i
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ... i
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
BAB 2 PENGERTIAN DAN PELAKSANAAN PERKANTORAN ... 3
A. Pengertian Kantor ... 3
B. Pekerjaan Kantor ... 5
BAB 3 ADMINISTRASI PERKANTORAN ... 9
A. Pengertian Administrasi ... 9
B. Pengertian Perkantoran ... 10
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ... 12
BAB 4 TUGAS SEKRETARIS DALAM KEGIATAN ADMINISTRASI UMUM ... 17
A. Pengertian dan Fungsi Sekretaris ... 17
B. Jenis- Jenis Jabatan Sekretaris ... 21
C. Kedudukan dan Peran Sekretaris... 29
D. Tugas – tugas Sekretaris ... 37
BAB 5 EFISIENSI, EFIKASI DAN PRODUKTIVITAS KERJA SEKRETARIS ... 43
A. Efisiensi Kerja Sekretaris ... 43
B. Efektivitas Kerja Sekretaris ... 43
BAB 6 PENANGANAN RAPAT ... 47
A. Pengertian dan Tujuan Rapat ... 47
B. Jenis - Jenis Rapat ... 49
C. Tanggung Jawab Sekretaris dalam Persiapan Rapat .. 56
D. Teknik Menyusun Notula Rapat ... 65
BAB 7 PENGGUNAAN SURAT MENYURAT ... 67
ii A. Korespondensi ... 67 B. Electronic Mail (Email) ... 85 BAB 8 MENGELOLA AGENDA KEGIATAN PIMPINAN.. 89 A. Pengertian Jadwal Kegiatan Pimpinan ... 89 B. Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan ... 90 C. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan ... 93 BAB 9 PENGETAHUAN KOMPUTER BAGI SEKRETARIS ... 101
A. Pentingnya Komputer bagi Sekretaris ... 101 B. Aplikasi Perkantoran (office) bagi Sekretaris... 102 BAB 10 PENGETAHUAN INTERNET BAGI SEKRETARIS ... 105
A. Pentingnya Internet bagi Sekretaris... 105 B. Internet Sebagai Sumber Informasi ... 108 BAB 11 TOTORIAL PENGGUNAAN GRIP WORK
JOURNEY DALAM KEGIATAN SEKRETARIS ... 110
1
BAB 1
PENDAHULUAN
Arus globalisasi yang terus berkembang tidak dapat dibendung untuk tidak masuk ke Indonesia. Diiringi dengan perkembangan teknologi yang senantiasa berkembang pula terus menunjukkan kecanggihannya di berbagai sektor.
Perkembangan tersebut terus membawa teknologi ke tahap yang lebih canggih lagi untuk dapat digunakan manusia masa kini.
Saat ini era revolusi industri telah masuk ke era revolusi industry 4.0. revolusi tersebut kini masuk ke berbagai sector, mulai dari industry, perguruan tinggi, pemerintahan dan lain sebagainya. Kondisi tersebut menuntut setiap orang agar dapat menggunakan serta memanfaatkan teknologi masa kini.
Perkembangan teknologi saat ini mulai diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan untuk dapat terus bersaing dan bertahan dari timbulnya perusahaan lain untuk bersaing. Hal tersebut menjadi secara tidak langsung membentuk pola perusahaan untuk mau dan harus menggunakan kecanggihan teknologi yang bermunculan dan terus berkembang.
Salah satu yang harus dipersiapkan oleh perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang mumpuni untuk menggunakan teknologi tersebut. Meningkatkan dan senantiasa memperbarui keterampilan serta kemampuan SDM yang dimiliki perusahaan akan sangat membantu perusahaan untuk
2 mencapai tujuan dan mempertahankan perusahaan serta bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya.
Berkaitan dengan sumber daya, saat ini perusahaan harus mampu mengkolaborasikan antara pegawai atau karyawan yang dimili dengan pemanfaatan mesin-mesin canggih hasil perkembangan teknologi tersebut agar dapat menghasilkan suatu produk dengan baik dan unggul serta dapat bersaing dengan produk-produk lain dari para pesaing.
Salah satu SDM yang berada pada suatu perusahaan adalah sekretaris. Sekretaris memiliki tugas-tugas yang berkaitan dengan pimpinan dalam perusahaannya, yang pastinya akan berhubungan dengan banyak rekan kerja dari pimpinannya. Selain itu terdapat beberapa tugas yang membutuhkan keterampilan mengolah kata dan data seperti pembuatan surat dan pembuatan laporan-laporan.
Tugas atau pekerjaan dari sekretaris tersebut pastinya akan menyita waktu dan tanaga manakala tidak memanfaatkan teknologi masa kini seperti komputer, lapotop dan handphone.
Dengan demikian, secara tidak langsung seorang sekretaris sangat membutuhkan teknologi canggih untuk menyelesaikan tugasnya. Namun tidak menutup kemungkinan akan berlaku pula kepada pegawai lainnya agar dapat memanfaatkan teknologi-teknologi yang terus berkembang tersebut.
3
BAB 2
PENGERTIAN DAN PELAKSANAAN PERKANTORAN
A. Pengertian Kantor
Kata kantor berasal dari bahasa Belanda
“kantoor”. Kantor juga dapat berarti ruang kerja, ruang berkumpul, ruang dimana pengusaha beserta pegawainya menjalankan aktivitas-aktivitas pekerjaan, tempat kedudukan pimpinan suatu administrasi, instansi, badan, jawatan, atau organisasi.
Kantor dalam bahasa inggris disebut dengan
“office”, artinya kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function), jabatan (tenure of official position), markas atau ruang dimana seseorang pengusaha dan stafnya menjalankan menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department), jasa pelayanan (service kind help), tugas pekerjaan, kompisisi dari urusan-urusan tertentu (the work whice it is some body’s duty to do, work and duties), tempat, gedung yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work).
