BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Gambaran Umum PT. Iswanto Makassar
5. Struktur Organisasi
Dalam menjalankan kegiatan perusahaan, maka salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah struktur organisasi yang baik dan tersusun secara rapi demi kelancaran tugas dalam perusahaan.
Struktur organisasi merupakan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Cara pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab diperlihatkan dalam suatu bentuk tertentu berupa bagan atau skema struktur organisasi yang bersangkutan.
Adapun struktur organisasi PT. Iswanto Makassar adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Perusahaan PT. ISWANTO MAKASSAR
Sumber Data : PT. Iswanto Makassar.
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM
DIREKTUR UTAMA
SEKRETARIS
MANAJER KEUANGAN
DEWAN KOMISARIS
GENERAL MANAJER ASISTEN DIREKTUR
PERSONALIA MANAJER PERSONIL & UMUM
SATPAM
KANTIN/DAPUR KASIR
WORKSHOP UMUM COLLECTOR
KEPALA CABANG MANAJER
DIVISI ROKOK MUTASI KAS
MANAJER DIVISI MINYAK KAS KECIL
PMG SAHAM
BUKU BANK
a. Rapat Umum Pemegang Saham
1) Merumuskan garis kebijakan perusahaan.
2) Menyetujui penambahan dan jenis modal saham.
3) Menetapkan besarnya pembagian deviden.
4) Menetapkan personil dan komisaris.
5) Menetapkan pejabat direktur.
6) Menyetujui perluasan usaha perusahaan.
7) Menyetujui usaha pembelian aktiva tetap dalam jumlah tertentu.
8) Menerima dan mengevaluasi dean komisaris.
9) Menerima/menolak pertanggungjawaban yang dibuat direksi.
10) Mengesahkan/menyetujui pembagian laba usaha.
b. Dewan Komisaris
Fungsi pokoknya adalah sebagai wakil dari pemilik saham dalam mengawasi jalannya perusahaan, menetapkan dan mengawasi garis-garis besar kebijaksanaan perusahaan. Berikut ini tugas dan tanggungjawabnya:
1) Bertanggungjawab kepada rapat umum pemegang saham.
2) Menetapkan dan mengawasi garis-garis besar kebijaksanaan perusahaan sesui dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga perusahaan.
3) Memberikan petunjukkan kepada direktur, baik secara langsug manapun tidak melaui laporan direktur secara periodik.
4) Mengadakan rapat apabila perlu.
Adapun wewenangnya adalah:
1) Mengesahkan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.
2) Mengangkat dan memberhentikan direksi.
3) Menyetujui atau menolak laporan direktur.
c. Sekretaris
Adapun sekretaris adalah membantu direktur perusahaan dalam hal administrasi. Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1) Mengatur hubungan dengan pihak luar perusahaan.
2) Melakukan hubungan dengan pihak luar.
3) Melakukan penilaian dan evaluasi serta melaporkan kegiatan perusahaan ke dewan komisaris.
4) Melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan perusahaan.
5) Melakukan tugas lainnya melalui anggaran dasar.
Adapun wewenangnya adalah:
1) Mewakili perusahaan secara hukum, baik didalam maupun diluar perusahaan.
2) Menandatangani kontrak dan perjanjian dengan pihak ketiga dan pihak diluar perusahaan.
3) Menyetujui pembelian aktiva tetap perusahaan dalam jumlah tertentu.
4) Menyetujui perjanjian pinjaman/kredit dalam julah tertentu.
5) Mengesahkan anggaran an laporan keuangan.
6) Menandatangani cek dan bilyet giro.
d. Direktur Utama
Fungsi pokok direkur utama adalah mengawasi pelaksanaan utama perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar.
Berikut ini tugas dan tanggungjawabnya:
1) Melakukan perencanaan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
2) Melakukan hubungan dengan pihak luar perusahaan.
3) Melakukan penilaian dan evaluasi serta melaporkan kegiatan perusahaan dewan komisaris.
4) Melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan perusahaan.
5) Melakukan tugas lainnya melalui anggaran dasar.
