BAB III Program dan Target
3.4 Pengelolaan Program
b. Mengembangkan perpustakan digital maupun repository masyarakat Desa Banjarejo.
upgrading berjalan dengan baik maka pengelolaan Rumah Belajar Ceria juga akan dapat berjalan dengan mudah pula.
3.4.2 Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana merupakan faktor pendukung dalam penyuksesan program.
Ibaratkan prjurit sudah siap tempur namun pedang belum ready apalah gunanya bertempur. Sama halnya dengan penyuksesan pelaksanaan program. Perlengkapan menjadai senjata suskesnya. Hal ini lah yang menjadi alasan kuat mengapa perlu adanya pengelolaan sarana dan prasarana di Rumah Belajar Ceria. Terdapat beberapa cara untuk mengelola saraandan prasarana, yakni dengan:
a. Melakukan perencanaan sarana dan prasarana dengan membuat rencana kebutuhan menggunakan skala prioritas;
b. Melakukan pengaturan penggunaan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan program;
c. Melakukan pengembangan atau penambahan sarana dan prasarana untuk dapat mencukupi kebutuhan dari program yang diadakan di maupun oleh Rumah Belajar Ceria;
d. Serta, melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada di Rumah Belajar Ceria.
3.4.3 Membangun Kemitraan
Membangun kemitraan atau kerjasama merupakan salah satu dari modal dasar yang perlu dibina dan dikembangkan di dalam kepengurusan Rumah Belajar Ceria.
Sebagaimana sejatinya manusia sebagai makhluk sosial, maka tentu saja kita tidak akan dapat berdiri sendi tanpa adanya bantuan dan sokongan dari orang lain. Seperti halnya dengan program yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan di Rumah Belajar Ceria akan lebih baik jika pengurus dapat melakukan kerjasama dengan beberpa lembaga seperti beberapa sekolah yang ada di lingkungan sekita, PKK, LPMD, dan karang Taruna. Hal ini tentu saja akan membawa dampak baik dari perihal atensi masyrakat dan juga sokongan bantuan lainnya yang akan didaptkan dari kemitraan ini kepada program atau kegiatan yang dilaksanakan oleh Rumah Belajar Ceria. Dengan catatan, langkah kemitraan atau kerjasama ini juga harus dapat menguntungkan kedua belah pihak nantinya.
BAB IV
PELAKSANAAN PROGRAM
4.1 Tahap Perencanaan Program
Dalam sebuah organisasi program atau kegiatan merupakan komponen suguhan penting dan memberikan nyawa bagi organisasi tersebut. Sama halnya dengan Rumah Belajar Ceria yang diibaratkan sebagai wadah atau piring, maka tak lengkap dan sempurna tanpa adanya lauk sebagai makananya yakni dalam analogi tersebut yakni program atau kegiatan tersebut. Dalam perumusan dan perancangan program juga tidak bisa semerta-merta langsung diluncurkan begitu saja. Dalam pembentukan program terdapat beberapa langkah yang harus dilalui oleh panitia dalam hal ini pengurus Rumah Belajar Ceria agar dapat menciptakan program yang memiliki nilai kebermanfaatan sesuai dengan kebutuhan lingkungan sekitar dan puji syukur dapat dilakukan keberlanjutan program di masa mendatang.
Untuk itu dalam perencanaan perlu dilakukan beberapa identifikasi awal dan untuk itu pengurus maupun panitia dapat menggunakan konsepdesign thinkingdalam perencanaan kegiatan di Rumah belajar Ceria.
4.1.1 Design Thinking
Design thinking adalah metodologi desain yang memberikan pendekatan berbasis solusi untuk memecahkan masalah. Hal ini sangat berguna untuk menghadapi masalah-masalah kompleks yang ada dalam maupun di sekitar lingkungan Rumah Belajar. Selain memecahkan masalah, dengan design thinking juga memahami kebutuhan manusia yang terlibat.
Penggunaan design thinking dapat mengubah pola berpikir dari semula perencanaan program hanya berdasarkan asumsi golongan atau dalam arti lain masih berdasarkan pandangan yang sempit sebelumnya, kini dengan penggunaan pola berpikir design thinking program yang dihasilkan dapat sesuai dan tepat dengan sasaran kebutuhan masyarakat. Dalam implementasinya, design thinking terdiri dari lima tahap. Kelima tahap tersebut adalah Emphaty, Define, Ideate, Prototype, dan Test.
