BAB IV ANALISIS PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI
1. Pendaftaran Haji
Pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dibuka sepanjang tahun dengan menggunakan prinsip first come first served sesuai dengan nomor urut porsi yang telah terdaftar dalam Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Kementerian Agama Pusat.
Membuka Pendaftaran bagi calon jamaah haji merupakan Langkah awal prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Jamaah haji dapat memperoleh informasi tentang penyelenggaraan ibadah haji di pusat-pusat informasi yang telah ditunjuk oleh Kantor Kementerian Agama RI, seperti yang ada 1
PENDAFTAR AN
2 PENGARSIPAN
SEMENTARA
3 PELUNASAN
4 DOKUMENTAS I PERJALANAN
5 PEMBUKUAN
ARSIP
pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang terletak di JL.
Jendral Ahmad Yani No. 8 Kota Tangerang.
Sebelum melakukan pendaftaran, Petugas Penyelenggara Ibadah Haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang memberikan arahan- arahan kepada calon jamaah haji tentang alur pendaftaran haji regular serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang perlu dipenuhi oleh jamaah haji. Bagi jamaah yang belum membuka rekening haji akan diarahkan untuk membuat rekening haji sekaligus melakukan penyetoran melalui Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH) yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI. Dan bagi yang telah memiliki rekening haji jamaah akan diarahkan untuk mengambil nomer antrian. 2
a. Persyaratan Pendaftaran Haji
Adapun persyaratan dokumen peserta haji yang harus dibawa ketika melakukan pendaftaran ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:3
1) Pas Foto 3x4 15 lembar 2) Pas Foto 4x6 10 Lembar
3) Fotocopy KTP Ukuran A4 sesuai domisili yang masih berlaku sebanyak 3 lembar
4) Fotocopy Kartu Keluarga (KK) sebanyak 5 lembar
2 Observasi langsung dalam proses pendaftaran haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, Tangerang 9 September 2016
3 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.
5) Surat keterangan sehat dari Puskesmas setempat
6) Fotocopy Ijazah terakhir atau Akte Kelahiran atau Surat Nikah atau Surat Domisili dari Kecamatan sebanyak 2 lembar
7) Fotocopy buku tabungan haji dengan saldo minimal Rp 25 juta rupiah sebanyak 2 lembar
8) 3 Lembar Tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang berisi nomer validasi.4
Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pendaftaran haji.
Untuk melengkapi beberapa dokumen persyaratan, calon jamaah haji perlu melakukan beberapa hal yang secara umum dijelaskan pada gambar berikut:
Gambar 4.2 : Proses Pelengkapan Dokumen Persyaratan
4 Observasi ketika proses pendaftaran haji di Kantor Kementerian Agma Kota Tangerang, Tangerang, 20 September 2016.
Calon Jamaah
Haji
BPS BPIH
Puskesmas
Kantor Kemenag
1) Terlebih dahulu jamaah harus membuat rekening haji pada bank yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI.
Berdasarkan Peraturan Meneri Agama nomor 30 Tahun 2013 mengenai Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji (BPIH) Kementerian Agama RI Menetapkan 17 Bank Penerima Setoran BPIH yaitu: Bank Mandiri Syariah, Muamalat, Mega Syariah, BNI Syariah, BRI Syariah, Panin Syariah, BTN, Permata, CIMB-Niaga, Bank Suut, Bank DKI, Bank Jateng, Bank Jatim, Bank Kepri, Bank Sumselbabel, Bank Nagari, Bank Aceh.
Adapun persyaratan yang yang perlu dibawa antara lain seperti:
KTP Domisili, Ijazah/Akte Kelahiran, Pas Foto 3x4 lembar kemudian mengisi Formulir Pendaftaran serta membawa uang setoran sebesar Rp. 25.000.000. Setelah memiliki rekening haji dan melakukan setoran, calon jamaah haji akan mendapatkan bukti setoran awal yang berisi nomor validasi yang nanti akan dipergunakan untuk menginput data kedalam SISKOHAT.