4 J.C Denyer (1973) mengartikan kantor ”the
office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given. (tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
Pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengelolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data atau informasi. Disamping itu kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan, yakni kegiatan yang bersifat administratif, manajerial dan fasilitatif. Dari beberapa uraian di atas, maka dapat diartikan bahwasanya kantor dalam arti statis adalah suatu tempat, kemudian dalam arti dinamis adalah suatu proses dan dalam arti fungsional adalah sarana.
5 B. Pekerjaan Kantor
Di dalam kantor terdapat aktivitas rutin yang sudah pasti dilakukan oleh pegawai pada suatu organisasi.
Aktivitas rutin ini disebut sebagai aktivitas kantor atau pekerjaan kantor yang hampir setiap hari dilakukan oleh seluruh pegawai sebagai aktivitas penunjang dalam melaksanakan tugas utama dari organisasi.
Pernyataan tersebut sesuai dengan yang disampaikan Winardi (Winardi, 1990) yang menyatakan bahwa seluruh aktivitas-aktivitas pengelolaan seperti planning, organizing, coordinating, directing dan controlling tergantung dari kantor yang bersifat sebagai penunjang service. Selain itu, dalam penelitian Zomerdijk dan Vries (Vries, 2007) juga menyatakan bahwa terdapat tiga keputusan pada penataan kantor dalam sistem pelayanan yang memberikan pemahaman lebih pada pegawai, yaitu menempatkan pelanggan dalam pelayanan, membedakan aktivitas dalam bekerja, dan menentukan team work dengan sesuai. Pelanggan di sini dapat dikaitkan sebagai pihak eksternal dari suatu organisasi. Hal ini didukung oleh penelitian Afriyenti (Afriyenti, 2013) yang menyatakan bahwa pemberdayaan pegawai tata usaha yang efektif dan efisien yang dilakukan dengan baik untuk meningkatkan layanan administratif.
6 Pekerjaan kantor menurut Winardi (Winardi,
1990) yaitu pekerjaan yang memberikan jasa-jasa (service work). Hal tersebut dilaksanakan secara rutin oleh pegawai untuk kepentingan departemen- departemen lain sebuah perusahaan, karena dibantunya pihak lain untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien. Pekerjaan kantor merupakan sebagian besar dari pekerjaan total yang dilakukan oleh pegawai dalam suatu instansi.
Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktivitas pokok, yaitu catatan, angka-angka dan perhitungan-perhitungan, penyimpanan produk-produknya sendiri, serta komunikasi intern dan ekstern.
Kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran disebut dengan pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha kantor. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia tata usaha adalah penyelenggaraan urusan tulispmenulis, di perusahaan, negara, dan sebagainya.
Sedangkan penata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha. Penata usaha disebut juga administrator tata usaha. Gie (Gie, 2012) menyatakan bahwa tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
7 dalam setiap kantor, yang kemudian meyatakan
bahwa pada intinya tata usaha kantor terwujud melalui enam pola perbuatan, yaitu:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang taddinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat di baca, dikirim dan disimpan. Dalam lebih berguna. Perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya hasil rekaman.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
8 4. Menggandakan
Pekerjaan kantor ini akan membutuhkan beberapa peralatan kantor untuk melakukannya. Kegiatan menggandakan biasanya dilakukan manakala suatu bagian membutuhkan Salinan dari suatu berkas atau dokumen. Namun, pekerjaan menggandakan ini dapat dilakukan pula untuk menggandakan dokumen yang harus disimpan sebagai arsip kantor.
5. Mengirim
Pekerjaan kantor ini merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak kepada pihak lain. Kegiatan mengirim ini tidak hanya difokuskan kepada surat meskipun secara umum pekerjaan mengirim ini banyak dilakukan untuk mengirim surat.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
9
BAB 3
ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi sering kita dengar terlebih dalam bidang yang berurusan dengan catat – mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda, dan sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi pemerintahan atau suatu perusahaan sangat diperlukan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan. Apabila dalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik maka instansi tersebut juga akan dapat berjalan dengan baik.
Administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas (Sri Mulyani, 2018).
1. Dalam Arti Sempit
Administrasi adalah suatu kegiatan catat mencatat, tulis menulis, surat menyurat, pembukuan dan kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.
2. Dalam Arti Luas
Kegiatan kerjasama yang dilakukan dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan
10 mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pengertian administrasi dalam arti sempit menurut Prajudi Atmosudirdjo (Atmosudirdjo, 1982) adalah “tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat- mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespodensi, kearsipan, dan sebagainya”.
Administrasi dalam arti luas adalah proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang secara dinamis dalam kerjasama dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien.
Berdasarkan beberapa pengertian administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
B. Pengertian Perkantoran
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja (Marsofiyati, 2015).
11 Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian- pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
12 4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup kantor melputi kegiatan-kegiatan kantor serta sarana dan fasilitas kerja perkantoran sebagai berikut (Sri Mulyani, 2018):
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Proses menemukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan, meliputi:
1) Perencanaan Gedung 2) Tata Ruang Kantor 3) Penerangan/Cahaya 4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabot kantor
13 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan
kantor
7) Anggaran (bugdeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja dan
9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian Perkantoran (Office
Organizing)
Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi, meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan perlengkapan yang tepat sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan pegawai dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, antara lain:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
14 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam
memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada pegawai dalam
memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan pegawai, agar komunikasi antara atasan dan bawahan dapat berjalan lancar.
6) Penggunaan tolok ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada pegawai.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling) Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target, obyeknya meliputi:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan
kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran 2. Sarana Dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi Kantor
15 Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Keamanan 2) Lingkungan 3) Biaya b. Gedung
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan gedung:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan pegawai
2) Memiliki Fasilitas memadai
3) Harga gedung kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok yaitu:
1) Perabotan Kantor (Office Furniture)
Segala macam benda atau barang kantor penunjang kegiatan administrasi, seperti:
meja, kursi, rak, laci-laci yang terbuat dari kayu maupun besi.
