BAB 2 PROSEDUR ADMINISTRASI USER AP2T
2.2 PENONAKTIFAN USER ID
2.2.1 Prosedur Penonaktifan User ID
Kode : PU – 02
Judul : STANDARD OPERATING PROCEDURE UNTUK ADMINISTRASI USER AP2T
Sub Judul : Penonaktifan User ID Tujuan
Menonaktifkan user ID AP2T beserta hak akses dan otorisasinya dalam aplikasi AP2T
Lingkup User Manager Admin User
√ √ √
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 49 of 128
“Akses dan otorisasi dinonaktifkan apabila user tidak lagi mempunyai tugas dan tanggung jawab di dalam aplikasi AP2T”
Dokumen / Form
Penonaktifan User ID (PU-02) pada Aplikasi Management User AP2T
Tugas dan Tanggung Jawab User / Pemohon :
1. Mengisi Form Permohonan Penonaktifan User ID (PU-02) pada Aplikasi Management User AP2T.
Manager :
1. Manager berhak mengajukan permintaan penonaktifan user ID AP2T pegawai yang dibawahinya karena alasan tertentu sesuai prosedur.
2. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan penonaktifan user ID di AP2T.
Admin User:
1. Menganalisa dampak permintaan penonaktifan user ID terhadap proses bisnis.
2. Menyetujui / tidak menyetujui penonaktifan user ID untuk pegawai yang tidak lagi mempunyai tugas dan tanggung jawab di aplikasi AP2T.
Prosedur
Prosedur Non Teknis
Penonaktifan user ID dilakukan apabila :
o Permintaan manager/supervisor karena alasan tertentu.
o Pergantian tetap pemegang user ID AP2T karena mutasi pegawai atau pensiun.
o Perubahan proses bisnis yang menyebabkan penonaktifan user ID di dalam aplikasi AP2T.
Prosedur Teknis Pelaku
1. Pengisian Form Penonaktifan User ID (PU-02) 2. Persetujuan dari Manager Rayon/Area
3. Persetujuan dari Admin User
User / Pemohon Manager
Admin User Distribusi/Pusat
Referensi
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 50 of 128
Gambar 2-12 Flow Penonaktifan User AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 51 of 128
Langkah-langkah Penonaktifan User ID AP2T pada aplikasi sebagai berikut.
1. Permohonan penonaktifan user dapat dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan atau dapat juga diajukan oleh Manager atau Admin User melalui AP2T (Management User AP2T) 2. Buka aplikasi AP2T (URL : https://ap2t.pln.co.id) lalu klik link “Management User” dan
browser akan mengarahkan ke halaman “Management User AP2T”
Gambar 2-13 Halaman Login AP2T
Gambar 2-14 Halaman Login Management User AP2T
3. Masukkan User ID AP2T dan Password AP2T pada halaman Login Management User AP2T 4. Selanjutnya pilih “Pengajuan Permohonan” “Penonaktifan User”
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 52 of 128
Gambar 2-15 Halaman Penonaktifan User
5. Masukkan User ID AP2T yang akan dilakukan penonaktifan pada Form Penonaktifan User (PU-02)
Gambar 2-16 Form Penonaktifan User (PU-02)
