BAB 1 PENDAHULUAN
D. Struktur Organisasi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota
Dalam pelaksanaan Ibadah Haji Kepala Seksi Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah membentuk struktur PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji) untuk membantu dan melayani calon jamaah haji dari pemberangkatan, bimbingan manasik, serta pemulangan jamaah haji. Adapun struktur PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang tahun 2015 yaitu :
1. Kepala Panitia Penyelenggara Ibadah Haji : H. Mudini S, MM 2. Bagian Pendaftaran dan Dokumen : Huriyati Laili dan Sanusi
3. Bagian Pembinaan Haji dan Umrah : H. Basyuni S.pd.I dan Drs.
Zakiman
4. Akomodasi, transportasi dan Perlengkapan Haji :Hj. Ummuatikah dan Hj. Sulhah
5. Pengelola Keuangan : Dewi Wahyuni A, Md dan Nina Nadra, SE 6. System Informasi Haji : Sofwat Amani, A,Md
8 Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 32
7. Pengurusan Paspor : Martyrillah9
E. Tugas dan Fungsi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Tahun 2016
Adapun tugas dan PPIH Kementerian Agama Kota Tangerang sebagai berikut :
a. Tugas PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mempunyai tugas menyelenggarkan oprasional pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji Kota Tangerang sesuai dengan kebijakan Direktorat Jendral Penyelenggaraan Haji dan Umrah.
b. Fungsi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah melaksanakan tugas tersebut PPIH Kementerian Agama Kota Tangerang Memiliki fungsi sebagai berikut :
1) Merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan pelayanan pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji.
2) Memberikan pelayanan penerimaan jamaah, transit dokumen, akomodasi, pembinaan jamaah dan petugas, keamanan, pembekalan, penerbangan, imigrasi, bea cukai, dan kesehatan kepada calon jamaah haji.
3) Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan instansi terkait.10
9 Wawancara Pribadi dengan Bpk.Dedi, Kepala Kandepag Kota Tamgerang, Tangerang : 9 September 2016 .
10 Wawancara Pribadi dengan Bpk. Dedi, Kepala Kandepag Kota Tangerang, Tangerang : 9 September 2016.
37
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG A. Prosedur Pengolahan Dokumen Haji
Sebagaimana telah dijelaskan pada Bab II, bahwa prosedur pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Agama RI Nomor. 6 Tahun 2010 dan Nomor D/05/2011 tentang pengurusan dokumen perjalanan ibadah haji, serta kebijakan pemerintah terhadap penyelenggaraan haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan dokumen lain yang diperlukan.1
Dalam proses nya, proses pengolahan dokumen pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang akan berkoordinasi dengan instansi-instansi lain terkait pembuatan, penerbitan dan administrasi. Instansi yang berkoordinasi dengan Kemenag Kota Tangerang dalam proses pengelolaan dokumen antara lain:
1. Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH), merupakan instansi yang mengelola pembuatan rekening haji, pembayaran setoran awal dan pelunasan. Instansi ini menerbitkan buku tabungan, mencetak lembar bukti setoran awal yang berisi No. Validasi dan lima lembar kwitansi pelunasan yang merupakan berkas dokumen yang menjadi persyaratan pada pendaftaran dan pelunasan di kantor Kemenag.
1 Kemenag RI Dirtjen PHU, Modul Kebijakan Penyelenggaraan Ibadah Haji, (Jakarta : Kemenag RI Dirtjen PHU, 2013). H. 22
2. Puskesmas Se Kota Tangerang, merupakan instansi yang berwenang menerbitkan Surat Keterangan Sehat (Buku Hijau) dan merupakan berkas dokumen yang dilampirkan pada proses pendaftaran dan pelunasan di kantor kemenag.
3. Kantor Imigrasi Kota Tangerang. Kantor Imigrasi berwenang menerbitkan Paspor yang diperlukan jamaah sebagai dokumen identitas internasional selama perjalanan ibadah haji. Bagi yang telah memiliki dokumen ini akan dilampirkan pada saat menyerahan berkas pelunasan ke kantor kemenag kota Tangerang. Bagi yang belum, Kantor kemenag menyediakan pelayanan pembuatan paspor secara kolektif.
