Page 1 of 74
Page 1 of 74
Page 1 of 74
BAB 1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Universitas Ngurah Rai (UNR), yang didirikan pada tanggal 23 Mei 1979 oleh Yayasan Jagadhita Denpasar, merupakan salah satu institusi pendidikan tertua di Bali. UNR mempunyai visi untuk menjadi lembaga pendidikan tinggi yang menghasilkan sumber daya manusia yang kompeten dan berdaya saing dalam Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang berlandaskan kerakyatan dan Tri Hita Karana pada Tahun 2040. Visi tersebut akan terwujud dan terealisasi dengan melaksanakan misi yang telah ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi antara lain, dengan menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang mengacu pada standar nasional pendidikan tinggi, serta mengacu pada standar yang telah ditetapkan oleh UNR. Dalam pencapaian standar yang ditetapkan oleh UNR dilakukan dengan mengembangkan kepribadian yang tanggap terhadap peningkatan harkat dan martabat manusia dengan menjunjung tinggi nilai-nilai Tri Hita Karana dan membangun kerjasama dengan Perguruan Tinggi, institusi dan lembaga dalam negeri dan luar negeri untuk mengoptimalkan terselenggaranya Tri Dharma Perguruan Tinggi yang menjunjung tinggi nilai-nilai Tri Hita Karana.
Visi dan misi untuk menjadi acuan agar mengarahkan UNR ke tingkat yang lebih tinggi dan menjadi lebih baik, yaitu menjadi perguruan tinggi yang menghasilkan sumber daya manusia yang kompeten dan berdaya saing baik pada kancah nasional maupun di kancah internasional. Visi dan misi tersebut memberikan konsekuensi bahwa UNR sebagai salah satu Perguruan Tinggi Swasta (PTS) dituntut untuk dapat memberikan kontribusi nyata dan berperan secara optimal dalam berkontribusi pada kemandirian bangsa, menjadi rujukan dalam dunia pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan inovasi terutama terkait nilai-nilai kerakyatan dan Tri Hita Karana. Dalam perkembangannya, UNR telah mengalami pertumbuhan yang pesat sejalan dengan dinamika pendidikan di Indonesia. Sebagai lembaga pendidikan tinggi, UNR memiliki peran penting dalam
Commented [AS1]: 1.Dapat dituliskan Visi, dan Misi UNR (sesuai dengan RENSTRA)
Commented [AS2]: 3. Kalimat ini dapat berpindah di kalimat ke 2 spt komentar no 1.
Commented [AS3]: 4. dapat ditambahkan dengan standar yang ditetapkan oleh UNR dalam rangka mencapai Visi (jadi tidak hanya mengacu di standar nasional). Kalimat “selanjutnya dengan mengembangkan kepribadian yang tanggap terhadap peningkatan harkat...membangun kerjasama dengan institusi dalam negeri dan luar negeri...." dapat ditulis sebagai kalimat baru, dengan di awali "dalam pencapaian standar yang ditetapkan oleh UNR dilakukan dengan mengembangkan kepribadian..., kerjasama dengan Perguruan tinggi, instansi dan lembaga dalam negeri dan luar negeri".
Page 2 of 74
mencetak lulusan yang memiliki kemampuan untuk mengatasi tantangan global melalui program-program studi yang diselenggarakannya. Saat ini, UNR mempunyai 2 program yang ditawarkan kepada masyarkat yaitu Porgram Sarjana dan Program Pascasarjana.
Perubahan global yang begitu cepat dalam rangka pencapaian visi dan misi, serta mempertahankan eksistensinya dalam dunia pendidikan, UNR menghadapi risiko yang semakin kompleks sehingga adanya suatu sistem pengelolaan risiko yang tidak terpisah dari kegiatan tri dharma perguruan tinggi menjadi suatu keharusan.
Sistem pengelolaan risiko yang disusun diharapkan akan dapat memfasilitasi perbaikan, pencapaian visi dan misi, sehingga memunculkan dampak positif dalam hal :
1. Mengimplementasi strategi untuk minimalisasi dampak risiko.
2. Pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan potensi risiko.
3. Perlindungan terhadap aset dan potensi yang dimiliki.
4. Peningkatan efisiensi operasional.
5. peningkatan reputasi UNR.
Rencana Strategis Universitas Ngurah Rai (RENSTRA UNR) 2014-2040 yang telah ditetapkan oleh Rektor UNR, Nomor: 090/UNR/III/2014 tentang Rencana Strategis Universitas Ngurah Rai Tahun 2014-2040 mengamanatkan adanya sasaran dan tonggak-tonggak Capaian Universitas Ngurah Rai yang membutuhkan penerapan pengelolaan risiko. Sasaran dan tonggak-tonggak yang dimaksud yaitu:
1. Tahapan-1 (2014-2018) (Organizational Building) Tertatanya sistem kelembagaan dan manajemen Universitas Ngurah Rai menuju Perguruan Tinggi yang sehat dan kondusif. Adapun target capaiannya:
A. Terwujudnya iklim kampus yang kondusif terhindar dari konflik antar komponen civitas akademika.
B. Terselenggaranya aktivitas kampus yang berbasis perencanaan dan program.
C. Terselenggaranya aktivitas kampus yang mengarah pada sasaransasaran yang terukur.
2. Tahapan-2 (2019-2024) (Research and Technology Science University) Terwujudnya perguruan tinggi dengan tata kelola yang baik. Adapun target capaiannya:
Commented [AS4]: 5. dapat digantikan “Sistem pengelolaan risiko diharapkan akan dapat : (i) mengimplementasi strategi untuk minimalisasi dampak risiko, (ii) pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan potensi risiko, (iii) perlindungan terhadap aset dan potensi yang dimiliki, (iv) peningkatan efisiensi operasional, (v) peningkatan reputasi UNR.
Page 3 of 74
A. Terwujudnya tata kelola kampus yang transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil berbasis teknologi informasi, sesuai pada target capaian tahap-2.
B. Berjalannya kepemimpinan Strategis, organisasional, dan publik yang dinamis, sesuai pada target capaian tahap-2.
C. Berlangsungnya fungsi - fungsi pengelolaan kampus yang efektif dan efisien, sesuai pada target capaian tahap-2.
D. Dikembangkannya riset-riset yang berbasis kerakyatan dengan bekerjasama dengan berbagai pihak sesuai pada target capaian tahap-2.
3. Tahapan-3 (2025-2030) (Excellency & Quality Regional Standardized) Terwujudnya Universitas Ngurah Rai sebagai perguruan tinggi yang kompeten dan berdaya saing pada skala regional Bali dan Nusra. Adapun target capaiannya:
A. Diraihnya peringkat akreditasi institusi perguruan tinggi dan program studi yang memuaskan.
B. Diraihnya sertifikat ISO Perguruan Tinggi.
C. Tergabung dalam Asean University Network Quality Assurance (AUN- QA)
4. Tahapan-4 (2031- 2035) (Excellency & Quality National Standardized) Terwujudnya Universitas Ngurah Rai sebagai perguruan tinggi yang kompeten dan berdaya saing pada skala nasional. Adapun target capaiannya:
A. Diraihnya peringkat akreditasi terbaik untuk program studi unggulan.
B. Kualitas sumber daya manusia yang excelent, khususnya pada jumlah lektor kepala dan guru besar.
C. Kualitas penelitian & pengabdian kepada masyarakat, mengacu kepada jumlah artikel ilmiah terindeks Scopus per jumlah dosen.
5. Tahapan 5 (2036- 2040) (Excelency & Quality International Standardized) Terwujudnya Universitas Ngurah Rai sebagai perguruan tinggi yang kompeten dan berdaya saing pada skala internasional. Adapun target capaiannya:
A. Kualitas kelembagaan yang excelent, diraihnya salah satu akreditasi Internasional sebagai salah satu indikator UNR memiliki daya saing Internasional
Commented [AS5]: 6. Keterangan tahun - sebaiknya tidak perlu dituliskan di akhir setiap kalimat pada target capaian - tahap 2.
Commented [AS6]: 6. Keterangan tahun - sebaiknya tidak perlu dituliskan di akhir setiap kalimat pada target capaian - tahap 2.
Commented [AS7]: 6. Keterangan tahun - sebaiknya tidak perlu dituliskan di akhir setiap kalimat pada target capaian - tahap 2.
Commented [AS8]: 6. Keterangan tahun - sebaiknya tidak perlu dituliskan di akhir setiap kalimat pada target capaian - tahap 2.
