A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan
Layanan publik adalah layanan yang ditujukan untuk melayani masyarakat. Layanan publik biasanya diberikan oleh pemerintah, baik secara langsung ataupun dengan cara bekerjasama dengan penyediaan layanan publik (non pemerintah).
Mengadaptasi dari European Ombudsman (2012), ada 4 prinsip layanan publik, yaitu: komitmen, integritas, objektif dan menghormati orang lain. Adapun aspek pelayanan publik yaitu aspek kebijakan pelayanan, aspek profesionalisme sumber daya manusia (SDM), aspek sarana prasarana, aspek sistem informasi pelayanan publik, aspek konsultasi dan pengaduan, serta aspek inovasi.
Pada aspek sistem informasi pelayanan publik dan konsultasi, setiap unit penyelenggara pelayanan publik wajib menyediakan pengelolaan konsultasi dan pengaduan serta budaya pelayanan. Dengan memahami konsep pelayanan publik yang prima berimplikasi pada tingkat kepuasan dan opini positif masyarakat terhadap pelayanan publik.
Pengelolaan Budaya layanan dalam rangka aksi perubahan dilakukan dengan pemanfaatan teknologi informasi dengan pembuatan sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi sebagai sarana penyebaran informasi program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, pendaftaran UKM calon yang akan difasilitasi dan monitoring evaluasi UKM yang terfasilitasi. Dengan adanya sistem informasi terintegrasi ini memudahkan bagi UKM untuk mengakses informasi terkait fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, memudahkan bagi UKM yang sudah terfasilitasi untuk melaporkan perkembangan usahanya dalam rangka monitoring dan evaluasi.
3. PENGELOLAAN TIM
Dalam implementasi aksi perubahan ini perlu adanya pengelolaan tim dilakukan dengan membangun Tim Kerja yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok melalui Surat Perintah Nomor 60/SP/D.3.3/VI/2022 tanggal 6 Juni 2022 tentang Tim Kerja
"Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi
Untuk Peningkatan Kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok “ dengan susunan tim sebagai berikut:
Tabel 18. Tim Kerja Aksi Perubahan
No Nama Jabatan Instansi
1. Ari Anindya Hartika, S.TP
Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok
Mentor/Penanggung Jawab
2. Yogia Prihartiny, ST
Kepala Bidang Kemitraan
Ketua Aksi Perubahan 3. Edy Haryana, S.Sos, M.Si
Kepala Bidang
Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
4. Hidayah Putra Utama, S.E Analis Kebijakan Ahli Madya pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
5. Abdul Malik, S.E Analis Kebijakan Ahli Madya pada Bidang Pengembangan Kawasan
Anggota
6. Kustri Winda, S.Sos Analis Kebijakan Ahli Muda pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
7. Ika Wahyu Setyawati, SH Analis Kebijakan Ahli Muda pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
8. Purwo Raharjo, S.E Analis Kerjasama pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
9. Apriyanti Dewi, S.E Penyusun Rencana Pengembangan Produk Skala UKM pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
10. Ipah Saripah, S.E Analis Kerjasama pada Bidang Pengembangan Kawasan pada Bidang Pengembangan Rantai Pasok UKM
Anggota
Dalam melaksanakan pengelolaan tim, faktor utama yang harus dilakukan adalah adanya penyelarasan tujuan dari aksi perubahan.
Sehingga setiap anggota tim dapat berpartisipasi secara aktif dan memberikan kemampuan terbaiknya dalam mencapai tujuan aksi perubahan ini.
Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan
Gambar 5.Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan
Dari struktur organisasi pelaksanaan aksi perubahan, peran masing- masing dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Coach
1) Melakukan bimbingan dan memastikan kemampuan peserta diklat dalam memfinalkan rancangan aksi perubahan dan mengaplikasikan rancangan aksi perubahan;
2) Melakukan Monitoring terhadap peserta diklat dalam mengkomunikasikan rancangan aksi perubahan kepada atasan, staf dan stakeholder lainnya;
3) Melakukan komunikasi dengan mentor atau atasan langsung peserta diklat mengenai kegiatan yang dilakukan peserta dalam tahap kepemimpinan dan perkembangan aksi perubahan;
b. Mentor
1) Memberikan motivasi dan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mempersiapkan aksi perubahan berserta implementasinya;
2) Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan dan mengindentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan pembenahan melalui aksi perubahan;
Tim Administrasi dan Pelaporan
Purwo Raharjo, S.E Apriyanti Dewi, S.E Ipah Saripah, S.E Tim Teknis
Edy Haryana, S.Sos. M.Si Abdul Malik, SE
Hidayah Putra Utama, S.E Kustri Winda, S.Sos Ika Wahyu Setyawati, S.H Konsultan IT
Tim IT Konsultan IT Project Leader
Yogia Prihartiny, S.T Mentor
Ari Anindya Hartika, S.TP
Coach drh. Sumarno, M.M
3) Memberikan persetujuan atas usulan aksi perubahan;
4) Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang dihadapi selama proses implementasi aksi perubahan
5) Memantau capaian pelaksanaan aksi perubahan sesuai milestones yang telah ditetapkan.
6) Memastikan bahwa aksi perubahan memiliki umpan balik dalam meningkatkan kinerja
c. Project Leader
1) Mengidentifikasi area dan aksi perubahan yang akan diimplementasikan;
2) Mengusulkan rancangan aksi perubahan;
3) Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan rancangan aksi perubahan;
4) Memberikan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder baik internal ataupun eksternal dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi aksi perubahan;
5) Memberikan arahan kepada anggota Tim Kerja;
6) Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
7) Membuat laporan aksi perubahan.
d. Tim Teknis
1) Mensosialisasikan dan mempengaruhi sistem agar dapat diadaptasi secepatnya oleh internal;
2) Mengimplementasikan aplikasi dalam meningkatkan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok serta kebermanfaatan bagi UKM;
3) Mengimplementasikan aplikasi dalam meningkatkan efektifitas pelayanan pada masyarakat khususnya UKM;
e. Tim Administrasi dan Pelaporan
1) Memfasiltasi anggaran dan sarana yang diperlukan dalam pelaksanaan aksi perubahan
2) Mendokumentasikan dan mengumpulkan bahan pelaporan dalam setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan;
3) Membantu membuat laporan aksi perubahan
f. Tim IT
1) Mendesign rancangan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat);
2) Mewujudkan tersedianya pengembangan Sistem aplikasi sebagai sarana pelaksanaan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi efektif dan efisien;
Dalam pelaksanaan aksi perubahan ini diperlukan adanya jejaring kerja dan kolaborasi baik dengan stakeholder internal maupun eksternal sesuai dengan peta stakeholder yang terdapat dalam Gambar 6 (Pemetaan Stakeholder). Dalam memberdayakan semua stakeholder diperlukan adanya komunikasi yang efektif sehingga aksi perubahan dapat terimplementasi dengan baik.
Gambar 6. Peta Stakeholder Aksi Perubahan
Pada aksi perubahan ini terdapat pergeseran stakeholder dari Laten menjadi promoters dan dari aphathetics menjadi defenders. Seperti untuk Deputi UKM yang awalnya di stakeholder laten menjadi promoter. Ini dibuktikan dengan adanya tindaklanjut dari arahan Deputi untuk memfollow up UKM yang akan didaftarkan untuk sertifikat organik. UKM telah berhasil untuk registrasi akun. Contoh lainnya yaitu adanya dukungan secara informal dari Eselon III Asisten Deputi Perlindungan dan Kemudahan Berusaha untuk aplikasi yang dibuat.
