PENDAHULUAN
Perumusan Masalah
Apakah pengendalian inventaris internal Auto 2000 SM Raja Astra Internasional mendukung efektivitas dan efisiensi operasional? Bagaimana prosedur akuntansi yang digunakan Auto 200 SM Raja Astra Internasional mendukung pengendalian sistem persediaan?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Untuk mengetahui cara pengecekan stok internal pada gudang sparepart Auto 2000 SM Raja Internasional. Untuk mengetahui apakah kebijakan pengendalian internal gudang suku cadang yang diterapkan oleh Auto 2000 SM Raja Astra Internasional sudah efektif dan efisien. Bagi penulis dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya bagaimana pengendalian internal persediaan suku cadang Auto 2000 SM Raja Astra Internasional.
Kerangka Konseptual
Bagi perusahaan, sebagai masukan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapinya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara maksimal.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Pengawasan Internal
Sistem yang baik pada suatu perusahaan dilihat dari perusahaannya, seperti kemampuan dan struktur organisasi perusahaan dalam melakukan pengawasan internal, tingkat keahlian karyawannya, namun kesemuanya mempunyai ciri-ciri yang sama dalam pengendalian internal. Pengendalian internal ditetapkan oleh manajemen perusahaan untuk membantu menghindari atau setidaknya mengurangi ketidakteraturan dan keandalan akuntansi. Pengawasan intern mempunyai keterbatasan dan batasan, sehingga pengawasan intern hanya dapat memberikan jaminan yang wajar atau cukup, tidak bersifat mutlak.
Unsur – unsur Pengawasan Internal
Berdasarkan uraian di atas, jelaslah bahwa pengendalian internal merupakan suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pada dasarnya konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini ditegakkan melalui kewajiban untuk memelihara catatan yang memadai untuk melindungi aset dan menganalisis penugasan tanggung jawab.
Pengertian dan Jenis Persediaan
- Pengertian Persediaan
- Jenis – jenis Persediaan
Sederhananya, Skousen mengatakan, “persediaan adalah aset yang dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal dan juga aset yang tersedia untuk digunakan sebagai bahan dalam proses produksi”. Dalam perusahaan dagang, barang yang diperoleh tanpa diubah bentuknya dan diperoleh untuk dijual kembali dianggap barang persediaan. Bagi perusahaan manufaktur, persediaan mencakup barang-barang yang akan digunakan pada proses produksi selanjutnya.
Pengawasan Internal Persediaan
- Lingkungan Pengawasan
- Penilaian Resiko Persediaan
- Informasi dan Komunikasi atas Persediaan
- Aktivitas Pengawasan atas Persediaan
Dari uraian diatas diketahui bahwa jenis saham yang dimiliki oleh perusahaan dapat digolongkan menjadi 3 (tiga), yaitu; Lingkungan pengendalian persediaan dapat dilihat dari beberapa hal yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam menangani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai persediaan, struktur organisasi hingga mempengaruhi pelaksanaannya. . pengendalian persediaan dimana terdapat pemisahan fungsi dan tugas yang menunjukkan adanya pembagian kerja. Dalam lingkungan pengendalian persediaan, hal ini terlihat dari beberapa hal yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam menangani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai persediaan, struktur organisasi. dalam mempengaruhi pelaksanaan pengendalian persediaan dimana dilakukannya pemisahan fungsi dan tugas yang menunjukkan pembagian kerja.
Untuk mengetahui jumlah total persediaan pada suatu perusahaan dapat dilihat dari catatan persediaan yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Sistem fisik adalah sistem pencatatan saham yang tidak mengikuti mutasi saham, sehingga untuk mengetahui jumlah stok pada waktu tertentu harus dilakukan penghitungan fisik stok (stock opname). Untuk menentukan harga pokok persediaan yang digunakan atau dijual, harus dilakukan penghitungan fisik terhadap sisa persediaan yang masih ada pada akhir periode akuntansi.
Fungsi akuntansi memelihara kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat jumlah dan harga pokok persediaan perusahaan yang disimpan di gudang. Selain itu, kartu inventaris ini merupakan data akun dari kartu inventaris yang bersangkutan di buku besar. Bentuk pengendalian persediaan yang umumnya dilakukan adalah dengan memeriksa secara fisik persediaan itu sendiri kemudian membandingkannya dengan kartu stok dan kartu persediaan yang disimpan di setiap bagian.
