View of Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Penjualan Menggunakan Microsoft Access 2021 pada CV Iphone by Sheila

(1)

Indonesian Accounting Literacy Journal Vol. 3, No. 3, July 2023, pp. 285 – 302

©Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Penjualan Menggunakan Microsoft Access 2021 pada CV Iphone by Sheila

Analysis and Design of Purchasing and Sales Accounting Information Systems Using Microsoft Access 2021 on CV Iphone by Sheila

Diandra Oliviani Almandita

Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung e-mail: [email protected]

Sugih Sutrisno Putra

Iyeh Supriatna

Endah Dwi Kusumastuti

Jouzar Farouq Ishak

Abstract: The purpose of this research is to determine the buying and selling accounting information system implemented on CV Iphone by Sheila and to create a purchasing and selling application design using Microsoft Access 2021 software. This research was conducted with a qualitative descriptive method and uses the SDLC system development method as an analytical tool. The findings revealed that there were still some flaws in the company's operations, such as no purchase transaction recording, ineffective authorization systems and recording procedures, ineffective use of Microsoft Excel software, and the absence of an application that facilitates recording purchases and sales. Through this research, solutions to problems are provided, especially in terms of improving procedures and designing applications that are tailored to the circumstances and needs of the company, so that it is easier for businesses to record and search information, print sales invoices, and generate reports as needed.

Keywords: Design, Purchasing Accounting Information System, Sales Accounting Information System, Microsoft Access 2021, Purchase and Sales Application

1. Pendahuluan

Kegiatan operasional suatu perusahaan tidaklah lepas dari sistem pembelian dan penjualan.

Sistem pembelian berisikan serangkaian kegiatan pengadaan barang yang dilakukan oleh

(2)

Diandra Oliviani Almandita, Sugih Sutrisno Putra, Iyeh Supriatna, Endah Dwi Kusumastuti, Jouzar Farouq Ishak

perusahaan dalam menjalankan usahanya mulai dari pemilihan pemasok sampai dengan barang diperoleh. Sedangkan sistem penjualan berisi kegiatan menjual atau mengeluarkan barang kepada konsumen sesuai dengan pesanannya dengan imbalan berupa pendapatan.

Mengingat kedua sistem ini sangat penting bagi perusahaan, maka sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan pun perlu dirancang dengan baik oleh perusahaan. Melalui sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan yang baik, maka hal ini akan membantu jalannya operasional perusahaan lebih baik pula.

CV Iphone by Sheila merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan handphone. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan bagian admin, terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada CV Iphone by Sheila. Adapun, permasalahan tersebut di antaranya adalah: 1) Belum adanya prosedur tertulis mengenai sistem pembelian dan penjualan. 2).

Masih lemahnya sistem otorisasi pada perusahaan. 3). Belum dilakukannya pencatatan transaksi pembelian, sehingga menimbulkan kesulitan ketika perusahaan akan membayar hutang kepada pemasok. 4). Penggunaan software Microsoft Excel sebagai alat bantu pencatatan yang dirasa kurang efektif karena sering terjadi kesalahan dalam penginputan data.

Berdasarkan fenomena yang telah disebutkan, hal tersebut dapat menimbulkan masalah seperti pengelolaan data yang tidak efektif dan efisien dari segi waktu dan penggunaan, kurang akuratnya informasi dan sulit memperoleh informasi dengan cepat, dan data tidak saling terintegrasi sehingga dapat menimbulkan anomali data.

Oleh karena itu, diperlukan suatu usulan solusi untuk mengatasi persoalan yang dihadapi berupa perbaikan prosedur dan perbaikan aplikasi. Perbaikan aplikasi dilakukan dengan melakukan perubahan terhadap penggunaan software sebagai sarana pencatatannya, yaitu dengan dibuatkan perancangan program aplikasi sederhana berbasis database menggunakan Microsoft Access agar penginputan data dan proses pelaporan dapat menjadi lebih mudah dilakukan.

Untuk merancang dan mengembangkan sistem ini, penulis menggunakan metode pengembangan sistem SDLC atau System Development Life Cycle. Melalui metode ini akan menghasilkan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta rancangan sistem yang dihasilkan berupa aplikasi sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan berbasis database.

