DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KOTA JAKARTA TIMUR
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Komunikasi Islam (S.Kom.I)
Oleh:
ANISAH NIM: 1110053100016
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH
FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI
DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KOTA JAKARTA TIMUR
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Komunikasi Islam (S.Kom.I)
Oleh: Anisah 1110053100016
Pembimbing
H. Mulkanasir, BA, S.Pd, M.M 195501011983021001
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH
FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
Dengan ini saya menyatakan bahwa:
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah
satu persyaratan memperoleh gelar Strata 1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Jika dikemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya saya atau
merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima
sanksi yang berlaku di UIN Syarif HIdayatullah Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2014
i
ANISAH, 1110053100016, Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, di Bawah Bimbingan H. Mulkanasir, BA, S.Pd, MM.
Dokumen Haji adalah dokumen resmi perjalanan haji yang berisikan identitas jamaah haji. Setiap Warga Negara Indonesia yang hendak menunaikan ibadah haji harus disertai dengan dokumen perjalanan haji yang dikeluarkan oleh Menteri Agama. Dokumen haji merupakan suatu dokumen penting bagi jamaah haji, yang digunakan sebagai petunjuk identitas seorang jamaah ketika berada di Arab Saudi. Melihat pentingnya dokumen haji, penyelenggara ibadah haji menyusun prosedural pengolahan dokumen haji secara bertahap dengan menggunakan manajemen sistem yang berbasis IT yang dikenal dengan Siskohat dan pemerintah juga mengeluarkan kebijakan mengenai pelayanan dokumentasi.
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana prosedural pengolahan dokumen haji dan pelayanan apa saja yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah guna pengolahan dokumen haji yang bertujuan untuk mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dan pelayanan yang diberikan kepada jamaah, sehingga secara praktis dan akademis dapat menjadi pengetahuan dan sebagai bahan masukan dalam teknis penyelenggaraan prosedural pengolahan dokumen ke depannya.
Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pendekatan kualitatif, yang menghasilkan data deskriptif dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi dokumentasi.
Dari hasil penelitian, ternyata prosedural pengolahan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggara Ibadah hajidilakukan secara bertahap dengan menggunakan sistem yang berbasis IT. Tahap prosedural pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang prosedur dan persyaratan pendaftaran haji dan petunjuk teknis penyelenggaraan ibadah haji.
Berkaitan dengan prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah, Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku pelaksana pelayanan dokumentasi memberikan pelayanan terhadap jamaah haji sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji. seperti pelayanan pendaftaran dan pelunasan BPIH, pengurusan paspor dan visa, penyelesaian DAPIH hingga penyerahan dokumen.
ii
Alhamdulillahi Rabbal’alamin, itulah ungkapan kata yang tidak pernah lepas
penulis ucapkan, kepada Sang Ilahi Rabbi Allah SWT atas Taufiq dan Hidayah yang
senantiasa mewarnai setiap langkah dan niat tulus penulis selama ini, serta lantunan
sholawat dan salam semoga tercurahkan kepada baginda Nabi kita Muhammad SAW,
seorang manusia yang ummi yang mampu melewati segala cobaan yang menerpa
kehidupan dengan ikhlas dalam mengemban amanah Allah SWT Sang pemilik
kesempurnaan. Dengan niat dan tekad Lillahi Ta’ala penulis mampu melewati perjalanan panjang yang dihadapkan penuh halangan dan cobaan yang tiada henti,
dengan rasa syukur penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan lancar.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis yaitu Bapak. Calim dan Ibunda Wasinah
yang tiada henti-hentinya memberikan kasih sayang dengan telus kepada penulis baik
itu dalam bentuk materil maupun moril. Rasa terimakasih inipun tidak lupa penulis
sampaikan kepada semua pihak yang telah memberikan motivasi dan dengan sabar
membantu serta membimbing terwujudnya skripsi ini. Dengan penuh hormat dan
ketulusan, penulis mengucapkan:
1. Dr. Arief Subhan MA, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu
Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Suparto, M.Ed Ph, D, selaku Wakil Dekan 1 (satu) Fakultas Ilmu Dakwah
iii
Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Dr. Sunandar, MA, selaku Wakil Dekan 3(tiga) Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu
Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Drs. Cecep Castrawijaya, MA, selaku Ketua Jurusan Manajemen Dakwah (MD).
6. H. Mulkanasir, BA., S.Pd., MM., selaku Sekretaris Jurusan Mnajemen Dakwah
(MD) dan Pembimbing Skripsi yang telah banyak membantu dan memberikan
informasi dikala penulis berkonsultasi, serta membimbing dan mengarahkan
penulis supaya menghasilkan skripsi yang baik dan benar.
7. Seluruh Tim Penguji Sidang Munaqosah baik Ketua Sidang, Penguji I/II,
Sekretaris dan Pembimbing.
8. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi, yang selama ini
memberikan ilmunya dengan tulus, semoga segala ilmu yang bermanfaatnya
dapat terbalaskan baik di dunia dan akhirat kelak nanti.
9. Seluruh Staf petugas Perpustakaan baik Perpustakaan Umum maupun
Perpustakaan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi.
10.Drs. H. Ahmadi MM, selaku Kepala Kantor Kemebterian Agama yang telah
memberikan izin penelitian dibagian Penyelenggaraan Haji dan Umrah.
11.H. Aswad HS, S.Ag, selaku Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah
Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang telah banyak membantu
iv
12.Seluruh Staff atau petugas Seksi Penyelenggaraan Haji Dan Umrah, khususnya
dengan Ibu Dra. Hj. Sulastri, Hj. Endang Sri Sudiastuti, dan Siti Latifah dan
Bapak H. Teguh Amin Pujiono, SH, yang telah memberikan penulis banyak
informasi dan pemahaman mengenai penelitian guna penulisan skripsi.
13.Ayahanda Calim Bin Takiyah dan Ibunda Wasinah Binti Rokadis, yang telah
mendidik dan membesarkan dengan penuh kasih sayang dan ketulusan hati demi
masa depan seorang anak yang dicintainya baik secara materil maupun moril,
serta tidak pernah luput selalu menghantarkan lantunan do’a untuk penulis.
14.Saudara-saudaraku Yusniyati dan Ibnu Azis Mu’alif yang selalu menyemangatiku
dalam belajar.
15.Serta tidak lupa pula rekan-rekan belajarku di Manajemen Haji dan Umrah 2010,
Khususnya Gulali (Sifa, Lisa, Rahma, May, Ani, Tika, Acil, Fera, Idzur, Nury
dan Nunut), dan rekan-rekan ATS ESQ 165, yang sudah membagi informasi dan
waktu kebersamaannya semasa kuliah.
