METODE PENELITIAN
B. Hasil Penelitian
Tabel 4. 2 Daftar Nama Prasarana Kantor Kelurahan Temmalebba No Prasarana yang
dimiliki
Jumlah Keterangan
1 Gedung Kantor 1 Kondisi baik
2 Ruang Lurah 1 Kondisi baik
3 Ruang Sekretaris Lurah
1 Kondisi baik
4 Ruang Kepala Seksi
1 Kondisi baik
5 Ruang Pelayanan 1 Kondisi baik
6 Ruang Rapat 1 Kondisi baik
7 Kamar Mandi 1 Kondisi baik
8 Dapur 1 Kondisi kurang baik
9 Tempat Ibadah 1 Kondisi baik
10 Halaman Parkir 1 Kondisi baik
11 Balai Desa 1 Kondisi baik
Berdasarkan kedua tabel diatas dapat diketahui bahwa sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Kantor Kelurahan Temmalebba, Kecamatan Bara ini memiliki sejumlah sarana dan prasarana yang memadai dan cukup untuk menunjang terlaksananya tugas kantor. Namun ada beberapa fasilitas yang memang kondisinya masih kurang baik dan perlu perbaikan maupun fasilitas yang sudah rusak namun belum mendapatkan pergantian yang baru.
Palopo dengan 3 informan yang membantu peneliti memberikan informasi yang valid dan akurat mengenai pemeliharaan sarana dan prasarana kantor yang ditetapkan dan berlangsung saat ini. Informasi tersebut berasal dari 3 informan yakni bu lurah, sekretaris lurah, dan kasi pelayanan umum sekaligus bendahara barang. Dengan ketiga informan tersebut peneliti memastikan informasi yang diperoleh akurat dan dapat dipercayai kapabilitasnya dalam menjawab pertanyaan peneliti pada saat proses wawancara. Hasil penelitian disajikan dalam bentuk deskriptif dengan menyesuaikan indikator yang dikemukakan oleh Arimawati (2015) yang terdiri dari perencanaan pemeliharaan, pelaksanaan pemeliharaan, pengawasan pemeliharaan dan evaluasi pemeliharaan. Adapun uraian hasil data penelitian yang dilakukan di Kantor Kelurahan Temmalebba yakni sebagai berikut:
a. Perencanaan Pemeliharaan
Dalam perawatan aset yang dimiliki oleh kantor baik sarana maupun prasarana proses perencanaan merupakan langkah awal yang perlu dilakukan untuk melakukan perawatan maupun pemeliharaan. Tentu saja dalam hal ini dilaksanakan terlebih dahulu proses perencanaan yang baik dan matang agar pelaksanaan pemeliharaan tersebut berjalan dengan baik dan terstruktur.
Perencanaan merupakan indikator yang berperan untuk menyusun rencana untuk proses pemeliharaan yang dilakukan oleh beberapa pihak yang bertanggung jawab di dalamnya. Terkait dengan proses perencanaan yang telah dilaksanakan oleh pihak Kantor Kelurahan Temmalebba, berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Darma, S.E selaku Lurah menyatakan bahwa:
Pada kantor kelurahan pemerintah memberikan aset/fasilitas sehingga proses perencanaannya itu di sesuaikan dengan anggaran dari APBD dan biaya operasional yang ada di kelurahan. Terkait proses perencanaan sarana dan prasarana itu sendiri sudah dilaksanakan dengan waktu tertentu menyesuaikan kebutuhan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh kantor. Untuk waktu perencanaannya tidak menentu kadang dilakukan setiap triwulan atau menyesuaikan waktu sarana dan prasarananya rusak atau sudah tidak layak pakai karena setiap barang tentu saja memiliki masa pakai masing-masing. (Wawancara, 10/10/23)
Menurut penjelasan dari Ibu Darma, S.E selaku Lurah menjelaskan bahwa
“semua fasilitas yang berasal dari pemerintah proses perencanaannya sesuai dengan biaya operasional yang ada di kelurahan dan berasal dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD). Adapun waktu perencanaan itu sendiri dilaksanakan setiap triwulan atau menyesuaikan waktu dan masa kerusakan pada setiap barang yang akan dipemelihara.”
