laporan aksi perubahan kinerja organisasi

(1)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI STANDARISASI DAN SERTIFIKASI (e-Stanfikat) UNTUK PENINGKATAN KINERJA ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN KAWASAN DAN RANTAI PASOK

Oleh:

Nama : YOGIA PRIHARTINY, ST NIP : 19850910 200912 2 001

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN

KEMENTERIAN PERTANIAN

BADAN PENYULULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN

CIAWI-BOGOR

2022

(2)

i

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI

Judul : Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat) Untuk Peningkatan Kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan Dan Rantai Pasok

Nanam : Yogia Prihartiny, ST NIP : 19850910 200912 2 001 Angkatan : V

No. Presensi : 25

Jabatan : Kepala Bidang Kemitraan UKM

Unit Kerja : Asisten Deputi Kemitraan dan Perluasan Pasar Telah diuji di depan penguji pada hari Rabu tanggal 10 Agustus 2022.

Mentor

Ari Anindya Hartika, S.TP NIP. 19690328 199303 1 001

Pembimbing/Coach

drh. Sumarno, M.M NIP. 195804121986031001 Penguji 1

Abdul Hani, S.P, M.M NIP. 19650420 199103 1 003

Penguji 2

Dea Christina Junnisa I.S, S.TP, M.AP, M.Agr.Sc NIP. 19820610 200604 2 001

(3)

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, hidayah dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V Tahun 2022 dengan judul “Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi Untuk Peningkatan Kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok”.

Tujuan penyusunan laporan aksi perubahan ini adalah untuk mendorong inovasi atau pembaharuan dari para Aparatur Sipil Negara agar mampu berfikir kreatif dan inovatif sehingga dapat menciptakan suatu Reformasi Birokrasi untuk mencapai good Government menuju Indonesia Maju. Selain itu, penulisan ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan V Tahun 2022.

Laporan aksi perubahan ini juga memuat keberlanjutan aksi perubahan yang menguraikan tahapan seluruh rangkaian kegiatan aksi perubahan baik jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang serta tindak lanjutnya. Dan penulis menyadari bahwa laporan aksi perubahan ini masih jauh dari sempurna serta banyak kekurangan dan kelemahan baik secara substansi maupun kualitas penyajiannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi perbaikan dan kesempurnaan laporan ini.

Terselesaikannya penyusunan laporan aksi perubahan ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan aksi perubahan ini, sehingga dapat berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Pada kesempatan ini pula perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, Bapak Ari Anindya Hartika, STP selaku Mentor, yang telah banyak memberikan masukan, bimbingan dan arahan serta dukungan terhadap aksi perubahan ini;

2. Bapak drh. Sumarno, M.M, selaku Coach yang banyak memberikan arahan dan bimbingan serta masukan dalam penyusunan laporan aksi perubahan ini kepada penulis;

(4)

iii

3. Bapak Abdul Hani, S.P, M.M dan Ibu Dea Christina Junnisa I.S, S.TP, M.AP, M.Agr.Sc, selaku Penguji pada Seminar Aksi Perubahan Kinerja Organisasi;

4. Para Widyaiswara PPMKP Ciawi dan Narasumber Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian (PPKMP) Ciawi-Bogor yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini;

5. Bapak Ibu Staf Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPKMP) Ciawi-Bogor yang membantu dan mengarahkan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Non Kementrian Pertanian Angkatan V Tahun 2022 di Ciawi-Bogor;

6. Tim Kerja Pendukung Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi yang telah memberikan motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan ini;

7. Bapak ibu rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Non Kementrian Pertanian Angkatan V Tahun 2022 yang telah membantu dan mendukung dalam rangka penyelesaian penyusunan laporan aksi perubahan ini.

Demikian Laporan Aksi Perubahan ini dibuat, semoga dapat bermanfaat bagi penulis dan pihak lain dalam memberikan kontribusi positif bagi peningkatan kinerja.

Jakarta, Agustus 2022 Penulis,

YOGIA PRIHARTINY, ST

(5)

iv

Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat)

Untuk Peningkatan Kinerja

Asisten Deputi Pengembangan Kawasan Dan Rantai Pasok Oleh:

Yogia Prihartiny, ST

ABSTRAK

Salah satu fungsi Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM yaitu peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha. Salah satu program kegiatan untuk pelaksanaan fungsi tersebut adalah fasilitasi standarisasi dan sertifikasi kepada UKM. Aksi perubahan ini secara umum membahas peningkatan efektivitas pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi untuk peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Rantai Pasok melalui sistem informasi terintegrasi.

Inovasi yang dilakukan penulis adalah membuat sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat) yang nantinya memuat informasi terkait sertifikasi yang difasilitasi, persyaratan untuk mendapatkan fasilitasi dan monitoring evaluasi UKM yang telah difasilitasi. Gagasan dari aksi perubahan ini merupakan jawaban dari solusi atas masih belum efektif dan efisiennya pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi sehingga dengan adanya sistem informasi terintegrasi ini pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Tujuan dari pelaksanaan aksi perubahan ini adalah meningkatkan efektivitas pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi dengan pemanfaatan sistim informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi yang dapat meningkatkan kinerja pada Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok

Kata Kunci : e-Stanfikat, sistem informasi terintegrasi, standarisasi dan sertifikasi, kinerja

(6)

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSRAK ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

BAB I ... 1

PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Area dan Fokus ... 3

C. Tujuan Aksi Perubahan ... 3

D. Manfaat Aksi Perubahan ... 4

E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... 4

BAB II ... 11

PROFIL KINERJA LAYANAN ... 11

A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... 11

B. Kinerja Organisasi Sekarang ... 14

C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan ... 16

BAB III ... 18

ANALISIS MASALAH ... 18

A. Permasalahan ... 18

B. Penyebab Masalah ... 23

C. Akar Penyebab Masalah ... 25

D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 26

E. Solusi Mengatasi Masalah ... 28

BAB IV ... 29

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 29

A. Terobosan/Inovasi ... 29

B. Tahapan Kegiatan/Milestone ... 30

C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) ... 33

D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 39

BAB V ... 45

PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 45

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 45

1. Membangun Integritas ... 45

2. Pengelolaan Budaya Pelayanan ... 47

3. Pengeloaan Tim ... 47

4. Kriteria Keberhasilan ... 53

(7)

vi

B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 55

1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 55

2. Manfaat Aksi Perubahan ... 74

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 74

BAB VI ... 77

PENUTUP ... 77 Daftar Pustaka

(8)

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Deputi Bidang Usaha Kecil dan Menengah ... 13

Gambar 2. Akar Penyebab Masalah menggunakan Pohon Masalah ... 26

Gambar 3. Struktur Organisasi Tim Kerja ... 34

Gambar 4. Pemetaan Stakeholder ... 37

Gambar 5. Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 49

Gambar 6. Peta Stakeholder Aksi Perubahan ... 51

Gambar 7. Bentuk Dukungan Stakeholder ... 52

Gambar 8. Koordinasi dan Konsultasi Mentor terkait Pembentukan Tim Efektif ... 55

