METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini termasuk kategori studi kasus mengenai analisis peran sistem informasi akuntansi dalam proses pembayaran klaim asuransi dengan mengambil data pada PT Asuransi Jiwa Nusantara yang berlokasi di Jl. Basuki Rahmat No.12B Cipinang Besar Selatan Jakarta Timur 13410. Waktu penelitian dilakukan pada tahun 2009.
3.2 Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan lebih bersifat deskriptif kualitatif dengan melihat peranan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan asuransi. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai manfaat adanya sistem informasi akuntansi dalam kegiatan usaha perasuransian.
3.3 Metode Pengumpulan Data 3.3.1 Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder, Data primer merupakan data yang
diperoleh dari perusahaan yang dijadikan obyek penelitian baik berupa data ataupun menanyakan langsung pada pejabat dan karyawan, seperti flow chart, prosedur pengajuan klaim, perhitungan klaim dan sebagainya. Data sekunder merupakan data yang sudah tersedia atau dikumpulkan sebelumnya oleh penulis. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data penunjang dalam penelitian ini adalah materi-materi yang terkait dengan materi yang diteliti.
3.3.2 Tehnik Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data, data-data yang berhubungan dengan materi penelitian dikumpulkan dari PT Asuransi Jiwa Nusantara serta dari perpustakaan-perpustakaan dan juga media elektronik berupa internet, untuk kemudian dipelajari dan dituangkan dalam penelitian ini.
3.4 Metode Analisa Data
3.4.1 Tehnik Pengolahan Data
Tehnik pengolahan data yang digunakan yakni dengan melakukan penelitian dan analisis untuk melihat sejauh mana peranan sistem informasi akuntansi dalam membantu proses pembayaran klaim asuransi.
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perseroan adalah suatu perusahaan asuransi jiwa yang didirikan dengan nama PT Asuransi Jiwa Askrida berkedudukan di Jakarta, berdasarkan Akta Nomor 86 tanggal 31 Agustus 1995 yang diubah dalam rangka penyesuaian dengan Undang- undang Nomor 1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas dengan Akta Nomor 463 tanggal 26 Desember 1996, keduanya dibuat di hadapan Ny. Raharti Sudjardjati, SH.
Notaris di Jakarta dan telah memperoleh pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan Nomor C2-1253.HT.01.01.TH 96 tanggal 31 Agustus 1996, dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia Nomor 23 tanggal 19 Maret 1996, Tambahan Nomor 2837 tanggal 26 Desember 1996.
Anggaran Dasar telah beberapa kali mengalami perubahan, yaitu terakhir dengan Akta Notaris Mala Mukti, SH, LLM No.65 Tahun 2008, perubahan Anggaran Dasar yang disesuaikan dengan UU No.40/2007 tentang Perseroan Terbatas.
Perseroan telah mendapatkan izin usaha dari Menteri Keuangan Republik Indonesia melalui Surat Keputusan Nomor 409/MK.17/1996 tanggal 11 Juni 1996. Perseroan
berkantor pusat di Graha NUSANTARA Jl. Jenderal Basuki Rahmat No. 12 B, Cipinang Besar Selatan, Jakarta Timur dan memiliki 6 outlet/Kantor Perwakilan yang berlokasi dibeberapa kota besar di Indonesia, yaitu di Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Denpasar, Padang dan Pekanbaru. Perseroan telah berganti nama menjadi PT Asuransi Jiwa Nusantara berdasarkan Akta Nomor 15 tanggal 7 Agustus 2006 yang dibuat dihadapan Notaris Kartono, SH, dan telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor W7-0251 HT.01.04-TH.2007 tanggal 13 Maret 2007.
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
Menjadi perusahaan asuransi jiwa yang dapat dipercaya dan terus berkembang Misi
1) Ikut berperan aktif dalam meningkatkan kesadaran berasuransi di kalangan masyarakat Indonesia.
2) Turut serta meningkatkan perekonomian bangsa melalui penghimpunan dana, perpajakan dan penyerapan tenaga kerja.
4.1.3 Struktur Organisasi dan Job Description
Gambar 4.1. Struktur Organisasi
Direktur Utama :
Pimpinan dan penanggungjawab utama dalam struktur organisasi dan operasional Nusantara Jiwa yang mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Merencanakan dan menentukan kebijaksanaan perusahaan untuk kemajuan perusahaan.
b) Menyampaikan laporan - laporan berkala dan tahunan kepada RUPS, Dewan Komisaris dan Menteri.
c) Meneliti, mempertimbangkan, menyetujui serta mensahkan surat – surat keputusan yang dibuat perusahaan.
d) Melakukan pengawasan dan pengendalian seluruh kegiatan perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Tanggung jawab
a) Bertanggung jawab kepada RUPS dan Dewan Komisaris.
b) Mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan.
c) Memberikan pengarahan dan koordinasi dalam penyusunan rencana anggaran dan program kerja perusahaan secara keseluruhan.
d) Memberikan pengarahan secara umum dalam penyelenggaraan administrasi perusahaan agar dapat berjalan efektif dan efisien.
Direktur Pemasaran dan Teknik.
Direktur Pemasaran dan Teknik mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Bersama-sama dengan direktur lain merencanakan strategi dan kebijaksanaan untuk kemajuan perusahaan.
b) Mengepalai Direktorat Pemasaran dan Teknik dan mengkoordinir serta mengatur pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang unit – unit organisasi di bawahnya.
c) Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran dan program kerja, dan operasional perusahaan serta hal - hal yang menyangkut Pemasaran dan Teknik Asuransi.
d) Menyetujui dan mensahkan pembayaran klaim.
2. Tanggung jawab
a) Bertanggung jawab dalam Pemasaran dan teknik Asuransi perusahaan.
b) Bertanggung jawab membantu masalah investasi perusahaan.
c) Bertanggung jawab dalam masalah Pemasaran dan Teknik perusahaan yang menyangkut:
i. Menentukan kebijaksanaan pemasaran;
ii. Pengembangan organisasi pemasaran;
iii. Pembuatan produk (plan) asuransi baru;
iv. Pengembangan dan perubahan produk (plan) asuransi yang telah ada;
v. Menentukan kebijaksanaan pelayanan terhadap Pemegang Polis;
d) Memberikan petunjuk teknis dalam Direktorat Pemasaran dan Teknik.
Direktur Keuangan dan Administrasi.
Direktur Keuangan dan Administrasi mempunyai tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Bersama-sama dengan Direktur lain merencanakan strategi dan kebijaksanaan untuk kemajuan perusahaan.
b) Mengepalai Direktorat Keuangan dan Administrasi dan mengkoordinir serta menentukan pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang unit-unit organisasi di bawahnya.
c) Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran dan program kerja perusahaan (RKAP) serta hal-hal yang menyangkut masalah keuangan dan administrasi.
d) Mempertimbangkan, meneliti dan menyetujui anggaran tahunan unit – unit organisasi dibawah Direktorat Keuangan dan Administrasi.
e) Membuat laporan keuangan sesuai dengan format yang ditetapkan oleh Menteri.
f) Meneliti dan menganalisa laporan keuangan yang disampaikan oleh Bidang Keuangan.
g) Mengawasi likuiditas, solvabilitas, rentabilitas dan investasi yang dilakukan perusahaan.
2. Tanggung jawab.
a) Bertanggung jawab dalam masalah keuangan dan administrasi.
b) Bertanggung jawab dalam masalah investasi perusahaan.
c) Bertanggung jawab dalam masalah sumber daya manusia perusahaan.
BIDANG AKTUARIA
Bidang Aktuaria mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut:
1. Tugas
a) Membuat usulan penyusunan rencana anggaran dan program kerja dalam bagian riset dan pengembangan, operasi dan laporan, dan valuasi polis.
b) Mengatur dan mengarahkan dengan baik serta menentukan pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang unit-unit organisasi di bawahnya.
c) Mengkoordinir dan memecahkan semua masalah yang ada dan timbul pada bidang aktuaria dan unit-unit organisasi dibawahnya.
d) Melakukan perhitungan – perhitungan aktuaria, statistik, laporan operasional dan valuasi polis.
e) Memberikan laporan kepada Direktur Pemasaran dan Teknik tentang evaluasi dan penilaian terhadap semua staf unit-unit organisasi di bawahnya.
f) Menerima bahan-bahan dan informasi terhadap permintaan Bagian Litbang Pasar Bidang Pemasaran untuk menciptakan suatu produk baru sesuai dengan kebutuhan pasar.
g) Melakukan kalkulasi valuasi secara berkala dan tahunan serta laporan teknis yang menyangkut bidang aktuaria sesuai dengan format yang dikeluarkan Menteri.
