Filing menurut Basir Barthos (2005: 43) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
1. Sistem Mengarsip Surat
Menurut Sularso Mulyono dkk., (1985: 43) dalam bukunya yang berjudul “Dasar -dasar Kearsipan“ ada lima macam sistem penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu:
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam system ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah-masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan lanjutannya.
c. Sistem Tanggal (Kronologis)
Sistem tanggal (kronologis) adalah penyimpaanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat-surat masuk penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan sarat.
Sedangkan untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
d. Sistem Nomor (Numeric Filling)
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dalam sistem nomor ini dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Sistem Klasifikasi Desimal
Sistem penyimpanan ini sering dikenal dengan nama sistem Dewey. Surat yang akan disimpan ditentukan dahulu daftar klasifikasi masalah, dari kegiatan utama, kegiatan pembantu sampai kegiatan lanjutan. Setelah itu surat diberi nomor kode yang dipisahkan dengan tanda titik atau koma.
2) Sistem Terminal Digit
Sistem penyimpanan ini berdasarkan nomor terminal (terakhir). Nomor kode sistem ini dibagi menjadi tiga unit, yaitu : unit pertama adalah 2 (dua) nomor dari belakang yang menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Unit kedua 1 (satu) nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map.
Sedangkan unit ketiga adalah nomor sisanya, yang menunjukkan nomor surat/warkat yang akan disimpan.
3) Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip yang didasarkan atas sisitem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah- wilayah tertentu. Dalam hal ini didasarkan atas pembagian pulau-pulau, menurut wilayah propinsi, pembagian wilayah menurut kota, bahkan menurut pembagian tingkat Kecamatan sampai Kalurahan.
Menurut Sutarto (1992: 175) mengemukakan bahwa sistem penyimpanan arsip digolongkan menjadi dua belas macam, antara lain:
1) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad
Warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
2) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor Yaitu warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah ataupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3 dan seterunya sampai dengan Z1, Z2, Z3 dan seterusnya.
3) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal
Berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah / pokok urusan, masalah / urusan, ataupun sub masalah / sub urusan yang tertera di dalamnya.
4) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah
Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut pembagian satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, provinsi, kabupaten, kotamadya, kota, kecamatan, desa, dukuh, rukun kampung, rukun tetangga, dan lain-lain.
5) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal
Berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada warkat tersebut.
6) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Urut
Berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut urutan angka dari angka 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, terus meningkat ke angka yang lebih besar.
7) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Akhir Warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki dua nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama.
8) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tiga Nomor Akhir Berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki tiga nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama.
9) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Tengah Berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki dua nomor tengah yang sama disimpan pada btempat yang sama.
10) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Persepuluh Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi telah dibuatkan nomor persepuluh tertentu untuk setiap masalah tertentu sehingga setiap masalah yang memiliki nomor persepulah yang sama akan disimpan pada tempat yang sama.
11) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Berkode/berabjad Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad.
12) Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara
Berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama-nama orang yang bunyi pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya
akan diberi kode nomor yang sama dan disimpan di tempat yang sama.
13) Azas Penyimpanan Kearsipan
Menurut Sularso Mulyono dkk., (1985: 32) azas penyimpanan surat ada tiga, yaitu:
(a) Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
(b) Azas Desentralisasi
Azas desentralisasi berarti tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
(c) Azas Kombinasi Sentralisasi-Desetralisasi
Azas kominasi sentralisasi-desentralisasi yaitu penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyaai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.