MANAJEMEN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR DI KANTOR KELURAHAN
TEMMALEBBA, KOTA PALOPO
MANAGEMENT OF MAINTENANCE OF FACILITIES AND INFRASCTRUCTURE IN TEMMALEBBA LURAH OFFICE,
PALOPO CITY
SKRIPSI
NUR AFINA INAYA DEVI 200606501022
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN ILMU ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUKUM UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2023
ii
MANAJEMEN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR DI KANTOR KELURAHAN
TEMMALEBBA, KOTA PALOPO
MANAGEMENT OF MAINTENANCE OF FACILITIES AND INFRASCTRUCTURE IN TEMMALEBBA LURAH OFFICE,
PALOPO CITY
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum Universitas Negeri Makassar untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana
Pendidikan
NUR AFINA INAYA DEVI 200606501022
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN ILMU ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUKUM UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2023
iii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Judul Judul : Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba Kota Palopo
Nama : Nur Afina Inaya Devi
Nomor Induk Mahasiswa : 200606501022
Jurusan : Ilmu Administrasi
Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran
Menyetujui
Pembimbing I Pembimbing II
Prof. Dr. H. Haedar Akib, M.Si Muh. Nasrullah, S.Pd., M.Pd NIP. 196505221990031002 NIP. 198002192009121004
Mengetahui,
Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Ketua Program Studi
Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum Pendidikan Administrasi Perkantoran
Prof. Dr. H. Haedar Akib, M.Si Dr. Sirajuddin Saleh, S.Pd., M.Pd NIP. 196505221990031002 NIP. 197111212000121001
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Agar berhasil, keinginanmu untuk sukses harus lebih besar daripada ketakutan kamu akan kegagalan”
(Bill Cosby)
“Sesungguhnya sesudah ada kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan)
yang lainnya. Dan hanya Tuhanmulah hendaknya kamu berharap”
(Q.S Al-Insyirah, 94: 6-8)
“Barang siapa yang belum pernah merasakan pahitnya mencari ilmu walau sesaat, ia akan menelan hinanya kebodohan dalam hidupnya”
(Imam Syafi`i)
“Ilmu adalah investasi terbesar di masa depan”
(Penulis)
Karya ini kupersembahkan untuk Ayahku Acmad Daud dan Ibuku Soyfi Nur Ubayin tercinta dan Saudaraku yang selalu memberikan dukungan baik moril
maupun materil, nasehat, dan kasih saying serta senantiasa mendoakan keberhasilan disetiap langkahku.
v
ABSTRAK
Nur Afina Inaya Devi, 2023 Manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo. Skripsi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum, Universitas Negeri Makassar. Dibimbing oleh Haedar Akib dan Muh. Nasrullah.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor yang ada di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif kualitatif dan untuk teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu teknik observasi, wawancara dan dokumentasi dengan tiga informan yakni pegawai Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa implementasi dalam manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pada Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo terlaksana dengan empat tahapan pemeliharaan. Hal tersebut dilihat dari tahap perencanaan pemeliharaan yang sudah terlaksana dengan melakukan pembuatan buku inventaris, pembuatan jadwal pemeliharaan, dan menindaklanjuti barang yang akan di inventaris hingga ke proses penghapusan. Kemudian pada tahap pelaksanaan pemeliharaan sudah dilaksanakan pemeliharaan rutin meskipun belum berjalan efektif, perawatan secara berkala dan pembersihan setiap seminggu sekali, perawatan mesin baik sebelum rusak maupun sudah mengalami kerusakan. Dilanjutkan dengan tahap pengawasan yang dilaksanakan oleh bawahan kepada atasan dan dalam lingkup kelurahan itu sendiri kemudian dilaporkan ke kecamatan dan ditindaklanjuti oleh bidang aset BPKAD Kota Palopo untuk kunjungan langsung ke kantor kelurahan. Setelah itu tahap evaluasi meskipun hanya dilaksanakan secara lisan tetapi menjadi bahan perbaikan untuk perawatan dan pemeliharaan yang lebih baik.
Kata Kunci : Manajemen, Pemeliharaan, Sarana dan Prasarana
vi
ABSTRACT
Nur Afina Inaya Devi, 2023. Management of maintenance of office facilities and infrastructure at the Temmalebba Village Office, Palopo City. Thesis for Office Administration Education Study Program, Department of Administrative Sciences, Faculty of Social and Legal Sciences, Makassar State University.
Supervised by Haedar Akib and Muh. Nasrullah.
This research aims to find out how to manage the maintenance of office facilities and infrastructure at the Temmalebba Village Office, Palopo City. The type of research used in this research is descriptive qualitative research and the data collection techniques used are observasi, interview and documentation techniques with three informants, namely employees of the Temmalebba Village Office, Palopo City.
The results of this research show that the implementation of maintenance management of office facilities and infrastructure at the Temmalebba Village Office, Palopo City was carried out with four stages of maintenance. This can be seen from the maintenance planning stage which has been quite effective by creating an inventory book, creating a maintenance schedule, and following up on items to be inventoried right through to the write-off process. Then, at the maintenance implementation stage, routine maintenance has been carried out even though it is not yet effective, regular maintenance and cleaning once a week, maintenance of the machine both before it is damaged and after it has been damaged. This is followed by the supervision stage carried out by subordinates to superiors and within the sub-district itself, then reported to the sub-district and followed up by the Palopo City BPKAD aset division for a direct visit to the sub- district office. After that, even though the evaluation stage is only carried out verbally, it becomes material for improvement for better care and maintenance.
Keywords: Management, Maintenance, Facilities and Infrastructure
vii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh.
Segala puji dan syukur Alhamdulillah atas kehadirat Allah Swt yang telah memberikan rahmat dan karunia serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat beriringan salam juga penulis persembahkan kepada junjungan Nabi Muhammad Saw yang telah membawa manusia dari alam kebodohan menuju alam yang penuh ilmu pengetahuan bagi kehidupan di dunia maupun akhirat. Skripsi ini merupakan untuk sebagai salah satu persyaratan yang harus dipenuhi untuk medapat gelar sarjana (S1) pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum Universitas Negeri Makassar. Dengan judul “Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo”. Skripsi ini tersusun secara sistematis dari lima bab yaitu Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka dan kerangka konsep, Bab III Metode Penelitian, Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan dan Bab V Kesimpulan dan Saran..
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tidak sedikit kesulitan dan hambatan yang dihadapi. Namun berkat adanya doa, bimbingan, perjuangan, motivasi dan masukan-masukan positif dari berbagai pihak yang sangat membantu penulis untuk menyelesaikan skripsi ini, sehingga semua dapat teratasi dengan baik. Oleh karena itu melalui kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Allah SWT yang telah memberikan kesehatan sehingga penulis dapat meyelesaikan skripsi.
Pembuatan skripsi ini tentunya tidak luput dari bantuan berbagai pihak
viii
yang telah diberikan kepada penulis baik dalam bantuan langsung maupun tidak lagsung. Oleh karena itu, melalui kesempatan ini penulis tidak lupa menyampaikan ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada pihak yang telah memberikan bantuan, kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Husain Syam, M. TP., IPU., ASEAN Eng. selaku Rektor Universitas Negeri Makassar beserta jajarannya telah memberikan kesempatan kepada peneliti menjadi salah satu Mahasiswa di kampus Universitas Negeri Makassar yang biasa dikenal kampus orange.
2. Bapak Prof. Dr. Jumadi, S.Pd., M.Si. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum Universitas Negeri Makassar beserta stafnya yang telah memberikan izin dan persetujuan untuk melaksanakan penelitian.
3. Bapak Prof. Dr. H. Haedar Akib, M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi sekaligus sebagai Pembimbing I yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dukungan dan ilmu sehingga karya ini dapat terselesaikan dengan baik.