Adapun wewenanya adalah:
1) Mewakili perusahaan secara hukum, baik didalam maupun diluar perusahaan.
2) Menandatangani kontrak dan perjanjian dengan pihak ketiga dan pihak luar perusahaan.
3) Menyetujui pembelian aktiva tetap perusahaan dalam jumlah tertentu.
4) Menyetujui perjanjian pinjaman/kredit dalam jumlah tertentu.
5) Mengesahkan anggaran dan laporan keuangan.
6) Menandatangani cek dan bilyet giro.
e. Asisten Direktur
Fungsi pokoknya adalah mewakili pelaksanaan kegiatan utama perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar.
f. General Manager
Fungsi pokoknya adalah mengolah, membina dan mengembangka usaha kebijaksanaan dewan komisaris. Berikut ini tugas dan tanggung jawabnya:
1) Mengelolah keuangan kantor sesuai dengan manajemen usaha.
2) Mengembangkan sistem administrasi keuangan yang sehat agar dapat membantu pelaporan.
3) Membina karyawan perusahaan sehingga bisa merupakan aset yang berharga bagi pembinaan dan pengembangan usaha.
4) Menyampaikan laporan secara periodik ke direktur utama tentang kegiatan perusahaan.
5) Mengangkat dan memberhentikan karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6) Mengadakan konsultasi yang continue dengan kepala bagian tentang pengembangan usaha dimasa yang akan datang.
7) Membina dan mengembangkan hubungan yang serasi dengan pihak yang terkait dengan pengembangan usaha.
8) Melakukan kegiatan sesui dengan petunjuk direktur utama.
Adapun wewenangnya adalah:
1) Mewakili direktur utama jika tidak ada ditempat.
2) Menanda tangani sek dan bilyet giro.
3) Mengajukan permohonan kredit setelah mendapat persetujuan dari direktur utama.
b. Kepala Cabang
Wewenangnya adalah:
1) Mewakili direksi pusat menjalankan perusahaan dicabang.
2) Memberikan informasi kemajuan cabang pada direksi pusat termasuk keuangan.
3) Mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk mencapai target.
4) Berhak atas promosi dan bonus, jika cabang maju melebihi target perusahaan.
b. Manajer Devisi Produk
Menyelenggarakan kegitan unit-unit usaha pelayanan pendistribusian yang meliputi kegiatan gudang serta kegiatan penunjang agar menghasilkan keuntungan sesui dengan target yang ditetapkan perusahaan.
c. Manajer Keuangan
Fungsi pokoknya adalah mengkoordinir penyelenggaraan penegelolaan keuangan perusahaan dan pelaksanaan akuntansi keuangan.
Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
1) Memeriksa kelengkapan dokumen dan kebenaran perhitungan sesui bukti pengeluaran kas (BKK) dan pengeluaran kas (BKM) dibandingkan dengan mutasi kas sebelum dokumen dikirim sebagian accounting.
2) Memeriksa nota-nota penagihan yang telah jatuh tempo dan bagian fakturis dengan memperhatikan kuantitas produk, harga jual, jumlah penagihan, dan nama pelanggan.
3) Memeriksa inkaso kembali dengan memeriksa kelengkapan dokumen- dokumen pengeluaran (biaya, cek/giro serta uang tunai yang masuk ke kasir dengan membandingkan perhitungan inkaso.
4) Memeriksa kelengkapan dokumen untuk menerima bank dan setoran bank, khususnya mengnai otoritas bank.
5) Memperhatikan buku-buku bank, terutama yang berkaitan dengan pinjaman bank bunga dan deposito bank serta transfer antar cabang.
6) Mengkoordinasikan pembayaran hutang pabrik dengan bagian accounting agar tidak terjadi kesalahan bayar maupun denda keterlambatan pembayaran.
7) Melakukan penjadwalan pembayaran hutang biaya sesui hari yang telah ditentukan oleh pimpinan.
8) Memperhatikan pengeluaran oleh masing-masing agar terealisasi biaya tidak melebihi dari anggaran yang telah ditetapkan bersama.
9) Mengkoordinasi dengan bagian kasir, fakturis, administrasi, keuangan, mengenai dokumen-dokumen pendukung laporan cashflow.
10) Mengecek rekening Koran bank dengan buku bank footing, cross footing yang kemudian diteruskan kebagian accounting.
11) Membuat daftar gaji bulanan karyawan selanjutnya memasukkan kerekening masing-masing karyawan.
12) Membuat laporan cashflow untuk keperluan intern perusahaan.
13) Membuat SPP untuk PPh 21 dan laporan jamsostek karyawan.
14) Bersama-sama dengan bagian internal control dalam membuat konsep system penganggaran dan studi kelayakan serta sistem pengendalian keuangan dan akuntansi.
15) Melakukan tugas-tugas yang diminta oleh pemimpin.
Adapun wewenangnya adalah:
1) Melakukan pemeriksaan kas, nota dan nota penjualan secara periodik.
2) Melakukan pemeriksaan inkaso dan perhitungan inkaso.
3) Melakukan pemeriksaan kelengkapan material serta keabsahan dari bukti penerimaan kas/bank serta bukti pengeluaran kas/bank.
4) Melakukan pembayaran atas faktur tagihan sesui otoris pimpinan.
5) Bersama-dengan bagian internal control untuk merencanakan, menerapkan dan mengawasi teknis dan prosedur akuntansi perusahaan.
6) Mewakili pimpinan apabila diperlukan dalam hal pemeriksaan cabang ataupun depot.
d. Kasir
Tanggung jawabnya adalah:
1) Menjalankan register.
2) Pencatatan penjualan.
3) Melakukan beberapa tugas uang terkait lainnya.
4) Mampu menangani uang secara tepat, yang meliputi menerima uang dari konsumen atau pelanggan.
e. Mutasi Kas
Mengolah dan menghitung dana kas kecil, menghitung selisih dana kas kecil dan menjelaskan pelaporan rekonsialiasi.
f. Buku Bank
Menyimpan berbagai dokumen tugas-tugas accounting seperti pengisian jurnal, rekonsiliasi data, laporan khusus, dan konstribusi.
g. Kas Kecil
Melakukan pemeriksaan tentang keuangan perusahaan.
h. Collector
Adalah sub bagian dari keuangan yang bertugas untuk melakukan penagihan dan bertanggung jawab atas penagihan.
i. Pemegang Faktur
1) Melaksanakan berbagai tugas-tugas accounting seperti pengisian jurnal, rekonsiliasi data, laporan-laporan khusus dan konstribusi.
2) Menyimpan dokumen-dokumen penting perusahaan.
j. Manajer Personil Dan Umum
Menyelenggarakan seluruh kegiatan unit-unit usaha pelayanan personil yang meliputi kegiatan gudang serta kegiatan penunjang agar menghasilkan keuntungan sesui dengan target yang ditetapkan oleh perusahaan.
Sub-sub bagian personil adalah sebagai berikut:
1) Personalia
Bagian perseorangan yang mengatur dan menerima semua laporan dalam bentuk surat atau hasil data-data dalam suatu perusahaan.
2) Security
Bertanggung jawab penuh terhadap keamanan perusahaan dan mencatat setiap pengiriman barang yang dikeluarkan oleh ekspedisi.
3) Rumah Tangga
Menyiapkan konsumsi untuk karyawan dan bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan perusahaan.
4) Umum
a) Melakukan persiapan, seleksi dan tenaga kerja preparation and selection.
b) Melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan.
c) Memberikan konpensasi dan proteksi kepada pegawai.
5) Workshop
a) Memberikan pemahaman kepada direksi dan komisaris tentang aspek hokum dari tugas, dan tanggung jawab serta wewenang yang dimiliki.
b) Sebagai penyedia layanan informasi menunjang kelancaran kegiatan perusahaan.
c) Mengelolah dan memelihara pada bagian instansi perusahaan.
d) Bertanggung jawab atas pengadaan dan perbaikan.
B. Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi pada PT. Iswanto