BAB II KAJIAN TEORI
B. Kajian Teori
3) Perencanaan dan Pengendalian Produk
Bagian pembelian dituntut juga memiliki keahlian bernegosiasi, memiliki kemampuan untuk menerjemahkan tujuan strategis perusahaan ke dalam sistem pemilihan dan evaluasi supplier dan sebagainya. Disamping tugas-tugas rutinnya untuk melakukan pembelian bahan baku, komponen, jasa dan sebagainya bagian ini juga diharapkan bisa menciptakan kolaborasi jangka panjang dengan supplier-supplier yang relevan, melibatkan mereka dalam perancangan produk baru, mengevaluasi supply risk dan sebagainya.42
Prakiraan ramalan yang dilakukan ini berkaitan dengan potensi permintaan yang cukup untuk melakukan inovasi produk, sehingga punya dampak pada laba yang dihasilkan yang seharusnya punya cukup potensial. Salah satu hal yang terpenting di dalam mendalami prakiraan ramalan adalah untuk memprediksi besarnya permintaan akan suatu produk, berupa barang atau jasa tertentu.
Prediksi atau estimasi besarnya permintaan ini dibutuhkan untuk menjadi dasar pengkoordinasian dan pengendalian.44
Ada tiga jenis metode prakiraan atau peramalan yaitu metode kualitatif yaitu mendasarkan prakiraan atau peramalannya pada keputusanpandangan atau intuisi seseorang. Metode kuantitatif terdiri dari prakiraan atau peramalan deret waktu dan peramalan sebab akibat. Metode prakiraan atau peramalan deret waktu mendasarkan data yang lalu dari suatu produk, yang dianalisis pola data tersebut.. Dan metode prakiraan atau peramalan sebab akibat juga didasarkan dari data yang lau tetapi menggunakan data dari variabel yang lain yang menentukan atau mempengaruhinya pada masa depan.45
Kapasitas adalah suatu ukuran kemampuan produktif suatu fasilitas per unit waktu. Standart Capacity yaitu tingkat keluaran per satuan waktu yang ditetapkan sebagai “sasaran” pengoperasian
44Assauri, Manajemen Operasi, 72.
45 Sofjan Assauri, Manajemen Produksi dan Operasi (Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1999), 36.
bagi manajemen, supervise, dan para operator mesin dapat digunakan sebagai dasar bagi penyusunan anggaran.
Secara lebih terperinci, pembedaan perencanaan kapasitas atas dasar lama waktu dapat diuraikan sebagai berikut :46
a) Perencanaan kapasitas jangka panjang lebih dari satu tahun. Di mana sumber daya-sumber daya produktif memakan waktu lama untuk memperoleh atau menyelesaikannya.
b) Perencanaan kapasitas jangka menengah, rencana-rencana bulanan atau kuartalan untuk 6 sampai 18 bulan yang akan datang.
c) Perencanaan kapasitas jangka pendek, kurang dari satu bulan.
Ini dikaitkan pada proses penjadwalan harian atau mingguan dan menyangkut pembuatan penyesuaian-penyusaian untuk menghapuskan “variance” antara keluaran yang direncanakan
dan keluaran nyata.
Proses dalam perencanaan kapasitas dapat diringkas sebagai berikut :47
a) Memperkirakan permintaan di masa depan, termasuk dampak dari tekonologi, persaingan dan lainnya.
b) Menjabarkan perkiraan itu dalam kebutuhan kapasitas fisik.
c) Menyusun pilihan rencana kapasitas yang berhubungan dengna kebutuhan itu.
46Handoko,Dasar-Dasar Manajemen, 301.
47Antarikso dan Djoko Sujono, Manajemen Produksi atau Operasi (Jakarta: Erlangga, 1994), 122.
d) Menganalisis pengaruh ekonomi pada pilihan rencana.
e) Meninjau risiko dan pengaruh strategi pada pilihan rencana.
f) Memutuskan rencana pelaksanaan.
Persediaan (inventory) adalah stok dari suatu item atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi perusahaan.
