Metode penelitian yang dilakukan untuk penulisan penelitian skripsi ini meliputi:
1. Definisi Operasional Variabel
Pengendalian internal yang dilakukan untuk persediaan suku cadang meliputi; struktur organisasi perusahaan, metode yang digunakan untuk menjaga dan mengawasi persediaan suku cadang perusahaan, dan mengontrol data akuntansi yang disajikan dalam menjalankan kebijakan yang diterapkan pihak manajemen. Sebagaimana telah diketahui bahwa persediaan merupakan salah satu harta perusahaan yang harus dijaga dan dikendalikan, hal ini dikarenakan perusahaan telah menginvestasikan banyak dana untuk persediaan suku cadang tersebut, oleh karena itu dalam pemasukan dan pengalokasian persediaan harus ada pengendalian agar dapat menghindari adanya penyalah gunaan yang akan merugikan perusahaan. Untuk mengukur variabel penelitian dalam hal ini penulis membuat lembar observasi yang terdiri dari empat jawaban dengan rentang dari sangat tepat sampai tidak tepat, selain itu setiap pilihan jawaban diberi nilai untuk pernyataan:
Sangat efektif = 5
Efektif = 4
Cukup efektif = 3 Tidak efektif = 2 Sangat tidak efektif = 1
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Adapun kisi-kisi dari instrumen analisis sistem pengendalian internal persediaan dapat dilihat pada tabel berikut ini.
No. Komponen No. Butir Total
1 Fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan persediaan
01 s/d 14 14
Daftar pertanyaan
Dengan segala kerendahan hati, saya memohon bantuan Bapak untuk mengisi daftar pertanyaan ini dengan sejujur-jujurnya, untuk keperluan penelitian mengenai “Fungsi pengawasan internal persediaan suku cadang. Semoga Bapak akan memberikan manfaat bagi kita semua. Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.
Petunjuk menjawab
Tandailah salah satu jawaban yang menurut Bapak benar dengan mengikuti langkah- langkah dibawah ini:
1. Bacalah pertanyaan berikut ini dengan baik dan seksama
2. Jawablah semua pertanyaan dari setiap bagian dengan cara memberikan tanda berupa angka 1 s/d 4, pastikan semua pertanyaan telah Bapak jawab.
Nama responden : Bapak Syaiful Hidayat, Husyaini, Abdi, Rinaldi Jabatan : Kepala Personalia, Partman 1 & 2, Adm Staff 1 & 2
Waktu : April 2008
Tanda tangan / stempel :
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
No. Unsur Wawancara Jawaban
1 Apakah pengendalian internal persediaan digunakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan?
2 Apakah pengendalian internal persediaan digunakan untuk memberikan informasi yang lebih baik?
3 Apakah perusahaan menggunakan formulir lain dalam mendukung sistem pengendalian internal persediaan?
4 Apakah pengendalian internal persediaan menggunakan prosedur yang jelas dan terpusat pada suatu bagian?
5 Apakah sistem pengendalian internal persediaan mampu meminimalisasikan kesalahan pencatatan persediaan?
6 Apakah sistem pengendalian internal persediaan memberikan tugas yang jelas dan bersifat korektif?
7 Apakah fungsi dan tanggung jawab sistem pengendalian internal digunakan untuk memfokuskan garis tugas yang jelas dalam hal persediaan?
8 Apakah satuan pengawasan internal yang ada dapat membantu perusahaan dalam mengindari kecurangan terhadap persediaan?
9 Apakah sistem pengendalian internal mendukung pelaksanaan pengendalian internal?
10 Apakah tidak ada tugas rangkap yang dilakukan dalam persediaan?
11 Apakah ada bagian yang menangani khusus dalam persediaan?
12 Apakah perusahaan menggunakan prosedur pengendalian dalam pengawasan persediaan?
13 Apakah prosedur pengendalian yang ada sudah mendukung terciptanya sistem pengawasan internal persediaan yang baik?
14 Apakah sistem pengendalian internal telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam pemeriksaan persediaan?
2. Tempat dan Waktu Penelitiaan
Tempat penelitian : Auto 2000 SM. Raja Astra Internasional 061.7362000
Kegiatan Usaha : Penjualan dan servis mobil merek TOYOTA Waktu Penelitian : Dimulai 01 Maret 2008 s/d 01 Mei 2008
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
3. Jenis dan Sumber Data
Dalam melakukan penelitian ini penulis membutuhkan data-data pendukung yang berhubungan dengan penelitian yang penulis lakukan. Data yang diperoleh untuk penulisan penelitian ini berasal dari pihak perusahaan tempat dilakukannya penelitian ini.
