PROJECT MANAGER
6. Administrasi
3.3. Lingkup Tugas dan Tanggung jawab Personil 1. Project Manager
Dalam arti luas, seorang Project Manager bertugas menjalankan dan mengelola pelaksanan fisik proyek serta bertanggungjawab atas kualitas, penggunaan dana, dan control terhadap time schedule yang telah dilaksanakan sejak awal. Secara rinci, tugas pokok Project Manager adalah:
a. Mengkoordinasi serta mengawasi secara langsung maupun tidak langsung seluruh kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan fisik proyek, yang tidak meliputi fungsi logistic, fungsi keuangan, perencanaan, pengendalian dan operasional.
b. Menetapkan jadwal waktu pelaksanaan dan rencana anggaran yang akan dipakai sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan.
c. Meneliti dan mengesahkan kemajuan pekerjaan yang ada dalam proyek sesuai dengan gambar, spesifikasi teknis, jadwal waktu dan rencana anggaran.
d. Melakukan tindakan preventif atas penyimpangan-penyimpangan yang tidak terjadi selama pelaksanaan.
e. Mengikuti setiap rapat rutin mingguan yang dihadiri setiap pihak yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan proyek, dalam rapat project manager, berusaha menjelaskan setiap masalah yang dijumpai dalam pelaksanaan dan bila diperlukan yang bersangkutan dapat memberikan saran-saran.
f. Membuat laporan kemajuan pelaksanaan dan informasi proyek secara keseluruhan untuk pimpinan kontraktor tepat pada waktunya serta bertanggungjawab penuh kepada pimpinan kontraktor mengenai pelaksanaan fisik.
3.3.2. Site Manager
Secara umum Site Manager bertugas untuk membantu Project Manager dalam kaitannya dengan segala kegiatan dan pelaksanaan fisik di lapangan. Secara terperinci, tugas Site Manager meliputi:
a. Menciptakan koordinasi dan sinkronisasi dari seluruh unit-unit pekerjaan.
b. Melakukan pengaturan dan pengawasan terhadap teknis pelaksanaan, penerimaan, penyimpanan dan penggunaan bahan-bahan, alat-alat pembantu pekerjaan baik secara langsung maupun secara tidak langsung.
c. Membuat dan mengajukan program pengendalian kebutuhan material, peralatan dan tenaga kerja kepada Project Manager secara berkala.
d. Merencanakan target prestasi pekerjaan yang akan dicapai dengan Project Manager.
e. Mengikuti rapat rutin mingguan (berkala) dan membantu Project Manager dalam menjelaskan segala permasalahan yang ditemui di lapangan.
f. Membuat laporan berkala mengenai prestasi kerja kepada atasan.
g. Mengevaluasi jalannya pelaksanaan pekerjaan.
h. Melakukan koordinasi dan pengawasan kualitas dan kuantitas pekerjaan terhadap sub kontraktor.
i. Bertanggungjawab kepada Project Manager atas pekerjaan dari segi teknis, pengendalian biaya, serta target limitasi waktu yang telah ditentukan.
3.3.3. Seksi Logistik
Seksi logistik bertugas dalam bidang pengadaan bahan-bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Secara rinci tugas seksi logistik adalah sebagai-berikut:
a. Dalam hubungan keluar, seksi logistik bertugas:
• Melakukan survey tentang resources, kualitas, kuantitas, harga, transport, dan data-data lain yang berhubungan dengan kebutuhan bahan- bahan/peralatan proyek.
• Hasil survey dilaporkan kepada Site Manager.
• Melaksanakan pembelian bahan-bahan/peralatan proyek dan sekaligus mengurus pengangkutannya ke proyek.
• Mengadalan dan memelihara hubungan dengan rekan-rekan usaha/supplier.
b. Dalam hubungan ke dalam, seksi logistic bertugas untuk:
• Membuat program pengadaan bahan-bahan/peralatan kebutuhan proyek.
• Mengatur dan menyediakan bahan-bahan/peralatan ke dalam gudang, pengaturan serta penempatannya.
• Melaporkan kepada bagian logistic mengenai stok bahan- bahan/peralatan, kondisinya (rusak atau baik) yang ada dalam gudang.
• Bertanggungjawab atas keamanan, keutuhan dan mengusahakan keteraturan penyimpanan material dan peralatan dalam gudang.
