BAB 4 TUGAS SEKRETARIS DALAM KEGIATAN
D. Tugas – tugas Sekretaris
37 Demikian pula keselamatannya dalam pelaksanaan tugas.
Karena sekretaris telah menjadi profesi yang memiliki masa depan karier yang cerah, maka peran sekretaris tidak dapat lagi dipandang sebelah mata. Peran sekretaris semakin dibutuhkan oleh pimpinan untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat menggunakan waktunya untuk lebih berkonsentrasi pada tugasnya.
38 rutin tanpa disuruh atau diinstruksikan oleh pimpinan.
Tugas rutin tersebut meliputi:
• Membuka surat masuk untuk pimpinan
• Menangani korspondensi atau surat menyurat untuk pimpinannya
• Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinannya
• Melaksanakan kegiatan bertelepon
• Mengelola arsip
• Mengatur jadwal pimpinan
• Menciptakan kenyamanan tempat kerja
• Menyiapkan laporan
• Mengelola kas kecil
2. Tugas Insidental
Adalah tugas yang dilakukan tidak setiap hari tetapi hanya dilaksanakan apabila ada perintah atau instruksi khusus dari pimpinan. Pimpinan biasanya memberikan tugas khusu ini berdasarkan kepercayaan kepada sekretarisnya untuk menyelesaikan tugas tertentu. Berikut ini
39 adalah beberapa contoh tugas incidental
yang diberikan kepada sekretaris, seperti:
• Mempersiapkan rapat atau pertemuan
• Mengatur makan malam pimpinan dengan relasinya
• Menyiapkan atau menyusun makalah atau pidato pimpinannya
• Mengurus hal- hal yang berhubungan dengan bank
• Mengatur perjalanan dians pimpinan
• Mencari informasi atau menyampaikan informasi pada perusahaan lain atau instansi pemerintah
• Menyusun surat yang bersifat rahasia
3. Tugas Kreatif
Adalah tugas yang dilakukan atas dasar inisiatif sendiri tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan, namun harus dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris.
Lingkup tugas kreatif sekretaris tidak terbatas, asal tidak bertentangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya.
40 Berikut ini adalah contoh beberapa tugas
kreatif sekretaris:
• Mengirim karangan bunga
• Mengirim ucapan selamat kepada kolega pimpinan
• Membuat kliping yang berhubungan dengan perusahaan
• Membuat perencanaan kerja
• Mengumpulkan brosur, daftar harga dari berbagai macam pemeran yang berguna untuk perusahaan
• Mempelajari struktur organisasi, peraturan kerja, budaya perusahaan
• Mengikuti berbagai pelatihan, seminar, atau loka karya untuk
pengembangan diri dan
kemampuannya
Selain tugas-tugas tersebut di atas, tugas-tugas sekretaris dapat pula dikelompokan berdasarkan jenisnya seperti berikut ini:
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan pekerjaan – pekerjaan yang bersifat administrasi seperti:
41 Mempersiapkan meja kerja pimpinan,
mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan, mengelola surat masuk dan keluar, mengonsep dan mengetik surat, mengarsip surat dll.
2. Tugas Resepsionis
Adalah tugas sekretaris yang berhubungan
dengan komunikasi seperti:
menerima/menjawab telepon dan menelepon, menerima dan melayani tamu yang akan bertemu pimpinan, mencatat janji-janji pimpinan, menyusun agenda kerja pimpinan.
3. Tugas Keuangan
Adalah tugas sekretaris berkaitan dengan keuangan pimpinan seperti: Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank, membayar rekening – rekening pajak, sumbangan dan jenis keuangan lainnya yang berhubungan dengan pimpinan seperti mengelola kas kecil.
4. Tugas Sosial
Adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan kegiatan kemasyarakatan pimpinan seperti: Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan serta undangannya, menyampaikan ucapat selamat atau bela
42 sungkawa kepada relasi, kolega atas nama
pimpinan.
5. Tugas Insidental
Adalah tugas sekretaris yang dilaksanakan jika diperlukan sewaktu – waktu seperti:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menulis naskah pidato, membuat artikel di media massa yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan, membuat company profile, mencari dan memilih souvenir untuk relasi dan mewakili pimpinan dalam berbagai pertemuan atau resepsi.
43
BAB 5
EFISIENSI, EFIKASI DAN PRODUKTIVITAS KERJA SEKRETARIS
A. Efisiensi Kerja Sekretaris
Dalam praktik manajemen baik manajemen pemerintah maupun manajemen swasta atau perusahaan hampir setiap saat kita mendengar orang mengatakan bahwa pekerjaan itu harus dilakakukan dengan cara yang efisien, dan juga harus efektif. Untuk menghindari pemborosan atau melakukan pekerjaan yang efisien dan efektif itu adalah bekerja dengan hati-hati dan penuh perhitungan secara matematis agar semua energi (material dan waktu) yang kita miliki dapat digunakan pada tingkat yang sehemat mungkin dan proporsional, artinya makna yang hakiki kata efisien dan efektif itu adalah bagaimana menunaikan pekerjaan dengan cara yang hemat.
B. Efektivitas Kerja Sekretaris
Seorang sekretaris harus memahami pengertian efesiensi dan efektivitas, seorang sekretaris perlu menerapkannya dalam bekerja, sekretaris harus mampu bekerja secara efesien untuk mencapai efektivitas.
Efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang maksimal. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran
44 yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektivitasnya.
Menuru Ariska (2005:48), menyatakan bahwa agar sekretaris dapat bekerja secara efesien untuk mencapai efektivitas dikantor, maka ia perlu:
1. Mempelajari seluk beluk perusahaan
Sebelum memulai kegiatan pelajari visi dan misi terlebih dahulu. Cari tahu tentang perusahaan melalui buku yang di buat perusahaan ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan. Hal ini di maksudkan agar memudahkan orientasi kerja sebagai karyawan baru.
2. Mempelajari pekerjaan
Sekretaris harus menyusun skala prioritas kerja, dan tentukan tugas mana yang terpenting, lalu tugas ke dua, ketiga, da selanjutnya, buat check list bila perlu.
Kemudian sekretaris harus memadukan rencana kerja dirinya dengan rencana kerja pimpinan. Catatlah kebiasaan-kebiasaan pimpinan dalam bekerja, hal-hal apa saja yang tidak disukainya disertai alasannya.
3. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel
Sekretaris perlu menyusun rencana kerja sehari-harinya dengan baik, akan tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan terhadap rencana kerjanya.
45 4. Mengelola pekerjaan keci
Banyaknya pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris. Agar dapat bekerja secara efesien, maka sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan baik. Sebaiknya sekretaris rajin membuat catatan apabila diperlukan. Setiap sekretaris membutuhkan 4 (empat) buah buku untuk keperluan :
a) Buku catatan telpon, sebaiknya disususn berdasarkan abjad yang berisi nama, nomor-nomor telepon, dan keterangan.
b) Buku Blacknote, dipakai untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan. Buku ini harus selalu dibawa oleh sekretaris dan sedapat mungkin harus selalu berada didekatnya.
c) Buku Dikte, untuk mencatat instruksi dari pimpinan.
d) Buku Thing to do yang merupakan kalender perencanaan dan pelaksanaan kerja.
Untuk mencegah lupa atau lalai, sekretaris harus membiasakan diri mencatat hal-hal kecil, jangan berdasarkan ingatan semata. Setiap hari usai jam kantor, buatlah perencanaan kerja untuk esok harinya.
Salah satu tugas penting dari seorang sekretaris adalah mengatur pertemuan. Dalam menyelesaikan tugas ini sekretaris harus mampu melakukan pengambilan keputusan yang tepat
46 dan adil. Dia dituntut untuk menentukan siapa yang berhakmenemui atasan, untuk apa, dan kapan. Semuanya bukan hal yang sederhana karena terkait dengan efesien dan efektifitas atasannya dan melibatkan banyak pihak disamping atasannya. Pengambilan keputusan yang kelihatannya sangat sederhana ini justru melatih sekretaris untuk mengambil keputusan yang strategis.