Sistem inventori adalah sekumpulan kebijakan dan pengendalian, yang memonitor tingkat inventory, dan menentukan tingkat mana yang harus dijaga, bila stok harus diisi kembali dan berapa banyak yang harus dipesan. Inventory manufaktur umumnya adalah berupa item yang berkontribusi atau akan menjadi bagian dari output produk perusahaan.
Adapun maksud dari tersedianya inventory (persediaan) antara lain untuk menjaga independensi dari operasi, untuk dapat memenuhi variasi dari permintaan produk, untuk memungkinkan dapat dilakukannya fleksibilitas dalam scheduling produksi, untuk memberikan usaha perlindungan atau penjagaan terhadap perbedaan waktu delivery bahan baku, dan untuk memanfaatkan keuntungan ekonomis atas besarnya pesanan pembelian.48
Persedianan bahan mentah (Raw material inventory) telah dibeli, tetapi belum diproses. Persediaan ini dapat digunakan untuk
48Assauri, Manajemen Operasi, 225.
melakukan decouple (memisahkan) pemasok dari proses produksi.49
Jenis-jenis persedian dilihat dari fungsinya dapat dibedakan atas :50
a) Batch stock atau lot size inventory yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.
b) Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidakdapat diramalkan.
c) Anticipation stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun.
Jenis-jenis persediaan phisik dapat dibedakan beberapa bagian yaitu :51
a) Persediaan bahan mentah yaitu persediaan barang-barang berujud seperti baja, kayu dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
b) Persediaan komponen-komponen rakitan yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang
49 Chrisna Budiman, James Massie dan Magdalena Wullur, “Identifikasi Desain Jaringan Manajemen Rantai Pasok Kopra di Kota Manado”, Jurnal EMBA Vol 3, 2 (Juni, 2015), 67.
50Assauri, Manajemen Produksi, 170.
51Handoko, Dasar-Dasar Manajemen,334.
diperoleh dari perusahaan lain dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c) Persediaan bahan pembantu atau penolong yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
d) Persediaan barang dalam proses yaitu persediaan barang- barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dala proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barangjadi.
e) Persediaan barang jadi yaitu persediaan barang-barang yangtelah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
Dewasa ini banyak perusahaan mempraktikkan model Vendor Managed Inventory (VMI), dimana supplier diberi tugas untuk mengelola persediaan yang secara fisik tersimpan di fasilitas perusahaan pembeli, termasuk menentukan kapan dan berapa banyak pengiriman harus dilakukan untuk keperluan re-stocking.52 4) Produksi
Cakupan dari operasi atau produksi antara lain eksekusi produksi dan pengendalian kualitas.53
Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan yang mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output),
52Pujawan, Supply Chain, 14
53Ibid., 10.
tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut.54
Proses produksi diartikan sebagai cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana) yang ada.55
Bagian ini bertugas secara fisik melakukan transformasi dari bahan baku, bahan setengah jadi atau komponen menjadi produk jadi. Kegiatan produksi dalam konteks Supply Chain tidak harus dilakukan di dalam perusahaan. Dewasa ini semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourcing yaitu memindahkan kegiatan produksi ke pihak subkontraktor. Perusahaan kemudian berkonsentrasi untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang memang menjadi core competency mereka. Dengan demikian, produktivitas tenaga kerja dan sumber daya lainnya akan bisa ditingkatkan karena semua pihak akan berkonsentrasi pada kompetensi mereka masing-masing. Bahkan beberapa perusahaan tidak memiliki fasilitas produksi, namun hanya mengelola kegiatan-kegiatan tertentu dalam Supply Chain.56
Konsep sistem produksi dan operasi yang diterapkan perusahaan manufaktur maupun jasa saat ini, sudah saatnya harus
54Assauri, Manajemen Produksi, 11.
55Ibid., 75.
56Pujawan, Supply Chain, 14.
memperhatikan elemen di luar perusahaan yang bersangkutan.
Artinya, mengelola elemen input, proses transformasi, dan output saja tidak akan cukup memberikan value kepada konsumen. Oleh karenanya elemen supplier dan konsumen (baik distributor maupun konsumen akhir) juga menjadi bagian yang harus dikelola perusahaan.57
Proses produksi dapat dibedakan baik atas dasar karakteristik aliran prosesnya maupun tipe pesanan langganan. Dimensi klasifikasi proses produksipertama adalah aliran produk atau urutan operasi-operasi. Ada tiga tipe aliran :58
a) Aliran garis, aliran garis mempunyai ciri-ciri bahwa aliran proses dari bahan mentah sampai menjadi produk akhir dan urutan operasi-operasi yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa selalu tetap.
b) Aliran intermiten (job shop), suatu proses aliran intermiten mempunyai cirri produksi dalam kumpulan-kumpulan atau kelompok-kelompok barang yang sejenis pada interval-interval waktu yang terputus-putus.
c) Aliran proyek, bentuk operasi-operasi proyek digunakan untuk memproduksi produk-produk khusus atau unik seperti kapal, pesawat terbang, peluru, jembatan dan lainnya.bentuk operasi
57Widyarto, Peran Supply Chain, 92.
58Handoko, Dasar-Dasar, 122.
proyek digunakan bila ada kebutuhan akan kreativitas dan kekhususan dalam pembuatan suatu produk.
5) Distribusi
Cakupan dari distribusi atau pengiriman meliputi perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di tiap pusat distribusi.59
Pada saat produk sudah selesai diproduksi, tugas berikutnya dalam lingkup Supply Chain adalah mengirim produk tersebut agar sampai di tangan pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat.
Pengiriman produkke pelanggan ataupemakai akhir tentunya melibatkan kegiatan transportasi. Aktivitas pengiriman ini bisa dilakukan sendiri oleh perusahaan atau dengan menyerahkannya ke perusahaan jasa transportasi.
Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus bisa merancang jaringan distribusi yang tepat. Keputusan tentang perancangan jaringan distribusi harus mempertimbangkan tradeoff antara aspek biaya, aspek fleksibilitas, dan aspek kecepatan respons terhadap pelanggan.
Kegiatan operasional distribusi bisa sangat kompleks terutama bila pengiriman harus dilakukan ke jaringan yang luas dan tersebar dimana-mana. Perusahaan harus menetapkan tingkat servis
59Pujawan, Supply Chain, 10.
level yang harus dicapai masing-masing wilayah, menentukan jadwal maupun rute pengiriman, serta mencari cara-cara yang inovatif untuk mengurangi biaya serta meningkatkan servis level ke pelanggan.60
Saluran distribusi merupakan lembaga-lembaga yang memasarkan produk, yang berupa barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Saluran distribusi adalah sekelompok perusahaan atau perseorangan yang memiliki hak pemilikan atas produk atau membantu memindahkan hak pemilikan produk atau jasa ketika akan dipindahkan dari produsen ke konsumen.61
Saluran distribusi sebagai struktur unit-unit organisasi antar perusahaan dan agen-agen dan dealer-dealer ekstra perusahaan, grosir dan eceran, melalui nama komoditi, produk atau jasa-jasa dipasarkan. Atau sebagai pengelompokkan para perantara yang mempunyai hak terhadap suatu produk selama proses pemasaran, mulai dari pemilik pertama sampai kepada pemilik terakhir.62
Secara umum ada tiga strategi distribusi produk dari pabrik ke pelanggan. Masing-masing strategi ini memiliki keunggulan dan kekurangan. Ketiga strategi tersebut sebagai berikut :
a) Pengiriman langsung (Direct Shipment), pada model ini pengiriman langsung dari pabrik ke pelanggan, tanpa melalui
60Ibid., 17.
61 Nisia Tamuntuan, “Analisis Saluran Distribusi Rantai Pasokan Sayur Wortel di Kelurahan Rurukan Kota Tomohon”, Jurnal EMBA Vol 1, 3 (September, 2013), 424.
62Budiman, Identifikasi Desain, 67.
gudang atau fasilitas penyangga. Jadi, dengan strategi ini kebutuhan gudang atau fasilitas penyangga akan hilang.