4. Bapak Muh. Darwis, S.Pd, M.Pd., QPOA., CESP. selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Administrasi yang selalu melayani urusan persuratan dalam rangkaian seminar maupun ujian dan arahan serta dorongan dari awal hingga selesainya skripsi ini.
5. Bapak Muh. Nasrullah, S.Pd., M.Pd. selaku Kepala Laboratorium JIA FISH UNM sekaligus sebagai Pembimbing 2 yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dukungan dan ilmu sehingga karya ini dapat terselesaikan dengan baik.
ix
6. Bapak Dr. Sirajuddin Saleh, S.Pd., M.Pd. selaku Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum Universitas Negeri Makassar yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan dorongan serta motivasi.
7. Bapak Jamaluddin, S.Pd., M.Si. selaku Penguji 1 yang selalu memberikan motivasi, saran, arahan serta dorongan dari awal hingga selesainya skripsi ini.
8. Ibu Sitti Hardiyanti Arhas, S.Pd., M.Pd., QPOA. selaku Penguji 2 yang selalu memberikan motivasi, saran, arahan serta dorongan dari awal hingga selesainya skripsi ini.
9. Seluruh dosen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ilmunya selama mendudukki bangku perkuliahan.
10. Seluruh staf Tata Usaha Jurusan Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum yang telah membantu proses pengurusan berkas administrasi peneliti selama penyusunan skripsi ini.
11. Bapak Syamsuriadi Nur, S.STP selaku Pembina dari Bidang Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Pangkajene dan Kepulauan yang telah membantu penulis dalam pengurusan surat izin penelitian.
12. Terkhusus kepada informan atau narasumber, Ibu Darma, S.E, Ibu Darmi, dan Ibu Juleha A.Md.Kom yang telah meluangkan waktunya memberikan informasi untuk peneliti selama penelitian.
x
13. Seluruh Pegawai di kantor Kelurahan Temmaebba, Kota Palopo atas kesediaannya memberikan izin penelitian serta memfasilitasi peneliti dalam penyelesaian penelitian.
14. Teristimewa buat Ayahku Achmad Daud dan Ibuku Soyfi Nur Ubayin yang selalu memberikan perhatian, kasih sayang, motivasi, dan doa yang tulus dan tiada henti-hentinya serta segalanya dalam hidup ini.
15. Teristimewa buat adik-adikku Nur Fahila, Achmad Nur Afiat, Achmad Nur Rifais, Muh. Faresh Fadil, dan Maula Miftahul yang saya sayangi dan selalu menantikan keberhasilanku.
16. Kepada Partner terbaik saya Muh. Fikri Haikal yang senantiasa memberikan dukungan serta motivasi kepada peneliti hingga penyelesaian skripsi.
17. Kepada sahabat saya Dzakylah, Juita, Mita dan Yuyun yang selalu sabar mendengar keluh kesah peneliti, memberikan dukungan, dan motivasi serta doa dan semangatnya selama ini kepada peneliti sehingga peneliti mampu menyelesaikan skripsi dengan baik.
18. Kepada Keluarga Besar Ipmil Raya UNM yang telah menjadi tempat saya berproses dan belajar banyak hal selama masa perkuliahan.
19. Kepada teman-teman seperjuangan PMM yang saya rindukan Mulyana M.
Yunus, Eva Christiani, Arsy Oktaviana, Nirajarpiah, Jeni Jumadil, Tia Ramadani, Maulia Dwiyanti, Asri Indah Wali, Mughny Inayah, Putri Andriani yang telah memberikan pengalaman berharga selama 1 semester di pulau jawa dan selalu memotivasi saya hingga penyusunan skripsi ini.
xi
20. Kepada semua teman-teman Paradigma 20 yang telah membersamai dari awal perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini.
21. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, peneliti ucapkan banyak terima kasih.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan.
Oleh karena itu, penulis harapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Dan pada akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan memperkaya khasana ilmu pendidikan.
Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Makassar, 15 oktober 2023 Penulis,
Nur Afina Inaya Devi
xii
HALAMAN JUDUL...i
LEMBAR PENGESAHAN HASIL PENELITIAN ... iii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... iv
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Kajian Pustaka ... 6
B. Kerangka Konsep ... 24
BAB III. METODE PENELITIAN ... 26
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian... 26
B. Lokasi Penelitian ... 26
C. Fokus dan Deskripsi Fokus Penelitian ... 26
D. Tahap-tahap Penelitian ... 28
E. Jenis dan Sumber data ... 30
F. Instrumen Penelitian... 31
xiii
H. Pengecekan Keabsahan Data... 34
I. Teknik Analisis Data ... 36
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 38
A. Deskripsi Lokasi Penelitian ... 38
B. Hasil Penelitian ... 46
C. Pembahasan ... 57
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 68
LAMPIRAN ... 71
RIWAYAT HIDUP ... 109
xiv
No Judul Halaman 4. 1 Daftar Nama Sarana Kantor Kelurahan Temmalebba……….45 4. 2 Daftar Nama Prasarana Kantor Kelurahan Temmalebba………46 4.3 Penilaian Pelaksanaan Indikator Manajemen Pemeliharaan Kantor Kelurahan Temmalebba………..56
xv
No Judul Halaman 2. 1 : Kerangka Konseptual ... 25 3. 1: Analisis Data Kualitatif Interaktif Menurut Miles dan Huberman ... 37
xvi
Nomor Judul Halaman
A.1 Usul Judul Penelitian ... 72
A.2 Persetujuan Judul dan Pembimbing ... 73
A.3 Surat Pengesahan Judul Skripsi dan Pembimbing ... 74
A.4 Surat Permintaan Izin Melakukan Penelitian ... 75
A.5 Surat Izin dari PTSP Provinsi Sulawesi Selatan ... 76
A.6 Surat Izin dari PTSP Palopo ... 77
A.7 Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian ... 78
B.1 Matriks Penelitian ... 80
B.2 Matrik Pengumpulan Data Dokumentasi………...83
B.3 Hasil Wawancara Lurah ... 84
B.4 Hasil Wawancara Sekretaris Lurah ... 88
B.5 Hasil Wawancara Bendahra Barang ... 92
B.6 Kondisi Pegawai Kantor Kelurahan Temmalebba, Kecamatan Bara…….96
B.7 Daftar Nama PNS Kelurahan Temmalebba, Kecamatan Bara…………...96
B.8 Daftar Nama Non PNS Kelurahan Temmalebba, Kecamatan Bara……...97
C.1 Dokumentasi ... 98
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sarana dan prasarana kantor merupakan salah satu komponen penting pada suatu organisasi. Bahkan terkadang orang menilai kualitas suatu layanan perkantoran dengan melihat prasarananya, perkantoran yang mempunyai fasilitas memadai, bagus dan lengkap serta modern sering kali dianggap sebagai kantor yang berkualitas. Sebuah organisasi harus mengelola sumber daya manusia dan infrastruktur kantornya secara efektif untuk membangun kantor berkualitas tinggi.
Kebutuhan kantor seorang pegawai akan tercukupi dengan adanya pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Namun, terkadang sarana dan prasarana dalam sebuah kantor tidak lengkap dan perawatannya kurang, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengelolaan hingga siklus pemanfaatannya. Faktanya, banyak administrator yang tidak memahami prinsip-prinsip pengelolaan sarana dan prasarana yang diperlukan.
Menurut Listyawati dan Muhyadi (2004, h. 2) mengemukakan bahwa:
Pengelolaan sarana dan prasarana kantor merupakan proses kerjasama yang mendayagunakan semua unsur pegawai yang ada di suatu kantor atau instansi, agar sarana dan prasarana yang ada dapat digunakan secara efektif dan efisien. Adapun pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik membutuhkan beberapa aspek salah satunya yaitu pengadaan dan pemeliharaan secara profesional yang didasari aturan yang berlaku agar tujuan dari kantor bisa terlaksana secara efektif dan efisien.
