a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Dewi Anggrawati, 2010: 2).
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip adalah:
a. Segenap warkat dan suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b. Suatu instansi atau tempat dari warkat-warkat suatu organisasi disimpan secara tertib.
3. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Adapun wakat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (The Liang Gie, 2007: 118).
Dari beberapa pendapatan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan/swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
1. Fungsi Arsip
Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiataan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (Dewi Anggrawati, 2010: 3).
Dalam aktifitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainnya suatu kantor atau perusahaan, arsip dapat berfungsi sebagai:
1) Sumber ingatan, bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dokumen dan permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.
2) Sumber informasi, keterangan bagi pejabat atau orang yang memerlukannya dalam menghadapi permasalahan.
3) Bahan penelitian, merupakan data dan fakta otentik untuk dijadikan dasar pemikiran atau penelitian.
4) Bahan pengembangan, yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan pembangunan.
5) Bukti tertulis, yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.
6) Gambaran peristiwa masa lampau, artinya dalam arsip tersimpan beberapa keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah (Dewi Anggrawati, 2010: 3).
2. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai berikut:
a. Sebagai pusat informasi b. Sebagai sumber dokumentasi
c. Sebagai bukti resmi (Dewi Anggrawati, 2010: 2).
3. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai kegunaannya yang terkandung dalam arsip didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri (Badri Munir, 2007: 86). Ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip, antara lain sebagai berikut.
a. Menurut Vernoon B. Santen
Nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED, yaitu:
A = Administrative Value (nilai guna di bidang administrasi);
misalnya, surat dinas, formulir, dan sebagainya.
L = Legal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya akta jual beli tanah, surat kuasa, dan sebagainya.
F = Fiscal Value (nilai guna dibidang keuangan), misalnya cek, kuitansi, bilyet giro, dan sebagainya.
R = Research Value (nilai guna dibidang penelitian), misalnya karya tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.
E = Education Value (nilai di bidang pendidikan), misalnya ijazah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D = Documentary Value (nilai guna dibidang dokumentasi), misalnya naskah perjanjian dan sebagainya.
b. Menurut ensiklopedi Administrasi
Pada pokoknya suatu warkat mempunyai 4 (empat) macam kegunaan menurut Dewi Anggrawati (2010: 3), antara lain sebgai berikut:
1) Guna informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
2) Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses peradilan.
3) Guna historis, yakni menggambarkan keadaan tau peristiwa masa lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peritiwa sejarah.
4) Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil pemikiran seseorang atu penemuan dri suatu penelitian atau eksperimen ilmiah.
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan sebagai berikut.
1) Nilai guna primer, nilai guna arsip berdasarkan kepentingan lembagainstansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
a) Nilai guna adminstrasi, adalah nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan pada pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewjiban warga negara.
c) Nilai guna keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal yang menyngkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
2) Nilai guna sekunder, adalah nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain untuk kepentingan umum. Nilai guna sekunder meliputi:
a) Nilai guna kebuktian, adalah jika dalam arsip tersebut terkandung fakta dan keterangan yang di gunakan untuk menjelskan tentang kegiatan lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, dan diatur fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna informasinal, adalah jika dalm arsip,isi dan informasi didalamnya mengandung berbagai kepentinggan mewakili penelitian, dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga pencipta arsip kegiatanya (Dewi Anggrawati, 2010: 4).
4. Jenis-Jenis Arsip
a. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya menurut esiklopedia administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:
1) Vital Record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
2) Important Record (warkat penting) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas). Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain–lain.
3) Useful Record (warkat yang berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan
daftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya.
4) Essential Record (warkat tidak penting) yaitu warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karna itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/mencatat dalam buku agenda harian (Dewi Anggrawati, 2010: 4).
b. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip atau/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas:
1) Arsip Tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan atau tertulis.
Misalnya: surat dinas, akta, dan lain-lain.
2) Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster, dan sebagainya.
c. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip atau warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya. Arsip ataun warkat jenis ini sapat berupa:
1) Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
2) Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods).
3) Personnel Record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
4) Sales Record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.
5) Production Record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi (Dewi Anggrawati, 2010: 4).
d. Ditinjau dari fungsinya, yaitu: (1) arsip aktif; (2) arsip inaktif;
dan (3) arsip statis.