3. Menyusun Menu untuk kelompok sasaran
Rumah sakit merupakan sistem penyelenggaraan makanan non komersial yang merupakan penyedian makanan yang dilakukan oleh suatu institusi atau organisasi yang tidak bertujuan untuk mencari keuntungan dan komersial, melainkan untuk menyediakan makanan yang sesuai dengan kebutuhan gizi dan kepuasan setiap pasien berdasarkan usia, jenis kelamin, kondisi kesehatan, dan aktivitas. Untuk mencapai tujuan dari penyelenggaraan makanan Rumah Sakit ini diperlukan proses merancang menu sebagai critical vocal point.
Menu berasal dari bahasa perancis yang artinya ”rinci” yaitu daftar yang tertulis secara rinci tentang makanan yang disajikan. Menu juga berarti sebagai hidangan yang disajikan pada waktu tertentu, contohnya makan pagi, makan siang, makan malam, dan snack. Menu yang terencana dengan baik berfungsi sebagai pedoman untuk melakukan proses pengadaan, pembelian, produksi dan pelayanan serta kontrol manajemen yang mempengaruhi penerimaan dan pemanfaatan sumber daya. Sumber daya pada penyelenggaraan makanan meliputi makanan, tenaga kerja, peralatan, waktu, dana, dan fasilitas.
Perencanaan menu adalah suatu kegiatan penyusunan menu yang akan diolah untuk memenuhi selera konsumen/pasien, dan kebutuhan zat gizi yang memenuhi prinsip gizi seimbang. Terdapat 9 langkah-langkah perencanaan menu sebagai berikut :
1. Bentuk tim kerja
Tujuan untuk membentuk tim kerja yaitu untuk meyusun menu yang terdiri dari dietisien, kepala masak (chef cook), dan pengawasan makanan.
2. Menetapkan macam menu
Pada pelayanan makanan Rumah sakit ditetapkan macam menu yang terdiri dari menu standar, menu pilihan, dan kombinasi ke duanya.
3. Menetapkan lama siklus menu dan kurun waktu penggunaan menu
Siklus menu merupakan suatu sistem pengaturan dan pengulangan menu makanan dalam jangka waktu tertentu di suatu institusi atau organisasi non komersial. Tujuan dari siklus menu ini adalah menciptakan variasi menu, memenuhi kebutuhan gizi, dan memudahkan pengelolaan sistem penyelenggaraan makanan. Siklus menu yang digunakan di Rumah Sakit Umum Daerah M.Natsir adalah siklus 10 hari + 1, dengan kurun waktu perputaran selama 6 bulan sampai 1 tahun dan setiap 6 bulan dilakukan revisi sesuai dengan keadaan.
4. Menetapkan pola menu
Menetapkan pola menu adalah proses menentukan pola dan frekuensi sajian makanan untuk setiap waktu makan (sarapan, makan siang, makan malam) selama satu siklus menu.
Komponen pola menu meliputi pola hidangan dan frekuensi sajian. Tujuan dari menetapkan pola menu adalah menciptakan variasi dan mencegah kebosanan, memenuhi kebutuhan gizi kelompok sasaran, mengoptimalkan penggunaan bahan pangan dan menjaga efisiensi biaya penyelenggaraan.
5. Menetapkan besar porsi
Besar porsi adalah banyaknya golongan bahan makanan yang direncanakan setiap kali makan dengan menggunakan satuan penukar berdasarkan standar makanan yang berlaku di rumah sakit.
6. Mengumpulkan macam hidangan
Macam hidangan yang terdiri dari hidangan pagi, siang, malam dan snack pada satu putaran menu.
7. Merancang format menu
Format menu adalah susunan hidangan sesuai dengan pola menu yang telah ditetapkan.
Setiap hidangan yang terpilih dimasukkkan dalam format menu sesuai golongan bahan makanan.
8. Melakukan penilaian menu dan merevisi menu
Untuk melakukan penilaian menu diperlukan instrument penilaian yang selanjutnya disebarkan kepada penanggung jawak produksi dan distribusi serta tenaga pengolah dan pramusaji. Bila ada ketidak setujuan salah satu pihak, makan perlu diperbaiki kembali 9. Melakukan tes awal menu
Bila menu telah disepakati, maka perlu dilakukan uji coba menu. Hasil uji coba langsung diterapkan untuk perbaikan menu.
Setelah melakukan penyusunan menu untuk kelompok sasaran selanjutnya dietapkan pedoman menu. Pedoman menu berisi daftar waktu makan, nama hidangan, jenis bahan dan berat bersih dan berat kotor. Fungsi dari pedoman menu ini yaitu merencanakan macam dan jumlah bahan makanan untuk taksiran kebutuhan bahan makanan dan pengolahan makanan, menyusun biaya untuk pengajuan rancangan anggaran belanja bahan makanan, dan pembuatan harga makanan untuk food cost.
Langkah-langkah perencanaan kebutuhan bahan makanan, yakni:
1. Tentukan jumlah pasien dengan mengaju pada DPMP
Pedoman utama dalam menentukan jumlah pasien yang harus dilayani dalam penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah Daftar Perhitungan Makanan Pasien (DPMP). Dokumen ini menyediakan data mengenai total pasien yang membutuhkan layanan makanan selama periode tertentu berdasarkan kebutuhan gizi dan kondisi kesehatan masing-masing.
2. Tentukan standar porsi tiap bahan makanan dan buat berat kotor
Penentuan standar porsi tiap bahan makanan di rumah sakit mengacu pada pedoman yang berlaku. Salah satu contoh standar posri pada RSUD M. Natsir untuk beras, standar porsi yang ditetapkan adalah 100 gram per sajian untuk makanan biasa. Dari standar porsi tersebut, selanjutnya dihitung berat kotor yang harus disediakan dengan memperhitungkan faktor susut, sisa, dan tambahan bumbu. Sehingga didapat total berat kotor untuk jenis bahan makanan.
2. Hitung berapa kali pemakaian bahan makanan setiap siklus menu
Salah satu langkah penting dalam penyusunan pola menu di rumah sakit adalah menghitung frekuensi pemakaian setiap jenis bahan makanan dalam satu siklus menu.
Untuk suatu jenis bahan makanan, setelah melakukan analisis pola menu, lalu ditetapkan akan digunakan berapa kali selama siklus menu yang berlangsung selama durasi hari.
Informasi ini berguna untuk mengatur persediaan dan mengoptimalkan penggunaan bahan makanan dalam penyelenggaraan makanan di rumah sakit.
4. Menghitung Kebutuhan bahan makanan
Perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan kebutuhan makanan yang diperlukan untuk pengadaan bahan makanan. Dalam menghitung kebutuhan bahan mkanan proses awal yang dilakukan yaitu menetapkan macam, jumlah, dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun waktu tertuentu. Tujuan kegiatan ini yaitu tercapainya usulan anggaran dan kebutuhan bahan makanan bagi pasien dalam satu tahun anggaran.
Dalam menghitung kebutuhan semua bahan makanan yang diperlukan dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1) Susun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu golongkan bahan makanan apakah termasuk bahan makanan segar atau kering.
2) Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu per satu dengan cara : a) Tetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani
b) Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam 1 siklus menu ( 10 hari ) c) Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan ( 1 tahun )
d) Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan menggunakan kalender. Contoh : bila menu yang digunakan adalah 10 hari, maka dalam 1 bulan ( 30 hari ) berlaku 3 kali silkus. Bila 1 bulan adalah 31 hari, maka berlaku 3 kali silkus ditambah 1 menu untuk tanggal 31.
e) Hitung kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk kurun waktu yang ditetapkan ( 1 tahun )
f) Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah dilengkapi dengan spesifikasi.
Data ini menjadi dasar penting dalam mengatur pengadaan, penyimpanan, dan distribusi bahan makanan, sehingga dapat memastikan pasokan yang mencukupi kebutuhan pasien serta meminimalkan pemborosan. Dengan perhitungan yang cermat, rumah sakit dapat menyediakan makanan bergizi sesuai kebutuhan pasien dan mengelola anggaran serta logistik makanan secara efisien.