2) Memeriksa kesehatan ke Puskesmas domisili untuk memperoleh surat keterangan sehat setempat yang merupakan lampiran yang harus di lampirkan sebagai persyaratan pendaftaran haji di Kemenag. Berdasarkan hasil wawancara dengan calon jamaah (Ibu Lindah), proses pembuatan surat keterangan sehat dari puskesmas hanya perlu membawa KTP
Asli. Secara singkat alur proses pembuatan Surat Keterangan Sehat dijelaskan sebagai berikut:
a) KTP yang diserahkan akan di administrasikan oleh admin b) Calon Jamaah menunggu di panggil untuk porses
administrasi. Disini kita akan ditanyai ringan beberapa hal dan akan mendapatkan kartu antrian pemeriksaan.
c) Mengantri untuk dipanggil keruang pemeriksaan
d) Pada ruang pemeriksaan, calon jamaah akan diukur tinggi badan, berat badan, cek golongan darah, oleh asisten dokter. Setelah itu dokter akan menanyakan pertanyaan ringan seperti: apakah pernah memiliki riwayat penyaki tertentu?, Alasan pem buatan surat keterangan sehat, dan lain-lain sekaligus diperiksa.
e) Setelah selesai Calon Jamaah menuju kasir untuk melakukan pembayaran sebesar Rp. 17.000.
f) Kemudian calon jamaah haji akan mendapatkan surat keterangan sehat sebagagi dokumen persyaratan pendaftaran haji.
3) Setelah Calon jamaah haji melengkapi seluruh dokumen dan persyaratan lainnya. Semua berkas dibawa ke kemenag Kabupaten/Kota untuk melakukan pendaftaran haji dan mendapatkan nomer porsi.5
5 Wawancara dengan Calon Jamaah haji Ibu (lindah) pada hari Kamis, 20 September 2016.
b. Proses Pendaftaran di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
Proses pendaftaran haji dimulai dari melengkapi berkas persyaratan yang telah dijelaskan diatas. Kemudian calon jamaah Haji mengunjungi Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili.
Dalam alur pendaftaran calon jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan data/berkas dokumen, dimulai dari pengambilan formulir hingga penyerahan SPPH, alur pendaftarannya yaitu sebagai berikut:6
Gambar. 4.2 : Alur Pendaftaran Pada Kemenag Kota Tangerang Sumber : Poster Mading Kementerian Agama Kota Tangerang
Proses dalam alur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:
1) Meja 1 :
Jamaah haji melakukan pemeriksaan berkas-berkas persyaratan pendaftaran yang diminta oleh petugas.
6 Poster di Kantor Bagian Seksi Penyelenggaraan badah Haji Kota Tangerang
• pemeriksaan kelengkapan
berkas persyaratan
MEJA 1
•Mengambil Nomer Antrian Pendaftaran
Meja 2
•Penyeraha n Berkas
•Entry Data
LOKET 1
•Foto
•Sidik Jari
LOKET 2
•Pengecekan Data SPPH
• Penyerahan SPPH
LOKET 3
2) Meja 2 :
Jamaah haji mengambil nomor antrian kepada petugas.
Nomor antrian digunakan untuk menyerahkan berkas- berkas persyaratan ke loket 1.
3) Loket 1 :
Jamaah haji menyerahkan berkas persyaratan yang diperlukan, setelah berkas diterima oleh petugas, berkas segera di entry secara online oleh petugas menggunakan nomer validasi yang didapat setelah melakukan setoran awal guna pengisian SPPH online. Entry data tersimpan langsung ke pusat pendaftaran haji melalui SISKOHAT.
Untuk mengetahui tampilan entry data pada siskohat dapat dilihat pada lampiran screenshot dashboard SISKOHAT.
4) Loket 2 :
Calon jamaah dipanggil untuk pengambilan foto dan sidik jari ini digunakan untuk kelengkapan SPPH jamaah haji yang sedang di entry oleh petugas secara online.
5) Loket 3 :
Setelah SPPH selesai di entry oleh petugas, kemudian SPPH diprint preview (tanpa nomer porsi) terlebih dahulu untuk dicek kebenaran datanya oleh calon jamaah haji.
Setelah dirasa sudah benar semua SPPH akan diprint
kembali sehingga mendapatkan nomer porsi. Lembar SPPH diprint sebanyak 5 lembar dengan peruntukan: 1) lembar pertama untuk Jamaah Haji, 2) Lembar kedua untuk BPS BPIH untuk pelunasan, 3) Lembar Ketiga untuk Kantor Kemenag Kabupaten/Kota sebagai arsip, 4) Lembar Keempat untuk Kanwil Provinsi, 5) Lembar kelima untuk Direktorat Jendral PHU.
6) Untuk selanjutanya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan.
Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas.
Sedangkan pengolahan secara komputernisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometric dan sidik jari secara langsung dengan digital yang terkoneksi secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan terintegerasi dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT.