BAB 10
1 68 Manajemen Proyek Konstruksi
MODEL KOMUNIKASI
Proses komunikasi dapat diilustrasikan seabaga seseorang yang mengirimkan "sesuatu" melalui sebuah saluran pipa dengan asumsi pihak yang menerima mengerti sepenuhnya apa yang hendak disampaikan.
Namun, persepsi seperti di atas tidak selalu benar. Model pemindahan informasi seperti ini disebut model tradisional atau model saluran pipa.
Pada kenyataannya, si penerima informasi dalam model tradisional tersebut harus menafsirkan sesuai kemampuan masing-masing dan sangat memungkinkan menimbulkan perbedaan penafsiran di antara pengirim dan penerima. Model ini dikenal dengan model perseptual.
PROSES KOMUNIKASI
Proses ini menyerupai seorang tenaga pengajar yang memberikan gagasan-gagasannya kepada peserta didiknya dalam kelas. Pada awalnya, tenaga pengajar memberikan topik bahasan yang akan didiskusikan bersama dengan peserta didiknya pada hari itu. Mulailah tenaga pengajar tersebut membentuk sistematika penyampaian materi dengan harapan semua peserta didiknya memahami seluruh gagasan yang akan disampaikannya.
Berbagai cara dilakukan untuk menyederhanakan permasalahan, di antaranya adalah penggunaan bahasa yang sederhana, penggunaan game/permainan, pemanfaatan OHP, pemanfaatan LCD proyektor, pemanfaatan komputer dan lain sebagainya. Hal ini dilakukan dengan harapan semua gagasannya dapat dipahami peserta didik sepenuhnya.
Apakah ada jaminan bahwa semua peserta didiknya yang mengikuti kuliahnya 1 00% memahami? Jawabannya akan sangat bervariasi.
Mungkin lebih dari 50 % memahami dan sisanya kurang memahami atau bahkan tidak mengerti sama sekali . Lalu, mengapa hal ini bisa terjadi?
Tidak semua peserta didik yang mengikuti kuliah mempunyai kemampuan untuk menginterpretasikan dan kemudian berlanjut ke tingkat pemahaman yang sama. Banyak faktor yang menyebabkan hal ini tetjadi, bisa timbul karena faktor intemal peserta didiknya, faktor lingkungan, faktor intemal tenaga pengaj ar, atau cara yang dilakukan oleh tenaga pengajar tersebut tidak tepat.
Komunikasi 1 69
Proses komunikasi bermula saat suatu pihak mengirimkan sesuatu. Pihak ini disebut pengirim atau sender yang ingin menyampaikan gagasannya kepada pihak lain yang disebut penerima atau receiver. Gagasan yang ingin disampaikan disebut pesan atau message. Pesan ini harus diubah oleh pengirim dalam bentuk lain, bisa berupa audial atau visual yang kemudian disebut simbol atau symbols. Pembuatan simbol ini disebut penyandian atau encoding. Simbol ini harus disampaikan kepada pihak lain melalui sebuah alat yang disebut saluran atau channel. Pihak penerima mencoba mengartikan simbol dan proses ini disebut pem
bukaan sandi atau decoding.
Seringkali terj adi gangguan pada si pengirim, saluran, dan si penerima yang datangnya dari luar. Gangguan ini disebut noise, misalnya suara sepeda motor, mobil, hujan, mesin-mesin dan lain sebagainya. Adapun semua halangan yang datang dari dalam disebut penghalang atau barriers, misalnya emosi, bahasa, kurangnya kemampuan indera, perbedaan status. Barriers hanya dapat terjadi pada pengirim dan penenma.
Encoding
Encoding adalah proses mengubah gagasan menjadi pesan melalui simbol-simbol yang digunakan. Simbol yang digunakan dapat bermacam
macam, tetapi lebih ditentukan oleh kemudahannya untuk dimengerti oleh si penerima. Komunikasi yang efektif dapat terjadi manakala pengirim tepat dalam pemilihan simbol, selain itu juga dapat mengurangi tetjadinya kemungkinan salah komunikasi (miscommunication ).
Tenaga pengajar yang mengajar di kelas dapat digunakan sebagai media untuk mengungkap bagaimana komunikasi terjadi . Gagasan yang akan disampaikan tenaga pengajar di kelas diubah ke dalam bahasa tulis dan gambar yang menurutnya tepat. Proses inilah yang disebut encoding.
Saluran
Setelah encoding selesai dilakukan maka dapat dilanjutkan dengan memilih saluran yang akan dilewati oleh simbol-simbol yang mengarah menuju si penerima. Ketepatan pemilihan jenis saluran dapat diukur dari beberapa parameter, di antaranya adalah cepat diterima oleh si penerima,
1 70 Manajemen Proyek Konstruksi
tanpa halangan apa pun, biaya yang dibutuhkan rendah. Saluran ini dapat dibedakan menjadi dua, saluran langsung manakala orang yang berkomunikasi berhadapan langsung dan tidak langsung jika keduanya tidak berhadapan secara langsung.
Kembali pada situasi tenaga pengajar memberikan kuliah kepada peserta didiknya. Setelah encoding dilakukan, simbol-simbol yang telah dibuatnya akan dikirim kepada peserta didiknya. Sebagian besar tenaga pengaj ar memilih menggunakan saluran langsung, yaitu bertatap muka dengan para peserta didiknya di dalam kelas. Banyak saluran yang mungkin digunakan, di antaranya adalah menggunakan transparansi (encoding-nya) dan Over Head Projector (salurannya), simbol ditulis dalam power point (encoding-nya) dan komputer/LCD (salurannya), a tau menggunakan kapur di papan tulis sebagai salurannya. Proses ini adalah tahap pemilihan jenis saluran.
Decoding
Proses mengartikan simbol yang dikirimkan oleh si pengmm disebut dengan decoding. Dalam usaha membuka sandi ini, si penerima berusaha untuk mengartikan dan kemudian memahami, tetapi tidak semua sandi yang berupa simbol-simbol tersebut dapat dimengerti oleh si penerima.
Kembali pada contoh tenaga pengajar memberikan kuliah di kelas.
Ketika si pengirim dalam hal ini tenaga pengajar selesai menjelaskan menggunakan transparan atau lainnya, para peserta didiknya mencoba menangkap apa yang ingin disampaikan tenaga pengajar. Namun, tidak semua peserta didiknya dapat mengerti dan memahami sepenuhnya. Hal ini dapat terjadi dikarenakan pada saat kuliah terjadi hujan lebat yang mengakibatkan suara hujan lebih dominan dibanding suara tenaga pengajar. Hal ini disebut gangguan atau noise. Dari semua peserta didiknya yang mengikuti kuliah, temyata tidak semua memahami dengan baik. Hal ini mungkin terjadi yang disebabkan oleh adanya halangan pada peserta didiknya itu sendiri, misalnya saja saat mengikuti kuliah sedang sakit sehingga kurang konsentrasi, kondisi peserta didik yang sedang sakit ini disebut penghalang.
Komunikasi 1 71
•
I
gangguan halangan Pengirim
t
i
gangguan
+ !
T
gangguan halangan
Pencrima
t
� · ' sa uran \ ·
L
e n c o d i n g �=J�l--1 �
�
d e c o d i n g �I�-�__) L___j
-I�--�
}-4(memahami)j
�---n1asukan-------·-__j
t t t
gangguan gangguan gangguan
•
I � �
Gambar 1 0.1 Proses te1jadinya komunikasi
JENIS KOMUNIKASI
Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara. yaitu komunikasi verbal dan nonverbal . Komunikasi verbal adalah komunikasi yang diucapkan/
lisan atau menggunakan tulisan, sedangkan komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan tanda-tanda, sinyal, gerak tubuh, bendera, bunyi-bunyian, dan lain sebagainya.
BENTUK JARINGAN KOMUNIKASI
• Jaringan rantai, dalam bentuk komunikasi model ini, dua orang yang berada di tepi hanya berhubungan dengan satu
o--o--o---o---o orang saja, yaitu di tepi kanan dan kirinya. Tiga orang yang berada di tengah masing-masing berhubungan dengan dua orang.
1 72 Manajemen Proyek Konstruksi
• Jaringan komunikasi huruf "Y", dalam bentuk komunikasi model
V
ini, tiga orang yang berkomunikasi dengan satu orang, satu orang berkomunikasi dengan dua orang dan satu orang berkomunikasi dengan tiga orang .f I
I6
• Jaringan komunikasi huruf "X", dalam bentuk komunikasi model ini, empat orang berkomunikasi dengan satu orang yang berada di tengah dan hanya satu orang yang berkomunikasi dengan empat orang.
• Jaringan roda, dalam bentuk komunikasi model ini, satu orang berkomunikasi dengan empat orang dan empat orang berkomunikasi dengan tiga orang.
• Jaringan lingkaran, dalam bentuk komunikasi model ini, masing
0
masing orang berkomunikasi dengan dua orang.• Jaringan koneksi lengkap, dalam bentuk komunikasi model ini,
@
masing-masing berkomunikasi dengan empat orang atau seluruh anggota lainnya. Jaringan ini disebut juga jaringan seluruh saluran atau All-Channel atau Complete Communication Network atau sering disebut Comcom.Komunikasi
APLIKASI KOMUNIKASI DI PROYEK KONSTRUKSI
Komunikasi dengan Kantor Pusat
1 73
Struktur organisasi dalam proyek konstruksi pada umumnya dibedakan menjadi dua bagian, yaitu struktur organisasi kantor pusat dan kantor proyek. Kantor pusat merupakan pengendali dari semua proyek yang ditanganinya, sedangkan kantor proyek merupakan pelaksana proyek di lapangan. Keduanya harus saling memberikan informasi untuk menjamin kelancaran proyek dan tercapainya tujuan proyek. Informasi yang saling ditukarkan antara lain permasalahan yang dihadapi di proyek, jenis dan j umlah material yang dibutuhkan, jenis peralatan yang dibutuhkan dan lain
sebagainya.
Komunikasi antara kantor pusat dan kantor proyek dapat dilakukan secara verbal, baik oral maupun tulisan. Saluran yang digunakan j uga berbagai macam, misalnya telepon, HT, atau radio komunikasi. Adapun bahasa tulis dengan format tertentu diutamakan untuk memenuhi Standard Operational Procedure (SOP) yang telah ditetapkan guna pemenuhan pengarsipan, misalnya untuk permintaan material, alat dan lain sebagainya. Dalam pembuatan form, sebaiknya dimuat berbagai ha!
berikut: ( 1 ) inf01masi, (2) permintaan, (3) pemberitahuan, (4) meme
rintahkan, (5) laporan. Selain itu. perlu dipertimbangkan kemudahan untuk memahami informasi. kemudahan pengisian, mudah dibaca.
Form-form yang telah dibakukan selain untuk keperluan pengarsipan dan pengendalian j uga dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak lain yang terkait langsung untuk bekerj a lebih efisien. Misalnya estimator. tingkat akurasi perkiraan biaya sebuah proyek sebaiknya dikomparasi terhadap biaya nyata di lapangan setelah dilaksanakan. Tujuan utamanya adalah mendapatkan infom1asi yang tepat untuk pekerjaan yang sama pada masa yang akan datang. Bagi pengelola peralatan, mformasi di lapangan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi kine1ja dari seluruh alat yang dipunyai sehingga dapat segera memutuskan tindakan yang tepat untuk peralatannya. Bagi logistik, semua informasi yang diperoleh dari form pennintaan material dapat difungsikan untuk kontrol jumlah dan jenis material yang digunakan . Bila terjadi ketidaksesuaian antara yang direncanakan dengan yang terjadi, sudah seharusnya pihak logistik bertanggung jawab untuk mencari penyebabnya.
1 74 Manajemen Proyek Konstruksi
Laporan Tertulis
Laporan tertulis perlu dibuat dan diberikan secara kontinu setiap periode waktu tertentu. Tuj uan utamanya adalah mengirimkan informasi secara akurat kepada pihak lain yang berwenang. Dalam proyek konstruksi, dikenal beberapa macam laporan, yaitu: laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Masing-masing jenis laporan mempunyai maksud dan tujuan tersendiri.
• Laporan Harian, scmua kegiatan yang te1j adi di proyek dalam satu hari harus direkam secara rinci dan informatif. Hal-hal yang harus diamati dan dicatat dalam setiap hari adalah rencana prestasi yang harus diselesaikan, prestasi yang dicapai, jumlah pekerja, jenis dan jumlah peralatan yang digunakan, cuaca yang terjadi, permasalahan yang timbul. kejadian lain yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek konstuksi dan dokumentasi berupa foto yang diperlukan. Rekaman kejadian dalam satu hari disebut laporan harian.