Selanjutnya hasil wawancara yang dilakukan dengan ibu Darmi selaku Sekretaris Lurah menyampaikan bahwa:
Pada setiap kegiatan di suatu instansi akan dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Setiap fasilitas yang didapatkan dikantor yang menggunakan anggaran pemerintah maka semua pegawai yang terlibat dalam penggunaannya berkewajiban untuk menjaga atau merawat aset kantor semaksimal mungkin. Hal tersebut merupakan tanggung jawab dari bendahara barang dalam memantau perawatan aset dan melakukan pendataan barang yang sudah tidak layak pakai. Kemudian bendahara barang kelurahan akan melaporkan ke bendahara barang tingkat kecamatan, lalu melaporkan ke bagian bidang aset BPKAD. Tahap selanjutnya yaitu melakukan rencana untuk mengecek barang/ aset setiap triwulan (3 bulan sekali). (Wawancara, 11/10/23)
Sejalan dengan penjelasan dari Ibu Lurah, selanjutnya Ibu Darmi selaku Sekretaris Lurah menjelaskan bahwa dalam setiap kegiatan yang ada di sebuah instansi tentunya membutuhkan proses perencanaan terlebih dahulu. Untuk perawatan aset/fasilitas menjadi tanggung jawab setiap pegawai yang
menggunakan fasilitas tersebut. Kemudian bendahara barang bertanggung jawab memantau dan melakukan pendataan barang yang sudah tidak layak pakai untuk dilaporkan kepada bagian aset Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
Hal yang serupa kemudian juga dijelaskan oleh Ibu Juleha, A.Md.Kom selaku bendahara barang yang mengatakan bahwa:
Melakukan perencanaan anggaran yang dikhususkan untuk aset kantor, kemudian membuat buku inventaris dengan kelengkapan harga dan kondisi barang tersebut kemudian barang yang akan dihapuskan diproses kembali sampai ke penghapusan. Adapun bendahara barang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal ini. (Wawancara, 12/10/23)
Ibu juleha A.Md.Kom kemudian melengkapi keterangan dari Ibu Lurah dan Sekretarisnya bahwa “proses perencanaan dilakukan dengan pembuatan buku inventaris untuk perencaan anggaran aset kantor. Berdasarkan hasil wawancara diatas, maka dapat diketahui bahwa proses perencanaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sudah terlaksana yang disesuaikan dengan anggaran dari APBD dan biaya operasional yang ada di kelurahan tersebut.” Informan juga menjelaskan semua fasilitas atau aset termasuk sarana dan prasarana yang tersedia di kantor menggunakan anggaran pemerintah sehingga semua pegawai yang menggunakan memiliki kewajiban untuk menjaga atau merawat aset kantor semaksimal mungkin. Namun yang akan memantau perawatan aset dan melakukan pendataan barang yang sudah tidak layak pakai dilakukan oleh bendahara barang yang pengecekannya biasanya dilaksanakan setiap triwalan atau tiga bulan sekali namun terkadang tidak rutin dilaksanakan karena tergantung kapan sarana dan prasarana tersebut rusak/tidak layak pakai.
b. Pelaksanaan Pemeliharaan
Setelah proses perencanaan akan ada tahap pelaksanaan dalam proses pemeliharaan, Adapun tahapan ini disesuaikan dengan apa yang sudah direncanakan namun terkadang menjalankan rencana yang disusun tidak semudah yang dibayangkan, proses pelaksanaan pemeliharaan harus mencakup pengamatan terhadap inventarisasi peralatan yang digunakan, penyediaan buku untuk setiap peralatan atau barang yang akan dipelihara, membuat jadwal pemeliharaan terhadap setiap barang atau peralatan yang harus dilakukan secara konsisten dan pengecekan untuk mengetahui kesiapan peralatan atau barang tersebut.
Pengamatan terhadap kemampuan masing-masing alat atau barang seperti frekuensi penggunaan, kemampuan dan kemudahan perawatannya. Terkait proses tersebut, Ibu Lurah Darma, S.E menyatakan bahwa:
Pelaksanaan pemeliharaan terhadap aset kantor setiap saat dilakukan dan berusaha semaksimal mungkin dalam menjaga aset tersebut, jika memang ada sarana yang sudah memasuki kategori rusak ringan maka akan dilakukan perbaikan terlebih dahulu, namun jika sudah mengalami rusak berat dan sudah tidak dapat dilakukan perbaikan maka akan dibuatkan berita acara untuk diajukan ke BPKAD bidang aset agar dipantau kembali apakah barang tersebut sudah layak untuk dilakukan penghapusan lalu pergantian yang baru. (Wawancara 10/10//23)
Untuk pemeliharaan rutin, berkala, dan preventif Ibu Darma, S.E menjelaskan bahwa:
Semua pihak akan ikut berpartisipasi, hanya saja untuk pemeliharaan rutin belum terlaksana dengan tertib dikarenakan kesibukan kantor, untuk pemeliharaan secara berkala tentu saja terlaksana namun ada waktu tertentu biasanya kami melakukan pembersihan dan perawatan total kadang sebulan sekali atau setiap triwulan. Kemudian tentunya dengan memberikan edukasi dan pengarahan kepada seluruh pihak yang menggunakan fasilitas kantor. Siapapun yang menikmati sarana dan
prasarana yang dimiliki oleh pemerintah tentu saja bertanggung jawab untuk menjaga dan merawat dengan baik sama seperti merawat barang milik pribadi.
Dalam penjelasan Ibu Darma,S.E diatas untuk pelaksanaan pemeliharaan di kelurahan jika aset mengalami kerusakan ringan akan ditangani dengan usaha perbaikan terlebih dahulu, jika sudah mengalami kerusakan berat maka akan dibuatkan berita acara sesuai dengan prosedur untuk melakukan penghapusan.
Lalu pemeliharaan rutin yang belum tertib dikarenkan kesibukan kantor hanya dilaksanakan secara berkala. Lebih lanjut dijelaskan oleh Ibu Darmi selaku Sekretaris Lurah, menjelaskan bahwa:
Setelah melaksanakan pengecekan setiap 3 bulan sekali, selanjutnya dikembalikan kepada pengguna barang tersebut (pegawai) maka mereka mempunyai tanggung jawab untuk melakukan pemeliharaan karena kerusakan suatu barang tidak bisa terprediksi sebelumnya, contohnya printer dan komputer yang digunakan di kantor bisa rusak kapan saja, tinggal dikondisikan lagi untuk mengatur anggaran/ biaya perawatan.
(Wawancara 11/10//23)
Melanjutkan penjelasan dari Ibu Darma, S.E, Ibu Darmi menjelaskan bahwa setiap pengecekan yang dilaksanakan 3 bulan sekali maka akan terlihat bahwa pegawai yang diberikan fasilitas bertanggung jawab atas perawatan aset tersebut, jika mengalami kerusakan maka akan di lakukan perbaikan dan dikondisikan dengan anggaran.
Selanjutnya Ibu Juleha A.Md.Kom menjelaskan mengenai pemeliharaan barang rutin, berkala, dan preventif di Kantor Kelurahan Temmalebba sebagai berikut:
Untuk pemeliharaan rutin sejauh ini masih belum efektif, hanya dilakukan perawatan secara berkala sekali dalam 3 bulan. Untuk barang/aset yang sudah rusak tetapi masih bisa dilakukan perbaikan biasanya akan diupayakan secara bertahap dengan mempertimbangkan anggaran yang
tersedia, tetapi jika sudah mengalami kerusakan parah maka akan dibuatkan berita acara untuk diajukan ke pusat, namun untuk persetujuan dan penggantian tidak dapat dipastikan waktunya tergantung dari pihak BPKAD. Namun untuk proses tersebut terdapat kesulitan jika belum sampai pada waktu penerimaan anggaran tahunan. (Wawancara 12/10/23) Untuk pemeliharaan represif atau perawatan barang/aset yang sudah rusak, Ibu Juleha A.Md.Kom juga menjelaskan bahwa:
Untuk barang/aset yang sudah rusak tetapi masih bisa dilakukan perbaikan biasanya akan diupayakan secara bertahap dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia, tetapi jika sudah mengalami kerusakan parah maka akan dibuatkan berita acara untuk diajukan ke pusat, namun untuk persetujuan dan penggantian tidak dapat dipastikan kapan tergantung dari pihak BPKAD. Namun untuk proses itu terjadi kesulitan jika belum sampai pada waktu penerimaan anggaran tahunan. (Wawancara 12/10/23)
Melengkapi penjelasan dari Ibu Lurah dan sekretarisnya maka Ibu Juleha selaku Bendahara Barang menjelaskan bahwa pemeliharaan rutin belum efektif, perawatan hanya dilaksanakan dan dicek setiap triwulan atau 3 bulan sekali.
Namun terkadang Ketika barang atau aset yang sudah mengalami rusak parah harus melalui prosedur untuk pengajuan ke pusat dan selanjutnya menunggu keputusan dari BPKAD yang memang anggaran perawatannya bersifat tahunan.