Bagian Valuasi Polis.
Bagian valuasi polis mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Pelayanan Pemegang Polis dalam pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal – hal yang menyangkut bagian valuasi polis.
b) Melakukan semua proses administrasi bagian valuasi polis sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
c) Membuat laporan berkala dan tahunan.
d) Melakukan pekerjaan valuasi polis.
e) Mendistribusikan semua laporan yang dibuat kepada unit - unit organisasi yang berkepentingan.
BIDANG PERTANGGUNGAN
Bidang Pertanggungan mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai
berikut : 1. Tugas
a) Membuat usulan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal yang menyangkut bagian asuransi perorangan, Kumpulan dan Reasuransi.
b) Mengatur serta mengarahkan dengan baik serta menentukan pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang bagian dibawahnya.
c) Sebagai underwriter perusahaan.
d) Meneliti, mempertimbangkan dan mengusulkan penyetujuan ataupun penolakan semua pelimpahan resiko sesuai dengan ketentuan yang sudah digariskan.
e) Mensahkan pembayaran premi reasuransi.
Bagian Asuransi Kumpulan
Bagian asuransi kumpulan mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Pertanggungan dalam pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal yang menyangkut bagian asuransi kumpulan.
b) Melakukan pekerjaan pembuatan polis asuransi kumpulan, yang menyangkut hal-hal :
i. Seleksi atau underwriting asuransi kumpulan;
ii. Menginput data calon tertanggung asuransi kumpulan;
iii. Meneruskan dokumen polis tersebut kepada bagian reasuransi;
iv. Mengelola administrasi pengiriman Polis ;
v. Menangani hal-hal yang menyangkut pertanggungan asuransi kumpulan
c) Mendistribusikan semua laporan yang dibuat kepada unit-unit yang berkepentingan
BIDANG PELAYANAN PEMEGANG POLIS
Bidang Pelayanan Pemegang Polis mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membuat usulan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal menyangkut Bagian Pelayanan Peserta, Klaim dan Inkaso.
b) Mengkoordinir dan memecahkan semua masalah yang ada dan timbul di Bidang Pelayanan Pemegang Polis.
c) Meneliti, mempertimbangkan dan mengusulkan persetujuan ataupun penolakan klaim yang terjadi.
d) Memberikan pelayanan dengan baik atas masalah - masalah yang datang dari Pemegang Polis.
Bagian Pelayanan Peserta
Bagian Pelayanan Peserta ini mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Pelayanan Pemegang Polis dalam
b) Pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal-hal yang menyangkut bagian pelayanan peserta.
c) Melakukan semua proses administrasi bagian pelayanan peserta sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
d) Melakukan pekerjaan administrasi semua masalah yang datang dari pemegang polis.
(2). Bagian Klaim.
Bagian Klaim ini mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Pelayanan Pemegang Polis dalam pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal – hal yang menyangkut bagian klaim.
b) Melakukan semua proses administrasi bagian klaim sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
c) Membuat laporan berkala dan tahunan.
d) Melakukan pekerjaan identifikasi dan administrasi klaim yang terjadi, yang menyangkut hal-hal :
i. Identifikasi;
ii. Kelengkapan dokumen;
iii. Mencetak Polis;
iv. Analisa klaim;
v. Mengelola administrasi klaim;
vi. Hal-hal lain yang menyangkut klaim.
c) Mendistribusikan semua laporan yang dibuat kepada unit - unit organisasi yang berkepentingan.
BIDANG KEUANGAN
Bidang Keuangan mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membuat usulan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal yang menyangkut bidang keuangan.
b) Mengatur dan mengarahkan dengan baik serta menentukan pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang unit-unit organisasi di bawahnya.
c) Mengkoordinir dan memecahkan masalah - masalah yang ada dan timbul pada bidang keuangan serta unit-unit organisasi di bawahnya.
d) Mempersiapkan laporan keuangan perusahaan.
e) Melaksanakan prosedur pengawasan perusahaan di bidang keuangan.
Bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Keuangan dalam kerja serta hal-hal yang menyangkut Bagian Akuntansi.
b) Melakukan semua proses administrasi Bagian Akuntansi sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
c) Membuat laporan berkala dan tahunan.
d) Memperbaiki prosedur akunting yang ada.
BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Bidang Teknologi Informasi mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membuat usulan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal yang menyangkut Bagian Pengembangan Sistem dan Bagian Pendukung Sistem.
b) Mengatur serta mengarahkan dengan baik serta menentukan pembagian tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang bagian di bawahnya.
c) Mengkoordinir dan memecahkan semua masalah yang ada dan timbul pada Bidang Teknologi Informasi dan unit-unit organisasi di bawahnya.
d) Merancang membuat sistim komputerisasi (software) serta mengusulkan pemakaian perangkat keras (hardware) kepada perusahaan.
e) Memikirkan pengembangan sistim komputerisasi perusahaan jangka panjang.
f) Menguasai dengan baik pedoman operasional (manual) perusahaan.
g) Memberikan kepada Direktur Keuangan dan Administrasi tentang evaluasi dan penilaian terhadap semua staf unit-unit organisasi di bawahnya.
Bagian Pengembangan Sistem.
Bagian Pengembangan Sistem mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut :
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Teknologi Informasi dalam pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal – hal yang menyangkut Bagian Pengembangan Sistem.
b) Melakukan semua proses administrasi Bagian Pengembangan Sistem sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
c) Melaksanakan pengembangan sistim komputerisasi perusahaan jangka panjang.
d) Membuat dan memelihara program sistim komputerisasi yang ada.
Bagian Pendukung Sistem.
Bagian Pendukung Sistem mempunyai tugas, tanggung jawab, hak serta wewenang sebagai berikut:
1. Tugas
a) Membantu Kepala Bidang Teknologi dalam pembuatan penyusunan rencana anggaran dan program kerja serta hal - hal yang menyangkut Bagian Pendukung Sistem.
b) Melakukan semua proses administrasi Bagian Pendukung Sistem sesuai dengan yang sudah digariskan perusahaan.
c) Membuat laporan berkala dan tahunan.
d) Mendistribusikan semua laporan yang dibuat pada unit - unit organisasi yang berkepentingan.
e) Membuat dokumentasi dan manual atas semua sistem komputerisasi yang ada.
4.2 Sistem dan Prosedur Asuransi
Gambar 4.2. Flowchart Sistem Administrasi Penerbitan Polis Induk Asuransi Jiwa Kumpulan
4.2.1 Sistem Administrasi Penerbitan Polis Induk Asuransi Jiwa Kumpulan Polis Induk Asuransi Jiwa Kumpulan merupakan jenis polis yang memiliki beberapa kepesertaan.
Langkah-langkah :
1. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara menawarkan proposal produk asuransi kepada calon Pemegang Polis.
a) Jika calon Pemegang Polis tidak tertarik, proposal dapat disimpan.
b) Jika calon pemegang Polis tertarik, segera informasikan kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara dan proposal dapat disimpan sebagai arsip.
2. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara menyiapkan Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan mengirimkan kepada calon Pemegang Polis.
3. Calon Pemegang Polis mengisi dengan lengkap, jujur dan benar serta menandatangani SPAJ. Selanjutnya disampaikan kepada pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara.
4. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara mengirimkan SPAJ kepada Bagian Asuransi Jiwa Kumpulan (AJK) Bidang Pertanggungan.
5. Bagian AJK Bidang Pertanggungan setelah menerima SPAJ tersebut segera mengirimkannya kepada Kepala Bidang Pertanggungan. Kepala Bidang Pertangungan akan melakukan seleksi dan selanjutnya dokumen diserahkan kepada Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan untuk diterbitkan dokumen Polis Induk, seperti berikut :
a) Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan memeriksa hasil seleksi SPAJ dan melakukan proses sebagai berikut :
a. Jika berdasarkan hasil seleksi SPAJ tidak dapat diterima, maka : i. Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan dengan
Persetujuan Kepala Bidang Pertanggungan membuat surat Penolakan dan mengopy surat Penolakan. Surat Penolakan dikirim kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara, copy surat Penolakan (dokumen tambahan 1) dan SPAJ disimpan sebagai arsip.
b) Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara mengirimkan surat Penolakan kepada calon Pemegang Polis.
a. Calon Pemegang Polis mengarsipkan surat Penolakan tersebut.
b. Jika berdasarkan hasil seleksi SPAJ dapat diterima, maka :
i. Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan menginput data calon Pemegang Polis dalam master data untuk diterbitkan Polis Induk dan dokumen Polis Induk.
ii. Menerbitkan Polis Induk, dokumen Polis Induk dan Surat Pengantar.
iii. Mengcopy Polis Induk dan dokumen Polis Induk 2 rangkap.
iv. Selanjutnya Surat Pengantar, Polis Induk dan dokumen Polis Induk dikirim kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara.