Gambar 9. Surat Keputusan Tim Kerja ... 56

Gambar 10. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022 .... 57

Gambar 11. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022 ... 57

Gambar 12. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022 ... 58

Gambar 13. Konsultan IT Sedang Membuat Rancangan Sistem ... 58

Gambar 14. Tampilan Awal Aplikasi e-Stanfikat ... 59

Gambar 15. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022 .. 59

Gambar 16. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022 ... 60

Gambar 17. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022 ... 60

Gambar 18. Upload Data Dukung Pada Aplikasi e-Stanfikat ... 61

Gambar 19. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Penyusunan Manual Book……… 62

Gambar 20. Foto Rapat Penyusunan Manual Book ... 62

Gambar 21. Notulen Rapat Penyusunan Manual Book ... 62

Gambar 22. Manual Book Aplikasi e-Stanfikat ... 63

Gambar 23. Foto Koordinasi dengan Mentor Terkait Persiapan Ujicoba ... 63

Gambar 24. Undangan Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat ... 64

Gambar 25. Daftar Hadir dan Notulen Rapat Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat ... 64

Gambar 26. Foto Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat ... 64

Gambar 27. Perbaikan Aplikasi e-Stanfikat Setelah Ujicoba ... 65

Gambar 28. Foto Diskusi Penentuan Waktu dan UKM Yang Diundang Sosialisasi ... 66

Gambar 29. Undangan Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat ... 66

Gambar 30. Daftar Hadir Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat ... 67

Gambar 31. Dokumentasi Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat ... 67

Gambar 32. Surat Implementasi Aplikasi e-Stanfikat ... 68

Gambar 33. Data UKM Yang Registrasi Pada Aplikasi e-Stanfikat ... 68

Gambar 34. Surat Undangan dan Daftar Hadir Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat ... 69

Gambar 35. Notulen Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat ... 69

Gambar 36. Isian Kuesiner Dari Koresponden ... 70

Gambar 37. Rencana Tindak Lanjut Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ... 76

Gambar 6.Konsultasi Mentor terkait Pembentukan Tim Aksi Perubahan ... 45

Gambar 7. Surat Keputusan Tim Kerja ... 46

Gambar 8. Undangan dan Notulen Dukungan Internal 17 September 2021 ... 47

Gambar 9. Notulen tanggal 17 September 2021 ... 48

Gambar 10. Persyaratan Pembukaan Kantor Cabang... 49

Gambar 11. Konsultasi Mentor tanggal 22 September 2021 ... 49

Gambar 12. Notulen Rapat dengan TIM Kerja ... 50

Gambar 13. Undangan dan Daftar Hadir Rapat dengan TIM Kerja ... 50

(9)

viii

Gambar 14. Foto Rapat dengan TIM Kerjabar 15. Rapat Pembahasan Fitur dan

Konten Sistem ... 51

GaDAFTAR TABEL

Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... 8

Tabel 2. Jumlah UKM yang mendaftar untuk difasilitasi standarisasi dan sertifikasi pada Tahun 2022 ... 15

Tabel 3. Kondisi yang diharapkan ... 17

Tabel 4. Identifikasi Isu Strategis dengan Tapisan APKL ... 19

Tabel 5. Analisa Isu Prioritas dengan metode USG ... 22

Tabel 6. Analisa Penyebab Masalah dengan metode USG ... 24

Tabel 7. Matrik Pemilihan Alternatif Dengan Metode Mc. Namara ... 27

Tabel 8. Milestone Jangka Pendek ... 30

Tabel 9. Milestone Jangka Menengah dan Jangka Panjang ... 31

Tabel 10. Canvas Model ... 33

Tabel 11. Peran Tim Kerja ... 34

Tabel 12. Rencana Anggaran Biaya ... 35

Tabel 13. Strategi Komunikasi ... 38

Tabel 14. Identifikasi Risiko ... 40

Tabel 15. Jenis Risiko ... 41

Tabel 16. Analisis Level Risiko ... 42

Tabel 17. Mitigasi Risiko ... 43

Tabel 18. Tim Kerja Aksi Perubahan ... 48

Tabel 19. Strategi Komunikasi Terhadap Stakeholder ... 52

Tabel 20. Keberhasilan Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 53

Tabel 21. Capaian Kinerja Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 72

asi ... 52

Gambar 18. Konsultasi Mentor terkait dengan Persetujuan Pembuatan Sistem ... 53

Gambar 19. Identifikasi Persyaratan untuk Sistem ... 54

Gambar 20. Foto Fitur pada Sistem ... 54

Gambar 21. Terbentuknya Sistem Aplikasi Peningkatan Program Pelayanan Penerbitan Izin Kantor Cabang Koperasi ... 55

Gambar 22. Foto Survey Kepuasan ... 61

Gambar 23. Undangan dan Notulen Terkait dengan Pembahasan Sistem ... 62

Gambar 24.Foto Terkait dengan Pembahasan Sistem ... 62

Gambar 25. Notulen Perbaikan dan Finalisasi Sistem ... 63

(10)

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Program pengembangan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) sebagai salah satu instrument untuk menaikkan daya beli masyarakat, pada akhirnya akan menjadi katup pengaman dari situasi krisis moneter.

Pengembangan UMKM menjadi sangat strategis dalam menggerakkan pere- konomian nasional, mengingat kegiatan usahanya mencakup hampir semua lapangan usaha sehingga kontribusi UMKM menjadi sangat besar bagi peningkatan pendapatan bagi kelompok masyarakat berpendapatan rendah.

Dalam pengembangan UMKM, langkah ini tidak semata-mata merupakan langkah yang harus diambil oleh Pemerintah dan hanya menjadi tanggung jawab Pemerintah. Pihak UMKM sendiri sebagai pihak internal yang dikembangkan, dapat mengayunkan langkah bersama-sama dengan Pemerintah. Karena potensi yang mereka miliki mampu menciptakan kreatifitas usaha dengan memanfaatkan fasilitas yang diberikan oleh pemerintah.

Berdasarkan kepada Indikator Kinerja Utama (IKU) Asisten Deputi Bidang Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok Tahun 2022 yaitu Jumlah Model Bisnis UKM yang diimplementasikan di Bidang Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, salah satu program kegiatan untuk pencapaian IKU Asdep tersebut, sesuai tugas dan fungsinya Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM melaksanakan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi dalam rangka peningkatan manajemen dan mutu produk UKM.

Setelah dilakukan pemetaan Bisnis UKM secara umum, dan ditarik beberapa kesimpulan masalah-masalah yang sering terjadi pada UKM, persoalan mendasar terletak pada Pengembangan kawasan UKM dan pemenuhan rantai pasok; a) Pemenuhan persyaratan legal dan standarisasi produk/layanan; b) Pemodalan; c) Pemasaran dan Penjualan; d) Operasional dan Proses Produksi; e) Teknologi dan R&D; f) Faktor bisnis penunjang lainnya.