Pengelolaan sarana dan prasarana yang sempurna tentunya diperlukan mengingat betapa pentingnya memperlancar aktivitas kerja pegawai melalui pengelolaan sarana dan prasarana yang baik. Bahkan jika dengan aset-aset besar tidak diimbangi dengan sarana dan prasarana dan struktur-struktur
pendukungnya, maka aset-aset tersebut juga tidak ada gunanya karena akan mempengaruhi produktivitas kinerja pegawai kantor.
Ardy (2021, h. 28) mengemukakan bahwa: karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor (sarana dan prasarana) yang baik, yaitu: (1) peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor, (2) sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai, dan (3) dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadil lebih efektif dan efisien.
Oleh karena itu, untuk situasi ini, diperlukan kolaborasi antar individu staf atau pegawai di dalamnya agar sarana dan prasarana kantor dapat dimanfaatkan dengan baik dan efektif. Sarana dan prasarana perkantoran memerlukan sejumlah indikator yang berurutan, mulai dari perencanaan, pembelian, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, hingga proses pembuangan secara profesional, agar dapat mencapai hasil pengelolaan yang maksimal.
Salah satu aspek pengelolaan sarana dan prasarana yang harus diperhatikan guna menjaga kualitas sarana dan prasarana perkantoran adalah pemeliharaan. Produktivitas pegawai dapat terhambat karena sarana dan prasarana perkantoran yang terkendala berbagai permasalahan. Oleh karena itu, hal ini perlu lebih diperhatikan oleh seluruh karyawan agar operasional kantor dapat berjalan dengan lancar dan nyaman.
Sehubungan dengan itu Supiana et al (2018, h. 146) mengemukakan bahwa: dalam kegiatan pemeliharaan terdapat upaya pengawasan dan pengarahan agar sarana dan prasarana tetap terlihat bagus dan siap digunakan. Upaya berkelanjutan dalam pengelolaan dan pengaturan diperlukan untuk mencapai hal- hal antara lain:
1. meningkatkan penggunaan sarana dan prasarana;
2. memastikan sarana dan prasarana selalu tersedia untuk digunakan;
3. memastikan tersedianya prasarana dan sarana yang diperlukan;
4. memastikan keselamatan pengguna sarana dan prasarana.
Persyaratan administrasi kependudukan masyarakat dipenuhi oleh Kantor Lurah Temmalebba. Hal ini mencakup izin, misalnya, pekerjaan umum, izin sub- lokal umum, hibah pendidikan, kesejahteraan umum, penginapan, perencanaan tata ruang, transportasi, iklim, tanah yang berada di bawah kekuasaan teritorial, serta penguatan perempuan dan keamanan anak.
Izin pengurusan surat keterangan domisili, pengurusan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), surat keterangan berkelakuan baik, surat pindah, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan usaha, surat usaha mikro, surat keterangan miskin, dan lain-lain dapat diurus dan diperoleh di kantor kelurahan yang berada di Kota Palopo ini. Untuk siklus bantuan yang dilakukan oleh para pegawai di Kantor Kelurahan Temmalebba sebagaimana dimaksud di atas, tentunya diharapkan adanya siklus pemeliharaan sarana dan prasarana yang sesuai dengan pengaturan dan Standart Operating Procedur (SOP).
Mengacu pada hasil observasi awal yang dilakukan di lapangan pada tanggal 26 Juni 2023, terlihat bahwa pemeliharaan pengurusan sarana dan prasarana di Kantor Kelurahan Temmalebba tidak fokus dan tidak terorganisir sehingga terbengkalai. Kesadaran pegawai terhadap proses pemeliharaan sarana dan prasarana juga kurang karena beberapa fasilitas kantor rusak dan tidak terpakai namun dibiarkan terbengkalai sehingga membuat fasilitas kantor yang tersedia semakin terbatas.
Berdasarkan informasi sebelumnya yang dikemukakan di atas, maka perlu dilakukan penelitian terhadap pengelolaan sarana dan prasarana perkantoran khususnya pemeliharaan sarana dan prasarana di Kantor Kelurahan Temmalebba Kota Palopo. Sehingga dapat diangkat sebuah judul skripsi yaitu “Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dipaparkan di atas, maka dapat dikemukakan rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu: bagaimana manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas adalah untuk mengetahui manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Kelurahan Temmaebba, Kota Palopo.
D. Manfaat Penelitian
Mengacu pada tujuan penelitian di atas maka hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat baik secara teoritis maupun secara praktis, yaitu:
1. Manfaat Teoretis
a. Penelitian ini dapat memberikan banyak informasi bagi peneliti dan
memperluas wawasan mengenai pengelolaan prasarana dan sarana perkantoran.
b. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan mampu menjadi bahan referensi yang sesuai dengan judul penelitian.
2. Manfaat Praktis
a. Agar pegawai kantor lebih meyakinkan dirinya untuk bekerja pada kualitas dan efisiensi dalam bidang pekerjaannya.
b. Secara metodologis, temuan penelitian ini diharapkan dapat menjadi landasan bagi pengembangan metode penelitian baru dan sebagai sumber informasi bagi peneliti lain yang ingin menyelidiki permasalahan yang sama di masa mendatang.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Kajian Pustaka
1. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu proses mengatur, mengelola, memilah dan mengendalikan berbagai aset, termasuk manusia, moneter, material, untuk mencapai tujuan hierarki. Meskipun demikian, pada umumnya, aktivitas manajemen adalah bukan hanya membuat perencanaan dan memenuhi kewajiban, namun juga mencakup aktivitas lain seperti pengambilan keputusan, penetapan tujuan, perancangan aset, pembicaraan dengan mitra, dan pengujian program.
Menurut Sartika (2019, h. 8) manajemen didefinisikan berdasarkan asal usul kata yaitu:
Manajemen berasal dari kata “manus” yang berarti “tangan”, berarti menangani sesuatu, mengatur, membuat sesuatu menjadi seperti yang diinginkan dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada.
Secara teoritis, setiap ahli memberikan pandangan yang berbeda tentang batasan manajemen, karena itu tidak mudah memberi arti universal yang dapat diterima oleh semua orang. Namun menurut Indriani (2021, h. 9) Manajemen sangat penting bagi semua aspek, dengan adanya manajemen akan mempermudah suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan, untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan untuk mencapai sebuah efektifitas dan efisiensi.
Keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan tergantung pada manajemen yang telah dibuat sejak awal. Untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan keinginan harus menerapkan manajemen yang baik dan teratur.
Walaupun manajemen merupakan suatu cara untuk mencapai tujuan secara tertib dan terarah, namun sampai saat ini manajemen masih diartikan dalam arti yang sangat luas melalui berbagai sudut pandang. Oleh karena itu,
manajemen telah menjadi komponen penting dalam setiap aspek kehidupan. Baik administrasi yang bersifat individual maupun secara berkelompok. Dalam bukunya Wijayanto (2012, h. 2) mengemukakan bahwa “Manajemen adalah ilmu dan seni, yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap kinerja organisasi dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Kinerja merupakan prestasi kerja, misalnya pencapaian omzet, efisiensi, keuntungan, dan sebagainya.”
Suprihanto (2014, h. 4) menyebutkan bahwa:
“Manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan. Sumber daya organisasi yang dimaksud adalah seluruh aset yang dimiliki oleh organisasi, baik manusianya dan keterampilan, know-how, serta pengalaman mereka, maupun mesin, bahan mentah, teknologi, citra organisasi, paten, modal finansial, serta loyalitas pegawai dan pelanggan.”
