BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
2. Pengelolaan Budaya Kerja (Pemanfaatan IT)
Budaya Kerja dalam penyusunan IKO-POLHUKAM adalah professional, efektif, efisien, bermutu.
Professional, artinya setiap anggota tim efektif bekerja sesuai dengan bidang dan kapasitasnya masing-masing. Tim efektif dipilih secara professional berdasarkan bidang keahlian, keilmuan, dan pengalaman kerja.
Efektif, artinya semua target pekerjaan harus tercapai secara tepat waktu. Dalam rangka menjamin ketercapaian target penyelesaian pekerjaan, tim bekerja secara maksimal tidak terbatas ruang dan waktu. Rapat-rapat teknis dilakukan kapan saja melalui zoom saat diperlukan. Diskusi, sharing
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
71 informasi, dan update progress pekerjaan juga dilakukan melalui grup whats app.
Efisien, artinya penggunaan sumber daya dilaksanakan seoptimal mungkin untuk mencapai target yang telah ditetapkan dengan dihadapkan keterbatasan waktu yang sangat singkat. Salah satu bentuk efisiensi sumber daya adalah pembagian kerja yang ketat antara tim substansi, tim administrasi, dan tim IT. Tim substansi dapat bekerja secara paralel dengan tim IT.
Dilakukan juga pembagian pekerjaan secara lebih detail di internal tim substansi dan tim IT. Tim substansi dibagi menjadi tim metodologi dan tim teori. Tim IT dibagi menjadi tim e-survey dan tim aplikasi E-KOPOLHUKAM.
Project Leader melakukan monitoring secara berkala untuk memastikan target dapat diselesaikan tepat waktu.
Berikut adalah gambaran time schedule penyusunan IKO-POLHUKAM:
Tabel 16. Time Schedule Penyusunan IKO-Polhukam
Selain tim substansi dan tim IT, terdapat juga tim administrasi yang memiliki peran sangat penting pula dalam ketercapaian target aksi perubahan ini. Tim administrasi membantu menyiapkan dokumen
1 FGD dengan kedeputian 3 hari 3-7 Juni 2022
2 Penyusunan desain indeks 14 hari 8-21 Juni 2022
3 Pembobotan AHP 1 hari 22 Juni 2022
4 Pengolahan data hasil AHP dan finalisasi desain indeks 4 hari 23-26 Juni 2022 5 Integrasi kuesioner ke dalam KOBO collect 4 hari 23-26 Juni 2022
6 Sosialisasi rancangan indeks 1 hari 27 Juni 2022
7 Uji coba pengukuran 3 hari 28-30 Juni 2022
8 Pengolahan data 4 hari 30 Juni - 3 Juli 2022
9 Laporan hasil analisis awal IKO-POLHUKAM 1 hari 4 Juli 2022
10 Penyusunan buku pedoman IKO-POLHUKAM 27 hari 22 Juni - 18 Juli 2022 11 Pembangunan aplikasi E-KOPOLHUKAM 40 hari 8 Juni - 18 Juli 2022 12 Laporan hasil penyusunan pedoman dan aplikasi E-KOPOLHUKAM 1 hari 19 Juli 2022 13 Sosialisasi pedoman IKO-POLHUKAM 1 hari 21 Juli 2022
14 Bimtek aplikasi E-KOPOLHUKAM 1 hari 25 Juli 2022
15 Launching IKO-POLHUKAM 1 hari 29 Juli 2022
No Uraian Kegiatan waktu pelaksanaan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
72 administrasi seperti surat, undangan rapat,notulensi kegiatan, bahan rapat;
mendesain dan melayout laporan; mendokumentasikan kegiatan; mengarsip file dan kertas kerja yang dibutuhkan oleh tim substansi dan tim IT; serta menyiapkan akomodasi dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh tim substansi dan tim IT.
Bermutu, artinya meskipun tim bekerja dalam tenggat waktu yang sangat singkat, namun quality control terhadap output yang dihasilkan tetap diperhatikan. IKO-POLHUKAM akan menjadi indeks pertama di Indonesia yang mengukur tusi koordinasi dari sebuah kementerian koordinator. Belum ada indeks sejenis yang ditemukan di Indonesia. Referensi tentang teori koordinasi juga masih terbatas. Sifat pekerjaan Kemenko Polhukam selaku kementerian koordinator juga sangat berbeda dengan sifat pekerjaan pada K/L teknis. Oleh karena itu, project leader sangat mengedepankan quality control terhadap output IKO-POLHUKAM.