(11)

Peningkatan daya saing UKM terutama pada keluaran produknya saat ini masih cenderung membutuhkan keterlibatan para pemangku kepentingan lain terutama pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah. Diperlukan program yang lebih spesifik untuk mengatasi berbagai kendala yang dihadapi oleh UKM, disarikan dari analisa selama ini kendala utama terkait mata rantai bisnis, pengembangan kawasan sentra UKM, pemenuhan rantai pasok mulai dari hulu hingga hilir, meliputi juga masalah R&D, standarisasi dan Pemasaran produk.

Terkait dengan proses produksi dan standarisasi produk, diperlukan berbagai persyaratan yang harus dipenuhi UKM sebelum siap diedarkan/dipasarkan secara luas agar dapat menjamin aspek konsistensi kualitas produk/jasa, dan memenuhi ekspektasi konsumen. Umumnya dalam memenuhi persyaratan legal serta standarisasi produk tersebut UKM memiliki beberapa kendala:

1. Terbatasnya pengetahuan mengenai tata-cara pengurusan perizinan dan standarisasi produk serta standarisasi layanan

2. Ketiadaan staf khusus yang dapat mengurus dan menangani masalah standarisasi produk dan layanan (biasanya pemilik langsung yang turun- tangan)

3. Keterbatasan modal untuk mengurus standarisasi produk dan perizinan (dalam hal ini walaupun biaya pengurusan umumnya terjangkau, biaya-biaya terkait R&D terkait standarisasi dan perizinan.

Dengan adanya permasalahan-permasalahan tersebut perlu adanya fasilitasi dan pembinaan UKM untuk meningkatkan daya saing dan produktivitasnya sehingga dapat masuk dalam rantai pasok global (global value chain), yang salah satunya melalui fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.

Pada Tahun 2016-2020, untuk pelaksanaan tugas dan fungsi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi dilaksanakan oleh Asisten Deputi Standarisasi dan Sertifikasi, akan tetapi dengan adanya perubahan SOTK Kementerian Koperasi dan UKM pada awal Tahun 2021, Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok melaksanakan tugas dan fungsi memfasilitasi standarisasi dan sertifikasi kepada UKM.

(12)

Saat ini untuk pelaksanaan program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi masih dilakukan belum optimal dari segi penyebaran informasi terkait program fasilitasi, pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monitoring evaluasi UKM yang terfasilitasi masih dilakukan secara terpisah dan belum terintegrasi. Melalui pemanfaatan teknologi khususnya adanya sistem ini diharapkan dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien sehingga Inovasi yang diberikan dapat meningkatkan kinerja unit kerja.

B. Area dan Fokus

Area perubahan kinerja ini berada pada:

a. Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM pada Unit Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok;

b. Meningkatkan kemampuan SDM terutama pelaksana sebagai administrator pengumpulan data UKM yang akan difasilitasi dan pelaporan monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi.

C. Tujuan Aksi Perubahan

Pelaksanaan Aksi Perubahan ini memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Tujuan secara umum :

Memudahkan untuk memberikan informasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, mendata UKM yang akan difasilitasi standarisasi dan sertifikasi serta mengoptimalkan pelaksanaan monitoring dan evalusi UKM yang telah difasilitasi sertifikasi sehingga meningkatkan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok terkait pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.

2. Tujuan Jangka Pendek (2 bulan)

a) Tersedianya sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat).

b) Tersosialisasikannya sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat) kepada stakeholder terkait.

3. Tujuan Jangka Menengah (6 bulan)

a) Implementasi sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e- Stanfikat) sehingga dapat meningkatkan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dalam fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

(13)

b) Monitoring dan evaluasi implementasi sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat)

4. Tujuan Jangka Panjang (1 tahun)

Terbangunnya sistem pelaksanaan faslitasi standarisasi dan sertifikasi yang efektif dan efisien mulai dari penyediaan informasi, pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi serta pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi. Selain itu diharapkan sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat) ini dapat dikembangkan dan digunakan pada unit kerja lainnya.

D. Manfaat Aksi Perubahan

Dengan dilaksanakan aksi perubahan ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi kinerja Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM sebagai berikut:

1. Bagi Bawahan, memberikan kemudahan pelaksanaan kerja dalam melakukan pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.

2. Bagi project leader, mendapatkan data yang akurat untuk memonitor pelaksanaan kerja dan tercapainya akuntabilitas pelaporan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

3. Bagi mentor, dapat memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kerja untuk mendukung proses pengambilan keputusan

4. Bagi stakeholder internal, memberikan pelayanan prima kepada seluruh unit kerja terkait penyediaan data fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

5. Bagi stakeholder eksternal, mempermudah proses pendaftaran fasilitasi dan pelaporan perkembangan usaha.

6. Bagi instansi, Terintegrasinya sistem fasilitasi standarisasi dan sertifikasi pada Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok yang berkorelasi terhadap peningkatan akuntabilitas kinerja.

E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

Studi lapangan yang dilakukan di DI. Yogyakarta dengan mengunjungi 4 lokasi yaitu : 1. Balai Besar POM DI. Yogyakarta

2. Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) DI. Yogyakarta 3. Dinas Koperasi dan UKM DI. Yogyakarta

(14)

4. Politeknik Pengembangan Pertanian Yogyakarta dan Magelang (Polbangtan Yoma)

Dari studi lapangan yang diperoleh beberapa lesson learnt yang sudah diindentifikasi dan dapat diadopsi dan adaptasi antara lain: Key Success Factor (KSF) merupakan informasi penting yang bersifat finansial ataupun non- finansial yang berada dalam lingkungan organisasi/ perusahaan dan mempengaruhi keberhasilan organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan sehingga diperlukan tindakan yang cepat dan tepat dari tingkatan manajerial apabila terjadi perubahan yang penting. Faktor ini merupakan sarana bagi organisasi/perusahaan untuk bersaing dan meningkatkan kinerjanya secara efektif, karena Key Success Factor dapat memberikan keuntungan jangka pendek, menengah, dan jangka panjang bagi organisasi. KSF digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan strategis organisasi. Berdasarkan pengamatan, maka ditemukan bahwa Key Succes Factor yang dapat diadopsi dan diadaptasi yaitu :

a. Peran Kepemimpinan

Kepala Balai Besar POM DIY memberikan ruang dan dukungan kepada SDM Balai Besar POM DI. Yogyakarta untuk selalu memberikan ide/gagasan sesuai dengan pengetahuan dan kemampuannya masing- masing. Kepala Balai Besar POM DIY mempunyai visi dan passion yang jelas, memberikan keteladanan, dukungan terhadap inovasi, perlakuan humanis (human nature), memimpin dengan empati, berfikir sistematis dan merangkul sampai dengan tingkat grass root.

Kepemimpinan transformasional dan berkomitmen tinggi sangat berpengaruh untuk pencapaian kinerja organisasi. Kepemimpinan yang visioner yang mampu menggerakkan semua sumberdaya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi. Pemimpin menyediakan ruang atau wadah khusus untuk menampung ide-ide atau gagasan dari seluruh SDM Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok staf, sehingga ide-ide yang disampaikan dapat di kelola dengan baik.

