PENDAHULUAN
Pembatasan dan Perumusan Masalah
Mengingat banyaknya pembahasan mengenai tata cara pelayanan jemaah haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, antara lain: tata cara pengurusan dokumen haji, tata cara pelatihan jamaah haji, dan tata cara pelatihan petugas haji. Maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada tingkat pelaksanaan Tata Cara Pengolahan Dokumen Haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Mohon untuk memahami dan mengkaji secara cermat tata cara pengurusan dokumen haji Kementerian Agama Kota Tangerang. Diharapkan penelitian ini dapat menambah wawasan dan menjadi referensi dalam pengembangan ilmu pengetahuan khususnya terkait ilmu pengetahuan tentang Tata Cara Pengolahan Dokumen Haji.
Metode Penelitian
Sedangkan yang menjadi subjek penelitian ini adalah proses pengurusan dokumen haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Observasi merupakan upaya memperoleh dan mengumpulkan data dengan cara mengamati kegiatan secara cermat, serta dengan mencatat fenomena-fenomena yang terjadi serta memperhatikan hubungan antar aspek dari fenomena tersebut.15 Dan dalam hal ini penulis akan menggunakan teknik observasi tidak langsung (observasi tanpa observasi). peserta), yaitu penulis tidak terlibat langsung dalam proses pengurusan dokumen haji di kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.
Tinjauan Pustaka
Bagus Jatmiko “Sistem dan Prosedur Pengolahan Arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Pringan Kabupaten Kediri”, persamaannya terletak pada pokok bahasan yaitu tata cara pengolahannya, hanya perbedaannya pada objeknya, penulis mengelola dokumen haji sedangkan skripsi mengelola arsip 18.
Sistematika Penulisan
- Pengertian Prosedur
- Karakteristik dan Manfaat Prosedur
Dalam kamus bahasa Indonesia terbitan Kementerian Pendidikan Nasional, istilah 'Tata Cara' diartikan sebagai tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau cara yang jelas langkah demi langkah dalam menyelesaikan suatu masalah.1. 6 Mochamad Syam, “Tata Cara Pelaksanaan Perintah Pencairan Dana Dalam Akuntansi Pelaporan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat”, skripsi, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Komunikasi, 2010.
Konsep Pengolahan Dokumen
- Pengertian Pengolahan
- Pengertian Dokumen
- Kriteria dan Bentuk Dokumen
- Prosedur Pengolahan Dokumen
Berdasarkan pengertian di atas juga dijelaskan bahwa prosedur pengolahan dokumen adalah peraturan atau langkah-langkah dalam melakukan suatu proses pengolahan dokumen. Prosedur pemrosesan dokumen yang baik harus memungkinkan penyelesaian situasi atau masalah secara cepat dan efisien.
Dokumen Haji
Kementerian Agama Kota Tangerang merupakan lembaga yang berada di bawah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Banten. Tujuan Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah membantu pemerintah dalam melaksanakan sebagian tugas pemerintah di bidang agama. Pendaftaran awal calon jemaah haji merupakan langkah awal dalam proses pengurusan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.
Tata cara pengurusan dokumen haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang pada saat proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan sistem. Untuk pengurusan penerbitan paspor reguler bagi jemaah haji, memberitahukan kepada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Tata cara pengurusan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya Bagian Penyelenggaraan Haji dan Umrah.
Berikut beberapa kesimpulan penulis mengenai tata cara pengurusan dokumen haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Kemudian mengenai tata cara pengurusan dokumen haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dilakukan secara bertahap mulai dari pendaftaran, penyelesaian, pengurusan visa, pencetakan dan pengarsipan DAPIH.
Sejarah Kementerian Agama Kota Tangerang
Visi Misi Kementerian Agama Kota Tangerang
Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
Pembangunan di bidang agama sendiri diarahkan pada penguatan fungsi dan peran agama sebagai landasan moralitas dan etika. Arsyad, M.Pd8 Oleh karena itu, dalam melaksanakan tugasnya di bidang keagamaan, Kota Tangerang mempunyai struktur organisasi lembaga yang akan memudahkan dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Struktur Organisasi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota
Fungsi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah melaksanakan tugas tersebut. PPIH Kemenag Kota Tangerang mempunyai tugas sebagai berikut. Dalam proses ini, proses pengurusan dokumen di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang akan berkoordinasi dengan instansi lain terkait pembuatan, penerbitan, dan penatausahaan. Dokumen-dokumen yang harus diserahkan peserta haji saat mendaftar di kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut: 3.