6. Apabila User ID AP2T ditemukan, maka sistem akan menampilkan data user yang akan dilakukan penonaktifan.
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 53 of 128
Gambar 2-18 User ID AP2T Ditemukan dan Dapat Diproses Penonaktifan
7. Selanjutnya klik “Proses” dan akan keluar peringatan untuk mengkonfirmasi permohonan penonaktifan user tersebut
Gambar 2-19 Peringatan Konfirmasi Penonaktifan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 54 of 128
Gambar 2-20 Data Penonaktifan User AP2T Berhasil Disimpan
12. User Manager mendapatkan email notifikasi Penonaktifan User
Gambar 2-21 Email Permintaan Persetujuan Manager
13. Proses selanjutnya yaitu pengesahan oleh Manager di unit pemohon (apabila permohonan merupakan Manager, maka permohonan user akan dikirim langsung ke Admin User) 14. Setelah dilakukan pengesahan oleh Manager, Admin user mendapatkan email notifikasi
Permohonan Penonaktifan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 55 of 128
Gambar 2-22 Email Permintaan Persetujuan Admin User
15. Pada proses pengesahan oleh Manager dan tindaklanjut oleh Admin User, pemohon akan mendapatkan notifikasi melalui email terkait :
a.Permohonan telah disetujui/tidak disetujui oleh Manager
b. Permohonan telah ditindaklanjuti/tidak disetuju oleh Admin User 16. Proses permohonan SELESAI dan user ID telah dinonaktifkan.
2.3 PERUBAHAN OTORISASI, KODE UNIT DAN/ATAU DATA PRIBADI USER
2.3.1 Prosedur Perubahan Otorisasi UserKode : PU – 03
Judul : STANDARD OPERATING PROCEDURE UNTUK ADMINISTRASI USER AP2T
Sub Judul : Permintaan Perubahan Otorisasi Tujuan
Menambah dan/atau menghapus otorisasi pada user ID AP2T sesuai dengan tugas dan tanggung jawab dan kebijakan perusahaan.
Lingkup User Manager Admin User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 56 of 128 Kebijakan
“Otorisasi/hak akses ke aplikasi AP2T dapat ditambahkan dan/atau dihapus dari user ID dikarenakan perubahan proses bisnis, tugas dan tanggung jawab”
Dokumen / Form
Perubahan Otorisasi User (PU-03) pada Aplikasi Management User AP2T Tugas dan Tanggung Jawab
User / Pemohon :
1. Mengisi Form Perubahan Otorisasi User (PU-03) pada Aplikasi Management User AP2T.
Manager:
1. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian Formulir Perubahan Otorisasi User termasuk otorisasi yang diminta harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
2. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan penambahan atau pengurangan otorisasi pada user ID di AP2T.
Admin User :
1. Menganalisa dampak perubahan otorisasi yang diminta terhadap proses bisnis dan keamanan aplikasi.
2. Memeriksa otorisasi yang diminta harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
3. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan perubahan otorisasi yang telah disetujui oleh manager yang bersangkutan.
Prosedur
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 57 of 128
Perubahan otorisasi pada user ID dilakukan apabila :
a. Pergantian tetap pemegang otorisasi di AP2T karena mutasi pegawai atau pensiun.
b. Perubahan proses bisnis yang menyebabkan perubahan otorisasi user di AP2T.
c. Perubahan deskripsi pekerjaan akibat perubahan struktur organisasi.
Perubahan otorisasi dapat berupa penambahan atau penghapusan otorisasi
Prosedur Teknis Pelaku
1. Pengisian Form Perubahan Otorisasi User (PU-03) 2. Persetujuan dari Manager Rayon/Area
3. Persetujuan dari Admin User
User / Pemohon Manager
Admin User Distribusi/Pusat
Referensi
2.3.2 Prosedur Perubahan Kode Unit dan/atau Data Pribadi User
Kode : PU – 04
Judul : STANDARD OPERATING PROCEDURE UNTUK ADMINISTRASI USER AP2T
Sub Judul : Permintaan Perubahan Kode Unit dan Data Pribadi User
Tujuan
Melakukan perubahan kode unit dan data pribadi pada user ID AP2T untuk user yang mengalami mutasi/perpindahan unit atau perubahan profil user
Lingkup User Manager Admin User
√ √ √
Kebijakan
“Perubahan kode unit pada user ID AP2T dapat dilakukan jika user mengalami mutasi/perpindahan unit dengan melampirkan SK/Surat Pernyataan/Berita Acara Serah
Terima Jabatan”
Dokumen / Form
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 58 of 128 Tugas dan Tanggung Jawab
User / Pemohon :