Mayoritas ahli yang berbeda pendapat mengenai pengertian manajemen menyatakan, berdasarkan sejumlah referensi, bahwa manajemen adalah proses pendayagunaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi, menunjang kegiatan dan pelayanan kantor dan instansi. Manajemen juga merupakan suatu perkembangan dari kegiatan manusia yang konsisten dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Sarana dan Prasarana Kantor a. Pengertian sarana dan prasarana
Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) “sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Sedangkan secara etimologi (bahasa) sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan kerja, seperti buku, meja, alat untuk menyelesaikan pekerjaan dan sebagainya.” Sedangkan pengertian prasarana dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah “segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sedangkan secara etimologi (bahasa) prasarana merupakan suatu alat yang secara tidak langsung digunakan untuk mencapai tujuan dalam bekerja.”
Dalam konteks prasarana dan sarana yang menunjang berbagai aktivitas manusia, istilah “sarana” dan “prasarana” sering digunakan. Sarana mencakup segala sesuatu yang digunakan untuk membuat suatu kegiatan menjadi mungkin atau lebih mudah untuk dilaksanakan. Sebaliknya, istilah “prasarana” mengacu pada bangunan atau fasilitas lain yang berfungsi sebagai landasan atau kerangka untuk kegiatan tertentu.
Aturan tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintahan Daerah yang tercantum dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Pasal 1 Nomor 7 Tahun 2006 menyatakan bahwa:
Sarana kerja adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam mencapai sasaran yang ditetapkan, antara lain; ruangan kantor, perlengkapan kerja, dan kendaraan dinas. Prasarana kerja adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi menunjang terselenggaranya suatu proses kerja aparatur dalam meningkatkan kinerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, seperti gedung kantor, rumah jabatan dan rumah instansi.
Sedangkan menurut Putri et al (2023, h. 17) antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak yang dapat digunakan sebagai alat untuk
penggunanya, contohnya mesin-mesin kantor, perlengkapan kantor, perabot kantor dan lain sebagainya. Sedangkan prasarana merupakan segala sesuatu yang digunakan sebagai penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
Meskipun tampak mirip, sarana dan prasarana dimanfaatkan dengan cara yang berbeda. Sarana adalah benda-benda yang bergerak dan biasa dipergunakan secara langsung, contohnya buku, komputer, kertas, dan sebagainya. Sementara itu, prasarana adalah pendukung dan pada umumnya merupakan fasilitas yang tidak bergerak, seperti struktur dan ruangan. Prasarana dan fasilitas merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Aset yang mempermudah dan mengefektifkan manusia dalam bekerja adalah dua hal tersebut.
b. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Alat dan bahan yang digunakan dalam kantor untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih tepat, cepat, dan efektif disebut dengan peralatan atau perlengkapan kantor. Aslim (2022, p. 32) membagi peralatan kantor menjadi beberapa kategori sebagai berikut:
1) Perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi tiga kategori berdasarkan cara penyusunannya: berbentuk lembaran (kertas), non-lembar (tidak terbuat dari lembaran kertas), dan buku.
2) Persediaan dan perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua kategori berdasarkan peruntukannya: barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
3) Mesin kantor (Office Machine). Mesin kantor merupakan peralatan yang biasa digunakan dalam mengumpulkan, mencatat, menangani berbagai macam data dalam pekerjaan kantor, pekerjaan kantor yang bekerja secara presisi, elektrik dan menarik.
4) Komputer untuk alat berkomunikasi kantor (Office Communication).
Mesin komunikasi kantor merupakan perangkat yang sering digunakan baik untuk komunikasi internal maupun eksternal di dalam dan di luar organisasi.
5) Peralatan Kantor (Office Furniture). Perabot kantor berbahan kayu atau
besi membantu dalam pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
6) Desain interior tempat kerja (Office Arrangement). Bagian dalam kantor adalah segala jenis barang yang ada di tempat kerja yang dapat dimanfaatkan untuk menambah suasana nyaman sehingga dapat memberikan kegembiraan dan kenyamanan dalam penyelesaian pekerjaan.
7) Tata ruang kantor (Office Lay Out). Penataan ruangan kantor serta penataan perabot dan perlengkapan kantor secara umum dikenal dengan istilah tata ruang kantor. Hal ini dilakukan agar karyawan merasa puas dan nyaman dalam bekerja.
c. Standar Sarana dan Prasarana Kantor
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Sarana dan Prasarana Perkantoran di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi memuat standar bagi seluruh sarana perkantoran, baik sarana maupun prasarana. Standar-standar ini meliputi:
1) Standar sarana dan prasarana perkantoran merupakan pedoman yang digunakan sebagai standar pengukuran ruang kantor, peralatan kantor, dan kendaraan dinas.
2) Sarana merupakan fasilitas yang menunjang langsung proses pelaksanaan tugas dan fungsi kerja.
3) Fasilitas yang menunjang proses pelaksanaan tugas dan fungsi pekerjaan dianggap sebagai prasarana.
4) Ruang kantor adalah ruangan tempat dilakukannya pekerjaan, dengan ruangan yang luas dan perangkat keras yang disesuaikan dengan kebutuhan dan memenuhi kebutuhan yang sesuai.
5) Ruang penunjang adalah ruang yang secara tidak langsung membantu pelaksanaan pekerjaan.
6) Peralatan kantor disiapkan sesuai dengan kebutuhan dan jenis pekerjaan yang dilakukan.
7) Ruangan di mana jaringan kamera televisi sirkuit tertutup dikendalikan dan dipantau disebut sebagai Closed Circuit Television, atau disingkat CCTV.
8) Ruang Layanan Pengadaan Secara Elektronik atau disingkat LPSE adalah ruangan tempat dilakukannya pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
9) Ruang Media Center adalah ruangan tempat dilakukannya kegiatan- kegiatan yang berkaitan dengan penyampaian data yang berkaitan dengan bidang penyelenggaraan negara dan perubahan peraturan.
10) Ruang telekonferensi adalah tempat diadakannya pertemuan elektronik secara real-time secara langsung.
11) Kendaraan dinas adalah sarana kerja berupa angkutan yang membantu pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian.
Sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi menyatakan bahwa standar sarana dan prasarana meliputi:
1) Ruang kantor, terdiri atas: ruang tamu, area kerja, dan ruang rapat
2) Area Penunjang, yang meliputi: musala, lobi pusat data (ruang server), arsip, perpustakaan, gudang, CCTV, ruang pos jaga, LPSE, media center, pantry, area merokok, toilet, ruang istirahat, ruang panel listrik, ruang menyusui, ruang poliklinik, ruang sentral telepon, ruang kantor karyawan, ruang kantin karyawan, dan ruang sumber tenaga solar (gensel) serta beberapa area lainnya.
3) Perlengkapan kantor, yang meliputi: telepon, pintu pengaman, bendera negara, bel, mesin penghancur kertas, kertas susunan organisasi, foto Presiden dan wakilnya, lambang negara, jam dinding, kursi tamu televisi, rak buku, lemari, printer, komputer , dan meja rapat semuanya ada.
4) Perlengkapan ruang penunjang: lobi, musala, ruang pusat data/server/sistem informasi, ruang arsip, ruang perpustakaan, ruang penyimpanan barang, ruang poliklinik, ruang pos satpam, toilet, kamar kecil, dan ruang merokok.
5) Kendaraan pemerintah.