Perlu adanya penyusunan rencana aksi dalam menjaga komitmen pimpinan untuk implementasi inovasi yang akan dikembangkan.

(15)

b. Inovasi Pelayanan

Semua lokus mempunyai inovasi pelayanan publik yaitu Balai Besar POM DIY (New Kulinerku Oke), BPKA DIY (e-samsat), Dinas Koperasi dan UKM (SI BAKUL Jogja) dan Polbangtan Yoma (Siato, Tracer Study dan Si Juru Tani). Dengan adanya inovasi dapat mengatasi berbagai kekurangan sumberdaya seperti kurangnya SDM maupun sarana dan prasarana, efisiensi waktu pelaksanaan perkerjaan, penyerbarluasan infromasi dan peningkataan pelayanan kepada UKM. Inovasi yang dilakukan merupakan upaya untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat dan mudah.

Inovasi mempermudah dalam pengumpulan data, pendampingan kepada pengguna inovasi, maka dapat diadaptasi menjadi inspirasi untuk rancangan aksi perubahan yang akan dilakukan yaitu penggunaan sistem informasi untuk program standarisasi dan sertifikasi yang mencakup pemberian informasi terkait standarisasi dan sertifikasi, pendaftaran fasilitasi dan monitoring dan evaluasi tehadap UKM yang telah difasilitasi.

c. Pemanfaatan Teknologi Informasi

Dalam upaya peningkatan kinerja organisasi diperlukan dukungan teknologi untuk mempermudah pelaksanan pekerjaan dan mensosialisasikan program yang dimiliki. Penggunaan teknologi informasi dapat meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja, membantu mengatasi kekurangan SDM, meminimalisir kesalahan, memperluas jangkauan informasi, mengurangi human error serta pemanfaatan teknologi pendukung lainnya sesuai dengan kebutuhan organisasinya.

Penggunaan teknologi berupa sistem informasi dapat digunakan sesuai dengan identifikasi kebutuhan Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok. Dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tepat guna dan mudah diharapkan dapat meningkatkan kinerja asdep PKRP

d. Kompetensi dan Pemberdayaan SDM

Dengan pengorganisasian dan pemberdayaan SDM yang efektif melalui pemetaan kompetensi SDM akan sangat berpengaruh dalam pencapaian kinerja organisasi. Diperlukan adanya kebijakan dan program yang komprehensif dalam pengelolaan SDM sehingga

(16)

berimplikasi pada efektifitas dan pencapaian kinerja organisasi. Adanya komitmen kuat dari pimpinan dalam peningkatan kompetensi SDM melalui berbagai upaya seperti rekruitmen sesuai kebutuhan, peningkatan jenjang pendidikan, pelatihan, magang, bimbingan teknis dan lain-lain yang diselenggarakan secara kontiniu. Hal ini juga perlu diterapkan di lingkungan Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dimana perlu dipetakan kompetensi masing-masing SDMnya dan perlu adanya evaluasi terhadap kinerja SDM. Dengan adanya pemetaan kompetensi SDM dan evaluasi kinerja memudahkan dalam merumuskan kebijakan pengelolaan SDM untuk menunjang pencapaian kinerja organisasi.

(17)

Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

No Agenda Pembelajaran

Kondisi Saat ini Kondisi Lokus Lesson Learn Adopsi Adaptasi

1 Peran

Kepemimpinan (Kepemimpinan transformasional)

• Pimpinan telah memberikan dukungan jika ada ide atau gagasan yang diberikan oleh SDM, tetapi saat ini belum ada ruang atau wadah khusus untuk

menampung ide-ide atau gagasan.

a. Kepala Balai Besar POM DIY

memberikan ruang dan dukungan kepada SDM Balai Besar POM DI.

Yogyakarta untuk selalu memberikan ide/gagasan sesuai dengan pengetahuan dan kemampuannya masing- masing.

b. Kepala Balai Besar POM DIY mempunyai visi dan passion yang jelas, memberikan keteladanan, dukungan terhadap inovasi, perlakuan humanis (human nature), memimpin dengan empati, berfikir sistematis dan merangkul sampai dengan tingkat grass root.

a. Gaya

kepemimpinan transformasional dan visoner sangat

berpengaruh signifikan terhadap pencapaian target kinerja organisasi b. Komitmen

Pimpinan yang tinggi untuk mengimplementa sikan inovasi yang telah dibuat dapat

meningkatkan kinerja organisasi

Kepemimpinan transformasional dan berkomitmen tinggi sangat berpengaruh untuk pencapaian kinerja organisasi

a. Menerapkan

kepemimpinan yang visioner yang mampu menggerakkan semua sumberdaya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyusun rencana aksi dalam menjaga

komitmen pimpinan untuk implementasi inovasi

(18)

2 Inovasi Pelayanan Kurangnya motivasi pegawai untuk membuat sebuah inovasi

Semua lokus mempunyai inovasi pelayanan publik yaitu Balai Besar POM DIY (New Kulinerku Oke), BPPKAD (e- samsat), Dinas Koperasi dan UKM (SI BAKUL Jogja) dan Polbangtan Yoma (Siato, Tracer Study dan Si Juru Tani)ovasi layanan terpadu sebagai Markethub (SIBAKUL) dan New Kuliner Oke

a. Inovasi memberikan dampak positif baik bagi kinerja organisasi maupun bagi stakeholder (Koperasi, UKM, Petani dan masyarakat) Dengan inovasi dapat meningkatkan efisiensi

pelaksanaan kerja, membantu

mengatasi

kekurangan SDM, meminimalisir kesalahan, memperluas

jangkauan informasi dan mengurangi human error

Merubah pola pikir SDM di Asdep

Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok akan pentingnya inovasi

Membuat inovasi yang dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan organisasi sehingga bermanfaat bagi asdep PKRP maupun bagi UKM yang difasilitasi

3 Pemanfaatan IT (Organisasi Digital)

Menggunakan Teknologi Informasi secara

konvensional (belum ada sistem informasi)

Semua lokus menggunakan teknologi informasi yaitu Balai Besar POM DIY (New Kulinerku Oke), BPPKAD (e-

Teknologi dapat dimanfaatkan untuk

memudahkan pencapaian kinerja organisasi

Penggunaan teknologi berupa sistem informasi dapat digunakan sesuai dengan identifikasi

Membuat inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tepat guna dan mudah digunakan untuk meningkatkan kinerja asdep PKRP

(19)

samsat), Dinas Koperasi dan UKM (SI BAKUL Jogja) dan Polbangtan Yoma (Siato, Tracer Study dan Si Juru Tani)

kebutuhan Asisten Deputi

Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok 4 Kompetensi dan

Pemberdayaan SDM

Belum adanya kebijakan dan program yang komprehensif dalam pengelolaan SDM

BBPOM D.I.