Page 4 of 74
B. Prodi unggulan memiliki kelas Internasional, termasuk didalamnya mahasiswa asing secara kontinyu.
C. Kualitas inovasi yang excelent di bidang tri dharma Perguruan Tinggi.
Rencana jangka panjang Universitas Ngurah Rai tertuang dalam RENSTRA UNR periode 2014-2040. Penyusunan program/kegiatan di dalam Renstra ini mengacu kepada isu-isu strategis yang diberikan pada Renstra UNR yang secara garis besar menyangkut sembilan kriteria yaitu: (1) Visi & Misi, (2) Tujuan dan Strategi Tata Pamong, (3) Tata Kelola dan Kerjasama, (4) Mahasiswa, (5) Sumber Daya Manusia, (6) Keuangan, Sarana dan Prasarana (7) Pendidikan, (8) Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat, (9) Luaran dan Capaian Tridharma. Komponen- komponen ini selaras dengan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Dokumen RENSTRA UNR periode 2014-2040 memuat visi, misi, tujuan, strategi, dan pentahapan yang disusun dengan mempertimbangkan dinamika lingkungan eksternal, kondisi capaian saat ini, dan isu-isu strategis yang akan mempengaruhi keberhasilan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan risiko untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi UNR terkait ketidakpastian dan perubahan yang dapat berdampak pada pencapaian visi, misi, tujuan, strategi, dan pentahapan yang telah ditetapkan tersebut.
Berdasarkan pertimbangan tersebut, UNR menetapkan pedoman pengelolaan risiko yang memuat persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan dan penerapan pengelolaan risiko di UNR. Penyelenggaraan dan penerapan Pengelolaan Risiko secara menyeluruh pada tingkat rektorat, dekanat maupun unit-unit kerja dalam struktur organisasi dan tata kerja yang memiliki akuntabilitas sebagai pemilik risiko karena memperoleh pendelegasian wewenang dari dan bertanggung jawab kepada Rektor sesuai standar pengelolaan risiko yang ada.
1.2 Maksud dan Tujuan
Pedoman Pengelolaan Risiko disusun dengan maksud sebagai acuan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, mencegah, dan menanggulangi terjadinya risiko di UNR, sehingga dapat menanggulangi potensi ancaman yang muncul dan dapat memanfaatkan peluang dengan pengelolaan dan mitigasi risiko yang tepat sehingga
Page 5 of 74
meningkatkan daya saing Universitas. Pedoman Pengelolaan Risiko ini bertujuan untuk:
1. Identifikasi Risiko: Mendefinisikan dan mengidentifikasi berbagai macam risiko yang mungkin dihadapi oleh organisasi dalam mencapai tujuannya.
2. Analisis Risiko: Menganalisis risiko-risiko yang telah diidentifikasi untuk memahami dampak potensial dan kemungkinan terjadinya, sehingga dapat menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
3. Evaluasi Risiko: Menilai tingkat risiko yang dihadapi oleh organisasi dengan mempertimbangkan hasil dari analisis risiko dan kebijakan organisasi.
4. Perencanaan Pengelolaan Risiko: Mengembangkan strategi dan rencana tindakan untuk mengelola risiko-risiko yang telah diidentifikasi, termasuk alokasi sumber daya yang tepat.
5. Implementasi Tindakan Pengelolaan Risiko: Melaksanakan rencana tindakan pengelolaan risiko yang telah disusun, termasuk komunikasi yang efektif kepada stakeholder terkait.
6. Monitoring dan Pengendalian Risiko: Memantau dan mengawasi risiko-risiko yang ada serta efektivitas dari tindakan pengelolaan risiko yang telah diimplementasikan, dan melakukan perubahan jika diperlukan.
7. Komunikasi Risiko: Memastikan bahwa informasi mengenai risiko-risiko yang diidentifikasi dan tindakan pengelolaan risiko yang dilakukan disampaikan secara tepat kepada semua pihak yang terlibat.
8. Kepatuhan dan Pelaporan: Memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan kebijakan terkait pengelolaan risiko, serta menyusun laporan secara berkala kepada pihak terkait.
9. Peningkatan Berkelanjutan: Terus-menerus meningkatkan proses pengelolaan risiko organisasi dengan mempelajari dari pengalaman masa lalu, menyesuaikan dengan perubahan lingkungan, dan mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan.
Pedoman Pengelolaan Risiko ini merupakan panduan bagi civitas akademika UNR dalam mendorong pemahaman pada pimpinan unit kerja beserta seluruh jajaran mengenai substansi “Pengelolaan Risiko” yang ditetapkan oleh Rektor. Implikasi dari
Page 6 of 74
keterpaparan unit kerja pada risiko, peluang, dan pengelolaan risiko dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya sehari-hari maupun dalam menjalankan kegiatan perencanaan strategis dan operasional, selain itu juga mengembangkan dan menerapkan prosedur untuk memastikan bahwa risiko diidentifikasi, dinilai tingkat kerentanannya, dan memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat telah diimplementasikan, serta mendefinisikan dan mendokumentasikan tanggung jawab dan proses yang harus dijalankan.
1.3 Ruang Lingkup
Pelaksanaan pengelolaan risiko yang efektif dan mendukung pencapaian visi misi universitas harus menjadi bagian integral dari pelaksanaan sistem manajemen perguruan tinggi. Proses pengelolaan risiko ini merupakan salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk menciptakan perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement).
Menurut standar ISO 31000, pengelolaan risiko merupakan metode yang tersusun secara logis, sistematis, terstruktur, dan tepat waktu, karena merupakan bagian dari suatu rangkaian kegiatan suatu entitas, dan dalam pelaksanaannya perlu memperhatikan karakteristik risiko dan cara penanganannya. Proses pengelolaan risiko meliputi hal-hal berikut ini:
1. penetapan lingkup, konteks, dan kriteria yang akan dikelola risikonya;
2. identifikasi risiko;
3. analisis risiko;
4. evaluasi risiko;
5. penanganan risiko;
6. pemantauan dan peninjauan; dan 7. perekaman dan pelaporan.
Rangkaian proses pengelolaan risiko tersebut dapat diterapkan pada semua level struktur organisasi yaitu:
1. Rektor sebagai pimpinan Universitas;
2. Wakil Rektor sebagai pimpinan masing-masing bidang (Akademik, Teknologi informasi, Keuangan, Sarpras, Kemahasiswaan serta Humas dan Kerjasama);
3. Biro sebagai unsur pelaksana teknis dan administrasi (Akademik, Teknologi
Commented [AS9]: Ruang lingkup pengelolaan risiko, yang paling memungkinkan dilaksanakan adalah dengan merujuk pada organ di bawah rektor. Ada berapa wakil rektor dan masing-masing dalam bidang apa. Sehingga bisa dituliskan secara langsung ruang lingkup adalah misalkan: (i) akademik dan kemahasiswaan, (ii) keuangan dan sarana prasarana, (iii) SDM dan organisasi, (iv) Penelitian, pengabdian kpd masyarakat dan kerjasama
Page 7 of 74
informasi, Keuangan, Sarpras, Kemahasiswaan serta Humas dan Kerjasama);
4. Dekanat sebagai Unit Pengelola Program Studi;
5. Program Studi sebagai unsur pelaksana teknis dan administrasi bidang akademik dan non akademik
6. Badan Penjaminan Mutu, Perngembangan dan Akreditasi sebagai unsur pengawasan internal dan penjaminan mutu;
7. Lembaga Penelitian Pengabdian Kepada Masyarakat dan Pusat kajian;
8. Unit Pelaksana Teknis sebagai unsur penunjang akademik dan non akademik.
Semua elemen tersebut berkontribusi terhadap efektivitas dan efisiensi, konsistensi hasil, dapat dibandingkan, dan berdaya saing. Panduan pelaksanaan teknis pengelolaan risiko ini disusun secara sistematis dan implementatif, untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan risiko di lingkungan institut sesuai dengan fungsi, wewenang, dan kewajibannya.
1.4 Sasaran
Sasaran penyelenggaraan pengelolaan risiko UNR adalah tercapainya kematangan budaya dan meningkatnya ketahanan risiko secara bertahap meliputi:
1. Inisiasi; Pada tahap awal, pemimpin puncak dan pengelola unit kerja di berbagai tingkat struktur organisasi dan tata kerja dalam institusi memiliki pemahaman yang kuat mengenai pentingnya melaksanakan dan menerapkan pengelolaan risiko. Indikator utama adalah ketika pemimpin institusi dan pengelola unit kerja di berbagai unit organisasi dipandang sebagai pemangku risiko yang kompeten dan secara efektif mengalokasikan sumber daya manusia maupun keuangan yang diperlukan untuk mengelola risiko tersebut.
2. Dasar; tersedia perangkat dasar untuk menerapkan manajemen risiko di unit- unit kerja dalam struktur organisasi dan tata kerja institusi. Ini bertujuan untuk mengoordinasikan pelaksanaan dan penerapan manajemen risiko, serta alokasi sumber daya manusia, material, dan keuangan yang diperlukan dalam pelaksanaan dan penerapan manajemen risiko. Indikator utamanya adalah:
1) terdapat keputusan resmi kebijakan, pedoman, dan petunjuk pelaksanaan pengelolaan risiko yang telah berlaku secara efektif;
2) telah dilakukan penempatan sumber daya manusia yang berkualifikasi dan
Page 8 of 74
profesional sebagai pengelola risiko;
3) tersedia infrastruktur pendukung pengelolaan risiko; dan 4) terdapat alokasi anggaran dalam rencana program kerja.