Dalam upaya mendapatkan dukungan untuk tercapainya tujuan aksi perubahan, dilakukan pendekatan dengan menerapkan strategi komunikasi yang tepat sesuai pengaruh dan kepentingan masing-masing stakeholders terhadap aksi perubahan. Hubungan serta strategi komunikasi terhadap masing-masing stakeholder adalah sebagai berikut:
Tabel 19. Strategi Komunikasi Terhadap Stakeholder
NO KELOMPOK STAKEHOLDERS
STRATEGI KOMUNIKASI
1 Promoters Strategi yang dilakukan adalah yang dapat meningkatkan dukungan dan minat promoters terhadap aksi perubahan, antara lain dengan cara:
• Konsultasi berkala
• Pelaporan secara berkala
• Diskusi
2 Latents Strategi yang dilakukan adalah yang dapat meningkatkan minat terhadap aksi perubahan yaitu dengan diskusi dan pendekatan (mengadakan pertemuan informal) agar mendukung/memberikan masukan terhadap aksi perubahan
3 Defenders Strategi yang dilakukan adalah yang dapat meningkatkan diskusi informal dan menyampaikan informasi terkait adanya sistem informasi
4 Apathetics Strategi komunikasi yang dilakukan adalah yang dapat meningkatkan minat stakeholders agar mendukung proyek perubahan, yaitu dengan cara diskusi informal
Gambar 7. Bentuk Dukungan Stakeholder
4. KRITERIA KEBERHASILAN
Kriteria keberhasilan dari pelaksanaan Aksi Perubahan ini adalah
“terciptanya sistem informasi terintegrasi standarisasi dan sertifikasi (e- Stanfikat) untuk peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok”.
Tabel 20. Keberhasilan Pelaksanaan Aksi Perubahan
NO. TAHAPAN/
KEGIATAN
OUTPUT TARGET
KEBERHASILAN
KET
1. Membentuk Tim Efektif
Surat Tugas Pembentukan Tim Kerja "Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e- Stanfikat) untuk Peningkatan Kinerka Asisten Deputi
Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok"
yang
ditandatangani Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok
• Tim Efektif dapat menjalankan tugasnya dengan maksimal dalam membantu
berhasilnya aksi perubahan ini
• Penyelarasan tujuan bagi seluruh anggota Tim
Jangka Pendek
2. Pembuatan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat)
Terciptanya Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e- Stanfikat)
Sistem Informasi Terintegrasi
Standarisasi dan Sertifikasi (e- Stanfikat) sudah ada
Jangka Pendek
3. Uji coba
Implementasi sistem di Asisten Deputi Pengembang an Kawasan dan Rantai Pasok
Masukan dan saran untuk Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e- Stanfikat) ujicoba
Beberapa pegawai di lingkungan
Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dapat
mengujicobakan Sistem Informasi Terintegrasi Standarisasi dan Sertifikasi (e- Stanfikat) - uji coba serta memberikan masukan dan saran
Jangka Pendek
NO. TAHAPAN/
KEGIATAN
OUTPUT TARGET
KEBERHASILAN
KET
4. Pembuatan manual book dan untuk penggunaan sistem
Tersedianya manual book (panduan
pemakaian aplikasi e- Stanfikat)
Manual book/
panduan
penggunaan aplikasi dapat digunakan
Jangka Pendek
5. Melakukan sosialisasi kepada UKM terfasilitasi standarisasi dan sertifikasi Tahun 2021 dan
stakeholder internal (terbatas)
Aplikasi e- Stanfikat dapat diakses melalui www.e-stanfikat.id
UKM dapat menggunakan aplikasi e-Stanfikat
Jangka Pendek
6. Implementasi aplikasi e- Stanfikat
UKM dapat
mengakses melalui www.e- stanfikat.id
Adanya data perkembangan usaha UKM terfasilitasi (semester I)
Jangka Pendek
7. Evaluasi hasil sosialisasi dan perbaikan hasil sosialisasi
Perbaikan dan penyempuraan aplikasi
Masukan dan saran dari Tim Asisten Deputi
Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dan UKM terfasilitasi yang sudah melakukan
ujicoba dan
implementasi
Jangka Pendek
Faktor Kunci keberhasilan dari aksi perubahan ini adalah:
1. Dukungan mentor dan tim kerja dalam aksi perubahan dan stakeholder (pemangku kepentingan) yang juga menerima manfaat/keuntungan dari hasil aksi perubahan;
2. Adanya komitmen dan dukungan untuk melakukan perubahan dari para stakeholder (pemangku kepentingan) yang menerima manfaat dari hasil aksi perubahan ini;
3. Komunikasi dan koordinasi yang baik antar anggota tim efektif dan Project Leader dalam proses pembuatan aplikasi e-Stanfikat
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Capaian aksi perubahan dalam jangka pendek adalah tersedianya Sistem Informasi Terintegrasi Satandarisasi dan Sertifikasi (e-Stanfikat) sebagai upaya peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok terutama untuk program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi.