4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Banten, merupakan instansi yang menaungi Kantor Kemenag Kabupaten/Kota se provinsi Banten.
Beberapa berkas dokumen akan dilimpahkan seperti Paspor dan lembar merah bukti pelunasan yang nantinya akan diproses untuk menerbitkan visa dan Dapih.
5. Embarkasi atau Asrama Haji Pondok Gede, kantor Kemenag akan menyerahkan lembar biru bukti pelunasan dan Surat Perintah Masuk Asrama (SPMA). Berkas tersebut merupakan persyaratan yang diperlukan untuk proses keberangkatan di embarkasi Pondok Gede.
6. Kedutaan Besar Arab Saudi, yang berwenaang menerbitkan visa.
Walaupun tidak secara langsung namun proses awal pengurusannya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tagerang atau setempat, yang mana dalam tahap pemvisaan melalui Kantor Wilayah Kementerian Agama.
Sebagian besar prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mulai dari pendaftaran haji, pelunasan, pengurusan pasport pengurusan pemvisaan dan penyelesaian DAPIH, serta pengarsipan dilakukan secara bertahap dengan menggunakan pengolahan baik secara manual maupun secara tersistem yang berbasis IT yang dikenal dengan Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT).
Jika digambarkan proses pengolahan dokumen haji antara lain terdiri atas lima tahap, yaitu:
Gambar 4.1: Tahapan proses pengolahan dokumen pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
1. Pendaftaran Haji
Pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dibuka sepanjang tahun dengan menggunakan prinsip first come first served sesuai dengan nomor urut porsi yang telah terdaftar dalam Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Kementerian Agama Pusat.
Membuka Pendaftaran bagi calon jamaah haji merupakan Langkah awal prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Jamaah haji dapat memperoleh informasi tentang penyelenggaraan ibadah haji di pusat-pusat informasi yang telah ditunjuk oleh Kantor Kementerian Agama RI, seperti yang ada 1
PENDAFTAR AN
2 PENGARSIPAN
SEMENTARA
3 PELUNASAN
4 DOKUMENTAS I PERJALANAN
5 PEMBUKUAN
ARSIP
pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang terletak di JL.
Jendral Ahmad Yani No. 8 Kota Tangerang.
Sebelum melakukan pendaftaran, Petugas Penyelenggara Ibadah Haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang memberikan arahan- arahan kepada calon jamaah haji tentang alur pendaftaran haji regular serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang perlu dipenuhi oleh jamaah haji. Bagi jamaah yang belum membuka rekening haji akan diarahkan untuk membuat rekening haji sekaligus melakukan penyetoran melalui Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH) yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI. Dan bagi yang telah memiliki rekening haji jamaah akan diarahkan untuk mengambil nomer antrian. 2
a. Persyaratan Pendaftaran Haji
Adapun persyaratan dokumen peserta haji yang harus dibawa ketika melakukan pendaftaran ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:3
1) Pas Foto 3x4 15 lembar 2) Pas Foto 4x6 10 Lembar
3) Fotocopy KTP Ukuran A4 sesuai domisili yang masih berlaku sebanyak 3 lembar
4) Fotocopy Kartu Keluarga (KK) sebanyak 5 lembar
2 Observasi langsung dalam proses pendaftaran haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, Tangerang 9 September 2016
3 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.
5) Surat keterangan sehat dari Puskesmas setempat
6) Fotocopy Ijazah terakhir atau Akte Kelahiran atau Surat Nikah atau Surat Domisili dari Kecamatan sebanyak 2 lembar
7) Fotocopy buku tabungan haji dengan saldo minimal Rp 25 juta rupiah sebanyak 2 lembar
8) 3 Lembar Tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang berisi nomer validasi.4
Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pendaftaran haji.
Untuk melengkapi beberapa dokumen persyaratan, calon jamaah haji perlu melakukan beberapa hal yang secara umum dijelaskan pada gambar berikut:
Gambar 4.2 : Proses Pelengkapan Dokumen Persyaratan
4 Observasi ketika proses pendaftaran haji di Kantor Kementerian Agma Kota Tangerang, Tangerang, 20 September 2016.
Calon Jamaah
Haji
BPS BPIH
Puskesmas
Kantor Kemenag
1) Terlebih dahulu jamaah harus membuat rekening haji pada bank yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI.
