BAB IV ANALISIS PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI
2. Pelunasan BPIH
kembali sehingga mendapatkan nomer porsi. Lembar SPPH diprint sebanyak 5 lembar dengan peruntukan: 1) lembar pertama untuk Jamaah Haji, 2) Lembar kedua untuk BPS BPIH untuk pelunasan, 3) Lembar Ketiga untuk Kantor Kemenag Kabupaten/Kota sebagai arsip, 4) Lembar Keempat untuk Kanwil Provinsi, 5) Lembar kelima untuk Direktorat Jendral PHU.
6) Untuk selanjutanya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan.
Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas.
Sedangkan pengolahan secara komputernisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometric dan sidik jari secara langsung dengan digital yang terkoneksi secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan terintegerasi dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT.
Pada tahun 2016 Porsi kuota untuk wilayah Kota Tangerang terdapat sebanyak 8541 jamaah haji dengan pemotongan 20 % menjadi 7114 jamaah haji. Kuota ini dapat berubah setiap tahunnya sesuai ketentuan kantor kementerian Agama Kota Tangerang7
Berdasarkan informasi tersebut kantor kementerian kota Tangerang akan mengumumkan melalui surat edaran yang akan dibagikan kepada KBIH se kota Tangerang. Selanjutnya pemberitahuan tersebut akan diteruskan oleh pihak KBIH kepada para calon jamaah yang tergabung.
Selain itu pada Jamaah Haji juga dapat langsung mengakses secara online melalui situs resmi Kantor Kementerian Kota Tangerang.
a. Persyaratan Pelunasan BPIH
Persyaratan berkas dokumen yang harus di bawa ke kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:8 1) BPIH lunas warna merah, biru dan kuning yang didapatkan dari
BPS BPIH setelah melakukan pelunasan.
2) Bagi jamaah haji yang sudah memiliki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kota Tangerang
3) Foto Copy KTP ukuran A4 2 Lembar
4) Fotocopy surat keterangan sehat dari Puskesmas Kecamatan domisili sebanyak 2 lembar
7 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016.
8 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.
5) Pas foto ukuran 3 x 4 (15 lembar) dan 4 x 6 (2 lembar) dengan tampak wajah 80% dan backgraound putih
Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pelunasan.
b. Proses Pelunasan BPIH
Proses laporan lunas BPIH pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut :
1) Sebelumnya jamaah melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH.
2) Dan juga melakukan pengecekan kesehatan untuk mendapatkan surat keterangan sehat atau yang lebih kita kena dengan Buku Bijau. Berikut akan dijelaskan sedikit mengenai proses pembuatan Buku Hijau.
Jamaah mendatangi Puskesmas sesuai domisili dengan membawa Foto Copy bukti setoran lunas BPIH, Foto ukuran 3x4 1 lembar, dan KTP asli.
Sebagai mana biasa jamaah akan melakukan proses administerasi seperti pendaftaran, dan pengambilan nomer anterian.
Jamaah akan dipanggil dan dokter akan melakukan pemeriksaan kepada calon jamaah dengan melakukan pengecekan kecil seperti diukur tinggi badan, berat badan dan diwawancarai seputar riwayat penyakit yang pernah dialami, dan lain-lain. Kemudian dokter akan memberikan surat rujukan
untuk pengecekan dan pemeriksaan lanjutan seperti, cek darah, cek kehamilan, cek rontgen dan lain-lain. yang ditujukan untuk rumah sakit atau klinik tertentu.
Setelah melakukan pemeriksaan sebagai mana diminta, calon jamaah akan kembali ke Puskesmas dengan membawa bukti hasil pemeriksaan. Kemudian melakukan proses administrasi sebagai mana biasa.
Jamaah akan dipanggil dan dimintakan hasil bukti pemeriksaannya. Kemudian dokter akan memasukan keterangan yang ada kedalam Buku Hijau.
Pada akhir pemeriksaan jamaah akan diberitahukan waktu dan tempat untuk melakukan vaksinasi. Sesuai dengan Rumah Sakit yang di tunjuk.
Jamaah mendatangi Rumah Sakit dan dimaksud dan melakukan Vaksinasi.
Setelah itu dokter akan mengisikan nya pada form yang ada.
Sebagai bukti bahwa jamaah telah di vaksinasi.
Setelah semua pemeriksaan dan vaksinasi selesai jamaah akan diberikan Buku Hijau yang nantinya akan dibawa sebagai persyaratan pelunasan ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang
3) Setelah semua persyaratan lengkap, jamaah menuju kantor Kemenag Kota Tangerang dan menyerahkan lembar bukti setoran lunas ke Kantor Kementerian Agama Kota.
4) Setelah dilakukan pengecekan kelengkapan jamaah akan mendapatkan nomer antrian.
5) Kemudian jamaah akan dipanggil menuju loket untuk menyerahkan berkas dokumen persyaratan.
6) Setelah melakukan laporan daftar lunas BPIH ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang petugas segera mendata jamaah secara manual dengan pembukuan.9
Kesempatan untuk melunasi BPIH tahun berjalan diberikan kepada jamaah yang telah terdaftar dan mendapat nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi. Pelunasan diadakan dua gelombang dalam memprioritaskan mereka yang belum haji.
Bagi Jamaah Lansia minimal 75 tahun terdapat kebijakan khusus untuk mengajukan percepatan keberangkatan, dengan catatatan jamaah tersebut sudah 3 tahun dari waktu pendaftaran awal.10 Hal ini sejalan dengan pernyataan Kasubid Pendaftaran Haji M Noer Alya Fitra pada situs resmi Kemenag. Bahkan jamaah lanisa tersebut bisa mengajukan satu pendamping.11
Pengolahan dokumen pelunasan BPIH yang dilakukan oleh Petugas Penyelenggaraan haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang sesuai dengan siklus pengolahan dokumen dengan tahap pengolahan dokumen
9 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016
10 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016
11 http://haji.kemenag.go.id/v2/content/calon-jemaah-haji-lansia-bisa-ajukan- percepatan-keberangkatan, diakses pada hari Minggu tanggal 12 November 2016 pukul 12.04 WIB
secara manual. Yang mana dilakukannya pencatatan nomor bukti pelunasan, penyusunan dan penyimpanan pada buku Agenda dan pelaporan kebagian penyusunan arsip.
Kemudian kelengkapan dokumen pelunasan BPIH diserahkan kebagian pengolahan dokumen haji untuk proses selanjutnya yaitu proses pengurusan penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi (bagi jamaah yang belum memiliki paspor).12