2) Perbekalan Kantor (Office Supplies)
Barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, seperti: kertas, pena, tinta printer,
16 penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Tatanan perabotan atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan.
e. Mesin-mesin Kantor seperti mesin tik, komputer, stensil, OHP, photocopy dll.
17
BAB 4
TUGAS SEKRETARIS DALAM KEGIATAN ADMINISTRASI UMUM
A. Pengertian dan Fungsi Sekretaris 1. Pengertian Sekretaris
Secara etimology atau ilmu asal usul kata, sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang berarti rahasia atau secretarium yang berarti seseorang yang diberikepercayaan untuk memegang rahasia. Dari bahasa Inggris secret yang berarti rahasia. Berati jika dirunut dari asal katanya, maka sekretaris dapat berarti seseorang yang harus dapat menyimpan rahasia.
Berikut ini adalah beberapa definisi sekretaris yang diperoleh melalui kamus, internet dan dikemukakan oleh beberapa ahli kesekretarisan yaitu:
a. H.W. Fowler dan F.G. Fowler yang dikutip oleh Dorotul Yatimah (2009:30):
Secretary: (1) Person employed by another to assist him in correspondence, literary work, getting information and other confidential matters. (2) Official
18 appointed by society or company or
corporation, and deal in the first instance with business.
b. Webster’s New Dictionary of Amerika Language College
“Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, ect. For an organization or individual.
A secretary is either an administrative assistant in business office administration, or a certain type of mid or high level govermenral position, such as a Secretary of State.
c. Betty Hutchinson and Carol Milano, dalam bukunya Secretarial Practice Made simple, mengemukakan: “ A secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence and style”
Artinya seorang sekretaris adalah orang profesional. Sebagai seorang profesional, Anda diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas
19 kesekretarisan dengan penuh kompetensi,
dapat dipercaya dan berkpribadian membantu pimpinan dan menggerti keinginan pimpinan, juga dapat meringankan beban pimpinan dalam memecahkan masalah yang di hadapi oleh pimpinan.
d. Ursula Ernawati
Sekretaris adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab yang tinggi, mandiri, berinisiatif, berkopetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinannya.
2. Fungsi Sekretaris
Profesi sekretaris sangat dibutuhkan dalam rangka membantu meningkatkan tugas-tugas dan beban kerja pimpinan, terutama tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan dapat bekerja secara fokus untuk mengurusi hal-hal yang bersifat manajerial. Berhubungan dengan hal tersebut maka fungsi sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Membantu Meringankan Tugas-Tugas Pimpinan
20 Dalam hal ini sekretaris mengambil
alih tugas-tugas yang berssifat teknis dari pimpinanya, sehingga pemimpin tidak perlu berfikir untuk mengerjakan hal-hal kecil yang sudah diserahkan kepada sekretaris. Dalam hal ini sekretaris harus juga menindak lanjuti keputusan-keputusan yang telah dibuat oleh pimpinan.
b. Menangani Informasi
Dalam hal ini sekretaris memiliki fungsi yang cukup kuat dalam mempengaruhi keputusan yang di ambil pimpinan, oleh karenanya seseorang sekretaris harus memiliki ketangkasan dalam mengumpulkan, menyaring, dan mengolah serta menyampaikan informasi. Untuk membantu pimpinan agar berhasil mencapai tujuaan organiasi maka sekretaris harus dapat memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan serta membantunya dalam kegiatan manajerial yang berdasarkan informasi yang diterimanya dan
21 sekretaris menindak lanjuti keputusan
yang telah di buat oleh pimpinan.
c. Menjadi jembatan Penghubung Sebagai jembatan penghubung maka sekretaris harus memiliki kemampuan untuk membina dan memelihara hubungan baik dengan bebagai pihak dalam hubunganya dengan pekerjaan pimpinan. Dalam hal ini sekretaris menjalankan tugas sebagai Public Relations dimana tuganya untuk menyampaikan informasi yang benar dan lengkap tentang organisasi/perusahaan.
Sekretaris harus menjaga kredibilitas dan reputasi pimpinan dan organisasi/perusahaan, dalam hal ini sekretaris harus mampu meluruskan persepsi yang keliru.
B. Jenis- Jenis Jabatan Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas sebagai pembantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas- tugas manajerialnya, namaun karena adanya kesempatan untuk pengembangan karir maka kemampuan sekretaris menjadi semakin maju dan
22 berkembang. Oleh karena itu, maka sekretaris
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Perbedaan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti:
1. Besar kecilnya perusahaan atau organisasi.
2. Sifat perusahaan atau organisasi.
3. Kedudukan seseorang yang bekerja sama dengan sekretaris.
4. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris.
5. Kompetensi diri sekretaris serta kesedianya untuk memikul tanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya.
Jenis jabatan sekretaris dapat dilihat dari tiga aspek yaitu:
1. Berdasarakan luas lingkup Tanggung Jawab a. Sekretaris Organisasi (Executive
Secretary)
Sekretari organisasi adalah seorang sekretaris yang memimpin sesuatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi selain bekerja atas instruksi
23 pimpinan, juga memiliki wewenang
untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
b. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Contoh Sekretaris pribadi adalah sekretaris pribadi seorang penjabat, sekretaris pribadi seorang artis.
c. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan
24 adalah pegawai atau staf dari suatu
organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan namun bersifat kedinasan.
Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah:
• Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum mempunyai anak buah.
• Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan perusahaan/organisasi, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijakan. Jadi ia tidak termasuk kelompok pembuat kebijakan.
• Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis atau kedinasan
• Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Ia hanya memiliki seorang atau beberapa
25 atasan langsung. Apabila atasan
lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka lebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.
2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja
a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai karir sebagai sekretaris. Biasanya belum memiliki pengalaman kerja sehingga masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Termasuk sekretaris junior adalah para mahasiswa yang baru lulus sekolah. Umumnya di tempatkan sebagai asisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi tugas- tugas yang bersifat rutin. Terkadang sekretaris junior di tempatkan sebagai asisten pimpinan yang tidak terlalu senior atau intensitas fungsi manajerialnya belum terlalu tinggi, sehingga kebutuhan akan informasinya tidak terlalu tinggi jadi cukup dibantu oleh sekretaris junior.
26 b. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman kerja. Oleh karena itu, diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai dengan prosedur. Biasanya sekretaris senior telah memiliki inisiatif dan kreativitas dalam menghadapi masalah ataupun situasi yang tidak rutin.
Sekretaris senior dapat ditempatkan sebagai asisten top manajemen yang intensitas fungsi manajerialnya sangat tinggi, lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas dan kompleks.
3. Berdasarkan Spesialisasi dalam Bidang Pekerjaannya
Yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi dalam bidang pekerjaanya adalah sekretaris yang bekerja pada bidang – bidang tertentiu, seperti:
a) Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang hukum (The Legal Secretary) Adalah sekretaris yang
27 bekerja membantu ahli hukum
seperti konsultan hukum, pengacara notaris atau bisa juga seorang ahli hukum yang memiliki pendidikan sekretaris. Sekretaris ini bukan ahli hukum hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat kesekretariatan seperti menyusun akte, surat perjanjian, memorandum of understanding (MoU), surat kontrak dll.
b) Sekretaris yang berkonsenterasi dalam bidang medis (The Medical Secretary) Adalah seorang sekretaris yang bekerja membantu seorang dokter atau ahli medis.
Tetapi tidak menutup kemungkinan seorang yang memiliki kemampuan para medis namun memperdalam ilmu kesekretarisan. Sehingga sekretaris tersebut dapat melaksanakan tugas-tugas kesekretaris untuk membantu ahli
28 medis dalam melaksanakan tugas.
Dengan kempuannya pula maka sekretaris tersebut dengan mudah melakukan komunikasi dengan relasi pimpinannya.
c) Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik (The Technical Secretary) Adalah seorang sekretaris yang bekerja membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Pada umumnya sekretaris jenis ini bukan seorang insinyur tetapi ia melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan pimpinannya yang seorang ahli teknik tertentu seperti arsitek.
d) Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi (The Accounting Secretary) Adalah seorang sekretaris yang mempunyai tugas membantu seorang akuntan. Umumnya sekretaris ini bukan seorang akuntan tetapi sekretaris tersebut mampu melaksanakan tugas
29 kesekretarisan untuk membantu
seorang akunytan atau beberapa orang akuntan. Sekretaris ini biasanya memiliki kemampuan dasar-dasar akuntansi sehingga mampu bekerja sama dengan pimpinannya.
C. Kedudukan dan Peran Sekretaris
Profesi sekretaris sekarang ini seringkali masih dianggap sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik di dalam maupun di luar lingkup perusahaan. Mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris yangidentik dengan perempuan. Tetapi, pada kenyataannya saat ini jabatan sekretaris tidak hanya digeluti oleh perempuan, namun ada juga pria. Semakin berkembangnya sektor usaha diberbagai bidang, perusahaan mebutuhkan sekretaris yang memiliki keprofesionalan yang matang, sehingga diharapkan dapat menyelesaikan tugas – tugas dengan baik.
Seorang sekretaris di dalam perusahaan, tinggi rendah kedudukannya merupakan penilaian dari intern saja. Tinggi rendahnya kedudukan sekretaris tergantung dari:
1. Besar kecilnya perusahaan
Di perusahaan besar, kedudukan sekretaris adalah membantu administratif manajer, sedangkan pada perusahaan kecil seorang sekretaris sebagai
30 administrasi yang membantu semua orang di perusahaannya. Semakin besar perusahaanya maka semakin besar pula tanggung jawab akan tugas – tugasnya.
2. Sifat organisasi
Berdasarkan sifat organisasinya, sekretaris bisa mendapatkan fasilitas sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sebagai contoh dalam perusahaan keluarga, memungkinkan sekretaris berada pada posisi penting. Namun untuk perusahaan diluar perusahaaan keluarga, tentu tidak akan semudah itu.
Meski demikian, untuk perusahaan keluarga biasanya karier dan kedudukan sekretaris akan menjadi sebatas fasilitas saja.
3. Kedudukan orang – orang yang bekerja sama Menjadi sekretaris pimpinan tentu lebih baik dibanding menjadi sekretaris manager departemen.
Sekretaris pimpinan memiliki pengetahuan yang lebih luas dibanding dengan sekretaris manager departemen, karena pengetahuan yang didapat tidak hanya terbatas pada satu departemen saja. Dengan bertambahnya ilmu dan pengalaman dari pekerjaan – pekerjaan yang dihadapinya, sekretaris dapat meningkatkan hasil kerjanya tanpa ada instruksi dari pimpinan.
31 4. Kesediaan pimpinan untuk mewakili atau menyerahkan pekerjaandan tanggung jawab pada sekretaris
Sekretaris adalah tangan kanan pimpinan yang telah diberi kepercayaan penuh oleh pimpinan.
Oleh karena itu, pimpinan menyerahkan tugas pada sekretaris karena pimpinan percaya bahwa sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan terlebih rahasia pimpinan dan mampu melaksanakan dengan baik setiap tugas – tugas yang diberikan. Setiap tugas yang diberikan oleh pimpinan akan mempengaruhi kreativitas seorang sekretaris. Semakin banyak dan beragamnya tugas yang diberikan oleh pimpinan akan lebih banyak ilmu dan pengalaman yang sekretaris dapat, yang nantinya tentu akan membuat sekretaris lebih meningkatkan efektifitas kerjanya.