Penulis berharap dan brdo’a, semoga seluruh pengorbanan yang diberikan
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini akan dibalas segala kebaikannya oleh
Allah SWT.
v
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7
D. Metode Penelitian... 8
E. Tinjauan Pustaka ... 12
F. Sistematika Penulisan ... 13
BAB II TINJAUAN TEORITIS A. Konsep Prosedural ... 15
1. Pengertian Prosedur ... 15
2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur... 17
B. Konsep Pengolahan Dokumen ... 18
1. Pengertia Pengolahan ... 18
2. Pengertian Dokumen ... 19
3. Kriteria dan Bentuk Dokumen ... 20
vi
C. Konsep Pelayanan ... 28
D. Konsep Jamaah Haji ... 31
1. Pengertian Jamaah Haji ... 31
2. Pelayanan Jamaah Haji ... 34
3. Dokumen Haji ... 35
BAB III GAMBARAN UMUM PENYELENGGARAN URUSAN HAJI KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR A. Sejarah Kementerian Agama Kota Jaktim ... 37
B. Visi-Misi Kementerian Agama Kota Jaktim ... 38
C. Tugas Pokok dan Fungsi Kementerian Agama Kota Jaktim ... 39
D. Struktur Organisasi Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ... 40
BAB IV ANALISA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR A. Prosedural Pengolahan Dokumen Haji ... 52
1. Pendaftaran Haji ... 52
a. Persyararatan pendaftaran ... 53
b. Proses Pendaftaran ... 54
c. Proses Pelunasan BPIH ... 57
2. Dokumentasi ... 59
a. Persyaratan Penerbitan Paspor ... 59
b. Proses Pengurusan Paspor ... 61
c. Proses Pemvisaan ... 63
vii
C. Analisis ... 71
1. Prosedur ... 71
2. Hasil ... 71
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 73
B. Saran-saran ... 74
DAFTAR PUSTAKAN ... 76
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu perusahan baik swasta maupun pemerintahan pasti akan
melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan perencanaan, menghimpun,
mencatat, mengolah mengadakan, mengirimkan keterangan dalam mengendalikan
pekerjaan pokok guna mencapai tujuan. Pekerjaan yang berhubungan dengan hal
tersebut diatur dalam standar prosedur pengolahan. Prosedur yang dibakukan
berisi tentang uraian kegiatan yang harus dilakukan serta peringatan yang harus
diperhatikan, baik berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan
penyelenggara. Prosedur pengolahan digunakan untuk memastikan bahwa
dokumen yang mereka kerjakan dikerjakan dengan cara/prosedur yang benar
selain itu juga dapat menciptakan konsisten kerja.1
Pengolahan dokumen haji adalah proses mendokumentasikan segala hal
yang menyangkut dengan dokumen haji yang disesuaikan dengan prosedur.
Pengolahan dokumen haji melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaaan,
pemilihan dokumen, sesuai dengan kebutuhan dalam proses pengolahan
dokumen haji yang memungkinkan isi dokumen dapat diakses, pemrosesan
dokumen, mengklasfikasikan dan mengindeks, menyiapkan, menyimpan
dokumen, pencarian kembali dan penyajiannya. Dokumen mempunyai
1Priska Devi Setyasri, “
identifikasi berupa judul, nomor (document code), tanggal, nomor revisi dan tanggal revisi dan otoritas yang menyatakan siapa yang bewenang untuk
menerbitkan dan mengesahkan dokumen. Pengolahan dokumen haji dikelola
dengan baik sesuai dengan prosedur pengolahan dokumen haji berdasarka
Peraturan Menteri Agama RI. Alasan pentingnya prosedur pengolahan dokumen
dapat memudahkan langkah kerja yang reltif rumit, dokumen dapat menunjang
konsistensi dan kualitas hasil kerja, dokumen juga dapat memudahkan
penelusuran (audit trail).2
Karena pentingnya suatu pengolahann dokumen haji dalam suatu instansi
pemerintahan yaitu Kementerian Agama, maka dibentuknya bagian khusus yang
bertugas mengolah dokumen tertentu dengan bekerjasama dengan instasi yang
terkait sesuai dengan kompetensi instasi dalam pengolahan dokumen yang
dibutuhkan. Melihat fenomena tersebut, menuntut adanya pengelolaan
penyelenggaraan ibadah haji yang lebih baik danperlunya penyempurnaan sistem
dan manajemen penyelenggaraan ibadah haji secara terus-menerus agar dapat
berjalan aman, tertib, dan lancar dengan menjunjung tinggi asas keadilan,
profesionalitas dan akuntabilitas sesuai dengan penyelenggaraan haji.3
Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan
sistem dan prosedur yang berbasis komputer merupakan instrumen strategis yang
2 Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasioan Prosedur (SOP Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”. ( Surakarta: 2011), h. 2
3
dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena dapat memudahkan
pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya, cepat, dan ekonomis.4
Dari hasil assessment terhadap kondisi saat ini terdapat beberapa
permasalahan utama (top fifteen problems) dalam pelaksanaan penyelenggara haji salah satunya adalah masalah pada sisi proses pelaksanaan yaitu belum
terstandarisasainya sistem dan prosedur yang ada (belum adanya standar baku
mutu proses pelayanan dan operasional haji) dan lemahnya sosialisai sistem dan
prosedur pengelolaan dokumen haji yang sudah dibuat. Serta masih sedikitnya
kebijakan dan prosedur terkait pengolahan dokumen, penyimpanan data dan data
backup. 5
Prosedur pengolahan dokumen haji jika dilihat dari kebutuhan organisasi
cukup penting, karena sistem yang diberlakukan pemerintah mengenai siskohat
akan berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur pengolahan yang tepat.
Undang-undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah
haji mengamanatkan bahwa kebijakan dan pelaksanaan penyelenggaraan ibadah
haji merupakan tugas nasional dan menjadi tanggung jawab Pemerintah yang
dikoordinasikan oleh Menteri Agama dan bekerjasama dengan masyarakat,
Kementerian/Instansi terkait dan Pemerintahan Kerajaan Arab Saudi.
Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sebagai instansi pemerintah
yang dinaungi oleh Menteri Agama RI berupaya keras menjalankankan prosedur
4Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, “ Perancangan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI” (Jakarta:UI), h. 1
5
pengolahan dokumen haji sesuai dengan peraturan pemerintah, karena,
sebagaimana kita ketahui bahwa dokumen haji adalah dokumen perjalanan antar
negara yang di dalamnya berlaku hukum internasional, yang diatur dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1992 tentang Surat Perjalanan Republik
Indonesia.
Petunjuk teknis dalam prosedur penyelenggaraan ibadah haji disusun
berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 khususnya pasal 68 dan
ketentuan pelaksanaannya masih mengacu pada peraturan perundang-undangan
yang ada.6
Menurut Muhammad M. Basyumi dalam bukunya Reformasi Manajemen
Haji, prosedur penyelesaian dokumen haji mulai dilakukan di Kantor Wilayah
Departemen Agama Propinsi, meliputi kegiatan penulisan biodata secara otomatis
melalui Sistem Informasi Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT), penempelan
foto dan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang sehingga sah sebagai
dokumen haji. Paspor haji tersebut kemudian dikirim ke Ditjen Bimas Islam dan
Penyelenggaraan Haji, untuk selanjutnya diteliti dan diselesaikan proses
pemvisaannya ke Kedutaan Besar Arab Saudi, dan setelah memperoleh visa maka
paspor haji tersebut telah sah sebagai dokumen perjalanan haji.7
6
Kemeneterian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Petunjuk Teknis Penyelenggara Ibadah Haji, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2011), h. 3
7
Dalam pengolahan dokumen ini bergerak secara berantai dan tidak dapat
terlepas dari suatu proses, dari tempat satu ke tempat lain melalui prosedural yang
telah ditetapkan oleh Kementerian Agama selaku pengolahanan dokumen sentral.