3. Terdefinisi; kerangka kerja telah berfungsi secara berkelanjutan dan proses pengelolaan risiko telah dijalankan. Indikator utamanya telah terdapat:
1) penetapan ruang lingkup, konteks, dan kriteria risiko;
2) profil risiko yang berisi daftar risiko inheren, matriks risiko, dan daftar risiko setelah pengendalian;
3) penanganan risiko; dan
4) rekaman terdokumentasi dan laporan berkala pengelolaan risiko.
4. Terkelola; penyelenggaraan dan penerapan pengelolaan risiko telah dilaksanakan secara menyeluruh dan mendalam, dan proses pengelolaan risiko menjadi bagian integral dalam proses-proses manajemen universitas maupun unit kerja dalam struktur organisasi dan tata kerja universitas. Indikator utamanya adalah:
1) penyelenggaraan pengelolaan risiko telah terintegrasi dengan semua sistem manajemen yang diterapkan dalam institut;
2) penilaian risiko telah dilakukan secara kuantitatif; dan
3) perekaman dan pelaporan risiko telah dilakukan secara bersistem.
5. Optimal; sistem pengelolaan risiko menjadi pemampu percepatan pencapaian visi dan tujuan organisasi. Indikator utamanya penyelenggaraan dan penerapan pengelolaan risiko telah memberikan nilai tambah yang telah divalidasi oleh pihak independen dan dilaporkan secara terbuka.
Indikator dan penilaian tingkat kematangan dan ketahanan pengelolaan risiko UNR akan ditetapkan melalui suatu kajian akademik. Uraian tingkat kematangan penerapan dan ketahanan pengelolaan risiko akan dijabarkan dalam naskah akademik tersebut.
1.5 Pengertian Umum
Penetapan istilah dan pengertian yang digunakan akan disesuaikan penggunaan dalam pedoman, diantaranya sebagai berikut:
1. Universitas Ngurah Rai yang selanjutnya disebut UNR adalah perguruan
Page 9 of 74
tinggi swasta.
2. Rektor adalah organ UNR yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan UNR.
3. Civitas UNR adalah dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan UNR.
4. Risiko adalah efek dari ketidakpastian pada pencapaian tujuan dan sasaran.
5. Risiko Strategi (strategy and planning risk) adalah risiko kerugian langsung atau tidak langsung yang terkait dengan potensi penyimpangan hasil institusi atau bersifat strategis karena institusi melakukan transaksi jangka panjang. Risiko strategik timbul karena institusi menetapkan strategi yang kurang sejalan dengan visi dan misi universitas, melakukan analisis lingkungan strategis yang tidak komprehensif, dan terdapat ketidaksesuaian rencana strategis antar level starategis.
6. Risiko Operasional (operational/infrastructure risk) adalah risiko yang timbul akibat tidak berfungsinya sistem internal yang berlaku, kesalahan manusia, kegagalan sistem dan faktor eksternal seperti bencana alam, dan lain-lain.
Masalah operasional salah satunya adalah memperhitungkan penyusunan gaji karyawan yang bekerja di universitas harus sesuai dengan aturan kepegawaian, tidak ada yang lebih atau kurang agar tidak menimbulkan kerugian pada institusi.
7. Risiko Keuangan (finance risk) adalah risiko kerugian yang terkait dengan potensi penyimpangan dari hasil transaksi dan instrumen keuangan atau dari pengelolaan keuangan institusi. Universitas dapat menghadapi risiko keuangan apabila ada tindakan penyelewengan keuangan institusi, hal ini akan mengakibatkan kerugian yang besar pada sebuah institusi.
8. Risiko Bahaya (hazard risk) adalah risiko paparan terhadap benda atau kondisi berbahaya yang dapat menyebabkan cedera, penyakit, atau kejadian yang menyebabkan kerusakan, dan seberapa parah kerusakan, cedera, atau bahaya terjadi.
9. Pengelolaan Risiko adalah proses pengambilan keputusan secara sistematis dan terorganisasi, yang dapat mengidentifikasi risiko secara efisien, menganalisa risiko, dan dapat mengurangi atau menghilangkan risiko secara efektif guna
Page 10 of 74
mencapai tujuan dan sasaran.
10. Kebijakan Pengelolaan Risiko adalah pernyataan yang mengatur atau menentukan keseluruhan maksud dan arah pengelolaan risiko universitas.
11. Kerangka Kerja Pengelolaan Risiko adalah serangkaian perangkat yang menyediakan dasaran bagi perencanaan, implementasi, pemantauan, peninjauan, serta perbaikan berkelanjutan pengelolaan risiko bagi seluruh unit kerja di universitas.
12. Penetapan Lingkup, Konteks, dan Kriteria adalah proses yang meliputi kegiatan menjabarkan tujuan, menentukan batasan dan cakupan, mendefinisikan parameter
eksternal dan internal, dan menetapkan kriteria risiko untuk proses pengelolaan risiko selanjutnya.
13. Penilaian Risiko (risk assessment) adalah keseluruhan proses dalam mengidentifikasi risiko, menganalisa risiko, mengevaluasi risiko, dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan risiko.
14. Identifikasi Risiko (risk identification) adalah proses menemukan, mengenali, dan memberikan penjelasan risiko.
15. Analisis Risiko (risk analysis) adalah proses sistematis untuk memahami jenis atau sifat risiko dan menyimpulkan atau memperkirakan besarnya tingkat risiko yang dapat ditimbulkan dan besarnya kemungkinan terjadinya risiko di sebuah universitas.
16. Dampak (consequence) adalah bentuk penyimpangan dari apa yang diharapkan atau akibat dari suatu peristiwa baik dari segi negatif ataupun positif.
17. Kemungkinan (likelihood) adalah probabilitas atau peluang terjadinya suatu peristiwa.
18. Prioritas Risiko adalah kegiatan pengurutan jenis-jenis risiko berdasarkan hasil pengukuran dari risiko terendah hingga risiko tertinggi.
19. Penanganan Risiko (risk treatment) adalah tindakan usaha mitigasi yang melibatkan proses identifikasi dan penentuan opsi mitigasi, penyusunan rencana mitigasi, dan pelaksanaan rencana mitigasi tersebut.
20. Komunikasi adalah kegiatan yang melibatkan pengiriman dan penerimaan
Page 11 of 74
pesan agar pesan yang dimaksud dapat dicerna.
21. Konsultasi adalah kegiatan bertukar pikiran dan meminta nasihat atau pertimbangan dalam mengambil keputusan untuk mendapatkan hasil akhir yang baik.
22. Pemantauan adalah tindakan menyelidiki, mengawasi, dan mengobservasi secara berkesinambungan dan berkelanjutan, dengan tujuan untuk mengenali perubahan dalam tingkat pencapaian atau kemajuan terhadap tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan pengelolaan risiko.
23. Peninjauan adalah kegiatan menyelidiki, menelaah, atau mempelajari ulang secara mendalam untuk menentukan suatu kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas suatu objek, proses, atau cara yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
24. Perekaman adalah kegiatan mendokumentasikan seluruh proses dan hasil pengelolaan risiko dengan perlu mempertimbangkan penggunaannya, sensitivitas informasi, serta konteks internal dan eksternal.
25. Pelaporan merupakan komponen yang tidak terpisahkan dari tata kelola organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan komunikasi dengan para pemangku kepentingan serta membantu manajemen puncak dan badan pengawasan dalam memenuhi kewajiban mereka.
26. Selera Risiko (risk appetite) adalah jumlah, jenis, dan besarnya risiko yang dapat diterima oleh universitas.
27. Toleransi Risiko (risk tolerance) adalah kesiapan universitas atau pemangku kepentingan untuk menerima risiko setelah risiko diberi penanganan dalam upaya mencapai tujuan dan sasaran.
Page 12 of 74
BAB 2.
ORGANISASI PENGELOLA
Pengelolaan risiko yang dilaksanakan di Universitas Ngurah Rai merupakan proses yang kompleks dan terstruktur dirancang untuk mengidentifikasi, menilai dan mengelola risiko yang dihadapi. Pengelolaan manajemen risiko yang efektif dapat membantu Universitas Ngurah Rai menghindari kerugian yang tidak perlu, menjaga stabilitas dan mencapai visi misi yang telah ditetapkan. Pengelolaan risiko yang ada di Universitas Ngurah Rai merupakan bagian penting dari pengelolaan manajemen yang efektif, sehingga kebijakan yang diambil menjadi tanggung jawab dan komitmen bersama dari masing-masing unit kerja yag ada. Penjelasan tentang tugas dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja di Universitas Ngurah Rai mengacu pada : 1. Surat Keputusan Yayasan Jagadhita Denpasar Nomor 05/YD/STT/VIII/2018
tentang Penetapan Statuta Universitas Ngurah Rai
2. Surat Keputusan Rektor Nomor 090/UNR/III/2014 tentang Rencana Strategis (RENSTRA) Universitas Ngurah Rai Tahun 2014-2040
3. Surat Keputusan Rektor Nomor 248/UNR/IV/2022 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) Universitas Ngurah Rai
4. Surat Keputusan Rektor No /01.03.1/1.12/2024 tentang Pedoman Pengelolaan Risiko Universitas Ngurah Rai
Penerapan pengelolaan risiko di Universitas Ngurah Rai dilaksanakan secara aktif dan bertanggung jawab oleh seluruh civitas akademika Universitas Ngurah Rai.
Pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan risiko secara spesifik yaitu : 1. Yayasan Jagadhita Denpasar
Tugas Yayasan Jagadhita Denpasar dalam pelaksanaan risiko sebagai berikut : Memberikan pertimbangan dalam pelaksanaan kebijakan pengelolaan risiko dan memantau proses tindak lanjut pengelolaan risiko di lingkungan Universitas Ngurah Rai.
2. Rektor
Tugas Rektor dalam pelaksanaan risiko sebagai berikut :
a. Memberikan arahan atas pedoman pengelolaan risiko Universitas Ngurah Rai,
Page 13 of 74
b. Memberikan arahan dan masukan berkaitan dengan rencana mitigasi dan pengendalian risiko,
c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan risiko di Universitas Ngurah Rai secara berkala kepada Ketua Yayasan Jagadhita Denpasar.
3. Badan Penjamina Mutu dan Pengembangan Akreditasi
Tugas Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan Akreditasi dalam pelaksanaan risiko sebagai berikut :
a. Melakukan evaluasi terhadap program kerja dan kegiatan dalam pengelolaan risiko,
b. Melaksanakan identifikasi dan pengukuran risiko, c. Menyusun mitigiasi risiko dan pengendalian risiko,
d. Melaksanakan sosialisasi berkaitan dengan pengelolaan risiko.
4. Dekan/Direktur/Kepala Unit Kerja
Tugas Dekan/Direktur/Kepala Unit Kerja bertanggung jawab dalam pelaksanaan risiko sebagai berikut :
a. Menentukan sasaran dan program pengelolaan risiko,
b. Menyusun dan menetapkan risiko yang akan dihadapi dan mitigasi risiko berdasarkan sasaran yang strategis,
c. Memastikan proses dalam pengelolaan risiko berjalan efektif,
5 . Unit Kerja dalam Fakultas
Program Studi, laboratorium dan sub unit kerja dalam fakultas bertangung jawab dalam pelaksanaan risiko sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengelolaan risiko sesuai dengan pedoman penerapan pengelolaan risiko yang telah ditetapkan oleh Rektor Universitas Ngurah Rai, b. Kaprodi bertanggung jawab untuk mengelola risiko di unit kerja masing-
masing dengan menerapkan pengelolaan risiko.
Page 14 of 74
Struktur organisasi di Universitas Ngurah Rai dapat dilihat pada Gambar 2.1 sebagai berikut :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Universitas Ngurah Rai
Page 15 of 74
BAB 3.
PENYELENGGARAAN PENGELOLAAN RISIKO
Penyelenggaraan pengelolaan risiko di UNR mengacu pada Statuta UNR yang mencerminkan komitmen UNR terhadap pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berlandaskan kerakyatan dan Tri Hita Karana. Pelaksanaan penerapan pengelolaan risiko membutuhkan komitmen dari universitas maka UNR berkomitmen untuk:
1. Menjalankan semua aturan dan undang-undang yang relevan terkait dengan manajemen risiko.
2. Menyediakan sumber daya yang cukup, termasuk sumber daya manusia, teknologi informasi, serta keuangan dan sarana prasarana, untuk mendukung implementasi manajemen risiko.
3. Mengadopsi dan mengembangkan praktik pengelolaan risiko terbaik untuk Universitas.
Peraturan Rektor tentang Manajemen Risiko UNR ini yang menjabarkan panduan penyelenggaraan manajemen risiko di lingkungan Universitas Ngurah Rai.
Pelimpahan wewenang manajemen risiko pada unit kerja dan kewajiban melakukan pelaporan pada unit kerja di atasnya disesuaikan dengan kemampuan dan ketahanan risiko masing-masing unit kerja dalam melaksanakan manajemen risiko.
3.1 Selera, Toleransi, dan Ketahanan Risiko
Untuk menghadapi risiko, Universitas Ngurah Rai menentukan derajat selera risiko, mengusahakan toleransi, dan menguatkan ketahanan dengan cara:
1. Mengambil risiko yang dapat diukur, berkelanjutan, dan sesuai dengan kapasitas serta kemampuan untuk menanggung dan mengelolanya.
2. Menyertakan pertimbangan terhadap kapabilitas, toleransi, dan ketahanan terhadap risiko saat menetapkan tujuan yang optimal untuk pengambilan keputusan krusial oleh pemangku risiko.
3. Mengupayakan meningkatkan ketahanan risiko di tingkat universitas maupun unit kerja oleh mereka yang bertanggung jawab atas risiko tersebut.
4. Secara berkala melakukan penilaian terhadap ketahanan risiko.
Page 16 of 74
3.2 Alokasi Sumber Daya
Yayasan Jagadhita Denpasar menyediakan dana untuk penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh Universitas Ngurah Rai yang dialokasikan dalam Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT). RKAT Universitas Ngurah Rai berasal dari:
1. Yayasan Jagadhita Denpasar 2. Biaya pendidikan mahasiswa;
3. pengelolaan kekayaan UNR
Sumber daya yang dialokasikan diantaranya adalah penyelenggaraan kegiatan akademik dan non akademik, sumber daya manusia, teknologi dan informasi, serta keuangan, sarana dan prasarana untuk penyelenggaraan dan pelaksanaan pengelolaan risiko. Penempatan sumber daya manusia yang mendapatkan wewenang dari Rektor sebagai pemimpin penerapan pengelolaan risiko dipertimbangkan berdasarkan kompetensi melakukan pengelolaan risiko. Kemudian, UNR membangun dan menyediakan sarana dan prasarana seperti fasilitas penyediaan informasi dan upaya pengembangan teknologi. Selanjutnya, sumber daya keuangan diwujudkan dalam bentuk anggaran program kerja untuk biaya operasional UNR.
Sumber daya manusia yang mendapatkan wewenang untuk memimpin penerapan pengelolaan risiko dalam lingkup UNR yaitu Ketua Badan Penjaminan Mutu, Pengembangan dan Akreditasi yang mengelola risiko. Penyediaan sarana dan prasarana untuk menyediakan informasi dan mengembangkan teknologi yang seperti dikelola oleh Biro Administrasi Akademik Mahasiswa dan Teknologi Informasi (BAAMTI) dan Biro Administrasi Umum Keuangan dan Kepegawaian (BAUKK) Universitas Ngurah Rai.
BAB 4.
PRINSIP PENGELOLAAN RISIKO
Pengelolaan risiko harus memerhatikan prinsip dasar ISO 31000 dalam pelaksanaannya, sehingga dapat berjalan secara efektif. Prinsip pengelolaan risiko meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Pengelolaan risiko menciptakan dan melindungi nilai
Pada prinsip ini menekankan bahwa penerapan manajemen risiko memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan serta peningkatan kinerja yang dapat dibuktikan, seperti keselamatan dan kesehatan kerja, keamanan, kepatuhan hukum, penerimaan publik, perlindungan lingkungan, kualitas produk, manajemen proyek, efisiensi operasional, tata kelola, dan reputasi.
2. Manajemen risiko adalah bagian terpadu dari semua proses dalam organisasi Manajemen risiko tidaklah berdiri sendiri sebagai entitas terpisah dalam suatu organisasi. Sebaliknya, itu merupakan tanggung jawab yang terintegrasi dalam manajemen keseluruhan, menyatu dengan proses inti organisasi. Manajemen risiko merangkum aspek-aspek dari perencanaan strategis hingga pengelolaan proyek dan adaptasi perubahan, menjadi bagian tak terpisahkan dari semua proses organisasi.
3. Manajemen risiko merupakan bagian dari pengambilan keputusan
Manajemen risiko mendukung para pengambil keputusan dalam membuat pilihan dengan mempertimbangkan informasi yang memadai, menetapkan prioritas tindakan, dan memilah-milah berbagai opsi tindakan yang ada.
4. Manajemen risiko secara eksplisit ditujukan pada ketidakpastian
Manajemen risiko secara jelas mempertimbangkan aspek ketidakpastian, termasuk karakteristiknya serta bagaimana organisasi menanggapi ketidakpastian tersebut secara khusus.
5. Manajemen risiko adalah sistematik, terstruktur dan tepat waktu
Suatu metode yang terstruktur, dilakukan secara tepat waktu dan sistematik dalam manajemen risiko, berperan dalam meningkatkan efisiensi dan konsistensi hasil, serta dapat diandalkan dan dibandingkan secara objektif.
6. Manajemen risiko berdasarkan informasi terbaik yang tersedia
Pada proses pengelolaan risiko, masukan berasal dari berbagai sumber informasi seperti data historis, pengalaman, umpan balik dari pemangku kepentingan, observasi, prakiraan, dan penilaian para ahli. Namun, para pengambil keputusan perlu memiliki informasi yang memadai dan harus mempertimbangkan keterbatasan data atau model yang digunakan, serta kemungkinan adanya perbedaan pendapat di antara para ahli.