47
BAB 6
PENANGANAN RAPAT
A. Pengertian dan Tujuan Rapat 1. Pengertian Rapat
Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, mejelis. DR. Sedarmayanti, M.Pd. (2001) dalam bukunya yang berjudul Dasar – Dassar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoranmenyebutkan beberapa pengertian rapat, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
2. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok
3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
4. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh sebuah kelompok secara resmi.
5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundungnkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan Bersama.
48 6. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para
pegawai untuk membahas hal – hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundindingan demi memperoleh kesepakatan Bersama.
2. Tujuan Rapat
Untuk menyelenggarakan sebuah rapat, kita harus menentukan atau mengetahui terlebih dahulu tujuan diadakannya rapat atau pertemuan tersebut. Tujuan diadakannya rapat bias amat beragam, antara lain:
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan atau memperoleh informasi
3. Untuk mengembangkan kerjasama dan mengadakan koordinasi
4. Mengutarakan keluhan
5. Mengambil keputusan dalam batas kewenangannya 6. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru 7. Mendiskusikan suatu permasalahan
Selain tujuan, rapat juga memiliki fungsi antara lain:
49 a. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat
berpartisipasi pada masalah – masalah yang dikemukakan.
b. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
B. Jenis - Jenis Rapat
Jenis – jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
1. Menurut Jenisnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba – tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan – ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
2. Menurut Hasilnya a. Bersifat Mengikat
50 Jenis – jenis rapat atau pertemuan tertentu bersifat mengikat seluruh peserta/anggota tanpa kecuali, artinya seluruh peserta rapat harus mematuhi dan melaksanakan hasil – hasil rapat. Jenis – jenis rapat tersebut diantaranya:
• Kongres, Musyawarah, Muktamar, Konferensi
Suatu rapat yang diadakan oleh orang – orang tertentu untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
• Rapat, Musyawarah Kerja, Konferensi Kerja
Rapat yang diadakan oleh suatu organisasi/Lembaga dan membicarakan masalah – masalah program kerja yang sudah dilaksanakan, kemudian menetukan langkah lanjutan.
• Perundingan
Suatu rapat uang membicarakan sesiati secara mendalam, dan menghasilkan kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang mengadakan perundingan.
b. Bersifat Tidak Mengikat
Rapat – rapat yang bersifat tidak mengikat diantaranya sebagai berikut:
• Debat
Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
51
• Polemik
Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis.
• Diskusi Panel
Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah massa, yang membahas suatu topik dari berbagai aspek.
• Simposium
Sama dengan diskusi panel hanya saja jangkuannya lebih luas, tidak mengambil keputusan melainkan mengumpulkan pandangan – pandangan dan bersifat lebih formal.
• Temu Karya
Forum tukar pengalaman tentang hal – hal yang bersifat teknis.
• Seminar
Suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah secara ilmiah dan didampingi ahli.
• Lokakarya
Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/system yang ada.
52
• Sarasehan
Suatu forum terbuka untuk menyampaikan suatu perasaan atau unek – unek.
• Temu Wicara
Forum tempat menyalurkan ide – ide, unek – unek, usul biasanya dengan pejabat.
• Penataran
Kegiatan Pendidikan dalam rangka menyempurnakan atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
• Penataan Lokakarya
Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambal menyempurkan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
3. Menurut Tujuannya a. Rapat Penjelasan
Adalah rapat yang diselenggarakan bila pimpinan organisasi atau perusahaan ingin memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijakan, prosedur kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah uang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan Bersama. Hasil kesimpulan ang telah
53 disepakati Bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
c. Rapat Perundingan
Adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
4. Menurut Sifatnya a. Rapat Resmi
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah – masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta ra[at ini akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat Tidak Resmi
Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat biasanya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat Terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas bukan merupakan masalah yang bersifat rahasia.
54 d. Rapat Tertutup
Adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah – masalah yang bersifat rahasia.
5. Menurut Jangka Waktunya a. Rapat Mingguan
Adalah rapat yang diadakan setiap seminggu sekali dan biasanya membahas masalah – masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu bulan sekali dan membahas masalah – masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat Semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah – masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Adalah rapat yang diadakan setiap satu tahun sekali.
Contohnya rapat pemegang saham, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.
6. Menurut Frekuensinya a. Rapat Rutin
55 Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya. Rapat ini digunakan untuk membahas masalah rutin dalam organisasi atau perusahaan.
b. Rapat Insidental
Adalah rapat yang tidak terjadwal. Rapat ini diselenggarakan untuk menyelesaikan masakah yang bersifat mendadak. Rapat ini bertujuan juga untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman yang harus diselesaikan secepatnya.
7. Menurut Urgensi atau Tingkat Kepentingannya a. Rapat Biasa
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap biasa. Rapat ini dapat berupa penjelasan atau rapat koordinasi.
b. Rapat Penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang dianggap penting. Rapat ini biasanya menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak penting bagi anggota organisasi atau organisasi itu sendiri.
8. Menurut Pesertanya a. Rapat Vertikal
Adalah rapat yang dihadiri oleh pihak atasan dan bawahan atau para pegawainnya.
b. Rapat Horizontal
Adalah rapat yang dilakukan oleh pejabat yang sederajat.
Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan
56 masalah-masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi atau perusahaan.
C. Tanggung Jawab Sekretaris dalam Persiapan Rapat
Hal – hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut:
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.
Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik – topik agenda rapat.
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pemimpin rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok – pokok secara garis besar.
2. Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat dapat ditentukan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar peserta rapat yang diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat
Surat undang merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
57 Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:
a. Menggunakan kop atau kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatnya
c. Mencantumkan perihal undangan rapat
d. Mencantumkan nama – nama orang uang diundang rapat e. Mencantumkan tanggal, hari dan tempat rapat tersebut
dilaksanakan
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut
Waktu pengirim undangan hendaklah jangan terlalu lama dari penyelenggarakan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretaris juga harus memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya, hingga waktu pengerimannya.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya, sebagai
58 bahan penyusunan notula rapat, dan sebagai bahan dokumentasi.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan – bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut.
a. Agenda Rapat
b. Notula atau hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c. Bahan – bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan, dan sebagainya)
Bahan – bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus tersedia untuk masing – masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan rapat tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat atau surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat adalah sebagai berikut:
a. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidol.
c. LCD projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan layarnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan – bahan rapat.
59 f. Block note dengan bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Komputer atau laptop.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat terlebih dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapanya agar dapat dipastikan berapa jumlah barang yang diperlukan.
7. Mempersiapkan Ruang Rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasinya.
Hal – hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
b. Ventilasi udara
60 Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
c. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di rang rapat, yaitu sebagai berikut.
1) Gaya klasikal/kelas
Gaya cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
2) Gaya Konferensi
Gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan team work.
61 3) Gaya Huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.
4) Gaya Workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
62 5) Meja Rapat Bentuk V
6) Meja Rapat Bentuk T
63 8. Akomodasi/Penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau biasanya para peserta rapat akan dinapkan di suatu tempat. Untuk rapat di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
9. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanakan dalam suatu kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris harus menyiapkannya.
10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan atau makanan berat untuk para peserta rapat harus rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus dipersiapkan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta kegiatan rapat.
Konsumsi berupa minuman dan makanan ringan dapat disajikan dengan cara berikut ini.
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi.
64 Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan disiapkan agar para peserta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan dalam mengikuti.
11. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari sau hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
12. Pengecekan Persiapan Terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut:
a. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
b. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
c. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
d. Apakah bahan – bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
e. Apakah daftar hadir, agenda rapat, dan susunan acara telah disiapkan?