BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
D. Manajemen Risiko dan Pengendalian Mutu Pekerjaan
1. Identifikasi Potensi Masalah, Risiko, dan Mitigasi Risiko
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
56 telah tersusun. Selain itu, akuntabilitas atas aksi perubahan ini juga diwujudkan saat indeks koordinasi bidang Polhukam digunakan sebagai ukuran capaian kinerja utama Kemenko Polhukam. Akuntabilitas juga terwujud saat indeks koordinasi bidang politik, hukum, dan keamanan digunakan sebagai pedoman dalam menyusun strategi peningkatan kinerja Kemenko Polhukam.
Sustainabilitas merupakan implementasi penggunaan aksi perubahan ke depan. Indeks koordinasi bidang Polhukam merupakan indeks pertama yang ada di Indonesia yang mengukur kinerja pelaksanaan koordinasi, sinkronisasi, dan pengendalian oleh Kementerian Koordinator. Indeks ini dapat diadopsi dan diadaptasi pada Kemenko Maritim dan Investasi (Marves), Kemenko Pembangunan Manusia dan Kebudayaan (PMK), dan Kemenko Perekonomian.
D. Manajemen Risiko dan Pengendalian Mutu Pekerjaan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
57 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
izin atasan untuk bergabung menjadi tim efektif
agar memberikan izin kepada staf yang dihire menjadi tim efektif
Rapat Dengan Tim Teknis
Rapat tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
Membuat alternatif (Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
2. FGD dengan Kedeputian untuk
menghimpun masukan terkait
pelaksanaan tusi dan proses bisnis
Rapat
Pendahuluan dengan para Kabag Program Deputi 1-7
Rapat tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
Membuat alternatif (Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
FGD dengan Para Deputi, Asep, dan Sesdep
Resistensi, miskomunikasi dengan
stakeholder
- Meminta dukungan dari Sesmenko Polhukam
- Menghire tim teknis dari BRIN yang cakap dan kompeten
- Meminta penguatan dari Bappenas dan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
58 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
Kemenpan RB 3. Penyusunan
Rancangan Indeks, Teori,
Variabel, dan Indikator
Studi Literatur Teori Koordinasi
Kesalahan pemilihan terori koordinasi yang relevan dengan Kemenko Polhukam
Meminta pertimbangan
expert dari kalangan akademisi agar konsep teori koordinasi yang digunakan relevan dengan kondisi Kemenko Polhukam Penyusunan
konstruk, variabel, dimensi, indikator
Konstruk,
variabel, dimensi, indikator tidak relevan dengan kondisi
organisasi Kemenko Polhukam
Meminta pendapat expert dari kalangan akademisi agar rumusan konstruk, variabel, dimensi, dan indikator relevan dengan kondisi organisasi Kemenko Polhukam Penyusunan
metodologi
Metodologi tidak sesuai dengan standar
metodologi indeks dari BPS
Meminta asistensi dan clearance dari BPS
Penyusunan rancangan indeks
Terdapat
ketidakselarasan rancangan indeks
Membentuk pola kerja saling verifikasi antar anggota tim
4. Pembobotan Rapat Rapat tidak dapat Membuat alternatif
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
59 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
AHP dengan para pakar
pendahuluan dengan para kabag program deputi 1-7
dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
(Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
Rapat
pendahuluan dengan perwakilan mitra dari KL Teknis
Rapat tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
K/L teknis tidak merespon
Membuat alternatif (Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
Melibatkan para kabag program di Kedeputian sebagai penghubung
dengan mitra K/L teknis
FGD dengan para pakar
Pakar tidak dapat hadir langsung secara visik
Menyediakan link zoom untuk rapat secara virtual 5. Penyusunan
Kuesioner
Verifikasi akhir instrumen dan hasil pembobotan
Instrumen tidak valid dan reliabel
Menghire tim statistik dari UI untuk merumuskan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
60 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
AHP instrumen yang
valid dan reliabel Penyusunan
kuesioner
Ada variabel yang tidak turun menjadi indikator
Melakukan verifikasi terhadap detail variabel dan indikator 6. Pembuatan
portal E- KOPOLHUK AM
Analisis, Desain, dan Implementasi
Aplikasi E- KOPOLHUKAM
Kesalahan dalam mengidentifikasi kebutuhan fungsi aplikasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna
Melakukan rapat secara intensif dengan stakeholder sehingga kebutuhan fungsi aplikasi dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna Desain Aplikasi
yang tidak sesuai dengan
kebutuhan fungsi aplikasi yang sudah ditentukan sehingga aplikasi yang akan dibuat tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna
Melakukan verifikasi desain aplikasi dengan stakeholder sehingga desain aplikasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna
Kesalahan dalam mengimplementa sikan tampilan
Menjelaskan desain aplikasi yang telah disepakati dan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
61 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
antarmuka dan modul aplikasi
memonitoring
proses implementasi sehingga aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan kebutuhan
Melakukan
pengujian aplikasi dengan intensif sehingga modul aplikasi dapat memenuhi kebutuhan Melakukan hosting
aplikasi E- KOPOLHUKAM pada server Kemenko Polhukam
Aplikasi E- KOPOLHUKAM yang tidak kompetibel dengan kondisi server polhukam sehingga aplikasi tidak dapat di hosting
Memastikan dan menyesuaikan aplikasi E- KOPOLHUKAM dengan kondisi server polhukam
Menghubungkan aplikasi E-
KOPOLHUKAM dengan website polhukam
Alamat URL Aplikasi E- KOPOLHUKAM tidak sama dengan alamat URL yang ada
Melakukan pengecekan dan memastikan alamat URL aplikasi E- KOPOLHUKAM dengan alamat URL
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
62 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
pada website polhukam
yang ada di website polhukam sudah sama
Pembuatan buku panduan
Buku panduan yang tidak
mencakup semua fitur dan
perubahan yang terjadi pada aplikasi IKO Polhukam
Melakukan validasi terhadap buku panduan sebelum diberikan kepada stakeholder
7. Uji coba pengukuran IKO-
POLHUKAM
Rapat persiapan pengukuran IKO- POLHUKAM dengan kabag program deputi 1-7
Rapat tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
Membuat alternatif (Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
Rapat persiapan pengukuran IKO- POLHUKAM dengan K/L teknis
Rapat tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan ruang dan waktu
Membuat alternatif (Plan B) jika rapat tidak dapat
dilaksanakan secara pertemuan fisik langsung, maka akan dilaksanakan via zoom
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
63 No. Tahapan Rincian Kegiatan Potensi Risiko Mitigasi Risiko
K/L teknis tidak merespon
Melibatkan para kabag program di Kedeputian sebagai penghubung
dengan mitra K/L teknis
Pelaksanaan pengukuran IKO- POLHUKAM melalui portal E- KOPOLHUKAM
Data corrupt/
tidak dapat disimpan
Melakukan uji coba terlebih dahulu
8. Pengolahan data dan penyusunan laporan
Pengolahan data survei IKO-
POLHUKAM
Terjadi
ketidaksamaan standar penilaian antar tim
Saling verivikasi antar tim
Penyusunan Laporan
Laporan tidak selesai tepat waktu
Menetapkan target deadline
9. Evaluasi hasil
pengukuran indeks
FGD evaluasi hasil pengukuran IKO- POLHUKAM
FGD tidak dapat menghadirkan para deputi secraa lengkap
Menyiapkan
alternatif link zoom untuk rapat secara daring