3. Manajemen Sarana dan Prasarana
Penerapan ilmu manajemen dalam kehidupan sehari-hari tidak dapat dilakukan tanpa pemahaman yang lebih mendalam terhadap ilmu manajemen itu sendiri. Termasuk didalamnya pengawasan kantor dan sistem dalam suatu organisasi berdasarkan pengaturan yang ada, di bawah ini kita akan membahas secara mendalam hal-hal yang perlu diketahui.
a. Definisi manajemen sarana dan prasarana
Menurut Pujiastuti et al (2018, h. 62) “Manajemen sarana dan prasarana adalah proses pengelolaan terhadap seluruh perangkat, alat bahan dan fasilitas lainnya yang digunakan dalam sebuah proses kegiatan yang meliputi seluruh perangkat kantor sehingga berjalan secara efektif”. Sedangkan dalam dalam Putri et al (2023, h. 17) menyatakan bahwa:
Pengelolaan infrastruktur perkantoran yang baik, efisien, tepat dan efektif mutlak diperlukan bagi perkantoran untuk mencapai tujuan atau target kerja yang diinginkan. Untuk menjalankan aktivitas kerja tentunya memerlukan fasilitas yang memadai agar dapat berjalan secara maksimal.
Untuk menunjang aktivitas kerja yang optimal, setiap perusahaan memerlukan pengelolaan fasilitas yang dapat terkoordinasi dengan baik.
Terdapat kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana meliputi beberapa aspek yaitu perencanaan, pengadaan, pengawasan, pemeliharaan, inventarisasi dan penghapusan secara profesional.
Aziz juga berpendapat dalam Putri et al (2023, h. 17) “Pengelolaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses pengadaan dan pemanfaatan komponen-komponen yang secara langsung maupun tidak langsung mendukung kegiatan kerja untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.”
Sesuai dengan pernyataan tersebut, Uzmasyah dan Nasution dalam Putri et al (2023, h. 17) mengatakan “Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan
mekanisme kerja sama dalam rangka pendayagunaan semua perlengkapan secara efektif dan efisien dan merupakan bagian dari penyelenggaraan yang meliputi perencanaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengawasan.”
Manajemen sarana dan prasarana adalah proses kooperatif yang menggunakan semua sarana dan prasarana yang diklaim oleh tempat kerja dan digunakan secara sukses dan efisien. Tugas pengelola sarana dan prasarana perkantoran adalah mengelola dan menata sarana dan prasarana kantor agar dapat memberikan kontribusi sebesar-besarnya dalam proses pelayanan.
b. Tujuan Manajemen Sarana dan Prasarana
Biasanya, tujuan dari manajemen sarana dan prasarana kantor adalah untuk menawarkan jenis bantuan mahir di bidang fasilitas kantor ini. Penatausahaan sarana dan prasarana perkantoran dapat dilaksanakan melalui tahapan-tahapan yang terstruktur. Dalam Fitri (2020, h. 1) mengemukakan bahwa:
Tujuan manajemen sarana dan prasarana secara general yaitu memberikan pelayanan terbaik secara profesional dalam semua komponen yang terlibat termasuk bidang sarana dan prasarana kantor atau instansi untuk menunjang terselenggaranya kegiatan dan aktivitas kerja di kantor secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan secara khusus, tujuan manajemen sarana dan prasarana yaitu untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pada suatu instansi melalui melalui sistem perencanaan dalam rangka mengupayakan sarana dan prasarana secara efektif dan efisien sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai.
Ketersediaan fasilitas berupa sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor yang memadai dengan kualitas yang baik sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi dimanapun dalam melaksanakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Tanpa tersedianya sarana dan prasarana,
pencapaian tujuan tidak mungkin tercapai. Begitu pula dengan perkantoran, tempat dilakukannya kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan administratif atau pekerjaan administrasi, memerlukan sarana dan prasarana perkantoran. Faktanya, tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan sarana dan prasarana. Pekerjaan kantor diharapkan memerlukan dukungan sarana dan prasarana yang memadai dengan pengelolaan prasarana kantor yang efektif untuk mencapai tujuan pekerjaan kantor yang optimal.
c. Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Kantor
Di perkantoran, kebutuhan akan sarana dan prasarana sangat besar.
Pengelola sarana dan prasarana kerja memainkan peran yang sangat penting.
Mengawasi sarana dan prasarana dengan baik, berhasil dan efektif sangat penting untuk mencapai tujuan dari organisasi. Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Smarto dalam Arimawati (2015, h. 26) menyatakan bahwa proses manajemen sarana dan prasarana kantor terdiri atas:
“Perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi. penyimpanan atau penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan.” Argumen lain yang dikemukakan oleh Donni Juni Priansa dan Agus Garnida dalam Arimawati (2015, h. 27) yang menyatakan bahwa “Pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: 1) Perencanaan, 2) Pengadaan, 3) Penyimpanan, 4) Distribusi, 5) Penggunaan, dan 6) Penghapusan”.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengawasan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang meliputi pengaturan kebutuhan, perolehan, pencatatan atau penimbunan, penimbunan,
pendistribusian, pemeliharaan dan pembatalan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana perkantoran adalah untuk menjamin seluruh kegiatan yang berhubungan dengan peralatan kantor, termasuk prosedur administrasi dan operasional, dapat dilaksanakan secara efektif.
4. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Hakikat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan dan penataan sarana dan prasarana perkantoran agar selalu dalam keadaan baik dan siap digunakan guna mencapai tujuan organisasi disebut dengan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran. Pemeliharaan mencakup upaya yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan sarana dan prasarana kerja tetap terlihat bagus.
Endang, Mulyani dan Suyyety dalam Fanesa (2019, h. 16) menngemukakan bahwa “Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai”. Masih dalam Fanesa (2019, h. 16), Purwanto dan Ali menyatakan
“Pemeliharaan dan perawatan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik”.
Dalam proses pelaksanaan kegiatan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan suatu organisasi, sarana dan prasarana kantor pada hakikatnya merupakan sarana penunjang. Oleh karena itu, sarana dan prasarana perkantoran harus dimanfaatkan seefisien mungkin dalam aktivitas kerja agar tetap terjaga nilai guna dan umur panjangnya. Upaya untuk melaksanakan hal ini memerlukan
latihan para pengelola sarana dan prasarana kerja yang dilakukan oleh lembaga sehingga semua fasilitas senantiasa dalam kondisi yang baik. Berdasarkan beberapa pendapat ahli mengatakan bahwa hakikat pemeliharaan sarana dan prasarana adalah suatu gerakan untuk menjaga dan menjamin bahwa sarana dan prasarana kantor selalu terjaga dan dalam kondisi baik untuk digunakan sampai batas waktu ideal.
b. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Untuk menjamin sarana dan prasarana yang tersedia dalam keadaan baik dan siap digunakan guna menyelesaikan tugas dan pekerjaan, dilakukan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran. Menurut Martin dan Fuad dalam Fanesa (2019, p. 17), tujuan pemeliharaan adalah sebagai berikut:
1) Untuk memperpanjang umur manfaat peralatan. Hal ini sangat penting, jika dilihat dari sudut pandang biaya karena membeli perlengkapan akan jauh lebih mahal dibandingkan membeli komponen perangkat keras.
2) Memastikan peralatan siap digunakan sehingga dapat membantu kelancaran suatu pekerjaan dan memperoleh hasil yang terbaik.
3) Menjamin aksesibilitas perlengkapan yang diharapkan dapat melakukan pergerakan melalui jadwal harian dan pemeriksaan rutin.
4) Menjamin keselamatan pengguna peralatan tersebut.
Martin dan Fuad juga menyatakan dalam Fanesa (2019, p. 17) keuntungan menjaga sarana dan prasarana yang sangat menunjang kelangsungan pekerjaan perkantoran yang efektif dan efisien, antara lain:
1) Jika peralatan tersebut sangat terpelihara, itu akan bertahan cukup lama, dan itu berarti peralatan tersebut tidak perlu diganti dalam jangka waktu yang singkat.
2) Kerusakan peralatan tidak mungkin terjadi jika pemeliharaan dilakukan dengan benar, sehingga biaya perbaikan rendah.
3) Perawatan yang baik akan membuat peralatan lebih mudah dikendalikan dan mencegah kerugian.