Selanjutnya untuk kegiatan pembersihan prasarana Ibu Lurah Darma S.E menyatakan bahwa:
Berhati-hati dalam menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab, setiap orang memiliki cara masing-masing dalam melakukan pekerjaan terkadang ada yang pandai menjaga, ada juga yang ceroboh atau tidak sengaja. Tetapi diusahakan agar tetap menjaga aset yang dimiliki oleh kantor karena pihak dari BPKAD akan melakukan pengecekan sesuai dengan jadwal, misal untuk mengecek kondisi kendaraan dinas apakah pihak yang diberikan fasilitas bisa amanah dan menjaga dengan baik.
(Wawancara 12/10/23)
Berdasarkan uraian wawancara diatas maka dapat diketahui dan bersesuaian dengan hasil pengamatan di kantor bahwa proses pemeliharaan sarana
dan prasarana yang ada di kantor sudah terlaksana dan beberapa sudah sesuai dengan perencanaan pemeliharaan. Hal ini juga telah mencakup pemeliharaan rutin, berkala, preventif dan represif melalui arahan dari yang berwenang yaitu Ibu Lurah dan Sekretaris Lurah, namun pemeliharaan rutin memang belum berjalan efektif dikarenakan pengecekan yang dilaksanakan setiap triwulan saja. Dan anggaran yang disediakan terkadang tidak bisa menutupi biaya perawatan aset sehingga kegaiatan perawatan/pemeliharaan tidak berjalan maksimal.
3. Pengawasan Pemeliharaan
Kegiatan pengawasan dilakukan secara terus menerus terhadap pengawasan program pemeliharaan dan pengawasan yang dilaksanakan dalam kegiatan pemeliharaan biasanya dilakukan oleh pihak yang berwenang dibawah koordinasi kepala bagian/pemimpin sehingga dapat meningkatkan efisiensi sarana dan prasarana di suatu instansi/kantor. Indikator pengawasan ini tentu saja diberikan kepada pihak yang memiliki wewenang dan tanggung jawab berdasarkan tugas pokok yang telah ditentukan. Hal ini sejalan denga napa yang disampaikan oleh Ibu Lurah Darma, S.E yaitu “untuk pemeliharaan dilakukan oleh pihak kelurahan, tetapi untuk pengawasannya dari BPKAD bidang aset kota Palopo”. (Wawancara 13/10/23)
Lebih lanjut, Ibu Darmi selaku Sekretaris Lurah menjelaskan di tingkat Kelurahan kegiatan pengawasan pemeliharaan sebagai berikut “berdasarkan tingkat jabatan jadi bendahara melakukan pelaporan kepada sekretaris lalu sekretaris menyampaikan kepada lurah, kemudian arahan dari lurah disampaikan
ke sekretaris untuk disampaikan kembali kepada bendahara barang yang bertugas.” (Wawancara 13/10/23)
Penjelasan dari Ibu Lurah Darma, S.E dan Sekretaris Lurah Ibu Darmi melalui hasil wawancara tersebut menjelaskan bahwa kegiatan pemeliharaan dilaksanakan oleh pihak kelurahan yang pengamatannya dilakukan oleh bendahara barang kemudian dilaporkan kepada sekretaris lurah untuk disampaikan kepada lurah. Untuk pengawasan resminya dilakukan oleh BPKAD bidang aset Kota Palopo.
Kemudian Ibu Juleha, A.Md.Kom menyatakan bahwa:
Pengawasan diserahkan kepada bendahara barang untuk membantu tugas lurah yang terkadang tidak stay di kantor atau sedang dalam perjalanan dinas dan rapat di pusat. Jadi ketika ada fasilitas yang mengalami kerusakan atau kendala maka bendahara barang akan mebuat laporan kepada sekretaris lurah kemudian disampaikan ke lurah untuk dicarikan solusinya. (Wawancara 13/10/23)
Berdasarkan uraian wawancara diatas pada indikator pengawasan pemeliharaan dapat dipahami bahwa telah tercantum pada tugas pokok dari Lurah yaitu pemeliharaan sarana dan fasilitas pelayanan umum dan pembinaan terhadap lembaga kemasyarakatan, tugas pokok Sekretaris Lurah yaitu Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja serta kebutuhan anggaran kelurahan termasuk dalam biaya perawatan, dan Bendahara barang yang sekaligus pegawai Kasi Pelayanan Umum yang mempunyai tugas pokok salah satunya pembinaan sarana dan prasarana fisik. Namun perlu diketahui Kelurahan merupakan bagian terkecil dan terakhir dari urutan suatu pemerintahan maka untuk pemeliharaannya itu dipelihara oleh pihak kelurahan dibawah kendali kecamatan, tetapi untuk pengawasan resminya dari BPKAD bidang aset kota Palopo.
4. Evaluasi Pemeliharaan
Tahap yang terakhir dalam proses pemeliharaan yaitu evaluasi atau penilaian, kegiatan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan bertujuan untuk menilai hasil pemeliharaan, tepat atau tidaknya program yang disusun, apakah strategi dan cara pemeliharaan sudah dilaksanakan dengan tepat dan mendapatkan data yang digunakan untuk menyusun program yang akan datang seperti menyusun data inventaris kantor. Bentuk evaluasi berbeda-beda tergantung tujuannya. Tahap ini dilakukan agar kesalahan dan kecerobohan yang sama tidak terjadi secara berulang dan menjadi bahan untuk proses yang lebih baik lagi dari sebelumnya.
Proses evaluasi dilakukan untuk mengatasi kendala maupun hambatan yang terjadi, oleh karena itu Ibu Darma , S.E selaku Lurah mengatakan bahwa:
Kendala yang dihadapi yaitu ketika pihak kelurahan telah diberikan anggaran untuk jangka 1 tahun beserta dengan biaya pemeliharaan, namun ketika anggaran tersebut sudah habis digunakan jika terdapat fasilitas yang rusak maka terjadi kesulitan untuk mendapatkan biaya sehingga harus menunggu untuk anggaran tahun berikutnya. (Wawancara 13/10/23)
Adapun bentuk evaluasi yang dilaksanakan yaitu berdasarkan wawancara dengan Ibu Darmi selaku Sekretaris Lurah mengatakan bahwa “evaluasi yang dilakukan biasanya melalui penyampaian lisan mengenai solusi dari kendala yang terjadi, untuk evaluasi tertulis belum ada.” (Wawancara 13/10/23)
Penjelasan dari Ibu Lurah Darma, S.E dan sekretarisnya terkait kegiatan evaluasi pemeliharaan yang dilaksanakan di kantor Kelurahan Temmalebba berupa evaluasi lisan saja. Adapun kendala yang dihadapi yaitu penganggaran
yang tersedia untuk biaya pemeliharaan hanya 1 tahun sekali jadi terkadang ada sarana yang tidak tertutupi biaya perawatannya dan harus menunggu anggaran tahun berikutnya.
Selanjutnya, terkait kendala hal serupa juga disampaikan oleh Ibu Juleha, A.Md.Kom yang mengatakan bahwa:
Kesulitan yang dialami adalah anggaran karena anggaran yang disediakan kadang tidak bisa menutupi biaya perawatan aset kantor atau biaya tak terduga lainnya. Jadi ketika ada barang/aset yang rusak total maka dibiarkan begitu saja sehingga akan mengalami kesulitan jika membutuhkan fasilitas tersebut. (Wawancara 13/10/23)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan maka dapat dimengerti dan bersesuian dengan data pengamatan dan diskusi dengan informan diluar kegiatan wawancara bahwa proses evaluasi hanya dilaksanakan secara lisan belum dilakukan secara tertulis. Hambatan utamanya yaitu pada anggaran biaya perawatan untuk kerusakan fasilitas diluar dugaan. Dengan keterbatasan tersebut maka fasilitas yang rusak tidak akan ditindaklanjuti sampai menunggu dana atau anggaran dari pusat. Jadi semaksimal mungkin semua fasilitas baik sarana maupun sarana harus dijaga dengan baik agar tidak menghambat pekerjaan kantor.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas melalui kegiatan wawancara dan observasi maka dapat digambarkan dalam tabel berikut ini:
Tabel 4.3 Penilaian Pelaksanaan Indikator Manajemen Pemeliharaan Kantor Kelurahan Temmalebba
Manajemen Pemeliharaan
Kategori Pelaksanaan Terlaksana
Sangat Baik
Terlaksana Baik
Terlaksana Cukup
Baik
Terlaksana Kurang
Baik
Tidak Terlaksana
Perencanaan ✔
Pelaksanaan ✔
Pengawasan ✔
Evaluasi ✔