Yogyakarta telah melaksanakan asesmen kepada seluruh pegawai dalam rangka Penataan Sistem Manajemen ASN untuk menghasilkan SDM yang sesuai dengan potensi, kompetensi, dan berkinerja

a. Membangun komitmen terhadap peningkatan kualitas dan kapabilitas SDM dalam bentuk pemberian kesempatan untuk mengikuti Pendidikan dan pelatihan b. Melakukan

pemantauan dan evaluasi atas target kinerja individu

Penyusunan prosedur baku pelaksanaan manajemen kepegawaian dan pengembangan kompetensi pegawai

a. Pengorganisasian dan

pemberdayaan SDM yang efektif melalui pemetaan kompetensi b. Adanya kebijakan

dan program yang komprehensif dalam pengelolaan SDM sehingga

berimplikasi pada efektifitas inovasi yang diciptakan;

(20)

BAB II

PROFIL KINERJA LAYANAN

B. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

1. Kementerian Koperasi dan UKM tidak memiliki visi melainkan hanya visi Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia yaitu:

a. Visi:

Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian Berdasarkan Gotong Royong.

b. Misi Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia 1) Peningkatan Kualitas Manusia Indonesia;

2) Struktur Ekonomi yang Produktif, Merata dan Berdaya Saing;

3) Pembangunan yang Merata dan Berkeadilan;

4) Mencapai Lingkungan Hidup yang Berkelanjutan;

5) Kemajuan Budaya yang Mencerminkan Kepribadian Bangsa;

6) Penegakan Sistem Hukum yang Bebas Korupsi, Bermartabat dan Terpercaya;

7) Perlindungan Bagi Segenap Bangsa dan Memberikan Rasa Aman pada Seluruh Warga;

8) Pengelolaan Pemerintah yang Bersih, Efektif, dan Terpercaya;

9) Sinergi Pemerintah Daerah dalam Kerangka Negara Kesatuan.

2. Tugas dan Fungsi Kementerian Koperasi dan UKM telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2020 tentang Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah,

a. Tugas:

tugas menyelenggarakan urusan di bidang koperasi dan usaha kecil dan menengah dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara;

b. Fungsi:

1) Perumusan dan penetapan kebijakan di bidang perkoperasian, usaha mikro, usaha kecil dan menengah, dan kewirausahaan;

(21)

2) Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perkoperasian, usaha mikro, usaha kecil dan menengah, dan kewirausahaan;

3) Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah;

4) Pengelolaan barang milik negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah;

5) Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; dan

6) Penyelenggaraan fungsi lain yang diberikan oleh Presiden.

3. Tugas dan Fungsi Deputi Bidang UKM sebagai tempat bertugas:

a. Tugas

menyelenggarakan perumusan kebijakan serta koordinasi dan

sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang usaha kecil dan menengah;

b. Fungsi

1) perumusan kebijakan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan peluang pasar ekspor, peningkatan potensi dan peluang usaha, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, perlindungan usaha, pengembangan usaha, pembiayaan dan penjaminan, serta kemitraan usaha kecil dan menengah;

2) koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan peluang pasar ekspor, peningkatan potensi dan peluang usaha peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, perlindungan usaha, pengembangan usaha, pembiayaan dan penjaminan, serta kemitraan usaha kecil dan menengah;

3) pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan peluang pasar ekspor, peningkatan potensi dan peluang usaha, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, perlindungan usaha, pengembangan usaha, pembiayaan dan penjaminan, serta kemitraan usaha kecil dan menengah;

(22)

4) penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang pemberdayaan dan pengembangan usaha kecil dan menengah;

5) pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pemberdayaan dan pengembangan usaha kecil dan menengah;

6) pelaksanaan administrasi Deputi Bidang Usaha Kecil dan Menengah;

dan

7) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri

Gambar 1. Struktur Deputi Bidang UKM

4. Deputi Bidang UKM khususnya pada Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok terdiri atas Bidang Pengembangan Kawasan dan Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM

Tugas:

a. Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok Usaha Kecil dan Menengah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, serta pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, serta pengembangan kawasan dan rantai pasok usaha kecil dan menengah;

(23)

b. Kepala Bidang Pengembangan Rantai Pasok Usaha Kecil dan Menengah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, serta pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, serta pengembangan rantai pasok usaha kecil dan menengah.

Fungsi

1) penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, serta pengembangan rantai pasok usaha kecil dan menengah;

2) penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, serta pengembangan rantai pasok usaha kecil dan menengah; dan

3) penyiapan bahan pemantauan, analisis, evaluasi, dan penyiapan pelaporan di bidang penguatan substitusi impor, peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha, serta pengembangan rantai pasok usaha kecil dan menengah

C. Kinerja Organisasi Sekarang

Sesuai dengan tugas dan fungsi Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok yaitu peningkatan mutu dan kapasitas produk usaha UKM dilakukan kegiatan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi produk UKM.

Fasilitasi peningkatan manajemen dan mutu produk UKM diharapkan dapat meningkatkan daya saing dan produktivitas UKM sehingga dapat dapat masuk dalam rantai pasok global (global value chain).

Pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertiifkasi dilakukan dengan langkah- langkah :

a. Sosialisasi dan Pengumpulan data UKM calon perserta fasilitasi standarisasi dan sertifikasi melalui media sosial KemenkopUKM. Ini dilakukan pada awal tahun anggaran

(24)

b. Pemilihan penyedia (pihak ketiga) sebagai konsultan yang akan mendampingi UKM untuk standarisasi dan sertifikasi.

c. Kurasi UKM yang akan difasilitasi standarisasi dan sertifikasi bersama penyedia

d. Pelaksanaan pendampingan standarisasi dan sertifikasi oleh penyedia e. Pelaporan hasil pendampingan oleh penyedia dan sertifikasi yang

diperoleh oleh UKM yang didampingi

f. Monitoring dan evaluasi perkembangan usaha UKM yang terfasilitasi Proses mulai dari penyebaran informasi terkait adanya program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi serta pengumpulan data dilakukan secara mendadak pada awal tahun anggaran sehingga data yang diperoleh belum optimal. Selain itu, belum ada sarana/fasilitas untuk pelaporan monitoring dan evaluasi untuk perkembangan usaha UKM yang telah terfasilitasi. Selama ini untuk pelaporan monitoring dan evaluasi dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem) dan melalui sarana telp/WA.

Tabel 2. Jumlah UKM yang mendaftar untuk difasilitasi standarisasi dan sertifikasi pada Tahun 2022

No Sertifikasi

Jumlah UKM yang mendaftar

Belum memenuhi persyaratan dan double data

1 HACCP 168 49

2 ISO 158 53

3 FSSC/BRC 63 23

4 Sertifikat Organik 85 34

Total 474 159

Data UKM yang masuk masih belum optimal dan banyak UKM yang mendaftar belum sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan seperti masih ada UKM yang belum berbadan hukum mendaftar dll, pengisian dilakukan berulang-ulang sehingga terdapat double data. Hal ini menyebabkan diperlukannya usaha dan waktu untuk mengurasi kembali data yang terhimpun.

