BAB 6 PENANGANAN RAPAT
D. Teknik Menyusun Notula Rapat
65 f. Apakah konsumsi rapat telah dipesan atau
dipersiapkan?
66 Contoh: saudara Setiadi mengemukakan, bahwa
………
Ketua menyetujui usulan tersebut dan siapa………...
2. Bila rapat diselenggarakan secara berkala, maka notulen hendaknya diberi nomor (I, II, dan seterusnya)
3. Setelah selesai rapat, bila perlu notulen di sempurnakan dan disahkan (ditandatangani oleh ketua rapat) untuk kemudian dibagikan kepada peserta rapat, agar diketahui dan dijadikan sebagai bahan pemikiran selanjutnya
4. Agar seluruh keputusan yang telah disepakati dalam rapat dapat dijadikan gangan bersama, maka notulen perlu dijadikan bukti / pedoman
5. Keputusan yang telah disepakati hendaknya dicatat secara teliti
6. Waktu dimulai dan ditutupnya rapat hendaknya dicantumkan.
67
BAB 7
PENGGUNAAN SURAT MENYURAT
A. Korespondensi
Komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama sebagai pengirim surat dan pihak kedua sebagai penerima surat. Pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Oleh karena itu, segala sesuatu yang tertulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun instansi pengirimnya.
Korespondensi (Correspondence) berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) korespondensi berarti hal surat-menyurat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan komunikasi dengan menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan surat disebut koresponden.
68 Arti dan Fungsi Surat
Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan). Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang dipikarannya dan dirasakannya.
Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam kehidupan sehari-hari.
Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis.
Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Tidak demikian halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak disadari.
Peranan surat sangat jelas, terutama dalam surat resmi, surat perjanjian, surat sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat dan surat-surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, atau bukti nyata yang sah, “hitam diatas putih”.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan nilai penulis surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar
69 tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.
Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga atau penjabat yang bersangkutan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:
1. Alat komunikasi 2. Alat bukti tertulis 3. Alat historis
4. Duta organisasi, dan 5. Pedoman kerja.
Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua ada kalanya perlu dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas membalas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat menyurat atau korespondensi. Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang/penjabat-penjabat dalam satu kantor/organisasi perusahaan (korespondensi internal), mungkin juga terjadi antara orang-orang / penjabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi eksternal).
Permasalahan Korespondensi
Permasalahan teknis dalam korespondensi ada tujuh hal, yaitu:
a. Susuan redaksi surat tidak menentu b. Penggunaan bentuk surat tidak menentu
70 c. Penulisan alamat kurang tepat
d. Kalimat yang digunakan bertele-tele
e. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan ketatabahasaan f. Penulisan kata atau istilah tidak tepat
g. Penulisan tidak sesuai kaidah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI), terutama dalam hal pemakaian huruf kapital, pemakaianm tanda baca, dan pemenggalan kata atau suku kata.
Syarat-syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penulisan sebagai berikut:
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penulisan surat benar yaitu:
1. Penulisan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telah ditentukan (lihat format surat) 2. Pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
3. Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang telah ditentukan (oleh kantor atau perusahaan).
Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntukan kedua belah pihak, yaitu:
1. Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
2. Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
71 Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan dan kaidahnya), bahasa baku, dan bahasa yang efektif.
Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanya dalam bahasa Indonesia. Juga, harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau yang kedaerah-daerahan.
Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik dan benar, yaitu:
1. Memahami kedudukan masalah yang dihadapi dan akan dikemukakan.
2. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
3. Mengetahui posisi dan bidang tegasnya.
4. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Bagian-bagian Surat 1. Kepala Surat (Kop)
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat, yaitu:
a. Nama organisasi atau lembaga b. Alamat kantor
c. Nomor telepon d. Nomor faksimili e. Nomor kontak pos f. Alamat surat elektronik
72 g. Lambang (logo)
2. Nomor
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode intern organisasi, bulan dan tahun pembuatan surat.
Contoh penomoran surat: 12/BS/XI/2014, menunjukkan bahwa surat tersebut dapat diurai sebagai berikut:
12/BS/XI/2014,
Nomor Urut
Kode Inter Organisasi Bulan Pembuatan Surat Tahun Pembuatan Surat 3. Tanggal
Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun, ditulis secara lengkap, contoh : 20 Agustus 2014. Tanggal dalam surat pribadi sebaiknya diawali dengan alamat pengirim surat, contoh : Jakarta, 20 Agustus 2014, sedangkan untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat, contoh : 20 Agustus 2014. Kecuali untuk kop surat yang mencantumkan beberapa alamat/kota (dalam hal kantor pusat dan cabang), maka perlu mencantumkan nama kota untuk mengetahui dari kota mana surat tersebut berasal.