1. Mengisi Form Perubahan Kode Unit (PU-04) pada Aplikasi Management User AP2T.
Manager :
1. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian Form Perubahan Kode Unit sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
2. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan perubahan kode unit pada user ID di AP2T Admin User :
1. Menganalisa dampak perubahan kode unit pada user ID AP2T terhadap proses bisnis dan keamanan aplikasi
2. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan perubahan kode unit pada user ID AP2T yang telah disetujui oleh manager dari user yang bersangkutan
Prosedur
Prosedur Non Teknis
Perubahan kode unit pada user ID dilakukan apabila :
a. Permintaan manajer/supervisor karena alasan mutasi pegawai yang disetujui oleh BPO
b. Pergantian tetap pemegang user ID AP2T karena mutasi pegawai atau pensiun.
Prosedur Teknis Pelaku
1. Pengisian Form Perubahan Kode Unit (PU-04) 2. Persetujuan dari Manager Rayon/Area
3. Persetujuan dari Admin User
User / Pemohon Manager
Admin User Distribusi/Pusat Referensi
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 59 of 128
Gambar 2-23 Flow Perubahan Otorisasi, Kode Unit dan Data Pribadi User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 60 of 128
Permohonan perubahan data user dapat dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan dengan prosedur sebagai berikut :
1. Permohonan dilakukan melalui AP2T (https://ap2t.pln.co.id).
2. Klik ”Management User” pada Form Login AP2T.
3. Login menggunakan user dan password AP2T.
4. Selanjutnya pilih menu ”Pengajuan Permohonan” lalu pilih ”Perubahan Data User”.
5. Perubahan data user yang dapat dilakukan sebagai berikut : a. Perubahan Otorisasi (Jabatan)
b. Perubahan Kode Unit (Kode Unit)
c. Perubahan Data Pribadi (Alamat, No Telp, Tgl Lahir)
6. Permohonan sebagaimana butir 4 dapat dilakukan perubahan dalam 1 form yaitu Form Perubahan Data User (PU-03/PU-04).
7. Setelah mengisi data permohonan dan data telah divalidasi oleh sistem (sesuai permohonan), maka sistem akan mengirimkan email konfirmasi atas permohonan yang diajukan.
8. Pemohon melakukan konfirmasi atas email yang diterima dan sistem secara otomatis mengirim permohonan ke :
a. Manager (bila permohonan user bukan Manager) atau;
b. Admin User (bila permohonan merupakan user Manager)
9. Manager menerima notifikasi email permohonan user dan Manager dapat melakukan : a. Pengesahan (bila permohonan disetujui)
b. Pembatalan (bila permohonan tidak disetujui)
10. Setelah Manager melakukan pengesahan permohonan, Admin User menerima notifikasi email permohonan user dan Admin User dapat melakukan :
a. Proses (bila permohonan disetujui)
b. Pembatalan (bila permohonan tidak disetujui)
11. Setelah Admin User memproses permohonan user, Pemohon menerima notifikasi email permohonan user sebagai berikut :
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 61 of 128
b. Permohonan ditolak (permohonan tidak sesuai/salah)
12. Selanjutnya pemohon dapat melakukan Login ke AP2T dan dapat memastikan perubahan tersebut.
13. Selama proses permohonan, pemohon dapat memonitoring status permohonannya melalui fitur ”Info Status Permohonan User” pada menu ”Monitoring”
2.3.3 Penerapan di Aplikasi
Langkah-langkah Perubahan Otorisasi, Kode Unit dan/atau Data Pribadi User AP2T pada aplikasi sebagai berikut.