• Laporan Mingguan, laporan harian yang telah dikumpulkan selama satu minggu dapat diakumulasikan dan kemudian dapat dibentuk rekaman baru yang disebut Laporan Mingguan.
• Laporan Bulanan, laporan mingguan yang telah terkumpul selama empat minggu diakumulasikan dan kemudian dapat dibentuk rekaman baru yang disebut laporan bulanan.
Keahlian Komunikasi Verbal
Jenis komunikasi yang mungkin dilaksanakan di berbagai kesempatan untuk saling bertukar pikiran atau diskusi sebagai usaha untuk pemecahan masalah adalah meeting, informal meeting, formal meeting.
Penjelasan dari tiap jenisnya adalah sebagai berikut:
• Meeting, menyatukan informasi dari semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi merupakan ha! penting yang harus dilakukan secara rutin. Para pelaksana di lapangan yang terjun langsung melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan yang dibantu para pekerja konstruksi mengetahui dengan pasti semua kesulitan dan hambatan yang timbul di lapangan. Pem1asalahan yang timbul harus segera dicarikan
Komunikasi 1 75
solusi yang tepat, mengingat karakteristik proyek konstruksi yang terbatas durasinya. Keterkaitan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain mengharuskan para pelaksana bertemu dan menyatukan semua permasalahan kepada atasan langsung yang bertanggung jawab di proyek. Wadah yang dapat digunakan untuk keperluan tersebut adalah rapat atau meeting. Beberapa jenis meeting adalah percakapan, forum, konferensi, diskusi,
seminar, wawancara, komite, debat.
• Informal meeting, meeting jenis ini biasa11ya .tidak ada batasan waktu dan tidak ada agenda yang jelas. Demikian juga tidak ada notulen selama meeting sehingga semua usulan, tindakan, keputusan tidak terekam. Akibatnya, sangat besar kemungkinan terjadinya perbedaan interpretasi dan penyangkalan hasil meeting.
• Formal meeting, meeting jenis ini mempunyai agenda yang jelas dan selama meeting terjadi diskusi, usulan dan solusi. Untuk itu, diperlukan hal-hal berikut perencanaan dan pengaturan yang jelas, identifikasi siapa yang akan diundang dan hadir dalam meeting, siapa yang menjadi pimpinan meeting dan sekretarisnya, penyiapan agenda untuk kemudian didistribusikan kepada segenap peserta meeting, waktu yang jelas, dan penyampaian aturan-aturan dalam meeting.
Dalam sebuah meeting, sebaiknya informasi mengenai tujuan diadakan meeting harus jelas. Di antaranya adalah:
• Agenda, agenda meeting sebaiknya dicantumkan dalam undangan meeting. Ha! ini dimaksudkan memberikan informasi kepada segenap peserta untuk mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan.
• Pimpinan, meeting dipimpin oleh pimpinan kantor. Namun, untuk meeting di proyek dipimpin oleh pimpinan proyek. Beberapa jenis meeting yang dilaksanakan di proyek adalah:
� Project meeting, adalah meeting yang dipimpin oleh kepala proyek yang dihadiri oleh konsultan, Quantity surveyor, kontraktor utama, supplier.
1 76 Manajcmen Proyek Konstruksi
-$- Site meeting, adalah meeting yang dipimpin oleh site manager untuk memantau prestasi yang dicapai. Dihadiri oleh kontraktor utama, pelaksana, pengawas, supplier dan staf lainnya.
-$- Domestic site meeting, adalah meeting yang dipimpin oleh site manager untuk memantau prestasi dan permasalahan di lapangan. Dihadiri oleh site engineer, para pelaksana, mandor, pekerj a (pilihan), kontraktor quantity surveyor.
• Sekretaris, untuk setiap meeting, sebaiknya ditunjuk salah satu sebagai sekretaris yang berfungsi mendokumentasikan semua hal yang terjadi dalam meeting, baik masalah, usulan, solusi dan keputusan.
Kepada segenap peserta,
Kami mengundang Bp/lbu untuk hadir dalam acara meeting proyek ABC. pad a hari Senin, 27 Januari 20 . jam 1 0.00 WIB.
1. Pembukaan
2. Review hasil rr.eeting tgl. . . 3 . Progress pekerjaan
a. Kontraktor utama b. Sub-kontraktor 4. Permasalahan 5. Lain-lain
6. Meeting selanjutnya . .
Hormat kami.