4. Lampiran
73 Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi surat.
Kelengkapan itu umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran memiliki dua fungsi, yaitu untuk menyampaikan maksud dan pengantar untuk lampiranya.
Penulisan lampiran dapat ditulis hanya jumlahnya saja atau menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. Jika surat tidak memiliki lampiran, maka notasi lampiran tidak perlu ditulis.
5. Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan. Perihal surat ditulis dengan huruf biasa, gabungan antara huruf kapital dab huruf kecil, huruf awal setiap kata adalah huruf kapital, kecuali untuk kata depan atau kata penghubung ditulis dengan huruf kecil, dan pada akhir perihal tidak diberi tanda titik. Contoh : Permohonan Izin untuk Mendirikan Sekolah.
6. Alamat Tujuan
Alamat surat tidak wajib diawali dengan kata “kepada” dan sejenisnya asalkan alat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali Yth., jika ditunjukan kepada orang, tetapi tidak dipakai dalam alamat tujuan, jika surat ditunjukan kepada organisasi atau lembaga.
74 Contoh : Yth. Direktur ...
Kepada PT. Bisnis Sejahtera Contoh penulisan alamat secara lengkap Yth. Direktur PT. Bisnis Sejahtera Jl. Raya Pasar Minggu No. 17 Jakarta Selatan 12740
6. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal.
Gunanya agar suarat tidak terasa kaku. Secara teoretis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.
Contoh pemakaian salam pembuka dalam surat resmi, yaitu :
• Dengan Hormat,
• Bapak .... yang terhormat,
• Ibu ... yang terhormat,
• Saudara ... yang saya hormati,
• Saudara ... yang kami hormati,
• Assalamualaikum Wr. Wb.
• Salam sejahtera
7. Isi surat
Isi surat terdiri dari alenia pembuka, alenia isi atau alinea transisi dan alenia penutup.
75 8. Salam penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Dalam praktik, surat berperihal dan surat niaga selalu memakai salam penutup, sedangkan dalam surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup. Berikut ini beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi:
a. Hormat kami, b. Salam kami, c. Salam hormat, d. Teriring salam, e. Disertai salam, f. Salam takzim, g. Wasalam,
9. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Nama organisasi tidak perlu dicantumkan jika menggunakan kop surat, kecuali jika menggunakan lebih dari satu lembar kertas, lembar kedua, nama organisasi perlu dicantumkan lagi. Pencantuman ini memang bukan merupakan keharusan karena nama organisasi telah ada pada kepala surat.
10. Jabatan Penanda Tangan
Cara penempatan jabatan penanda tangan surat antara surat niaga dan surat dinas pemerintah dan berbeda karena dua alasan berikut :
76 a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan
jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan adalah jabatan penanda tangan.
b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh penulisan jabatan penanda tangan organisasi, lembaga, atau perusahaan swasta :
Hormat kami,
Baari Isma, SE, M. Sc.
Direktur
Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah :
Kepala Biro Kepegawaian Dr. Saputra
NIP. ...
11. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab
Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang menanda tangani surat adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara
77 keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat menurut cara Indonesia ada dua macam:
a. Pendelegasian wewenang atas nama (disingkat a.n.) dan
b. Pendelegasian wewenang untuk beliau (disingkat u.b.) 12. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirim kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang di keluarkan. Notasi tembusan dapat ditulis “tindas” atau “carbon copy”/ “(c.c)”
ditempatkan disebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat untuk bentuk lurus, atau lurus ke atas dengan posisi nomor, lampiran dan perihal untuk bentuk resmi.
13. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga.
Dalam surat-menyurat Indonesia, Inisial merupakan bagian surat yang paling akhir. Inisial ditempatkan pada kaki surat dibagian kiri bawah kertas surat. Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf kapital, sedangkan inisial pengetikan ditulis dengan huruf kecil. Bila pengonsep surat lebih dari satu orang, inisialnya ikut dicantumkan.
78 Contoh :
BI/MS/ok
Baris Isam = Pengonsep atau pemberi petintah membuat surat
Muhamad Saputra = Pengonsep Ophie kurniawan = Pengetik
Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat surat, seperti surat biasa, segera, atau rahasia. Notasi sifat surat banyak dipakai dalam surat bentuk resmi Indonesia.
Notasi ini umumnya ditempatkan satu kelompok dengan notasi Nomor, Lampiran, dan Perihal.