Bentuk pengelolaan persediaan ini hanya dapat dilakukan dengan pemeriksaan langsung, yaitu dengan menghitung jumlah dan jenis persediaan yang ada di gudang.
METODE PENELITIAN
- Tempat dan Waktu Penelitian
- Jenis dan Sumber Data
- Teknik Pengumpulan Data
- Teknik Analisis Data
Pada Auto 2000, persediaan di gudang suku cadang terdiri dari barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Penilaian risiko lainnya adalah menjaga kualitas suku cadang di gudang suku cadang Auto 2000. Dapat dikatakan bahwa pengawasan suku cadang di Auto 2000 mempunyai standar pengawasan yang maksimal.
HASIL PENELITIAN
Gambaran Umum Perusahaan
- Sejarah Ringkas Perusahaan
- Struktur Organisasi Perusahaan
- Aktivitas Usaha Perusahaan
Astra International, Tbk Toyota Sales Operation merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak sebagai dealer kendaraan merek Toyota, yang didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 di Bandung dan dikelola serta disutradarai oleh William Soeryadjaja, Tjian Kian Tie dan Liem Peng Hong. Pada tahun 1965 PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation memusatkan kantor pusatnya di Jakarta dan Kantor Bandung menjadi cabang pertama. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation mendapat pengakuan resmi dari pemerintah Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan merek Toyota di seluruh Indonesia.
Astra International dan Tbk Toyota Sales Operation membentuk divisi Toyota yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan merek Toyota. Setelah perusahaan ini berdiri, status agen tunggal kendaraan merek Toyota untuk seluruh Indonesia dialihkan dari PT. Multi Astra didirikan pada 13 Agustus 1973 sebagai perusahaan perakitan kendaraan merek Toyota yang menggantikan suku cadang di dalam negeri.
Sesuai dengan perkembangan pemasaran mobil Toyota yang semakin baik, pada tanggal 1 Januari 1976 PT. Berbadan hukum Astra International, terjadi satu perubahan yaitu sejak saat itu agen mobil merek Toyota hanya tinggal PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation (Auto 2000) Cabang Sisingamangaraja Medan (disingkat PT. Antar Lintas Sumatra – TSO S.M Raja Cabang Medan), yang beralamat di JL.
TSO SM Raja Cabang Medan didirikan untuk mendukung penjualan kendaraan merek Toyota perusahaan dengan menawarkan layanan perbaikan.
Pengertian dan Jenis Persediaan …,
- Pengertian Persediaan di AUTO 2000
- Jenis Persediaan di AUTO 2000
Dalam pemberian pelayanan purna jual dibagi menjadi dua bagian, yaitu pelayanan perbaikan purna jual umum yang disebut dengan perbaikan umum dan perbaikan purna jual bodi yang disebut dengan pelayanan body and paint. Selain pendapatan dari penjualan mobil Toyota dan layanan purna jual, Auto 2000 juga menerima pendapatan dari penjualan suku cadang merek Toyota. Persediaan ini mencakup suku cadang asli Toyota yang dibeli oleh Astra International Toyota untuk dijual kepada pelanggan Toyota, khususnya pelanggan bengkel. Dari uraian tersebut, Persediaan Gudang Suku Cadang Auto 2000 merupakan perdagangan barang dimana persediaan merupakan salah satu kekayaan perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa melakukan perubahan yang berarti terhadap barang tersebut.
Dalam menjalankan fungsi dan tugas pokoknya sebagai main dealer Toyota, Auto 2000 harus menjalankan 3 S yaitu penjualan, servis, dan suku cadang. Sedangkan suku cadang asli Toyota ada (original parts), dan penyimpanan suku cadang tersebut ada di gudang material AUTO 2000. Suku cadang dalam hal ini adalah suku cadang asli yang digunakan untuk mobil Toyota berbagai tipe dalam proses perawatan mobil. .
Material meliputi part tambahan atau penunjang penggunaan part asli Toyota yang digunakan pada proses servis otomotif di bengkel Auto 2000. Contoh material yang terdapat di gudang material antara lain: pembersih karburator, gemuk, lem, dan lain sebagainya. Bahan kimia merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku cadang, antara lain oli, baik oli mesin maupun oli transmisi.