Adapun data tersebut bersumber dari data primer dan data sekunder yaitu:
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh penulis menyangkut objek penelitian dari pihak perusahaan dan data tersebut belum diolah, dalam hal ini data diperlukan diperoleh dari hasil observasi dan wawancara.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari pihak perusahaan dan data tersebut sudah diolah, seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan data lainnya yang terkait dalam penelitian.
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dipergunakan penulis adalah:
1. Observasi yaitu suatu teknik dengan mengumpulkan data secara langsung dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap masalah yang berhubungan dengan persediaan.
2. Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pihak yang berhubungan langsung dengan objek yang diteliti dalam hal ini dilakukan dengan pejabat atau personil dalam perusahaan untuk memperoleh informasi yang
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
diinginkan. Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran permasalahan pada penelitian yang dilakukan.
3. Dokumentasi, data diambil berbagai dokumen tentang informasi persediaan pada Auto 2000 SM Raja Medan.
5. Teknik Analisis Data
Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan variable-variabel yang ada.
Tujuan analisis data adalah untuk menyederhanakan sehingga mudah ditafsirkan. Analisis yang digunakan adalah analisis statistika terhadap jawab. Untuk mengetahui kekuatan hubungan antara kedua variable berskala ordinal digunakan teknik analisis korelasi spearmen dengan rumus:
ρ = 1 - 6∑d2
Nilai
N3-N
Dimana:
Ρ = koefisien korelasi spearmen
d = beda antara dua pengamataan berpasangan N = total pengamatan
Kemudian untuk mengetahui tentang keeratan hubungan antara dua variable yang dianalisis, sebagaimana yang dikemukan oleh Guilford ( Guilford’s empirical rule ) dalam Harun Al Rasyid ( 1997 : 38 ) sebagai berikut :
Standarisasi Keeratan Hubungan Variabel
Keterangan
0 – 0,2 Sangat Tidak Efektif
>0,2 - <0,4 Tidak Efektif
>0,4 - <0,7 Cukup Efektif
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
>0,7 - <0,9 Efektif
>0,9 - <1 Sangat Efektif
Nilai yang bertanda positif menunjukkan korelasi X dan Y positif, sebaliknya nilai yang bertanda negatif menunjukkan korelasi X dan Y negatif. Untuk yang bernilai 0, menunjukkan tidak adanya korelasi antara X dan Y. hubungan antara X dan Y dikatakan positif, bila kenaikan (penurunan) X menyebabkan kenaikan (penurunan) Y. Sebaliknya disebut negatif, bila kenaikan ( penurunan) X menyebabkan penurunan (kenaikan) Y.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
BAB IV
HASIL PENELITIAN
I. Data Penelitian
A. Gambaran Umum Perusahaan.
1. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation adalah perusahaan swasta Nasional yang berfungsi sebagai Dealer kendaraan merek Toyota, yang berdiri pada tanggal 20 Februari 1957 di Bandung dan dikelola serta dipimpin oleh William Soeryadjaja, Tjian Kian Tie dan Liem Peng Hong. Pada tahun 1965 PT.Astra International, Tbk Toyota Sales Operation memusatkan Kantor pusatnya di Jakarta, dan Kantor Bandung dijadikan sebagai Cabang pertama. Perusahaan ini awalnya bergerak di bidang usaha eksport basil bumi, selanjutnya berkembang di bidang usaha permobilan, yaitu Toyota, Daihatsu, Isuzu, Nissan Truck, dan pada bidang lain seperti:
- PT. Federal bergerak di bidang pemasaran sepeda motor Honda dan sepeda Federal.
- United traktor, bergerak di bidang usaha mesin berat pertanian, seperti: Traktor, Messey Ferguson, Sumitomo, Link belt dan lain-lain.
- Bidang usaha perkantoran dan perdagangan mesin Foto Copy Xerox, minyak pelumas dan specialis Caltex.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
- Astra Argo bergerak di bidang usaha pertanian, perkebunan dan perkayuan.
Untuk memperlancar jalannya distribusi maka dibentuk beberapa cabang, perwakilan dan pengangkatan dealer di kota-kota yang dianggap penting. Sejalan dengan semakin berkembangnya perekonomian dan pembangunan di Indonesia, yang tadinya memasarkan beraneka ragam produk, satu demi satu melepaskan diri dan berkembang menjadi perusahaan baru yang mempunyai Cabang di berbagai kota.
Pada tanggal 1 Juli 1969, PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation mendapat pengakuan resmi dari Pemerintah Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek Toyota untuk seluruh Indonesia. Pada tahun 1970 PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation membentuk Toyota Division yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan merek Toyota.
Untuk meningkatkan mutu pemasaran kendaraan merek Toyota di Indonesia maka Toyota Motor Sales Co, Ltd Jepang, perusahaan berusaha meningkatkan pelayanan kepada para peminat kendaraan merek Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota, oleh karena itu akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor.
Perusahaan ini merupakan patungan antara Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang dengan PT.
Astra International Incorporated dengan PT. Gaya Motor dari pihak Indonesia. Setelah perusahaan ini berdiri maka status agen tunggal kendaraan merek Toyota untuk seluruh Indonesia dialihkan dari PT. Astra International Incorporated kepada PT. Toyota Astra Motor.
Kegiatan usaha PT. Toyota Astra Motor mencakup lingkungan yang sangat luas, mulai dari mengimpor kendaraan Toyota bersifat Completely Knocked Down dari Jepang, kemudian merakitnya pada PT. Multi Astra yang didirikan pada tanggal 13 Agustus 1973 sebagai satu usaha perakitan kendaraan merek Toyota yang menggantikan komponen di dalam negeri.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Untuk itu PT. Toyota Astra Motor telah menjalin hubungan dengan beberapa local part suplies, seperti Toyota Mobilindo.
Pada tahun 1973 PT. Astra International Incorporated ditunjuk pula sebagai agen tunggal nama Toyota Division tidak sesuai lagi untuk dipakai karena divisi ini bukan hanya memasarkan kendaraan merek Toyota, tetapi juga dari merek Daihatsu. Oleh sebab itu pada tanggal 1 September 1973 nama Toyota Division diubah menjadi Motor Vehicle Division.
Sesuai dengan perkembangan pemasaran kendaraan merek Toyota yang semakin baik maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales yang bertindak sebagai salah satu penyalur utama kendaraan merek Toyota. Dengan demikian pada Motor Vehicle Division PT. Astra International incorporated terjadi perubahan, yaitu sejak saat itu yang bertindak sebagai agen tunggal kendaraan merek Toyota adalah PT. Astra Motor Sales.
Pada tanggal 1 September 1989 PT. Astra Motor Sales kembali berganti nama menjadi Auto 2000 PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation. Kemudian mulai tanggal 1 Januari 2000 nama Auto 2000 tidak digunakan lagi, sehingga nama perusahaan menjadi PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation. Kantor Pusat perusahaan berkedudukan di Jakarta dan saat ini mempunyai cabang dan Dealer yang tersebar di kota- kota besar di Indonesia. Salah satu cabang perusahaan adalah PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation (Auto 2000) cabang Sisingamangaraja Medan (disingkat menjadi PT.
Antar Lintas Sumatera – TSO Cabang S.M Raja Medan), yang berlokasi di JL.
Sisingamangaraja No. 8 Medan.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Pihak-pihak yang mengelola perusahaan diatur sedemikian rupa dalam suatu struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hasil dari proses pengorganisasian. Struktur
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
organisasi merupakan suatu kerangka dasar tertentu yang menunjukan hubungan satuan organisasi dan individu-individu yang berada didalam suatu organisasi. Melalui struktur organisasi maka tugas-tugas wewenang dan tanggung jawab setiap pejabat dapat diketahui dengan jelas dan tegas, sehingga diharapkan setiap satuan-satuan organisasi dapat bekerja bersama-sama secara harmonis.
Struktur organisasi perusahaan, yang merupakan salah satu unsur yang menentukan sukses tidaknya perusahaan mencapai tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi yang baik harus mampu berfungsi sebagai alat pengatur maupun pengawas usaha pelaksanaan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga usaha-usaha yang dilakukan dapat berjalan secara efisien dan efektif.
Struktur organisasi perusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki oleh perusahaan digerakkan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari bagan organisasi juga dengan mudah dapat dilihat banyak organisasi, jenjang dari masing-masing bagian, garis komando dan informasi yang dihubungkan bagian organisasi tersebut.