Jenis-Jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam sejenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokan berdasarkan hal-hal berikut :
1. Berdasarkan Wujud Surat/ Cara Pengiriman
Berdasarkan wujud surat, surat dapat dikelompokan menjadi :
➢ Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembar kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu.
Kegunan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat
79 diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka.
➢ Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi ambemplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
➢ Telegram
Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.
➢ Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh
80 diketahui oleh orang lain. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis suratlain yaitu:
a. Lebih terjamin kerahasiaan isinya b. Lebih leluasa dalam menulis isi surat c. Lebih santun dalam surat menyurat 2. Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokan berdasarkan pembuatanya atau penulisnya. Jenis-jenis surat berdasarkan pembuatan surat dapat dibedakan menjadi :
➢ Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditunjukan kepada teman, keluarga, sahabat, kenalan. Karena sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai, akrab, dan mesra.
Dengan demikian bahasa yang digunakan pun bersifat santai, akrab dan mesra. Kadang-kadang uraian isi surat diselingi canda dan senda gurau yang menarik dan mengasyikan.
➢ Surat Resmi
Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahka secara hukum. Contoh surat resmi adalah
81 pengumuman, surat edaran, surat permohonan, surat laporan, surat pengantar, surat keputusan, surat intruksi, surat tugas, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, surat undangan, surat perjanjian, dan surat nota dinas.
3. Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan menjadi:
➢ Surat Keluarga
➢ Surat Setengah Resmi
➢ Surat Sosial
➢ Surat Niaga
➢ Surat Dinas
➢ Surat Pengantar
4. Berdasarkan Kerahasiaan Pesan Surat
Berdasarkan keamanan/kerahasiaan pesan surat, surat dapat dikelompokan menjadi :
➢ Surat Sangat Rahasi
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan
82 keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementrian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
➢ Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengirim surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari
“Rahasia” atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun.
Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
➢ Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
➢ Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan
83 kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
5. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaian surat, surat dapat dibedakan atas:
➢ Memorandum
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok- pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
➢ Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
➢ Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupundi luar instansi yang bersangkutan.
6. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut, pada umumnya, surat dapat dibedakan antara lain atas :
84
➢ Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupu dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
➢ Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang, baik di dalam maupun diluar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
➢ Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
7. Berdasarkan Penyelesaian Surat
Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju, surat dapat dibedakan antara lain atas :
➢ Surat Kilat
85 Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
➢ Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
➢ Surat Biasa
Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
B. Electronic Mail (Email)
Pengelolaan dan pengiriman surat melalui e-mail adalah sebagai berikut:
1) Masuk ke dalam situs yahoo (atau situs e-mail lainnya).
2) Pilihlah mail, dengan cara mengklik.
3) Isikan yahoo id dan password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail sebelumnya.
4) Pilihlah menu sesuai dengan kebutuhan seperti:
a. Inbox: berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda.
86 b. Draft: informasi tentang e-mail yang telah Anda buat, tapi masih dalam bentuk rencana dan belum dikirim ke e-mail orang lain.
c. Sent: e-mail Anda yang telah dikirim ke e-mail orang lain.
d. Spam: E-mail yang masuk dalam bentuk spam atau informasi yang tidak dikenal.
e. Trash: informasi tentang penelusuran dari e-mail yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk.
Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut:
a. Delete: digunakan untuk menghapus e-mail.
b. Reply: digunakan untuk membalas e-mail yang masuk.
c. Forward; digunakan untuk meneruskan e-mail yang masuk pada orang lain.
d. Move: digunakan untuk memindahkan e-mail ke dalam folder tertentu.
e. Print: digunakan jika ingin mencetak isi dari e- mail.
f. More action: digunakan untuk melakukan perintah lain dari e-mail.
g. View: digunakan untuk melihat secara lengkap e- mail yang sedang dibaca.
Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo:
87 a. E-mail message: digunakan jika ingin
mengetikkan sebuah e-mail.
b. Chat: digunaan jika ingin menggunakan fasilitas chatting.
c. Text message: digunkan jika ingin menggunakna fasilitas dalam bentuk SMS.
d. To: digunkan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju.
e. CC: digunkan untuk mengetikkan alamat e-mail alternatif (tembusan).
f. Bcc: sama sseperti cc, namun tidak ditampilkan di e-mail yang akan dikirimkan.
g. Subject: digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail.
Menu yang menjadi fasilitas di menu new message, yaitu:
a. Send: digunakan untuk mengirim e-mail yang sudah selesai.
b. Attach: digunakan untuk menyertakan data atau informasi dengan kapasitas data yang telah dibuat.
c. Save draft: digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika da pengeditan yang akan dilakukan kemudian.
88 d. Spelling: digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima.