Penulis ingin mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan pemutakhiran yang bertajuk “Optimalisasi Pengarsipan Arsip Menggunakan Google Drive di RSUD R.A.A. H Agus Bastian, SE, MM selaku Bupati Purworejo yang memberikan kesempatan mengikuti Diklat Dasar CPNS Kelas II dan Kelas III Sudarmi, MM selaku Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Purworejo yang memberikan izin diklat dasar CPNS;
Bapak Rasa Harbakti, SKM., M.Kes selaku penguji yang memberikan motivasi, bimbingan dan arahan dalam penyusunan laporan pemutakhiran ini; Ibu Suwarlin, SKM., M.Pd selaku Pembina yang memberikan inspirasi, dorongan, masukan dan bimbingan dalam penyusunan Laporan Update; Dalam menyelesaikan permasalahan tersebut, dilakukan empat (empat) kegiatan berupa penyusunan SOP pengelolaan arsip, digitalisasi arsip, pembuatan daftar arsip dan sosialisasi arsip.
Latar Belakang
Tujuan
Profil RSUD R. Tjokronegoro Purworejo
Tjokronegoro berdasarkan Surat Keputusan Bupati Purworejo No. 106 Tahun 2021 tentang Pembentukan, Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja RSUD R.A.A. Berdasarkan Keputusan Bupati Purworejo No. 813/8739 tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil Pada Susunan Pemerintah Kabupaten Purworejo Tahun 2019, Peserta CPNS dengan Jabatan Pelaksana/Arsiparis Berpengalaman di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo.
Nilai – Nilai Dasar PNS
Melaksanakan kebijakan publik yang disusun oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dimana kata kunci dari nilai kolaboratif adalah kerjasama dan sinergi untuk hasil yang lebih baik, sedangkan kalimat afirmatif dari nilai kolaboratif adalah “Kita membangun kolaborasi yang sinergis”. Kedudukan dan peranan PNS untuk mendukung terwujudnya pemerintahan yang cerdas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sebagai ASN harus mempunyai sikap profesional dalam bekerja sesuai dengan Kode Etik dan kedudukan ASN dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. Berdasarkan Surat Keputusan Bupati Purworejo No. 46 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan Dinamis pada Pemerintahan Kabupaten Purworejo, Badan Usaha Milik Daerah, dan Pemerintahan Desa, arsip merupakan catatan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diciptakan dan diadopsi oleh negara. lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, desa, dan perseorangan dalam menyelenggarakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan pengarsipan adalah penempatan naskah-naskah dalam suatu kumpulan yang disusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya, sehingga menjadi satu file karena mempunyai hubungan informasi, persamaan jenis, dan persamaan permasalahan pada suatu unit kerja.
Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
Dalam pembuatan SOP pengelolaan arsip ini, terdapat beberapa rangkaian tahapan kegiatan yang dilakukan oleh para peserta, antara lain: Hal ini untuk mempercepat terciptanya SOP yang baik dan benar, sehingga kita dapat segera memperbaiki pengelolaan arsip yang ada saat ini. bahan kearsipan... ketika melakukan peninjauan referensi, saya mencari referensi yang sesuai dan benar sesuai dengan kebutuhan arsip... ketika melakukan peninjauan referensi, saya membaca dan memahami bahwa isi referensi berkaitan dengan kondisi di rumah sakit, agar SOP pengelolaan arsip dapat digunakan dengan baik. Dalam peninjauan referensi, saya menerima masukan dari kepala subbagian pelayanan umum dan publik dengan baik dan terbuka. Selain itu, rancangan SPO ini juga merupakan langkah awal untuk menjaga nama baik rumah sakit dalam audit dan perolehan arsip, karena ada acuan dalam pengelolaan arsip. e) Dapat beradaptasi.
Selain itu, nama baik rumah sakit dapat terjaga dengan memvalidasi SPO saat melakukan audit kearsipan. f) Kolaboratif. Dalam melaksanakan kegiatan validasi SOP Pengelolaan Kearsipan, saya bekerja sama dengan direktur rumah sakit untuk menandatangani SOP tersebut. Tahap kegiatan validasi SPO ini dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2022 di ruang Direktur dengan memberikan luaran berupa tersedianya SOP pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan.
