Dalam pengelolaan arsip aktif terdapat beberapa kegiatan yang salah satunya adalah pemberkasan arsip. Kegiatan pemberkasan arsip ini merupakan salah satu cara penyimpanan arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip secara mudah, cepat dan tepat yang ditata perkelompok.
Kegiatan pemberkasan arsip di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo pada tahun 2022 ini belum terlaksana dengan optimal. Hal ini dikarenakan belum adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang pengelolaan arsip.
Selain itu, dalam pembuatan daftar arsip (daftar berkas dan daftar isi berkas) juga belum menggunakan format yang terbaru. Dimana di dalam daftar arsip tersebut belum terdapat keterangan jenis suratnya (biasa, penting, segera atau sangat segera) dan belum terdapat nama unit pengolahnya.
Arsip surat masuk dan surat keluar di RSUD R.A.A. Tjokronegoro masih banyak yang tercampur atau belum dilakukan penyortiran dan arsip tersebut hanya diletakkan di atas lantai. Padahal, surat masuk di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro ini rata-rata berjumlah 150 surat/ bulan dan 300 surat/ bulan untuk surat keluarnya. Sehingga, menyebabkan terhambatnya kegiatan temu balik arsip dan terjadinya kehilangan suatu arsip. Sementara sebagian arsip yang sudah disimpanpun belum dilakukan digitalisasi arsip dalam pemberkasannya, sehingga apabila pimpinan atau pegawai lain membutuhkan arsip, tidak dapat segera ditangani ketika petugas arsip berada di luar instansi.
Dalam melakukan analisis penyebab masalah pada isu “Belum Optimalnya Kegiatan Pemberkasan Arsip di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Tahun 2022”, penulis menggunakan metode fishbone diagram. Fishbone diagram pada isu ”Belum Optimalnya Kegiatan Pemberkasan Arsip di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro Tahun 2022” dapat dilihat pada gambar 3.1.
24 6
MATERIAL MACHINE
Belum tersedianya prosedur (SPO) terkait pengelolaan arsip
Monev belum berjalan
Kurangnya kesesuaian antara peraturan dengan pelaksanaan
Monev belum berjalan
Kurangnya pengetahuan pegawai terkait
pemberkasan arsip
Belum ada reward dan punishment
Kurangnya
kedisiplinan pegawai Belum digitalisasi arsip
Kurangnya peralatan scanner
Kurangnya sarana penyimpanan
Belum tersedianya daftar arsip yang sesuai dengan peraturan
Belum diadakan sosialisasi
Kurangnya peralatan alihmedia berupa scanner
Belum Optimalnya Kegiatan Pemberkasan Arsip di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro Tahun
Kurangnya anggaran karena masih untuk pengembangan rumah sakit
Gambar 3.1 Fishbone Diagram
METHODE MAN
25
Bedasarkan penyebab masalah di atas, peserta telah melakukan beberapa kegiatan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, yaitu:
1. Pembuatan SPO tentang Pengelolaan Arsip;
2. Digitalisasi arsip;
3. Pembuatan daftar arsip; dan 4. Sosialisasi pemberkasan arsip.
Dalam melaksanakan rencana kegiatan di atas, peserta mengalami beberapa perubahan terkait jadwal dan tahapan kegiatan yang dilaksanakan. Berikut perubahan yang terjadi selama masa aktualisasi/
habituasi:
1. Pembuatan SPO Pengelolaan arsip yang direncanakan dilaksanakan pada tanggal 31 Mei-15 Juni 2022, pada kenyataannya dilaksanakan tanggal 31 Mei-11 Juni 2022 karena terdapat pengurangan tahapan kegiatan yaitu revisi SPO Pengelolaan Arsip. Hal ini dikarenakan SPO tersebut sudah sesuai dengan peraturan dan langsung disetujui oleh atasan.
2. Digitalisasi arsip yang direncanakan pada tanggal 12-26 Juni 2022, pada kenyataannya dilaksanakan tanggal 13-18 Juni 2022 dikarenakan arsip yang dilakukan digitalisasi hanya Sebagian arsip yang bersifat penting. Selain itu, kegiatan digitalisasi ini terdapat tambahan tahapan kegiatan berupa pembuatan berita acara alih media.
3. Pembuatan daftar arsip yang direncanakan pada tanggal 28 Juni-2 Juli 2022, pada kenyataannya dilaksanakan mulai tanggal 20-25 Juni 2022 dikarenakan dalam pembuatan daftar arsip tersebut tidak terdapat kendala/ permasalahan. Sehingga, dalam pelaksanaannya dapat diselesaikan dengan cepat.
4. Sosialisasi pemberkasan arsip yang direncanakan pada tanggal 4-12 Juli 2022, pada kenyataannya dilaksanakan tanggal 27 Juni-8 Juli 2022. Selain itu, dalam kegiatan sosialisasi ini terdapat pengurangan tahapan kegiatan yaitu evaluasi kepatuhan dalam melaksanakan pemberkasan arsip. Hal ini dikarenakan kurangnya waktu pelaksanaan untuk kegiatan evaluasi. Di samping itu, evaluasi kepatuhan ini juga akan lebih efektif apabila dilaksanakan secara berkala.
26
Selain perubahan tersebut, peserta juga mengalami beberapa kendala. Dimana kendala dan cara mengatasinya dapat dilihat pada tabel rekapitulasi kegiatan di bawah ini.
Tabel 3.1 Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi
No Kegiatan Tahapan Output Kendala Cara Mengatasi
1 Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip
Konsultasi dengan mentor Masukan dan Saran dari Mentor
1. Antara referensi SPO Pengelolaan Arsip ANRI dengan peraturan Bupati Purworejo tentang pengelolaan arsip dinamis agak berbeda Untuk SPO Pengelolaan Arsip di ANRI sebatas penciptaan sampai dengan pemeliharaan.
Sementara Pengelolaan Arsip berdasarkan Peraturan Bupati Purworejo mulai dari tahap penciptaan sampai dengan penyusutan.
2. Tidak semua petugas arsip di unit kerja dapat bergabung dalam sosialisasi karena mengikuti kegiatan klasikal latsar
1. Konsultasi dengan Kepala Depo Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Purworejo yang lebih memahami 2. Meminta perwakilan
dari masing-masing unit yang berhalangan hadir
Melakukan telaah referensi terkait pengelolaan arsip
Adanya daftar referensi yang sesuai dengan kebutuhan
Pembuatan draft SPO pengelolaan arsip
Tersedianya draft SPO Pengelolaan Arsip
Pengajuan draft SPO kepada atasan
SPO Pengelolaan Arsip disetujui oleh atasan Pengesahan SPO SPO Pengelolaan Arsip
telah disahkan Sosialisasi SPO
pengelolaan arsip
Pemahaman petugas arsip tentang pengelolaan arsip
Evaluasi penerapan SPO Adanya penilaian terkait penerapan SPO
2 Digitalisasi Arsip Melakukan konsultasi dengan mentor
Adanya saran dan masukan dari mentor
Membutuhkan waktu lama dalam pemindaian karena terbatasnya alat scanner
Memakai alat scanner bergantian dengan menetapkan batas waktu pemakaian
Membuat flow chart untuk memudahkan kegiatan digitalisasi arsip agar kegiatan tersebut lebih terarah
Adanya flow chart yang memudahkan kegiatan digitalisasi
Melakukan kegiatan pemindaian arsip
Terlaksananya
pemindaian arsip yang teratur
27
Menyimpan arsip yang telah dipindai agar dapat diupload ke dalam daftar arsip
arsip tersimpan dengan baik dan teratur
Mengidentifikasi kembali arsip yang dipindah terkait kuantitas arsipnya.
Adanya ceklist terkait arsip yang dilakukan alih media
Pembuatan berita acara Adanya berita acara alih media arsip
3 Pembuatan Daftar Arsip
Konsultasi dengan mentor Adanya saran dan masukan dari mentor
Tidak Ada Tidak Ada
Melakukan telaah referensi terkait daftar arsip
Adanya daftar referensi daftar arsip
Membuat daftar arsip Adanya daftar berkas dan daftar isi berkas
Melakukan input data secara lengkap dan jelas
Data terekap dengan baik dan jelas
Evaluasi efektifitas pengisian google form yang terekap dalam spreadsheet.
kemudahan ketika membutuhkan suatu arsip.
4 Sosialisasi
Pemberkasan Arsip
konsultasi dengan mentor Saran dan Masukan dari Mentor
Menentukan waktu pelaksanaan sosialisasi karena peserta sosialisasi sebagian memasuki masa klasikal latsar
Mengundang perwakilan petugas arsip agar setiap unit tetap mendapatkan pengetahuan terkait pemberkasan arsip menetapkan waktu dan
tempat pelaksanaan untuk pembuatan undangan
Kepastian pelaksanaan
Melakukan sosialisasi pemberkasan arsip
Adanya pemahaman tekait pemberkasan arsip
28
Melakukan praktek langsung terkait pemberkasan arsip
Memudahkan peserta dalam memahami tata cara pemberkasan arsip Melakukan bimbingan dan
konsultasi kepada peserta
Adanya arahan terhadap permasalahan
pemberkasan Melakukan evaluasi
pelaksanaan sosialisasi pemberkasan arsip
Adanya data nilai terkait pemahaman peserta
29
30 B. Hasil Kegiatan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi peserta dilaksanakan mulai tanggal 31 Mei-12 Juli 2022. Adapun uraian capaian dari masing-masing kegiatan dalam aktualisasi dan habituasi adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip
Pembuatan SPO Pengelolaan Arsip ini sendiri dilakukan pada tanggal 31 Mei-11 Juni 2022 di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo. Dalam pembuatan SPO Pengelolaan Arsip ini terdapat beberapa rangkaian tahapan kegiatan yang peserta lakukan, diantaranya yaitu:
a. Konsultasi dengan mentor;
b. Melakukan telaah referensi terkait pengelolaan arsip;
c. Pembuatan draft SPO pengelolaan arsip;
d. Pengajuan draft SPO kepada atasan;
e. Pengesahan SPO yang dibuktikan dengan tanda tangan dan cap basah;
f. Sosialisasi SPO pengelolaan arsip; dan g. Evaluasi penerapan SPO.
Kegiatan ini menghasilkan output berupa SPO Pengelolaan Arsip.
Dimana SPO Pengelolaan arsip tersebut didistribusikan kepada setiap unit kerja dengan harapan petugas arsip dapat mematuhi/ menerapkan prosedur yang terdapat di SPO Pengelolaan Arsip. Sehingga, pengelolaan arsip di RSUD R.A.A. Tjokronegoro dapat berjalan dengan baik dan teratur sesuai dengan peraturan.
Dalam SPO tersebut terdapat beberapa kegiatan terkait pengelolaan arsip yang baik dan benar yaitu terdiri dari:
a) tahap penciptaan
dalam tahap penciptaan ini terdiri 2 (dua) kegiatan yang perlu dilakukan oleh petugas arsip yaitu penerimaan surat dan pembuatan surat
b) penggunaan arsip
dalam tahap ini menjelaskan terkait kegiatan petugas arsip yang perlu menyediakan informasi arsip berdasarkan system klasifikasi keamanan dan akses arsip
c) pemeliharaan
dalam tahap ini terdiri dari 2 (dua) kegiatan yang perlu dilakukan oleh
31
petugas arsip yaitu pemberkasan arsip dan alih media arsip d) penyusutan arsip.
Dalam tahap ini terdiri dari 3 (tiga) kegiatan yang perlu dilakukan oleh petugas arsip yaitu terkait pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip
Pembuatan SPO tersebut telah disahkan oleh Direktur RSUD R.A.A.
Tjokronegoro dan disosialisasikan pada tanggal 6 Juli 2022. Dimana dalam mensosialisasikan SPO ini, peserta menggunakan Microsoft Power Point, LCD dan Komputer. Di samping itu, dalam kegiatan ini peserta juga melakukan evaluasi terhadap penerapan SPO di unit kerja. Dimana dalam evaluasi tersebut diperoleh nilai 64, 78 dengan kategori Baik.