1. Permohonan Perubahan Otorisasi, Kode Unit dan/atau Data Pribadi User AP2T dapat dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan melalui AP2T (Management User AP2T)
2. Buka aplikasi AP2T (URL : https://ap2t.pln.co.id) lalu klik link “Management User” dan browser akan mengarahkan ke halaman “Management User AP2T”
Gambar 2-24 Halaman Login AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 62 of 128
Gambar 2-25 Halaman Login Management User AP2T
3. Masukkan User ID AP2T dan Password yang sudah terdaftar pada halaman Login Management User AP2T
4. Selanjutnya pilih “Pengajuan Permohonan” “Perubahan Data User”
Gambar 2-26 Halaman Perubahan Data User
5. Kemudian klik “Edit” pada Form Perubahan Data User (PU-03/PU-04)
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 63 of 128
Gambar 2-27 Form Perubahan Data User (PU-03/PU-04)
6. Perubahan data user yang dapat dilakukan pada Form Perubahan Data User (PU-03/PU-04) sebagai berikut :
a. Data Jabatan untuk merubah Otorisasi User (PU-03) b. Data Kode Unit untuk merubah Kode Unit User (PU-04)
c. Data selain Jabatan dan Kode Unit merupakan data tambahan/optional yang dapat diubah oleh user
Gambar 2-28 Isi data pada Form Perubahan Data User (PU-03/PU-04)
7. Apabila data telah sesuai, klik “Update” dan akan keluar peringatan untuk mengkonfirmasi permohonan perubahan data user tersebut
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 64 of 128
Gambar 2-29 Peringatan konfirmasi pengaktifan user
Gambar 2-30 Data pengaktifan user AP2T berhasil disimpan
8. Selanjutnya sistem secara otomatis akan mengirimkan email konfirmasi sesuai dengan email yang diajukan.
Gambar 2-31 Email konfirmasi perubahan data user
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 65 of 128
9. Lakukan konfirmasi dengan klik button ”Konfirmasi” pada notifikasi email yang diterima oleh pemohon.
10. User Manager mendapatkan email notifikasi Perubahan Data User
Gambar 2-32 Email Permintaan Persetujuan Manager
11. Proses selanjutnya yaitu pengesahan oleh Manager di unit pemohon (apabila permohonan merupakan Manager, maka permohonan user akan dikirim langsung ke Admin User) 12. Setelah dilakukan pengesahan oleh Manager, Admin user mendapatkan email notifikasi
Permohonan Perubahan Data User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 66 of 128
Gambar 2-33 Email Permintaan Persetujuan Admin User
13. Pada proses pengesahan oleh Manager dan tindaklanjut oleh Admin User, pemohon akan mendapatkan notifikasi melalui email terkait :
a. Permohonan telah disetujui/tidak disetujui oleh Manager
b.Permohonan telah ditindaklanjuti/tidak disetuju oleh Admin User 14. Proses permohonan SELESAI dan pemohon dapat melakukan Login ke AP2T
2.4 PENGAKTIFAN KEMBALI USER ID
2.4.1 Prosedur Pengaktifan Kembali User IDKode : PU – 05
Judul : STANDARD OPERATING PROCEDURE UNTUK ADMINISTRASI USER AP2T
Sub Judul : Pengaktifan Kembali User ID Tujuan
Melakukan pengaktifan kembali User ID bagi user yang pernah dinonaktifkan oleh sistem ataupun atas permintaan user
Lingkup User Manager Admin User
√ √ √
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 67 of 128
“Pengaktifan kembali User ID bagi user yang pernah dinonaktifkan oleh sistem ataupun atas permintaan user”
Dokumen / Form
Pengaktifan Kembali User ID (PU-05) pada Aplikasi Management User AP2T Tugas dan Tanggung Jawab
User / Pemohon :
a) Mengisi Form Pengaktifan Kembali User ID (PU-05) pada Aplikasi Management User AP2T.