4.1.2 Perencanaan Program atau Kegiatan Menggunakan Prinsip Design Thinking
Perhitungan dan pertimbangan yang matang menjadi modal dan pegangan yang penting dalam proses perencanaan program. Salah satu cara atau langkah awal dalam penentuan program adalah dengan melihat kebutuhan dan permasalahan di lingkungan sekitar. Hal tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam pembentukan dan pelaksanaan program agar memiliki nilai kebermanfaatan yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh lingkungan sekitar. Salah satu metode yang dapat digunakan dalam penentuan suatu program maupun luaran lainnya adalah dengan menggunakan prinsipdesign thinking.
Seperti yang dijelaskan di awal, bahwa terdapat lima tahapan dalam proses perencanaan program dengan design thinking. Namun sebelum itu terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan sebagai kegiatan pra sebelum memasuki kelima tahapan utama dalam proses design thinking. Lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan gambar dibawah ini.
Gambar 4.1 Tahapan perencanaan program dengandesign thinking
a. Pra-Design Thinking
Pada gambar diatas dijelaskan bahwa langkah awal sebelum memasuki tahapan inti dari prosesdesign thinkingadalah kegiatan pra (sebelum). Pada tahapan pra ini dapat dilakukan dua hal penting yakni tahapaneksplorasidanbrainstorming.
Eksplorasi (Exploration)
Mengapa perlu dilakukan tahapan eksplorasi? Pentingkah tahapan eksplorasi dilakukan? Beberapa pertanyaan itu terkadang menjadi bayang-bayang dilematis yang biasa ditemukan sebelum merancang maupun mencari ide program. Terkadang kita selalu terjebak dengan istilah ATM (Amati Tiru Modifikasi). Akan tetapi, dilain sisi tahapan ATM tersebut tidak dapat kita lakukan sepenuhnya sebelum kita melihat kondisi realita lapangan melalui tahapan eksplorasi ini. Secara harfiah berdasarkan KBBI eksplorasi merupakan eksplorasi adalah penjelajahan lapangan yang bertujuan memperoleh pengetahuan lebih banyak, terutama sumber-sumber alam yang terdapat di tempat tersebut.
Oleh karena itu terkait dengan kaitannya tahapan pra-perencanaan program dengan prinsip design thinking, eksplorasi juga sebagai fase persiapan dalam design thinking. Tahap ini meliputi kegiatan pemilihan topik atau fokus proyek dan menelaah lebih intensif. Hakikat tahap ini adalah identifikasi masalah untuk menemukan fokus kajian yang akan dikembangkan menjadi proyek inovatif. Dalam ranah Rumah Belajar Ceria yang berada di Desa Banjarejo, tahapan eksplorasi ini dapat dilakukan dengan melihat kondisi lingkungan sekitar desa yakni melihat hal atau polemik apa saja yang ada di desa yang dapat diangkat menjadi beberapa topik program yang potensial untuk dapat dilakukan di Rumah Belajar Ceria guna menjadi solusi bagi lingkungan kedepan.
Pada tahapan eksplorasi hanya terfokus meninjau lapangan saja dan menjari topik potensial dan belum mencari solusi, Untuk pemetaan topik dapat menggunakan bagan sebagai berikut untuk mempermudah melihat pemetaan topik dan sub topik dari eksplorasi yang dilakukan.
Gambar 4.2 Bagan pemetaan topik
Salah satu contoh dari tahapan eksplorasi ialah dimisalkan bahwa kondisi masyarakat di desa masih banyak yang belum memahami kebiasaan hidup sehat dan
di kondisi yang sama kondisi literasi pada anak-anak di desa masih kurang baik. Oleh karena itu, dilakukan lah survey dan tinjauan lapangan sebagai bentuk eksplorasi pada kedua topik tersebut untuk dapat diangkat ke dalam beberapa sub topik dari dua masalah tersebut yakni seperti pentingnya pola makan sehat dan pentingnya kebiasaan mencuci tangan sebelum dan setelah berkegiatan. Serta untuk masalah kedua dapat dirumuskan kepada beberapa sub topik kembali seperti menggalakkan gerakan literasi membaca dan pembimbingan literasi di dalam lingkungan keluarga.
Yang mana jika dimasukkan ke dalam bagan pemetaan topik sebelumnya akan terlihat seperti berikut.