4) Sarana dan prasarana akan terlihat dan terasa bagus apabila dilakukan pemeliharaan yang baik.
5) Dapat menghasilkan hasil kerja yang baik dengan cara memeliharanya dengan baik.
Merujuk beberapa pendapat-pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud dan manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana kantor tidak lain adalah menjamin, memelihara, dan mengoptimalkan sarana dan prasarana kantor ditinjau dari umur fungsional dan umur manfaatnya sehingga dapat menunjang kelangsungan perusahaan, operasi, lembaga.
c. Macam-macam Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Setiap pegawai pada suatu instansi mengandalkan kegiatan pemeliharaan untuk menunjang kegiatan operasional. Kegiatan pemeliharaan dilaksanakan secara khusus pada stok barang yang telah digunakan tanpa mengubah struktur aslinya. Pemeliharaan dilakukan sehingga segala sesuatu yang ada di tempat kerja digunakan sesuai dengan fungsinya. Ada tiga jenis pekerjaan pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Barnawi dan Arifin dalam Fanesa (2019, p. 20), yakni:
1) Pemeliharaan sesekali atau rutin adalah pemeliharaan yang dilakukan setiap waktu tertentu. Harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan bahkan tahunan, misalnya. Misalnya membersihkan kaca, lantai, meja dan kursi, jamban, merapikan ruangan, membersihkan pekarangan dari sampah serta mengecat bangunan dan peralatan.
2) Pemeliharaan darurat adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan karena adanya kerusakan atau tanda-tanda bahaya. Perawatan jenis ini merupakan perbaikan sementara yang perlu dilakukan dengan cepat untuk mencegah kerusakan lebih lanjut dan mengganggu proses kerja kantor.
3) Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan rutin yang dilakukan sesuai dengan sejumlah kriteria yang telah ditentukan dengan interval yang telah ditentukan. Tujuan dari dukungan ini adalah untuk mencegah kemungkinan sarana dan prasarana tidak dapat bekerja pada saat digunakan.
Ada empat jenis pekerjaan pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Nurabadi dalam Fanesa (2019, p. 20), yakni:
1) Pemeliharaan yang konsisten:
a) Membersihkan saluran drainase dari puing-puing dan kotoran;
b) Membersihkan ruangan dan halaman dari puing-puing dan kotoran;
c) Membersihkan kaca, jendela, kursi, meja, lemari, dan lain-lain;
d) Membersihkan rumput dan semak yang tidak teratur;
e) Membersihkan dan menyiram kamar mandi atau toilet untuk menjaga kesehatan.
2) Pemeliharaan rutin
a) Memperbaiki dan memperbarui warna kusen-kusen, pintu, tembok, dan bagian bangunan lainnya yangsudah terlihat kusam.
b) Memperbaiki barang-barang mebeler, seperti: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
c) Memperbaiki ubin atap yang rusak atau rusak sehingga menyebabkan tumpahan
d) Memasang dinding yang rusak atau terkelupas
e) Membersihkan dan mengeringkan lantai, teras atau lobi yang terkena air atau air pengap.
3) Pemeliharaan krisis diberikan untuk kerugian yang tidak terduga dan berbahaya atau negatif jika tidak diperkirakan segera. Perbaikan bersifat sementara dan harus diselesaikan dengan cepat agar kerusakan tidak bertambah parah dan proses kerja di tempat kerja tidak terganggu.
4) Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan yang dilakukan secara berkala dan pada waktu yang telah ditentukan berdasarkan sejumlah kriteria yang telah ditetapkan.
Berdasarkan pandangan tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran diperlukan secara terus- menerus demi pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada serta kelancaran operasional pekerjaan. Proses pemeliharaan prasarana dan sarana perkantoran dapat dilakukan melalui pemeliharaan rutin, berkala, preventif, dan represif. Hal ini dilakukan untuk memastikan sarana dan prasarana kantor selalu siap digunakan, mencegah kerusakan, serta dapat menghemat biaya pemeliharaan yang mahal dan tidak efektif.
d. Manajemen Pemeliharaan Sarana dam Prasarana Kantor
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dalam suatu organisasi hendaknya dilakukan agar sarana dan prasarana kantor dan sistem yang dimiliki terjamin dan dipelihara dalam kondisi siap pakai. Tentu saja upaya untuk menjamin kelancaran kegiatan pemeliharaan harus melalui tahapan-tahapan pemeliharaan yang menjadi pedoman dalam mencapai tujuan kegiatan pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor memiliki beberapa tahapan yang harus dipikirkan. Menurut H. Subagya dalam Arimawati (2015, p. 35), tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana meliputi:
1) Kegiatan perencanaan dilakukan dengan tujuan merancang sistem pemeliharaan, yang mencakup memperkirakan anggaran dan membekali personel dengan keterampilan dan keahlian yang diperlukan. Menilai barang dagangan atau peralatan untuk menentukan kebutuhan pemeliharaan dengan memberikan selebaran dan daftar untuk membantu memperluas informasi dalam mengatur pelaksanaan dukungan yang ideal.
2) Pelaksanaan pemeliharaan, pelaksanaan dukungan meliputi memperhatikan stok peralatan yang digunakan. Penyedia buku untuk setiap peralatan atau barang yang harus dipelihara. Jadwal pemeliharaan untuk setiap peralatan yang perlu diikuti secara konsisten dan diperiksa apakah siap digunakan. Persepsi tentang kapasitas masing-masing perangkat atau hal seperti keterulangan tujuan, kemampuan dan kesederhanaan dalam pemeliharaan.
3) Setelah melakukan pemeliharaan, kegiatan ini dilakukan dengan menyiapkan akomodasi rencana keuangan pemeliharaan berikut, membuat daftar kebutuhan bahan-bahan untuk pemeliharaan, terus- menerus mengevaluasi kerangka pemeliharaan, penataan bangunan, kerangka rencana pengeluaran untuk penyelesaian. Pemeliharaan dengan tujuan agar latihan pemeliharaan selanjutnya dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tahap-tahap pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Purwanto dan Muhammad Ali dalam Arimawati (2015, h. 36) terdiri atas:
1) Perencanaan
Penyusunan perencanaan pemeliharaan dilakukan dalam jangka waktu
tertentu dengan mencatat tujuan dan fokus yang ingin dicapai dalam penyelesaian pekerjaan dengan merencanakan data atau informasi mengenai sarana dan prasarana tempat kegiatan pemeliharaan akan dilakukan, buku petunjuk perlengkapan, hasil pemeriksaan, dan ide-ide yang ada, sejarah pelaksanaan dan kerangka kerja kantor, kondisi perangkat keras terkini, dan jumlah serta status staf yang merupakan bagian dari setiap jenis pekerjaan pemeliharaan.
2) Kegiatan Inpeksi
Kegiatan ini merupakan pemeriksaan atau penilaian dilakukan dengan mempelajari keadaan kantor dan yayasan untuk menentukan kondisi, jenis pekerjaan, jumlah bahan pemeliharaan yang diperlukan dan volume pekerjaan penunjang.
3) Pemeliharaan yang dilakukan meliputi:
a) Perintah kerja yang merinci pekerjaan, waktu yang dialokasikan untuk pemeliharaan, berapa banyak orang yang akan mengerjakan pemeliharaan, siapa yang akan terlibat, daftar bahan yang digunakan, dan anggaran pelaksanaan.
b) Pelaksanaan kerja meliputi menaati perintah kerja, memanfaatkan peralatan kerja sesuai dengan buku petunjuk dan petunjuk, memperhatikan koordinasi dan komunikasi, serta menjaga lingkungan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) agar tidak menempatkan diri sendiri atau orang lain dalam bahaya.
c) Setelah pekerjaan pemeliharaan selesai, dilakukan pengujian untuk melihat cara kerja peralatan.
d) Pencatatan kegiatan pemeliharaan, termasuk kejadian yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja, biaya, waktu dan tenaga, sumber daya manusia beserta kompetensinya, kinerja pemeliharaan, dan penggunaan material.