5. Kemampuan dan kesediaan sekretaris
Kedudukan sekretaris tergantung dari kemampuan sekretaris dalam mengemban tanggung jawab dari pimpinan. Semakin besar tanggung jawab yang diberikan dan berhasil untuk dijalankan, maka kedudukan sekretaris dalam suatu perusahaan akan lebih penting juga. Sekretaris yang baik harus mau menerima setiap tugas yang diberikan dan melaksanakannya dengan sungguh – sungguh, tanpa pernah mengeluh dan menunda pekerjaan. Karena
32 semakin baik dalam pengerjaan tugas, akan semakin baik pula kedudukan yang didapat.
Seorang sekretaris yang memiliki komitmen dalam menjalankan tugasnya akan selalu mengingat, mengutamakan, dan memegang tanggung jawabnya sebagai sekretaris. Selain itu juga tidak melupakan kedudukannya dalam perusahaan.
Kedudukan sekretaris dalam membantu kerja pimpinan harus menjalankan peran yang sudah menjadi tanggung jawabnya sebagai sekretaris. Adapun peran sekretaris yaitu sebagai berikut:
a. Penjaga perusahaan
Seorang sekretaris harus dapat menyeleksi tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan dan setiap telepon yang masuk untuk berbicara dengan pimpinan. Dalam menerima tamu, sekretaris harus bisa menyeleksi tamu yang akan bertemu dengan pimpinan dan 45 mengatur waktu pertemuan agar tidak bertabrakan dengan tamu yang lain.
Demikian pula dalam menerima
33 telepon, harus jelas siapa yang menelpon dan tujuannya. Sekretaris harus benar – benar detail dalam meneliti setiap orang yang akan bertemu dengan pimipinan.
Sebagai penjaga perusahaan, meja sekretaris sebaiknya berada di depan pintu masuk pimpinan, supaya tamu yang datang dapat melapor terlebih dahulu pada sekretaris dan sekretarispun akan lebih mudah menyampaikannya pada pimpinan.
b. Filter dan pengelola informasi
Sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal yang strategis tentang perusahaannya.
Terutama hal – hal mengenai informasi yang berhubungan dengan perusahaan. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan mencari informasi – informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan. Oleh karena itu, sekretaris harus pandai dalam mencari informasi dari berbagai sumber, sehingga dapat memilih informasi yang dinilai tepat
34 bermanfaat untuk diinformasikan kepada pimpinan. Dalam menyampaikan informasi, sekretaris harus dapat memberikan informasi yang akurat karena apabila informasi yang disampaikan palsu akan merusak citra perusahaan.
Komunikasi yang dilakukan sekretaris tidak hanya dengan pimpinan, melainkan juga dengan para pegawai lainnya agar tercipta suasana kerja yang lebih nyaman.
c. Asisten pribadi/tangan kanan pimpinan
Sebagai tangan kanan pimpinan yang diminta untuk membantu pimpinan dalam tugas sehari – hari.
Terkadang juga sekretaris diminta untuk mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan. Pimpinan memberikan tugas dan wewenang kepada sekretaris karena pimpinan telah percaya bahwa sekretaris dapat membantu meringankan tugas – tugasnya. Sekretaris dipercaya untuk dapat menjalankan setiap tugas yang
35 diberikan pimpinan dengan baik dan mampu menjaga segala rahasia perusahaan dan pimpinan khususnya.
d. Pemegang rahasia
Sebagai orang kepercayaan pimpinan yang mengetahui segala informasi mengenai perusahaan serta pribadi pimpinan, sekretaris harus bisa menjaga rahasia tersebut dengan sangat baik. Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan pada pihak yang tidak berhak. Hal ini dilakukan agar informasi tersebut tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak terkait tersebut. Sekretaris benar – benar harus memiliki ketrampilan untuk menjaga rahasia untuk menjaga citra perusahaan.
e. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat
Sekretaris yang baik harus dapat menjadi penasehat untuk memberikan pendapat dan mencari jalan tengah untuk memecahkan setiap permasalahan yang dihadapinya.
36 Suatu saat pimpinan juga akan meminta pendapat sekretaris, maka sekretaris harus dapat memberikan pendapat untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi tersebut.
Pendapat – pendapat dalam memecahkan masalah ini juga harus dapat sekretaris berikan pada pegawai yang lain.
f. Penghubung/humas
Sekretaris berdiri sebagai penghubung antara pimpinan dengan bawahannya. Karena itu sekretaris harus pandai dalam menjabarkan kebijakan pimpinan atau menjadi penyampai informasi baik dari dalam maupun dari luar.
g. Perawat/pelindung
Sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
Dalam pembuatan agenda pimpinan, sekretaris juga harus memperhatikan kesehatan pimpinan agar pimpinan tidak kelelahan dalam bekerja.
37 Demikian pula keselamatannya dalam pelaksanaan tugas.
Karena sekretaris telah menjadi profesi yang memiliki masa depan karier yang cerah, maka peran sekretaris tidak dapat lagi dipandang sebelah mata. Peran sekretaris semakin dibutuhkan oleh pimpinan untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat menggunakan waktunya untuk lebih berkonsentrasi pada tugasnya.
D. Tugas – tugas Sekretaris
Seorang sekertaris adalah seseorang yang mengerjakan pekerjaankesekretarisan dengan volume pekerjaan yang tinggi dan kompleks. Oleh karenanya seorang sekretaris haruslah orang yang disiplin, ulet, sabar, pekerja keras, bertanggung jawab dan tegar menghadapi rintangan. Karena tugas sekretaris tersebut cukup banyak, maka dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
Adalah tugas sekretaris yang biasa dilakukan sehari – hari dan bersifat rutin serta tidak perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan.
