan field pada form pendaftaran dan monev.
Gambar 27. Perbaikan Aplikasi e-Stanfikat setelah Ujicoba
F. Sosialisasi dan implementasi penggunaan sistem informasi e-Stanfikat 1. Menentukan waktu dan UKM yang akan diikutkan dalam sosialisasi
Setelah dilakukan ujicoba aplikasi e-Stanfikat pada tanggal 1 Juli 2022 dan telah dilakukan perbaikan berdasarkan masukan dari peserta ujicoba, akan dilakukan sosialisasi aplikasi/portal e-Stanfikat kepada UKM.
Berdasarkan hasil rapat dan arahan dari mentor, maka sosialisasi akan dilakukan pada tangal 19 Juli 2022 dengan mengundang UKM yang sudah mendapatkan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi Tahun 2021 sebanyak 41 UKM.
Gambar 28. Foto Diskusi Penentuan Waktu dan UKM Yang Diundang Sosialisasi
Gambar 29. Undangan Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat
2. Melakukan sosialisasi aplikasi e-Stanfikat kepada UKM
Sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 19 Juli 2022 yang dihadiri oleh 37 orang yang berasal dari tim Asisten Pengembangan Kawasan dan dan Rantai Pasok, konsultan IT dan UKM terfasilitasi tahun 2021
Gambar 30. Daftar Hadir Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 31. Dokumentasi Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat 3. Implementasi sistem informasi e-Stanfikat
Setelah dilakukan sosialisasi aplikasi e-Stanfikat kepada UKM terfasilitasi Tahun 2021, UKM diminta untuk dapat mengimplementasikan penggunaan aplikasi tersebut untuk melaporkan perkembangan usahanya Semester I. Dari 41 UKM yang diminta untuk melaporkan usahanya terdapat 29 UKM yang telah sukses melakukan registrasi (70,73%) dan diantaranya 21 UKM (51,22%) mengisi data monev dan ada 2 UKM yang juga mendaftar untuk fasilitasi pendaftaran baru.
Dibutuhkan komunikasi yang efektif dan edukasi kepada UKM dalam pengimplementasian aplikasi e-Stanfikat. Dari data perkembangan usaha UKM dapat membantu Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai pasok dalam mengambil kebijakan terkait program standarisasi dan sertifikasi.
Terdapat 71,43 % UKM mengalami kenaikan kapasitas produksi dan omset setelah mendapatkan fasilitasi sertifikasi. Hal ini menjadi dasar kebijakan untuk pentingnya program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi bagi UKM.
Gambar 32. Surat Implementasi Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 33. Data UKM Yang Registrasi Pada Aplikasi e-Stanfikat
G. Monitoring dan Evaluasi
1. Rapat dengan Tim Efektif dan Konsultan IT terkait kuesioner monev
Dengan telah dilakukannya sosialisasi dan implementasi dengan pengisan data oleh UKM pada aplikasi e-Stanfikat, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi untuk mendapatkan masukan dari UKM maupun dari tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok. Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan memberikan kuesioner berisi pertanyaan terkait kebermanfaatan aplikasi dan masukan untuk pengembangan aplikasi.
Gambar 34. Surat Undangan dan Daftar Hadir Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 35. Notulen Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat
2. Data isian kuesioner yang telah diisi
Dari hasil pengisian kuesioner implementasi aplikasi e-Stanfikat terdapat 24 (dua puluh empat) koresponden yang memberikan tanggapan dan masukan.
Koresponden berasal dari UKM dan Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok.
Gambar 36. Isian Kuesiner Dari Koresponden
Dari isian kuesioner, Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dan UKM mendukung adanya aplikasi e-Stanfikat ini dan aplikasi ini dinilai sudah bagus dan sistematis serta sangat membantu dan bermanfaat untuk UKM. Aplikasi ini juga diharapkan dapat digunakan untuk jangka panjang.
3. Perbaikan Sistem
Berdasarkan isian kuesioner dari UKM dan Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok sebanyak 24 (dua puluh empat) koresponden secara umum aplikasi e-Stanfikat ini sudah bagus, sistematis dan mudah digunakan oleh UKM. Ada beberapa masukan terkait implementasi dan perbaikan aplikasi e-Stanfikat antara lain :
a. Terkait proses registrasi ke login diusulkan untuk langsung saja tanpa adanya verifikasi admin terlebih dahulu. Verifikasi data dapat dilakukan admin pada saat data UKM telah masuk/teregister.
b. Adanya penambahan field pada form Monev yaitu terkait volume ekspor UKM sebelum dan setelah difasilitasi, tahun UKM mendapatkan fasilitasi sertifikasi serta kebutuhan sertifikasi lainnya.
c. Perlu lebih digencarkan sosialisasi terkait aplikasi e-Stanfikat.
