Dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi ini, kegiatan yang peserta lakukan memiliki beberapa manfaat dalam setiap output yang dihasilkan.
Adapun manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis
Berikut manfaat output bagi penulis, diantaranya yaitu:
a. Peserta dapat mengaktualisasikan setiap nilai-nilai dasar ASN (BerAKHLAK), smart ASN dan Manajemen ASN dalam melaksanakan tugas dan fungsinya;
b. Meningkatkan peserta dalam menggunakan perangkat teknologi informasi;
c. Meningkatkan tanggung jawab peserta dalam melaksanakan kegiatan yang telah di rencanakan; dan
d. Dapat berkontribusi terhadap pelayanan arsip.
2. Bagi petugas arsip
Berikut manfaat output bagi petugas arsip, diantaranya yaitu:
a. memudahkan petugas arsip dalam kegiatan temu balik arsip;
b. Dapat mencari dokumen dalam full text;
c. Memudahkan petugas arsip dalam berbagi dokumen/ arsip;
74
d. Memudahkan petugas arsip dalam melihat dokumen tanpa meninggalkan meja kerja;
e. Memudahkan dalam memberikan informasi arsip kepada atasan;
f. Adanya keseragaman dalam pemberkasan arsip;
g. Adanya pemahaman terkait tata cara pemberkasan; dan
h. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip tentang pengelolaan arsip.
3. Bagi Rumah Sakit
Berikut manfaat output bagi rumah sakit, diantaranya yaitu:
a. Sebagai sumber informasi;
b. Mudah dalam recovery data;
c. Mengurangi kehilangan arsip;
d. Sebagai kegiatan pemeliharaan arsip;
e. meningkatkan efektifitas dalam kegiatan pengarsipan mulai dari penciptaan sampai penyusutan arsip;
f. Adanya standar dalam pengelolaan arsip, sehingga keseragaman dalam pelaksanaan pengarsipan di rumah sakit dapat berjalan; dan.
g. Meningkatkan kualitas mutu pelayanan arsip
4. Bagi stakeholder Luar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo
Berikut manfaat output bagi stakeholder, diantaranya yaitu:
a. Meningkatkan waktu respons dalam pencarian arsip;
b. Menghemat tenaga karena arsip sudah tertata dengan baik;
c. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu pelaksanaan audit; dan d. Memudahkan penilaian kearsipan ketika dilakukan audit.
Berdasarkan manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya kegiatan inovasi dari peserta dapat membantu mengurangi permasalahan tentang kearsipan terutama pemberkasan arsip di RSUD R.A.A. Tjokronegoro. Dimana pemberkasan arsip di RSUD R.A.A. Tjok ronegoro setelah dilakukan aktualisasi telah teratur dan telah terdigitalisasi sampai bulan Juni 2022. Sehingga, apabila pimpinan membutuhkan arsip tersebut untuk kepentingan dinas dapat segera ditemukan.
75 F. Rencana Tindak Lanjut (RTL) Aktualisasi
Dalam kegiatan aktualisasi ini, peserta berencana melakukan tindak lanjut terhadap kegiatan yang belum terselesaikan dalam masa habituasi agar inovasi yang peserta laksanakan dapat bermanfaat dengan maksimal.
Selain itu, kegiatan rencana tindak lanjut aktualisasi ini dapat menjadikan salah satu cara peserta dalam melaksanakan nilai-nilai dasar PNS. Berikut rencana tindak lanjut yang peserta rencanakan:
Tabel 3.3 Rencana Tindak Lanjut No Kegiatan dan
Keterkaitannya dengan MP Agenda 3
Output Kegiatan Keterkaitan dengan Nilai-Nilai Dasar PNS
Waktu Para Pihak yang Terlibat
Sumber Biaya
Ket
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1 Mengusulkan pengadaan sarana penyimpanan arsip dan Scanner Khusus untuk Petugas Arsip
Adanya sarana
penyimpanan arsip dapat mewujudkan tertatanya fisik arsip dengan teratur dan terpelihara.
Sehingga, dapat mempercepat dalam temu balik arsip. Hal ini merupakan wujud dari peran ASN dalam merencanakan kegiatan.
Selain itu, dengan adanya sarana prasarana
kearsipan maka
berkontribusi dalam memberikan pelayanan yang optimal
Adanya scanner dan sarana penyimpanan arsip
1) Berorientasi Pelayanan Dalam melakukan pengadaan sarana penyimpanan arsip dan scanner saya bertinndak dengan solutif dalam memilih jenis peralatan, sehingga petugas arsip dapat maksimal ketika melakukan pengelolaan arsip guna memenuhi kebutuhan pengguna arsip 2) Akuntabel
Dalam melakukan pengadaan sarana prasarana kearsipan, saya bertindak dengan teliti sarpras apa saja yang perlu diadakan, selain itu, juga harus bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pemakaian sarpras tersebut agar penggunaannya dapat efektif.