Sekretaris mampu melaksanakan tugas – tugas
38 rutin tanpa disuruh atau diinstruksikan oleh pimpinan.
Tugas rutin tersebut meliputi:
• Membuka surat masuk untuk pimpinan
• Menangani korspondensi atau surat menyurat untuk pimpinannya
• Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinannya
• Melaksanakan kegiatan bertelepon
• Mengelola arsip
• Mengatur jadwal pimpinan
• Menciptakan kenyamanan tempat kerja
• Menyiapkan laporan
• Mengelola kas kecil
2. Tugas Insidental
Adalah tugas yang dilakukan tidak setiap hari tetapi hanya dilaksanakan apabila ada perintah atau instruksi khusus dari pimpinan. Pimpinan biasanya memberikan tugas khusu ini berdasarkan kepercayaan kepada sekretarisnya untuk menyelesaikan tugas tertentu. Berikut ini
39 adalah beberapa contoh tugas incidental
yang diberikan kepada sekretaris, seperti:
• Mempersiapkan rapat atau pertemuan
• Mengatur makan malam pimpinan dengan relasinya
• Menyiapkan atau menyusun makalah atau pidato pimpinannya
• Mengurus hal- hal yang berhubungan dengan bank
• Mengatur perjalanan dians pimpinan
• Mencari informasi atau menyampaikan informasi pada perusahaan lain atau instansi pemerintah
• Menyusun surat yang bersifat rahasia
3. Tugas Kreatif
Adalah tugas yang dilakukan atas dasar inisiatif sendiri tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan, namun harus dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris.
Lingkup tugas kreatif sekretaris tidak terbatas, asal tidak bertentangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya.
40 Berikut ini adalah contoh beberapa tugas
kreatif sekretaris:
• Mengirim karangan bunga
• Mengirim ucapan selamat kepada kolega pimpinan
• Membuat kliping yang berhubungan dengan perusahaan
• Membuat perencanaan kerja
• Mengumpulkan brosur, daftar harga dari berbagai macam pemeran yang berguna untuk perusahaan
• Mempelajari struktur organisasi, peraturan kerja, budaya perusahaan
• Mengikuti berbagai pelatihan, seminar, atau loka karya untuk
pengembangan diri dan
kemampuannya
Selain tugas-tugas tersebut di atas, tugas-tugas sekretaris dapat pula dikelompokan berdasarkan jenisnya seperti berikut ini:
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan pekerjaan – pekerjaan yang bersifat administrasi seperti:
41 Mempersiapkan meja kerja pimpinan,
mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan, mengelola surat masuk dan keluar, mengonsep dan mengetik surat, mengarsip surat dll.
2. Tugas Resepsionis
Adalah tugas sekretaris yang berhubungan
dengan komunikasi seperti:
menerima/menjawab telepon dan menelepon, menerima dan melayani tamu yang akan bertemu pimpinan, mencatat janji-janji pimpinan, menyusun agenda kerja pimpinan.
3. Tugas Keuangan
Adalah tugas sekretaris berkaitan dengan keuangan pimpinan seperti: Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank, membayar rekening – rekening pajak, sumbangan dan jenis keuangan lainnya yang berhubungan dengan pimpinan seperti mengelola kas kecil.
4. Tugas Sosial
Adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan kegiatan kemasyarakatan pimpinan seperti: Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan serta undangannya, menyampaikan ucapat selamat atau bela
42 sungkawa kepada relasi, kolega atas nama
pimpinan.
5. Tugas Insidental
Adalah tugas sekretaris yang dilaksanakan jika diperlukan sewaktu – waktu seperti:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menulis naskah pidato, membuat artikel di media massa yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan, membuat company profile, mencari dan memilih souvenir untuk relasi dan mewakili pimpinan dalam berbagai pertemuan atau resepsi.
43
BAB 5
EFISIENSI, EFIKASI DAN PRODUKTIVITAS KERJA SEKRETARIS
A. Efisiensi Kerja Sekretaris
Dalam praktik manajemen baik manajemen pemerintah maupun manajemen swasta atau perusahaan hampir setiap saat kita mendengar orang mengatakan bahwa pekerjaan itu harus dilakakukan dengan cara yang efisien, dan juga harus efektif. Untuk menghindari pemborosan atau melakukan pekerjaan yang efisien dan efektif itu adalah bekerja dengan hati-hati dan penuh perhitungan secara matematis agar semua energi (material dan waktu) yang kita miliki dapat digunakan pada tingkat yang sehemat mungkin dan proporsional, artinya makna yang hakiki kata efisien dan efektif itu adalah bagaimana menunaikan pekerjaan dengan cara yang hemat.
B. Efektivitas Kerja Sekretaris
Seorang sekretaris harus memahami pengertian efesiensi dan efektivitas, seorang sekretaris perlu menerapkannya dalam bekerja, sekretaris harus mampu bekerja secara efesien untuk mencapai efektivitas.
Efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang maksimal. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran
44 yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektivitasnya.
Menuru Ariska (2005:48), menyatakan bahwa agar sekretaris dapat bekerja secara efesien untuk mencapai efektivitas dikantor, maka ia perlu:
1. Mempelajari seluk beluk perusahaan
Sebelum memulai kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu. Cari tahu tentang perusahaan melalui buku yang di buat perusahaan ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan. Hal ini di maksudkan agar memudahkan orientasi kerja sebagai karyawan baru.
2. Mempelajari pekerjaan
Sekretaris harus menyusun skala prioritas kerja, dan tentukan tugas mana yang terpenting, lalu tugas ke dua, ketiga, da selanjutnya, buat check list bila perlu.
Kemudian sekretaris harus memadukan rencana kerja dirinya dengan rencana kerja pimpinan. Catatlah kebiasaan-kebiasaan pimpinan dalam bekerja, hal-hal apa saja yang tidak disukainya disertai alasannya.
3. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel
Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-harinya dengan baik, akan tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan terhadap rencana kerjanya.
45 4. Mengelola pekerjaan keci
Banyaknya pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris. Agar dapat bekerja secara efesien, maka sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan baik. Sebaiknya sekretaris rajin membuat catatan apabila diperlukan. Setiap sekretaris membutuhkan 4 (empat) buah buku untuk keperluan :
a) Buku catatan telpon, sebaiknya disususn berdasarkan abjad yang berisi nama, nomor-nomor telepon, dan keterangan.
b) Buku Blacknote, dipakai untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan. Buku ini harus selalu dibawa oleh sekretaris dan sedapat mungkin harus selalu berada didekatnya.
c) Buku Dikte, untuk mencatat instruksi dari pimpinan.
d) Buku Thing to do yang merupakan kalender perencanaan dan pelaksanaan kerja.
Untuk mencegah lupa atau lalai, sekretaris harus membiasakan diri mencatat hal-hal kecil, jangan berdasarkan ingatan semata. Setiap hari usai jam kantor, buatlah perencanaan kerja untuk esok harinya.
Salah satu tugas penting dari seorang sekretaris adalah mengatur pertemuan. Dalam menyelesaikan tugas ini sekretaris harus mampu melakukan pengambilan keputusan yang tepat
46 dan adil. Dia dituntut untuk menentukan siapa yang berhakmenemui atasan, untuk apa, dan kapan. Semuanya bukan hal yang sederhana karena terkait dengan efesien dan efektifitas atasannya dan melibatkan banyak pihak disamping atasannya. Pengambilan keputusan yang kelihatannya sangat sederhana ini justru melatih sekretaris untuk mengambil keputusan yang strategis.
47
BAB 6
PENANGANAN RAPAT
A. Pengertian dan Tujuan Rapat 1. Pengertian Rapat
Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, mejelis. DR. Sedarmayanti, M.Pd. (2001) dalam bukunya yang berjudul Dasar – Dassar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoranmenyebutkan beberapa pengertian rapat, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
2. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok
3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
4. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh sebuah kelompok secara resmi.
5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundungnkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan Bersama.
48 6. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para
pegawai untuk membahas hal – hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundindingan demi memperoleh kesepakatan Bersama.
2. Tujuan Rapat
Untuk menyelenggarakan sebuah rapat, kita harus menentukan atau mengetahui terlebih dahulu tujuan diadakannya rapat atau pertemuan tersebut. Tujuan diadakannya rapat bias amat beragam, antara lain:
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan atau memperoleh informasi
3. Untuk mengembangkan kerjasama dan mengadakan koordinasi
4. Mengutarakan keluhan
5. Mengambil keputusan dalam batas kewenangannya 6. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru 7. Mendiskusikan suatu permasalahan
Selain tujuan, rapat juga memiliki fungsi antara lain:
49 a. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat
berpartisipasi pada masalah – masalah yang dikemukakan.
b. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
B. Jenis - Jenis Rapat
Jenis – jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
1. Menurut Jenisnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba – tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan – ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
2. Menurut Hasilnya a. Bersifat Mengikat
50 Jenis – jenis rapat atau pertemuan tertentu bersifat mengikat seluruh peserta/anggota tanpa kecuali, artinya seluruh peserta rapat harus mematuhi dan melaksanakan hasil – hasil rapat. Jenis – jenis rapat tersebut diantaranya:
• Kongres, Musyawarah, Muktamar, Konferensi
Suatu rapat yang diadakan oleh orang – orang tertentu untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
• Rapat, Musyawarah Kerja, Konferensi Kerja
Rapat yang diadakan oleh suatu organisasi/Lembaga dan membicarakan masalah – masalah program kerja yang sudah dilaksanakan, kemudian menetukan langkah lanjutan.
• Perundingan
Suatu rapat uang membicarakan sesiati secara mendalam, dan menghasilkan kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang mengadakan perundingan.
b. Bersifat Tidak Mengikat
Rapat – rapat yang bersifat tidak mengikat diantaranya sebagai berikut:
• Debat
Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
51
• Polemik
Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis.
• Diskusi Panel
Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah massa, yang membahas suatu topik dari berbagai aspek.
• Simposium
Sama dengan diskusi panel hanya saja jangkuannya lebih luas, tidak mengambil keputusan melainkan mengumpulkan pandangan – pandangan dan bersifat lebih formal.
• Temu Karya
Forum tukar pengalaman tentang hal – hal yang bersifat teknis.
• Seminar
Suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah secara ilmiah dan didampingi ahli.
• Lokakarya
Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/system yang ada.
52
• Sarasehan
Suatu forum terbuka untuk menyampaikan suatu perasaan atau unek – unek.
• Temu Wicara
Forum tempat menyalurkan ide – ide, unek – unek, usul biasanya dengan pejabat.
• Penataran
Kegiatan Pendidikan dalam rangka menyempurnakan atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
• Penataan Lokakarya
Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambal menyempurkan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
3. Menurut Tujuannya a. Rapat Penjelasan
Adalah rapat yang diselenggarakan bila pimpinan organisasi atau perusahaan ingin memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijakan, prosedur kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah uang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan Bersama. Hasil kesimpulan ang telah
53 disepakati Bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
c. Rapat Perundingan
Adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
4. Menurut Sifatnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah – masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta ra[at ini akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat biasanya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat Terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas bukan merupakan masalah yang bersifat rahasia.
54 d. Rapat Tertutup
Adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah – masalah yang bersifat rahasia.
