TINJAUAN PUSTAKA
A. Kajian Pustaka
4. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Hakikat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan dan penataan sarana dan prasarana perkantoran agar selalu dalam keadaan baik dan siap digunakan guna mencapai tujuan organisasi disebut dengan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran. Pemeliharaan mencakup upaya yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan sarana dan prasarana kerja tetap terlihat bagus.
Endang, Mulyani dan Suyyety dalam Fanesa (2019, h. 16) menngemukakan bahwa “Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai”. Masih dalam Fanesa (2019, h. 16), Purwanto dan Ali menyatakan
“Pemeliharaan dan perawatan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik”.
Dalam proses pelaksanaan kegiatan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan suatu organisasi, sarana dan prasarana kantor pada hakikatnya merupakan sarana penunjang. Oleh karena itu, sarana dan prasarana perkantoran harus dimanfaatkan seefisien mungkin dalam aktivitas kerja agar tetap terjaga nilai guna dan umur panjangnya. Upaya untuk melaksanakan hal ini memerlukan
latihan para pengelola sarana dan prasarana kerja yang dilakukan oleh lembaga sehingga semua fasilitas senantiasa dalam kondisi yang baik. Berdasarkan beberapa pendapat ahli mengatakan bahwa hakikat pemeliharaan sarana dan prasarana adalah suatu gerakan untuk menjaga dan menjamin bahwa sarana dan prasarana kantor selalu terjaga dan dalam kondisi baik untuk digunakan sampai batas waktu ideal.
b. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Untuk menjamin sarana dan prasarana yang tersedia dalam keadaan baik dan siap digunakan guna menyelesaikan tugas dan pekerjaan, dilakukan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran. Menurut Martin dan Fuad dalam Fanesa (2019, p. 17), tujuan pemeliharaan adalah sebagai berikut:
1) Untuk memperpanjang umur manfaat peralatan. Hal ini sangat penting, jika dilihat dari sudut pandang biaya karena membeli perlengkapan akan jauh lebih mahal dibandingkan membeli komponen perangkat keras.
2) Memastikan peralatan siap digunakan sehingga dapat membantu kelancaran suatu pekerjaan dan memperoleh hasil yang terbaik.
3) Menjamin aksesibilitas perlengkapan yang diharapkan dapat melakukan pergerakan melalui jadwal harian dan pemeriksaan rutin.
4) Menjamin keselamatan pengguna peralatan tersebut.
Martin dan Fuad juga menyatakan dalam Fanesa (2019, p. 17) keuntungan menjaga sarana dan prasarana yang sangat menunjang kelangsungan pekerjaan perkantoran yang efektif dan efisien, antara lain:
1) Jika peralatan tersebut sangat terpelihara, itu akan bertahan cukup lama, dan itu berarti peralatan tersebut tidak perlu diganti dalam jangka waktu yang singkat.
2) Kerusakan peralatan tidak mungkin terjadi jika pemeliharaan dilakukan dengan benar, sehingga biaya perbaikan rendah.
3) Perawatan yang baik akan membuat peralatan lebih mudah dikendalikan dan mencegah kerugian.
4) Sarana dan prasarana akan terlihat dan terasa bagus apabila dilakukan pemeliharaan yang baik.
5) Dapat menghasilkan hasil kerja yang baik dengan cara memeliharanya dengan baik.
Merujuk beberapa pendapat-pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud dan manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana kantor tidak lain adalah menjamin, memelihara, dan mengoptimalkan sarana dan prasarana kantor ditinjau dari umur fungsional dan umur manfaatnya sehingga dapat menunjang kelangsungan perusahaan, operasi, lembaga.
c. Macam-macam Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Setiap pegawai pada suatu instansi mengandalkan kegiatan pemeliharaan untuk menunjang kegiatan operasional. Kegiatan pemeliharaan dilaksanakan secara khusus pada stok barang yang telah digunakan tanpa mengubah struktur aslinya. Pemeliharaan dilakukan sehingga segala sesuatu yang ada di tempat kerja digunakan sesuai dengan fungsinya. Ada tiga jenis pekerjaan pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Barnawi dan Arifin dalam Fanesa (2019, p. 20), yakni:
1) Pemeliharaan sesekali atau rutin adalah pemeliharaan yang dilakukan setiap waktu tertentu. Harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan bahkan tahunan, misalnya. Misalnya membersihkan kaca, lantai, meja dan kursi, jamban, merapikan ruangan, membersihkan pekarangan dari sampah serta mengecat bangunan dan peralatan.
2) Pemeliharaan darurat adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan karena adanya kerusakan atau tanda-tanda bahaya. Perawatan jenis ini merupakan perbaikan sementara yang perlu dilakukan dengan cepat untuk mencegah kerusakan lebih lanjut dan mengganggu proses kerja kantor.
3) Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan rutin yang dilakukan sesuai dengan sejumlah kriteria yang telah ditentukan dengan interval yang telah ditentukan. Tujuan dari dukungan ini adalah untuk mencegah kemungkinan sarana dan prasarana tidak dapat bekerja pada saat digunakan.
Ada empat jenis pekerjaan pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Nurabadi dalam Fanesa (2019, p. 20), yakni:
1) Pemeliharaan yang konsisten:
a) Membersihkan saluran drainase dari puing-puing dan kotoran;
b) Membersihkan ruangan dan halaman dari puing-puing dan kotoran;
c) Membersihkan kaca, jendela, kursi, meja, lemari, dan lain-lain;
d) Membersihkan rumput dan semak yang tidak teratur;
e) Membersihkan dan menyiram kamar mandi atau toilet untuk menjaga kesehatan.
2) Pemeliharaan rutin
a) Memperbaiki dan memperbarui warna kusen-kusen, pintu, tembok, dan bagian bangunan lainnya yangsudah terlihat kusam.
b) Memperbaiki barang-barang mebeler, seperti: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
c) Memperbaiki ubin atap yang rusak atau rusak sehingga menyebabkan tumpahan
d) Memasang dinding yang rusak atau terkelupas
e) Membersihkan dan mengeringkan lantai, teras atau lobi yang terkena air atau air pengap.
3) Pemeliharaan krisis diberikan untuk kerugian yang tidak terduga dan berbahaya atau negatif jika tidak diperkirakan segera. Perbaikan bersifat sementara dan harus diselesaikan dengan cepat agar kerusakan tidak bertambah parah dan proses kerja di tempat kerja tidak terganggu.
4) Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan yang dilakukan secara berkala dan pada waktu yang telah ditentukan berdasarkan sejumlah kriteria yang telah ditetapkan.
Berdasarkan pandangan tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran diperlukan secara terus- menerus demi pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada serta kelancaran operasional pekerjaan. Proses pemeliharaan prasarana dan sarana perkantoran dapat dilakukan melalui pemeliharaan rutin, berkala, preventif, dan represif. Hal ini dilakukan untuk memastikan sarana dan prasarana kantor selalu siap digunakan, mencegah kerusakan, serta dapat menghemat biaya pemeliharaan yang mahal dan tidak efektif.
d. Manajemen Pemeliharaan Sarana dam Prasarana Kantor
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dalam suatu organisasi hendaknya dilakukan agar sarana dan prasarana kantor dan sistem yang dimiliki terjamin dan dipelihara dalam kondisi siap pakai. Tentu saja upaya untuk menjamin kelancaran kegiatan pemeliharaan harus melalui tahapan-tahapan pemeliharaan yang menjadi pedoman dalam mencapai tujuan kegiatan pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor memiliki beberapa tahapan yang harus dipikirkan. Menurut H. Subagya dalam Arimawati (2015, p. 35), tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana meliputi:
1) Kegiatan perencanaan dilakukan dengan tujuan merancang sistem pemeliharaan, yang mencakup memperkirakan anggaran dan membekali personel dengan keterampilan dan keahlian yang diperlukan. Menilai barang dagangan atau peralatan untuk menentukan kebutuhan pemeliharaan dengan memberikan selebaran dan daftar untuk membantu memperluas informasi dalam mengatur pelaksanaan dukungan yang ideal.
2) Pelaksanaan pemeliharaan, pelaksanaan dukungan meliputi memperhatikan stok peralatan yang digunakan. Penyedia buku untuk setiap peralatan atau barang yang harus dipelihara. Jadwal pemeliharaan untuk setiap peralatan yang perlu diikuti secara konsisten dan diperiksa apakah siap digunakan. Persepsi tentang kapasitas masing-masing perangkat atau hal seperti keterulangan tujuan, kemampuan dan kesederhanaan dalam pemeliharaan.
3) Setelah melakukan pemeliharaan, kegiatan ini dilakukan dengan menyiapkan akomodasi rencana keuangan pemeliharaan berikut, membuat daftar kebutuhan bahan-bahan untuk pemeliharaan, terus- menerus mengevaluasi kerangka pemeliharaan, penataan bangunan, kerangka rencana pengeluaran untuk penyelesaian. Pemeliharaan dengan tujuan agar latihan pemeliharaan selanjutnya dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tahap-tahap pemeliharaan sarana dan prasarana menurut Purwanto dan Muhammad Ali dalam Arimawati (2015, h. 36) terdiri atas:
1) Perencanaan
Penyusunan perencanaan pemeliharaan dilakukan dalam jangka waktu
tertentu dengan mencatat tujuan dan fokus yang ingin dicapai dalam penyelesaian pekerjaan dengan merencanakan data atau informasi mengenai sarana dan prasarana tempat kegiatan pemeliharaan akan dilakukan, buku petunjuk perlengkapan, hasil pemeriksaan, dan ide-ide yang ada, sejarah pelaksanaan dan kerangka kerja kantor, kondisi perangkat keras terkini, dan jumlah serta status staf yang merupakan bagian dari setiap jenis pekerjaan pemeliharaan.
2) Kegiatan Inpeksi
Kegiatan ini merupakan pemeriksaan atau penilaian dilakukan dengan mempelajari keadaan kantor dan yayasan untuk menentukan kondisi, jenis pekerjaan, jumlah bahan pemeliharaan yang diperlukan dan volume pekerjaan penunjang.
3) Pemeliharaan yang dilakukan meliputi:
a) Perintah kerja yang merinci pekerjaan, waktu yang dialokasikan untuk pemeliharaan, berapa banyak orang yang akan mengerjakan pemeliharaan, siapa yang akan terlibat, daftar bahan yang digunakan, dan anggaran pelaksanaan.
b) Pelaksanaan kerja meliputi menaati perintah kerja, memanfaatkan peralatan kerja sesuai dengan buku petunjuk dan petunjuk, memperhatikan koordinasi dan komunikasi, serta menjaga lingkungan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) agar tidak menempatkan diri sendiri atau orang lain dalam bahaya.
c) Setelah pekerjaan pemeliharaan selesai, dilakukan pengujian untuk melihat cara kerja peralatan.
d) Pencatatan kegiatan pemeliharaan, termasuk kejadian yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja, biaya, waktu dan tenaga, sumber daya manusia beserta kompetensinya, kinerja pemeliharaan, dan penggunaan material.
4) Pengawasan pemeliharaan, senantiasa melakukan pengawasan terhadap proyek-proyek pemeliharaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan yang diselesaikan oleh segmen pendukung, segmen penataan, area perbekalan dan segmen akuntansi moneter di bawah koordinasi kepala bagian guna meningkatkan kualitas dan keteguhan yang tak tergoyahkan, produktivitas sarana dan prasarana kerja dalam suatu organisasi.
5) Evaluasi program pemeliharaan, kegiatan ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil program pemeliharaan, menentukan apakah program yang disusun sudah sesuai, dan mengumpulkan data yang akan digunakan untuk penyusunan program selanjutnya.
Dalam Arimawati (2015, h. 52) menyimpulkan dari beberapa pendapat ahli bahwa proses kegiatan atau tahap tahap dalam manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain sebagai berikut:
1) Perencanaan pemeliharaan 2) Pelaksanaan pemeliharaan
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor meliputi:
- Pemeliharaan secara rutin - pemeliharaan berkala - pemeliharaan preventif - pemeiharaan represif 3) Pengawasan pemeliharaan 4) Evaluasi pemeliharaan
Perencanaan kebutuhan pemeliharaan dari segi anggaran, waktu, tenaga pemeliharaan, serta jumlah sarana dan prasarana tentunya diperlukan dalam proses pemeliharaan. Kemudian pemeliharaan harus dilaksanakan sesuai dengan rencana agar dapat menghasilkan pemeliharaan yang baik. Setelah pemeliharaan selesai, kegiatan pengecekan diharapkan bekerja pada efektivitas sarana dan prasarana kerja serta kegiatan evaluasi atau penilaian untuk memperoleh informasi untuk memutuskan program pemeliharaan selanjutnya.