2. Kajian Pustaka

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Erica et al.. (2019:1), sistem informasi akuntansi dibuat untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengolahan dan penyajian informasi keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, baik itu internal maupun eksternal. Adapun menurut Susanto (2017:72) menyatakan bahwa, “Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.”.

2.2. Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2016:242), sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan guna untuk melakukan kegiatan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Berdasarkan pernyataan yang dikemukakan tersebut, maka dapat dikatakan bahwa pembelian merupakan suatu proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya.

Selanjutnya, Mulyadi (2016:246) menyatakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian terdiri dari fungsi gudang, pembelian, penerimaan, dan akuntansi.

(3)

2.3. Sistem Akuntansi Penjualan

Menurut Prastyaningtyas (2019:33), penjualan merupakan suatu kegiatan di mana penjual menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli dan kemudian pembeli melakukan pembayaran secara tunai atau kredit atas barang atau jasa yang diterimanya. Sedangkan, menurut Mulyadi (2016:378) menjelaskan bahwa dalam transaksi penjualan tunai, setelah perusahaan menerima kas dari pembeli, barulah barang atau jasa tersebut diserahkan kepada pembeli. Namun, dalam tansaksi penjualan kredit, jika pesanan dari pelanggan telah terpenuhi melalui pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

Selanjutnya, Mulyadi (2016:385) menyatakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan terdiri dari fungsi penjualan, kas, gudang, pengiriman, dan akuntansi.

2.4. Konsep Dasar Aplikasi

Menurut TMbooks (2015:5) menyatakan bahwa aplikasi merupakan program komputer yang digunakan untuk tujuan tertentu. Sedangkan, menurut Harip Susanto dikutip dari Mahardika (2020) berpendapat bahwa aplikasi merupakan sekelompok file yang dirancang untuk melakukan aktivitas tertentu yang saling terkait.

2.5. Konsep Dasar Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) dan Microsoft Access

Sistem manajemen basis data atau Database Management System (DBMS) didefinisikan oleh Romney & Steinbert (2018:86) sebagai sebuah program yang mengelola dan mengendalikan data serta menghubungkan data dan program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam basis data. Adapun pengertian dari Microsoft Access yang dijelaskan oleh Mardi (2014:138) merupakan program sistem manajemen basis data relasional yang disediakan untuk individu dan usaha kecil menengah.

3. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Agar penelitian lebih terarah, penulis membuatkan tahapan penyelesaian masalah sebagai berikut:

1. Analisis Sistem

Pada tahap ini, penulis menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan yang ada di perusahaan dengan melakukan survei sistem melalui wawancara pendahuluan serta menganalisis kebutuhan perusahaan untuk menentukan fitur yang harus dimiliki pada sistem baru.

2. Desain Sistem

Pada tahap ini, penulis melakukan pemilihan software dan meninjau hardware yang digunakan serta melakukan perancangan sistem yang lebih terperinci berupa rancangan umum dan rancangan khusus.

3. Implementasi

Pada tahap ini dilakukan pengimplementasian sistem dengan menguji coba sistem aplikasi kepada perusahaan.

Dalam merancang aplikasi sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan ini, penulis menggunakan metode pengembangan sistem SDLC atau Systems Development Life Cycle dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem yaitu Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD).

Kemudian hasil dari analisis data menjadi acuan dalam proses perancangan aplikasi pembelian dan penjualan dengan menggunakan Microsoft Access 2021.

Selanjutnya, untuk data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder.

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi.

(4)

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Analisis Sistem Pembelian CV Iphone by Sheila Saat Ini

Prosedur pembelian yang diterapkan saat ini dimulai dari bagian gudang melakukan pemesanan barang melalui WhatsApp dengan mengirimkan list pesanan kepada pemasok.

Berdasarkan list pesanan tadi, pemasok akan mengkonfirmasi ketersediaan barang terlebih dahulu.