Untuk pelaporan monitoring dan evaluasi perkembangan usaha, dimana monev baru dapat dilakukan diakhir tahun anggaran, dari 40 UKM yang difasilitasi standarisasi dan sertifikasi (mendapatkan sertifikat) pada Tahun 2021 baru

(25)

sekitar 25 % UKM yang melaporkan perkembangan usahanya dengan ketepatan waktu pelaporan sebesar 50% (waktu efektif pelaporan 1 minggu). Pelaporan monitoring dan evaluasi perkembangan usaha masih dilakukan secara konvensional atau manual dengan mengunjungi langsung UKM yang difasilitasi dan pengumpulan data masih melalui form word atau melalui whatapp.

Dibutuhkan waktu yang cukup lama sekitar 2 (dua) minggu – 1 bulan untuk pengumpulan data hasil monitoring dan evaluasi. Hal ini kurang efektif dan efisiennya pelaksanaan monitoring dan evaluasi selain itu hasil monitoring dan evaluasi tidak terdokumentasi dengan baik dan kurang akurat.

D. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan

Dengan adanya perubahan SOTK Kementerian Koperasi dan UKM pada awal bulan Januari Tahun 2021, dimana Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok mempunyai tupoksi untuk memfasilitasi UKM untuk standarisasi dan sertifikasi produk UKM yang berpotensi dan berorientasi ekspor.

Fasilitasi ini telah dilakukan sejak tahun 2021 dan sesuai dengan Renstra Kemenkop dan UKM program ini akan terus dilakukan sampai tahun 2024.

Pelaksanaan fasilitasi ini dinilai masih belum optimal karena belum ada sarana/fasilitas yang terintegrasi untuk informasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, pengumpulan data UKM calon peserta fasilitasi standarisasi dan sertifikasi serta pelaporan monev perkembangan UKM yang difasilitasi.

Melihat permasalahan tersebut di atas, sangat dipandang perlu dilakukan terobosan inovasi berupa:

a. Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi terdata dengan baik dan akurat.

b. Koordinasi yang baik dan efektif dengan unit kerja terkait fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.

c. Adanya sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi.

d. Monitoring dan evaluasi pengimplementasian sistem informasi.

Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi untuk program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi ini diharapkan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dapat ditingkatkan.

(26)

Tabel 3. Kondisi yang diharapkan

No Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan 1. Belum optimalnya pengumpulan

data UKM calon yang akan di fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi stanfikat dilakukan secara efektif dan efisien

2. Belum tersedianya data update perkembangan usaha UKM yang telah difasilitasi stanfikat secara maksimal

Ketersediaan data update perkembangan usaha UKM terfasilitasi yang lengkap, akurat dan cepat diakses

3. Belum adanya fasilitas/sarana terintegrasi yang menggunakan inovasi IT untuk pengumpulan data calon UKM yang akan difasilitasi stanfikat serta monitoring dan evaluasinya

Adanya sistem terintegrasi untuk pengumpulan data dan pelaporan dengan menggunakan inovasi IT

4. Kurangnya informasi terkait

program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

Memanfaatkan teknologi untuk menyebarkan informasi program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi 5. Kurangnya kesadaran SDM

pentingnya data calon UKM yang akan difasilitasi dan monev perkembangan KUKM terfasilitasi

Koordinasi yang baik dan efektif pada unit kerja terkait fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

6. Kurangnya kesadaran UKM untuk aktif melaporkan perkembangan usahanya

UKM yang terfasilitasi dapat secara aktif untuk melaporkan perkembangan usahanya setelah difasilitasi

7 Kurangnya SDM di bidang IT Adanya penambahan SDM yang paham IT

(27)

BAB III

ANALISIS MASALAH

A. Permasalahan Yang Ada

Guna meningkatkan kinerja Bagian Pengembangan Rantai Pasok UKM dalam melaksanakan tugasnya, diperlukan identifikasi massalah untuk dapat segera diminimalisir sehingga tidak mempengaruhi secara signifikan terhadap kepuasan kinerja capaian organisasi. Adapun beberapa massalah antara lain:

1. Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev belum dilakukan secara efektif dan efisien

2. Kurangnya kesadaran SDM pentingnya data calon UKM yang akan difasilitasi dan laporan hasil monev perkembangan UKM terfasilitasi

3. Kurangnya memadainya sarana dan prasarana

5. Kurangnya SDM dibidang IT

Dari beberapa isu atau permassalahan diatas, dilakukan analisis isu dengan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) untuk penentuan isu yang strategis. Dimana penjelasan mengenai Aktual yaitu bahwa isu itu masih terjadi di Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok.

Problematika artinya bahwa isu yang dipilih merupakan isu yang menjadi masalah dan diperlukan solusinya. Kekhalayakan bahwa isu yang dipilih merupakan isu yang secara langsung menyangkut kepentingan seluruh pegawai. Sedangkan Kelayakan bahwa isu yang ditawarkan merupakan isu yang masuk akal, pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab Bidang Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok.

(28)

Tabel 4. Identifikasi Isu Strategis dengan Tapisan APKL

No Masalah A P K L Ket

√ √ √ √ Yes

2. Kurangnya kesadaran SDM pentingnya data calon UKM yang akan difasilitasi dan monev perkembangan UKM terfasilitasi

√ √ √ √ Yes

√ √ X √ No

5. Kurangnya SDM dibidang IT √ √ X X No

Keterangan:

A: Aktual P: Problematik K: Kakhalayakan L: Layak

Berdasarkan tabel diatas terdapat 3 (tiga) masalah yang memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak adalah isu nomor 1, 2, dan 3 dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Aktual bahwa permasalahan tersebut benar-benar terjadi di unit kerja penulis, karena penyebaran informasi dan pengumpulan data mendadak dilakukan diawal tahun anggaran dan belum ada sarana/fasilitas untuk pelaporan monev perkembangan usaha UKM yang terfasilitasi;

b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang hal ini disebabkan karena belum ada sarana/fasilitas yang terintegrasi semuanya dilakukan terpisah dan masih konvensional (belum menggunakan sistem).

c. Kekhalayak bahwa masalah tersebut menjadi masalah pelaksana pada Asisten Deputi pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok selaku pengumpulan data;

(29)

d. Kelayakan yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis. Layak disini adalah karena tanggung jawab dari lingkugan di unit eselon 2 khususnya ditempat penulis.

a. Aktual bahwa permasalahan tersebut masih terjadi di unit kerja penulis, pelaksanaan pengumpulan data baru dilakukan mendekati waktu program akan berjalan, sedangkan data tersebut perlu dikurasi terlebih dahulu. Hal ini menghambat pelaksanaan program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.