Output di atas, diperoleh melalui tahapan berikut ini:
a. Tahapan Kegiatan
Adapun rincian tahapan kegiatan yang telah peserta lakukan pada kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1) Konsultasi dengan mentor
Dalam berkonsultasi dengan mentor, terdapat beberapa nilai-nilai dasar yang telah penulis aktualisasikan, diantaranya yaitu:
a) Berorientasi Pelayanan
saya dalam melakukan konsultasi dengan mentor mengucapkan salam, menggunakan bahasa Indonesia yang baik, sikap yang sopan, ramah dan mengucapkan terima kasih setelah selasai berkonsultasi. Selain itu, dalam konsultasi dengan mentor, saya juga berdiskusi mengenai langkah- langkah yang perlu dimasukkan dalam SPO, sehingga SPO tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki pengelolaan arsip yang saat ini telah terjadi.
b) Akuntabel
Saya dalam melakukan konsultasi dengan mentor datang dengan tepat waktu sesuai kesepakatan (disiplin, bertanggung jawab)
c) Kompeten
Saya dalam melakukan konsultasi dengan mentor mencatat dengan baik hasil dari masukan dan arahan mentor , sehingga pembuatan SPO Pengelolaan Arsip dapat dibuat dengan
32
tepat. Selain itu, dengan pembuatan SPO ini mampu untuk membantu petugas arsip/administrasi dalam kegiatan pengarsipan sehari-hari
d) Harmonis
Saya dalam berkonsultasi dengan mentor mau menerima saran dan perbedaan pendapat dengan mentor. Selain itu, saya juga tetap komunikatif dan menjaga tutur kata, sehingga suasana dalam berdiskusi tetap kondusif.
e) Adaptif
Saya dalam berkonsultasi dengan mentor menyampaikan ide yang akan dituangkan dalam pembuatan SPO sesuai dengan peraturan serta bertindak proaktif dengan tidak bergantung pada mood saat ini.
f) Kolaboratif
Saya dalam melakukan konsultasi dengan mentor menerapkan sikap musyawarah untuk mencapai sebuah kesepakatan.
Selain itu, saya juga memberikan kesempatan kepada mentor untuk memberikan saran dan masukan.
Dalam tahapan kegiatan konsultasi dengan mentor dilaksanakan pada tanggal 31 Mei 2022 di ruang Bagian Sekretariat. Berdasarkan konsultasi tersebut, peserta mendapatkan output berupa masukan/ saran dari mentor. Dimana masukan dan saran dari mentor ini terkait tentang isi dari SPO harus jelas dan lengkap dengan menggunakan kalimat operasional. Selain itu, dalam mencari referensi harus menggunakan referensi/ acuan yang tepat. Masukan dan saran dari mentor dapat dilihat pada gambar 2.1.
2) Melakukan telaah referensi terkait pengelolaan arsip
Dalam melaksanakan tahapan kegiatan telaah referensi ini, terdapat beberapa nilai-nilai dasar yang penulis aktualisasikan, diantaranya yaitu:
a) Berorientasi Pelayanan
Saya dalam melakukan telaah referensi bertindak cepat dengan tidak membuang-buang waktu untuk hal lain. Hal ini dikarenakan untuk mempercepat pembuatan SPO yang baik dan benar, sehingga dapat segera pula dalam memperbaiki pengelolaan arsip selama ini.
33 b) Akuntabel
saya dalam melakukan telaah referensi mencari referensi dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan tentang arsip.
c) Kompeten
saya dalam melakukan telaah referensi membaca dan memahami isi referensi yang dikaitkan dengan kondisi di rumah sakit, sehingga SPO Pengelolaan Arsip dapat digunakan dengan tepat
d) Harmonis
saya dalam melakukan telaah referensi menerima masukan dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan baik dan lapang dada. Sehingga, suasana dalam lingkungan kerja tetap kondusif e) Loyal
Saya terlibat langsung dalam melakukan telaah referensi dalam bentuk memberikan pikiran, jam kerja tambahan dan tenaga yang dapat menjadi teladan bagi pegawai lain
f) Adaptif
saya dalam melakukan kegiatan telaah referensi tidak hanya menggunakan buku manual tetapi juga menggunakan internet untuk menghadapi perubahan yang telah terjadi
g) Kolaboratif
saya dalam melakukan telaah referensi bertanya kepada sesama arsiparis di RSUD R.A.A. Tjokronegoro dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo (kerjasama).
Kegiatan telaah referensi ini dilakukan pada tanggal 2 Juni 2022 di ruang kerja RSUD R.A.A. Tjokronegoro dengan menghasilkan output berupa perolehan referensi yang terkait dan mendukung tentang SPO Pengelolaan arsip.
Dalam mencari referensi yang dibutuhkan tersebut, peserta mendapatkan referensi dari Peraturan Bupati Purworejo Nomor 46 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo, Badan Usaha Milik Daerah dan Pemerintah Desa, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, SOP pelaksanaan arsip aktif di central file pada Arsip Nasional Republik
34
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Adanya referensi tentang pengelolaan arsip ini, memudahkan peserta dalam membuat SPO dan memahami tentang kegiatan pengarsipan lebih lanjut. Daftar referensi dapat dilihat pada lampiran gambar 3.1.
3) Pembuatan draft SPO pengelolaan arsip
Dalam membuat draft SPO pengelolaan arsip, terdapat beberapa nilai-nilai dasar yang dapat penulis aktualisasikan, yaitu:
a) Berorientasi pelayanan
Saya dalam membuat draft SPO memanfaatkan waktu secara efisien dan efektif. Selain itu, dalam membuat draft SPO dituliskan secara detail antara siapa melakukan apa, sehingga mudah dalam penerapannya. Sehingga, petugas arsip/ administrasi di masing- masing unit dapat memahami dan melakukan perbaikan kepada arsip yang dikelolanya saat ini.
b) Akuntabel
Saya dalam membuat draft SPO meneliti ulang agar tidak terdapat langkah-langkah yang terlewat dan menggunakan kertas printer seefektif mungkin yaitu menggunakan kertas bekas terlebih dahulu dalam pencetakan draf SPO nya.
c) Kompeten
Saya dalam membuat draf SPO Pengelolaan Arsip mencantumkan langkah-langkah yang sesuai dengan peraturan tentang pengelolaan arsip sehingga SPO dapat digunakan sebagai sumber prosedur kegiatan pengarsipan yang tepat
d) Loyal
Saya dalam membuat draft SPO Pengelolaan Arsip berdedikasi menyumbangkan pikiran dan tenaga saya untuk mencapai SPO yang efisien. Selain itu, draft SPO ini juga merupakan langkah awal dalam menjaga nama baik Rumah Sakit ketika dilakukan audit maupun temu balik arsip karena adanya acuan dalam pengelolaan arsip.
e) Adaptif
Saya dalam membuat draft SPO Pengelolaan Arsip memasukkan ide kreatif saya yaitu dengan penambahan langkah alih media arsip atau digitalisasi arsip. Selain itu, kegiatan digitalisasi ini juga merupakan
35
wujud dari kesiapan dalam menyesuaikan diri menghadapi perubahan zaman.
f) Kolaboratif
Saya dalam membuat draft SPO Pengelolaan Arsip menyampaikan hal-hal yang masih sulit saya pahami kepada mentor, sehingga mendapat dukungan dalam penulisan langkah-langkahnya.
Kegiatan pembuatan draft SPO ini dilaksanakan pada tanggal 3 Juni 2022 dengan output berupa tersedianya draft SPO pengelolaan arsip.
Dalam membuat draf SPO ini, peserta mencantumkan proses mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharan sampai dengan penyusutan sesuai dengan arahan dan masukan mentor agar SPO dibuat sejelas mungkin. Draft SPO pengelolaan arsip ini dapat dilihat pada lampiran gambar 6.1.
4) Pengajuan draft SPO Pengelolaan Arsip kepada atasan
Dalam mengajukan draft SPO Pengelolaan Arsip kepada atasan, terdapat beberapa nilai-nilai ASN yang penulis aktualisasikan, yaitu:
a) Berorientasi pelayanan
Saya mengajukan draft SPO Pengelolaan Arsip kepada atasan dengan menyapa dan memberi salam terlebih dahulu, ramah dan senyum.
Dimana pengajuan draft tersebut sebagai langkah dalam memenuhi kebutuhan pegawai/ masyarakat ketika mencari arsip sehingga mudah ditemukan kembali.
b) Akuntabel
Saya dalam mengajukan draft SPO Pengelolaan Arsip bertanggung jawab terhadap langkah-langkah yang tercantum dalam draft SPO tersebut
c) Kompeten
Saya dalam mengajukan draft SPO Pengelolaan Arsip memasukkan pengetahuan saya tentang kearsipan agar sesuai kebutuhan di rumah sakit. Selain itu, dalam pengajuan draft SPO ini disetujui sehingga dapat membantu teman dalam pengelolaan arsip agar lebih terarah penataannya
36 d) Harmonis
Saya dalam mengajukan draft SPO kepada atasan berusaha komunikatif agar suasana kerja tetap kondusif
e) Loyal
Saya mengajukan draft SPO dengan rasa hormat dan ikhlas untuk menjaga nama baik saya sebagai seorang ASN.
f) Kolaboratif
Saya mengajukan draft SPO dengan bekerja sama kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk pembubuhan paraf pada draft SPO yang telah disetujui.
Tahapan kegiatan pengajuan draft SPO ini dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2022 dengan output berupa disetujuinya draft SPO pengelolaan arsip oleh atasan sebagai salah satu bentuk dukungan dalam kegiatan pengarsipan yang baik. Persetujuan SPO Pengelolaan arsip dapat dilihat pada gambar 8.1
5) Pengesahan SPO Pengelolaan Arsip
Dalam melakukan pengesahan SPO Pengelolaan Arsip ini, terdapat nilai- nilai dasar ASN yang penulis aktualisasikan, yaitu:
a) Berorientasi pelayanan
Saya dalam mengajukan pengesahan SPO Pengelolaan Arsip mengucapkan salam, bersikap sopan, ramah, dan mengucapkan terima kasih. Di samping itu, dengan adanya pengesahan SPO tersebut dapat berguna bagi petugas arsip/ administrasi dalam rangka temu balik arsip secara cepat dan tepat. Sehingga, dapat memenuhi kebutuhan pengguna arsip.
b) Akuntabel
Saya dalam mengajukan pengesahan SPO Pengelolaan Arsip bertindak sesuai dengan kewenangan saya sebagai arsiparis dan saya bertanggung jawab atas pengajuan SPO tersebut.
c) Kompeten
Dalam pengesahan SPO Pengelolaan Arsip, saya berusaha memberikan SPO yang sesuai dengan prosedur dan kebutuhan rumah sakit. Selain itu, adanya pengesahan SPO tersebut dapat digunakan untuk membantu petugas arsip/ administrasi.
37 d) Harmonis
Dalam pengesahan SPO Pengelolaan Arsip, saya menjalin komunikasi yang baik dengan atasan agar suasana tetap kondusif
e) Loyal
Dalam pengesahan SPO Pengelolaan Arsip, saya berkomitmen melaksanakan isi SPO tersebut dengan baik dan teratur. Di samping itu, dengan adanya pengesahan SPO tersebut dapat menjaga nama baik Rumah Sakit ketika dilakukan audit arsip.
f) Kolaboratif
Saya dalam melakukan kegiatan pengesahan SPO Pengelolaan Arsip bekerja sama dengan Direktur rumah sakit dalam penandatangan SPO.
Selain itu, saya bekerja sama dengan pengendali surat di Bagian Sekretariat untuk pemberian nomor SPO dan stempel.
Tahapan kegiatan pengesahan SPO ini dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2022 di ruang Direktur dengan menghasilkan output berupa tersedianya SPO pengelolaan arsip yang sesuai dengan peraturan. SPO ini sebelum ditandatangani oleh Direktur, terlebih dahulu sudah di paraf oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai bukti bahwa SPO Pengelolaan Arsip tersebut disetujui untuk disahkan. SPO ini dapat dilihat pada lampiran gambar 10.1.
6) Sosialisasi SPO pengelolaan arsip
Dalam melakukan kegiatan sosialisasi SPO pengelolaan arsip, terdapat beberapa nilai-nilai dasar ASN yang penulis aktualisasikan, diantaranya yaitu:
a) Berorientasi Pelayanan
Saya dalam melakukan sosialisasi mengucapkan salam ketika membuka acara, bersikap sopan, ramah, dapat memberikan jawaban atas pertanyaan peserta dan dapat memenuhi kebutuhan rumah sakit terkait pelayanan arsip
b) Akuntabel
Saya dalam melakukan sosialisasi memberikan informasi dan tata cara pengelolaan arsip yang benar/ tidak menyesatkan peserta sosialisasi. Selain itu, dalam pelaksanaan sosialisasi tersebut saya menyampaikan informasi yang sesuai dengan kewenangan saya sebagai seorang Arsiparis.
38 c) Kompeten
Saya dalam melakukan sosialisasi berusaha untuk memberikan arahan dengan maksimal dan menjawab pertanyaan dari peserta untuk membantu hal-hal yang masih kurang dipahami.
d) Harmonis
Saya dalam melakukan sosialisasi berusaha komunikatif, sehingga kegiatan tersebut berjalan dengan lancar dan menghargai masukan dari peserta.
e) Loyal
Saya dalam melakukan kegiatan sosialisasi melaksanakan dengan penuh semangat, siap, mencurahkan pikiran, tenaga dan waktu dengan ikhlas demi tercapainya tujuan kearsipan bagi rumah sakit.
Selain itu, dalam melakukan sosialisasi tersebut, saya menggunakan pakaian yang rapi dan atribut yang lengkap.
f) Adaptif
Saya dalam melakukan kegiatan sosialisasi diawali dengan pre test dan diakhiri dengan post test menggunakan google form menyesuaikan dengan perubahan zaman
g) Kolaboratif
Saya dalam melakukan kegiatan sosialisasi bekerja sama dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, tim perlengkapan untuk penyiapan kegiatan sosialisasi dan petugas arsip pada setiap unit.
Selain itu, ketika kegiatan sosialisasi tersebut berlangsung, saya memberikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan memberikan masukan.
Tahapan kegiatan sosialisasi SPO ini dilaksanakan pada hari Senin tanggal 6 Juni 2022 pukul 09.00 di Ruang Akreditasi dengan menggunakan Microsoft Power Point sebagai perangkat lunaknya, LCD Proyektor dan komputer sebagai perangkat kerasnya. Peserta yang hadir berasal dari petugas arsip seksi pelayanan, petugas arsip seksi keperawatan, petugas arsip seksi penunjang non medis, petugas arsip seksi penunjang medis, dan petugas arsip sub bagian keuangan.
Kegiatan sosialisasi SPO Pengelolaan Arsip diawali dengan pre test melalui google form dan diakhiri dengan post test. Pada saat sosialisasi SPO pengelolaan arsip ini berlangsung, peserta terlihat
39
antusias dalam mengikuti sosialisasi tersebut. Hal ini terlihat dari pertanyaan dari Petugas Arsip Seksi Pelayanan yang diajukan terkait dengan pengelolaan arsip. Berdasarkan diskusi pada saat sosialisasi tersebut, terdapat saran dari peserta yaitu agar dilakukan praktik langsung dan evaluasi secara berkala dari Bagian Sekretariat khususnya Arsiparis.
Tahapan kegiatan sosialisasi SPO Pengelolaan Arsip ini menghasilkan output berupa adanya pemahaman petugas arsip tentang kegiatan pengelolaan arsip yang baik dengan dibuktikan hasil post test peserta sosialisasi mencapai rata-rata nilai 100. Hasil Kegiatan sosialisasi dapat dilihat pada gambar 12.1.
7) Evaluasi penerapan SPO Pengelolaan Arsip
Dalam melakukan evaluasi penerapan SPO Pengelolaan Arsip, terdapat beberapa nilai-nilai dasar yang penulis aktualisasikan, yaitu:
a) Berorientasi Pelayanan
Saya dalam melakukan evaluasi penerapan SPO pengelolaan arsip bertindak dengan cekatan, dapat memberikan solusi atas masalah yang terjadi sehingga saya dapat diandalkan oleh petugas arsip yang lain.
Selain itu, adanya evaluasi penerapan SPO tersebut, saya dapat memberikan arahan langsung kepada petugas arsip untuk melakukan perbaikan ketika ada beberapa hal yang kurang sesuai.
b) Akuntabel
Saya dalam melakukan evaluasi penerapan SPO pengelolaan arsip bertindak dengan teliti dari tiap berkas yang satu ke berkas yang lain.
Selain itu, dalam melakukan evaluasi saya tetap berpedoman dengan kode etik seorang Arsiparis.
c) Kompeten
Saya membantu petugas arsip yang kesulitan ketika melakukan evaluasi penerapan SPO pengelolaan arsip dengan memberikan arahan dan masukan secara maksimal.
d) Harmonis
Saya menghargai semua hasil pengarsipan tanpa melihat latar belakang petugas arsip dengan tetap komunikatif, sehingga suasana tetap kondusif ketika melakukan evaluasi penerapan SPO pengelolaan arsip