Struktur organisasi penting mengingat pembentukan struktur organisasi yang akan membantu melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya, baik pada tingkat manajemen atas, menengah maupun tingkat bawah. Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang sesuai dengan sifat dan jenis kegiatan usaha.
Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomis dan harus flexibel sehingga bila ada perluasan tidak mengganggu secara serius susunan-susunan bagian yang telah
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
ada. Struktur tersebut juga harus memungkinkan pekerjaan semua bagian terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.
PT. Astra International Tbk Toyota Sales Operation Cabang S.M Raja Medan dipimpin oleh seorang kepala cabang (Branch Manager) kepala cabang bertanggung jawab kepada pimpinan di kantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala cabang dibantu oleh tiga kepala departemen, yaitu Kepala Penjualan, Kepala Bengkel dan Kepala Administrasi.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar berikut ini :
Berikut ini pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen dapat diuraikan sebagai berikut :
a) Departemen Penjualan
Departemen penjualan dipimpin oleh seorang Kepala Penjualan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Tugas Kepala Penjualan adalah
a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual :
b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi) c) Menganalisa pasar
d) Membuat ramalan penjualan
e) Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melalui media cetak.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Penjualan dibantu oleh Supervisor Penjualan dan para Wiraniaga (Salesman dan Counter Sales).
Tugas dari Supervisor penjualan adalah a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual
:
b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (Ekspedisi)
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
c) Menganalisa pasar
d) Memberikan arahan dan motivasi para wiraniaga Tugas dari Wiraniaga (Salesman) adalah a) Membina hubungan baik dengan pelanggan.
:
b) Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor PT. AI. TSO Cabang SM. Raja Medan sesuai dengan terget yang telah ditetapkan.
b) Departemen Administrasi
Departemen administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Administrasi, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang,
Tugas dari Kepala Administrasi adalah
a) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi :
b) Mengatur administrasi stok barang dan gudang (PDC)
c) Mengatur masalah keuangan dan pembayaran gaji para karyawan d) Merencanakan dana promosi
e) Mengadakan peralatan kantor
f) Mengadakan pemeliharaan gedung dan aktiva lainnya g) Menilai prestasi kerja karyawan
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Administrasi dibantu oleh Supervisor Administrasi, Adminsitrasi Unit / penjualan, ADM. STNK/BPKB, ADM. Gudang Unit, Adm.
Indirect, Billing Service, Service, ADM. Part dan Kasir.
c) Departemen Bengkel
Bengkel PT. AI-TSO Cabang S.M Raja Medan didirikan untuk mendukung penjualan kendaraan merek Toyota perusahaan, dengan memberikan pelayanan perbaikan
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
kendaraan pelanggan dan juga menyediakan suku cadang yang diperlukan oleh pelanggan.
Departemen bengkel dipimpin oleh seorang Kepala Bengkel, yang dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala cabang.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bengkel adalah a) Mengatur kebijaksanaan perusahaan di bidang servis
:
b) Meningkatkan mutu servis
c) Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan servis secara umum d) Merencanakan pengadaan suku cadang
Dalam menjalankan tugasnya, kepala bengkel dibantu oleh Supervisor Bengkel,Instruktur, Foreman, Mekanik, Service Advisor, Koordinator THS, Mekanik THS, PDC, lubing, washing, valet service, service plus, partman dan part counter.
3. Aktivitas Usaha Perusahaan
Adapun kegiatan perusahaan adalah memberikan pelayanan di bidang penjualan produk atas sebagai dealer kendaraan merk Toyota dan juga memberikan pelayanan jasa servis purna jual. Dalam memberikan pelayanan servis purna jual, dibagi menjadi dua bagian yaitu pelayanan aftersales perbaikan umum yang disebut dengan general repair dan after sales perbaikan body yang disebut body and paint service.Selain pendapatan dari penjualan mobil Toyota dan servis purna jual Auto 2000 juga menerima pendapatan dari penjualan suku cadang atau suku cadang merek Toyota.
B. Pengertian dan Jenis Persediaan
1. Pengertian Persediaan di AUTO 2000
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Pada Auto 2000 persediaan di gudang suku cadang merupakan barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Persediaan tersebut meliputi suku cadang asli Toyota yang dibeli dari Astra International Toyota untuk dijual kepada para pelanggan Toyota khususnya pelanggan bengkel. Dari uraian tersebut persediaan yang terdapat di gudang suku cadang Auto 2000 merupakan barang dagang dimana persediaan tersebut merupakan salah satu aktiva milik perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang mendasar terhadap barang tersebut.