Beberapa upaya untuk memastikan terjaminnya mutu output IKO- POLHUKAM ini antara lain:
1. Memilih tim substansi yang professional, dilihat dari rekam jejak dan pengalaman kerja. Berikut komposisi tim substansi dalam penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
a. Prof. Syarif Hidayat, salah satu penyusun Indeks Demokrasi Indonesia (IDI). Beliau merupakan Peneliti Utama BRIN dan Dosen di Universitas Indonesia.
b. Mohammad Nur Hasyim, Peneliti Utama BRIN dan merangkap Plt.Direktur Politik, Hukum, dan Keamanan BRIN.
c. Sri Yanuarti, Peneliti Utama BRIN.
d. Farhan Muntafa, Direktur Riset, Lembaga Kajian Kurikulum dan Kebijakan Pendidikan Universitas Indonesia (LK3P UI).
e. Ah Maftuchan, Direktur Eksekutif PRAKARSA.
2. Melibatkan para pakar dari kalangan akademisi untuk menggali masukan terkait teori dan substansi serta masukan dari Badan Pusat Statistik
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
73 terkait metodologi. Desain IKO-POLHUKAM telah dikonsultasikan dengan beberapa pakar antara lain:
a. Prof. Dr. Eko Prasojo, Mag.rer.publ., Wakil Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Indonesia pada Kabinet Indonesia Bersatu II, profesor di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia (FISIP UI). Beliau memberi masukan terkait konsep teori koordinasi dan konstruksi IKO-POLHUKAM.
b. Dr. Sarpono, S.Si, M.Sc, Direktur Pengembangan Metodologi Sensus dan Survei Badan Pusat Statistik. Beliau memberi masukan terkait metodologi yang digunakan dalam penyusunan IKO-POLHUKAM.
c. Dr. Abdul Malik Gismar, PhD, konsultan dan akademisi dari Paramadina University, beliau juga kerap diundang sebagai konsultan oleh Bappenas. Beliau memberi masukan terkait keselarasan IKO- POLHUKAM dengan posisi Kemenko Polhukam dalam cabinet di Indonesia.
3. Sebelum mendeliver hasil pekerjaan kepada user, Tim substansi dan tim IT saling melakukan cross check dengan cara melakukan presentasi untuk dikomentasi dan dievaluasi oleh tim yang lain. Untuk mengoptimalkan kinerja tim, project leader juga menggunakan media sosial dan memanfaatkan IT untuk mengelola tim. Beberapa bentuk penggunaan IT dalam pengelolaan tim antara lain sebagai berikut:
a) Penggunaan Whats App Group (WAG) sebagai media komunikasi dan koordinasi
Penggunaan WAG sebagai media komunikasi dan koordinasi dalam aksi perubahan ini dirasa sangat optimal membantu jalannya aksi perubahan. Banyaknya jumlah anggota tim efektif dengan latar belakang dan tempat kerja yang beragam menyebabkan sulit untuk diadakan rapat pertemuan secara langsung. Oleh karena itu, media komunikasi utama tim efektif ini adalah melalui WAG. Project Leader rutin mengupdate informasi serta memantau progress pelaksanaan
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
74 pekerjaan dari setiap sub tim. Berikut adalah contoh komunikasi tim efektif melalui WAG:
Gambar 12. WAG Tim Substansi dan Tim IT
Gambar 13. WAG Tim Operator
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
75 Gambar 14. WAG Tim Administrasi
b) Penggunaan zom meeting untuk media rapat dengan tim efektif
Gambar 15. Zoom Meeting Tim Substansi dengan para Sekretaris Deputi
Penyusunan Indeks Koordinasi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (IKO-POLHUKAM)
76 Gambar 16. Zoom Meeting Tim Substansi dengan Prof. Eko Prasojo
Gambar 17. Zoom Meeting Tim Substansi dengan Dr. Sarpono