Copy Polis Induk rangkap 1 dan copy dokumen Polis Induk rangkap 1 diserahkan kepada Bagian Pelayanan Pemegang Polis. Copy Polis Induk rangkap 2, copy dokumen Polis Induk rangkap 2 dan SPAJ disimpan sebagai arsip Bagian AJK Bidang Pertanggungan.
6. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara setelah menerima polis, dokumen polis induk dan surat pengantar akan melakukan hal-hal sebagai berikut :
a) Mengcopy polis induk dan dokumen polis induk sebanyak sumber bisnis pemegang polis
b) Menyampaikan surat pengantar, polis induk dan dokumen polis induk kepada pemegang polis
c) Menyampaikan copy polis induk dan copy dokumen Polis Induk kepada masing-masing Sumber Bisnis untuk disimpan sebagai arsip Sumber Bisnis.
7. Pemegang Polis setelah menerima Surat Pengantar, Polis Induk dokumen Polis Induk segera menandatangani Surat Pengantar dan mengirimkan kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara. Polis Induk dan dokumen Polis Induk disimpan sebagai arsip.
8. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara mengirimkan Surat Pengantar kepada Bagian AJK Bidang Pertanggungan.
9. Bagian AJK Bidang Pertanggungan mengarsipkan Surat Pengantar (dokumen tambahan 2) dan disatukan dengan arsip lainnya.
Gambar 4.3. Flowchart Sistem Administrasi Seleksi Sesuai dengan Ketentuan Underwriting Limit (Treaty) Asuransi Jiwa Kumpulan
4.2.2 Sistem Administrasi Seleksi (underwriting) Sesuai dengan Ketentuan Underwriting Limit (Treaty) Asuransi Jiwa Kumpulan
Maksud dari sesuai dengan ketentuan underwriting adalah sistem administrasi seleksi yang sesuai dengan standar baku di Asuransi Jiwa Kumpulan dan back up Reasuransi di PT Asuransi Jiwa Nusantara.
Langkah-langkah :
1. Pemegang Polis menyiapkan dan mengirim dokumen penutupan (Daftar Calon Peserta Jiwa Kumpulan (SP05), Surat Pernyataan Kesehatan (SP03), Dokumen Medis, dokumen lain dan bukti setoran kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara.
Catatan :
a) Daftar Calon Peserta Asuransi Jiwa Kumpulan (SP05) berisi item antara lain; nama, tanggal lahir, masa asuransi, Uang Pertanggungan dan besar Premi diisi dengan lengkap dan benar.
b) Dokumen Medis, dapat digunakan hasil pemeriksaan kesehatan 6 (enam) bulan terakhir. Atau kalau tidak ada, maka pemeriksaan kesehatan dapat dilakukan di Poliklinik/RS setempat sesuai ketentuan Underwriting Limits dan Daftar Pemeriksaan Kesehatan.
c) Dokumen lain dapat berupa copy KTP untuk WNI atau copy paspor untuk WNA.
2. Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara melakukan seleksi awal atas dokumen penutupan yang diterima tersebut.
a) Jika dokumen penutupan tidak lengkap, maka Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara meminta kelengkapan dokumen penutupan pada Pemegang Polis.
b) Jika dokumen penutupan lengkap, dokumen penutupan segera dikirim kepada Bagian Asuransi Jiwa Kumpulan (AJK) Bidang Pertanggungan 3. Bagian AJK Bidang Pertanggungan setelah menerima dokumen penutupan, akan
melakukan hal sebagai berikut :
a) Dokumen penutupan diserahkan kepada Kepala Bidang Pertanggungan untuk ditandatangani agar dapat diproses lebih lanjut dan kemudian diserahkan kepada Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan
b) Kasie Bagian AJK Bidang Pertanggungan memeriksa dan mendistribusikan dokumen penutupan kepada Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan untuk diproses
c) Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan setelah menerima dokumen penutupan memasukkan data calon Peserta dalam rekapitulasi bulanan yang berfungsi sebagai Kartu Kontrol
d) Selanjutnya Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan melakukan seleksi pada dokumen penutupan.