Berkaitan dengan prosedural pengolahan dokumen haji, Kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggara Ibadah haji
dengan kuota jamaah haji terbanyak di wilayah DKI Jakarta diharapkan mampu
menjalankan amanat dalam pelaksanaan pengolahan dokumen haji sesuai dengan
prosedur yang berlaku dan tidak melakukan tindakan yang menyimpang.
Seperti halnya kasus pada tahun 2013 tepatnya di daerah Nanggroh Aceh
Darussalam ditemukannya kasus pemalsuan dokumen haji yang dilakukan oleh
oknum tertentu dengan mengganti biodata jemaah haji yang telah meninggal.
Tindakan tersebut meresahkan pemerintah selaku penyelenggara haji dan umrah.
Permasalahan ini mempengaruhi teknis pengurusan dokumen jemaah haji serta
menghambat pemberangkatan jemaah haji itu sendiri ke Tanah Suci.8
Sebagaimana kita ketahui bahwa pengursan dokumen merupakan hal yang
rumit karena data-data yang diberikan sebagai informasi harus benar dan valid,
Apalagi dapat dilihat dari penjelasan diatas mengenai permasalahan utama yang
menjadi top fifteen problems pelaksanaan penyelenggaraan haji, salah satunya yaitu mengenai proses pelaksanaan penyelenggaraan yang belum
terstandarisasinya sistem dan prosedur pengolahan dokumen.
Melihat latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengangkat judul
skripsi mengenai “Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jemaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Dalam prosedural pelayanan jamaah haji pada Kantor Kementerian
Agama Kota Jakarta Timur meliputi berbagai prosedur, diantaranya yaitu
prosedural pengolahan dokumen haji, prosedural pembinaan jamaah haji, dan
prosedural pembinaan petugas haji.
Agar dalam pembahasan skripsi ini lebih terarah, maka penulis
membatasi masalah yang akan dibahas pada tataran pelaksanaan Prosedural
Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
2. Rumusan Masalah
Sedangkan masalah pokok yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah
mengenai:
a. Bagaimanakah prosedural pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh
Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon
jamaah haji.
b. Bagaimanakah pelayanan dokumentasi yang diberikan Kantor
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui, mengkaji dan
mempelajari gambaran jelas mengenai prosedural pengolahan dokumen haji
dalam pelayanan calon jamaah haji yang dilakuakan oleh Kantor Kementerian
Agama Kota Jakarta Timur, sehingga dapat memberikan jawaban terhadap
pokok masalah penelitian. Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka
tujuan penelitian ini adalah:
a. Mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedural
pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian
Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji.
b. Mengetahui pelayanan dokumentasi yang diberikan oleh Kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah haji.
2. Manfaat Penelitian
a. Manfaat akademis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan menjadi refrensi,
dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama berkaitan dengan
keilmuan tentang Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan
b. Manfaat Praktis
1) Sebagai bahan masukan bagi pihak Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam
memberiakan pelayanan calon jamaah haji.
2) Agar memeberikan motivasi bagi para karyawan/ karyawati khususnya
dan Penyelenggaraan Haji Dan Umroh agar lebih efektif dan efisien
dalam pengolahan dokumen haji.
3) Sebagai rujukan bagi Kantor Kementerian Agama kota lain yang ada
di sekitar DKI Jakarta dan umumnya Kandepag luar DKI.
D. Metode Penelitian
1. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Secara harfiah,
penelitian deskriptif adalah penelitian yang bermaksud untuk membuat
pencandraan (deskriptif) mengenai situasi-situasi atau kejadian-kejadian9.
Menurut Bogdan dan Taylor (1975),10 mendefinisikan metodologi kualitatif
sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa
kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang diamati. Sejalan
dengan itu, Kirk dan Miller (1986)11 mendefinisikan, bahwa penelitian
kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara
fundamental bergantung dalam pengamatan yang berhubungan dengan kasus
9
Sumadi Suryabrata, Metodelogi Penelitian. (Jakarta: Rajawali Pers, 2012), h. 75 10
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rodakarya, 1991), h. 3 11
yang diteliti. Dalam hal ini penulis memilih metode kualitatif ini, agar dapat
memperoleh data yang lengkap dan akurat.
2. Subjek dan Objek Penelitian
Dalam Penelitian ini yang menjadi subjek penelitian ini adala kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang terdapat sekelompokan orang
yang dapat memberikan informasi refrensif, mereka terdiri dari Kasi
Penyelenggaraan haji dan umrah serta staff dan jajaranya. Sedangkan yang
menjadi objek penelitian skripsi adalah Prosedural Pengolahan Dokumen Haji
Dalam Pelayanan Calon Jamah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur.
3. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini mengambil lokasi pada Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur di Jl. Terusan I Gusti Ngurah Rai Kota Jakarta Timur. Waktu
penelitian dimulai pada bulan Januari (21-28 januari) dan berakhir pada bulan
Juli (1-10 Juli) 2014.
4. Teknik Pengumpulan Data
Dalam teknik pencatatan yang digunakan adalah dengan cara wawancara
dengan mencatat hasil wawancara sesuai apa adanya, dan Field Research
(penelitian lapangan), penulis mengadakan jenis penelitian dengan datang
langsung ke lapangan (objek) penelitian di Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur sedangkan data yang diperoleh dari metode ini merupakan data
a. Observasi
Observasi adalah usaha memperoleh dan mengumpulkan data
dengan melakukan pengamatan terhadap suatu kegiatan secara akurat serta
mencatat fenomena yang muncul dan mempertimbangkan hubungan
antara aspek dalam fenomena tersebut.12
b. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan
itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.13 Untuk keperluan penelitan ini
maka informan merupakan pengkaji atau pengamat spesifik tentang sistem
pengolahan dokumen haji.
c. Dokumentasi
Dalam bukunya Prof. Dr. lexy J. Moleong yaitu metodelogi
penelitan kualitatif mendefinisikan bahwa Dokumen adalah setiap bahan
tertulis ataupun film. Dokumentasi adalah pengambilan data yang
diperoleh melalui dokumen-dokumen.14 Penulis menggunakan data-data
dan sumber-sumber yang ada hubungannya dengan masalah yang akan
dibahas. Sedangkan data-data ini, penlulis peroleh dari buku-buku, profile,
12
Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, Metode Penelitian Survai, (Jakarta: Katalog Dalam Terbitan. 2011), h. 3
13
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif , h. 186
14
company, arsip-arsip, maupun diktat-diktat dokumen haji Kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. dan lain sebagainya yang dapat
mendukung serta berkaitan dengan masalah penelitian. Selanjutnya
dengan menggunakan data-data tersebut, penulis berusaha untuk
memaparkan kerangka awal mengenai objek studi yang ditulis memahami
seksama, kemudian memberikan interprestasi sesuai kecenderungan dan
Frame of Thinking.
5. Analisa Data
Dalam menganalisa data penulis menggunakan metode deskriptif. Di
samping itu, penulis menganalisis data melalui proses penyederhanaan data ke
dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterprestasikan.15 Dimana,
analisis ini dilakukan secara kualitatif yang bertujuan membuat penjelasan
secara sistematis, faktual, akurat mengenai fakta-fakta, sifat dan fenomena
yang diteliti melalui studi dokumentasi wawancara yang mendalam dari para
pengamat untuk mendalami masalah ini.
Analisis Data Kualitatif menurut Bogdan & Biklenadalah upaya yang
dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisaikan data,
memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya,
mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang
dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan.