7. Manajemen risiko adalah disesuaikan penggunaannya
Manajemen risiko disesuaikan dengan situasi eksternal dan internal organisasi, serta profil risiko yang ada.
8. Manajemen risiko mempertimbangkan faktor manusia dan budaya
Manajemen risiko memperhatikan kemampuan, pandangan, dan niat pihak eksternal dan internal yang bisa mendukung atau menghambat pencapaian tujuan organisasi.
9. Manajemen risiko adalah transparan dan inklusif
Keterlibatan yang sesuai dan tepat waktu dari para pemangku kepentingan, terutama para pengambil keputusan di segala tingkatan organisasi, menjamin bahwa manajemen risiko tetap relevan dan terkini. Keterlibatan ini juga memungkinkan pemangku kepentingan untuk diwakili dengan benar dan memastikan bahwa pandangan mereka dipertimbangkan dalam menetapkan kriteria risiko.
10. Manajemen risiko adalah dinamis, berulang dan responsif terhadap perubahan
Manajemen risiko secara terus-menerus responsif terhadap perubahan, dengan memantau dan meninjau risiko. Ketika terjadi peristiwa eksternal dan internal, serta ketika konteks dan pengetahuan berubah, risiko baru dapat muncul, beberapa bisa berubah, dan yang lain bisa menghilang.
11. Manajemen risiko memfasilitasi perbaikan berkelanjutan dari organisasi Organisasi perlu merancang dan menerapkan strategi untuk meningkatkan kematangan manajemen risiko sejalan dengan semua elemen lain dari organisasi mereka.
BAB 5.
KERANGKA KERJA PENGELOLAAN RISIKO
Perencanaan kerangka kerja untuk pengelolaan resiko di Universitas Ngurah Rai (UNR) mencakup memahami konteks dan struktur organisasi, menetapkan kebijakan pengelolaan resiko, menetapkan akuntabilitas pengelolaan resiko, mengintegrasikan pengelolaan resiko ke dalam operasi bisnis di setiap organisasi, membagi sumber daya untuk mengelola resiko, dan menetapkan protokol komunikasi internal dan eksternal.
Setelah menetapkan kerangka kerja pengelolaan resiko, penerapan pengelolaan resiko perlu dilakukan. Untuk menjadi konsisten, kerangka kerja pengelolaan resiko harus diperbarui untuk menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi di dalam dan di luar organisasi. Hal ini dilakukan berulang kali untuk menghasilkan sistem pengelolaan resiko yang terus berkembang dan mendapatkan hasil penerapan yang dapat diandalkan. Kebijakan manajemen resiko sebuah organisasi hendaknya mencakup rumusan mengenai peran dan komitmen kepemimpinan organisasi dan kerangka terkait pengintegrasian, perancangan, penerapan, evaluasi, dan perbaikan manajemen resiko di seluruh organisasi sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 5.1 Kerangka Manajemen Resiko 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen (Leadership and Commitment)
Kepemimpinan unit kerja UNR dan Yayasan Jagadhita Denpasar yang bertanggung jawab atas kegiatan manajemen dan pengawasan kampus harus menunjukkan
komitmen dan kepemimpinan dalam menerapkan pengelolaan resiko dengan tujuan untuk:
1. Menerapkan dan menyesuaikan setiap bagian dari struktur di kerangka kerja;
2. Menyebarkan informasi yang menunjukkan rencana atau tindakan pendekatan pengelolaan resiko;
3. Memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dengan benar untuk program kegiatan pengelolaan resiko; dan
4. menentukan siapa yang memiliki otoritas, kewenangan, dan tanggung jawab untuk pemilik resiko di tingkat struktur organisasi yang tepat.
5.2 Integrasi (Integration)
Pemahaman tentang struktur dan konteks organisasi UNR menentukan proses integrasi pengelolaan resiko ke dalam struktur organisasi. Struktur organisasi dibentuk sesuai dengan tujuan dan kompleksitas universitas, resiko ada dan dikelola pada setiap tingkat struktur, dan setiap individu bertanggung jawab untuk mengelolanya.
Untuk mencapai tujuan institusi, tata kelola, hubungan eksternal dan internal, aturan, proses, dan praktik diperlukan. Untuk mencapai tingkat kinerja yang berkelanjutan dan kelangsungan hidup institusi dalam jangka panjang, tata kelola mengembangkan strategi dan tujuan yang relevan melalui struktur organisasi sangat dibutuhkan. Menentukan akuntabilitas pengelolaan resiko dan peran pengawasan adalah bagian penting dari tata kelola institusi.
Pengelolaan resiko merupakan proses yang dinamis dan berulang, dan perlu disesuaikan dengan budaya dan kebutuhan institusi. Akibatnya, pengelolaan resiko merupakan bagian integral dari tujuan pemerintahan, kepemimpinan, komitmen, strategi, tujuan, dan operasi institusi.
5.3 Perancangan (Design)
1. Kerangka kerja dirancang dengan mempertimbangkan kondisi berikut:
Memahami struktur dan konteks organisasi universitas secara internal dan eksternal.
2. Memahami komitmen pada pengelolaan resiko berhubungan dengan pernyataan, kebijakan, atau tujuan organisasi lainnya. Untuk menunjukkan komitmen tersebut, organisasi harus:
a. Menjelaskan alasan organisasi untuk mengelola resiko dan menghubungkannya dengan tujuan dan kebijakan organisasi;
b. Meyakinkan bahwa pengelolaan resiko harus dimasukkan ke dalam semua upaya pencapaian tujuan dan budaya organisasi;
c. Mengarahkan penggunaan pengelolaan resiko ke upaya pencapaian tujuan utama dan pengambilan keputusan;
d. Menegaskan kewenangan, tanggung jawab, dan tanggung gugat;
e. Menyediakan sumber daya yang memadai;
f. Menjelaskan cara menangani tujuan yang saling bertentangan;
g. Menjelaskan cara pengukuran dan pelaporan dalam kerangka indikator kinerja organisasi; dan
h. Memastikan bahwa sistem pengelolaan resiko dievaluasi dan diperbaiki.
3. Menetapkan peran, kewenangan, tanggung jawab, dan tanggung jawab pimpinan puncak dan badan pengawas.
4. Pengalokasian sumber daya oleh pimpinan puncak dan badan pengawas serta memastikan alokasi sumber daya yang tepat untuk pengelolaan resiko, termasuk orang, keterampilan, pengalaman, dan kompetensi; proses, metode, dan alat pengelolaan resiko; proses dan prosedur yang terdokumentasi; sistem manajemen pengetahuan dan informasi; dan kebaruan.
5. Melakukan komunikasi dan konsultasi untuk mendukung kerangka kerja dan memudahkan implementasi pengelolaan resiko. Komunikasi termasuk berbagi informasi dengan orang yang dituju. Selain itu, konsultasi melibatkan peserta yang memberikan umpan balik dengan harapan bahwa mereka akan berkontribusi dan membentuk kegiatan atau keputusan lainnya. Metode serta konten konsultasi dan komunikasi harus memenuhi harapan para pemangku kepentingan; konsultasi dan komunikasi harus tepat waktu dan memastikan
bahwa informasi yang relevan dikumpulkan, ditata, disintesis, dan dibagikan secara tepat.
Tanggung jawab pihak yang terlibat organisasi dalam pengelolaan resiko ditunjukkan pada tabel 5.1 berikut ini.
Tabel 5.1 Tanggungjawab Pihak yang Terlibat dalam Pengelolaan Resiko
Keterangan :
R : Responsible : Pihak yang mengerjakan (pelaksana)
A : Accountable : Pihak yang membuat keputusan teakhir (penanggungjawa A : Accountable : Pihak yang membuat keputusan akhir atau penanggung jawab C : Consulted : Pihak yang diajak konsultasI sebelum kegiatan dilakukan I : Informed : Pihak yang mendapat informasi atau menerima laporan R : Responsible : Pihak yang melaksanakan/mengerjakan
Dalam pengelolaan resiko, ada banyak langkah yang harus diperhatikan.
Langkah tersebut termasuk persiapan, komunikasi dan konsultasi, penentuan konteks, penilaian resiko, penanganan resiko, pemantauan dan peninjauan, dan perekaman dan pelaporan. Kewajiban yang dimiliki oleh Yayasan, Rektor, Wakil Rektor, Dekan, dan Subunit mencakup penjelasan tentang langkah-langkah proses yang akan dilakukan. Penjelasan ini termasuk tanggung jawab yang dimiliki setiap bagian dalam hal menerapkan pengelolaan resiko tersebut. Yayasan dalam pengelolaan resiko melakukan konsultasi dan menerima informasi tentang hasil implementasi pengelolaan resiko. Rektor memiliki otoritas sebagai pihak yang mengerjakan dan melakukan konsultasi. Kepala Unit Pengelolaan Resiko juga melakukan konsultasi dan bertindak sebagai pihak yang bertanggung jawab atas
Commented [AS10]: Belum dituliskan keterangan untuk: R dan A, R = responsible yaitu pihak yang melaksanakan / mengerjakan, dan A adalah accountable, yaitu pihak yang membuat keputusan akhir atau penanggung jawab
proses pengelolaan resiko. Sebaliknya, pihak External Stakeholder bertanggung jawab untuk mengontrol untuk menjamin bahwa pengelolaan resiko yang digunakan mencapai tujuannya.