4) Pengawasan pemeliharaan, senantiasa melakukan pengawasan terhadap proyek-proyek pemeliharaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan yang diselesaikan oleh segmen pendukung, segmen penataan, area perbekalan dan segmen akuntansi moneter di bawah koordinasi kepala bagian guna meningkatkan kualitas dan keteguhan yang tak tergoyahkan, produktivitas sarana dan prasarana kerja dalam suatu organisasi.
5) Evaluasi program pemeliharaan, kegiatan ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil program pemeliharaan, menentukan apakah program yang disusun sudah sesuai, dan mengumpulkan data yang akan digunakan untuk penyusunan program selanjutnya.
Dalam Arimawati (2015, h. 52) menyimpulkan dari beberapa pendapat ahli bahwa proses kegiatan atau tahap tahap dalam manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain sebagai berikut:
1) Perencanaan pemeliharaan 2) Pelaksanaan pemeliharaan
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor meliputi:
- Pemeliharaan secara rutin - pemeliharaan berkala - pemeliharaan preventif - pemeiharaan represif 3) Pengawasan pemeliharaan 4) Evaluasi pemeliharaan
Perencanaan kebutuhan pemeliharaan dari segi anggaran, waktu, tenaga pemeliharaan, serta jumlah sarana dan prasarana tentunya diperlukan dalam proses pemeliharaan. Kemudian pemeliharaan harus dilaksanakan sesuai dengan rencana agar dapat menghasilkan pemeliharaan yang baik. Setelah pemeliharaan selesai, kegiatan pengecekan diharapkan bekerja pada efektivitas sarana dan prasarana kerja serta kegiatan evaluasi atau penilaian untuk memperoleh informasi untuk memutuskan program pemeliharaan selanjutnya.
Tentu saja sarana dan prasarana, serta sumber daya yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan pemeliharaan diperlukan agar pemeliharaan dapat berjalan dengan lancar. Dalam Arimawati (2015, p. 38), Purwanto dan Muhamad Ali menyatakan bahwa sumber daya sarana dan prasarana berikut dimanfaatkan dalam kegiatan pemeliharaan yang terdiri atas:
1) Dalam pemeliharaan sarana dan prasarana, tenaga kerja harus mempertimbangkan siapa saja yang harus dilibatkan, uraian tugas, kompetensi yang perlu dikembangkan, dan beban kerja.
2) Untuk menjamin tersedianya dana untuk mendukung program pemeliharaan sarana dan prasarana, maka biaya (money) pemeliharaan harus dianggarkan dan dicantumkan dalam usulan anggaran. Apalagi bila pekerjaan pemeliharaan mengharuskan mengundang pihak luar, diperlukan biaya pemeliharaan untuk pembelian bahan baku, peralatan pemeliharaan, dan gaji tenaga perawatan tersebut.
3) Bahan-bahan (materials), khususnya yang digunakan dalam pekerjaan pemeliharaan, harus tersedia dalam jumlah yang cukup untuk menjaga seluruh sarana dan prasarana yang ada dalam kondisi baik. Bahan
pembersih, bahan perawatan, dan suku cadang termasuk di antaranya.
4) Tergantung pada jenis fasilitas atau fasilitas yang perlu dipelihara dan jenis kegiatan yang perlu dilakukan, diperlukan mesin dan peralatan (machines) yang berbeda.
5) Metode (methodes) yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan pada sarana dan prasarana meliputi: penghindaran, penyimpanan, pembersihan, pemeliharaan, inspeksi, perbaikan, dan penggantian.
6) Ketersediaan peluang atau waktu (minutes) yang diperlukan pihak- pihak yang terlibat dalam memanfaatkan peluang tersebut secara efektif dan efisien untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dapat digunakan untuk menentukan waktu pemeliharaan yang diperlukan untuk melaksanakan program pemeliharaan sarana dan prasarana.
Berdasarkan gagasan-gagasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana meliputi persiapan, pelaksanaan, dukungan, pemeriksaan dukungan dan penilaian/evaluasi dukungan. Tenaga kerja, material, biaya, peralatan, waktu, dan metode pemeliharaan semuanya diperlukan untuk pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
e. Cara Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Sebuah kantor memerlukan pemeliharaan sarana dan prasarana sehingga fasilitas kantor yang memadai umumnya terlihat bagus dan siap untuk digunakan.
Sarana dan prasarana yang siap pakai dapat menunjang kelancaran pelaksanaan pekerjaan di tempat kerja. Agar sarana dan prasarana perkantoran dapat berfungsi secara efektif, diperlukan cara-cara yang tepat dalam pemeliharaannya. Dalam Arimawati (2015, p. 39), Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana menyatakan bahwa cara menjaga dan merawat perlengkapan kantor yang benar adalah sebagai berikut:
1) Selalu bersihkan barang secara rutin, terutama setelah barang digunakan. Selalu pisahkan barang-barang yang belum rusak dengan yang rusak.
2) Selalu memperbaiki barang-barang yang rusak.
3) Memperhatikan cara penyimpanan barang sesuai jenis dan kode masing-masing dengan tertib.
4) Simpan barang-barang yang telah digunakan dalam kondisi aslinya dan murni bila memungkinkan.
5) Patuhi peraturan dan petunjuk penggunaan peralatan kantor setiap saat.
Dalam Arimawati (2015, p. 40), Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf Nurdin, dan Euis Sumpriana memberikan pandangan berbeda, yang menyatakan bahwa cara merawat perlengkapan kantor yang baik adalah sebagai berikut:
1) Selalu bersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang- barang tersebut digunakan. Selalu pisahkan barang-barang yang belum rusak.
2) Selalu memperbaiki hal-hal yang rusak.
3) Memperhatikan penyimpanan barang secara baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kodenya (dalam gudang terkunci, berventilasi cukup, dan tidak lembab).
4) Simpan barang-barang yang telah digunakan dalam kondisi aslinya dan murni bila memungkinkan.
5) Patuhi peraturan dan petunjuk penggunaan peralatan kantor setiap saat.
Berdasarkan beberapa pandangan di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang efektif untuk menjaga kondisi siap pakai. Perawatan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara membersihkannya secara rutin, memperhatikan cara penyimpanannya, selalu mengembalikannya setelah digunakan, dan menggunakannya sesuai dengan aturan dan petunjuk.
B. Kerangka Konsep
Kegiatan atau proses pengelolaan pemeliharaan prasarana dan sarana perkantoran merupakan bagian yang berkesinambungan dan saling bersinergi dalam pengelolaan sarana dan prasarana perkantoran. Serangkaian langkah pengelolaan pemeliharaan, yaitu perencanaan dengan merencanakan proses pemeliharaan yang akan dilakukan, pelaksanaan pemeliharaan dengan pemeliharaan rutin, berkala, preventif, dan represif, serta pemantauan pemeliharaan dengan pelaksanaan pemantauan, merupakan hal yang sangat penting bagi pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dukungan dari pihak yang bersangkutan, dan penilaian pemeliharaan untuk mengatasi hambatan dan mengembangkan lebih lanjut proses pemeliharaan selanjutnya. Sehingga dengan empat tahap tersebut kita bisa membuat keadaan sarana dan prasarana yang siap digunakan.
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan untuk memeriksa, membenahi dan menjaga kondisi sarana dan prasarana sehingga siap digunakan dalam rangka mempersiapkan penggunaan fasilitas kerja dalam suatu organisasi.