Pemrosesan dokumen pengembalian BPIH dilakukan oleh Pejabat Penyelenggara Ibadah Haji Kementerian Agama Kota Tangerang, sesuai dengan siklus pemrosesan dokumen dengan tahapan pemrosesan dokumen. Petugas Departemen Agama Kota Tangerang menerima dokumen persyaratan pembuatan paspor secara manual, dan pengisian formulir SPRI (PERDIM 11) bagi calon jemaah haji dilakukan langsung secara tertulis. Untuk memproses penerbitan paspor reguler bagi jemaah haji, pejabat Kemenag Tangerang terlebih dahulu harus melampirkan sejumlah persyaratan dokumen bagi jemaah haji, antara lain: 14.
Pengolahan dokumen di kantor wilayah dilakukan secara komputerisasi, dan pengisian DAPIH secara manual di kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Akhir kata, penulis dapat menyimpulkan dengan beberapa saran yang kami harap dapat memberikan kontribusi bagi Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.
Tugas dan Fungsi PPIH Kantor Kementerian Kota Tangerang
ANALISIS PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI
Pendaftaran Haji
Pendaftaran Ibadah Haji di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dibuka sepanjang tahun dengan sistem siapa cepat dia dapat sesuai nomor urut angkatan yang telah terdaftar di Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Kementerian Pusat. Agama. . Jamaah haji dapat memperoleh informasi penyelesaian ibadah haji di pusat-pusat informasi yang ditunjuk oleh Kementerian Agama RI, seperti 1. Sebelum melakukan pendaftaran, penyelenggara haji di Kementerian Agama Kota Tangerang memberikan petunjuk kepada calon jamaah haji mengenai pendaftaran haji secara berkala. alur serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang harus dipenuhi oleh jamaah haji.
Jemaah yang belum membuka rekening haji akan diminta membuat rekening haji sekaligus menyetorkan uang melalui Bank Penerima Setoran Biaya Perjalanan Haji (BPIH) (BPS) yang ditunjuk oleh Kementerian Agama RI. Setelah memiliki rekening haji dan melakukan penyetoran, calon jemaah haji akan mendapatkan kwitansi penyetoran awal yang berisi nomor validasi yang nantinya digunakan untuk memasukkan data ke SISKOHAT. Dalam alur pendaftaran calon jemaah haji di kantor Kemenag Tangerang, terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan berkas data/dokumen, mulai dari pengisian formulir hingga penyerahan SPPH. Alur pendaftarannya adalah sebagai berikut: 6.
Calon jamaah dipanggil untuk mengambil foto dan sidik jari tersebut digunakan untuk mengisi SPPH jamaah haji yang dimasukkan oleh petugas online. Setelah SPPH dimasukkan oleh petugas, selanjutnya SPPH tersebut dicetak sebagai preview (tanpa nomor bagian) terlebih dahulu agar calon jamaah haji dapat mengecek kebenaran datanya.
Pelunasan BPIH
Pada tahun 2016, porsi kuota wilayah Kota Tangerang sebanyak 8.541 jemaah haji, turun 20% menjadi 7.114 jemaah haji. Berdasarkan informasi tersebut, Kementerian Kota Tangerang akan melakukan pengumuman melalui surat edaran untuk dibagikan kepada KBIH se-Kota Tangerang. Selain itu, jamaah haji juga bisa mengakses langsung secara online melalui situs resmi Kementerian Kota Tangerang.
Persyaratan berkas dokumen yang akan dibawa ke kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut: 8 1) BPIH warna merah, biru dan kuning diperoleh dari. Jemaah akan dipanggil dan dokter akan melakukan pemeriksaan terhadap calon jemaah dengan melakukan pemeriksaan kecil-kecilan seperti mengukur tinggi badan, berat badan, mewawancarai mereka tentang riwayat penyakit apa saja yang dialaminya, dan lain-lain. Setelah melakukan pemeriksaan sesuai permintaan, calon jamaah haji kembali ke Puskesmas dengan membawa bukti hasil pemeriksaan.
Setelah seluruh pemeriksaan dan vaksinasi selesai, jemaah akan mendapatkan buku hijau yang nantinya akan diserahkan ke kantor Kementerian Agama Kota Tangerang sebagai syarat pengembalian dana. Kemudian seluruh dokumen pembayaran BPIH diserahkan ke Bagian Pengolahan Dokumen Haji untuk proses selanjutnya yaitu proses penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi (bagi jemaah yang belum memiliki paspor).