b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang, hal ini disebabkan juga kurangnya koordinasi SDM di Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok terkait siapa yang bertanggungjawab dalam pengumpulan data;

c. Khalayak bahwa masalah tersebut menjadi masalah pelaksana di pengembangan rantai pasok UKM, masalah ini dianggap bahwa seluruh pegawai tidak aware pentingnya data sebelum memulai program dan data hasil monev untuk pengambilan rekomendasi kebijakan tahun berikutnya;

d. Kelayakan yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi (pemecahan masalah) serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis, perubahan mindset akan pentingnya data untuk pelaksanaan program fasiltasi standarisasi dan sertifikasi ini dan pentingnya data monev untuk penentuan kebijakan ditahun berikutnya;

3. Kurang memadainya sarana dan prasarana untuk pengumpulan data dan pelaporan data monev

a. Aktual bahwa permasalahan tersebut masih terjadi di unit kerja penulis, kurangnya sarana dan prasarana masih banyak terjadi sehingga harus ditingkatkan menunjang kinerja pegawai;

b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang Kembali, banyaknya anggaran harus juga menunjang sarana dan prasara pegawai untuk menunjang kinerja pegawai, sehingga harus dianggarkan dan atau bisa direvisi untuk belanja barang;

(30)

c. Khalayak bahwa masalah tersebut menjadi masalah pelaksana di bidang pengembangan rantai pasok UKM, masalah ini selalu ada karena ketika tidak adanya sarana dan prasarana maka membuat kinerja pegawai menurun. Dengan adanya sarana prasarana yang baik makan efektiftas pegawai menjadi naik untuk seluruh kepentingan pegawai;

d. Kelayakan yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi (pemecahan masalah) serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis, masalah yang ada disini adalah karena masalah ini yang harus bisa diselesaikan dari cara merevisi anggaran untuk penunjang kinerja pegawai;

Berdasarkan hasil identifikasi masalah, terdapat tiga masalah yang memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak No 1, 2, dan 3.

Kemudian terhadap masalah tersebut dilakukan pengukuran skala prioritas penyelesaiannya. Salah satu metode yang digunakan adalah dengan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Analisis USG merupakan suatu alat ukur untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala prioritas 1-5. Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas/masalah pokok.

Pengertian tentang USG untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Urgency, seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu terjadi;

2. Seriousness, seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain apabila masalah penyebab isu tidak dipecahkan;

3. Growth, seberapa kemungkinannya isu-isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.

(31)

Tabel 5. Analisa Isu Prioritas dengan metode USG

No Masalah U S G Skor Prioritas

5 4 5 14 I

5 4 4 13 II

4 4 3 11 III Keterangan:

5: Sangat Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth 4: Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

3: Cukup, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

2: Kurang Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth 1: Tidak Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

Dari prioritas diatas dapat dijelasakan sebagai berikut:

a. Urgent diartikan bahwa masalah tersebut butuh segera dianalisis, akan tetapi masih bisa ditunda pembahasannya dalam skala prioritas penyelesaian masalah, masalah ini diberikan nilai 5 dikarenakan adalah diperlukannya data calon UKM yang akan difasilitasi dan data monev UKM terfasilitasi untuk peningkatan kinerja organisasi;

b. Serious diartikan bahwa masalah tersebut butuh untuk dibahas untuk menunjang kinerja pegawai di unit kerja, diberikan nilai 4 karena akibat ini akan menimbulkan masalah yang lain seperti terhambatnya pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertiikasi;

c. Growth diartikan bahwa isu tersebut jika diabaikan akan berdampak pada kinerja pegawai, diberikan nilai 5 karena apabila masalah tidak cepat diselesaikan maka akan menjadi lebih besar seperti pada point serious, 2. Kurangnya kesadaran SDM pentingnya data calon UKM yang akan difasilitasi

dan monev perkembangan UKM terfasilitasi

a. Urgent diartikan bahwa masalah tersebut masih bisa ditunda pembahasannya dalam skala prioritas penyelesaian masalah

(32)

b. Serious diartikan bahwa masalah tersebut butuh untuk dibahas guna menunjang kinerja pegawai di unit kerja penulis.

c. Growth diartikan bahwa isu tersebut jika diabaikan akan berdampak pada kinerja pegawai

a. Urgent diartikan bahwa masalah tersebut butuh segera dianalisis, akan tetapi masih bisa ditunda pembahasannya dalam skala prioritas penyelesaian masalah;

b. Serious diartikan bahwa masalah tersebut butuh untuk dibahas untuk menunjang kinerja pegawai di unit kerja;

c. Growth diartikan bahwa isu tersebut jika diabaikan akan berdampak pada kinerja pegawai

Maka disimpulkan keseluruhan isu kinerja Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM dengan menggunakan metode USG, maka didapatkan prioritas isu masalah yang akan dianalisa lebih lanjut yaitu: “Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev belum dilakukan secara efektif dan efisien.”

B. Penyebab Masalah

Setelah terpilihnya prioritas isu “Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev belum dilakukan secara efektif dan efisien” selanjutnya kita mencari penyebab masalah dari isu prioritas tersebut.

Adapun beberapa penyebab masalah yang dijadikan nominasi untuk dianalisa dengan metode analisa USG antara lain:

1. Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev masih dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem);

2. Belum adanya penugasan SDM yang khusus bertanggungjawab untuk pengumpulan data calon UKM yang akan difasilitasi dan data monev UKM terfasilitasi;

3. Belum dianggap sebagai prioritas

(33)

Tabel 6. Analisa Penyebab Masalah dengan metode USG

No Masalah U S G Skor Prioritas

1. Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev masih dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem)

5 4 5 14 I

2. Belum adanya penugasan SDM yang khusus bertanggungjawab untuk pengumpulan data calon UKM yang akan difasilitasi dan data monev UKM terfasilitasi

5 4 4 13 II

3. Belum dianggap sebagai prioritas 4 4 4 12 III

Keterangan:

5: Sangat Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth 4: Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

3: Cukup, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

2: Kurang Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth 1: Tidak Penting, U = Urgency, S = Seriousness, G = Growth

Berdasarkan analisa penyebab isu prioritas dengan menggunakan USG maka Penulis menemukan hasil analisa sebagai berikut:

1. Pada Isu “Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev masih dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem)”

• Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena saat ini pengumpulan data masih dilakukan secara manual (google form) dan antara pengumpulan data calon UKM yang difasilitasi dengan monitoring dan evaluasi masih dilakukan secara terpisah

• Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena dengan masih dilakukan secara konvensional hal ini dinilai kurang efektif dan efisien sehingga diperlukan sistem yang dapat menintegrasikannya

• Growth, Penulis memberi nilai 5 karena dengan belum optimalnya pengumpulan data ini dan al tersebut dibiarkan akan menghambat kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok

2. Pada isu “Belum adanya penugasan SDM yang khusus bertanggungjawab untuk pengumpulan data calon UKM yang akan difasilitasi dan data monev UKM terfasilitasi”

a. Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena saat ini belum ada SDM yang khusus ditugaskan untuk melaksanakan pengumpulan data ini, masih dilakukan oleh beberapa orang yang kadang-kadang juga berganti sehingga pada saat dikonfirmasi mengenai data terjadi kebingungan dan kadang-kadang terjadi kesalahan informasi.