Pengelolaan sarana dan prasarana perkantoran dapat berjalan dengan lancar, kekayaan suatu instansi dapat dilindungi dan dipelihara, apabila dilaksanakan oleh suatu instansi dengan benar dan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. Sarana dan prasarana perkantoran dapat dilindungi dan dipelihara apabila pemeliharaan dapat berjalan sebagaimana mestinya, proses aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar, dan tujuan suatu instansi dapat tercapai.
Untuk lebih jelasnya, kerangka konseptual ini digambarkan sebagai berikut:
Kantor Kelurahan Temmalebba Kota Palopo Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Terciptanya Sarana dan Prasarana Kantor yang siap pakai 1. Perencanaan pemeliharaan.
2. Pelaksanaan pemeliharaan.
3. Pengawasan pemeliharaan.
4. Evaluasi pemeliharaan.
Arimawati (2015, h. 52)
Gambar 2. 1 Kerangka Konsep
26
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Pendekatan deskriptif kualitatif digunakan dalam penelitian jenis ini, yang menghasilkan deskripsi berupa kata-kata atau ungkapan verbal orang dan perilaku yang dapat diamati berdasarkan fokus penelitian yang ditentukan. Dengan mendeskripsikan fenomena-fenomena yang dialami subjek penelitian, seperti perilaku, persepsi, minat, motivasi, dan tindakan, dengan menggunakan bahasa, pendekatan deskriptif kualitatif bertujuan untuk memahami dan mendeskripsikannya.
Dalam hal ini peneliti berusaha mendeskripsikan serta merangkum berbagai kondisi atau situasi yang berhubungan dengan manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba, Kota Palopo.
B. Lokasi Penelitian
Penelitian ini berlokasi di Kantor Kelurahan Temmalebba, kec. Bara Kota Palopo kode pos 91914
C. Fokus dan Deskripsi Fokus Penelitian 1. Fokus Penelitian
Fokus dalam penelitian ini dimaksudkan untuk membatasi studi penelitian, tujuannya untuk mempermudah dalam menganalisis dan mengolah data untuk ditarik kesimpulannya. Penulis telah menetapkan bawha manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Kelurahan Temmalebba
Kota Palopo yang menjadi fokus dalam penelitian ini. Adapun proses pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran terdiri atas: perencanaan pemeliharaan, pelaksanaan pemeliharaan, pengawasan pemeliharaan dan evaluasi pemeliharaan.
Oleh karena itu, sifat penelitian ini adalah deskriptif, dengan tujuan untuk menggambarkan atau menjelaskan peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan permasalahan yang muncul di lapangan berkaitan dengan masing-masing indikator yang ditentukan, khususnya tata cara pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran.
2. Deskripsi Fokus Penelitian
Untuk menghindari kesalahan tafsir pada ide-ide yang ada dan untuk bekerja dengan kumpulan informasi lapangan sesuai dengan rincian masalahnya, penting untuk merencanakan dengan jelas sudut-sudut yang dianalisis dalam penelitian. Sarana dan prasarana, baik kantor maupun kerangka kerja, adalah sumber daya yang dimiliki oleh setiap organisasi yang akan memicu tingkat kinerja para pegawai dan membantu memberikan dukungan pelayanan yang maksimal. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan dan menguraikan informasi yang diperoleh dari lapangan yang ditujukan untuk mencari tahu kenyataan berkaitan dengan manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana di Kantor Kota Temmalebba dengan mencari informasi, kenyataan dan kondisi sejauh mana yang dapat dijelaskan dengan deskriptif.
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara lapangan berfungsi sebagai panduan untuk mendeskripsikan data, yang didasarkan pada apa
yang tersedia. Untuk menghindari perbedaan persepsi mengenai fokus yang akan diteliti, maka fokus penelitian ditentukan dengan menggunakan metode yang telah ditentukan, yaitu:
1. Perencanaan Pemeliharaan
Perencanaan pemeliharaan ini dilakukan sebagai bentuk rencana agar dapat memperkirakan apa saja yang menjadi kebutuhan kantor beserta rincian anggarannya agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan.
2. Pelaksanaan Pemeliharaan
Pelaksanaan pemeliharaan ini dilakukan berdasarkan jangka waktu yang telah ditentukan. Pelaksanaan pemeliharaan itu sendiri meliputi perawatan terus menerus/rutin, perawatan berkala atau jangka waktu tertentu, perawatan darurat, dan perawatan preventif.
3. Pengawasan Pemeliharaan
Pengawasan pemeliharaan ini merupakan cara mengontrol alat/barang sebelum mengalami kerusakan. Pemeliharaan ini dilakukan untuk mengantisipasi agar alat tidak mudah rusak dan digunakan sebagaimana mestinya.
4. Evaluasi Pemeliharaan
Evaluasi pemeliharaan ini bertujuan untuk memberikan nilai dari hasil pemeliharaan yang telah dilaksanakan dan disusun sebelumnya untuk bahan perbaikan kedepannya.
D. Tahap-tahap Penelitian
Berikut ini beberapa tahap penelitian yang dilakukan dalam peneitian ini, yaitu diantaranya:
1. Tahap Pra Lapangan
Tahap ini meliputi kegiatan untuk menentukan fokus, menyesuaikan model ideal dengan pengujian hipotetis dan disiplin ilmu, penelitian mengingat observasi awal di lapangan, dalam hal ini Kantor Kelurahan Temmalebba Kota Palopo, merencanakan proposisi penelitian dan lokakarya proposal penelitian, kemudian pada saat itu, yaitu dengan mengurus izin penelitian terhadap subjek penelitian.
2. Tahap Kegiatan Lapangan
Tahap ini meliputi pengumpulan data-data yang terkait dengan fokus penelitian, yaitu mengenai manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada di Kantor Kelurahan Temmalebba Kota Palopo. Perencanaan pemeliharaan, pelaksanaan pemeliharaan, pengawasan pemeliharaan dan evaluasi pemeliharaan adalah 4 indikator penelitian yang diangkat dalam penelitian ini.
3. Tahap Analisis Data
Tahapan ini mencakup kegiatan mengolah dan menyusun informasi yang diperoleh melalui pengamatan anggota, pertemuan dan dokumentasi dari atas ke bawah, setelah itu informasi tersebut diuraikan berdasarkan latar permasalahan yang sedang diteliti. Selanjutnya, pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan cara memverifikasi sumber dan metode data sebagai data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai dasar dan bahan untuk memberi makna atau menafsirkan data, yang merupakan langkah penting dalam memahami konteks penelitian.
4. Tahap Penulisan Laporan
Tahap ini mencakup kegiatan untuk mengumpulkan hasil penelitian dari seluruh rangkaian kegiatan pengumpulan informasi hingga memberi arti penting pada informasi tersebut. Selanjutnya hasil penelitian dikonsultasikan kepada dosen pembimbing untuk mendapatkan masukan untuk perbaikan sehingga hasil pemeriksaan dapat mencapai kesempurnaan.
E. Jenis dan Sumber data 1. Jenis Data
Berdasarkan penelitian ini, dimasukkan informasi kualitatif, yaitu gambaran keseluruhan objek penelitian, yang mencakup gambaran keseluruhan Kantor Kelurahan Temmlebba, Kota Palopo, penjelasan tentang manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana.
“Data kualitatif yaitu data yang disajikan dalam bentuk kata verbal bukan dalam bentuk angka” (Mukrimaa et al., 2016, h. 2).
2. Sumber Data a. Data Primer
“Data primer adalah data yang mengacu pada informasi yang diperoleh dari tangan pertama oleh peneliti yang berkaitan dengan variabel minat untuk tujuan spesifik studi. Sumber data primer adalah responden individu, kelompok fokus, termasuk internet jika kuesioner disebarkan melalui internet. ”
(Mukrimaa et al., 2016, h. 4).
Data utama (primer) dalam penelitian didapatkan melalui teknik observasi