15
6. Teknik Penulisan
Penulisan Skripsi ini berpedoman pada “Pedoman Penulisan Karya
Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi)” yang diterbitkan oleh CeQDA (Center
for Quality Development And Assurance) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Press Tahun 2010/2011.
E. Tinjauan Pustaka
Dari beberapa buku dan skripsi yang penulis baca, banyak pendapat yang
harus diperhatikan dan menjadi perbandingan selanjutnya. Adapun penulis
mengadakan suatu kajian kepustakaan, akhirnya penulis menemukan beberapa
buku yang membahas tentang prosedural pengolahan dokumen, tapi ada suatu
skripsi yang hampir sama dengan skripsi yang akan penulis teliti. Judul-judul
buku dan skripsi tersebut adalah:
1. Priska Devi Setyasri “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional
Prosedur (SOP) di PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo.”
Pembahasan yang ada pada skripsi ini hampir sama dengan skripsi penulis.
Letak kesamaan skripsi pada subjek penelitiannya yaitu prosedur pengolahan
dokumen secara teknis, namun jenis dokumen dan tempat penelitiannya
berbeda. Skripsi tersebut membahas mengenai prosedur pengolahan dokumen
SOP dari PT Konimex Pharmaceutical sedangkan skripsi penulis membahas
mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah haji
2. Indra Gunawan “Prosedur Pengelolaan Arsip Aktif Dan In-Aktif (Kasus di
Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan Bandung)”, dalam pembahasan
skripsi tersebut adanya kesamaan dalam menganalisis, yaitu menganalisis
prosedur pengolahan, namun perbedaannya pada objek penelitiannya. Skripsi
tersebut objek penelitiannya mengenai arsip aktif dan tidak akti sedangkan
penulis menggunakan dokumen haji.
3. Bagus Jatmiko “Sistem dan Prosedur Pengolahan Arsip Pada Kantor Cabang
Dinas Pendidikan Plemahan Kabupaten Kediri”, dalam pembahasan skripsi
tersebut adanya kesamaan dalam hal subjek penelitiannya, yakni sama-sama
melakukan penelitian mengenai prosedur pengolahan, walau jenis dokumen
yang akan diolah berbeda. Penulis mengelola dokumen haji sedangkan skripsi
tersebut mengelola arsip.
F. Sistematika Penuliasan
Untuk mempermudah penulisan skripsi ini, maka penulis membuat
sistematika penulisan yang terdiri dari lima bab, dengan susunan sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Pada bab ini menguraikan Latar Belakang Masalah, Perumusan
Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metodelogi Penelitian dan
BAB II: TINJAUAN TEORITIS
Terdiri dari beberapa hal diantaranya tinjauan teoritis mengenai
pengertian prosedural, pengertian pengolahan, konsep dokumen haji,
konsep pelayanan dan konsep jamaah haji.
BAB III: GAMBARA UMUM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
JAKARTA TIMUR.
Terdiri dari gambaran umum Kantor Kementerian Agama Jakarta
Timur yang terdiri dari: Sejarah Berdirinya, Visi dan Misi, Tugas
Pokok dan Fungsi, Struktur Organisasi Kerja Kantor Kementerian
Agama Jakarta Timur.
BAB IV: ANALISIS PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI
DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA
TIMUR.
Terdiri dari prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian
Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji,
Pelayanan haji yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur dan analisis prosedural.
BAB V: PENUTUP
Sebagai akhir dari karya ilmiah yang diteliti yaitu berisi tentang
kesimpulan-kesimpulan dan saran-saran serta lampiran-lampiran yang
15
TINJAUAN TEORITIS
A. Konsep Prosedural
1. Pengertian Prosedur
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh
Departemen Pendidikan Nasional, istilah “Prosedur” diartikan sebagai tahap
kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas atau metode langkah demi
langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.1
Menurut B.N. Marbun, dalam Kamus Manajemen menyatakan bahwa
prosedur adalah tatacara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan
diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi: bagaimana, bilamana, dan oleh
siapa tugas harus diselesaikan.2
Selain itu istilah prosedur Menurut Makoejit dalam Kamus Manajemen
yang disusun oleh Tim Penyusun Kamus Manajemen, menyatakan bahwa:3
a. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah
tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah
ditentukan.
1
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Jakarta: Balai Pustaka, 2005), h. 899
2
B.N. Marbun, Kamus Manajemen, (Jakarta: CV Muliasarai, 2005), h. 294 3
b. Prosedur memberikan urutan waktu (kronologis) kepada tugas-tugas dan
menentukan jalan dari serangkaian tugas dan kebijaksanaan-kebijaksanaan
ke araah yang telah ditentukan terlebih dahulu.
c. Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yag
merupakan urutan menurut waktu dan cara-cara tertentu untuk melakukan
pekerjaan yang harus diselesaikan.
d. Urutan secara kronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri tiap
prosedur. Biasanya prosdur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa
masing-masing tugas harus diselesaikan.
e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana
pekerjaan akan diselesaikan.
Menurut W. Gerald Cole dalam bukunya Zaki Baridawan yaitu Sistem
Akuntansi definisi Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani
(clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.4
Prosedur terdiri dari rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk
mencapai tujuan tertentu, tapi peraturan belum tentu merupakan bagian dari
prosedur. Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen
administrasi perkantoran. Setiap uraian harus didukung oleh prosedur kerja
yang baik. Prosedur merupakan: (1) Metode yang dibutuhkan untuk
4
menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang, (2) Urutan aktivitas untuk
mencapai tujuan tertentu, (3) Pedoman untuk bertindak.5
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa prosedural adalah
langkah-langkah dalam menjalankan suatu tugas atau pekerjaan berdasarkan
kronologi yang melibatkan beberapa orang dengan jangka waktu yang sudah
ditentukan meliputi metode, urutan aktivitas dan pedoman tindakan.
2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur
a. Karakteristik Prosedur
Dalam melaksanakan suatu rangkaian prosedur kegiatan, haruslah
dilaksanakan sesuai dengan karakteristik prosedur yang mampu
menjelaskan dan mempermudah dalam pengaplikasiannya. Berikut ini
beberapa karakteristik prosedur yaitu:6
1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi
2) Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan
3) Prosedur menunjukan urutan logis dan sederhana
4) Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tangung jawab
5) Prosedur mampu menciptkan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya seminimal mungkin.
5
b. Manfaat Prosedur
Ada beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan
dengan memakai prosedur kerja yaitu:7
1) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk
masa yang akan datang
2) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar pekerjaan
tidak dilaksanakan secara berulang-ulang.
3) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan.
4) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif
dan efisien
B. Konsep Pengolahan Dokumen
1. Pengertian Pengolahan
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh
Depatemen Pendidikan Nasional istilah “Pengolahan” diartikan sebagai
proses atau cara dan perbuatan mengolah data.8
Menurut Kamus Manajemen, kata pengolahan menunjukan
langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang dapat
dipergunakan bagi suatu maksud tertentu.9
Berdasarkan pendapat Winarno Harniseno, pengolahan adalah substansi
dari mengola, yang berarti suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data,
7Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan surat Perintah Pencairan Dana Pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
8
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 746 9
dan pengumpulan.10 Dijelaskan selanjutnya bahwa pengolahan menghasilkan
sesuatu dan sesuatu itu dapat menjadi bahan pengolahan selanjutnya sebagai
bahan pembuatan informasi.