Jika barang tersedia maka bagian gudang akan memesan barang ke pemasok dengan mengisi format pemesanan pembelian barang. Kemudian pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan beserta faktur pembelian kepada perusahaan dan bagian gudang akan membandingkan antara barang dan faktur pembelian yang diterima dengan format pemesanan pembelian. Bagian gudang kemudian akan mencatat penerimaan barang tersebut ke komputer (Microsoft Excel) dan catatannya akan dikirimkan ke bagian admin melalui WhatsApp untuk keperluan update stok barang di media sosial. Faktur pembelian yang diterima dari pemasok juga akan dikirimkan ke bagian admin untuk keperluan pembayaran hutang ke pemasok. Untuk memudahkan pemahaman, berikut Flowchart dari prosedur sistem pembelian perusahaan saat ini.

Gambar 1 Flowchart Sistem Pembelian Saat Ini 4.2. Analisis Sistem Penjualan CV Iphone by Sheila Saat Ini

Untuk sistem penjualan, prosedur di bagi ke dalam dua cara, yaitu penjualan secara offline dan penjualan secara online. Berikut prosedur penjualan yang dibuat dalam bentuk Flowchart untuk memudahkan pemahaman.

(5)

Gambar 2 Prosedur Sistem Penjualan Offline Saat Ini

Gambar 3 Prosedur Sistem Penjualan Online Saat Ini 4.3. Perancangan Spesifikasi Sistem Pembelian Secara Umum

Usulan perancangan spesifikasi sistem pembelian secara umum menggambarkan suatu sistem pembelian secara keseluruhan. Sistem usulan ini digambarkan melalui Flowchart dan Data Flow

(6)

Diagram (DFD) baik context maupun logic.

Gambar 4 Flowchart Sistem Pembelian Usulan

Gambar 5 DFD Context Sistem Pembelian Usulan

(7)

Gambar 6 DFD Logic Sistem Pembelian Usulan 4.4. Perancangan Spesifikasi Sistem Penjualan Secara Umum

Usulan perancangan spesifikasi sistem pembelian secara umum menggambarkan suatu sistem pembelian secara keseluruhan. Sistem usulan ini digambarkan melalui Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD) baik context maupun logic.

Gambar 7 Flowchart Sistem Penjualan Offline Usulan

(8)

Gambar 8 Flowchart Sistem Penjualan Online Usulan

Gambar 9 DFD Context Sistem Penjualan Usulan

(9)

Gambar 10 DFD Logic Sistem Penjualan Offline Usulan

Gambar 11 DFD Logic Sistem Penjualan Online Usulan 4.5. Perancangan Spesifikasi Sistem Secara Rinci

1. Kerangka Desain Hubungan Antar Objek Aplikasi

Kerangka desain hubungan antar objek dalam aplikasi digambarkan dalam sebuah diagram hubungan antar objek yang bertujuan untuk menginformasikan objek-objek yang dibutuhkan dalam sebuah aplikasi daln hubungannya satu sama lain. Berikut ini adalah kerangka desain hubungan antar objek dari aplikasi pembelian dan penjualan CV Iphone by Sheila.

(10)

Gambar 12 Kerangka Desain Hubungan Antar Objek Aplikasi 2. Perancangan Objek Form

Form berfungsi untuk memudahkan proses entri data ke dalam objek tabel.

a. Form Login

Form login berfungsi sebagai akses masuk bagi pengguna dan membatasi akses kepada yang bukan pengguna.

Gambar 13 Form Login b. Form Edit User

Form ini digunakan ketika pengguna ingin mengubah/menambah username dan password.

Gambar 14 Form Edit User c. Form Input Data Pemasok

Form ini berfungsi untuk memasukkan data yang berhubungan dengan informasi

(11)

pemasok.

Gambar 15 Form Input Data Pemasok d. Form Input Data Pelanggan

Form ini berfungsi untuk memasukkan data yang berkaitan dengan informasi pelanggan.

Gambar 16 Form Input Data Pelanggan e. Form Input Kategori Barang

Form ini digunakan untuk memasukkan daftar kategori barang yang ada di perusahaan.

Gambar 17 Form Input Kategori Barang f. Form Input Data Barang

Form ini berfungsi untuk memasukkan data yang berkaitan dengan informasi barang.