Dalam evaluasi penerapan SOP pengelolaan data, saya berkolaborasi dengan arsiparis masing-masing unit. Dalam pembuatan SPO Pengelolaan Kearsipan, pendamping yang juga merupakan Kepala Sub Bagian Pelayanan Umum dan Kepegawaian berperan memberikan masukan, saran dan juga paraf terhadap rancangan SPO Pengelolaan Kearsipan. Pengelolaan arsip yang telah disetujui 3) arsiparis. Dalam pembuatan SOP Pengelolaan Kearsipan, arsiparis berperan dalam menindaklanjuti acara sosialisasi agar kegiatan sosialisasi SOP tersebut dapat berkembang dan mencapai tujuannya.
Dimana pada scan kali ini saya memperbaharui diri dengan menggunakan arsip hasil scan yang langsung diberi nomor untuk memudahkan dalam menguploadnya pada daftar arsip. f) Kerjasama. Dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip ini, ada beberapa nilai dasar ASN yang penulis aktualisasikan, antara lain : .. Saya menyimpan arsip yang sudah di scan dengan cekatan tanpa jeda waktu. Hal ini dikarenakan untuk mempercepat terciptanya SPO yang baik dan benar agar kita dapat segera memperbaiki pengelolaan arsip selama ini... dengan melakukan review referensi saya mencari referensi dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan arsip.. .pada saat melaksanakan peninjauan referensi, saya membaca dan memahami bahwa isi rujukan dikaitkan dengan kondisi di rumah sakit, sehingga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.. pada saat melakukan peninjauan referensi, saya mendapat masukan dari kepala bagian Sudin Umum dan Kepegawaian dengan baik dan berpikiran terbuka.
Namun saya juga mencari referensi melalui website Kabupaten Purworejo dan Arsip Nasional Republik Indonesia dengan menggunakan internet. Penelitian referensi saya lakukan bekerjasama dengan rekan-rekan arsiparis di RSUD R.A.A. Tjokronegoro. Saya memberikan instruksi dengan komunikasi yang baik dan jelas agar peserta memahami tata cara pengarsipan. e) Setia. Dalam realisasi kegiatan tahap ini ada beberapa nilai dasar yang penulis aktualisasikan, yaitu : .. dalam melaksanakan penilaian, saya mengajukan pertanyaan yang tepat dan sesuai dengan topik kepada peserta sebagai bahan pelatihan untuk tahap kegiatan tersebut. peserta dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat.
Rekapitulasi Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS 1. Rekapitulasi Nilai
Hal ini berkaitan dengan pengelolaan ASN yaitu memberikan pelayanan optimal secara profesional dan kualitatif. Pengarsipan arsip dengan metode digitalisasi ini dapat mempercepat waktu pengambilan arsip bila menggunakan Google Form atau Google Drive. Oleh karena itu kegiatan ini berkaitan dengan Smart ASN yaitu kemampuan menggunakan software IT secara profesional.
Tjokronegoro Purworejo lebih jelas dan cepat diambil dengan Google Form/Google Drive, dibandingkan dengan situasi sebelumnya. Hal ini disebabkan karena masih terdapat permasalahan yang belum terselesaikan secara tuntas, yaitu kurangnya infrastruktur kearsipan, kurangnya pengarsipan arsip secara rutin, dan kurangnya peninjauan berkala.
Manfaat Kegiatan Aktualisasi dalam Rangka Pemecahan Isu
Berdasarkan manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan inovasi peserta dapat berkontribusi dalam mengurangi permasalahan terkait kearsipan khususnya kearsipan di RSUD R.A.A. Selain itu, kegiatan rencana tindak lanjut pemutakhiran ini dapat menjadi cara bagi peserta untuk mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS. 1 Menyediakan berbagai fasilitas penyimpanan arsip dan pemindai khusus bagi petugas kearsipan. Penyimpanan arsip dapat memastikan bahwa arsip fisik terorganisir dan dipelihara.