Dalam pelaksanaan pengolahan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan,
pencatatan, dan penyimpanan. Pengurusan akan berjalan lancar ketika
perencanaan disusun dengan baik, pencatatan dilakukan secara kontinu
dengan adanya pengawasan guna pengumpulan dokumen hingga
penyimpanan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan
adalah proses mengubah bentuk atau makna suatu benda dimulai dari
pengurusan, pencatatan dan penyimpanan.
2. Pengertian Dokumen
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah “Dokumen” berarti
surat yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipahami sebagai bukti
keterangan (seperti, akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian).11
Dalam Kamus Manajemen, definisi dokumen adalah sekumpulan
fakta/statistik yang berhubungan dengan peristiwa-peristiwa yang dinyatakan
atau dialami.12
Kata dokumen dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record
ataupun recorded matrial.13 Yang dimaksud dengan dokumen ini sudah tentu
10
Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kela dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluatif , (Jakarta: PT Rajawali, 1992), h. 8
11
Departemen Pendidikan Nasional, h. 272 12
semua bahan pustaka, baik berbentuk tulisan, cetakan, tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.14
Dokumen (record) adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau
perorangan, digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi
bisnis.15
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah
suatu data atau fakta yang dapat digunakan sebagai informasi dalam
melakukan suatu keterangan.
Berkaitan dengan pembahasan mengenai dokumen, Kementerian Agama
RI menjelaskan bahwa definisi dokumen haji adalah suatu data yang berisikan
identitas jamaah haji yang digunakan untuk kelengkapan perjalanan ibadah
haji. Dokumen haji adalah dokumen resmi jamaah haji berupa paspor dan
dokumen perjalanan lainnya.16
3. Kriteria dan Bentuk Dokumen
Berdasarkan Rony Kountur dalam buku Dasar-Dasar Sistem Informasi
Manajemen kriteria dan bentuk dokumen bermacam-macam dan bervariasi,
sesuai dengan jenis kebutuhan dokumen yang digunakan, melihat hal tersebut
dapat dijelaskan mengenai kriteria dan bentuk dokumen di bawah ini:
a. Kriteria Dokumen
13
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, (Bandung:Remadja Karya CV. 1987), h. 7 14
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, 15
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta: Erlangga, 2007), h. 82
16
Input/output yang disajikan dalam bentuk dokumen, pada umumnya
dicetak di kertas. Dokumen perlu didisain sedemikian rupa sehingga
memenuhi beberapa kriteria, Dalam bukunya Rony Kountur menjelaskan
beberapa kriteria dokumen sebagai berikut:17
1) Sederhana, dalam arti mudah digunakan dan tidak rumit sehingga tidak dapat menyesatkan, tetapi berisi semua informasi yang
dibutuhkan.
2) Relevan, yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan dan dapat diperoleh tepat waktu. Hindari mencantumkan informasi yang tidak
dibutukan yang dapat menimbulkan kebingungan. Pada saat
mempelajari sistem sekarang yang telah dilakukan melalui angket, dan
wawancara, telah diketahui kebutuhan informasi user sehingga
memudahkan system analyst dalam mendisain dokumen output.
3) Andal/reliable, menampilkan informasi yang benar dan dapat dipercaya. Dalam mendisain suatu dokumen, perlu diketahui bahwa
ada tiga maksud dari suatu dokumen dengan disainnya berbeda.
a) Dokumen untuk maksud membuat reaksi. Biasanya disebut juga
dengan formulir.
b) Dokumen untuk maksud mengingatkan atau sering disebut juga
dengan daftar
c) Dokumen untuk maksud pelaporan atau sering disebut juga dengan
laporan.
17
b. Bentuk Dokumen
Selanjutnya dalam bukunya Rony Kountur juga menjelaskan
macam-macam dari bentuk dokumen. Ada empat bentuk dokumen yaitu:18
1) Flat form. Dokumen yang berdiri sendiri
2) Snapont form. Dokumen yang mempunyai satu atau lebih salinan dan disisipi lembar carbon.
3) Continuous form. Dokumen yang dicetakan pada kertas yang besambung. Biasanya digunakan pada output yang dihasilkan
komputer. Menggunakan lembar carbon jika terdapat beberapa salinan.
4) NCR (No Carbon Required). Kertas yang mempunyai salinan tapi tidak membutuhkan lembar carbon. Bagian bawah dari kertas,
diatasnya sudah melekat sejenis karbon sehingga tulisan bisa
ditembus.
4. Prosedur Pengolahan Dokumen
Definisi Pengolahan dokumen sendiri menurut Raymond McLeod
Pengolahan dokumen adalah segala cara yang membuat data menjadi
berarti.19 Menurut Soejono Trimo sering diartikan dengan dokumentasi.
Dokumentasi adalah pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan.20 Oleh karena itu Soejono Trimo menjelasankan mengenai
penjabaran dokumentasi lebih luas dan terperinci.
18
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 81 19
Raymond McLeod, Jr.Sistem Informasi Manajemen. h. 4
20
Pada dasarnya pengolahan dokumen atau dokumentasi memiliki
berbagai pengertian dan pada prinsipnya dapat dikelompokan dalam tiga buah
kategori yaitu:21
a. dokumentasi dalam arti sempit merupakan produk (sekumpulan dokumen) dari kegiatan pengumpulan (secara selektif tentunya), pencatatan/registrasi
dokumen, penyimpanan dan penyajian kembali bahan mentah (dokumen)
itu bila ada yang membutuhkannya.
b. dokumentasi dalam arti luas merupakan suatu produk karya dari kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan/perekaman tentang suatu/beberapa
peristiwa dan objek-objek yang berkaitang dengannya, pengolahan serta
penelusuran lebih lanjut atas data/fakta/dokumen yang bersangkutan,
penyimpanan, dan pendistribusian dokumen-dokumen tersebut baik ada
yang menanyakan maupun tanpa diminta kepada orang-orang ataupun
pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya.
c. dokumentasi dalam arti khas merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi,
pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan maupun
spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam sistem
manjemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya
yang dilakukan secara selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan
sewatu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.22
21
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi. h. 7 22
Pengolahan dokumen dalam bukunya Rony Koutur, mula-mula yang
harus diketahui adalah informasi apa yang dibutuhkan user, lalu bagaimana
disain outputnya (dokumen), disimpan pada media apa. Kemudian untuk
menghasilkan output seperti itu data apa yang diperlukan dan media input apa
yang digunakan.23 Untuk menggambarkan proses pengolahan dokumen,
gunakan system flowchart (alur pengolahan data) mulai dari (a) input, (b)
proses, (c) output.24
Berdasarkan definisi di atas menjelaskan juga bahwa prosedur
pengolahan dokumen adalah aturan atau langkah-langkah dalam melakukan
proses pengolahan dokumen. Prosedur Pengolahan menggambarkan alur dari
dokumen. Untuk menggambarkan alur dari dokumen gunakan proses
flowchart (alur perlakuan suatu dokumen) dan dokumen flowchart (alur
dokumen dari suatu bagian ke bagian lain).25
Ada beberapa poses flowchart (prosedur pengolahan dokumen) yaitu:
a. membuat atau merubah dokumen, misalnya mengetik surat (operasi)
b. memindahkan ke orang atau bagian lain (pindah)
c. memeriksa kadang-kadang dengan memberi tanda tangan (periksa)
d. menunda atau menunggu perlakuan berikutnya (tunda)
e. menyimpan (arsip)
23
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 81 24
Ibid. 25
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengolahan
dokumen adalah langkah-langkah pengolahan dokumen dengan
mengguanakan proses flowchart dengan metode, urutan dan pedoman
tindakan yang akan dilakukan.