2. Jenis Persediaan di AUTO 2000
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas utamanya sebagai main Dealer Toyota maka Auto 2000 harus melaksanakan 3 S yaitu Sales, Service dan suku cadang. Untuk sales dan service pihak perusahaan membutuhkan para staff yang professional dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan standar Toyota yang ditetapkan. Sedangkan untuk sparepart / suku cadang asli Toyota (Genuine Part) dan tempat penyimpanan suku cadang tersebut dilakukan di gudang bahan AUTO 2000.
Di gudang suku cadang Auto 2000 terdapat beberapa jenis persediaan meliputi:
1. Spare part ( suku cadang asli Toyota) 2. Material
3. Chemical ( Oli )
Ad. 1. Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk mobil Toyota dengan berbagai tipe dalam proses servis mobil
Contoh: saringan oli, saringan udara, kampas rem, timing belt, kopling klos, dan lain sebagainya
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Ad 2. Material meliputi suku cadang tambahan atau pendukung untuk penggunaan suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses servis mobil di bengkel Auto 2000
Contoh material yang terdapat di gudang bahan meliputi: carburator cleaner, grease, lem dan lain sebagainya
Ad 3. Chemical merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku cadang meliputi oli baik oli mesin maupun oli transmisi. Adapun oli yang tersedia meliputi oli mesin Toyota, Castrol , Automatic Transmission Fluid dan lain sebagainya.
C. Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang
Digudang suku cadang terdapat beberapa kebijkan khusus dimana hanya staff part yang dapat memasuki ruang gudang suku cadang, dan semua suku cadang yang keluar dari gudang harus dilengkapi PKB (Perintah Kerja Bengkel). Harga suku cadang yang terdapat di gudang ditetapkan oleh Assistant Part Manager. Program part yaitu SAP yang hanya boleh digunakan oleh part staff dan dilengkapi oleh password khusus.
Di gudang tersebut terdiri dari 3 personil meliputi part manager, assistant part manager dan partman. Dimana part manager mengawasi dan mengontrol semua aktivitas di dalam gudang dan assistant part manager bertugas untuk membuat laporan periodical untuk pihak intern perusahaan dan untuk Astra Internasional Toyota Pusat sedangkan partman bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas harian gudang bahan meliputi penerimaan suku cadang yang dipesan dan distribusi
Dalam menjalankan aktifitasnya, gudang suku cadang Auto 2000 juga memegang teguh filosofi Toyota yaitu kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Adapun filosofi adalah three joys yaitu joy of buying, joy of selling, joy of creating.
D. Lingkungan Pengawasan Internal
Lingkungan pengawasan internal merupakan suatu langkah awal ketika perusahaan akan melaksanakan pengawasan terhadap operasional perusahaan dimana lingkungan memberikan landasaan dalam menjalankan kegiatan pengawasannya. Lingkungan pengawasan internal Auto 2000 telah tersusun dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang . Dengan misi dan visinya yaitu menjadi produsen mobil terbesar dan kepuasan pelanggan adalah yang utama, maka visi dan misi ini menjadi batasan bagi lingkungan pengawasan internal dalam melaksanakan tugasnya. Adapun yang menjadi lingkungan pengawasan internal suku cadang adalah bagian gudang yang bertugas dalam rencana penyediaan dan pembelian suku cadang. Kasir utama memiliki peranan penting dalam pembayaran suku cadang yang telah dipesan dan untuk dalam proses pelaporan dan pengendalian suku cadang. Pada akhirnya ligkungan pengawasan internal di Auto 2000 dipengaruhi oleh pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan dimana peranan pimpinan perusahaan sangat berpengaruh terhadap terciptanya pengawasan yang dilakukan.
E. Penilaian Resiko Suku Cadang
Penilaian resiko suku cadang dilakukan oleh bagian gudang dengan hitungan tertentu lalu dicek ulang oleh bagian accounting . misalnya 10 % dari total suku cadang yang ada di gudang.
Penilaian resiko dalam pengawasan internal suku cadang dapat berupa penilaian terhadap anggaran suku cadang dengan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan bengkel. Dengan adanya penilaian tersebut maka dapat diketahui berapa kebutuhan suku cadang pada periode yang telah ditentukan sehingga ketersediaan suku cadang dapat dipenuhi.