Gambar 4.3 Contoh pemetaan topik
Dari pemetaan topik diatas maka akan mempermudah bagi pengurus atau pengelola lembaga dalam hal ini yakni pengurus Rumah Belajar Ceria dalam memilih fokus topik yang secara nyata dibutuhkan dan berdampak bagi masyarakat dan lingkungan sekitar. Dari pemetaan tersebut pula dapat dilanjutkan kepada proses
brainstorminguntuk dapat dilakukan analisa lebih lanjut terkait topik dan sub topik apa yang akan dipilih dan difokuskan untuk ke tahapan selanjutnya.
Brainstorming
Brainstorming ialah metode yang biasa digunakan untuk menghasilkan ide demi memecahkan masalah dengan pola yang jelas. Dalam kondisi terkendali dan lingkungan yang bebas, pendekatan tim dilakukan dengan melontarkan pertanyaan 'bagaimana bisa'.
Brainstorming pada tahapan pra (sebelum design hinking) ini agak berbeda dengan brainstorming pada tahapan pengembangan ide, pada tahap ini lebih terfokus pada identifikasi topik atau masalah yang akan diangkat saja, namun belum mengarah pada identifikasi solusi.
Pada tahapan brainstorming ini juga akan dilakukan pengkajian baik dari situasi masyarakat terkait topik tersebut jika diangkat, hambatan-hambatan di lingkungan sekitar, peluang yang akan mendukung topik tersebut dilanjutkan, sasaran yang akan menjadi tolak ukur seberapa berdampaknya topik tersebut jika dilanjutkan bagi lingkungan sekitar, dan bagaimana ruang lingkupnya. Pada sesi atau tahapan brainstorming juga dilakukan pemilihan fokus topik dari pemetaan topik-topik yang telah diangkat sebelumnya. Jika dalam pemetaan sebelumnya dapat dilakukan sesi voting yang akan terlihat seperti ini.
Gambar 4.4 Contoh voting topik utama
Serta untuk tujuan dari brainstorming pada pra design thinking tidak lain dan tidak bukan adalah untuk menghasilkan ide-ide baru tanpa mengkritik pemikiran apapun. Brainstorming bertujuan untuk memecahkan masalah secara kreatif atau inovatif. Setelah memutuskan satu fokus topik maka dapat dilanjutkan kepada langkah selanjutnya yakni tahapan ini daridesign thinkingyakni tahapan empati.
b. Empati (Empathy)
Bagaimana menentukan prioritas permasalahan yang harus diidentifikasi? Mengapa harus berempati? Bagaimana cara untuk berempati? Berikut merupakan pertanyaan yang perlu dipertanyakan pada fase Empati (Empathy).
Fase yang penting dalam menentukan masalah prioritas adalah empati (Empathy).Untuk menemukan masalah-masalah yang menjadi topik utama atau prioritas permasalahan sebelum dilakukan identifikasi, tentunya perlu untuk mengetahui fakta yang terjadi di lapangan. Sehingga nantinya akan lebih mudah dalam menemukan sasaran fokus permasalahan dan membidik solusi permasalahan. Hampir
informasi lebih terperinci untuk dapat mendalami informasi-informasi penting dari topik yang diangkat
Sederhananya fase Empati merupakan tahapan pendalaman dan memahami orang yang terlibat pada suatu permasalahan. Tujuan dari fase empati adalah untuk memahami cara mereka melakukan sesuatu, memahami kebutuhan, motivasi, tantangan, dan harapan mereka. Lebih mudahnya fase empati dimaknai sebagai suatu mekanisme memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh target kemudian menciptakan solusi yang tepat sasaran dan dibutuhkan oleh banyak orang. Terutama ketika berada di lingkungan masyarakat topik yang diangkat harus memiliki nilai kebermanfaatan yang lebih.
Mengamati dan berinteraksi dengan pengguna atau pemangku kepentingan, sangat penting untuk mendapatkan wawasan dan informasi yang mendalam tentang pengalaman, pemikiran, dan nilai-nilai yang dipegang oelh masyarakat sekitar yang menjadi objek dari sasaran topik diangkat. Dengan mendapatkan wawasan tersebut, dapat menciptakan solusi inovatif yang benar-benar memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna.