Gambar 18 Form Input Data Barang

(12)

g. Form Input Transaksi Pembelian

Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi pembelian ketika barang yang diterima sudah sesuai dengan pesanan.

Gambar 19 Form Input Transaksi Pembelian h. Form Input Transaksi Penjualan

Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan.

Gambar 20 Form Input Transaksi Penjualan i. Form Input Pembayaran Hutang

Form ini digunakan ketika pengguna akan melakukan pembayaran hutang ke pemasok.

Gambar 21 Form Input Pembayaran Hutang

(13)

j. Form Filter Laporan

Form ini berfungsi sebagai filter ketika pengguna ingin melihat laporan berdasarkan tanggal tertentu saja.

Gambar 22 Form Filter Laporan 3. Perancangan Objek Menu

Objek menu bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan fitur-fitur yang ada dalam aplikasi ini.

a. Menu Utama

Menu utama merupakan bagian utama aplikasi yang menghubungkan dengan menu- menu selanjutnya.

Gambar 23 Menu Utama b. Menu Input Data Master

Menu ini berisi form-form yang dibutuhkan ketika pengguna akan memasukkan data master.

Gambar 24 Menu Input Data Master c. Menu Input Transaksi

Menu ini berisi form-form yang dibutuhkan ketika pengguna akan memasukkan transaksi baru.

(14)

Gambar 25 Menu Input Transaksi d. Menu Laporan

Menu ini menampilkan pilihan laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan.

Gambar 26 Menu Laporan e. Menu Pengaturan

Menu ini berisikan form untuk mengedit data user dan juga tombol untuk back up database.

Gambar 27 Menu Pengaturan 4. Perancangan Objek Report

Output yang dihasilkan dari aplikasi pembelian dan penjualan ini adalah berupa laporan yang rancangannya telah disesuaikan dengan kebutuhan CV Iphone by Sheila.

a. Laporan Pembelian

Laporan ini berisi informasi terkait aktivitas pembelian yang telah dilakukan perusahaan.

(15)

Gambar 28 Laporan Pembelian b. Laporan Penjualan

Laporan ini berisi informasi terkait dengan aktivitas penjualan yang dilakukan perusahaan.

Gambar 29 Laporan Penjualan c. Kartu Hutang

Laporan ini berisi informasi terkait dengan nilai pembayaran hutang kepada pemasok atas terjadinya transaksi pembelian.

Gambar 30 Kartu Hutang d. Laporan Persediaan Barang Keseluruhan

(16)

Laporan ini berisi informasi terkait dengan jumlah stok barang secara keseluruhan, baik yang masih ada stok maupun sudah kosong.

Gambar 31 Laporan Persediaan Barang Keseluruhan e. Laporan Persediaan Barang Tersedia Saat Ini

Laporan ini berisi informasi terkait dengan daftar barang yang stok barang nya masih ada di perusahaan yang dibagi per kategori.

Gambar 32 Laporan Persediaan Barang Tersedia Saat Ini f. Laporan Persediaan Barang Kosong

Laporan ini berisi informasi terkait dengan daftar persediaan barang yang stok nya kosong di perusahaan.

Gambar 33 Laporan Persediaan Barang Kosong g. Invoice Penjualan

Invoice penjualan digunakan ketika adanya transaksi penjualan dan perusahaan memberikan bukti ini kepada pelanggan.

(17)

Gambar 34 Invoice Penjualan 4.6. Perbaikan yang Dihasilkan

Hasil dari rancangan program aplikasi pembelian dan penjualan ini mampu memberikan perbaikan dalam sistem informasi akuntansi perusahaan, diantaranya yaitu:

1. Pengguna dapat dengan mudah memperoleh informasi mengenai pembelian dan penjualan, karena di dalam aplikasi terdapat menu laporan yang bisa pengguna lihat kapan saja 2. Dokumen penjualan dan pembelian diberikan nomor urut bercetak dengan kode tertentu.

Hal ini dapat memudahkan pengguna ketika mencari data dan sebagai alat pengendalian untuk memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.

3. Sistem akan langsung menghasilkan laporan secara otomatis setiap kali pengguna menginput transaksi, sehingga perusahaan tidak perlu mengolah dan membuat laporan secara manual lagi.

4. Semua data terintegrasi dan saling terhubung dalam satu database sehingga ketika ada update data di satu tabel, maka di tabel lainnya yang terhubung tabel tersebut akan terupdate secara otomatis sehingga mampu meminimalkan terjadinya anomali database.

5. Adanya efisiensi waktu dalam memberikan laporan kepada pemilik dan bagian gudang.

Bagian admin akan mengupload laporan-laporan ke dalam google drive sehingga pemilik dan bagian gudang bisa melihat laporan dari google drive. Selain mengefisiensikan waktu, penyimpanan laporan ke dalam google drive juga untuk menghindari terjadinya kehilangan data dan memudahkan pencarian laporan.

5. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada CV Iphone by Sheila, terdapat beberapa hal yang dapat penulis simpulkan. Sistem pembelian dan penjualan yang diterapkan oleh CV Iphone by Sheila saat ini masih memiliki beberapa kendala, diantaranya belum terdapat prosedur tertulis mengenai sistem pembelian dan penjualan, sistem otorisasi yang masih lemah, belum dilakukannya pencatatan transaksi pembelian, serta sistem pencatatan transaksi masih menggunakan alat bantu software Microsoft Excel, yang mana penggunaannya masih dirasa kurang efektif. Penggunaan rumus yang belum optimal pada Microsoft Excel pun menyebabkan sebagian penginputan data dilakukan secara manual dan terkadang terjadi penginputan ganda ataupun data tidak terinput, sehingga proses pembuatan laporan sering kali terhambat dan kurang akurat.

(18)

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka penulis mengusulkan perancangan aplikasi yang terdiri dari spesifikasi umum dan spesifikasi rinci. Bentuk spesifikasi umum yang diusulkan digambarkan dalam bentuk Flowchart dan Data Flow Diagram untuk mempermudah analisis sistem pembelian dan penjualan di perusahaan. Adapun bentuk spesifikasi rinci dari sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan berupa perancangan kerangka desain, objek tabel, objek form, objek report, dan objek menu. Program aplikasi yang dirancang menggunakan Microsoft Access 2021 yang dirancang sesuai dengan kebutuhan user dan proses kerja perusahaan dengan tampilan yang sederhana, sehingga mudah untuk dipahami serta menghasilkan laporan yang sesuai untuk mendukung perusahaan dalam mengambil suatu keputusan.

Daftar Pustaka

Erica, D., Hermaliani, E. H., Wasiyanti, S., & Lisnawanty. (2019). Sistem Informasi Akuntansi: Teori dan Desain. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Gelinas, U. J. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information Systems (7th ed.). USA: Thomson South- Western.

Hidayah, N. (2021). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada CV Karindo Bandar Lampung. Jurnal Teknologi Terkini, 2(7), 1–14

Mahardika, B. T. (2020). Perancangan Sistem Informasi Management Siswa Berprestasi Berbasis Android Pada Smk Pgri Rawalumbu. Jurnal Sains & Teknologi Fakultas Teknik, X(2), 30–39.

Mardi. (2014). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia.

Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Prastyaningtyas, E. W. (2019). Sistem Akuntansi. Malang: CV. Azizah Publishing.

Purwanto. (2019). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Studi Kasus : UD XYZ Salatiga. Jurnal Ilmiah SINUS, 17(1), 49–58.

Rahmafitri, G. & Sutrisno, S. (2021). Rancangan Sistem Informasi AKuntansi Penjualan Tunai Pada Dapur Kue Tiara Sari – Ciparay. Indonesian Accounting Literacy Journal, 2(1), 26-44.

Romney, M. B., & Steinbert, P. J. (2018). Accounting Information Systems (14th ed.). New York:

Pearson Education.

Susanto, A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.

TMbooks. (2015). Sistem Informasi Akuntansi - Konsep dan Penerapan. Yogyakarta: ANDI.

Yulianto, M. H., & Djuharni, D. (2018). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Penjualan Pada Cv. Tri Kencana Cilegon-Banten. Jurnal Akuntansi Kontemporer, 11(1), 40–

51.