Capaian pelaksanaan kegiatan aksi perubahan berdasarkan tahapan jangka pendek adalah 100 % (semua tercapai). Tahapan jangka pendek sebagai berikut:
A. Persiapan pelaksanaan Aksi perubahan 1) Koordinasi dan konsultasi dengan mentor;
Meminta arahan mentor terkait implementasi rancangan aksi perubahan dan menyampaikan draft Tim efektif.
Gambar 8. Koordinasi dan Konsultasi Mentor terkait Pembentukan Tim Efektif
2) Pembentukan tim efektif
Untuk menguatkan keterikatan tim yang akan mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan, maka diperlukan adanya Surat Perintah Tim Kerja Efektif yang akan diberdayakan dalam proses pelaksanaan aksi perubahan. Tim Kerja ini beranggotakan pejabat struktural/Fungsional, pada Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dimana dalam pembagian tugas yang jelas sesuai dengan kompetensi
maupun bidang tugasnya. Dalam aksi perubahan ini surat keputusan tim kerja ditetapkan oleh Asdep Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok pada tanggal 6 Juni 2022 dengan Nomor 60/SP/Dep.3.3/VI/2022.
Gambar 9. Surat Keputusan Tim Kerja B. Menyusun desain sistem aplikasi
1. Rapat koordinasi dengan tim efektif dan konsultan IT terkait penyusunan rancang bangun aplikasi e-Stanfikat.
Dalam rapat ini Project Leader memberikan penjelasan kepada anggota tim terkait rencana Aksi Perubahan, tujuan dan manfaat, serta tahapan-tahapan kerja.
Secara umum semua anggota tim menyatakan memberikan dukungan terhadap rencana aksi perubahan yang akan dilakukan. Koordinasi dan komunikasi tidak hanya dilakukan dalam rapat formal akan tetapi juga dapat melalui WA Group.
Gambar 10. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
Gambar 11. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
Gambar 12. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 7 Juni 2022
2. Konsultan IT menyusun desain dan layout Sistem Informasi (e-Stanfikat) sesuai konsep proses bisnis (9 – 16 Juni 2022)
Gambar 13. Konsultan IT Sedang Membuat Rancangan Sistem
C. Pembuatan Sistem Aplikasi
1. Pembuatan aplikasi sesuai rancang bangun oleh Konsultan IT (17 Juni – 23 Juni 2022)
Setelah disepakati desain dan layout sistem informasi, konsultan IT mulai merancang sistem informasi e-Stanfikat.
Gambar 14. Tampilan Awal Aplikasi e-Stanfikat
2. Rapat koordinasi hasil pembuatan aplikasi sesuai konsep rancang bangun dengan tim efektif dan konsultan IT (24 Juni 2022)
Rapat ini membahas aplikasi yang sudah selesai dibuat oleh konsultan IT dan meminta masukan dari peserta rapat untuk penyempurnaan aplikasi e-Stanfikat.
Gambar 15. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
Gambar 16. Foto Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
Gambar 17. Notulen Rapat Koordinasi Tanggal 24 Juni 2022
3. Upload Data dukung yang akan dimasukkan kedalam sistem aplikasi oleh Konsultan IT (25 Juni – 27 Juni 2022)
Konsultan IT mulai memasukan data pendukung ke dalam aplikasi/portal e- Stanfikat seperti detail isian form pendaftaran dan form monev.
Gambar 18. Upload Data Dukung Pada Aplikasi e-Stanfikat D. Pembuatan manual book untuk penggunaan sistem
1. Rapat penyusunan manual book untuk penggunaan sistem dengan Konsultan IT dan Tim Efektif (28 Juni 2022)
Rapat bertujuan untuk membahas manual book untuk memudahkan penggunaan aplikasi/portal e-Stanfikat. Rapat dihadiri oleh Mentor, Tim Efektif dan konsultan IT.
Berdasarkan hasil rapat dengan tim efektif dan konsultan IT sebaiknya manual book dimasukkan di dalam aplikasi saja agar lebih efektif dan efisien serta tidak dicetak dalam bentuk buku.
Gambar 19. Undangan dan Daftar Hadir Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 20. Foto Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 21. Notulen Rapat Penyusunan Manual Book
Gambar 22. Manual Book Aplikasi e-Stanfikat
E. Ujicoba Sistem Aplikasi
1. Koordinasi dengan mentor terkait persiapan uji coba aplikasi e-Stanfikat (29 Juni 2022)
Dengan telah selesainya dibangun aplikasi/portal e-Stanfikat maka perlu ditentukan waktu untuk pelaksanaan ujicoba. Sesuai dengan arahan mentor, ujicoba perlu dilakukan dengan mengundang tim internal dari Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, perwakilan dari Bagian Sekretaris Deputi Bidang UKM, dan perwakilan dari Biro Komunikasi dan Teknologi Infomasi.
Gambar 23. Foto Koordinasi dengan Mentor Terkait Persiapan Ujicoba
2. Ujicoba aplikasi e-Stanfikat ( 1 Juli 2022)
Ujicoba dilakukan dengan melibatkan tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok, perwakilan dari Biro Komunikasi dan Teknologi Informasi, perwakilan dari Sekretaris Deputi Bidang UKM, perwakilan dari Asisten Deputi Kemitraan dan Perluasan Pasar dan konsultan IT
Gambar 24. Undangan Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 25. Daftar Hadir dan Notulen Rapat Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 26. Foto Ujicoba Aplikasi e-Stanfikat
3. Perbaikan hasil ujicoba aplikasi e-Stanfikat ( 2 Juli – 8 Juli 2022)
Setelah dilakukan ujicoba pada tanggal 1 Juli 2022, konsultan IT memperbaiki aplikasi e-Stanfikat sesuai dengan masukan pada saat ujicoba. Masukan pada saat ujicoba antara lain penambahan menu, tampilan untuk front end, penambahan field pada form pendaftaran dan monev.
Gambar 27. Perbaikan Aplikasi e-Stanfikat setelah Ujicoba
F. Sosialisasi dan implementasi penggunaan sistem informasi e-Stanfikat 1. Menentukan waktu dan UKM yang akan diikutkan dalam sosialisasi
Setelah dilakukan ujicoba aplikasi e-Stanfikat pada tanggal 1 Juli 2022 dan telah dilakukan perbaikan berdasarkan masukan dari peserta ujicoba, akan dilakukan sosialisasi aplikasi/portal e-Stanfikat kepada UKM.
Berdasarkan hasil rapat dan arahan dari mentor, maka sosialisasi akan dilakukan pada tangal 19 Juli 2022 dengan mengundang UKM yang sudah mendapatkan fasilitasi standarisasi dan sertifikasi Tahun 2021 sebanyak 41 UKM.
Gambar 28. Foto Diskusi Penentuan Waktu dan UKM Yang Diundang Sosialisasi
Gambar 29. Undangan Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat
2. Melakukan sosialisasi aplikasi e-Stanfikat kepada UKM
Sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 19 Juli 2022 yang dihadiri oleh 37 orang yang berasal dari tim Asisten Pengembangan Kawasan dan dan Rantai Pasok, konsultan IT dan UKM terfasilitasi tahun 2021
Gambar 30. Daftar Hadir Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 31. Dokumentasi Sosialisasi Aplikasi e-Stanfikat 3. Implementasi sistem informasi e-Stanfikat
Setelah dilakukan sosialisasi aplikasi e-Stanfikat kepada UKM terfasilitasi Tahun 2021, UKM diminta untuk dapat mengimplementasikan penggunaan aplikasi tersebut untuk melaporkan perkembangan usahanya Semester I. Dari 41 UKM yang diminta untuk melaporkan usahanya terdapat 29 UKM yang telah sukses melakukan registrasi (70,73%) dan diantaranya 21 UKM (51,22%) mengisi data monev dan ada 2 UKM yang juga mendaftar untuk fasilitasi pendaftaran baru.
Dibutuhkan komunikasi yang efektif dan edukasi kepada UKM dalam pengimplementasian aplikasi e-Stanfikat. Dari data perkembangan usaha UKM dapat membantu Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai pasok dalam mengambil kebijakan terkait program standarisasi dan sertifikasi.
Terdapat 71,43 % UKM mengalami kenaikan kapasitas produksi dan omset setelah mendapatkan fasilitasi sertifikasi. Hal ini menjadi dasar kebijakan untuk pentingnya program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi bagi UKM.
Gambar 32. Surat Implementasi Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 33. Data UKM Yang Registrasi Pada Aplikasi e-Stanfikat
G. Monitoring dan Evaluasi
1. Rapat dengan Tim Efektif dan Konsultan IT terkait kuesioner monev
Dengan telah dilakukannya sosialisasi dan implementasi dengan pengisan data oleh UKM pada aplikasi e-Stanfikat, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi untuk mendapatkan masukan dari UKM maupun dari tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok. Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan memberikan kuesioner berisi pertanyaan terkait kebermanfaatan aplikasi dan masukan untuk pengembangan aplikasi.
Gambar 34. Surat Undangan dan Daftar Hadir Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat
Gambar 35. Notulen Rapat Monev Aplikasi e-Stanfikat
2. Data isian kuesioner yang telah diisi
Dari hasil pengisian kuesioner implementasi aplikasi e-Stanfikat terdapat 24 (dua puluh empat) koresponden yang memberikan tanggapan dan masukan.
Koresponden berasal dari UKM dan Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok.
Gambar 36. Isian Kuesiner Dari Koresponden
Dari isian kuesioner, Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dan UKM mendukung adanya aplikasi e-Stanfikat ini dan aplikasi ini dinilai sudah bagus dan sistematis serta sangat membantu dan bermanfaat untuk UKM. Aplikasi ini juga diharapkan dapat digunakan untuk jangka panjang.
3. Perbaikan Sistem
Berdasarkan isian kuesioner dari UKM dan Tim Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok sebanyak 24 (dua puluh empat) koresponden secara umum aplikasi e-Stanfikat ini sudah bagus, sistematis dan mudah digunakan oleh UKM. Ada beberapa masukan terkait implementasi dan perbaikan aplikasi e-Stanfikat antara lain :
a. Terkait proses registrasi ke login diusulkan untuk langsung saja tanpa adanya verifikasi admin terlebih dahulu. Verifikasi data dapat dilakukan admin pada saat data UKM telah masuk/teregister.
b. Adanya penambahan field pada form Monev yaitu terkait volume ekspor UKM sebelum dan setelah difasilitasi, tahun UKM mendapatkan fasilitasi sertifikasi serta kebutuhan sertifikasi lainnya.
c. Perlu lebih digencarkan sosialisasi terkait aplikasi e-Stanfikat.
72
Tabel 21. Capaian Kinerja Pelaksanaan Aksi Perubahan
No Kegiatan Waktu Pelaksanaan Juni Juli Agustus
I II III IV V I II III IV V I II
Jangka Pendek
1 Persiapan pelaksanaan Aksi perubahan
a. Berkoordinasi dengan mentor 3 Juni 2022
b. Membuat surat tugas pembentukan tim efektif 6 Juni 2022 2 Menyusun desain sistem aplikasi
a. Melakukan rapat koordinasi dengan tim efektif dan konsultan IT terkait penyusunan rancang bangun aplikasi e-Stanfikat
7 Juni 2022
b. Meminta Konsultan Tim IT untuk menyusun desain dan layout Sistem Informasi (e-Stanfikat) sesuai konsep proses bisnis
9 – 16 Juni 2022
3 Pembuatan Sistem Aplikasi 17 – 29 Juni 2022
a. Pembuatan aplikasi sesuai rancang bangun 17 – 23 Juni 2022 b. Melakukan rapat koordinasi hasil pembuatan
aplikasi sesuai konsep rancang bangun dengan tim efektif dan konsultan IT
24 Juni 2022
c. Mengupload Data dukung yang akan dimasukan ke dalam sistem aplikasi
25 – 27 Juni 2022
4 Pembuatan manual book untuk penggunaan sistem
a. Rapat penyusunan manual book untuk
penggunaan sistem dengan Konsultan IT dan Tim Efektif
28 Juni 2022
73
No Kegiatan Waktu Pelaksanaan Juni Juli Agust
I II III IV V I II III IV V I II
5 Ujicoba Sistem Aplikasi
a. Koordinasi dengan mentor dan Tim Efektif terkait persiapan uji coba aplikasi e-Stanfikat
29 Juni 2022
b. Uji coba aplikasi e-Stanfikat 1 Juli 2022
c. Perbaikan aplikasi e-Stanfikat oleh konsultan IT 2 – 8 Juli 2022 6 Sosialisasi dan Implementasi penggunaan
sistem informasi e-Stanfikat
a. Menentukan waktu sosialisasi dan implemenntasi sistem informasi e-Stanfikat
12 Juli 2022 b. Menentukan UKM yang akan mengikuti sosialiasi
dan implementasi sistem informasi e-Stanfikat
12 Juli 2022 c. Melakukan Sosialiasi sistem informasi e-Stanfikat 19 Juli 2022 d. Implementasi sistem informasi e-Stanfikat 20 Juli – 26 Juli 2022 7 Monitoring dan Evaluasi
a. Rapat dengan Konsultan IT dan Tim Efektif terkait kuesioner monev
27 Juli 2022 b. Penyebaran kuesioner untuk meminta masukan
atas aplikasi
27 Juli – 2 Agustus 2022
c. Pengumpulan akhir kuesioner 3 Agustus 2022
d. Perbaikan Sistem 3 Agustus – 5 Agustus
2022
4. Manfaat Aksi Perubahan
Aksi perubahan yang dilakukan memberikan manfaat khususnya dalam peningkatan kinerja Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dalam pelaksanaan program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi. Secara umum manfaat dari pelaksanaan aksi perubahan ini dapat dikategorikan sebagai berikut:
A. Bagi Instansi Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok 1. Terjadi peningkatan efektivitas dan kinerja organisasi, khususnya dalam hal
penyebaran informasi terkait fasilitasi standarisasi dan sertifikasi, pengumpulan data UKM calon yang akan difasilitasi dan pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi.
2. Terjadi peningkatan penyediaan layanan informasi kepada publik khususnya UKM yang lebih transparan;
3. Tersedianya data pendaftaran UKM yang akan difasilitasi dengan cepat, tepat dan sesuai dengan persyaratan
4. Tersedianya data hasil monitoring dan evaluasi UKM yang terfasilitasi secara realtime dan terdokumentasi dengan baik
B. Bagi UKM
1. Memudahkan UKM untuk mengakses informasi seputar fasilitasi standarisasi dan sertifikasi secara mudah, cepat, efisien dan tanpa biaya;
2. Memudahkan UKM untuk mendaftar program fasilitasi standarisasi dan sertifikasi;
3. Memudahkan UKM untuk melaporkan perkembangan usahanya dan terdokumentasi dengan baik
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Aksi perubahan kinerja organisasi ini tidak hanya dilaksanakan dalam rangka penyelesaian persyaratan dalam Pendidikan Kepemimpinan Administrator saja, namun lebih jauh lagi, sebagai salah satu upaya peningkatan kinerja pada salah satu unit kerja yaitu Asisten Deputi Pengembangan Kawasan dan Rantai Pasok dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.