5.4 Implementasi (Implementation)
Adapun langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penerapan kerangka kerja pengelolaan resiko di Universitas Ngurah Rai diantaranya,
1. Mengambil waktu dan sumber daya untuk membuat rencana.
2. Mengetahui di mana, kapan, dan oleh siapa berbagai keputusan di tingkat koorporasi yang dibuat.
3. Mengubah proses pengambilan keputusan.
4. Memastikan bahwa peraturan mengelola resiko dipahami dan diterapkan dengan benar.
Dalam organisasi UNR, resiko UNR terbagi menjadi dua kelompok besar:
1. Resiko Akademik adalah resiko yang berkaitan dengan program kegiatan dan sasaran tridharma institusi. Pemilik resiko tersebut harus merumuskan tujuan mereka dalam bentuk indikator kinerja utama (Key Performance Indicators) yang terkait dengan metrik akademik. Indikator SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time Bound.
2. Resiko Non-Akademik adalah resiko yang, meskipun tidak secara langsung, berdampak pada pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) UNR. Contohnya adalah proyek strategis yang memengaruhi inovasi, bisnis, sumber daya manusia, teknologi, dan keuangan, serta reputasi dan eksistensi. Ini adalah kategori proyek yang dapat mencakup inisiatif, prakarsa, atau ide baru yang memiliki dampak signifikan pada organisasi UNR.
5.5 Evaluasi (Evaluation)
Untuk mengetahui seberapa baik sistem pengelolaan resiko bekerja, evaluasi harus dilakukan secara berkala dua kali setahun dari tingkat struktural hingga unit bisnis.
Pertama, unit pengelola resiko yang bertanggung jawab membuat laporan tentang hasil pelaksanaan pengelolaan resiko di seluruh bidang struktur universitas.
Kemudian, bersama-sama dengan rektor, proses evaluasi dilakukan. Penilaian
dilakukan secara berkala dengan menilai seberapa baik kerangka kerja pengelolaan resiko memenuhi tujuannya, rencana penerapan, indikator, dan perilaku yang diharapkan. Selain itu, evaluasi ini mengevaluasi seberapa efektif proses penerapan pengelolaan resiko.
5.6 Perbaikan (Improvement)
Untuk mengatasi perubahan internal dan eksternal, institusi harus melakukan pemantauan dan peninjauan serta penyesuaian kerangka kerja pengelolaan resiko.
Berdasarkan hasil pemantauan dan peninjauan, rencana, kebijakan, dan kerangka kerja pengelolaan resiko harus ditingkatkan. Selanjutnya, keputusan ini mendorong organisasi untuk meningkatkan budaya pengelolaan resiko dan pengelolaan resiko.
BAB 6.
PROSES PENGELOLAAN RISIKO
Manajemen risiko merupakan bagian dari operasional Universitas Ngurah Rai / UNR sehari-hari dan dikendalikan oleh masing-masing unit terkait, di tingkat universitas secara umum dikendalikan oleh Badan penjaminan Mutu dan Akreditasi ( BPMPA). Penerapan pengelolaan risiko dilaksanakan melalui suatu proses siklus yang bersifat terus-menerus. Satu siklus pengelolaan risiko tersebut terdiri dari delapan tahapan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki institut, sehingga harus dikelola dengan baik dan benar. Beberapa langkah dilakukan Tim Manajemen Risiko diantaranya adalah memfasilitasi komunikasi dan konsultasi. Proses manajemen risiko di Universitas Ngurah Rai / UNR secara prinsip dapat diilustrasikan dalam gambar dibawah ini:
Gambar 6.1 Proses Pengelolaan Risiko 6.1 Komunikasi dan Konsultasi (Communication and Consultation)
Komunikasi dan konsultasi dengan seluruh unsur organisasi untuk memastikan pemahaman tentang proses manajemen risiko dan hasilnya dilakukan oleh unit penjaminan mutu universitas. Komunikasi dan konsultasi adalah upaya untuk membantu Pemangku Kepentingan yang relevan untuk memahami risiko, landasan
pengambilan keputusan, dan alasan mengapa suatu tindakan dibutuhkan. Komunikasi dan konsultasi mempunyai tujian:
1. Mengumpulkan berbagai bidang keahlian sebagai pertimbangan untuk setiap langkap proses Manajemen Risiko,
2. Memastikan bahwa berbagai pandangan dipertimbangkan secara tepat sewaktu kriteria risiko dirumuskan dan sewaktu risiko dievaluasi 3. Menyediakan informasi yang cukup untuk memfasilitasi pengawasan
risiko dan pengambilan keputusan.
4. Membangun rasa kepemilikan dan kebersamaan di antara mereka yang terpengaruh oleh risiko.
Komunikasi serta konsultasi baik internal maupun eksternal memegang peranan sentral dalam memastikan bahwa pihak yang bertanggung jawab serta para pemangku kepentingan memahami dengan jelas dasar serta alasan di balik keputusan dan langkah- langkah yang diambil dalam implementasi manajemen risiko. Hal ini sangat penting mengingat persepsi dan perhatian dari setiap pemangku kepentingan terhadap isu dan risiko yang dibahas dapat berbeda-beda akibat adanya variasi dalam asumsi, konsep, dan kebutuhan masing-masing. Selanjutnya, batas penerimaan risiko (risk appetite) akan disesuaikan dengan beragamnya persepsi serta alasan-alasan dari para pemangku kepentingan. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi serta mendokumentasikan persepsi serta alasan-alasan dari para pemangku kepentingan yang berada dalam jangkauan risk appetite tersebut.
6.2 Lingkup, Konteks, dan Kriteria (Scope, Context, and Criteria)
Menerapkan pengelolaan risiko di lingkungan perguruan tinggi, pentingnya menetapkan lingkup, konteks, dan kriteria tidak dapat disangkal. Tujuannya adalah untuk mengadaptasi proses pengelolaan risiko agar memungkinkan evaluasi risiko yang efisien serta penanganan risiko yang tepat sera penetapan lingkup, konteks, dan kriteria mencakup identifikasi lingkup proses serta pemahaman mendalam terhadap konteks eksternal dan internal.
6.2.1 Lingkup
Dalam merencanakan pendekatan pengelolaan risiko, beberapa faktor yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. Perumusan sasaran dan kebijakan yang relevan.
b. Antisipasi terhadap hasil yang diharapkan dari tindakan yang akan diambil dalam proses
c. Pertimbangan terkait waktu, lokasi, serta inklusi dan eksklusi yang spesifik.
d. Pemilihan alat dan metode penilaian risiko yang sesuai.
e. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan, tanggung jawab yang harus ditetapkan, dan pencatatan yang perlu dijaga.
f. Pemahaman mengenai keterkaitan dengan proyek, proses, dan kegiatan lainnya.
6.2.2 Konteks
Konteks eksternal dan internal merujuk pada lingkungan di mana sebuah institusi beroperasi untuk menetapkan serta mencapai tujuannya. Penetapan konteks dalam proses pengelolaan risiko harus didasarkan pada pemahaman yang mendalam terhadap lingkungan eksternal dan internal institusi, yang harus mencerminkan kondisi spesifik dari aktivitas yang akan melibatkan proses pengelolaan risiko tersebut.
Kepentingan memahami konteks ini terletak pada
a. Pengelolaan risiko yang terjadi dalam konteks tujuan dan kegiatan institusi.
b. Faktor-faktor internal institusi dapat menjadi sumber risiko.
c. Tujuan dan ruang lingkup dari proses pengelolaan risiko dapat saling berhubungan dengan tujuan keseluruhan institusi.
Organisasi harus menetapkan konteks eksternal dan internal dari proses pengelolaan risiko dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang diantaranya:
a. Konteks internal institut, namun tidak terbatas pada: visi, misi, serta nilai-nilai, pemerintahan, struktur organisasi, peran, dan akuntabilitas, strategi, tujuan, kebijakan, dan budaya unit kerja, standar, pedoman, dan model yang diterapkan oleh perusahaan, kemampuan, sumber daya, dan pengetahuan (modal, waktu, orang, kekayaan intelektual, proses, sistem, dan teknologi), data, sistem informasi, dan arus informasi, hubungan dengan pemangku
kepentingan internal, dengan mempertimbangkan persepsi dan nilai-nilai; serta interdependensi dan interkoneksi.
b. Konteks eksternal institut, namun tidak terbatas pada faktor sosial, budaya, politik, hukum, peraturan, keuangan, teknologi, ekonomi, dan lingkungan, baik internasional, nasional, maupun regional atau local, pendorong utama dan tren yang mempengaruhi tujuan organisasi, hubungan, persepsi, nilai, kebutuhan, dan harapan pemangku kepentingan eksternal, hubungan dan komitmen kontraktual; dan, kompleksitas jaringan dan ketergantungan.