Biasanya strategi ini cocok digunakan untuk barang yang umurnya pendek dan barang yang mudah rusak dalam proses bongkar muat atau pemindahannya.
b) Pengiriman melalui Warehouse, pada model ini barang tidak langsung dikirim ke pelanggan, namun melewati satu atau lebih gudang atau fasilitas penyangga. Model ini cocok untuk produk-produk yang ketidakpastian demand/supply-nya tinggi serta produk-produk yang memiliki daya tahan relative lama.
c) Cross-Docking, pada model ini produk akan mengalir melalu fasilitas cross-dock yang berada antara pabrik dan pelanggan.
Di tempat ini, kendaraan penjemput dan pengirim akan bertemu dan terjadi transfer beban (tentu juga dimungkinkan terjadinya konsolidasi yang melibatkan banyak pabrik dan pelanggan).63
Saluran pemasaran konvensional biasanya terdiri dari produsen, pedagang grosir dan pengecer bebas yang masing- masing berupaya memaksimalkan labanya masing-masing. Tidak ada satupun anggota saluran itu dapat mengendalikan anggota yang lain. Bagi kebanyakan perusahaan pengendalian terhadap anggota saluran lainnya merupakan faktor yang penting karena dapat
63Pujawan, Supply Chain., 220.
menimbulkan skala ekonomis usaha. Jenis-jenis strategi pengendalian saluran yang biasa digunakan antara lain :64
a) Vertical Marketing System (VMS) yaitu jaringan yang dikelola secara terpusat dan professional, yang sejak awal desain untuk mencapai penghematan dalam operasi dan hasil pemasaran maksimal.
b) Corporate VMS, yaitu jaringan yang terbentuk jika para anggota saluran di tingkat distribusi yang berbeda dimiliki dan dioperasikan oleh satu perusahaan.
c) Administrated VMS, yaitu suatu jaringan yang kegiatan- kegiatan pemasarannya terkoordinasi dalam suatu program yang disusun oleh satu atau beberapa perusahaan, dimana perusahaan yang bersangkutan tidak berstatus sebagai pemilik keseluruhan jaringan.
d) Contractual VMS yaitu suatu jaringan yang terdiri dari anggota-anggota saluran independen yang mengintegrasikan program-program pemasarannya dalam perjanjian (kontrak) untuk mencapai penghematan atau hasil pemasaran yang lebih baik.
e) Horizontal Marketing System (HMS) merupakan jaringan yang terbentuk apabila beberapa perusahaan perantara yang tidak berkaitan menggabungkan sumber daya dan program
64Fandy Tjiptono, Strategi Pemasaran (Yogyakarta: ANDI, 2001), 212.
pemasarannya guna memanfaatkan peluang pasar yang ada, yang dalam hal ini mereka berada di bawah satu manajemen.
6) Pengembalian Produk (Return)
Cakupan dari pengembalian produk (return) antara lain merancang saluran pengembalian produk, penjadwalan pengembalian, proses disposal, penetuan harga produk refurbish.65
Bagi banyak perusahaan, pengembalian produk dari hilir ke hulu merupakan proses yang penting. Produk kembali dari hilir ke hulu bisa diakibatkan produk mengalami kecacatan atau tidak memenuhi standar kualitas, sehingga harus diganti atau diproses ulang (rework).
Berbagai keputusan harus dibuat dalam kaitanyya dengan pengelolaan product return seperti Berapa lama sebuah produkboleh dikembalikan sejak produk tersebut dibeli oleh pelanggan ? Ke mana claim penggantian atau penukaran harus dilakukan ? Seandainya perusahaan akan mengganti produk dan produk lama akan diproses (refurbish), bagaimana harga dari produk hasil refurbish tersebut ? Seandainya ada produk yang belum laku pada saat masa kedaluwarsanya tiba, bagaimana perusahaan akan merancang kontrak yang adil bagi kedua belah pihak ?66
65Pujawan, Supply Chain, 10.
66Ibid., 18.
b. Aliran Uang
Uang adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh masyarakat umum sebagai alat tukar di dalam lalu lintas perekonomian.67 Peran pokok uang adalah sebagai alat memudahkan transaksi berbagai barang, jasa dan aset. Jika nilai uang dibuat stabil, maka uang juga dapat dimanfaatkan sebagai alat penyimpanan nilai.68
Aliran uang meliputi beberapa hal yaitu kartu kredit, jadwal pembayaran serta penetapan kepemilikan dan pengiriman.69