BAB 6 PENANGANAN RAPAT
B. Jenis - Jenis Rapat
Jenis – jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
1. Menurut Jenisnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba – tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan – ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
2. Menurut Hasilnya a. Bersifat Mengikat
50 Jenis – jenis rapat atau pertemuan tertentu bersifat mengikat seluruh peserta/anggota tanpa kecuali, artinya seluruh peserta rapat harus mematuhi dan melaksanakan hasil – hasil rapat. Jenis – jenis rapat tersebut diantaranya:
• Kongres, Musyawarah, Muktamar, Konferensi
Suatu rapat yang diadakan oleh orang – orang tertentu untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
• Rapat, Musyawarah Kerja, Konferensi Kerja
Rapat yang diadakan oleh suatu organisasi/Lembaga dan membicarakan masalah – masalah program kerja yang sudah dilaksanakan, kemudian menetukan langkah lanjutan.
• Perundingan
Suatu rapat uang membicarakan sesiati secara mendalam, dan menghasilkan kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang mengadakan perundingan.
b. Bersifat Tidak Mengikat
Rapat – rapat yang bersifat tidak mengikat diantaranya sebagai berikut:
• Debat
Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
51
• Polemik
Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis.
• Diskusi Panel
Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah massa, yang membahas suatu topik dari berbagai aspek.
• Simposium
Sama dengan diskusi panel hanya saja jangkuannya lebih luas, tidak mengambil keputusan melainkan mengumpulkan pandangan – pandangan dan bersifat lebih formal.
• Temu Karya
Forum tukar pengalaman tentang hal – hal yang bersifat teknis.
• Seminar
Suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah secara ilmiah dan didampingi ahli.
• Lokakarya
Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/system yang ada.
52
• Sarasehan
Suatu forum terbuka untuk menyampaikan suatu perasaan atau unek – unek.
• Temu Wicara
Forum tempat menyalurkan ide – ide, unek – unek, usul biasanya dengan pejabat.
• Penataran
Kegiatan Pendidikan dalam rangka menyempurnakan atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
• Penataan Lokakarya
Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambal menyempurkan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
3. Menurut Tujuannya a. Rapat Penjelasan
Adalah rapat yang diselenggarakan bila pimpinan organisasi atau perusahaan ingin memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijakan, prosedur kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah uang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan Bersama. Hasil kesimpulan ang telah
53 disepakati Bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
c. Rapat Perundingan
Adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
4. Menurut Sifatnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah – masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta ra[at ini akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat biasanya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat Terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas bukan merupakan masalah yang bersifat rahasia.
54 d. Rapat Tertutup
Adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah – masalah yang bersifat rahasia.
5. Menurut Jangka Waktunya a. Rapat Mingguan
Adalah rapat yang diadakan setiap seminggu sekali dan biasanya membahas masalah – masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu bulan sekali dan membahas masalah – masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat Semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah – masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu tahun sekali.
Contohnya rapat pemegang saham, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.
6. Menurut Frekuensinya a. Rapat Rutin
55 Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya. Rapat ini digunakan untuk membahas masalah rutin dalam organisasi atau perusahaan.
b. Rapat Insidental
Adalah rapat yang tidak terjadwal. Rapat ini diselenggarakan untuk menyelesaikan masakah yang bersifat mendadak. Rapat ini bertujuan juga untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman yang harus diselesaikan secepatnya.
7. Menurut Urgensi atau Tingkat Kepentingannya a. Rapat Biasa
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap biasa. Rapat ini dapat berupa penjelasan atau rapat koordinasi.
b. Rapat Penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap penting. Rapat ini biasanya menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak penting bagi anggota organisasi atau organisasi itu sendiri.
8. Menurut Pesertanya a. Rapat Vertikal
Adalah rapat yang dihadiri oleh pihak atasan dan bawahan atau para pegawainnya.
b. Rapat Horizontal
Adalah rapat yang dilakukan oleh pejabat yang sederajat.
Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan
56 masalah-masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi atau perusahaan.