Penetapan konteks dalam pengelolaan risiko bertujuan untuk memudahkan pengidentifikasian dan langkah-langkah selanjutnya dengan mengacu pada:
a. Visi serta Misi UNR
b.Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RENOP) UNR c. Rencana Strategis Jangka Menengah (Renstra) UNR d. Rencana Anggaran Kerja Tahunan (RKAT) UNR e. Indikator Kinerja Utama (IKU) Renstra UNR 6.2.3 Kriteria
Risiko dianalisis dan dikelompokkan berdasarkan dua kriteria, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kriteria kemungkinan terjadinya risiko (likelihood), yang mencakup tingkat peluang atau frekuensi terjadinya suatu risiko. Pengukuran dapat dilakukan menggunakan pendekatan statistik (probability) atau frekuensi kejadian dalam suatu periode waktu tertentu (hari, minggu, bulan, tahun).
b. Kriteria konsekuensi, merujuk pada penilaian risiko terhadap dampak potensial yang mungkin terjadi pada UNR. Dampak tersebut disesuaikan dengan jenis peristiwa risiko yang mungkin terjadi, seperti kecelakaan kerja, polusi lingkungan, penurunan kinerja organisasi, dan penurunan kualitas layanan.
Tabel 6.2 Contoh Kriteria Dampak Risiko untuk K3
Dalam menyusun kriteria risiko, beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi jenis dan karakteristik dampak yang mungkin terjadi serta metode pengukurannya.
b. Penetapan tingkat kemungkinan terjadinya suatu risiko.
c. Penetapan kerangka waktu untuk mengukur kemungkinan dan dampak.
d. Penetapan cara menentukan peringkat risiko.
e. Penetapan tingkat toleransi risiko yang dapat diterima.
f. Identifikasi peringkat risiko yang memerlukan tindakan mitigasi.
g. Evaluasi apakah kombinasi risiko yang beragam memerlukan perhatian khusus.
Dalam matriks analisis risiko, hubungan antara kriteria kemungkinan terjadinya risiko dan kriteria besarnya dampak dapat dijabarkan sebagai berikut:
Tabel 6.3 Contoh Hubungan Kriteria Risiko dan Dampak Risiko
Berikut adalah rumus untuk menentukan prioritas risiko berdasarkan perhitungan besaran risiko:
Analisis risiko = tingkat kemungkinan x tingkat dampak.
Besaran risiko dihitung terlebih dahulu dan kemudian disusun berdasarkan skor standar yang tersedia dalam Tabel 6.4. Matriks untuk penyusunan ini diberikan dalam Tabel 6.4 berikut :
Pengelompokan risiko berdasarkan jenis yang dikelola, juga dikenal sebagai pengelompokan fungsional, terbagi menjadi empat kategori. Anda bisa merubahnya
menjadi: Risiko dikategorikan berdasarkan jenisnya yang dikelola, yang juga disebut sebagai pengelompokan fungsional, terdiri dari empat kategori yaitu :
1. Risiko Strategi dan Perencanaan (Strategy and Planning Risk)
Risiko ini muncul akibat kurangnya proses pengidentifikasian dan penyusunan strategi yang didasarkan pada data yang tidak memadai, tidak akurat, atau gagal mendukung komitmen, rencana, atau tujuan karena perubahan dalam macro environment. Macro environment meliputi aspek politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan, dan perubahan hukum (Ripley, 2020). Tautan risiko ini dengan strategi sangat kuat, di mana terdapat ketidakpastian karena strategi dan perencanaan yang kurang matang dalam menjalankan aktivitas bisnis organisasi.
Strategi perlu disiapkan dengan cermat dalam proses bisnis dan harus diterapkan saat menghadapi persaingan yang berpotensi mengancam kelangsungan bisnis organisasi. Contohnya, pada masa lalu, perusahaan ponsel Nokia telah menjadi pemimpin pasar, namun dengan munculnya sistem operasi Android, Nokia enggan beralih dan mengalami kerugian besar karena mayoritas konsumen beralih ke Android (Legalku Indonesian Legal Tech, n.d.).
2. Risiko Finansial (Financial Risk)
Timbul karena kurangnya manajemen keuangan yang bijak, pembatasan keuangan yang menghasilkan pengembalian investasi yang buruk, kegagalan dalam mengelola aset/kewajiban, atau ketidakmampuan memperoleh nilai yang sesuai dengan pengeluaran sumber daya. Ini dapat mengakibatkan kerugian finansial institusi, terutama terkait dengan arus kas masuk dan keluar. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergantung pada pembayaran dari klien mungkin mengalami ketidakpastian pembayaran tepat waktu, yang dapat mempengaruhi arus kas mereka (Legalku Indonesian Legal Tech, n.d.).
3. Risiko Operasional (Operational/Infrastructure Risk)
Terjadi ketika sistem internal tidak berfungsi, terjadi kesalahan manusia, kegagalan sistem, atau faktor eksternal seperti bencana alam atau demonstrasi besar. Sumber risiko operasional meliputi aktivitas operasional dan jasa, akuntansi, sistem teknologi informasi, sistem informasi manajemen, dan pengelolaan sumber daya manusia. Secara umum, risiko operasional berkaitan dengan masalah yang timbul dari proses atau prosedur tertentu dan
mempengaruhi semua kegiatan usaha karena sifatnya yang melekat dalam operasional. Sebagai contoh, ketika perusahaan merekrut untuk lima posisi namun ternyata hanya memerlukan tiga orang, hal tersebut menyebabkan kerugian materi dan waktu (Legalku Indonesian Legal Tech, n.d.).
4. Risiko bahaya ( Hazard Risk)
Masalah yang memiliki potensi untuk mengakibatkan kegagalan perusahaan atau instansi. Biasanya, risiko bahaya yang terdeteksi adalah masalah besar yang menimbulkan ancaman serius. Prioritas dalam menghadapi risiko bahaya meliputi masalah hukum, bahaya fisik, dan penurunan moral, yang semuanya harus diantisipasi ketika ada kemungkinan munculnya bahaya potensial (Gie, 2020).
Penilaian risiko adalah proses yang mencakup identifikasi, analisis, dan evaluasi risiko. Ini dilakukan oleh semua unit kerja, dari tingkat organisasi hingga institusi setiap enam bulan sekali. Dalam unit kerja organisasi, ada individu kunci yang bertanggung jawab atas pengelolaan risiko dan pelaksanaan penilaian risiko.
Namun, jika unit kerja organisasi mengalami kesulitan, unit kerja yang mengelola risiko di tingkat institusi akan memberikan bimbingan agar unit kerja organisasi dapat mandiri dalam melakukan proses penilaian risiko.
Penilaian risiko adalah proses yang mencakup identifikasi, analisis, dan evaluasi risiko. Ini dilakukan oleh semua unit kerja, dari tingkat organisasi hingga institusi setiap enam bulan sekali. Dalam unit kerja organisasi, ada individu kunci yang bertanggung jawab atas pengelolaan risiko dan pelaksanaan penilaian risiko.
Namun, jika unit kerja organisasi mengalami kesulitan, unit kerja yang mengelola risiko di tingkat institusi akan memberikan bimbingan agar unit kerja organisasi dapat mandiri dalam melakukan proses penilaian risiko.
6.2 Penilaian risiko ( Risk Assesment)
Proses yang mencakup identifikasi, analisis, dan evaluasi risiko. Ini dilakukan oleh semua unit kerja, dari tingkat organisasi hingga institusi setiap enam bulan sekali. Dalam unit kerja organisasi, ada individu kunci yang bertanggung jawab atas pengelolaan risiko dan pelaksanaan penilaian risiko. Namun, jika unit kerja organisasi mengalami kesulitan, unit kerja yang mengelola risiko di tingkat
institusi akan memberikan bimbingan agar unit kerja organisasi dapat mandiri dalam melakukan proses penilaian risiko.
6.2.4 Proses Identifikasi Risiko ( Risk Identification)
Dilakukan secara komprehensif dengan pendekatan sistematis, terstruktur, dan menyeluruh, mencakup seluruh risiko di tingkat Universitas Ngurah Rai, baik yang terkendali maupun tidak terkendali. Identifikasi memperhatikan sumber risiko, area dampak, penyebab, dan potensi akibat dari setiap risiko. Teknik identifikasi disesuaikan dengan kemampuan, tujuan, dan jenis risiko yang dihadapi, menggunakan metode Brainstorming dan Risk Breakdown Structure (RBS). Hasilnya adalah Daftar Risiko (Risk Register), dokumen utama yang berisi daftar risiko lengkap. Tujuan identifikasi risiko adalah menghasilkan daftar risiko yang mendukung pencapaian tujuan institusi, serta mempertimbangkan sumber daya yang terkendali oleh institusi dan dampak dari konsekuensi tertentu meskipun sumber risikonya tidak jelas.