Manager :
1. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian Form Pengaktifan User sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
2. Menyetujui / tidak menyetujui pengaktifan kembali user ID AP2T
Admin User :
1. Menganalisa dampak pengaktifan kembali user ID AP2T terhadap proses bisnis dan keamanan aplikasi
2. Menyetujui / tidak menyetujui permintaan pengaktifan kembali user ID AP2T yang telah disetujui oleh manager dari user yang bersangkutan
Prosedur
Prosedur Non Teknis
Pengaktifan kembali user ID dilakukan apabila :
a. Permintaan manajer/supervisor/user yang bersangkutan karena user ID diperlukan untuk menjalankan transaksional AP2T
Prosedur Teknis Pelaku
1. Pengisian Form Pengaktifan Kembali User (PU-05) 2. Persetujuan dari Manager Rayon/Area
3. Persetujuan dari Admin User
User / Pemohon Manager
Admin User Distribusi/Pusat
Referensi
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 68 of 128
Gambar 2-34 Flow Pengaktifan Kembali User ID AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 69 of 128 2.4.2 Penerapan di Aplikasi
Langkah-langkah Pengaktifan Kembali User ID AP2T pada aplikasi sebagai berikut.
1. Permohonan pengaktifan user dapat dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan melalui AP2T (Management User AP2T)
2. Buka aplikasi AP2T (URL : https://ap2t.pln.co.id) lalu klik link “Management User” dan browser akan mengarahkan ke halaman “Management User AP2T”
Gambar 2-35 Halaman Login AP2T
Gambar 2-36 Halaman Login Management User AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 70 of 128 Management User AP2T
4. Selanjutnya pilih “Pengajuan Permohonan” “Pengaktifan User”
Apabila User ID dalam kondisi Tidak Aktif, maka sistem akan menampilkan data user yang akan dilakukan pengaktifan.
5. Selanjutnya klik “Proses” dan Isi data permohonan pada Form Pengaktifan User (PU-05) sesuai dengan kebutuhan User
Gambar 2-38 Isi Data pada Form Pengaktifan User (PU-05) Gambar 2-37 Form Pengaktifan User (PU-05)
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 71 of 128 permohonan pengaktifan user tersebut
Gambar 2-39 Peringatan Konfirmasi Pengaktifan User
Gambar 2-40 Data Pengaktifan User AP2T Berhasil Disimpan
7. Selanjutnya sistem secara otomatis akan mengirimkan email konfirmasi sesuai dengan email yang diajukan.
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 72 of 128
Gambar 2-41 Email Konfirmasi Pengaktifan User
8. Lakukan konfirmasi dengan klik button ”Konfirmasi” pada notifikasi email yang diterima oleh pemohon.
9. User Manager mendapatkan email notifikasi permohonan Pengaktifan User
Gambar 2-42 Email Permintaan persetujuan Manager
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 73 of 128
merupakan Manager, maka permohonan user akan dikirim langsung ke Admin User) 11. Setelah dilakukan pengesahan oleh Manager, Admin user mendapatkan email notifikasi
Permohonan Pengaktifan User
Gambar 2-43 Email Permintaan Persetujuan Admin User
12. Proses selanjutnya yaitu tindaklanjut/Pengesahan oleh Admin User Kantor Induk setempat.
13. Pada proses pengesahan oleh Manager dan tindaklanjut oleh Admin User, pemohon akan mendapatkan notifikasi melalui email terkait :
a. Permohonan telah disetujui/tidak disetujui oleh Manager
b. Permohonan telah ditindaklanjuti/tidak disetuju oleh Admin User 14. Proses permohonan SELESAI dan pemohon dapat melakukan Login ke AP2T 15. Apabila lupa password, user bisa melakukan reset password dari AP2T.
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 74 of 128 2.5.1 Pengesahan Permohonan oleh Manager
Langkah-langkah pengesahan permohonan oleh Manager sebagai berikut.