4. Seleksi pertama dilakukan Underwriting Bagian AJK Bidang Pertanggungan terhadap calon Peserta yang tidak dapat diterima menjadi Peserta AJK PT Asuransi Jiwa Nusantara, maka hal-hal yang harus dilakukan adalah :
Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan membuat surat Penolakan yang ditandatangani Kepala Bidang Pertanggungan untuk calon Peserta yang tidak dapat diterima menjadi Peserta AJK dan kwitansi Pengembalian premi 3 rangkap sebesar Premi yang telah dibayar oleh calon Peserta dan mengopy surat Penolakan. Selanjutnya surat Penolakan dan kwitansi Pengembalian Premi 3 rangkap dikirim kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara, sedangkan copy surat Penolakan disimpan sebagai arsip (dokumen tambahan 1) dan disatukan dengan dokumen penutupan.
Catatan :
Premi tidak dikembalikan dalam bentuk transfer kepada Pemegang Polis, tapi dikompensasikan pada pembayaran Premi bulan berikutnya. Maksud dari catatan disini adalah jika ada debitur yang meminjam kredit di bank dalam jangka waktu 5 tahun, namun dalam waktu 3 tahun debitur itu telah dapat melunasi kreditnya maka sisa premi untuk 2 tahun tidak dikembalikan.
Akan tetapi, meskipun kreditnya telah lunas debitur tersebut masih mendapat manfaat asuransi selama sisa jangka waktu kreditnya tersebut. Karakteristik ini ada dalam Asuransi Jiwa Berjangka.
a) Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara mengirim surat Penolakan dan kwitansi Pengembalian Premi 3 rangkap kepada Pemegang Polis
b) Pemegang Polis setelah menerima surat Penolakan dan kwitansi Pengembalian Premi 3 rangkap, segera menandatangani kwitansi Pengembalian Premi. Kwitansi Premi rangkap 1 dan 2 dikirim kembali kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara. Surat Penolakan dan kwitansi Pengembalian Premi rangkap 3 disimpan sebagai arsip.
c) Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara menyerahkan kwitansi Pengembalian Premi rangkap 1 dan 2 kepada Bagian AJK Bidang Pertanggungan (u.p. Underwriter)
d) Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan menyerahkan kwitansi Pengembalian Premi rangkap 1 kepada Bagian Keuangan sebagai bukti akan adanya kompensasi Premi dan mengarsipkan kwitansi Pengembalian Premi rangkap 2 (dokumen tambahan 2).
5. Peserta yang dapat diterima dalam seleksi pertama akan diteruskan pada seleksi kedua yang dilakukan Underwriter Bagian AJK Bidang Pertanggungan terhadap calon Peserta yang diterima dengan substandar (substandar dalam arti calon Peserta berdasarkan Surat Pernyataan Kesehatan/SP03, atau dokumen Medis berada pada kondisi di atas standar), maka hal-hal yang harus dilakukan Underwriter adalah sebagai berikut :
a) Menentukan kondisi Akseptasi Calon Peserta, apakah diterima dengan :
- Dikenakan Extra Premi;
- Atau kondisi Akseptasi lain.
Catatan :
Kondisi Akseptasi lainnya : - Mengubah plan asuransi;
- Mempersingkat masa Asuransi;
- Menurunkan Uang Pertanggungan.
b) Setelah kondisi Akseptasi ditentukan (Extra Premi/Akseptasi lain), Underwiter Bagian AJK Bidang Pertanggungan membuat surat Extra Premi atau surat Akseptasi yang ditandatangani Kepala Bidang Pertanggungan dan dikirim kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara.
c) Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara menyerahkan surat Extra Premi atau surat Akseptasi kepada Pemegang Polis.
d) Pemegang Polis setelah menerima surat Extra Premi atau surat Akseptasi akan memutuskan apakah menyetujui atau tidak menyetujui surat Extra Premi atau surat Akseptasi tersebut :
a. Jika Pemegang Polis tidak menyetujui :
i. Surat Extra Premi atau surat Akseptasi dikembalikan kepada Pemasar PT Asuransi Jiwa Nusantara