6.2.5 Analisis risiko (Risk Analysis)
Pengelolaan risiko melibatkan evaluasi dan penggabungan estimasi konsekuensi dan kemungkinan risiko untuk merencanakan tindakan pengendalian. Tujuannya adalah untuk menganalisis dampak dan kemungkinan risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan institusi.
Ketersediaan data sangat penting dalam membantu evaluasi dan mitigasi risiko.
Analisis risiko dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan informasi risiko dan ketersediaan data, yaitu analisis kualitatif, semi kuantitatif, dan kuantitatif.
Analisis risiko kualitatif memberikan gambaran umum tentang risiko, sedangkan analisis semi kuantitatif menggunakan pendekatan kombinasi antara kualitatif dan kuantitatif. Sementara itu, analisis risiko kuantitatif menggunakan data dan metode matematika untuk mengukur risiko secara lebih spesifik dengan beberapa jenis analisis seperti :
1. Analisis kualitatif, istilah atau skala yang digunakan bersifat deskriptif untuk menjelaskan besarnya potensi dampak/konsekuensi dan kemungkinan terjadinya dampak/konsekuensi tersebut. Analisis kualitatif digunakan sebagai langkah awal untuk mengidentifikasi risiko yang perlu dianalisis secara lebih rinci, ketika waktu dan sumber daya terbatas untuk
melakukan analisis menyeluruh, atau ketika data numerik tidak tersedia untuk melakukan analisis kuantitatif.
2. Analisis semi kuantitatif, skala kualitatif diberi nilai numerik tertentu, meskipun nilai-nilai tersebut tidak selalu memiliki hubungan yang akurat dengan besarnya konsekuensi dan kemungkinan sebenarnya dari risiko.
Nilai-nilai ini kemudian dapat dikombinasikan dengan formula yang tersedia untuk mengurutkan prioritas. Tujuannya adalah untuk menghasilkan urutan prioritas yang lebih rinci daripada analisis kualitatif, meskipun tidak memberikan nilai yang realistis seperti dalam analisis kuantitatif. Ini disebabkan oleh kompleksitas hubungan antara frekuensi paparan dan probabilitas dalam kemungkinan, yang kadang-kadang perlu dipertimbangkan secara lebih mendalam.
3. Analisis kuantitatif, nilai numerik digunakan untuk menggambarkan konsekuensi dan kemungkinan risiko, yang diperoleh dari berbagai sumber.
Kualitas hasil analisis sangat dipengaruhi oleh akurasi dan kelengkapan data numerik yang digunakan. Konsekuensi risiko dapat diperkirakan melalui pembuatan model hasil dari satu atau beberapa peristiwa, atau melalui ekstrapolasi atau perluasan data eksperimental atau historis.
Konsekuensi biasanya diungkapkan dalam satuan moneter, kriteria teknis, manusia (seperti kematian atau cedera), atau kriteria lainnya. Dalam beberapa kasus, lebih dari satu nilai numerik diperlukan untuk menggambarkan konsekuensi pada waktu, tempat, kelompok, atau situasi yang berbeda. Sementara itu, kemungkinan biasanya dinyatakan sebagai frekuensi paparan, probabilitas, atau kombinasi dari keduanya.
6.2.6 Evaluasi risiko (Risk Evaluation)
Proses membandingkan tingkat risiko yang dihasilkan dari analisis risiko dengan kriteria risiko yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam evaluasi risiko, perbandingan tingkat risiko dengan kriteria dilakukan dengan menggunakan dasar yang sama. Hasil evaluasi menghasilkan daftar risiko yang diprioritaskan untuk tindakan lebih lanjut. Risiko yang dievaluasi dan dianggap dapat diterima atau memiliki tingkat rendah akan menerima sedikit penanganan lebih lanjut, namun tetap memerlukan pemantauan dan
pemeriksaan periodik. Risiko dapat dianggap rendah atau dapat diterima jika tingkat risikonya rendah sehingga tidak memerlukan penanganan khusus, biaya penanganan termasuk asuransi lebih besar daripada manfaat yang diperoleh, atau jika dampak positif atau peluang dari risiko tersebut lebih besar daripada dampak negatifnya. Evaluasi risiko memastikan bahwa tidak semua risiko yang teridentifikasi memerlukan rencana penanganan lebih lanjut. Rencana pengendalian tambahan direncanakan setelah hasil analisis risiko divalidasi atau dievaluasi oleh penanggung jawab tertinggi pengelola risiko di unit kerja.
6.3 Penanganan Resiko (Risk Treatment)
Setelah melalui proses evaluasi, risiko-risiko yang telah diidentifikasi kemudian diberikan rencana penanganan lebih lanjut, yang dikenal sebagai langkah mitigasi risiko.
Tujuannya adalah untuk menetapkan pilihan rencana tindakan atas risiko yang telah dinilai. Proses penanganan risiko meliputi:
a. Identifikasi dan penilaian pilihan penanganan (mitigasi) risiko;
b.Perencanaan dan implementasi langkah-langkah penanganan (mitigasi) risiko;
c. Evaluasi efektivitas rencana penanganan (mitigasi) risiko;
d. Keputusan apakah risiko residual masih dapat diterima; dan
e. Jika risiko residual tidak dapat diterima, melakukan langkah penanganan (mitigasi) risiko tambahan.
Sebelum menetapkan penanganan risiko, pemilik risiko harus mempertimbangkan semua potensi yang mungkin timbul dari rencana penanganan risiko yang ditetapkan, dengan memperhitungkan:
a. Keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan penanganan risiko dengan manfaat yang akan diperoleh jika penanganan risiko berhasil dilakukan; dan
b.Potensi kerugian lebih lanjut yang dapat timbul jika penanganan risiko dilakukan. Menurut Wijaya (2017), tindakan penanganan risiko umumnya terbagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
1) Penghindaran risiko, di mana langkah-langkah diambil untuk menghindari melakukan kegiatan yang dapat menyebabkan risiko;
2) Pengurangan risiko, di mana tindakan diambil untuk mengurangi kemungkinan risiko melalui pengawasan internal dan/atau mengurangi dampak risiko dengan meningkatkan hubungan masyarakat;
3) Berbagi risiko, di mana langkah-langkah diambil untuk membagi proses kegiatan kepada institusi lain untuk ditangani atau melakukan pembiayaan bersama atau usaha patungan;
4)Transfer risiko, di mana langkah-langkah diambil untuk mentransfer beberapa risiko melalui asuransi, outsourcing, atau lindung nilai; dan 5)Penerimaan risiko, di mana tidak diambil tindakan untuk menangani
risiko karena sudah dianggap sebagai bagian integral dari lingkup kerja institusi.
6.4 Pemantauan dan Peninjauan ( Monitoring and Review )
Sangat penting untuk memastikan bahwa rencana manajemen risiko tetap relevan. Faktor-faktor yang memengaruhi kemungkinan dan dampak suatu hasil dapat berubah seiring waktu, seperti juga faktor-faktor yang mempengaruhi kecocokan dan biaya berbagai opsi penanganan. Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi berkala terhadap proses pengelolaan risiko.
Tingkat risiko dan efektivitas tindakan pengendalian dipantau setiap semester (setiap enam bulan) sejalan dengan proses penilaian risiko dan penyampaian profil pengelolaan risiko pada unit organisasi. Pengkajian merupakan bagian integral dari rencana penanganan risiko yang lebih lanjut. Unit pengelola risiko di tingkat institut berperan sebagai fasilitator dalam tahapan pengkajian ini.
Pengkajian dilakukan melalui diskusi panel minimal satu kali setahun.
Pertemuan ini dihadiri oleh Rektor dan diundang para Dekan. Setiap kepala unit risiko di unit kerja menyampaikan isu risiko utama dari unit mereka.
Risiko-risiko yang diungkapkan oleh unit-unit kerja akan dipilih dan disaring menjadi risiko utama institusi.
6.5 Dokumentasi dan Pelaporan (Recording and Reporting)
Pengelolaan risiko dilakukan melalui alur pelaporan yang ditetapkan di lingkungan Universitas Ngurah Rai. Proses penilaian risiko dilakukan oleh
petugas risiko, disetujui oleh pemilik risiko, dan diteruskan ke unit pengelola risiko untuk ditinjau. Setelah hasil penilaian disetujui, dilakukan pelaporan kepada Rektor dalam bentuk laporan. Pengkajian dilakukan untuk memenuhi persyaratan laporan, dan jika tidak memenuhi persyaratan, laporan akan dikembalikan kepada petugas risiko untuk direvisi. Selanjutnya, laporan disimpan dalam database untuk keperluan proses berikutnya. Proses pengelolaan risiko dan hasilnya harus didokumentasikan dan dilaporkan melalui mekanisme yang sesuai. Tujuan dari perekaman dan pelaporan adalah untuk menyampaikan kegiatan manajemen risiko dan hasilnya di seluruh organisasi, menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan, meningkatkan kegiatan pengelolaan risiko, dan memfasilitasi interaksi dengan para pemangku kepentingan yang memiliki tanggung jawab dan akuntabilitas dalam pengelolaan risiko.