(34)

• Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena masalah ini perlu dibahas dan ditindaklanjuti untuk meningkatkan kinerja organisasi

• Growth, Penulis memberi nilai 4 karena jika terus menerus dibiarkan akan menghambat kinerja organisasi dalam memfasilitasi standarisasi dan sertifikasi

3. Pada isu “Belum dianggap sebagai prioritas”

• Urgency, Penulis memberi nilai 4 karena masalah tersebut masih bisa ditunda pembahasannya dalam skala prioritas penyelesaian masalah

• Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena masalah tersebut butuh untuk dibahas kembali guna menunjang kinerja organisasi dan data merupakan suatu prioritas memulai program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi

• Growth, Penulis memberi nilai 4 karena jika terus menerus dibiarkan akan akan menjadi lebih besar

Memperhatikan penyebab masalah yang sudah diidentifikasi tersebut dan berdasarkan analisis USG maka penyebab isu prioritas yang harus ditangani saat ini adalah: “Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev masih dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem)” sehingga Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev belum dilakukan secara efektif dan efisien.

C. Akar Penyebab Masalah

Setelah diketahui penyebab isu prioritas yaitu “Pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pelaporan monev masih dilakukan secara konvensional (belum menggunakan sistem)” selanjutnya kita mencari akar penyebab masalah dari penyebabnya. Adapun beberapa akar permaslahan yang dijadikan nominasi antara lain:

1. Belum optimalnya dukungan sarana prasarana dibidang IT;

2. Belum adanya sistem terintegrasi untuk pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi stanfikat dan pelaporan monev perkembangan usaha UKM terfasilitasi dengan menggunakan IT/aplikasi;

3. Kurangnya kompetensi SDM di bidang IT

(35)

Memperhatikan isu–isu aktual yang sudah diidentifikasi tersebut maka akar masalah yang harus ditangani saat ini adalah: “Belum adanya sistem terintegrasi untuk pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi stanfikat dan pelaporan monev perkembangan usaha UKM terfasilitasi dengan menggunakan IT/aplikasi” sehingga pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari pohon masalah sebagai berikut yang bisa dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 2. Akar Penyebab Masalah menggunakan Pohon Masalah

D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah

Merujuk pada akar permasalahan di atas maka dapat dicarikan solusi untuk mengatasi permassalahan tersebut. Dari daftar akar masalah tersebut dapat dikelompokkan penanganannya sebagai berikut:

1. Peningkatan kapasitas SDM di bidang IT

2. Pembuatan sistem informasi terintegrasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi untuk peningkatan kinerja Asdep PKRP

3. Penambahan dukungan sarana dan prasarana

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas solusi apabila data yang tersedia adalah data kualitatif adalah Mc. Namara atau kriteria KBL (kontribusi, biaya, dan layak).

(36)

Tabel 7. Analisa Solusi dengan metode Mc Namara

No Alternatif K B L Skor

1 Peningkatan kapasitas SDM di bidang IT 4 4 4 12 2 Pembuatan sistem informasi terintegrasi fasilitasi

standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat) untuk peningkatan kinerja Asdep PKRP

5 3 5 13

3 Penambahan dukungan sarana dan prasanana 4 3 4 11 Keterangan:

1: Tidak kontribusi, biaya sangat tinggi, dan tidak layak 2: Kurang kontribusi, biaya tinggi, dan kurang layak 3: Cukup kontribusi, biaya cukup, dan cukup layak 4: Kontribusi, biaya rendah, dan layak

5: Sangat kontribusi, biaya sangat rendah, dan sangat layak

Dari ketiga alternatif gagasan diatas yang dianalisa dengan metode analisa Mc Namara, penulis dapat menentukan bahwa alternatif solusi yang menjadi prioritas untuk menyelesaikan akar masalah adalah “Belum adanya sistem informasi terintegrasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi dengan menggunakan IT/aplikasi”,

1. Peningkatan kapasitas SDM di bidang IT

• Kontribusi, Penulis memberi nilai 4 karena penngkatan kapasitas SDM dibidang IT memang diperlukan untuk memudahkan dan peningkatan kinerja di unit kerja

• Biaya, Penulis memberi nilai 4 karena untuk melakukan peningkatan kapasitas SDM tidak memerlukan begitu besar karena selain bisa melalui pertemuan offline. Saat ini juga sudah banyak sarana pendidikan/pelatihan yang tidak harus tatap muka bisa seperti melalui youtube dll

▪ Layak, Penulis memberi nilai 4 karena solusi ini layak dan wajar untuk dilakukan karena dapat meningkatkan pelaksanaan program kegiatan

2. Pembuatan sistem informasi terintegrasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi (e- Stanfikat) untuk peningkatan kinerja Asdep PKRP

• Kontribusi, Penulis memberi nilai 5 karena dengan pembuatan sistem terintegrasi ini memudahkan kinerja organisasi dalam melaksanakan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi kepada UKM dan memudahkan dalam mengumpulkan data dan pelaporan monevnya.

(37)

• Biaya, Penulis memberi nilai 3 karena untuk membuat sistem informasi diperlukan biaya yang cukup besar akan tetapi inovasi yang dihasilkan juga akan bermanfaat bagi organisasi

• Layak, Penulis memberi nilai 5 karena solusi ini layak dan wajar karena inovasi dilakukan sesuai dengan perkembangan yang ada sehingga berpeluang besar menjadi efektif dan efisien untuk pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi serta dapat meningkatkan kinerja organisasi.

3. Penambahan dukungan sarana dan prasarana

• Kontribusi, Penulis memberi nilai 4 karena dengan penambahan sarana dan prasarana juga memberikan kontribusi akan tetapi belum optimal.

• Biaya, Penulis memberi nilai 3 karena untuk menambah sarana dan prasana membutuhkan biaya yang cukup besar

• Layak, Penulis memberi nilai 4 karena solusi ini dinilai cukup layak karena memang dibutuhan personil

E. Solusi Mengatasi Masalah

Berdasarkan hasil pembobotan pada aternatif solusi terlihat bahwa bahwa solusi dari akar masalah “belum adanya sistem terintegrasi untuk pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi stanfikat dan pelaporan monev perkembangan usaha UKM terfasilitasi dengan menggunakan IT/aplikasi”

adalah “Pembuatan sistem informasi terintegrasi fasilitasi standarisasi dan sertifikasi (e-Stanfikat) untuk peningkatan kinerja Asdep PKRP”.

Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi ini dikerjakan dengan bantuan IT/Programmer, mengingat keterbatasan SDM yang memahami atau mempunyai basic ilmu Teknologi Informasi di lingkup Bagian Pengembangan Rantai Pasok UKM.

Pembiayaan dalam pembuatan sistem informasi tersebut akan mempergunakan APBN pada Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok.