BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTIK
3.4 Dokumen dan File yang Dihasilkan
1. Mencatat, Menyusun, Mengirim dan Menggandakan Surat Masuk dan Keluar dari Bidang AKLAP BPKAD Kabupaten Bengkalis. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.18 Surat Undangan untuk acara Rekonsiliasi Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
2. Menginput Data Penerimaan Kas Daerah dari Bank Riau KEPRI
Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
41
Gambar 3.19 Laporan Rincian Transaksi Penerimaan Kas Daerah Bulan Maret 2022 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
Gambar 3.20 Laporan Rincian Transaksi Penerimaan Kas Daerah Bulan April 2022 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
Gambar 3.21 Laporan Rincian Transaksi Penerimaan Kas Daerah Bulan Mei 2022 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
42
Gambar 3.22 Laporan Rincian Transaksi Penerimaan Kas Daerah Bulan Juni 2022 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
3. Menggandakan dokumen. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
4. Memusnahkan dokumen adapun hasil dari kegiatan memusnahkan dokumen tersebut yaitu dokumen menjadi potongan potongan kertas kecil.
5. Melakukan Pencetakan (Print) Dokumen. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
43
Gambar 3.24 Hasil Mencetak dokumen
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
6. Menjadi Notaris Dalam Melakukan rekonsiliasi anggaran Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.25 Hasil Berita Acara Rekonsiliasi Angggaran Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
7. Menyesuaikan DAK Fisik Gabungan Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
44
Gambar 3.26 DAK Fisik DLH
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
8. Mengisi Nominal Anggaran LRA, LO, LPE, dan LAK dalam PERDA 2021.
Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.27 PERDA 2021
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
9. Memindai LRA 2021. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
45
Gambar 3.28 Hasil Memindai LRA 2021
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
10. Mengunduh dan Mengetik Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Menggunakan alpikasi SIPKD. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.29 RAPERDA Bengkalis tentang Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD Kabupaten Bengkalis Tahun Anggaran 2021 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
46
Gambar 3.30 RAPERBUP Bengkalis tentang Penjabaran Pertanggungjawaban Pelaksanaan APBD Kabupaten Bengkalis Tahun Anggaran 2021
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
11. Menggandakan laporan perjalanan dinas bidang AKLAP BPKAD Kabupaten Bengkalis. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.31 Dokumen SPPD
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
47 Mengisi Dokumen Survei Statistik keuangan realisasi APBD 2021. Pada kegiatan ini, praktikan membutuhkan Laporan Realisasi Anggaran pendapatan dan belanja daerah tahun 2021 Kabupaten Bengkalis. Laporan Realisasi Anggaran tersebut diberikan oleh Tenaga Akuntan kepada praktikan. Adapun data yang dihasilkan dalam melakukan pekerjaan ini terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3.32 LRA Pendapatan dan Belanja Daerah TA 2021 Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
Gambar 3.33 Dokumen Survei Statistik
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
48 3.5 Kendala dan Solusi yang Dihadapi
3.5.1 Kendala yang Dihadapi Selama Pelaksanaan Kerja Praktik (KP) Dalam rangka melaksanakan kerja praktik di Sub Bidang Akuntansi dan Pelaporan pada Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kabupaten Bengkalis, praktikan berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan dengan sebaik mungkin dan tepat waktu. Namun dalam pengerjaannya, terkadang terdapat beberapa kendala yang membuat pengerjaan tugas terganggu.
Adapun kendala yang dihadapi oleh Praktikan selama melaksanakan KP, yaitu : 1. Kendala Dalam Mengoperasikan Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy pada sub bidang akuntansi dan pelaporan sangat dibutuhkan dalam melakukan penggandakan dokumen dalam bentuk hardcopy. biasanya penggandaan dokumen ini biasanya merupakan dokumen-dokumen penting yang akan disimpan sebagai arsip bagi staff Bidang Akuntansi dan Pelaporan. Hal ini menjadikan mesin fotocopy sangat memiliki andil yang besar dalam mempermudah penyelesaian pekerjaan kantor pada sub bidang akuntansi dan pelaporan. Pekerjaan praktikan yang selalu berhubungan dengan penggandaan dokumen maupun buku- buku penting dalam membantu sub bidang akuntansi dan pelaporan, mengharuskan praktikan untuk mengoperasikan mesin fotocopy dan menyelesaikan penggandaan dokumen dengan baik dan cepat. Namun penggandaan dokumen yang dilakukan praktikan menjadi terganggu karena disebabkan oleh mesin fotocopy yang selalu Error/Jam pada saat pengoperasian. sehingga hal ini membuat praktikan terkadang lambat dalam melakukan penggandaan dokumen. Selain itu, mesin fotocopy yang hanya ada satu buah pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan, juga membuat pekerjaan penggandaan dokumen menjadi lambat.
2. Kendala dalam Mengoperasikan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah (SIPKD)
Kendala yang dihadapi praktikan saat mengoperasikan SIPKD pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan disebabkan oleh sistem SIPKD yang terkadang error dan lambat dalam memproses data SIPKD besar seperti Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan, Rumah Sakit Umum Bengkalis dan Rumah Sakit Umum. Hal ini
49 membuat praktikan harus menunggu lama untuk memperoleh file pada saat pengerjaan tugas yang diberikan.
3.5.2 Solusi dalam Menghadapi Kendala
Supaya kendala yang dihadapi oleh praktikan pada saat melaksanakan kerja praktik tidak menggangu praktikan saat bekerja, maka kendala tersebut harus diatasi. Adapun solusi atau cara untuk mengatasi kendala tersebut adalah sebagai berikut :
1. Guna mengatasi kendala mesin fotocopy yang selalu error/jam pada saat praktikan melakukan penggandaan dokumen, praktikan mengambil inisiatif untuk meminta tolong kepada staff sub bidang akuntansi dan pelaporan untuk mengatasi mesin fotocopy tersebut. Setelah mengamati staff sub bidang akuntansi dan pelaporan dalam memperbaikinya, maka praktikan bisa memperbaiki sendiri mesin fotocopy tersebut ketika mengalami error/jam.
2. Guna mengatasi sistem SIPKD yang terkadang lambat atau error pada saat memproses data, maka praktikan mengkomunikasikannya kepada staff Bidang Akuntansi dan Pelaporan. Kemudian, staff Bidang Akuntansi dan Pelaporan biasanya akan menghubungi Tim SIPKD yang berada di Jawa untuk menyampaikan permasalahan yang sedang dialami pada sistem SIPKD.
50 BAB IV
PEKERJAAN KHUSUS
4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan:
Mencatat Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan BPKAD Kabupaten Bengkalis
Spesifikasi tugas merupakan gambaran pekerjaan maupun tugas yang telah dilakukan secara lebih terinci selama melaksanakan kegiatan Kerja Praktik (KP).
Spesifikasi tugas Kerja Praktik (KP) yang telah dilakukan pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan adalah mencatat dan mengarsipkan surat masuk dan surat keluar pada bidang akuntansi dan pelaporan BPKAD Kabupaten Bengkalis.
4.1.1 Pengertian Pencatatan Surat
Pencatatan surat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah proses yang membantu merumuskan dan memberikan tujuan yang dituangkan dalam bentuk tulisan untuk sebuah kegiatan. Surat merupakan suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi yang dibuat atau diterima oleh petugas untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Prosedur pencatatan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan yang berubungan dengan penyampaian suatu informasi yang dibuat atau diterima oleh petugass dari satu pihak ke pihak lainnya, yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan rangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima oleh instansi maupun yang di terima dari pihak lain. Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi.
4.1.2 Prosedur Pencatatan Surat Masuk
Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan, pengendalian dan mendapatkan sebuah informasi. Surat masuk dalam bidang akuntansi dan pelaporan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah biasanya mencakup mengenai undangan
51 rapat, penyampaian SPJ dan hasil pemeriksaan BPK RI. Sistem dan prosedur penerimaan surat masuk pada bidang akuntansi dan pelaporan Badan Pengelola Keuangan Dan Aset Daerah Kabupaten Bengkalis terlihat pada flowchart dibawah ini:
Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penerimaan Surat Masuk Sumber: Data Olahan 2022
Surat Dari Instansi Perusahaan Lain
Surat Diterima oleh Bidang Sekretariat
Surat Diterima Oleh Bidang AKLAP
Menggandakan Surat Masuk
Mencatat Data Surat Masuk
Surat Diterima Oleh Kepala Bidang Yang dituju
A
52 Keterangan simbol flowcart:
Simbol
Merupakan simbol dokumen yang berupa hasil cetakan komputer maupun tulis tangan.
Merupakan simbol operasi manual digunakan untuk memproses data secara manual.
Merupakan simbol pengarsipan data.
Kegiatan yang dilakukan praktikan dalam melakukan pencatatan surat masuk pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan adalah sebagai berikut:
1. Surat diterima dahulu oleh Bidang Sekretariat
Surat yang datang dari instansi lain di terima terlebih dahulu oleh Bidang Sekretariat (Bidang Umum)
2. Surat diantar ke Bidang Akuntansi dan Pelaporan
Setelah Bidang Seketariat mengecek dan mencatat surat, surat tersebut diantar kepada bidang yang berhubungan dengan isi surat. Jika surat berhubungan dengan laporan keuangan maka surat diantar ke Bidang Akuntansi dan Pelaporan.
3. Melakukan Pencatatan Surat Masuk Dalam Buku Agenda Surat Masuk Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
53 memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Pencatatan surat dalam buku agenda mencakup nomor agenda, tanggal Surat dibuat, tanggal surat masuk, asal Surat, tujuan Surat, prihal, dan keterangan surat. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
Gambar 4.2 Pencatatan Surat Masuk Dalam Buku Agenda Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
4. Pengarahan dan Penyampaian Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
54 Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Gambar 4.3 Penyampaian Surat
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
5. Menggandakan Surat Masuk
Menggandakan Surat Masuk adalah kegiatan proses memperbanyak atau melipat gandakan surat masuk sesuai dengan yang diperlukan dengan menggunakan mesin pengganda.
55
Gambar 4.4 Menggandakan Surat Masuk
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
6. Mengarsipkan Surat Masuk
Mengarsipkan surat bertujuan untuk menyimpan data surat masuk yang masuk dalam Bidang Akuntansi dan Pelaporan Pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah.
Gambar 4.5 Mengarsipkan Surat Masuk
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
56 4.1.3 Prosedur Pencatatan Surat Keluar
surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi. Surat keluar dalam bidang akuntansi dan pelaporan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah biasanya mencakup mengenai undangan rapat, meminta data laporan keuangan, nota dinas dan surat pengantar. Prosedur penerbitan surat keluar pada bidang akuntansi dan pelaporan Badan Pengelola Keuangan Dan Aset Daerah Kabupaten Bengkalis terlihat pada flowchart dibawah ini:
Gambar 4.6 Flowchart Prosedur Penerbitan Surat Keluar Sumber : Data Olahan 2022
Perintah Dari Atasan
Proses Pembuatan Surat
Surat Dicetak
Pemberian Nomor
Surat
Menggandakan Surat Keluar
Ditandatangani dan distempel
Surat Diantar Ke Instansi yang
Dituju
A
57 Keterangan simbol flowcart:
Simbol
Merupakan simbol terminal yang berfungsi untuk memulai dan mengakhiri tugas.
Merupakan simbol dokumen yang berupa hasil cetakan komputer maupun tulis tangan.
Merupakan simbol operasi manual digunakan untuk memproses data secara manual.
Merupakan simbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Merupakan simbol pengarsipan data.
Kegiatan yang dilakukan praktikan dalam melakukan penerbitan surat keluar pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan adalah sebagai berikut:
1. Kepala Bidang Memerintahkan Kepada Pegawai Yang Menangani Surat Untuk membuat Surat Keluar
2. Surat Dibuat Oleh Pegawai Yang Menangani Surat Menyurat
Dalam Bidang Akuntansi dan Pelaporan di Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah terdapat beberapa pegawai yangbmemiliki tugas khus dalam menangani surat menyurat, seperti membuat surat pengantar, surat nota dinas, surat undangan dan lain-lain yang dikeluarkan oleh bidang tersebut.
58
Gambar 4.7 Proses Pembuatan Surat
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
3. Surat Dicetatak Oleh Pembuat Surat
Setelah surat diketik oleh pegawai yang menangani surat menyurat maka surat tersebut di cetak.
Gambar 4.8 Proses Pencetakan Surat
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
4. Praktikan menulis Nomor Surat keluar
Dalam pembuatan surat resmi atau dinas, nomor surat adalah bagian penting yang tidak boleh dilewatkan ataupun ditulis secara asal-asalan.
Pasalnya, masing-masing huruf dan angka di bagian nomor surat memiliki kode atau arti tertentu. Nomor surat mengandung informasi seperti siapa yang membuat, jenis, bulan serta tahun pembuatan, dan jumlah surat yang dibuat. nomor surat biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Tiap nomor dan huruf yang dipisahkan dengan tanda itu memiliki makna sendiri-sendiri. Dalam penulisan nomor surat
59 resmi, ada 5 komponen yang harus ada dan terpisah oleh garis miring (/). Contoh nomor surat yang dibuat oleh praktikan yaitu: 900/BPKAD-Akp/2022/V/97
Nomor surat tersebut terdiri dari:
Angka 900 menunjukan kode nomor surat
Angka 97 menunjukan Nomor urutan surat yang dikeluarkan
BPKAD-Akp menunjukan nama lembaga yang mengeluarkan surat
V menunjukan Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi)
2022 menunjukan Tahun berjalan
Gambar 4.9 Proses Pencatatan Surat Keluar Dalam Buku Agenda Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
5. Menggandakan Surat Keluar
Menggandakan surat keluar adalah proses memperbanyak atau melipat gandakan Surat Keluar sesuai dengan yang diperlukan dengan menggunakan mesin pengganda.
60
Gambar 4.10 Proses Menggandakan Surat Keluar
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
6. Memberikan Surat Kepada Atasan Untuk ditandatangani Setelah itu Praktikan Menstempel Surat
Sebelum menerbitkan surat keluar surat tersebut harus ditandatangani dan distempel terlebih dahulu untuk meresmikan surat. Fungsi tanda tangan dalam suatu surat adalah untuk memastikan identifikasi atau menentukan kebenaran ciri-ciri penandatangan. Sekaligus penandatangan menjamin keberadaan isi yang tercantum dalam tulisan tersebut. Setelah surat ditanda- tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, stempel biasanya di guna untuk melengkapi bubuhan tanda tangan pada bagian penutup surat, penggunaan cap yang menandakan identitas suatu Organisasi. Stempel berperan penting mengesahkan surat.
61
Gambar 4.11 Surat ditandatangani dan diberi stempel Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
7. Surat Dikirim Keinstansi Yang dituju
Setelah surat ditandatangani dan distempel selanjutnya surat dikirim ke instansi yang dituju. Proses pengiriman surat ada 2 cara yaitu di kirim secara langsun dan dikirim melalui sarana jasa, pengiriman surat tergantung lokasi surat dituju. Dalam pengiriman surat praktikan menyertakan berkas tandatangan berisi nama nama instansi penerima surat, berkas tersebut harus ditandatangani oleh pihak penerima surat.
Gambar 4.12 Proses Pengiriman Surat
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
62 8. Surat Disimpan dan Diarsipkan
Setelah surat distempel dan ditandatangani surat tersebut sebagian dikirim dan diarsipkan. Surat yang diarsipkan digunakan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah dikeluarkan oleh instansi tersebut, dan digunakan untuk menyimpan data tersebut.
Gambar 4.13 Surat Keluar Diarsipkan
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
4.2 Target Yang Diharapkan
Target yang diharapkan selama melaksanakan Kerja Praktik (KP) pada Bidang Akuntansi dan Pelaporan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Bengkalis dalam melakukan tugas pencatatan surat masuk dan surat keluar adalah agar tepat dalam melalui tahap tahap surat masuk dan surat keluar juga memahami nomor dan kode dalam surat menyurat, penulisan surat keluar sesuai dengan konsep surat, dan mampu melakukan pengarsipan surat dengan baik, seperti mencatat tujuan surat, nomor surat, dan tanggal surat tersebut.
63 4.3 Perangkat Lunak dan Perangkat Keras yang Digunakan
4.3.1 Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak atau software adalah sekumpulan data elektronik yang tersimpan dan dikendalikan oleh perangkat komputer. Data elektronik tersebut meliputi instruksi atau program yang nantinya akan menjalankan perintah khusus.
Perangkat lunak juga disebut sebagai bagian sistem dalam komputer yang tidak memiliki wujud fisik namun diinstal dalam sebuah komputer atau laptop agar bisa dioperasikan. Adapun perangkat lunak yang praktikan gunakan untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan adalah sebagai berikut :
1. Microsoft Word
Pengertian Microsoft Word adalah sebuah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata meliputi membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Perangkat lunak pengolah kata atau word processing adalah program yang digunakan untuk mengolah dokumen berupa teks misalnya surat, kertas kerja, brosur, kartu nama, buku, jurnal, dan lain-lain.
2. Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan di distribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini berfungsi untuk mengolah data dalam bentuk teks dan angka. Biasanya program ini banyak digunakan dalam lingkup sekolah, kampus, perusahaan dan perkantoran sebagai pengolah administrasi yang berhubungan dengan pencatatan data pegawai, gaji, laporan, dan lain-lain.
4.3.2 Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat keras atau yang sering disebut hardware adalah bagian dari sistem komputer sebagai perangkat yang dapat diraba, dilihat secara fisik dan bertindak untuk menjalankan instruksi dari perangkat lunak. Komputer merupakan suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menginput data, melakukan pengolahan data menjadi sebuah informasi serta digunakan
64 sebagai tempat penyimpan data. Adapun perangkat keras yang digunakan praktikan untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan terlihat dibawah ini:
1. Komputer
Komputer adalah sekumpulan alat elektronik yang saling terhubung dan bekerjasama serta terkoordinasi dibawah kontrol program yang memiliki kemampuan dapat menerima data (input), pengolahan data (proses), dan akan menghasilkan informasi berupa data keluaran (output).
2. Printer
Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dapat dihubungkan pada komputer maupun laptop yang berfungsi untuk mencetak tulisan ataupun gambar dari kamputer yang semula berupa softcopy menjadi hardcopy.
3. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy merupakan peralatan kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen, buku, maupun foto. fotocopy merupakan metode membuat tiruan atau salinan dokumen pada kertas memakai proses penyinaran.
4. Laptop
Laptop secara sederhana dapat diartikan sebagai komputer kecil yang bisa digunakan secara flexibel karena mudah dibawa kemana-mana. Adapun fungsi laptop pada dunia perkantoran digunakan sebagai media penyimpanan, membuat presentasi, alat komunikasi, desain gambar serta memudahkan pekerjaan lainnya.
5. Stempel
Stempel merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan dokumen-dokumen penting. Stempel ini memiliki peran penting untuk menunjukkan /mewakili identitas kantor sebagai alat penguat keputusan kepala instansi maupun kepala bidang. Contoh stempel yang digunakan praktikan selama Kerja Praktik (KP) terlihat pada Gambar 3.29 dibawah ini :
65
Gambar 4.14 Stempel
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
6. Pena
Pulpen merupakan perlengkapan kantor yang sering digunakan untuk menulis diatas kertas seperti menanda tangani berkas, membuat list pekerjaan dan lain sebagainya.
7. Amplop
Amplop merupakan salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat. Biasanya bagian depan amplop sudah menggambarkan identitas perusahaan ataupun kantor darimana surat tersebut berasal. Contoh amplop yang digunakan praktikan selama Kerja Praktik (KP) terlihat pada Gambar 3.26 dibawah ini :
66
Gambar 4.15 Amplop
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
8. Map Folder
Map folder merupakan sebuah tempat yang berfungsi untuk menyimpan berkas atau dokumen kantor agar mudah untuk mencarinya dan tidak berantakan.
Contoh map folder yang digunakan praktikan selama Kerja Praktik (KP) terlihat pada Gambar 3.28 dibawah ini :
Gambar 4.16 Map Folder
Sumber : Bidang Akuntansi dan Pelaporan, BPKAD Kabupaten Bengkalis
4.4 Data dan Dokumen yang Dihasilkan
Adapun data dan dokumen yang dihasilkan dari kegiatan yang dilakukan oleh praktikan selama melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar dari