3) Kompeten
Dalam melakukan pengadaan,
Januari 2023 sesuai dengan arahan mentor
Subbagian
Perencanaan dan Subbagian
Subbagian Umum dan Kepegawaian.
Subbagian
Perencanaan untuk mengalokasikan anggaran tentang sarana prasarana kearsipan di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro.
Selain itu, keterlibatan Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian yaitu untuk memberikan persetujuan terhadap
pengajuan jenis
APBD Adanya surat usulan pengadaan barang
76
Adanya scanner akan mempercepat digitalisasi arsip sehingga dalam pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan. Hal ini merupakan implementasi dari karekter ASN yang mempunyai kemampuan IT dan entrepeneurship.
saya melakukan dengan terbaik, dengan cara mencari referensi jenis barang yang dibutuhkan. Dapat
4) Harmonis
Dalam melakukan pengadaan barang, saya menerima masukan dan saran baik atas barang yang dipilih
5) Loyal
Dalam melakukan pengadaan barang, saya berdedikasi terhadap kemajuan Rumah Sakit yang salah satunya diwujudkan dengan kedisiplinan dalam pengelolaan arsip
6)Adaptif
Dalam melakukan pengadaan barang, saya bertindak secara proaktif dengan cara mengesampingkan mood pada saat itu.
7) Kolaboratif
Dalam melakukan pengadaan barang, saya bekerjasama
barang dan type barang.
77
dengan Subbagian Perencanaan agar dapat dialokasikan anggaran.
2 Pemberkasan Arsip dengan Teratur
Adanya pemberkasan arsip yang teratur dapat memudahkan temu balik arsip ketika dibutuhkan.
Selain itu, pemberkasan arsip ini juga memudahkan dalam
\penyusutan arsip ketika dilakukan pemindahan atau pemusnahan arsip sehingga, kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu memberikan pelayanan yang berkualitas dan professional.
Selain itu, untuk mempercepat proses temu baliknya, kegiatan ini menggunakan bantuan perangkat lunak berupa
Arsip selalu Up to Date dengan bantuan alat teknologi.
a. Berorientasi Pelayanan Dalam pemberkasan arsip, saya bertindak dengan cepat agar arsip yang siap simpan tidak menumpuk
b. Akuntabel
Dalam pemberkasan arsip, saya tetap teliti dalam penyortiran klasifikasi arsipnya sebelum di simpan dalam filling cabinet
c. Kompeten
Dalam pemberkasan arsip, menerapkan tata cara sesuai panduan agar hasil yang diperoleh maksimal
d. Harmonis
Dalam pemberkasan arsip, saya berkoordinasi dengan baik bersama teman sesama Arsiparis
Setiap hari sesuai dengan tugas seorang petugas arsip
Petugas Arsip, Arsiparis
Dalam hal ini, petugas arsip dan Arsiparis berperan penting dalam pemberkasan arsip karena baik petugas arsip maupun Arsiparis merupakan seseorang yang berkaitan langsung dalam kegiatan pemberkasan arsip
APBD
78
google form dan google drive. Sehingga, hal tersebut berkaitan dengan Smart ASN yaitu memiliki kemampuan dalam bidang teknologi dan
mampu dalam
pengelolaan perangkat keras dan perangkat lunaknya
e. Loyal
Dalam melakukan
pemberkasan arsip, saya tetap menjaga isi dari suatu arsip
f. Adaptif
Dalam melakukan
pemberkasan arsip, selain memberkaskan fisik saya juga memberkaskan secara digital
g. Kolaboratif
Dalam melakukan
pemberkasan arsip, saya berkonsultasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan apabila mengalami kendala 3 Evaluasi Kepatuhan
Pemberkasan Arsip secara Berkala kepada Petugas Arsip
Adanya evaluasi kepatuhan ini dapat
mengetahui dan
memberikan solusi dalam
Adanya pemberkasan arsip yang teratur dan sesuai dengan peraturan.
a. Berorientasi Pelayanan Dalam evaluasi kepatuhan pemberkasan arsip, saya memberikan solusi dan dapat diandalkan apabila terdapat suatu masalah
b. Akuntabel
Dalam melakukan evaluasi
3 bulan sekali sesuai kesepakatan saat
sosialisasi pemberkasa n arsip
Petugas Arsip, Arsiparis
Dalam evaluasi kepatuhan ini, Petugas arsip berperan sebagai pelaksana
pemberkasan arsip
APBD Memakai ceklist
79
pemberkasan arsip.
