BUSINESS PLAN)
C. Proses Perencanaan
30
31 seorang pengusaha yang mencantumkan semua faktor yang diperlukan, baik internal maupun eksternal, agar perusahaan dapat memulai operasinya pada waktu dan lokasi tertentu.
Rencana terpadu untuk pemasaran, modal, operasi, dan sumber daya manusia disertakan dalam dokumen dimaksud (John E.H.J, 2020).
Manajemen memutuskan tujuan dan bagaimana mencapainya melalui perencanaan, yang merupakan proses mendasar. Perencanaan sangat penting karena memberikan kontribusi lebih dari aspek manajemen lainnya. Ketika membuat sebuah rencana, seseorang harus mempertimbangkan bagaimana menyusunnya sehingga hasilnya diperbaiki dan ditingkatkan, dan agar setiap kesalahan dalam rencana tersebut dapat diperbaiki sesegera mungkin. Untuk memaksimalkan hasil, rencana juga harus dilakukan. Langkah yang paling penting adalah mengukur hasil perencanaan karena hasil yang terukur akan memfasilitasi evaluasi sedangkan hasil yang tidak terukur akan membuat evaluasi menjadi sulit bahkan tidak mungkin (Tiyatno, 2009).
Gambar 2. 1 Proses Perencanaan.
Sumber. Prihatin Tiyatno “Manajemen Unggul Konsep Dan Aplikasi Untuk Bisnis” 2009
Tolok ukur yang telah ditetapkan dapat digunakan untuk menentukan keberhasilan perencanaan. Keberhasilan rencana dapat ditentukan dengan membandingkan hasil dengan standar yang ditetapkan. Rencana dianggap mendekati kenyataan jika
32
hasil perencanaan sedikit berbeda dari standar. Oleh karena itu, perbaikan dapat dilakukan jika ada perbedaan. Jika keadaan memungkinkan, hasil perencanaan dapat dimodifikasi. Syarat perubahan rencana pelaksanaan harus dipenuhi dari segi sumber pendanaan, sumber daya, teknologi, infrastruktur, material, pasar, mesin, dan faktor lainnya. Tahapan perencanaan terdiri dari:
1. Tahap 1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Sebuah organisasi berjuang untuk menggunakan sumber dayanya secara efisien tanpa adanya formulasi yang jelas.
Sangat penting untuk mencapai tahapan yang telah ditentukan dengan menetapkan tujuan.
2. Tahap 2. Buat strategi dengan menguraikan keadaan saat ini.
Untuk bergerak maju, perlu mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan hambatan kondisi saat ini. Dengan demikian, formulasi sempurna yang akan diwujudkan di masa depan dengan kondisi saat ini dapat tercipta.
3. Tahap 3. Menerapkan rencana memerlukan pelaksanaannya setelah menilai kemudahan dan potensi jebakannya.
Organisasi pertama-tama harus mengidentifikasi kelebihan dan hambatannya untuk menerapkan solusi sederhana dan memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Organisasi juga dapat mengantisipasi dan meminimalkan masalah yang muncul selama operasi berlangsung.
4. Tahap 4. Langkah yang diambil organisasi untuk terus meningkatkan kinerja adalah mengukur hasil dan menerapkan perubahan. Rencana yang telah dibuat dapat dinilai, bahkan dapat diukur hasilnya. Rencana tersebut dimungkinkan untuk diubah atau disesuaikan dengan keadaan sebenarnya di lapangan tujuan, dengan mempertimbangkan faktor-faktor di masa yang akan datang, sehingga hasil yang diperoleh tidak mengalami kerugian yang lebih besar.
Salah satu tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan bagaimana inisiatif dan penelitian saat ini dapat diterapkan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian
33 tujuan di masa depan, khususnya untuk meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Untuk menjadi lebih dari reaksi terhadap lingkungan dan malah menjadi peserta aktif dalam dunia bisnis, perencanaan harus proaktif, dinamis, berkelanjutan, dan kreatif. Perencanaan dilakukan karena dua alasan utama: 1) Untuk mencapai "manfaat perlindungan" yang dihasilkan dan menurunkan kemungkinan kesalahan pengambilan keputusan, 2) “Successful benefits” berupa peningkatan pencapaian tujuan organisasi. Menurut John E.H.J, (2020) ada banyak metode atau pendekatan untuk membuat rencana bisnis, tetapi sebagai aturan umum, harus memenuhi persyaratan yang tercantum di bawah ini:.
1. Singkat dan tepat
2. Penampilan rapi dan menarik 3. Memuat rencana yang menjanjikan
4. Hindari membuat proyeksi yang berlebihan dan tetap objektif
5. Tidak menimbulkan risiko yang signifikan bagi perusahaan 6. Disusun oleh tim pekerja yang berkompetisi
7. Perhatikan proyek dengan rencana bisnis yang jelas 8. Menetapkan target pasar yang jelas
9. Membuat rencana bisnis lebih spesifik dan berbeda dengan yang lain
Fungsi awal perencanaan usaha seperti ini antara lain;
Sebagai pedoman untuk mencapai keberhasilan manajemen usaha serta sebagai alat untuk mengajukan permodalan yang bersumber dari luar. Rencana bisnis harus bisa dibedakan dari perencanaan bisnis. Secara ringkas, perbedaan tersebut dapat meliputi dimensi- dimensi berikut ini :
Tabel 2. 1 skema Business Plan. Sumber John E.H.J FoEh (2020) Dimensi Rencana Bisnis
(Business Plan)
Perencanaan Bisnis (Business Planning) Waktu Pembentukan baru:
organisasi, produk maupun jasa
Pengembangan organisasi, produk ataupun jasa yang dimiliki
34
Dimensi Rencana Bisnis (Business Plan)
Perencanaan Bisnis (Business Planning)
Kompleksitas Sederhana Sangat kompleks dan holistik Struktur Fokus pada 3 hal
utama: ide bisnis, pemasaran dan keuangan (sumber modal)
Menyeluruh, mencakup pengembangan semua struktur dan fungsi organisasi
Jangka Waktu Perencanaan jangka pendek (3-5 tahun)
Perencanaan strategis jangka panjang (5-10 tahun) Berdasarkan uraian dalam skema di atas maka dapat dikatakan bahwa untuk sampai ke pembuatan perencanaan bisnis diperlukan pekerjaan dan data yang lebih kompleks.
Kompleksitas ini terjadi karena keterkaitan bisnis yang dijalankan dengan berbagai aspek baik internal maupun eksternal termasuk efek ganda (multiplier effects) yang ditimbulkannya. Secara sederhana, pendekatan 5W + 1H juga dapat dipergunakan dalam perumusan suatu rencana bisnis yang sederhana. Unsur-unsur 5W + 1 H dimaksud dapat diuraikan dalam tabel sebagai berikut:
WHAT Produk apa yang akan dibuat?
WHY Mengapa produk itu dibuat?
HOW Bagaimana membuat produk?
WHO Siapa pasarnya/pembelinya?
WHEN Kapan produk itu harus dibuat?
WHERE Di mana produk akan dibuat atau di mana bisnis akan dilakukan?
Sebenarnya, struktur dasar rencana bisnis sudah mulai terbentuk sebagai hasil dari jawaban atas pertanyaan- pertanyaan di atas. Langkah selanjutnya adalah melengkapi data dan membuat formulasi atau kajian terkait klaim, justifikasi, dan kajian yang akurat dan realistis. Rencana bisnis atau proposal bisnis harus hati-hati mempertimbangkan sejumlah faktor penting. Rincian ini ditampilkan di bawah ini:
35 1. Memilih sektor komersial.
Saat memilih sektor bisnis, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor berikut: ada pasar untuk sektor yang dipilih, sektor bisnis menyetujuinya, dan kami memiliki sumber daya manusia dengan keahlian yang relevan. Selanjutnya, dipilih industri yang berisiko rendah, serta industri yang berisiko sedang dan tinggi.
2. Kemampuan untuk memperkirakan.
Prediksi, proyeksi, atau intuisi adalah semua metode estimasi.
3. Studi kelayakan.
Gagasan studi kelayakan adalah untuk memastikan apakah suatu bisnis layak atau tidak. Kurangnya studi kelayakan berkontribusi pada banyak bisnis yang gagal. Studi kelayakan dapat bermanfaat untuk berbagai tujuan, seperti membandingkan rencana dan implementasi aktual, memberikan informasi (seperti profil perusahaan), mendukung permintaan kerjasama kredit, dan mendukung permintaan izin usaha.
4. Kekhususan wilayah.
Memahami kondisi lokal dalam hal sumber daya manusia, ketersediaan bahan baku, dan keadaan lokal yang unik (agama, adat, kepercayaan, budaya) sangat penting untuk perencanaan bisnis.
5. Titik awal
Faktor pasar harus dipertimbangkan saat memutuskan kapan akan meluncurkan bisnis.
6. Menguraikan aturan.
Jenis usaha yang akan dijalankan, modal yang akan digunakan, orang atau lembaga yang akan diajak kerjasama, asuransi yang akan digunakan, apa yang akan diasuransikan, dan kapasitas usaha semuanya harus ditentukan sebagai bagian dari proses perencanaan.
7. Merencanakan Pemasaran
Yang terdiri dari: meramalkan penjualan, menilai kondisi pasar, memilih strategi penjualan, membuat rencana
36
penjualan, memutuskan harga, mengembangkan rencana distribusi, dan mengembangkan rencana promosi.
8. Jadwal produksi
Memanfaatkan bahan awal untuk menghasilkan produk akhir disebut produksi. Jenis dan jumlah barang yang harus diproduksi antara lain dapat ditentukan dari perkiraan penjualan. Produksi berdasarkan pesanan dan produksi berdasarkan perkiraan tersedia. Produksi dalam jumlah banyak juga lebih murah. Pembelian mesin atau peralatan baru kemudian harus dipertimbangkan dengan hati-hati.
9. Rencana anggaran dan keuangan
Menghasilkan keuntungan dengan memanfaatkan modal secara efektif adalah tujuan dari setiap bisnis. Oleh karena itu, penting untuk merencanakan penggunaan modal dan mengantisipasi hasilnya. Program keuangan, anggaran, dan pendapatan, serta biaya dan keuntungan yang diantisipasi, memainkan peran penting dalam rencana ini.