5. Menurut Jangka Waktunya a. Rapat Mingguan
Adalah rapat yang diadakan setiap seminggu sekali dan biasanya membahas masalah – masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu bulan sekali dan membahas masalah – masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat Semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah – masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu tahun sekali.
Contohnya rapat pemegang saham, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.
6. Menurut Frekuensinya a. Rapat Rutin
55 Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya. Rapat ini digunakan untuk membahas masalah rutin dalam organisasi atau perusahaan.
b. Rapat Insidental
Adalah rapat yang tidak terjadwal. Rapat ini diselenggarakan untuk menyelesaikan masakah yang bersifat mendadak. Rapat ini bertujuan juga untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman yang harus diselesaikan secepatnya.
7. Menurut Urgensi atau Tingkat Kepentingannya a. Rapat Biasa
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap biasa. Rapat ini dapat berupa penjelasan atau rapat koordinasi.
b. Rapat Penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap penting. Rapat ini biasanya menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak penting bagi anggota organisasi atau organisasi itu sendiri.
8. Menurut Pesertanya a. Rapat Vertikal
Adalah rapat yang dihadiri oleh pihak atasan dan bawahan atau para pegawainnya.
b. Rapat Horizontal
Adalah rapat yang dilakukan oleh pejabat yang sederajat.
Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan
56 masalah-masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi atau perusahaan.
C. Tanggung Jawab Sekretaris dalam Persiapan Rapat
Hal – hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut:
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.
Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik – topik agenda rapat.
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pemimpin rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok – pokok secara garis besar.
2. Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat dapat ditentukan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar peserta rapat yang diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat
Surat undang merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
57 Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:
a. Menggunakan kop atau kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatnya
c. Mencantumkan perihal undangan rapat
d. Mencantumkan nama – nama orang uang diundang rapat e. Mencantumkan tanggal, hari dan tempat rapat tersebut
dilaksanakan
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut
Waktu pengirim undangan hendaklah jangan terlalu lama dari penyelenggarakan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretaris juga harus memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya, hingga waktu pengerimannya.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya, sebagai
58 bahan penyusunan notula rapat, dan sebagai bahan dokumentasi.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan – bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut.
a. Agenda Rapat
b. Notula atau hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c. Bahan – bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan, dan sebagainya)
Bahan – bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus tersedia untuk masing – masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan rapat tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat atau surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat adalah sebagai berikut:
a. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidol.
c. LCD projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan layarnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan – bahan rapat.
59 f. Block note dengan bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Komputer atau laptop.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat terlebih dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapanya agar dapat dipastikan berapa jumlah barang yang diperlukan.
7. Mempersiapkan Ruang Rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasinya.
Hal – hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
b. Ventilasi udara
60 Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
c. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di rang rapat, yaitu sebagai berikut.
1) Gaya klasikal/kelas
Gaya cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
2) Gaya Konferensi
Gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan team work.
61 3) Gaya Huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.
4) Gaya Workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
62 5) Meja Rapat Bentuk V
6) Meja Rapat Bentuk T
63 8. Akomodasi/Penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau biasanya para peserta rapat akan dinapkan di suatu tempat. Untuk rapat di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
9. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanakan dalam suatu kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris harus menyiapkannya.
10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan atau makanan berat untuk para peserta rapat harus rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus dipersiapkan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta kegiatan rapat.
Konsumsi berupa minuman dan makanan ringan dapat disajikan dengan cara berikut ini.
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi.
64 Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan disiapkan agar para peserta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan dalam mengikuti.
11. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari sau hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
12. Pengecekan Persiapan Terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut:
a. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
b. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
c. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
d. Apakah bahan – bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
e. Apakah daftar hadir, agenda rapat, dan susunan acara telah disiapkan?
65 f. Apakah konsumsi rapat telah dipesan atau
dipersiapkan?
D. Teknik Menyusun Notula Rapat
Notula sangat berguna bagi suatu organisasi atau perusahaan.
Notula dapat dijadikan arsip suatu organisasi untuk mengetahui keputusan rapat terdahulu bila suatu saat notula tersebut diperlukan.
Notula juga penting bagi yang tidak dapat hadir, karena dengan membaca notula tersebut dapat diketahui jalannya rapat beserta keputusan – keputusannya.
Pada dasarnya susunan notulen terdiri dari:
1. Judul / topik
2. Waktu dan tempat (mulai dan akhir) 3. Pemimpin (ketua dan sekretaris) 4. Jumlah yang diundang
Hadir :
Tidak hadir :
(nama, sebutkan dalam daftar hadir dan lampirkan) 5. Acara rapat (sebut secara berurutan)
6. Jalannya rapat (acara pertama sampai dengan penutup) 7. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
8. Pembuatan notulen (sekretaris)
9. Pengesahan notulen oleh ketua (sebelah kiri)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat notulen:
1. Setiap apa yang dibicarakan hendaknya menyebutkan pembicaranya.
66 Contoh: saudara Setiadi mengemukakan, bahwa
………
Ketua menyetujui usulan tersebut dan siapa………...
2. Bila rapat diselenggarakan secara berkala, maka notulen hendaknya diberi nomor (I, II, dan seterusnya)
3. Setelah selesai rapat, bila perlu notulen di sempurnakan dan disahkan (ditandatangani oleh ketua rapat) untuk kemudian dibagikan kepada peserta rapat, agar diketahui dan dijadikan sebagai bahan pemikiran selanjutnya
4. Agar seluruh keputusan yang telah disepakati dalam rapat dapat dijadikan gangan bersama, maka notulen perlu dijadikan bukti / pedoman
5. Keputusan yang telah disepakati hendaknya dicatat secara teliti
6. Waktu dimulai dan ditutupnya rapat hendaknya dicantumkan.
