33
34 1. Tim Kerja
Tim Kerja Aksi Perubahan Penggunaan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi terdiri dari:
a. Mentor : Ari Anindya Hartika, S.TP
b. Coach : drh. Sumarno, M.M
c. Project Leader : Kepala Bidang Kemitraan UKM
d. Tim Efektif : Tim kerja pada Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok
Gambar 3. Struktur Organisasi Tim Kerja
Dari struktur organisasi tim kerja , peran masing-masing dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 11. Peran Tim Kerja
No. Nama Peran
1. Mentor Memberikan dukungan dan arahan dalam pembuatan aksi perubahan dan membantu memberikan solusi dalam menyelesaikan masalah/hambatan
2. Coach Memberikan bimbingan dan arahan aksi perubahan yang dibuat
MENTOR
Ari Anindya Hartika, S.TP
COACH
drh. Sumarno, M.M
PROJECT LEADER
Yogia Prihartiny, ST
TIM EFEKTIF
35
No. Nama Peran
3. Project Leader Merancang dan memimpin pelaksanaan aksi perubahan serta menjalin komunikasi secara aktif dengan stakeholder
4. Tim Efektif 1. mengumpulkan data atau bahan untuk aksi perubahan
2. menyusun dan merancang produk aksi perubahan
3. melaksanakan sosialisasi produk perubahan kepada stakeholder
4. membantu penerapan aksi perubahan 5. menyusun dan melaksanakan evaluasi aksi
perubahan dan upaya perbaikan
2. Anggaran
Sumberdaya anggaran merupakan faktor utama dalam aksi perubahan ini. Dalam pembangunan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi dibutuhkan bantuan dari stakeholder eksternal yang paham tentang teknologi informasi. Adapun stakeholder eksternal tersebut diposisikan sebagai narasumber, sehingga pembiayaan pembangunan sistem ini sebagian besar untuk biaya narasumber.
Berikut disampaikan Rencana Anggaran Biaya yang diperlukan : Tabel 12. Rencana Anggaran Biaya
36 3. Mapping Stakeholder
Salah satu tahapan dalam aksi perubahan adalah menyakinkan para stakeholder mengenai perubahan yang akan dilakukan agar dapat berperan aktif dalam aksi perubahan ini. Identifikasi awal dilakukan dalam mengetahui dampak (impact) dari perubahan yang akan dilakukan stakeholder dan tingkat pengaruh atau kewenangan (influence) para stakeholder atas keberhasilan aksi perubahan.
Identifikasi dan pemetaan instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari aksi perubahan.
Stakeholders eksternal dan internal dalam aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
a. Stakeholders Internal, meliputi : 1) Deputi Bidang UKM
2) Asisten Deputi Perlindungan dan Kemudahan Usaha Mikro Deputi Bidang Usaha Mikro
3) Eselon II di lingkungan Deputi Bidang UKM 4) Inspektur Kementerian Koperasi dan UKM
5) Kepala Biro Komunikasi dan Teknologi Informasi
6) Kepala Biro Manajemen Kinerja Organisasi dan SDM Aparatur, 7) Kabag Umum,
8) Kabag Perencanaan 9) Staf Deputi Bidang UKM b. Stakeholders Eksternal, meliputi :
1) Dep. Bidang Reformasi Birokrasi Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Kemenpan RB
2) Kepala Dinas Koperasi dan UKM Selindo 3) Konsultan IT
4) UKM
Dalam mewujudkan rencana aksi perubahan, leader harus mengetahui sejauh mana stakeholder mempunyai pengaruh terhadap rencana aksi perubahan, maka stakeholder harus dipetakan berdasarkan pengaruh dan kepentingannya, stakeholder dapat dikategorikan menjadi 4 (empat) kelompok sebagai berikut:
a. Promoters, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan besar terhadap rencana aksi perubahan dan juga punya kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau sebaliknya;
37
b. Defenders, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan individu/kelompok kecil dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan;
c. Latents, yaitu stakeholder yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam rencana aksi perubahan tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan jika mereka menjadi tertarik;
d. Apathetics, yaitu stakeholder yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya rencana aksi perubahan
Sehingga pemetaan dapat mempengaruhi (influence) dan kepentingan (interest), yang dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
Gambar 4. Pemetaan Stakeholder (High influence Low interest)
• Deputi Bidang UKM
• Eselon II di Ling.
Deputi UKM
• Asdep Perlindungan dan Kemudahan Usaha Mikro Deputi Usaha Mikro
Latent
Defenders Promoters
Aphathetics
(High influence H igh interest)
• Asisten Deputi
Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok
• Kepala Biro Komunikasi dan Teknologi Informasi
• Tim Efektif
• Konsultan IT
• UKM
(Low influence H igh interest)
• Inspektur Kementerian KUKM,
• Kepala Biro Manajemen Kinerja Organisasi dan SDM Aparatur,
• Kabag Umum,
• Kabag Perencanaan,
• Kepala Dinas Koperasi dan UKM Selindo
• Dep. Bidang Reformasi Birokrasi Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Kemenpan RB
• Staf Deputi UKM (Low influence Low interest)
Staf di lingkungan Deputi Bidang Perkoperasian, Deputi Bidang Usaha Mikro dan Deputi Bidang
Kewirausahaan
4. Strategi Komunikasi
Tabel 13. Strategi Komunikasi
Tipe Pemangku
Kepentingan Keterangan Strategi
Komunikasi
Promoters 1. Asdep
Pengembanga n Kawasan dan Rantai Pasok 2. Kepala Biro
Komunikasi Teknologi Informasi 3. Tim Efektif 4. Konsultan IT 5. UKM
Memiliki kepentingan dan memiliki pengaruh atas capaian pelaksanaan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi
Managed Closely Menyakinkan kebutuhan dan urgensi membuat Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi
Defenders 1. Inspektur
Kementerian KUKM, 2. Kepala Biro
Manajemen Kinerja Organisasi dan SDM Aparatur,
3. Kabag Umum, 4. Kabag Perencanaan, 5. Kepala Dinas
Koperasi dan UKM Selindo
6. Dep. Bidang
Reformasi Birokrasi Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Kemenpan RB 7. Staf Deputi UKM
Memiliki kepentingan namun memiliki pengaruh yang rendah dalam pelaksanaan rancangan perubahan
Keep Informed Melibatkan secara proaktif dan menjaga
kesinambungan informasi untuk meningkatkan motivasi dan semangat perubahan
Latents 1. Deputi Bidang UKM
2. Eselon II di
lingkungan Deputi Bidang UKM
3. Asdep Perlindungan dan Kemudahan Usaha Mikro Deputi Usaha Mikro
Kurang memiliki kepentingan, tetapi
berpengaruh dalam pelaksanaan Rancangan Perubahan apabila tertarik
Keep Satisfied Melibatkan dan mejaga hubungan baik, serta
menyakinkan bahwa RAP merupakan hal yang bermanfaat bagi instansi Apathetics Staf di lingkungan
Deputi Bidang
Perkoperasian, Deputi Bidang Usaha Mikro dan Deputi Bidang Kewirausahaan
Kurang memiliki kepentingan dan kurang berpengaruh dalam pelaksanaan rancangan perubahan
Minimal Effort meningkatkan minat
stakeholders agar mendukung proyek perubahan yaitu dengan cara diskusi informal