Dalam pengadaan prasarana kearsipan, saya berhati-hati dalam menyediakan prasarana apa saja, selain itu saya juga harus bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penggunaan prasarana tersebut agar efektif penggunaannya. Berorientasi pada pelayanan Saat pengarsipan, saya bertindak cepat agar arsip yang siap diarsipkan tidak menumpuk. Dalam hal ini petugas arsip dan arsiparis memegang peranan penting dalam pencatatan arsip karena baik petugas arsip maupun arsiparis merupakan seseorang yang terlibat langsung dalam kegiatan kearsipan.
Berorientasi Pelayanan Dalam mengevaluasi kepatuhan pengarsipan, saya memberikan solusi dan dapat diandalkan jika ada permasalahan. Dalam melakukan evaluasi kepatuhan kearsipan, saya memberikan arahan kepada arsiparis jika ada kegiatan yang kurang sesuai. Dalam kegiatan ini, arsiparis berperan sebagai pihak yang menjaga kepatuhan kearsipan di setiap unit di RSUD R.A.A.
Dalam pelaksanaan evaluasi kearsipan, saya bekerja sama dengan arsiparis masing-masing unit untuk mengkoordinasikan pelaksanaannya. Hal ini berdasarkan kesepakatan dengan arsiparis bahwa tahapan kegiatan evaluasi kepatuhan kearsipan akan dilakukan setiap 3 (tiga) bulan setelah sosialisasi ini berlangsung. Kegiatan tersebut antara lain pembuatan SOP pengelolaan arsip, digitalisasi arsip, pembuatan daftar arsip dan sosialisasi pengarsipan arsip.
Dalam kegiatan aktualisasi ini, peserta mempunyai rencana tindak lanjut yang akan dilaksanakan setelah masa aklimatisasi selesai, antara lain penyediaan fasilitas penyimpanan arsip dan scanner khusus bagi arsiparis, pelaksanaan pengarsipan arsip dan evaluasi arsiparis secara berkala kepada arsiparis.
Saran
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Aktif pada Arsip Pusat di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Bupati Purworejo Nomor 46 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan Dinamis di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Purworejo, Badan Usaha Milik Daerah, dan Pemerintah Kota. Modul Diklat Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil : “Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara” Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia.
Modul Diklat Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil : “Analisis Permasalahan Kontemporer” Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. Institut Administrasi Negara Republik Indonesia 2021. Modul pelatihan dasar calon PNS : “Kompeten”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia 2021. Modul pelatihan dasar calon PNS : “Harmonis”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia.
Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Diklat Dasar Calon PNS : “Setia”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Diklat Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil : “Mudah Beradaptasi”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Diklat Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil : “Koperasi”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia.
Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul pelatihan dasar calon PNS : “Manajemen ASN”. Jakarta: Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. Institut Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul pelatihan dasar calon PNS: “ASN Cerdas”. Jakarta: Institut Administrasi. Hasil konsultasi dengan Mentor pada Gambar 1 yang diterima pada tanggal 31 Mei 2022 memuat data dan saran pembuatan PSO Pengelolaan Kearsipan yaitu agar PSP dibuat secara menyeluruh dan jelas dengan kalimat operatif.
Dimana pencarian referensi ini menghasilkan daftar referensi terkait manajemen arsip yang dapat dilihat melalui link https://drive.google.com/drive/folders/11czjX4-ql-T-3lwtS4iLEiMBkQHu5ATd?usp=sharing. Dimana pada evaluasi ini diperoleh daftar rating evaluasi pengelolaan arsip yang dapat dilihat melalui link https://drive.google.com/file/d/1v_3Om2OfMi78ybOMQrodS0s7_R8D-kEI/view?usp=sharing dengan nilai rata-rata 64,78 . Checklist dengan hasil identifikasi ulang arsip surat keluar yang sudah didigitalkan agar tidak ada arsip yang terlewat.
