BAB VII
4. Rincian Tahap Perencanaan
Pada tahap perencanaan, tujuan logframe adalah untuk menetapkan struktur program, menguji logika internal, dan merumuskan tujuan dengan cara yang terukur. Hasil analisis stakeholders, analisis masalah, analisis tujuan, dan analisis strategi, digunakan sebagai dasar untuk penyusunan matriks perencanaan kerja (logframe matrix). Logframe matrix merupakan sebuah matriks yang terdiri dari empat kolom dan empat (atau lebih) baris, yang merangkum elemen-elemen kunci dari perencanaan program, yakni: (1) hirarki tujuan program (deskripsi program atau logika intervensi), (2) faktor-faktor eksternal kunci yang
sangat berpengaruh atas keberhasilan (asumsi). (3) metodologi monitoring dan evaluasi atas pencapaian program (indikator dan sumber verifikasinya).
Pendekatan kerangka kerja logis adalah sebuah metode yang sistematis dalam pengembangan konsep program dan pemilihan strategi program. Pendekatan kerangka kerja logis terdiri dari sejumlah modul atau tahapan yang akan mengarah pada penyusunan
“Matriks Perencanaan program”. Matriks Perencanaan Program pada umumnya tidak lebih dari tiga atau empat halaman yang menunjukkan secara pasti apa tujuan program, bagaimana program akan ditetapkan jika sasaran/objektif telah tercapai dengan baik, serta risiko-risiko yang akan dihadapi. Matriks Perencanaan Program merupakan susunan dari hirarki tujuan dengan indikator objektif yang memverifikasi setiap tujuan, alat verifikasi, asumsi-asumsi penting dan faktor eksternal.
Alur penyusunan Matriks Perencanaan Program adalah sebagai berikut: (1) menetapkan tujuan ahir (goal) yang ingin dicapai lewat kontribusi program, (2) menetapkan tujuan antara (purpose) yang akan dicapai oleh program, (3) menetapkan Keluaran (outputs) guna mencapai tujuan tersebut, (4) menetapkan Kegiatan-kegiatan (activities) guna mencapai tiap keluaran (outputs), (5) melakukan verifikasi logis secara vertikal dengan cara “Jika...
…./Maka, (6) menetapkan Asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masing-masing tingkatan, (7) menetapkan Indikator-indikator penentu obyektif yang dapat diukur pada tingkat tujuan akhir (goal) kemudian tujuan antara (purpose), kemudian keluaran (output), kemudian kegiatan-kegiatan (activities), (8) menetapkan alat-alat/perangkat verifikasi, (9) mengalokasikan biaya-biaya pada setiap kegaiatan: mempersiapkan anggaran pelaksanaan.
Goal adalah tujuan akhir berupa perbaikan kedaan masyarakat (pada kelomok sasaran program), dalam skala nasional maupun sektoral, yang sedang diupayakan untuk dicapai melalui program ini, seringkali dalam kombinasi dengan program-program yang lain. Goal tidak secara langsung dapat dicapai oleh program, tetapi program diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap pencapaiannya. Mengapa program tersebut dibuat? Apa yang menjadi perhatian (concern)?
Purpose adalah dampak yang diharapkan terjadi pada saat program diselesaikan secara tepat waktu, yang tidak berada dalam kontrol program secara langsung. Tujuan antara atau purpose seringkali menggambarkan suatu perubahan dari para penerima manfaat program.
Output adalah hasil yang harus dicapai atau keluaran (langsung) dari program yang realisasi pencapaiannya dapat dijamin oleh program sebagai hasil dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh staf program. Output merupakan keluaran langsung yang berada dalam kontrol manajemen program. Aktivitas atau kegiatan adalah rangkaian kegiatan program yang direncanakan, atau tindakan yang diperlukan untuk mengubah input program menjadi output yang direncanakan dalam rentang waktu tertentu. Di sisi lain, input adalah sumberdaya: uang, bahan, materi, barang, sumberdaya manusia, infrastruktur dan sebagainya, yang dibutuhkan untuk memulai dan menjalankan program.
Struktur logframe didasarkan pada konsep sebab dan akibat. Jika sesuatu terjadi atau dicapai, maka sesuatu yang lain akan terjadi sebagai akibatnya. Sesuai definisi, tiap program yang dijabarkan dengan sebuah logframe didasarkan pada if/then (jika/maka) ini atau logika sebab dan akibat. Di dalam sebuah logframe yang direncanakan dengan baik, pada tingkatan- tingkatan paling bawah dari logframe anda dapat mengatakan bahwa jika aktivitas-aktivitas tertentu dilaksanakan maka anda dapat mengharapkan akan terjadinya output-output tertentu pula. Di sana hendaknya terjadi juga hubungan logis yang sama antara output dan purpose (tujuan antara, dan antara purpose dengan goal (tujuan akhir).
Asumsi adalah pernyataan-pernyataan mengenai faktor-faktor yang belum pasti yang mungkin mempengaruhi hubungan antara tiap tingkat/jenjang sasaran. Ini bisa merupakan faktor-faktor eksternal yang tidak bisa dikendalikan di dalam program atau faktor-faktor yang anda tentukan untuk tidak dikontrol. Inilah yang disebut logika eksternal dari program itu. Asumsi merupakan situasi, peristiwa, keputusan atau kebijakan, yang diperlukan bagi tercapainya tujuan program, tetapi berada di luar kendali/kontrol langsung manajemen program. Dalam mendefinisikan faktor eksternal: seberapa penting faktor tersebut berpengaruh terhadap tercapainya tujuan, apakah mungkin faktor tersebut ada atau terjadi.
Jika menemukan faktor yang sangat penting pengaruhnya pada pencapaian tujuan dan hampir tidak mungkin ada atau terjadi, faktor ini disebut “killing factor” yang jelas-jelas akan menyebabkan kegagalan program, maka antisipasinya: memodifikasi program, atau hentikan!
Indikator adalah faktor atau variabel kuantitatif atau kualitatif yang menyediakan sarana yang sederhana dan andal untuk mengukur pencapain, untuk mencerminkan perubahan yang terkait dengan pelaksanaan program, atau untuk membantu menilai kinerja pelaksana program adalah variabel yang mengindikasikan atau menunjukkan satu
kecenderungan situasi, yang dapat dipergunakan untuk mengukur perubahan. Prinsip dasar adalah “jika kita bisa mengukurnya, maka kita bisa mengelolanya”.
Indikator lebih lanjut menjelaskan tujuan program secara terukur: kuantitas, kualitas, cakupan geografis, waktu dan lain-lain. Harus ditetapkan indikator kualitatif dan kuantitatif untuk masing-masing tujuan. Sebuah indikator dianggap bisa diverifikasi secara objektif bila data dapat dikumpulkan orang yang berbeda dengan hasil sebanding. Setiap kali dikembangkan indikator, yang secara bersamaan harus mengidentifikasi sumber verifiasi di mana, bagaimana oleh siapa anda akan mendapatkan informasi. Hal ini penting, karena sumber verifikasi memberikan realitas pengecekan sesuai kelayakan indikator yang dipilih.
Jika data yang menunjukkan indikator tersebut terlalu sulit atau terlalu mahal untuk didapatkan, maka mesti menemukan indikator lain yang lebih simpel dan lebih mudah diukur.
a. Menetapkan Jadwal Aktivitas dan Sumber Daya
Berdasarkan hasil analisis, perencanaan bida diinformasikan ke dalam jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas dan sumber daya yang memuat urutan dan jangkan waktu atau durasi kegiatan serta menetapkan para penanggung jawab program, jangan sampai bertentangan atau tidak sinkron dengan hasil analisisnya. Sinkronisasi ini juga perlu diterapkan pada saat penetapan pembiayaan (anggaran).
Langkah-langkah penyusunan jadwal antara lain: diawali dengan tabel aktivitas dalam bentuk kolom-kolom; setiap aktivitas dilengkapi dasar penetapannya (input); setiap kelompok aktivitas dilengkapi piranti apa yang dibutuhkan, berapa biaya dan berapa unit yang diperlukam, serta berapa lama rentang waktu prosesnya untuk menyelesaikan aktivitas itu; penjadwalan bisa dipilih per-kuartal (termasuk pengelompokkan pembiayaannya). Dalam logframe kerja bukan lembaga zakat terdapat kolom yang menjelaskan sumber pembiayaannya (funding). Ini bila dikoversi dengan penargetan sasaran kelompok muzakki tertentu, atau program tertentu yang paling potensial (sesuai hasil analisis pada tahap sebelumnya).
Dengan demikian, sebuah organisasi zakat sejak awal selain memahami hal-hal yang rutin (yang juga perlu terjadwal dengan baik), juga agenda berbasis analisis yang baik dalam rentang waktu tertentu (katakanlah, setahun). Perencanaan menyangkut “waktu”, “orang” dan
“biaya”, sekaligus memudahkan pengukurannya setelah rentang waktu yang direncanakan terselesaikan.
b. Menyusun Anggaran
Melengkapi perencanaan, siapkanlah keseluruhan anggaran pelaksanaan program.
Kaitkanlah biaya-biaya secara langsung dengan kegiatan-kegiatan yang direncanakan.
Penetapan biaya dalam penyusunan anggaran selalu merujuk kategori dasar yang menjadi ketentuan umum lembaga.
Kategori dasar penetapan pembiayaan, tentu memiliki persyaratan-persyaratan tertentu sesuai kesepakatan lembaga. Konsistensi mendasarkan penetapan pembiayaan pada kategori yang disepakati, memudahkan analisis efektivitas pembiayaan dengan demikian, penyusunan anggaran terhindar dari keragaman dasar penetapan pembiayaan untuk program- program yang berbeda. Susunan anngaran ini merupakan dokumen penting logframe meskipun tidak di dalam logframe. Susunan anggran menjadi lampirn dari logframe.