Untuk berempati dengan seseorang atau kondisi tertentu, hal perlu dilakukan adalah sebagai berikut ini:
Mengamati
Melakukan pengamatan langsung (observasi) pada sasaran dalam konteks yang relevan selain melakukan wawancara. Observasi lapangan merupakan suatu pendekatan untuk mengamati target orang-orang di lingkungan, untuk mengungkapkan perspektif baru dari orang orang. Observasi menjadi hal penting untuk dilakukan agar langkah yang diambil kedepan bukan hanya berasal dari pada asumsi dan opini pribadi saja. Berlandaskan pada asumsi sangatlah berbahaya karena langkah yang diambil tidak akan akurat dan bisa jadi hanya akan menguntungkan beberapa
golongan dan tidak akan mencapai tujuan yang diharapkan. Oleh karena itu, pada tahapan observasi harus dilakukan dengan sedetail mungkin dan sebelum melakukan observasi diusahakan untuk dapat menyusun rancangan pertanyaan atau rincian observasi. Hal ini dilakukan agar pada saat observasi tidak ada informasi yang terlewatkan dan proses observasi dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Mengikutsertakan
Setelah melakukan pengamatan dan mengetahui situasi yang terjadi di sekitar, maka tahapan selanjutnya ialah interview target sasaran untuk mengorek lebih dalam mengenai masalah yang ditemui. Interview pada target dilakukan ketika ingin memahami tentang tantangan, kekhawatiran, motivasi, perilaku, dan wawasan target sasaran. Dalam prosesi wawancara diusahakan berjalan seperti percakapan biasa atau biasa yang kita kenal dengan istilah sharing pada umumnya. Sehingga pada saat melakukan wawancara tidak ada sekat pembatas yang kaku dengan kata lain wawancara dilakukan secara santai. Hal ini dimaksud agar kita sebagai pewawancara mendapatkan cerita dan informasi secara mendalam terkait topik yang kita ajukan kepada narasumber. Dalam tahapan mengikutsertakan yakni dengan metode wawancara, terdapat beberapa hal yang diperlukan, yakni seperti instrumen yang sesuai dengan topik dibawa, daftar target narasumber, notulensi ringkasan wawancara dan alat perekam.
c. Menentukan Permasalahan Utama (Define)
Secara harfiah, define berarti menjelaskan atau mengartikan. Fase define dari proses design thinking adalah tentang membawa kejelasan dan fokus ke ruang desain. Pada tahap ini, perancang bekerja untuk menggali dan merumuskan masalah secara lebih mendalam berdasarkan hasil dari fase empati sebelumnya. Namun sebelum masuk terlalu jauh pada tahap menentukan permasalahan utama, sebagai perancang program
empati kepada define, anda sebagai perancang program harus terlebih dahulu memproses seluruh hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan serta memproyeksikan hasil empati tersebut ke dalam bentuk visual baik dibentuk menyerupai mind map atau sejenisnya. Hal ini dimaksud untuk mempermudah penarikan kesimpulan dari tahapan empati yang secara tidak langsung akan mempermudah penentuan masalah utama di tahap selanjutnya (define).
Ditinjau dari tujuannya, tahap atau fase define ditujukan untuk mengartikulasikan permasalahan dengan jelas dan tepat sehingga dapat memberikan arah yang jelas untuk pengembangan solusi. Terdapat beberapa langkah yang dilakukan dalam fasedefineadalah sebagai berikut:
1. Menganalisis dan sintesis data
Data dan informasi yang telah dikumpulkan selama fase empati ditinjau kembali.
Kemudian data tersebut diurai dan disintesis untuk mengidentifikasi pola, kebutuhan utama pengguna, serta masalah yang fokus menjadi fokus perancangan.
2. Menentukan tantangan utama
Hal ini merupakan inti dari permasalahan yang ingin diatasi oleh desain atau solusi yang akan dikembangkan.
3. Merumuskan pernyataan masalah
Dalam merumuskan suatu pernyataan masalah harus jelas dan terfokus.
Pernyataan masalah ini harus mencakup siapa yang terkena dampak masalah, masalah yang terjadi, dan mengapa masalah tersebut penting untuk dipecahkan.
Dari beberapa langkah tersebut, untuk mendapatkan permasalahan utama dapat menggunakan tabel skala permasalahan seperti dibawah ini. Tujuannya adalah untuk dapat mempermudah melihat masalah yang tergolong penting dan mendesak perlu untuk dilakukan segera dan masalah mana yang tidak terlalu penting.
Gambar 4.5 Contoh tabel skala permasalahan
d.
Menentukan Solusi (Ideate)Fase atau tahapan selanjutnya setelah mendapatkan satu permasalahan utama adalah menentukan ide solusi yang inovatif dan menarik bagi target sasaran. Fase tersebut ialah ideate, pada fase ini sejatinya memang ditujukan untuk memecahkan permasalahan dengan sesederhana mungkin jika dapat dilakukan. Solusi yang dihasilkan juga harus jelas dan konkret. Jika diperlukan ide yang dihasilkan juga dapat diproyeksikan kepada bentuk visual agar mempermudah proses persepsi setiap individu, sehingga menghasilkan pemahaman yang satu dan mencegah adanya misperceptionatau gagal tangkap.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita sebagai perancang program dalam merumuskan solusi dari permasalahan yang ditentukan sebelumnya.
Beberapa hal tersebut ialah seperti
1. Selalu menghargai pendapat setiap orang yang berbicara
Hal ini ditujukan agar ide setiap orang tidak terhambat dan semakin menambah kekayaan ide sebagai solusi permasalahan.
2. Mendorong munculnya ide-ide liar (out of the box)
Hal ini dikarenakan dalam mencari ide-ide yang inovatif diperlukan keberanian dan pemikiran yang luas yang jarang dipikirkan oleh orang lain sebelumnya. Dengan ide liar tersebut menciptakan produk atau solusi yang dihadirkan terasa fresh dan menarik.
3. Memvisualisasikan ide yang ada sehingga lebih mudah dipahami forum
Hal ini penting untuk dilakukan agar tidak terjadi misperception di beberapa orang.
Walaupun ide yang dilontarkan bagus namun audiens menangkap hal yang lain, maka ide bagus tersebut terasa percuma saja.
4. Menggabungkan beberapa ide yang bermunculan dan memperluas ide
Penggabungan ide ini juga dapat dilakukan untuk menambah dan memperkaya ide yang baik sebelumnya menjadi semakin baik dan semakin potensial untuk diterapkan menjadi sebuah produk maupun program kedepan. Namun dengan catatan pengabungan ide dan perluasan wawasan ide tidak boleh keluar dari topik atau masalah utama yang dibahas di dalam forum.
Selain itu, untuk mempermudah penemuan solusi yang tepat untuk dieksekusi lebih lanjut kedepannya. Perancang program dapat membuat diagram seperti dibawah ini untuk mempermudah penarikan kesimpulan dan kesepakatan forum.
Gambar 4.6 Diagram pemetaan solusi
Dengan membuat diagram diatas, tentunya akan semakin mempermudah untuk mendapatkan solusi terbaik dari permasalahan yang diangkat.
e. Prototipe (Prototype)
Pada tahap ini merupakan proses eksekusi dari hasil solusi yang yang didapatkan dari tahap sebelumnya yakni tahap ideate. Realitanya pada tahapan ini ide yang terlalu abstrak dan terlalu kompleks kemungkinan akan sulit sulit untuk direalisasikan.
Sehingga, ide yang bernilai adalah ide yang mampu menyelesaikan permasalahan utama secara masif dan tidak sulit atau kompleks. Oleh karena itu perlu mempertimbangkan secara matang penentuan solusi di tahap sebelumnya untuk dapat dilanjutkan ke tahap prototipe ini. Dibutuhkan juga kombinasi antara kreativitas pemecahan dan kemudahan realisasi di tahapandesign thinkingini.
Pada tahapan prototipe ini ide sebelumnya akan direalisasikan ke dalam bentuk produk. Jika dalam buku ini kita membahas rancangan program dari Rumah Belajar Ceria, maka pada tahapan ini solusi dari permasalahan yang ditemukan oleh pengurus Rumah belajar Ceria (RBC) dapat dieksekusi menjadi sebuah program baru maupun menginovasikan program yang telah berjalan sebelumnya agar menambah atensi dan nilai positif dari program yang telah ada.
Dalam proses perencanaan dan realisasi program sebagai bentuk realisasi solusi atas masalah yang diangkat. Terdapat beberapa hal yang juga perlu untuk diperhatikan, diantaranya adalah:
1. Proposal program yang terperinci dan detail menjelaskan latar belakang dan tujuan serta hingga kepada perencanaan pelaksanaan program
2. Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menunjang pelaksanaan program 3. Rancang bangun program
4. Stakeholderatau pihak-pihak yang terkait dengan program 5. Modal atau sumber pendanaan program
6. Rundown dan Petunjuk Teknis (Juknis) untuk menjelaskan runtutan acara jika diperlukan, dan
7. Rancangan pembelajaran (jika program berkaitan dengan ranah pendidikan dan pembelajaran)
f. Test (Test)
Pada tahapan ini adalah percobaan produk maupun program kepada target sasaran, atau dengan kata lain yakni percobaan prototipe. Pada pelaksanaannya jika dari fase prototipe luaran atau produk berupa program. Maka program tersebut dapat diuji coba terlebih dahulu kepada objek sasaran dengan skala kecil dengan istilah saat ini yaitu
‘cek ombak’. Pada tahap ini dilihat apakah program telah sesuai dan menarik ketika diterapkan dan diberikan kepada sasaran. Pada fase test program juga dapat dinilai oleh pakar atau orang yang berpengalaman terkait dengan topik yang diangkat untuk menilai kelayakan program dan jika ada kekurangan dapat diberikan penilaian dibagian mana salahnya. Untuk itu dibutuhkan form sebagai media untuk memberikan tanggapan atau feedback kepada perancang program yang dalam hal ini adalah pengurus Rumah Belajar Ceria. Bentuk dariformtersebut ialah seperti berikut.
Gambar 4.7 Formuntukfeedback
g. Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan dari program atau kegiatan yang dilakukan. Serta dari test yang telah dilakukan, dapat dilakukan evaluasi untuk memperbaiki hal-hal yang kurang dan kemudian dibenahi untuk pelaksanaan program
objek yang dievaluasi, yaitu evaluasi yang dilakukan pada waktu program masih berjalan (evaluasi formatif) dan ketika program sudah selesai atau berakhir (evaluasi sumatif).
Evaluasi formatif secara prinsip merupakan evaluasi yang dilaksanakan ketika program masih berlangsung. Tujuan evaluasi formatif tersebut adalah untuk mengetahui seberapa jauh program yang dirancang dapat berlangsung, sekaligus dapat mengidentifikasi hambatan. Dengan diketahuinya hambatan dan hal-hal yang menyebabkan program tidak lancar, pengambil keputusan secara dini dapat mengadakan perbaikan yang mendukung kelancaran tujuan program.
Evaluasi sumatif dilakukan setelah program berakhir. Tujuan dari evaluasi sumatif adalah untuk mengukur ketercapaian program Rumah Belajar Ceria. Fungsi evaluasi sumatif dalam evaluasi program pembelajaran dimaksudkan sebagai sarana untuk mengetahui posisi atau kedudukan individu di dalam kelompoknya.
4.2 Teknis Rapat
Rapat sebagaimana agenda pertemuan forum yang membahas mengenai perancangan dan persiapan program atau kegiatan, sejatinya memiliki alurnya tersendiri. Rapat juga ditujukan untuk menyamakan pandangan dan menemukan solusi dari permaslahan yang ada.
Terdapat beberapa jenis rapat di dalam sebuah keorganisasian maupun lembaga. Berbagai macam jenis rapat tersebut memiliki tujuannya tersendiri sehingga ketika disusun akan membentuk alurtimelinerapat sedemikian rupa. Berikut diterakan alur dari rapat dalam perancangan dan persiapan program yang dapat dilihat seperti alur dibawah ini.
Gambar 4.8 Alur rapat
Alur diatas merupakan alur rapat yang sering digunakan dalam perencanaan dan pelaksanaan program di setiap lembaga. Namun sejatinya rapat tidak memiliki pakem khusus dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan setiap lembaga dalam mempersiapkan dan melaksanakan program. Untuk penjelasan mengenai jenis-jenis rapat di atas, dapat dilihat dan dicermati dari penjelasan di bawah ini.
4.2.1 Rapat Perdana
Rapat perdana adalah rapat yang dilakukan untuk membahas topik baru setelah program sebelumnya diresmikan telah berakhir. Peserta yang hadir di rapat perdana umumnya adalah keanggotaan yang berasal dari satu organisasi. Dipimpin oleh ketua organisasi, sebuah organisasi yang terlibat di Rumah Belajar Ceria membahas perencanaan program baru, pelaksanaan acara untuk sebuah peringatan, ataupun perencanaan kegiatan tahunan. Rapat dilakukan oleh seluruh anggota organisasi karena membutuhkan partisipasi aktif dalam penyampaian pendapat, saran, dan kritik dalam proses perencanaannya.
Contoh dari rapat perdana adalah rapat yang dilaksanakan oleh organisasi Rumah Belajar Ceria dalam merencanakan kegiatan untuk merayakan Hari Kemerdekaan Indonesia ke-78 yang jatuh pada 17 Agustus 2023. Ketua organisasi mengkoordinasikan seluruh anggotanya yang meliputi wakil ketua, sekretaris,