Tentu saja sarana dan prasarana, serta sumber daya yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan pemeliharaan diperlukan agar pemeliharaan dapat berjalan dengan lancar. Dalam Arimawati (2015, p. 38), Purwanto dan Muhamad Ali menyatakan bahwa sumber daya sarana dan prasarana berikut dimanfaatkan dalam kegiatan pemeliharaan yang terdiri atas:
1) Dalam pemeliharaan sarana dan prasarana, tenaga kerja harus mempertimbangkan siapa saja yang harus dilibatkan, uraian tugas, kompetensi yang perlu dikembangkan, dan beban kerja.
2) Untuk menjamin tersedianya dana untuk mendukung program pemeliharaan sarana dan prasarana, maka biaya (money) pemeliharaan harus dianggarkan dan dicantumkan dalam usulan anggaran. Apalagi bila pekerjaan pemeliharaan mengharuskan mengundang pihak luar, diperlukan biaya pemeliharaan untuk pembelian bahan baku, peralatan pemeliharaan, dan gaji tenaga perawatan tersebut.
3) Bahan-bahan (materials), khususnya yang digunakan dalam pekerjaan pemeliharaan, harus tersedia dalam jumlah yang cukup untuk menjaga seluruh sarana dan prasarana yang ada dalam kondisi baik. Bahan
pembersih, bahan perawatan, dan suku cadang termasuk di antaranya.
4) Tergantung pada jenis fasilitas atau fasilitas yang perlu dipelihara dan jenis kegiatan yang perlu dilakukan, diperlukan mesin dan peralatan (machines) yang berbeda.
5) Metode (methodes) yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan pada sarana dan prasarana meliputi: penghindaran, penyimpanan, pembersihan, pemeliharaan, inspeksi, perbaikan, dan penggantian.
6) Ketersediaan peluang atau waktu (minutes) yang diperlukan pihak- pihak yang terlibat dalam memanfaatkan peluang tersebut secara efektif dan efisien untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dapat digunakan untuk menentukan waktu pemeliharaan yang diperlukan untuk melaksanakan program pemeliharaan sarana dan prasarana.
Berdasarkan gagasan-gagasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana meliputi persiapan, pelaksanaan, dukungan, pemeriksaan dukungan dan penilaian/evaluasi dukungan. Tenaga kerja, material, biaya, peralatan, waktu, dan metode pemeliharaan semuanya diperlukan untuk pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
e. Cara Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Sebuah kantor memerlukan pemeliharaan sarana dan prasarana sehingga fasilitas kantor yang memadai umumnya terlihat bagus dan siap untuk digunakan.
Sarana dan prasarana yang siap pakai dapat menunjang kelancaran pelaksanaan pekerjaan di tempat kerja. Agar sarana dan prasarana perkantoran dapat berfungsi secara efektif, diperlukan cara-cara yang tepat dalam pemeliharaannya. Dalam Arimawati (2015, p. 39), Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana menyatakan bahwa cara menjaga dan merawat perlengkapan kantor yang benar adalah sebagai berikut:
1) Selalu bersihkan barang secara rutin, terutama setelah barang digunakan. Selalu pisahkan barang-barang yang belum rusak dengan yang rusak.
2) Selalu memperbaiki barang-barang yang rusak.
3) Memperhatikan cara penyimpanan barang sesuai jenis dan kode masing-masing dengan tertib.
4) Simpan barang-barang yang telah digunakan dalam kondisi aslinya dan murni bila memungkinkan.
5) Patuhi peraturan dan petunjuk penggunaan peralatan kantor setiap saat.
Dalam Arimawati (2015, p. 40), Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf Nurdin, dan Euis Sumpriana memberikan pandangan berbeda, yang menyatakan bahwa cara merawat perlengkapan kantor yang baik adalah sebagai berikut:
1) Selalu bersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang- barang tersebut digunakan. Selalu pisahkan barang-barang yang belum rusak.
2) Selalu memperbaiki hal-hal yang rusak.
3) Memperhatikan penyimpanan barang secara baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kodenya (dalam gudang terkunci, berventilasi cukup, dan tidak lembab).
4) Simpan barang-barang yang telah digunakan dalam kondisi aslinya dan murni bila memungkinkan.
5) Patuhi peraturan dan petunjuk penggunaan peralatan kantor setiap saat.
Berdasarkan beberapa pandangan di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang efektif untuk menjaga kondisi siap pakai. Perawatan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara membersihkannya secara rutin, memperhatikan cara penyimpanannya, selalu mengembalikannya setelah digunakan, dan menggunakannya sesuai dengan aturan dan petunjuk.