72
Tabel 21. Capaian Kinerja Pelaksanaan Aksi Perubahan
No Kegiatan Waktu Pelaksanaan Juni Juli Agustus
I II III IV V I II III IV V I II
Jangka Pendek
1 Persiapan pelaksanaan Aksi perubahan
a. Berkoordinasi dengan mentor 3 Juni 2022
b. Membuat surat tugas pembentukan tim efektif 6 Juni 2022 2 Menyusun desain sistem aplikasi
a. Melakukan rapat koordinasi dengan tim efektif dan konsultan IT terkait penyusunan rancang bangun aplikasi e-Stanfikat
7 Juni 2022
b. Meminta Konsultan Tim IT untuk menyusun desain dan layout Sistem Informasi (e-Stanfikat) sesuai konsep proses bisnis
9 – 16 Juni 2022
3 Pembuatan Sistem Aplikasi 17 – 29 Juni 2022
a. Pembuatan aplikasi sesuai rancang bangun 17 – 23 Juni 2022 b. Melakukan rapat koordinasi hasil pembuatan
aplikasi sesuai konsep rancang bangun dengan tim efektif dan konsultan IT
24 Juni 2022
c. Mengupload Data dukung yang akan dimasukan ke dalam sistem aplikasi
25 – 27 Juni 2022
4 Pembuatan manual book untuk penggunaan sistem
a. Rapat penyusunan manual book untuk
penggunaan sistem dengan Konsultan IT dan Tim Efektif
28 Juni 2022
73
No Kegiatan Waktu Pelaksanaan Juni Juli Agust
I II III IV V I II III IV V I II
5 Ujicoba Sistem Aplikasi
a. Koordinasi dengan mentor dan Tim Efektif terkait persiapan uji coba aplikasi e-Stanfikat
29 Juni 2022
b. Uji coba aplikasi e-Stanfikat 1 Juli 2022
c. Perbaikan aplikasi e-Stanfikat oleh konsultan IT 2 – 8 Juli 2022 6 Sosialisasi dan Implementasi penggunaan
sistem informasi e-Stanfikat
a. Menentukan waktu sosialisasi dan implemenntasi sistem informasi e-Stanfikat
12 Juli 2022 b. Menentukan UKM yang akan mengikuti sosialiasi
dan implementasi sistem informasi e-Stanfikat
12 Juli 2022 c. Melakukan Sosialiasi sistem informasi e-Stanfikat 19 Juli 2022 d. Implementasi sistem informasi e-Stanfikat 20 Juli – 26 Juli 2022 7 Monitoring dan Evaluasi
a. Rapat dengan Konsultan IT dan Tim Efektif terkait kuesioner monev
27 Juli 2022 b. Penyebaran kuesioner untuk meminta masukan
atas aplikasi
27 Juli – 2 Agustus 2022
c. Pengumpulan akhir kuesioner 3 Agustus 2022
d. Perbaikan Sistem 3 Agustus – 5 Agustus
2022
4. Manfaat Aksi Perubahan
Aksi perubahan yang dilakukan memberikan manfaat khususnya dalam peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dalam pelaksanaan program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi. Secara umum manfaat dari pelaksanaan aksi perubahan ini dapat dikategorikan sebagai berikut:
A. Bagi Instansi Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok 1. Terjadi peningkatan efektivitas dan kinerja organisasi, khususnya dalam hal
penyebaran informasi terkait fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi.
2. Terjadi peningkatan penyediaan layanan informasi kepada publik khususnya UKM yang lebih transparan;
3. Tersedianya data pendaftaran UKM yang akan difasilitasi dengan cepat, tepat dan sesuai dengan persyaratan
4. Tersedianya data hasil monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi secara realtime dan terdokumentasi dengan baik
B. Bagi UKM
1. Memudahkan UKM untuk mengakses informasi seputar fasilitasi standarisasi dan sertifikasi secara mudah, cepat, efisien dan tanpa biaya;
2. Memudahkan UKM untuk mendaftar program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi;
3. Memudahkan UKM untuk melaporkan perkembangan usahanya dan terdokumentasi dengan baik