Oli yang tersedia antara lain oli motor Toyota, Castrol, cairan transmisi otomatis dan lain sebagainya.
Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang …
Filosofinya ada tiga kegembiraan, yaitu kegembiraan membeli, kegembiraan menjual, kegembiraan dalam mencipta.
Lingkungan Pengawasan Internal
Penilaian Resiko Suku Cadang
Dimana kualitas suku cadang khususnya bahan kimia tetap terjaga sehingga suku cadang yang ada di gudang layak digunakan oleh pelanggan jasa pada saat didistribusikan. Terdapat kegiatan atau kampanye khusus suku cadang berupa diskon khusus bagi pelanggan yang memiliki transaksi layanan di atas Rp. 1000.000,- yaitu pelanggan bengkel akan mendapat tambahan diskon 2,5% lebih dari harga suku cadang yang ada dan program ini untuk tipe mobil tertentu, misalnya tipe Innova.
Misalnya untuk penjualan normal, pelanggan Bengkel Mobil Innova akan mendapatkan diskon suku cadang sebesar 2,5% untuk setiap transaksi di bawah Rp. Namun program ini memiliki pengawasan penuh baik dari bagian suku cadang maupun administrasi berupa kupon khusus yang diberikan kepada pelanggan bengkel yang menerima diskon khusus serta otorisasi kupon tersebut oleh manajer layanan dan manajer suku cadang serta kasir.
Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang
- Prosedur Pencatatan Suku Cadang
- Pelaporan Suku Cadang AUTO 2000
Periksa apakah ada perubahan jumlah minimum suku cadang setiap kali pemesanan dilakukan (untuk suku cadang tersebut). Kemudian Toyota Part Center akan mengirimkan faktur suku cadang yang dipesan melalui faks. Bagi Auto 2000, pengawasan merupakan bagian terpenting dalam menjaga keakuratan data inventaris, khususnya suku cadang.
Dasar kerja pemantauan suku cadang di Auto 2000 didasarkan pada kegiatan dan prosedur pemantauan suku cadang.
Pengawasan Internal Persediaan
- Analisis dan Hasil Penelitian
- Lingkungan Organisasi AUTO 2000
- Informasi dan Komunikasi atas Suku Cadang
- Aktivitas Pengawasan Suku Cadang
- Pemantauan Terhadap Persediaan
- Pengujian Secara Statistik
KESIMPULAN DAN SARAN
Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang dapat berguna dalam perkembangan perusahaan, namun terlebih dahulu peneliti akan menguraikan kekurangan-kekurangan yang ada pada Auto 2000 yaitu. 80% proses pengendalian internal Auto 2000 masih menggunakan sistem akuntansi yang terkomputerisasi, namun masih terdapat kendala dalam penyampaian informasi berupa kurang akuratnya data akibat kesalahan program penyimpanan suku cadang, sehingga staf gudang harus menggunakan sistem manual, yang akan memperlambat input data. Proses ini memberikan kelemahan dalam pengumpulan, analisis, klasifikasi, pelaporan transaksi, dan pemeliharaan akuntabilitas keakuratan data dan kemampuan informasi, padahal pada hakikatnya pengendalian internal atas suku cadang telah memenuhi unsur pengendalian internal.
Auto 2000 harus membentuk departemen pengendalian yang bertugas mengendalikan dan mengatur sistem pengawasan internal seluruh bagian agar seluruh transaksi yang ada dapat diidentifikasi dan diinformasikan secara akurat. Sebaiknya Auto 2000 memperbaiki sistemnya dan menggunakan program komputerisasi akuntansi yang lebih memadai dan program ini dapat dihubungkan dengan bagian pelayanan perusahaan dan bagian akuntansi, hal ini bertujuan agar pengolahan data yang dilakukan dapat terlaksana dengan efektif dan laporan yang akurat hati. Perusahaan disarankan untuk bekerja sama dengan pihak ketiga berupa perusahaan asuransi, bengkel umum atau perusahaan yang menjual suku cadang.
Penggunaan atau penambahan variabel lain selain prosedur pemantauan bagian-bagiannya untuk mencapai hasil yang lebih akurat dan mempunyai cakupan yang lebih luas. Membuat rincian mengenai tingkat pengawasan bagian internal secara keseluruhan sehingga jelas bagaimana keadaan pengawasan bagian-bagian tersebut secara lebih spesifik.