3.3.4. Seksi Keuangan
Tugas seksi keuangan adalah:
a. Mempersiapkan dana untuk kebutuhan pembelian bahan-bahan, peralatan dan upah/gaji pegawai.
b. Melaksanakan pengupahan/penggajian pegawai/pembayaran pihak ketiga.
c. Menbuat administrasi keuangan proyek dengan sistem pembukuan Cash Flow serta keterangan yang diperlukan.
d. Bertanggungjawab atas keuangan yang ditangani oleh seksi logistic.
3.3.5. Pelaksana
Pelaksana adalah pihak yang langsung mengawasi, memberi petunjuk tentang pelaksanaan pekerjaan yang didasarkan atas spesifikasi teknis yang telah ada kepada mandor-mandor pada setiap unit pekerjaan. Unsur pelaksana dalam proyek ini meliputi pelaksana dalam bidang pekerjaan pembesian, pengecoran, dan
lain-lain. Ditinjau dari garis komando, pelaksana hanya akan bertindak apabila diperintah oleh kepala pelaksana/Site Manager.
Adapun tugas pelaksana adalah:
a. Mempelajari bestek, konstruksi, elektrikal, mekanikal dan gambar-gambar lainnya.
b. Melaksanakan perintah atasan (Site Manager) dan meneruskannya dengan instruksi pelaksana kepada mandor-mandor.
c. Meminta kepada seksi logistic/bagian gudang kebutuhan akan bahan-bahan yang telah diberikan oleh seksi logistic/bagian gudang.
d. Menanyakan hal-hal yang dianggap meragukan mengenai teknis pelaksanaan, spesifikasi teknis dan gambar-gambar kerja (bestek) kepada pelaksana (Site Manager).
e. Untuk mencapai hasil kerja yang efisien, efektif secara ekonomis, pelaksana mengintruksikan kepada mandor dalam hal pengendalian man power.
f. Bertanggungjawab kepada Site Manager.
3.3.6. Administrasi Proyek
Tugas dan tanggungjawab adminisrasi proyek adalah:
a. Mengatur dan mengurus sekretariat proyek
b. Menyelenggarakan pembukuan, surat-menyurat serta kearsipan proyek.
c. Mneyelenggarakan administrasi personalia proyek.
d. Mengatur proses penerimaan dan penempatan karyawan.
e. Bertanggungjawab kepada Site Manager.
3.3.7. Mechanical / Peralatan
Bagian peralatan mempunyai tugas dan tanggungjawab atas penyediaan, pemeliharaan serta keamanan penggunaan seluruh peralatan kerja agar selalu dalam keadaan siap pakai. Tugas dan tanggungjawabnya, yaitu:
a. Menerima dan menyimpan dengan baik seluruh alat-alat kerja.
b. Mengawasi dan memberi petunjuk penggunaan seluruh alat-alat kerja.
c. Mereparasi alat-alat yang rusak.
d. Memonitor seluruh peralatan yang digunakan pada setiap unit kerja terutama dalam keselamatan kerja pemakai.
e. Mengadministrasikan setiap peminjaman peralatan.
f. Membuat laporan secara berkala tentang seluruh kondisi peralatan kerja yang berkaitan dengan jumlah, kondisi fisik (baik atau rusak) dan lain-lain.
g. Bertanggung jawab kepada Site Manager
Seluruh peralatan pembangunan yang digunakan adalah milik sub kontraktor.
3.3.8. Mandor
Tugas dan tanggungjawab mandor adalah:
a. Memberikan instruksi pelaksanaan pekerjaan kepada para pekerja.
b. Memimpin dan memberikan petunjuk bagi para pekerja tentang cara-cara pelaksaan pekerjaan.
c. Bertanggungjawab kepada Site Manager.
Para mandor dibantu oleh para tukang yang memiliki keahlian di beberapa bidang, misalnya:
a. Tukang gali tanah b. Tukang batu c. Tukang kayu d. Tukang besi e. Tukang listrik
f. Tukang sanitasi, dan lain-lain 3.3.9. Satpam
Menurut hukum organisasi, satpam proyek tidak mempunyai tangungjawab langsung dan ikut serta dengan prestasi pelaksanaan proyek. Satpam proyek bertanggungjawab kepada Site Manager dan Project Manager atas keamanan site/lokasi proyek secara keseluruhan misalnya keamanan atas bahan-bahan atau peralatan proyek.
3.4. Mekanisme Pengawasan