Berkaitan dengan pengolahan dokumen haji Pemerintah RI
mengeluarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang
prosedur dan pendaftaran jamaah haji serta dokumen haji.
Prosedur pengolahan dokumen yang baik harus dapat mengatasi
keadaan atau masalah secara cepat dan baik. Baik itu dalam pengumpulan,
penyususna dan penyimpanan dokumen. Pengolahan dokumen terdapat dua
macam pengolahan yaitu taha-tahap pengolahan dokumen secara manual dan
taha-tahap pengolahan dokumen secara elektronik atau komputerisasi.
a. Pengolahan Elektronik (Komputerisasi)
Pengolahan dokumen secara elektronik memiliki beberapa elemen
yaitu meliputi: programmer, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras
dan perangkat lunak. Semua elmen bergerak sesuai dengan ketentuan dari
kegunaan elemen tersebut berdasarkan dengan prosedur pengolahan
dokumen.
Berikut adalah siklus pengolahan dokumen dengan menggunaan
komputer.26 Lihat pada gambar 2-2 berikut ini.
26
Persiapan
Storage
Output Input
[image:37.612.102.528.84.573.2]Proses
Gambar 2-1: Siklus Pengolahan Dokumen
Sumber: Buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1996
Siklus pengolahan dokumen dengan komputer diatas melalui beberapa
tahapan atau proses.27 Tahapannya yaitu meliputi:
1. Persiapan. Merupakan tahap di mana data diperoleh. Disini data
terkumpul berupa dokumen bukti tansaksi dan masih dalam bentuk
data mentah. Misalnya bukti pembayaran atau kwitansi dan slip
penjualan.
2. Input. Merupakan tahap di mana data dimasukan ke dalam proses pengolahan data. Data yang telah terkumpul dikelompokan sesuai
kebutuhan pengolahan. Misalnya, kwitansi yang terdiri dari tiga data
yaitu bukti nomor kwitansi, nama penerima, dan jumlah yang
dibayarkan.
27
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen.
a
b
d
3. Proses. Merupakan tahap di mana data diolah. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, pengolahan data oleh komputer mengumpulkan dua
macam operasi yaitu operasi aritmatika dan operasi logika.
Berdasarkan operasi ini kegitan pengolahan lainnya seperti
mengklasifikasikan, mengurutkan, menghitung, mencatat dan
meringkas dapat dilaksanakan.
4. Output. Merupakan tahapan di mana informasi dari suatu pengolahan data bisa menjadi data untuk pengolahan data berikutnya.
5. Storage. Informasi yang dihasilkan disimpan dalam suatu tempat penyimpanan yang dikenal dengan istilah storage. Hal ini
dimaksudkan agar tidak hilang sehingga jika dibutuhkan dapat segera
diperoleh.
Dari gambar siklus pengolahan dokumen diatas dapat dianalisis
bahwa dalam pengolahan dokumen tahap awal yaitu perisapan
(pengumpulan bahan-bahan untuk menjadi input), kemudian diproses
guna menhasilkan output (informasi) yang akan disimpan pada storage
(tempat penyimpanan).
b. Pengolahan Manual
Sedangkan tahapan-tahapan dalam siklus pengolahan dokumen tidak
menggunakan komputer adalah sebagai berikut28:
28
1) Pencatatan (recording)
2) Pengklasifikasian (classifiying)
3) Penyusunan (sorting)
4) Perhitungan (calculative)
5) Penyimpanan (storing)
6) Pengambilan Data Kembali (retrieving)
7) Pelaporan (repoting)
8) Komunikasi (communicative)
Siklus pengolahan dokumen relevan dengan proses pengolahan data di
mana input berhubungan dengan data, proses sama dengan pengolahan data
dan output berhubungan dengan informasi.29
C. Konsep Pelayanan
1. Pengertian Pelayanan
Dalam kamus besar bahasa Indonesia, “Pelayanan” diartikan sebagai
kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa.30
Menurut Gronroo, definisi pelyanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang
terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dan kariyawan atau
29
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 57 30
hal-hal lain yang disebabkan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang
dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan.31
Pengertian dari Service of Excellence adalah yang berkaitan dengan jasa pelayana yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam upaya untuk memberikan
rasa kepuasan dan membutuhkan keprercayaan terhadap pihak pelanggannya,
sehingga mereka merasa dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan
wajar.32
2. Model Pelayanan
Berkaitan dengan pelayanan, Model pelayanan yang berkualitas
merupaka suatu pelayanan yang ideal untuk melayani para pelanggan/jamaah.
Ada dua teori pelayanan berkualitas yang dikemukakan oleh Karl Albert,
yaitu Service Triagle dan Totaal Quality Service.33
a. Service Triagle
Adalah suatu model interaktif manajemen pelayanan yang
menghubungkan antara perusahaan dengan pelanggan/jamaah. Model
tersebut terdiri dari tiga elemen:
1) Strategi pelayanan
2) Sumber Daya Manusia Yang Memberikan Pelayanan
3) Sistem Pelayanan
31
Atep Adya Barata, Bisnis dan Hukum Perdana Dagang SMK. (Bandung: Armico, 1999), h. 93
32
Rosady Ruslan, Manajemen Humas & Komunikasi: Konsep & Aplikasi, (Jakarta: Grapindo Persada, 2002), h. 284
33
b. Total Quality Service
Pelayanan mutu adalah kemampuan perusahaan atau lembaga
pemerintah untuk memberikan pelayanan berkualitas kepada orang yang
berkepentingan dengan pelayanan yaitu pelanggan/jamaah, pegawai, dan
pemilik. Pelayanan mutu terpadu memiliki empat elemen penting yang
saling terkait yaitu:34
1) Strategi Formatif
2) Education, Training and Communication
3) Process Improvement
4) Assesment Measurement adan Feedback
Untuk dapat menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik, ada
prinsip-prinsip manajemen pelayanan yang dapat dipakai sebagai acuan,
prinsip-prinsip tersebut antara lain:35
a. Sediakan pelayanan terpadu (one-stop-shop)
b. Buat sistem yang mendukung pelayanan
c. Usahakan agar semua orang atau kariyawan bertanggung jawab terhadap
kualitas pelayanan
d. Layanilah keluhan jamaah secara baik
e. Kariyawan adalah sama pentingnya dengan konsumen/jamaah
f. Bersikap tegas tetapi ramah terhadap konsumen
g. Jalin komunikasi dan interaksi dengan jamaah
34
M. N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu (Bogor: GhaliaIndonesia, 2005), h. 22 35
D. Konsep Jamaah Haji
1. Pengertian Jamaa Haji
Definisi haji dalam ensiklopedi Islam, haji berarti menyengaja atau
menuju dan mengunjungi.36 Sebagaimana firman Allah, berikut ini:
Artinya: “Allah telah menjadikan ka’bah, runah suci itu sebagai pusat (peribadatan dan urusan dunia) bagi manusia”.