Dokumentasi
Prosedur
Kementerian Agama Kota Tangerang merupakan instansi pemerintah yang membidangi urusan agama pada tingkat Kabupaten/Kota. Kementerian Agama Kota Tangerang bertujuan membantu pemerintah dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang agama. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang sejak tahun 2015 sampai sekarang dijabat oleh Dr. Dedi Miftahudin, M.Si.
Tugas PPIH : Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang bertugas menyelenggarakan operasional pemberangkatan dan kepulangan jemaah haji Kota Tangerang sesuai dengan pedoman Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Paspor yang sudah diserahkan ke Kantor Kemenag Kota Tangerang selanjutnya akan diseleksi berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kanwil Banten untuk proses visa. Pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jemaah haji pada awalnya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten setempat selaku penerbit paspor biasa bagi jemaah haji.
Berikut tata cara pengurusan paspor yang dilakukan oleh Kantor Kemenag Kota Tangerang khususnya bagi Kepala Bagian Penyelenggaraan Haji dalam mempersiapkan langkah awal pengurusan paspor di Kantor Imigrasi: 15. Untuk proses pengurusan paspor untuk visa paspor haji, pejabat Kepala Bagian Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang melakukan beberapa langkah sebagai berikut. Proses pengisian DAPIH dilakukan oleh pejabat Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, yaitu pejabat yang berwenang terlebih dahulu menandatangani DAPIH (slip air mata) disertai stempel resmi, kemudian melampirkan foto haji. seorang peziarah.
Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dalam proses pengurusan dokumen haji dilaksanakan dengan prosedur dan tahapan yang ditetapkan dengan Keputusan Pemerintah berdasarkan Peraturan Menteri Agama No.
Hasil
Prosedur pengolahan dokumen haji dikemas dengan sistem manajemen berbasis IT yang dikenal dengan SISKOHAT seperti halnya sistem pengolahan dokumen pada umumnya yaitu manual dan komputerisasi. Sehingga sangat tepat jika penyelenggaraan ibadah haji di Kementerian Agama Kota Tangerang menjadi percontohan pelayanan ibadah haji nasional (berdasarkan hasil wawancara dengan Pak Basyuni). Tata cara pengurusan dokumen haji merupakan peraturan atau langkah-langkah dalam pengurusan dokumen haji dalam hal ini PAS, VISA, DAPIH, pelayanan administrasi dan dokumen lainnya.
Pengurusan dokumen haji juga dilakukan bekerjasama dengan instansi terkait, mulai dari BPS BPIH, Embarkasi Pondok Gede, Kanwil Banten dan kementerian pusat yang terintegrasi dengan SISKOHAT. Untuk mendukung sistem pengolahan dokumen haji yang lebih baik, mungkin dengan menambahkan tenaga profesional pada bagian SISKOHAT dan sarana prasarana seperti peralatan foto dan sidik jari agar dapat diperluas menjadi dua loket dan ditempatkan di dekat meja entri data/entri dan pencetakan dokumen. sehingga komunikasi menjadi lebih terintegrasi. Penempatannya juga apik sehingga tidak mengurangi keindahan tata ruang Kantor Penyelenggara Haji dan Umrah.
Studi Kasus Sistem Informasi Perencanaan Strategis Direktorat Jenderal Penyelenggara Haji dan Umrah Kementerian Agama Republik Indonesia. Miftahul Maulana dan Dana Indra Ilmuse, "Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kementerian Agama Republik Indonesia" (Jakarta: UI).
PENUTUP
Saran-saran
Menyediakan prasarana penyimpanan dokumen jemaah yang lebih aman, sehingga seluruh dokumen jemaah tidak rentan terhadap risiko, misalnya terkena air atau kebakaran. Ziarah dari waktu ke waktu, 2010; Rangkuman langkah-langkah pengembangan ibadah haji, 2010; Dinamika dan Prospek Haji Indonesia, 2010; Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Ibadah Haji, 2001; Modul Kebijakan Penyelenggaraan Ibadah Haji; Jakarta: Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kementerian Agama RI, 2013. Sistem Pelayanan Haji dan Umrah.” Tesis Sarjana Fakultas Ilmu Dakwah dan Komunikasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2008.
Ratmiko dan Atik Septi Winarsih, Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model Konseptual, Implementasi Masyarakat dan Standar Pelayanan Minimal.