Berdasarkan Peraturan Meneri Agama nomor 30 Tahun 2013 mengenai Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji (BPIH) Kementerian Agama RI Menetapkan 17 Bank Penerima Setoran BPIH yaitu: Bank Mandiri Syariah, Muamalat, Mega Syariah, BNI Syariah, BRI Syariah, Panin Syariah, BTN, Permata, CIMB-Niaga, Bank Suut, Bank DKI, Bank Jateng, Bank Jatim, Bank Kepri, Bank Sumselbabel, Bank Nagari, Bank Aceh.
Adapun persyaratan yang yang perlu dibawa antara lain seperti:
KTP Domisili, Ijazah/Akte Kelahiran, Pas Foto 3x4 lembar kemudian mengisi Formulir Pendaftaran serta membawa uang setoran sebesar Rp. 25.000.000. Setelah memiliki rekening haji dan melakukan setoran, calon jamaah haji akan mendapatkan bukti setoran awal yang berisi nomor validasi yang nanti akan dipergunakan untuk menginput data kedalam SISKOHAT.
2) Memeriksa kesehatan ke Puskesmas domisili untuk memperoleh surat keterangan sehat setempat yang merupakan lampiran yang harus di lampirkan sebagai persyaratan pendaftaran haji di Kemenag. Berdasarkan hasil wawancara dengan calon jamaah (Ibu Lindah), proses pembuatan surat keterangan sehat dari puskesmas hanya perlu membawa KTP
Asli. Secara singkat alur proses pembuatan Surat Keterangan Sehat dijelaskan sebagai berikut:
a) KTP yang diserahkan akan di administrasikan oleh admin b) Calon Jamaah menunggu di panggil untuk porses
administrasi. Disini kita akan ditanyai ringan beberapa hal dan akan mendapatkan kartu antrian pemeriksaan.
c) Mengantri untuk dipanggil keruang pemeriksaan
d) Pada ruang pemeriksaan, calon jamaah akan diukur tinggi badan, berat badan, cek golongan darah, oleh asisten dokter. Setelah itu dokter akan menanyakan pertanyaan ringan seperti: apakah pernah memiliki riwayat penyaki tertentu?, Alasan pem buatan surat keterangan sehat, dan lain-lain sekaligus diperiksa.
e) Setelah selesai Calon Jamaah menuju kasir untuk melakukan pembayaran sebesar Rp. 17.000.
f) Kemudian calon jamaah haji akan mendapatkan surat keterangan sehat sebagagi dokumen persyaratan pendaftaran haji.
3) Setelah Calon jamaah haji melengkapi seluruh dokumen dan persyaratan lainnya. Semua berkas dibawa ke kemenag Kabupaten/Kota untuk melakukan pendaftaran haji dan mendapatkan nomer porsi.5
5 Wawancara dengan Calon Jamaah haji Ibu (lindah) pada hari Kamis, 20 September 2016.
b. Proses Pendaftaran di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
Proses pendaftaran haji dimulai dari melengkapi berkas persyaratan yang telah dijelaskan diatas. Kemudian calon jamaah Haji mengunjungi Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili.
Dalam alur pendaftaran calon jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan data/berkas dokumen, dimulai dari pengambilan formulir hingga penyerahan SPPH, alur pendaftarannya yaitu sebagai berikut:6
Gambar. 4.2 : Alur Pendaftaran Pada Kemenag Kota Tangerang Sumber : Poster Mading Kementerian Agama Kota Tangerang
Proses dalam alur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:
1) Meja 1 :
Jamaah haji melakukan pemeriksaan berkas-berkas persyaratan pendaftaran yang diminta oleh petugas.
6 Poster di Kantor Bagian Seksi Penyelenggaraan badah Haji Kota Tangerang
• pemeriksaan kelengkapan
berkas persyaratan
MEJA 1
•Mengambil Nomer Antrian Pendaftaran
Meja 2
•Penyeraha n Berkas
•Entry Data
LOKET 1
•Foto
•Sidik Jari
LOKET 2
•Pengecekan Data SPPH
• Penyerahan SPPH
LOKET 3
2) Meja 2 :
Jamaah haji mengambil nomor antrian kepada petugas.
Nomor antrian digunakan untuk menyerahkan berkas- berkas persyaratan ke loket 1.
3) Loket 1 :
Jamaah haji menyerahkan berkas persyaratan yang diperlukan, setelah berkas diterima oleh petugas, berkas segera di entry secara online oleh petugas menggunakan nomer validasi yang didapat setelah melakukan setoran awal guna pengisian SPPH online. Entry data tersimpan langsung ke pusat pendaftaran haji melalui SISKOHAT.
Untuk mengetahui tampilan entry data pada siskohat dapat dilihat pada lampiran screenshot dashboard SISKOHAT.
4) Loket 2 :
Calon jamaah dipanggil untuk pengambilan foto dan sidik jari ini digunakan untuk kelengkapan SPPH jamaah haji yang sedang di entry oleh petugas secara online.
5) Loket 3 :
Setelah SPPH selesai di entry oleh petugas, kemudian SPPH diprint preview (tanpa nomer porsi) terlebih dahulu untuk dicek kebenaran datanya oleh calon jamaah haji.
Setelah dirasa sudah benar semua SPPH akan diprint
kembali sehingga mendapatkan nomer porsi. Lembar SPPH diprint sebanyak 5 lembar dengan peruntukan: 1) lembar pertama untuk Jamaah Haji, 2) Lembar kedua untuk BPS BPIH untuk pelunasan, 3) Lembar Ketiga untuk Kantor Kemenag Kabupaten/Kota sebagai arsip, 4) Lembar Keempat untuk Kanwil Provinsi, 5) Lembar kelima untuk Direktorat Jendral PHU.
6) Untuk selanjutanya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan.
Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas.
Sedangkan pengolahan secara komputernisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometric dan sidik jari secara langsung dengan digital yang terkoneksi secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan terintegerasi dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT.
2. Pelunasan BPIH
Setiap tahunnya, Kantor Kementerian Agama kota Tangerang akan mendapatkan pemberitahuan jatah kuota dan range nomer porsi keberangkatan dari kantor wilayah provinsi Banten.
Pada tahun 2016 Porsi kuota untuk wilayah Kota Tangerang terdapat sebanyak 8541 jamaah haji dengan pemotongan 20 % menjadi 7114 jamaah haji. Kuota ini dapat berubah setiap tahunnya sesuai ketentuan kantor kementerian Agama Kota Tangerang7
Berdasarkan informasi tersebut kantor kementerian kota Tangerang akan mengumumkan melalui surat edaran yang akan dibagikan kepada KBIH se kota Tangerang. Selanjutnya pemberitahuan tersebut akan diteruskan oleh pihak KBIH kepada para calon jamaah yang tergabung.
Selain itu pada Jamaah Haji juga dapat langsung mengakses secara online melalui situs resmi Kantor Kementerian Kota Tangerang.
a. Persyaratan Pelunasan BPIH
Persyaratan berkas dokumen yang harus di bawa ke kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:8 1) BPIH lunas warna merah, biru dan kuning yang didapatkan dari
BPS BPIH setelah melakukan pelunasan.
2) Bagi jamaah haji yang sudah memiliki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kota Tangerang
3) Foto Copy KTP ukuran A4 2 Lembar
4) Fotocopy surat keterangan sehat dari Puskesmas Kecamatan domisili sebanyak 2 lembar
7 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016.
8 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.
5) Pas foto ukuran 3 x 4 (15 lembar) dan 4 x 6 (2 lembar) dengan tampak wajah 80% dan backgraound putih
Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pelunasan.
b. Proses Pelunasan BPIH
Proses laporan lunas BPIH pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut :
1) Sebelumnya jamaah melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH.
2) Dan juga melakukan pengecekan kesehatan untuk mendapatkan surat keterangan sehat atau yang lebih kita kena dengan Buku Bijau. Berikut akan dijelaskan sedikit mengenai proses pembuatan Buku Hijau.
Jamaah mendatangi Puskesmas sesuai domisili dengan membawa Foto Copy bukti setoran lunas BPIH, Foto ukuran 3x4 1 lembar, dan KTP asli.
Sebagai mana biasa jamaah akan melakukan proses administerasi seperti pendaftaran, dan pengambilan nomer anterian.
Jamaah akan dipanggil dan dokter akan melakukan pemeriksaan kepada calon jamaah dengan melakukan pengecekan kecil seperti diukur tinggi badan, berat badan dan diwawancarai seputar riwayat penyakit yang pernah dialami, dan lain-lain. Kemudian dokter akan memberikan surat rujukan
untuk pengecekan dan pemeriksaan lanjutan seperti, cek darah, cek kehamilan, cek rontgen dan lain-lain. yang ditujukan untuk rumah sakit atau klinik tertentu.
Setelah melakukan pemeriksaan sebagai mana diminta, calon jamaah akan kembali ke Puskesmas dengan membawa bukti hasil pemeriksaan. Kemudian melakukan proses administrasi sebagai mana biasa.
Jamaah akan dipanggil dan dimintakan hasil bukti pemeriksaannya. Kemudian dokter akan memasukan keterangan yang ada kedalam Buku Hijau.
Pada akhir pemeriksaan jamaah akan diberitahukan waktu dan tempat untuk melakukan vaksinasi. Sesuai dengan Rumah Sakit yang di tunjuk.
Jamaah mendatangi Rumah Sakit dan dimaksud dan melakukan Vaksinasi.
Setelah itu dokter akan mengisikan nya pada form yang ada.
Sebagai bukti bahwa jamaah telah di vaksinasi.
Setelah semua pemeriksaan dan vaksinasi selesai jamaah akan diberikan Buku Hijau yang nantinya akan dibawa sebagai persyaratan pelunasan ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
3) Setelah semua persyaratan lengkap, jamaah menuju kantor Kemenag Kota Tangerang dan menyerahkan lembar bukti setoran lunas ke Kantor Kementerian Agama Kota.
4) Setelah dilakukan pengecekan kelengkapan jamaah akan mendapatkan nomer antrian.
5) Kemudian jamaah akan dipanggil menuju loket untuk menyerahkan berkas dokumen persyaratan.
6) Setelah melakukan laporan daftar lunas BPIH ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang petugas segera mendata jamaah secara manual dengan pembukuan.9
Kesempatan untuk melunasi BPIH tahun berjalan diberikan kepada jamaah yang telah terdaftar dan mendapat nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi. Pelunasan diadakan dua gelombang dalam memprioritaskan mereka yang belum haji.
Bagi Jamaah Lansia minimal 75 tahun terdapat kebijakan khusus untuk mengajukan percepatan keberangkatan, dengan catatatan jamaah tersebut sudah 3 tahun dari waktu pendaftaran awal.10 Hal ini sejalan dengan pernyataan Kasubid Pendaftaran Haji M Noer Alya Fitra pada situs resmi Kemenag. Bahkan jamaah lanisa tersebut bisa mengajukan satu pendamping.11
Pengolahan dokumen pelunasan BPIH yang dilakukan oleh Petugas Penyelenggaraan haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang sesuai dengan siklus pengolahan dokumen dengan tahap pengolahan dokumen
9 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016
10 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016
11 http://haji.kemenag.go.id/v2/content/calon-jemaah-haji-lansia-bisa-ajukan- percepatan-keberangkatan, diakses pada hari Minggu tanggal 12 November 2016 pukul 12.04 WIB
secara manual. Yang mana dilakukannya pencatatan nomor bukti pelunasan, penyusunan dan penyimpanan pada buku Agenda dan pelaporan kebagian penyusunan arsip.
Kemudian kelengkapan dokumen pelunasan BPIH diserahkan kebagian pengolahan dokumen haji untuk proses selanjutnya yaitu proses pengurusan penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi (bagi jamaah yang belum memiliki paspor).12
3. Dokumentasi
Proses pengurusan dan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji pada tahun 1438 H/2016 M dilaksanakan di Kantor Imigrasi terdekat dengan pengantar dari Kantor Keenterian Agama Kota/Kabupaten. Hal tersebut berdasarkan peraturan bersama Menteri Agama dan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia No. 2 tahun 2009 dan No. M.MH02.HM.03.02 tahun 2009 tentang penerbitan Paspor biasa bagi jamaah haji.
a. Persyaratan Penerbitan Paspor
Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang menerima berkas persyaratan penerbitan paspor secara manual dan untuk pengisian formulir SPRI (PERDIM 11) calon jamaah haji dilakukan secara langsung dengan tertulis.13
Untuk pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, pihak Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang memberitahukan kepada
12 Wawancara dengan Ibu Huriyati Laili bagian Dokumen, pada 8 September 2016.
13 Wawancara dengan Bapak Martyrillah bagian pengurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016.
calon jamaah haji secara langsung dan via telpon ketika pelunasan haji, sehingga persyaratan dokumen jamaah haji dapat dilengkapi secepatnya.
Dalam ranggka pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang harus melampirkan beberapa persyaratan dokumen jamaah haji terlebih dahulu yang meliputi :14
1) Fotocopy KTP yang masih berlaku (2 lembar kertas A4) 2) Fotocopy KK (Kartu Keluarga) sebanyak (2 lembar kertas A4) 3) Fotocopy AKTE Kelahiran/Ijazah/SuratNikah tidak ada, maka
dapat diganti dengan Surat Keterangan Tambahan Identitas dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Setempat
4) Fotocopy bukti lembar setoran lunas BPIH tahun berjalan (2 lembar)
5) Paspor biasa bagi yang sudah memilikinya namun sudah habis masa berlakunya
6) Melampirkan formulir SPRI (PERDIM 11) Kantor Imigrasi, dapat dilihat dibagian lampiran skripsi.
b. Proses Pengurusan Paspor
Prosedur pengolahan dokumen haji pada proses pengurusan pasppor dilakukan secara manual dan komputernisasi, secara manual ketika berkas persyaratan diterima oleh petugas penyusunan arsip
14 Wawancara dengan Bapak Martyrillah bagian Pengurusan Passport, pada 8 November 2016.
Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang mana melakukan penceklisan kelengkapan persyaratan. Namun, pengolahan secara komputernisasi ketika pengurusan paspor di Kantor Imigrasi.
Paspor yang telah diserahkan kepada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang selanjutnya akan dipilih berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kantor Wilayah Banten guna proses pemvisaan.
Pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, mula-mula dilakukan oleh pihak Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten setempat selaku penerbit paspor biasa bagi jamaah haji. Berikut tata cara pengurusan paspor yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya bagi Kasi Penyelenggaraan Haji dalam menyiapkan langkah-langkah awal dalam pengurusan penerbitan paspor di Kantor Imigrasi :15
1) Database SISKOHAT menjadi acuan pengendalian pengurusan passport
2) Menyusun jadwal pengurusan passport biasa jamaah haji dengan Kantor Imigrasi
3) Penetapan Petugas Kantor Kemenag Kota Tangerang untuk pengurusan paspor di Kantor Imigrasi
4) Membuat surat keterangan tambahan identitas (bila diperlukan) 5) Membuat surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji
6) Memverisifikasi data antara paspor dengan bukti setor lunas
15 Wawancara pribadi dengan Bapak Martyrilah bagian Perngurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016.
7) Menceklis persyaratan pada lembar pengantar penerbitan paspor jamaah haji
8) Merekap data jamaah haji yang telah mendaftar ulang dan memenuhi persyaratan untuk penerbitan paspor.
Permintaan Penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji dilakukan secara kolektif oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang kepada Kepala Kantor Imigrasi terdekat domisili dengan membawa surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dan berkas dokumen persyaratan secara keseluruhan.
Setelah menyerahkan surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji oleh petugas Kantor Kemenag Kota Tangerang kemudian jamaah haji melakukan pengambilan foto, sidik jari dan tanda tangan. Setelah semua selesai Paspor kemudian diserahkan kepada Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.16
c. Proses Pemvisaan
Untuk proses pengurusan pemvisaan paspor haji petugas bagian Kasi Penyelenggarraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang melakukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut :
1) Memploting paspor jamaah haji (setiap 10 ekslempar paspor) berdasarkan BPS BPIH dan pada cover belakang paspor dilampirkan lembar ke-2 bukti pelunasan BPIH
16 Wawancara pribadi dengan Bapak Martyrillah bagian Pengurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016.