(QS. Al-Maidah: 97)
Diambil dari etimologi bahasa Arab dimana kata haji mempunyai arti
qashad, yakni tujuan, maksud, dan menyengaja. Menurut istilah syara’ haji
ialah sengaja mengunjungi Ka’bah untuk melaksakan serangkaian amal
ibadah sesuai dengan syarat dan rukun tertentu.37 Sebagaimana firman Allah
yaitu:
Artinya: “Mengerjakan haji adalah kewajiban manusia terhadap Allah yaitu bagi orang yang mampu mengerjakan perjalanan ke Baitullah”. (QS. Al-Imran: 97).
36
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. (Jakarta: Ditjen PHU Kemenag RI CV. Duta Peraga, 2010), h. 87
Definisi jama’ah dalam ensiklopedi Bahasa Indonesia, jamaah adalah
wadah bagi umat Islam dalam menjalankan Ibadah.38 Secara etimologi atau
bahasa, jamaah berasal dari bahasa arab yang memiliki arti berkumpul.
Sedangkan menurut Istilah kata jamaah dapat diartikan sebagai pelaksana
ibadah secara bersama-sama yang dipimpin oleh seorang imam.39
Dari penjelasan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian
jamaah haji adalah orang yang melaksanakan Ibadah haji dengan menyengaja
mengunjungi Baitullah untuk melaksanakan rukun Islam yang kelima.
Ibadah yang merupakan rukun Islam kelima ini adalah wajib
dilaksanakan oleh umat Islam yang memiliki kemampuan (istita’ah)
mengerjakannya. Makanya, diantara syarat wajib haji selain harus beragama
Islam, berakal, baligh, juga disyaratkan memiliki kemampuan untuk
melaksanakannya, baik kemampuan dalam soal harta, fisik, maupun mental
dan merdeka.
Dapat dipahami bahwa kriteria mampu itu adalah segala sesuatu yang
menjadikannya bisa melakukan rukun haji dengan sempurna, tanpa ada
hambatan apapun. Tampa hambatan disini maksudnya adanya rasa aman
selama perjalanan, nafkah keluarga yang ditinggal selama haji cukup, dan
bagi perempuan ada yang menjaga baik mahramnya atau bersama perempuan
yang dipercaya.40
38
Zurizal Z & Aminuddin, Fiqih Ibadah, (Jakarta: Lembaga Penelitian Universitas Islam Negeri, 2008), h. 185
39 Ibid. 40
Kenyataan yang masih sedikit disadari banyak umat islam adalah bahwa
setiap ibadah dalam islam ada “maqashid”-nya (tujuan), ada tujuan yang mesti
direalisasikan. Begitu juga dengan ibadah haji, ibadah haji menyimpan
banyak hakikat penting, dan hikmah-hikmah yang tersimpan dalam tujuan
beribadah haji. Tujuan ibadah haji berdasarkan perspektif al-Qur’an, dilihat
secara teologis dan sosiologis.41
Dilihat secara perspektif teologis, ibadah haji adalah penegasan total
makna “meng-Esakan” Allah. Para jamaah haji disunahkan untuk
mengucapkan kalimat talbiyah (Labbaikallahumma Labbaik) dan tahlil (Laa ilaha Ilallah) sebagai deklarasi sikap dan penyeraha diri kepada Allah Yang Maha Esa.
Dalam ibadah haji keyakinan akan ke-esaan Allah diungkapkan dalam
semua aktifitas yang mungkin dilakukan manusia, mulai dari gerakan, ucapan
lisa, perilaku tubuh, dan pengorbanan harta. Ibadah dalam araha al-Qur’an
haruslah bermuara pada ketakwaan.42
Sedangkan dilihat secara sosiologis, ibadah haji mengajarkan bagaimana
seorang muslim melakukan aktifitas kolektif secara baik. Ibadah haji adalah
kegiatan yang selalu dilakukan dalam suasana kebersamaan. Tidak ada
kegiatan haji yang bisa dilakukan dalam kesendirian, semuanya dilakukan
secara terbuka dan bersama orang lain. Semangat kebersamaan dalam berhaji
41
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. h. 93 42
terus Allah ajarkan bahkan setelah tahalul menyembelih hewan kurban. Jadi semangan kebersanaan begitu jelas di dalam haji.43
Pelajaran penting yang mesti dipahami dari ritual haji adalah bahwa
orang-orang muslim harus merealisasikan tauhid dan persatuan. Tauhid adalah
hak Allah dan persatuan adalah hak orang-orang muslim. Dalam al-Qur’an
disebutkang sebagai berikut:44
Artinya: “Sungguh, (agama tauhid) inilah agama kamu, agama yang satu dan
aku adalah Tuhanmu, maka sembahlah Aku.”
(QS. Al-Anbiya’(21): 92).
2. Pelayanan Jamaah Haji
Penyelenggaran ibadah haji merupakan tugas nasional danmenjadi
tanggung jawab pemerintah yang pelaksanaanya dikoordinasikan oleh Menteri
Agama dengan melibatkan berbagai instansi dan unit terkait, termasuk
hubungan bilateral dengan pemerintah Arab Saudi.45
Berdasarkan Keputusan Menteri Agama No. 396 Tahun 2003
Pokok-pokok penyelenggaraan ibada haji pasal kedua menyatakan bahwa
penyelenggaraan haji bertujuan untuk membina, melayani dan melindungi
43
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. h. 97 44
Ibid. h. 100 45
jamaah haji sehingga dapat menunaikan ibadahnya sesuai dengan ketentuan
ajaran agama Islam.46
Secara umum pelayanan ibadah haji di Tanah Air dimulai dari
pengaturan kuota, pendaftaran dan pelunasan, penyelesaian administrasi dan
dokumen, bimbingan dan manasik haji, penyiapan petugas haji,
pengelompokan dan penyediaan angkutan, akomodasi di emberkasi serta
operasional pemberangkatan dan pemulangan.47
Dalam mencapai visi, dan misi tugas dan fungsi Ditjen Penyelenggaraan
Haji dan Umrah diperlukan berbagai kebijakan. Salah satu kebijakan dalam
penyelengaraan haji adalah pelayanan pendaftaran haji yang berbasis
SISKOHAT melalui kandepag 0n-line di seluruh Indonesia dan pengembangan sistem pelayanan haji melalui penerapan Sistem Manajemen
Mutu sesuai standar ISO 9001: 2000.48
3. Dokumen Haji
Dokumen Haji adalah dokumen perjalanan resmi ibadah haji. Dokumen
haji berupa paspor yang dilengkapi oleh visa dan dokumen administrasi
ibadah haji (DAPIH). Selain dokumen haji seperti Paspor yang di visa dan
DAPIH yang digunakan Saat di Arab Saudi, jamaah haji juga harus memakai
tanda atau identitas jamaah berupa gelang, koper dan seragam batik.