1. Buka aplikasi AP2T (URL : https://ap2t.pln.co.id) lalu klik link “Management User” dan
browser akan mengarahkan ke halaman “Management User AP2T”
Gambar 2-44 Halaman Login AP2T
2. Masukkan User ID AP2T dan Password yang sudah terdaftar pada AP2T 3. Selanjutnya pilih “Pengesahan Permohonan” “Pengesahan Permohonan”
Gambar 2-45 Halaman Login Management User AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 75 of 128
4. Tampil list data permohonan yang belum disahkan oleh Manager dan dapat diatur juga berdasarkan filter (Belum disahkan/Sudah disahkan/dsb)
5. Klik ”Pengesahan” pada data yang belum disahkan
Gambar 2-46 Halaman Pengesahan Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 76 of 128
Tampil data permohonan yang harus dicek oleh Manager, dan Manager wajib melakukan Preview File yang dilampirkan.
Gambar 2-48 Review Permohonan User
Klik pada Lampiran untuk membuka file lampiran.
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 77 of 128
Gambar 2-49 Klik ”Confirm” pada Lampiran File
Gambar 2-50 Klik ”Setuju” untuk Persetujuan Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 78 of 128
Gambar 2-51 Pilih Alasan Setuju
6. Setelah dilakukan pengesahan oleh Manager, proses selanjutnya yaitu tindaklanjut oleh Admin User Kantor Induk setempat
7. Selanjutnya sistem secara otomatis akan mengirimkan email pemberitahuan kepada pemohon.
Gambar 2-52 Data berhasil disimpan
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 79 of 128
Gambar 2-53 Email konfirmasi perubahan data user
2.5.2 Pengesahan Permohonan oleh Admin User
Langkah-langkah pengesahan permohonan oleh Admin User Kantor Induk setempat sebagai berikut.
1. Buka aplikasi AP2T (URL : https://ap2t.pln.co.id) lalu klik link “Management User” dan browser akan mengarahkan ke halaman “Management User AP2T”
Gambar 2-54 Form Login AP2T
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 80 of 128
2. Masukkan User ID AP2T dan Password yang sudah terdaftar pada AP2T 3. Selanjutnya pilih “Pengesahan Permohonan” “Pengesahan Permohonan”
4. Tampil list data permohonan yang belum disahkan oleh Manager dan dapat diatur juga berdasarkan filter (Belum disahkan/Sudah disahkan/dsb)
Gambar 2-55 Halaman Pengesahan Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 81 of 128
5. Klik ”Pengesahan” pada data yang belum disahkan
Tampil data permohonan yang harus dicek oleh Manager, dan Manager wajib melakukan Preview File yang dilampirkan.
Gambar 2-58 Klik "Pengesahan"
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 82 of 128
Gambar 2-59 Review Permohonan User
Klik pada Lampiran untuk membuka file lampiran.
Pada file lampiran, klik tombol “Confirm”.
Gambar 2-60 Klik ”Confirm” pada Lampiran File
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 83 of 128
Gambar 2-61 Klik ”Setuju” untuk Persetujuan Permohonan User
Gambar 2-62 Pilih Alasan Setuju
Gambar 2-63 Data Berhasil Disimpan
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 84 of 128 pemohon
Gambar 2-64 Email konfirmasi perubahan data user
7. Setelah dilakukan pengesahan oleh Admin User, maka pemohon dapat melakukan Login ke AP2T dan sistem secara otomatis akan mengirimkan email pemberitahun kepada pemohon
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 85 of 128 2.6.1 Monitoring Permohonan User
Menu Monitoring Permohonan User diperuntukkan bagi Manager dan Admin User untuk melihat data-data permohonan user, beserta status permohonan saat ini untuk pegawai yang dibawahinya.
Letak Menu: Monitoring > Monitoring Permohonan User
Gambar 2-65 Menu Monitoring Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 86 of 128
Informasi Status Permohonan User digunakan untuk melihat status permohonan bagi user yang bersangkutan. Langkah-langkah melihat informasi status permohonan user sebagai berikut.
1. Login pada Aplikasi Management User AP2T
2. Buka menu Monitoring > Informasi Status Permohonan
3. Entry nomor permohonan yang terdapat pada email notifikasi. Nomor Permohonan akan dikirimkan otomatis oleh sistem ke email user yang bersangkutan, dan manajer/admin user yang akan melakukan persetujuan (sesuai prosedur yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya).
