83
7. Dalam kegiatan aktualisasi ini, peserta mempunyai rencana tindak lanjut yang akan dilaksanakan setelah masa habituasi selesai, diantaranya yaitu pengadaan sarana penyimpanan arsip dan scanner khusus untuk petugas arsip, melakukan pemberkasan arsip dan evaluasi pemberkasan arsip secara berkala kepada Petugas Arsip
84 REFERENSI
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabtan Fungsional Arsiparis.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.
Peraturan Bupati Purworejo Nomor 46 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo, Badan Usaha Milik Daerah dan Pemerintah Desa.
Peraturan Bupati Purworejo Nomor 72 Tahun 2020 tentang Tata Kelola Badan Layanan Umum Daerah Rumah Sakit Umum Daerah R.A.A Tjokronegoro Kabupaten Purworejo.
Peraturan Bupati Purworejo Nomor 106 Tahun 2021 tentang Pembentukan, Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah R.A.A. Tjokronegoro Kelas C Kabupaten Purworejo
Keputusan Bupati Purworejo Nomor 160.18/689/2019 tentang Penetapan Nama R.A.A. Tjokronegoro sebagai Nama Identitas Rumah Sakit Umum Daerah Kelas C Kabupaten Purworejo.
Keputusan Kepala Kantor Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu Kabupaten Purworejo Nomor 562.62/001/IQRS/VII/2020 tentang Pemberian Izin Operasional Rumah Sakit
85
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Analisis Isu Kontemporer”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Berorientasi Pelayanan”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Akuntabel”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Kompeten”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Harmonis”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Loyal”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Adaptif”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Kolaboratif”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Manajemen ASN”.Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.2021.Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil:”Smart ASN”.Jakarta:Lembaga Administrasi
86 Negara Republik Indonesia.
SOP pelaksanaan arsip aktif di central file pada Arsip Nasional Republik Indonesia
87 LAMPIRAN 1. Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip
Gambar 1.1. Konsultasi dengan Mentor yang Menghasilkan Masukan dan Saran
Gambar 2.1. Hasil Konsultasi dengan Mentor pada gambar 1 yang diambil Pada Tanggal 31 Mei 2022 Berisi tentang Masukan dan Saran dalam Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip yaitu SPO perlu dibuat secara Menyeluruh dan Jelas dengan Kalimat Operasional. Selain Itu, Dalam Pembuatan SPO Perlu Mencari Referensi yang Tepat
88
Gambar 3.1 Pencarian Referensi dalam Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip yang dilakukan pada Tanggal 2 Juni 2022. Dimana dalam Pencarian Referensi ini Menghasilkan Daftar Referensi Terkait Pengelolaan Arsip yang dapat dilihat pada link https://drive.google.com/drive/folders/11czjX4-ql-T- 3lwtS4iLEiMBkQHu5ATd?usp=sharing
Gambar 4.1. Konsultasi dengan Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo terkait SPO Pengelolaan Arsip. Konsultasi ini menghasilkan Masukan Berupa Tata Cara Pembuatan SPO yang Lengkap. Dimana dalam SPO Perlu Memuat tentang Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, dan Penyusutan Arsip
89
Gambar 5.1. Pembuatan Draft SPO Pengelolaan Arsip pada Tanggal 3 Juni 2022 yang
Menghasilkan Draft SPO Pengelolaan Arsip
90
91
92
93
Gambar 6.1 Draft SPO Pengelolaan Arsip yang Terdiri dari Langkah-Langkah Tahap Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, dan Penyusutan Arsip
Gambar 7.1 Pengajuan Draft SPO Pengelolaan Arsip kepada Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian untuk diteliti Isi dan Kesesuaiannya dengan Tata Naskah Dinas
94
Gambar 8.1 Persetujuan SPO oleh Mentor selaku Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian karena SPO Sudah Sesuai dengan Peraturan dan Tata Naskah Dinas. Persetujuan ini dibuktikan dengan diberikannya Paraf pada Draft SPO
95
Gambar 9.1 Permintaan Tanda Tangan SPO Pengelolaan Arsip kepada Direktur RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo yang Menghasilkan Adanya Pengesahan SPO
Gambar 10.1 Pemberian Nomor SPO Pengelolaan Arsip oleh Petugas Pengendali Surat.
Dimana Nomor SPO tersebut adalah 053.1/111/2022. Sementara itu, SPO yang telah lengkap dapat dilihat pada link https://drive.google.com/file/d/1I6pihei8yj0TIvZm0ctf3KvKLsfQQ2WP/view
?usp=sharing
96
Gambar 11.1 Sosialisasi SPO Pengelolaan Arsip yang dilakukan pada Tanggal 6 Juni 2022
Gambar 12.1. Hasil Pretest dan Post Test Sosialisasi SPO Pengelolaan Arsip. Dimana dari Hasil Pretest tersebut mendapat Nilai Rata-Rata 75. Sementara Hasil Posttest Mendapat Nilai Rata-Rata 100.
97
Gambar 13.1 Notulen Pelaksanaan Sosialisasi SPO Pengelolaan Arsip. Dimana Keputusan dari Kegiatan Sosialisasi Tersebut Yaitu Perlu Dilakukan Kegiatan Praktik Langsung dan Evaluasi Berkala dari Bagian Sekretariat
98
Gambar 14.1. Pelaksanaan Evaluasi Pengelolaan Arsip pada Masing-Masing Unit Kerja.
Dimana dalam Evaluasi Tersebut diperoleh Daftar Penilaian Terhadap Evaluasi Pengelolaan Arsip yang dapat dilihat pada link https://drive.google.com/file/d/1v_3Om2OfMi78ybOMQrodS0s7_R8D- kEI/view?usp=sharing dengan Nilai Rata-Rata 64,78.
99 Lampiran 2. Bukti Kegiatan Digitalisasi Arsip
Gambar 1.2. Konsultasi dengan Mentor yang Menghasilkan Masukan dan Saran.
Gambar 2.2. Hasil Konsultasi dengan Mentor pada Tanggal 13 Juni 2022 yang Menghasilkan Masukan Berupa Perlunya Pemilahan Arsip Penting dengan Mengutamakan Surat Keputusan. Selain itu, Juga Perlunya Berita Acara Pemindaian Arsip
100
Gambar 3.2. Pembuatan Flow Chart Digitalisasi Arsip Untuk Memudahkan Kegiatan Digitalisasi Arsip
Gambar 4.2 Flow chart Kegiatan Digitalisasi Arsip yang Terdiri dari Tahap Identifikasi Arsip dan Penyortiran Arsip, Alih Media Arsip, Pengembalian Fisik Arsip, Penyimpanan Hasil Alih Media, Identifikasi Kembali Arsip, Pembuatan Berita Acara, dan Pengesahan Berita Acara
101
Gambar 5.2. Kegiatan Identifikasi Arsip Surat Keluar yang dipindai Antara Arsip Biasa dengan Arsip Penting. Dimana dari Identifikasi Ini Terdapat 219 Arsip yang Dilakukan Pemindaian
Gambar 6.2. Kegiatan Identifikasi Arsip Surat Masuk yang dipindai dipindai Antara Arsip Biasa dengan Arsip Penting. Dimana dari Identifikasi Ini Terdapat 61 Arsip yang Dilakukan Pemindaian
102
Gambar 7.2. Kegiatan Pemindaian Arsip sebagai Proses dari Pemberkasan Arsip Secara Digitalisasi
Gambar 8.2. Arsip Surat Keluar yang Telah Dilakukan Pemindaian yang Terdiri dari Arsip Surat Keputusan Direktur Sebanyak 219
103
Gambar 9.2. Arsip Surat Masuk yang Telah Dipindai Sebanyak 37 Arsip dari Bupati
Gambar 10.2. Arsip Surat Masuk yang Telah Dipindai Sebanyak 24 Arsip dari Dinas Kesehatan
104
Gambar 11.2. Penyimpanan Arsip Surat Keluar dan Masuk di Drive Komputer yang Telah dipisahkan Antara Surat Keluar dan Surat Masuk
Gambar 12.2. Ceklist Hasil Identifikasi Kembali Arsip Surat Keluar yang Telah Dilakukan Digitalisasi Agar Tidak Terdapat Arsip yang Terlewat
105
Gambar 13.2. Ceklist Hasil Identifikasi Kembali Arsip Surat Masuk yang Telah Dilakukan Digitalisasi
Gambar 14.2. Pembuatan Berita Acara Digitalisasi Arsip yang Memuat Nomor, Waktu Pelaksanaan, Tempat Pelaksanaan, Jenis Arsip, Jumlah Arsip, Proses Alih Media dan Pelaksana
106
Gambar 15.2. Permintaan Pengesahan Berita Acara Alih Media kepada Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagai Bukti Pelaporan Kepada Atasan
Gambar 16.2. Permintaan Nomor Berita Acara Alih Media oleh Pengendali Nomor.
Dimana Nomor dari Berita Acara ini yaitu 035/1332/2022
107
Gambar 17.2. Berita Acara Alih Media Arsip yang Telah Disahkan Oleh Kepala Subbagaian Umum dan Kepegawaian. Dimana dalam Berita Acara tersebut Memuat Nomor, Waktu Pelaksanaan yaitu 13 Juni-20 Juni 2022 yang dilaksanakan di RSUD R.A.A. Tjokronegoro dengan Jenis Arsip Penting. Sementara Jumlah Arsip surat Keluar yang dilakukan Digitalisasi Sebanyak 219 dan Surat Masuk 61 dengan Proses Alih Media Melalui Scanning yang dilaksanakan Oleh Arsiparis
108 Lampiran 3. Kegiatan Pembuatan Daftar Arsip
Gambar 1.3. Konsultasi kepada Mentor untuk Mendapatkan Saran dan Masukan
Gambar 2.3. Masukan dari Mentor yang diambil pada Tanggal 20 Juni 2022 dengan Menghasilkan Masukan Berupa Perlunya Input Data Secara Lengkap dan Pengecekan Kembali Apabila Arsip Telah Diinput
https://drive.google.com/drive/folders/19rOlCtBQ5e4mAkE__tCekbQhlrb4M4pJ?usp=sh aring
Gambar 3.3. Daftar Referensi Pembuatan Daftar Arsip
109
Gambar 4.3. Tampilan Depan Google Form Input Surat dan Temu Balik Arsip Sebelum Melakukan Log In ke Masing-Masing Menu
Gambar 5.3. Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Surat Masuk yang Belum Diisi dengan Data Arsip
110
Gambar 6.3. Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Surat Keluar Sebelum dilakukan Input Data. Dimana Daftar Berkas ini Meliputi No, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi Berkas, Kurun Waktu, Jumlah dan Keterangan. Sementara Untuk Daftar Isi Berkas Terdiri dari No, Nomor Berkas, Nomor Item, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi Arsip, Jumlah, Keterangan, dan Fisik Surat.
Gambar 7.3. Penyimpanan Data di Google Drive Untuk Menyimpan Digitalisasi Fisik Arsip, Sehingga Arsip Aman dan Mudah ketika Memberikan Informasi kepada Atasan
111
Gambar 8.3. Rekap Arsip Surat Masuk di Google Drive yang Telah dilakukan Input Data Sebanyak 61 Untuk Surat Masuk dan 219 Untuk Surat Keluar.
Gambar 9.3. Daftar Isi Berkas dapat Digunakan sebagai Alat Temu Balik Arsip dengan Cara Klik di Search, maka Akan Langsung Merujuk ke Arsip yang dibutuhkan
Ketik Pencarian
“Non ASN”
HASIL TEMU BALIK
112 Lampiran 4. Sosialisasi Pemberkasan Arsip
Gambar 1.4. Konsultasi dengan Mentor pada Tanggal 27 Juni 2022 untuk Mendapatkan Saran dan Masukan dalam Kegiatan Sosialisasi
Gambar 2.4. Masukan dan Saran dari Mentor pada Tanggal 27 Juni 2022 yang Berupa Perlunya Persiapan Sosialisasi dengan Matang yang Meliputi Materi, Bahan Praktik. Selain itu, Mentor juga Memberikan Saran untuk Menggunakan Zoom Meeting apabila Memerlukan Waktu Tambahan
113
Gambar 3.4. Undangan Sosialisasi Pemberkasan Arsip yang dilaksanakan Pada Hari Jumat, 8 Juli 2022, Pukul 08.00 di Ruang Aula 1 dengan Peserta Undangan dari Seksi Pelayanan, Seksi Keperawatan, Seksi Penunjang Medis, Seksi Penunjang Non Medis, dan Subbagian Keuangan
114
Gambar 4.4. Daftar Hadir Sosialisasi Pemberkasan Arsip dengan Peserta Sebanyak 10 (Sepuluh) Orang dari 5 Peserta yang diundang
115
Gambar 5.4. Notulen Sosialisasi Pemberkasan Arsip. Dimana dalam Kegiatan Sosialisasi Tersebut Terdapat Keputusan Bersama yaitu Pelaksanaan Evaluasi Pemberkasan Arsip Setiap 3 (Tiga) Bulan Sekali.
116
Gambar 6.4. Sosialisasi Pemberkasan Arsip. Kegiatan Sosialisasi Ini Membahas tentang Macam-Macam Sistem Kearsipan, Tata Cara Pemberkasan Arsip, dan Langkah-Langkah Pembuatan Daftar Arsip
Gambar 7.4. Praktik Pemberkasan Arsip. Peserta Melakukan Praktik Pemberkasan Arsip dengan dimulai dari Penginputan Data pada Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas dan dilanjutkan Sampai Tahap Pemberkasan Arsip
117
Gambar 8.4. Bimbingan kepada Peserta Sosialisasi. Pada Bimbingan Ini, Penulis Memberikan Arahan kepada Peserta Sosialisasi Terkait Tata Cara Penulisan Data pada Lembar Daftar Arsip dan Tata Cara Pemberkasan Arsip agar Pemberkasan Arsip tersebut dapat Memudahkan Penemuan Kembali
Gambar 9.4. Design Tampilan Depan Pre Test dan Post Test Sosialisasi Pemberkasan Arsip
118
Gambar 10.4. Hasil Pret Test Peserta Sosialisasi Pemberkasan Arsip. Dimana Rata-Rata Nilai Pre Test tersebut adalah 39,2
Gambar 11.4. Hasil Post Test Sosialisasi Pemberkasan Arsip. Dimana Rata-Rata Nilai Post Test tersebut adalah 96,4
119
Lampiran 5. Surat Keputusan Direktur tentang Panitia Akreditasi
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
Lampiran 6. Surat Keputusan Direktur tentang Pengurus Barang Pembantu
130
131
132
133
134
135 Lampiran 7. Lembar Konsultasi Coach
LEMBAR KONSULTASI COACH
Nama : Faty Sufatyllah, A.Md NIP : 199308142020122006
Unit Kerja : RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo Jabatan : Arsiparis Terampil
Nama Coach : Suwarlin, S.KM.,M.Pd
No Hari/ Tanggal Konsultasi Arahan/ Saran Paraf Coach
1 Rabu, 22 Juni 2022
Via Zoom Meeting 1. Setiap kegiatan dideskripsikan secara jelas
2. Pihak-pihak yang terkait harus ditulis 2 Rabu,
29 Juni 2022
Via Zoom Meeting 1. Tuliskan semua output kegiatan dan deskripsi ringkasan output.
2. Setiap kegiatan harus hadir manajemen ASN dan SMART ASN.
3. Tuliskan nilai - nilai BerAKHLAK yang sudah di aktualisasikan.
4. Jangan mengulang deskripsi.
Tuliskan detail output pada tahapan kegiatan.
5. Perdalam materi agenda II 3 Rabu,
6 Juli 2022
Via Email 1. Cek Kembali nilai-nilai BerAKHLAK apakah ada yang kurang atau tidak 2. Setiap kegiatan harus ada Smart ASN
4 Selasa, 12 Juli 2022
Via Whatsapp 1. Kesimpulan harus memuat dari tujuan khusus
5 Rabu, 13 Juli 2022
Via Zoom Meeting 1. RTL memuat dari penyebab yang belum selesai dilaksanakan
2. Kesimpulan berisi ringkasan dari bab 3 3. Output harus dideskripsikan secara
singkat dan jelas 6 Selasa,
19 Juli 2022
Via zoom meeting b. Berikan alasan/ tujuan yang dapat dikaitkan dengan kontribusi manajemen ASN dan Smart ASN c. Abstrak dibuat satu paragraf dengan
tidak lebih dari 250 kata