Sehingga, apabila pimpinan/ pegawai lain membutuhkan arsip tersebut, maka arsip dapat segera ditemukan dengan cepat dan tepat.
Sehingga, kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu memberikan pelayanan yang berkualitas dan professional
Adanya evaluasi kepatuhan pemberkasan arsip yang menggunakan bantuan google form maka akan mempercepat
penilaian dan
pelaksanaan evaluasi.
Sehingga, hal tersebut berkaitan dengan Smart
ASN yaitu
berkemampuan digital
kepatuhan pemberkasan arsip, saya bertindak dengan teliti dan memberikan informasi secara benar dan lengkap
c. Kompeten
Dalam evaluasi kepatuhan pemberkasan arsip, saya memberikan bimbingan kepada petugas arsip apabila ada kegiatan yang kurang sesuai
d. Harmonis
Dalam melakukan evaluasi pemberkasan arsip, saya selalu komunikatif agar suasana tetap kondusif e. Loyal
Dalam melakukan evaluasi pemberkasan arsip, saya menjaga rahasia arsip dari masing-masing unit
f. Adaptif
Dalam melakukan evaluasi pemberkasan arsip, saya
yang akan dilakukan evaluasi.
Arsiparis berperan dalam kegiatan ini sebagai seseorang yang melakukan evaluasi kepatuhan pemberkasan arsip dalam setiap unit di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro Purworejo
80
membuat daftar ceklist untuk memudahkan mengetahui perkembangan setiap 3 (tiga) bulan
g. Kolaboratif
Dalam melakukan evaluasi pemberkasan, saya bekerja sama dengan petugas arsip masing-masing unit untuk koordinasi pelaksanaannya
81
82 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan
1. Berdasarkan pendalaman isu dengan mentor selama masa aktualisasi ini tidak ada perubahan kegiatan. Akan tetapi, untuk tahapan kegiatan ada perubahan berupa tidak adanya revisi pembuatan SPO Pengelolaan Arsip. Hal ini dikarenakan draft SPO tersebut langsung disetujui oleh Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian. Selain itu, ada juga perubahan pada tahapan kegiatan Sosialisasi Pemberkasan Arsip.
Dimana dalam kegiatan tersebut, untuk evaluasi kepatuhan pemberkasan arsipnya diundur setelah masa aktualisasi. Hal ini berdasarkan kesepakatan dengan petugas arsip bahwa tahapan kegiatan evaluasi kepatuhan pemberkasan arsip akan dilaksanakan setiap 3 (tiga) bulan sekali setelah sosialisasi ini berlangsung.
2. Berdasarkan isu di atas, peserta melakukan kegiatan sebagai wujud inovasi dalam rangka menyelesaikan masalah yang terjadi. Kegiatan tersebut diantaranya yaitu pembuatan SPO Pengelolaan Arsip, digitalisasi arsip, pembuatan daftar arsip, dan sosialisasi pemberkasan arsip
3. Pada setiap tahapan kegiatan, peserta mengaktualisisakin nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif
4. Output dari kegiatan yang penulis lakukan dalam aktualisasi tersebut memberikan kontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu Terwujudnya Rumah Sakit Umum Daerah yang Handal, Modern, dan Berbudaya.
Selain itu, juga berkontribusi terhadap misi rumah sakit yaitu memberikan pelayanan yang professional dan berkualitas, mengembangkan pelayanan berbasis tehnologi, menyediakan pelayanan yang terjangkau dan menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman.
5. Output dari setiap kegiatan yang penulis lakukan ini berkontribusi terhadap nilai-nilai rumah sakit yaitu keterbukaan, kebersamaan, profesional, kejujuran dan kedisiplinan
6. Kegiatan Aktualisasi yang peserta lakukan ini memberikan manfaat bagi penulis (Arsiparis), petugas arsip, Rumah Sakit, dan Stakeholder luar (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo)
83
7. Dalam kegiatan aktualisasi ini, peserta mempunyai rencana tindak lanjut yang akan dilaksanakan setelah masa habituasi selesai, diantaranya yaitu pengadaan sarana penyimpanan arsip dan scanner khusus untuk petugas arsip, melakukan pemberkasan arsip dan evaluasi pemberkasan arsip secara berkala kepada Petugas Arsip