Klik tombol “Cari” untuk menampilkan status permohonan user.
Gambar 2-66 Informasi Status Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 87 of 128
Gambar 2-67 Detail Permohonan User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 88 of 128
Menu Log Akses User diperuntukkan bagi Manager dan Admin User untuk melihat log akses user untuk pegawai yang dibawahinya. Langkah-langkah untuk menampilkan log akses user sebagai berikut.
1. Login pada Aplikasi Management User AP2T.
2. Klik Menu Monitoring > Log Akses User.
3. Untuk Admin User terdapat tombol “Download” untuk export ke excel daftar user pada unit sesuai filter yang dipilih. Selanjutnya data ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi user unit.
Gambar 2-68 Log Akses User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 89 of 128
Gambar 2-69 Detail Log Akses User
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 90 of 128
KEBIJAKAN DAN PROSEDUR MONITORING USER AP2T
User ID AP2T harus dimonitoring secara periodik oleh user Admin User AP2T pada masing-masing Kantor Induk setempat untuk menjaga pemutakhiran status user AP2T, dan menjamin kesesuaian antara user ID dengan jabatan dan role yang dikandungnya.
3.1 Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini tugas dan tanggung jawab para pihak yang melakukan monitoring dan review user AP2T.
1. Admin User
Tugas dan tanggung jawab Admin User sebagai berikut.
a) Melakukan analisa terhadap User ID AP2T. Menganalisa apakah ada user-user yang seharusnya sudah tidak mempunyai akses ke dalam aplikasi AP2T akan tetapi user ID nya masih aktif.
b) Membuat laporan / matrix hasil monitoring User ID AP2T untuk selanjutnya dapat diklarifikasi dan disetujui oleh IT Owner (Divisi Sistem dan Teknologi Informasi) dan Business Process Owner (Divisi Niaga) Kantor Pusat.
c) Membuat Berita Acara Penonaktifan User ID AP2T (jika dari hasil monitoring mengharuskan dilakukannya penonaktifan user ID AP2T).
2. IT Owner
Tugas dan tanggung jawab IT Owner sebagai berikut.
a) Menganalisa hasil review user AP2T di Unit Pelaksana terhadap keamanan aplikasi dan performa mesin.
b) Melakukan klarifikasi laporan hasil monitoring user ID AP2T.
c) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan Admin User AP2T.
_____________________________________________________________________________________
SOP MANAJEMEN USER AP2T v 1.0 | 91 of 128 3. Business Process Owner
Tugas dan tanggung jawab Business Process Owner sebagai berikut.
a) Menganalisa hasil review user AP2T terhadap kelangsungan dan penyempurnaan proses bisnis.
b) Melakukan klarifikasi laporan hasil monitoring user ID AP2T.
c) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan Admin User AP2T.
3.2 Prosedur Monitoring dan Review User AP2T
Prosedur Monitoring dan Review User AP2T sebagai berikut.
1. Admin User dapat melakukan monitoring User AP2T melalui fitur monitoring user sebagaimana disampaikan dalam Bab-2
2. User ID AP2T harus dikaji minimal satu kali dalam tiga bulan.
3. Admin User hanya melakukan monitoring untuk user ID AP2T yang berada pada unit yang dibawahinya.
4. Pengkajian user ID meliputi :
Dormant User : User ID yang tidak pernah login ke dalam AP2T selama lebih dari 90 hari.
Duplicate User : User ID yang digunakan oleh pengguna yang sama.
Excessive User : User dengan hak akses berlebih dalam aplikasi AP2T (salah group, salah kode unit (mutasi), user tidak dikenal.
Administrator : Pengkajian hak akses dan SoD Administrator Unit.
Reassignment : User master data tidak mencerminkan kepemilikan user ID yang seharusnya.
Laporan dari Unit untuk Pegawai yang sudah pensiun tetapi masih mempunyai user ID AP2T.