Dokumen haji dikeluarkan dan ditandatangani oleh menteri agama atau
pejabat Kementerian Agama yang ditunjuk oleh menteri agama. Penyelesaian
46
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembenahan Haji. h. 204 47
Ibid. 48
dokumen termasuk penulisanya dilakukan dengan sistem komputer melalui
siskohat sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan
Umrah Nomor D/05/2011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah
Haji. Kebijakan pemerinatah mengenai dokumen haji meliputi:
a. pemerintah berkewajiban menyediakan pelayanan dokumen haji bagi
jamah haji
b. pelayanan dokumen haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan
pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan.
c. bagi calon jamaah haji Indonesia diterbitkan paspor biasa
d. dalam hal paspor telah dimiliki calon jamaah haji dan masih berlaku
paling sedikit 6 bulan terhitung pada saat hari keberangkatan dapat
diperlukan untuk kegiatan ibadah haji.49
49
37
GAMBARAN UMUM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
Kantor Departemen Agama Kota Jakarta Timur terletak di Jalan Gading
Raya I No. 67 Pisangan Timur, Jakarta Timur. Berdiri sejak tanggal 19 April
1982 yang diresmikan oleh Menteri Agama Republik Indonesia yaitu H.
Alamsyah Ratu Perwiranegara. 1
Pembentukan Kementerian Agama tingkat Kota ini diawali ketika H. M.
Rasyidi (sekarang Prof. Dr. H.M.Rasyidi, MA) ditunjuk sebagai Menteri Agama
pertama memimpin Departemen Agama Republik Indonesia. Kala itu sususan
organisasi Departemen Agama masih sangat sederhana terdiri dari Menteri
Agama dan Kepala Bagian.
Dengan dukungan penuh dan sambutan positif dari segenap umat beragama
maka kiprah Departemen Agama dapat berjalan dengan lancar, hingga akhirnya
dapat membentuk instansi Departemen Agama di daerah-daerah tingkat I
(Provinsi) di seluruh wilayah Indonesia dan instansi Departemen Agama di
daerah-daerah tingkat II (Kota/Kabupaten) yang mana salah satunya adalah
Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sebelumnya merupakan
Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi DKI Jakarta. Namun pada tanggal
31 Desember 2009 secara resmi gedung Kantor Wilayah Departemen Agama
1
Provinsi DKI Jakarta telah diserahkan dan menjadi Kantor Departemen Agama
Kota Jakarta Timur di Jalan I Gusti Ngurah Rai, Pondok Kopi, Jakarta Timur.
Pada Tahun 2010 berdasarkan surat Peraturan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 01 Tahun 2010, tanggal 28 Januari 2010 Tentang Perubahan
Penyebutan “Departemen Agama” Menjadi “Kementerian Agama” maka Kantor
Departemen Agama Kota Jakarta Timur berubah menjadi Kantor Kementerian
Agama Kota Jakarta Timur. Perubahan ini menjadi tindak lanjut Menteri Agama
dari Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2007. Sehingga semua Departemen
berubah nama menjadi Kementerian termasuk Kementerian Agama.2
B. Visi - Misi Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur
Dalam melaksanakan tugasnya Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta
Timur mengacu pada visi dan misi yang telah ditetapkan yaitu:
1. Visi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
Visi dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah
"Terwujudnya masyarakat Kota Jakarta Timur Taat Beragama, Rukun,
Cerdas, Mandiri dan Sejahtera Lahir Bathin".
2. Misi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
a. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Beragama
b. Meningkatkan Kualitas Kerukunan Umat Beragama
2
c. Meningkatkan Kualitas Raudhatul Athfal, Madrasah, Pendidikan Agama,
dan Pendidikan Keagamaan.
d. Meningkatkan Kualitas Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umroh
e. Meningkatkan Kualitas Bimbingan dan Pengembangan Zakat dan Wakaf
f. Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan Yang Bersih dan Berwibawa.3
C. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur
1. Tugas Pokok
a. Tugas Pokok Kementerian Agama RI
Kantor Kementerian Agama mempunyai Tugas membantu Persiden dalam
menyelenggarakan sebagai tugas umum Pemerintah dan pembangunan
dibidang Agama.
b. Tugas Pokok Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
Menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintah dan pembangunan
dibidang Agama di wilayah Kota Jakarta Timur sesuai dengan keputusan
Menteri Agama dari Keputusan Presiden No. 13 Tahun 2012
2. Fungsi
a. Fungsi Pokok Kementerian Agama
1) Penetapan kebijakan pelaksanaan, kebijakan teknis dan pengendalian
pelaksanaannya, pengolahan kekayaan Negara serta perumusan dan
3
penyiapan kebijakan umum dibidang Agama berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2) Pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi Kantor
Kementerian Agama dalam arti perencanaan dan pendayagunaan
sumberdaya, pengorganisasian, serta hubungan antar lembaga.
3) Penelitian dan pengembangan proses dalam melaksanakan tugas serta
penyajian informasi.
4) Pelaksanaan pengawasan fungsional.
b. Fungsi Pokok Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
Tugas dan fungsi unit-unit pada Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur dijelaskan dalam pasal 429 Keputusan Menteri Agama
(KMA) Nomor 13 Tahun 2012.4
D. Struktur Organisasi
Dalam menjalankan tugas dan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur didukung oleh struktur organisasi yang sudah diatur dalam
Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 13 Tahun 2012 tentang organisasi dan
tata kerja instansi vertikal kementerian agama. Berikut struktur kerja Kantor
Kementerian Agama Jakarta Timur yaitu dapat digambarkan sebagai berikut ini:
4
41 Kepala KUA Kec. Jatinegara
Kepala KUA Kec. Makasar
Kepala KUA Kec. Ciracas
Kepala KUA Kec. Cakung
Kepala KUA Kec. Pulogadung
Kepala KUA Kec. Cipayung Kepala KUA Kec. Kramatjati
Kepala KUA Kec. Duren Sawit
Kepala KUA Kec. Pasar Rebo
[image:52.612.95.678.95.506.2]Kepala KUA Kec. Matraman
Berikut ini tugas dan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
berdasarkan dari struktur organisasi di atas:5
1. Kepala Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
a. Mengepalai Kantor Kementerian Agama Jakarta Kota Timur sebagai
perwakilan dari daerah Departemen
b. Memimpin Rapat di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
c. Menghadiri berbagai undangan yang ditujukan kepada Kantor
Kementerian Agma Kota Jakarta Timur
2. Kepala Bagian Tata Usaha
Tugas: Melakukan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan
pelayanan dan pembinaan administrasi keuangan dan barang milik
negara di lingkungan Kantor Kementerian Agama berdasarkan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian
Agama.
Fungsi:
a. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program & anggaran
b. pelaksanaan urusan keuangan
c. pengelolaan urusan kepegawaian
d. penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum
e. pelaksanaan bimbingan kerukunan umat beragama
5
f. pelayanan informasi dan hubungan masyarakat
g. pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, dan
pengelolaan barang milik/kekayaan negara pada Kankemenag
3. Kepala Seksi Pendidikan Madrasah
Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan
sistem informasi di bidang pendidikan madrasah berdasarkan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian
Agama.
Fungsi:
a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang
pendidikan madrasah.
b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang kurikulum
dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana,
pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja sama, dan pengelolaan
sistem informasi pendidikan madrasah.
c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan madrasah.
4. Kepala Seksi Pk. Pondok Pesantren
Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan
sistem informasi di bidang pendidikan diniyyah dan pondok
pesantren berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala
Fungsi:
a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang
pendidikan diniyyah dan pondok pesantren.
b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang kurikulum
dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana,
pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja sama, dan pengelolaan
sistem informasi pendidikan diniyyah dan pondok pesantren.
c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan diniyyah dan
pondok pesantren
